Információ menedzsment Szendrői Etelka Rendszer- és Szoftvertechnológiai Tanszék szendroi@witch.pmmf.hu Szervezetek felépítése Szervezetek közötti információáramlás Információ fogadás Elosztás Új információk összegyűjtése Továbbküldés 2 Az iroda kialakulásának fejlődési szakaszai Iparosodás előtt Manufaktúra időszaka Iparosodás Otthoni irodák (home office) Az iroda funkciója Hierarchiában elfoglalt helye szerint Vezetői Ügyintézői Műszaki Adminisztrátori, titkárnői postázó Információfeldolgozás minősége szerint Rutin információfeldolgozás Szakértői adatfeldolgozás 3 4 1
Az irodai tevékenységek Dokumentumbázisú tevékenységek létrehozás módosítás sokszorosítás Tárolás, iktatás, archiválás megsemmisítés Kommunikációbázisú tevékenységek Diktálás Levelezés Telefonálás Gépi adattovábbítás (fax, e-mail) Audio-video konferencia, megbeszélés (IIR) Hagyományos irodák problémái Irattározás Visszakeresés Továbbítás célja Információáramlás gyorsítása Folyamatok optimális megszervezése Feldolgozás hatékonyságának növelése A minőség javítása Az ügyfelek jobb kiszolgálása 5 6 A számítógép ügyviteli alkalmazásának lehetőségei Központosított számítógépes ügyvitel Decentralizált számítógépes ügyvitel Számítógépes irattár Követelmények: Anders szerint Képes az eddig különálló kommunikációs szolgáltatásokat integrálni Képes a különféle információfajtákat integrálni Képes az információ-feldolgozás különböző fokozatainak integrálására Zangl szerint Integráció a berendezések szintjén Házon belüli hálózatok integrációja Nyilvános kommunikációs szolgáltatások integrációja 7 8 2
Felhasználói igények: Rutin feladatok egyszerűbb, automatikus végrehajtása Betanulás ne okozzon problémákat Folyamatok sebessége ne csökkenjen A rendszer legyen magyar nyelvű Támogassa a csoportos munkavégzést Kellő adatvédelmet biztosítson Alapfogalmak Irat Maradandó értékű irat Irattár Iratkezelés Irattári terv Irattári anyag 9 10 Tipikus feladatok: Dokumentum-feldolgozási feladatok Dokumentumarchiválási feladatok Munkafolyamat-szabályozási feladatok Csoportmunkát támogató feladatok Kommunikációt támogató feladatok Workflow modell: Szervezeti felépítés modellje Személyzeti és hatásköri modell Folyamat modell Tevékenység vezérlési sorrend Adatáramlási modell Eljárás modell 11 12 3
Felmerülő új problémák: Archiválás és visszakeresés Rendszerarchitektúra Teljesítmény Modularitás Szabványos interfészek Bővíthetőség, rugalmasság, nyitottság Közös munkavégzés Heterogenitás Jövőállóság Megbízhatóság, kiforrottság Felhasználói felület Kompatibilitás és integrálhatóság Felhasználók igényei Szolgáltatások, Integráció, Adatvédelem, biztonság Hatása: a hagyományos munkafolyamatokra A szervezetre Döntéshozatalra Munkakörökre Szervezeti teljesítményre 13 14 Csoportmunka (groupware) Munkacsoportok Szervezeti változások Munkacsoport jellemzők Kommunikáció Alapelvek Megbízhatóság Elérhetőség Formái Elektronikus üzenetkezelés üzenetraktár Csoportmunka (groupware) Együttműködés-tudás-munkamegosztás Virtuális értekezletek Információ megosztás Technológia Osztott adatbázis Együttműködést segítő alkalmazások Referenciapublikáló rendszerek 15 16 4
Csoportmunka (groupware) Koordináció-felelősség A koordináció hagyományos formája Számítógéppel támogatott koordináció Ügymenetkezelés Üzenetkezelésen alapuló modell Osztott adatbázison alapuló modell Integrált modell 17 5