KÉPZÉS NEVE: Informatikai statisztikus és gazdasági tervezı TANTÁRGY CÍME: Irodaautomatizálás. Készítette: Adamcsik János Némedi János

Átírás

1 Leonardo da Vinci Kísérleti projekt által továbbfejlesztett Szakmai program KÉPZÉS NEVE: Informatikai statisztikus és gazdasági tervezı TANTÁRGY CÍME: Irodaautomatizálás Készítette: Adamcsik János Némedi János Szakmai lektorok: Dr. Berke József Surányiné Benedikt Vera 2003

2 1. A TANTÁRGY OKTATÁSI CÉLKITŐZÉSE A képzés résztvevıi tanulják meg az iroda alapfunkcióit, az elektronizált iroda megvalósításának lehetıségeit. Ismerjék meg a mai információtechnológiai fejlettség mellett az ügyviteli munka szervezésének új koncepcióját. Ismerkedjenek meg az ügyviteli folyamatirányítás elemeivel, az elektronikus ügyviteli folyamat szervezési megoldásaival. Ismerjék meg az informatika lehetıségeit az irodai munka korszerősítésére. Ismerjék meg az őrlapkészítés, elektronikus levelezés, egyéni és csoportmunka jelentıségét, technikáját. 2. KÖVETELMÉNYEK A TANTÁRGY MEGKEZDÉSEKOR Az Információ és kommunikáció, Szövegszerkesztés I. és Táblázatkezelés I. tantárgyak sikeres elvégzése. 3. TANANYAG IDİSZÜKSÉGLETE A TANTÁRGY ÓRASZÁMA (kontakt óra, csoportos gyakorlat, egyéni (önálló) tanulás, projektmunka, összes óraszám) Kontakt óra: 15 óra Csoportos gyakorlat: 15 óra Önálló tanulás: 20 óra A tantárgy összes óraszáma: 50 óra 4. A TANTÁRGY TARTALMA 4.1. Az iroda Elıadás: 3 óra, Gyakorlat: 2 óra Az iroda meghatározása Helye a szervezetben, irodatípusok Az iroda technológiája, irodai feladatok, irodai munkavégzés Az iroda alapfunkciói o ügyindítás o iratkezelés (készítés, tárolás, továbbítás, megsemmisítés) o kommunikáció o irodai tevékenységek Az iroda mőködését segítı korszerő eszközök o Irodatechnikai eszközök Írógépek, számológépek Fénymásoló Iratmegsemmisítı Audiovizuális eszközök o Telekommunikációs eszközök Kezdetek Telefon (vezetékes, mobil, mőholdas) Telefax A telefonos rendszer kialakítása (ISDN, alközpont, ADSL)

3 4.2. A számítógép az irodában Elıadás: 2 óra, Gyakorlat: 0 óra Napjaink informatikai eszközei és lehetıségei (milyen informatikai lehetıségek vannak, hogyan vették át a hagyományos eszközök szerepét) o asztali számítógép (teljesítmény, tipikus konfiguráció, mire figyeljünk?) o hordozható számítógép notebook PDA o perifériák (nyomtatók, scanner, vonalkód olvasó, modem, digitális kamera, hangrögzítés, biztonságtechnikai eszközök, IP telefónia) Néhány irodai feladat informatikai igénye (az elızı lehetıségek közül mit használ, mire van szüksége, milyen fejlıdési lehetıségei vannak) o egy áruházi feladat elvárásai o egy könyvelı elvárásai o egy autószerelı elvárásai o egy tipikus iroda elvárásai 4.3. Iratkészítés, őrlapszerkesztés Elıadás: 2 óra, Gyakorlat: 3 óra Az irodákban használt irattípusok o Beérkezı iratok o Az ügyindítás dokumentumai o Belsı levelezések o Kimenı levelek Iratok kiváltása őrlapokkal o A strukturált adatkezelés jelentısége o Papír alapú őrlapok o Elektronikus őrlapok Őrlapkészítés Wordben o Elméleti alapok o Alkalmazási lehetıségek o Egy konkrét példa Őrlapkészítés Excelben o Elméleti alapok o Alkalmazási lehetıségek o Egy konkrét példa Őrlapok az interneten o Őrlapok jelentısége, napi gyakorlat o Konkrét alkalmazások kipróbálása 4.4. Dokumentumkezelés számítógépes eszközökkel Elıadás: 0 óra, Gyakorlat: 3 óra Iktatás Irattárolás Archiválás 4.5. Elektronikus levelezés lehetıségei az Outlookban Elıadás: 2 óra, Gyakorlat: 3 óra Miért nem elég az Outlook Express? keresés rendezés postabontás szabály varázsló segítségével o automatikus válasz o házon kívül vagyok o levélszemét postaláda karbantartás

4 szőrések, csoportosítás testre szabás beállítások o aláírás o nyomkövetés o levélformátum WEB-kliens lehetıségei szinkronizálás mobiltelefonnal vagy PDA-val 4.6. Egyéni- és csoportmunka lehetıségek Elıadás: 3 óra, Gyakorlat: 2 óra Az egyéni- és a csoportmunka fogalma Csoportmunkát támogató eszközök, alkalmazások Az Outlook csoportmunka lehetıségei o Névjegyalbum Értelmezése, lehetıségei Partnernyilvántartás Címjegyzék Ügyfélkezelés eszköze, egyszerő CRM o Naptár Értelmezése, lehetıségei Naptárbejegyzés lehetıségei (találkozó, esemény) Betekintés mások naptárába Értekezlettervezés o Nyilvános mappák Értelmezése, használata Hirdetıtábla Egyszerő tudásbázis, pl. GYIK 4.7. Irodai folyamatok mőködtetése groupware eszközökkel Elıadás: 1 óra, Gyakorlat: 2 óra Ismétlıdı tevékenységek, egyszerő ügymenetek Az Outlook lehetıségei o Szavazógombok használata Alkalmazási kör Beállítása, mőködése Egy konkrét példa o Feladatkiosztás Alkalmazási kör A feladat megfogalmazása, paraméterezése, kiosztása A feladat elfogadása, visszautasítása A végrehajtás nyomon követése Egy konkrét példa o Saját őrlapok használata Alkalmazási kör Őrlapkészítés az Outlookban Az őrlap elmentése, közzététele, alkalmazása Egy konkrét példa

5 4.8. e Iroda: Elıadás: 2 óra, Gyakorlat: 0 óra trendek az EU-ban és Magyarországon o elektronikus ügyintézés o e-kormányzat az irodai folyamatok változása o az Internet szerepe az irodai munkában o távmunka 5. KÖVETELMÉNYEK A TANTÁRGY MEGTANÍTÁSA UTÁN (kimeneti követelmények) A hallgató legyen képes az elektronikus irodai folyamatok elvégzésére, az informatika nyújtotta lehetıségek alkalmazására. Készség szinten ismerje a csoportmunka eszközeit, az iratkészítés, archiválás, másolás és nyomtatás korszerő megoldásait, a groupware eszközöket. 6. A TANTÁRGY KAPCSOLÓDÁSA MÁS TANTÁRGYAKHOZ A tantárgy kapcsolódik az Információ és kommunikáció tantárgy keretében megismert levelezési rendszerekhez, az Internet használathoz. Épít az Informatikai alapismeretek modul anyagára, valamint a szövegszerkesztés és Táblázatkezelés tantárgyakra. 7. A HALLGATÓI ÉRTÉKELÉS MÓDJA A hallgatók az órákon az aktuális anyaghoz kapcsolódó feladatot kapnak, ezeket kell beadniuk, amelyekre jegyet kapnak. Az évközi teljesítményt e jegyek átlagával értékeljük. A tantárgy végén egy tesztet írnak, amely eredménye az értékelés második eleme. E kettı átlaga adja a tantárgyi jegyet. 8. MINTAFELADATOK, MINTAPÉLDÁK Az elektronikus tananyag tartalmazza az ön és tanári ellenırzés feladatait. 9. TÁRGYI FELTÉTELEK (a tantárgy tanításához elmélet, gyakorlat szükséges tárgyi feltételek) Valamely operációs rendszer (Windows xx ajánlott) Office irodai programcsomag (MS-Office ajánlott) Elektronikus levelezı kliensprogram (Outlook ajánlott) Levelezıszerver (Exchange ajánlott) Internet használatára alkalmas megfelelı hardverrel és szoftverrel rendelkezı számítógépek 10. SZEMÉLYI FELTÉTELEK Informatika tanár, aki rendelkezik a tanulásirányítás képességével, a korszerő tanítás-tanulási módszerek alkalmazását vállalja.

6 11. AJÁNLOTT IRODALOM TANÁROK RÉSZÉRE Adamcsik János-Némedi János: Irodaautomatizálás, Elektronikus tananyag, SZÁMALK Szakközépiskola, Budapest Adamcsik János: Irodaautomatizálás (1998) Dobay Péter: Az iroda (Panem-McGraw-Hill, 1996) Séra Tamás: Lotus Notes 4.5 (ComputerBooks, 1998) 12. AJÁNLOTT IRODALOM HALLGATÓK RÉSZÉRE Adamcsik János-Némedi János: Irodaautomatizálás, Elektronikus tananyag, SZÁMALK Szakközépiskola, Budapest Adamcsik János: Irodaautomatizálás (1998) A TANTÁRGY KREDITPONTJAINAK SZÁMA Kreditpont: 2