Együttműködés (Groupware) folytatás

Átírás

1 Irodaautomatizálás Együttműködés (Groupware) folytatás Gaul Géza 2010 Széchenyi István Egyetem

2 A tantárgy tartalma Az iroda Az iroda automatizálása Integrált irodai rendszerek Ügykezelési folyamat (Workflow) Együttműködés (Groupware) Termékek Áttekintés Lotus Notes Iroda Poszeidon Széchenyi István Egyetem 2

3 Mai előadás tartalma Bevezetés A csoportmunka természete A technikák áttekintése Üzenetkezelés Konferencia Valódi csoporttámogatás Integrált együttműködési környezet Szétszórt csoportok együttműködése Irányzatok 2010 Széchenyi István Egyetem 3

4 Üzenetkezelő alkalmazások Lehetővé teszik a szinkron és aszinkron kölcsönhatást, ezzel támogatják az információ megosztást, a döntéshozatalt. Főbb alkalmazások: emil, egyesített üzenetkezelés, azonnali üzenetváltás Széchenyi István Egyetem 4

5 Üzenetkezelő alkalmazások jellemzői Több támogatja: asztali gépes video/audio konferenciát, fájlmegosztást, közönséges szövegalapú alkalmazásokat. Fő nehézség: rendszerek összeférése (kompatibilitás) 2010 Széchenyi István Egyetem 5

6 Üzenetkezelő alkalmazások problémái Kérdések: nyilvános vagy magáncélú rendszerek használata illetve saját vagy idegen szerver. A jelenlegi irányzat: vállalati (magán) rendszerek, javított biztonsággal Széchenyi István Egyetem 6

7 Üzenetkezelő alkalmazások használata Felhasználási tapasztalatok: A kommunikáció célja a kérdésekre gyors válasz megbeszélés szervezése döntés segítése fájlok megosztása kapcsolat külső partnerekkel 2010 Széchenyi István Egyetem 7

8 Üzenetkezelő alkalmazások tapasztalatai Felhasználási tapasztalatok (folyt.): Használják más eszközzel együtt pl. konferencia hívás alatt Segíti a tagok közötti társas viszonyokkal összefüggő kapcsolatot is. Ez segítheti a tagok közötti kötődést Széchenyi István Egyetem 8

9 Elektronikus levelezés (emil, ) Eszközök üzenetek szerkesztéséhez, elküldéséhez, vételéhez elektronikus távközlési rendszereken keresztül. A legelterjedtebb, nagy az elárasztás veszélye (napi több száz). Előnyök: fájl csatolás, több címzett Hátrányok: nincs megoldva a levelezésnek (flow of conversation) és a dokumentumok változatainak igazgatása (version control) Széchenyi István Egyetem 9

10 Egyesített üzenetkezelés (unified messaging): Számos technika integrálása egyetlen interfészre az elosztott csoport tagjai közötti kommunikáció céljából. Lehetővé teszi a beszéd-, fax és emil-üzenetek küldését és vételét egyetlen interfészről/re. A telefon vagy internet-kapcsolatokon keresztül a szövegből-beszéd (text to speech) eszközök használatával meghallgathatók emilek és faxok és beszéd-válaszok készíthetők. A fordított művelet (beszédből szöveg, speech to text) még nem kapható Széchenyi István Egyetem 10

11 Azonnali üzenetváltás (instant messages): A résztvevők látják, hogy ki van jelen a szinkron kapcsolathoz, akivel azonnali üzenetváltás lehetséges. Hagyományosan asztali gépek között, de kiterjeszthető hordozható gépekre és kézi készülékekre is, akár mobiltelefonokra Széchenyi István Egyetem 11

13 Konferencia alkalmazások Céljuk a szemtől-szembe kapcsolatok szimulálása. Az üzenetkezelőkhöz hasonlóan segítik az információ megosztását és a döntéshozatalt, de azoknál interaktívabb módon. Főbb alkalmazások: videó, audió, web Széchenyi István Egyetem 13

14 Video-konferencia Lehetővé teszi a videó, audió és adat információk továbbítását a hálózat két vagy több pontja között. Minőségjavítás: Növelték a képfelbontást, az átviteli sávszélességet, Megjelentek az osztott képernyők, majd a több képernyő, a helyszíntől függően irányítva a hangot a hangszórók között Széchenyi István Egyetem 14

15 Audio-konferencia Több csoporttag kommunikációját teszi lehetővé telefonvonalon keresztül. Többnyire külső kapcsolatra használják. Műszakilag: többpontos telefonösszeköttetéseken Széchenyi István Egyetem 15

16 Web-konferencia 1 On-line megbeszélések, kombinálva megosztott számítógép alkalmazásokkal: pl. megosztott fehér-táblák, számítógép-megosztó alkalmazások. A mindenütt jelenlévő Internet infrastruktúrát használja világháló, IP protokoll, a saját gépen böngészők Széchenyi István Egyetem 16

17 Web-konferencia 2 Bemutatók, dokumentumok megosztása video-streammel. Egy irányú: sok helyre juttatja az információt. Két irányú: azonos idejű tartalom manipulálás. Nehézség: biztonság menedzselése. (Több cég, tűzfalak!) 2010 Széchenyi István Egyetem 17

18 Integráció Ez az aktuális fő irányzat, pl.: video-konferencia a web-konferencia termékekben, üzenetkezelés és audio-konferencia a webkonferencia termékekben. A web-konferencia terület gyors növekedésének okai: Internet terjedése integráció 2010 Széchenyi István Egyetem 18

20 Csoport együttműködési alkalmazások Elektronikus naptár ( time management software ) Projekt menedzsment programok Munkafolyamat programok (workflow) Együttműködő szerzőség (authoring) Wiki-rendszerek 2010 Széchenyi István Egyetem 20

21 Elektronikus naptár ( time management software ) Feladata: időpont egyeztetések támogatása ütközések kiszűrése Nehézség: magánügyek védelme pontosság 2010 Széchenyi István Egyetem 21

22 Projekt menedzsment programok Alap feladatuk: nyomkövetés ütemezés szemléltetés Bővítés csoportmunkához interakcióval a következőkhöz: célkitűzés erőforrás és feladat elosztás ütemezés közös munka ugyanazon a tárgyon 2010 Széchenyi István Egyetem 22

23 Munkafolyamat programok (workflow): Feladatuk: dokumentumok útjának szabályozása formátumok kialakítása szerepek és jogok elosztása 2010 Széchenyi István Egyetem 23

24 Együttműködő szerzőség (authoring) 1: Aszinkron: hagyományos szövegszerkesztők jelzik a változtatásokat, szerzőséget, megjegyzések függeszthetők velük a dokumentumhoz további lehetőségek: eszközök a közös alkotás tervezéséhez és koordinálásához részek zárolása, elkülönített dokumentumok csatolása 2010 Széchenyi István Egyetem 24

25 Együttműködő szerzőség (authoring) 2: Szinkron: konferencia alkalmazásokkal együtt megvalósítva egymás munkájának egyidejű követését is lehetővé teszi 2010 Széchenyi István Egyetem 25

26 Wiki-rendszerek Feladatuk: Web tartalom közös készítése 2010 Széchenyi István Egyetem 26

28 Integrált együttműködési környezet 1 (Integrated Collaborative Environment, ICE) A magtevékenységek: , csoportnaptár és ütemezés, megosztott mappák és adatbázisok, fonalas (threaded) viták, fogyasztói alkalmazások fejlesztése 2010 Széchenyi István Egyetem 28

29 Integrált együttműködési környezet 2 (Integrated Collaborative Environment, ICE) Az ICE eltolja a célpontot dokumentumról az emberekre és tevékenységekre. A VoIP terjedésével a hagyományos irodai és mobil telefon rendszerek is csatlakoztathatók. (VoIP, Voice over Internet Protocol, beszédtovábbítás Internet protokollal, internetes telefonálás) 2010 Széchenyi István Egyetem 29

30 Integrált együttműködési környezet 3 Típusai: Aszinkron együttműködési technikák (alap) Szinkron együttműködési technikák (érett) Integrált együttműködési technikák (alakulóban) 2010 Széchenyi István Egyetem 30

31 Aszinkron együttműködési technikák (alap) Jellemzői: dokumentum központú információ megosztó eszközök, intranet csoport-naptár fonalas (threaded) vita adatbázis stb Széchenyi István Egyetem 31

32 Szinkron együttműködési technikák (érett) Jellemzői: interaktív formális és alkalmi együttműködés támogatása azonnali üzenetkezelés megosztott fehér tábla, alkalmazások, képernyők konferenciák (videó, audió, web) stb Széchenyi István Egyetem 32

33 Integrált együttműködési technikák (alakulóban) Jellemzői: aszinkron és szinkron együttműködés támogatása ember- és tevékenység-központú jelenlét jelzése koordináció és projekt menedzsment embereket, kapcsolatokat és megosztott adatokat integrál egyetlen térbe 2010 Széchenyi István Egyetem 33

35 Együttműködési technikák <--> elosztott csoportok 1 Különböző felhasználási esetekben más technika alkalmazása célszerű: a döntéshozatal több szinkron kapcsolatot igényel: inkább kell a konferencia, egy fejlesztési folyamat kevesebbet. A kommunikáció egy társadalmilag és kulturálisan beágyazott tevékenység, így a csoporttagok magatartási preferenciái eltérhetnek a technikai adottságoktól Széchenyi István Egyetem 35

36 Együttműködési technikák <--> elosztott csoportok 2 Fontos: kiképzés, jó kezelési kézikönyvek. Feltételes összefüggés van a feladat típusa, az együttműködési technika típusa, a helyzetfüggő tényezők kiválasztása és a használat között 2010 Széchenyi István Egyetem 36

37 Együttműködési technikák <--> elosztott csoportok 3 Az integrált rendszerek a széles paletta együttes kínálatával egyszerűsítik a választást. Nem kell többféle, részben átfedő funkciójú, de mégis különböző alkalmazás kezelését megtanulni Széchenyi István Egyetem 37

39 Jelenlegi irányzatok 1 Fő irány jelenleg az elkülönült alkalmazások integrálódása. Ez elő fogja hozni a platformok összeférhetőségének kérdését, különösen, ha külső partnerekkel kommunikálnak. Ezért az integrációs szoftverek új fajtája fog megjelenni, amely lehetővé teszi az együttműködést különböző cégek különböző platformjai között Széchenyi István Egyetem 39

40 Jelenlegi irányzatok 2 Felmerülő kérdések, fejlesztési feladatok: igazgatás: az azonnali üzenetek területén biztonság: technikák (pl. virtuális magánhálózatok) politikák (főként külső partnerek esetén) 2010 Széchenyi István Egyetem 40

41 Jelenlegi irányzatok 3 A mobil hozzáférés Jelentősége nő: hálózatok kapacitása és a PDA-k, bunkofonok teljesítménye nő. A mozgó munkatársak igénye az emilek elérésére nő. Megjelenik a mobil Internet is Széchenyi István Egyetem 41

42 Jelenlegi irányzatok 4 Integráció A VoIP-hez (Voice over IP, beszédtovábbítás Internet protokollal, internetes telefonálás) kapcsolódó tevékenységek integrálódnak a web-konferenciába, az asztali együttműködési eszközökbe és az ICE-kbe (Integrált együttműködési környezet, Integrated Collaborative Environment) Széchenyi István Egyetem 42

43 Záró megjegyzések 1 A globális verseny és a fejlett technika lehetővé tette a virtuális vállalat (szervezet) megjelenését. A sok különböző, nem összeférő, ám átlapoló helyett egyetlen integrált technika felkínálja a lehetőséget az eszközök olcsóbb, hatékonyabb használatára Széchenyi István Egyetem 43

44 Záró megjegyzések 2 Az elosztott csoportok az erőforrások rugalmasabb elosztásával lehetővé teszik, hogy megnöveljék a szervezet emberi erőforrásának hatékonyságát. Viszont: A műszaki feladat megoldása egyszerűbb, mint az emberek viselkedésének célszerű megváltoztatása! Ez az új kihívás Széchenyi István Egyetem 44

45 Jellegzetes groupware alkalmazások Az elektronikus együttműködést megvalósító alkalmazások: Lotus Domino / Notes MS Exchange Server nem csak adatkezelésre, hanem üzenet alapú (message system) kommunikációra is kiválóan alkalmasak Széchenyi István Egyetem

46 További groupware alkalmazások egroupware Open-Xchange TUTOS The Ultimate Team Organization Software Teamspace Széchenyi István Egyetem

47 Köszönöm a 2010 Széchenyi István Egyetem figyelmet!

48 Irodaautomatizálás Együttműködés (Groupware) folytatás Gaul Géza 2010 Széchenyi István Egyetem 1

49

50 A dőlt betűs rész jön.

51 Üzenetkezelő alkalmazások Lehetővé teszik a szinkron és aszinkron kölcsönhatást, ezzel támogatják az információ megosztást döntéshozatalt. Fő alkalmazások: emil, egyesített üzenetkezelés, azonnali üzenetváltás. Elektronikus levelezés (emil, ) Egyesített üzenetkezelés (unified messages): Azonnali üzenetváltás (instant messages):

52 Üzenetkezelő alkalmazások Lehetővé teszik a szinkron és aszinkron kölcsönhatást, ezzel támogatják az információ megosztást döntéshozatalt. Fő alkalmazások: emil, egyesített üzenetkezelés, azonnali üzenetváltás. Sok támogatja az asztali gépes video/audio konferenciát és fájlmegosztást, továbbá a közönséges szövegalapú alkalmazásokat. Nehézség, kérdések: rendszerek kompatibilitása, a nyilvános és magáncélú rendszerek használata, saját vagy idegen szerver. A jelenlegi irányzat: vállalati rendszerek, javított biztonsággal. AOL-kutatás eredménye: a felhasználók munka közben kommunikálnak a kollégákkal, hogy kérdéseikre gyors választ kapjanak, megbeszélést szervezzenek, döntsenek, fájlokat osszanak meg, sőt hogy külső partnerekkel lépjenek kapcsolatba. A technikát használják más együttműködési eszközzel együtt is, pl. konferencia hívás idején. Jól segíti a tagok közötti társas viszonyokkal kapcsolatos érintkezést. Ez az érintkezés, ha nem korlátozódik a munkafeladatra, segíti a csoporttagjai közötti kötődést.

53 Üzenetkezelő alkalmazások Sok támogatja az asztali gépes video/audio konferenciát és fájlmegosztást, továbbá a közönséges szövegalapú alkalmazásokat. Nehézség, kérdések: rendszerek kompatibilitása, a nyilvános és magáncélú rendszerek használata, saját vagy idegen szerver. A jelenlegi irányzat: vállalati rendszerek, javított biztonsággal.

54 Üzenetkezelő alkalmazások AOL-kutatás eredménye: a felhasználók munka közben kommunikálnak a kollégákkal, hogy kérdéseikre gyors választ kapjanak, megbeszélést szervezzenek, döntsenek, fájlokat osszanak meg, sőt hogy külső partnerekkel lépjenek kapcsolatba. A technikát használják más együttműködési eszközzel együtt is, pl. konferencia hívás idején. Jól segíti a tagok közötti társas viszonyokkal kapcsolatos érintkezést. Ez az érintkezés, ha nem korlátozódik a munkafeladatra, segíti a csoporttagjai közötti kötődést.

55 Üzenetkezelő alkalmazások AOL-kutatás eredménye: a felhasználók munka közben kommunikálnak a kollégákkal, hogy kérdéseikre gyors választ kapjanak, megbeszélést szervezzenek, döntsenek, fájlokat osszanak meg, sőt hogy külső partnerekkel lépjenek kapcsolatba. A technikát használják más együttműködési eszközzel együtt is, pl. konferencia hívás idején. Jól segíti a tagok közötti társas viszonyokkal kapcsolatos érintkezést. Ez az érintkezés, ha nem korlátozódik a munkafeladatra, segíti a csoporttagjai közötti kötődést. Utalás a társadalmi/társasági összefüggésekre!

56 Elektronikus levelezés (emil, ) eszközök üzenetek szerkesztéséhez, elküldéséhez, vételéhez elektronikus távközlési rendszereken keresztül. A legelterjedtebb, nagy az elárasztás veszélye napi több száz). Előnyök: fájl csatolás, több címzett Hátrányok: a levelezés (flow of conversation) és a domukemtunok változatainak kezelése (version control) nincs megoldva.

57 Egyesített üzenetkezelés (unified messages): számos technika integrálása egyetlen interfészre az elosztott csoport tagjai közötti kommunikáció céljából. Lehetővé teszi a beszéd- fax és emil-üzenetek küldését és vételét egyetlen interfészről/re. A telefon vagy internetkapcsolatokon keresztül a szövegből beszéd ( text to speech) eszközök használatával meghallgathatók emilek és faxok és beszéd-válaszok készíthetők. A fordított művelet (beszédből szöveg, speech to text) még nem kapható.

58 Azonnali üzenetváltás (instant messages): A résztvevők látják, hogy ki van jelen a szinkron kapcsolathoz, akivel azonnali üzenetváltás lehetséges. Hagyományosan asztali gépek között, de kiterjeszthető hordozható gépekre és kézi készülékekre is, akár mobiltelefonokra.

59 A dőlt betűs jön.

60 Konferencia alkalmazások Céljuk a szemtől-szembe kapcsolatok szimulálása. Van video, audio és webkonferencia. Az üzenetkezelőkhöz hasonlóan segítik az információ megosztását és a döntéshozatalt, de azoknál interaktívabb módon. Video-konferencia: Audio-konferencia: Web-konferencia: Utalás az integrációra!

61 Video-konferencia: Lehetővé teszi a video, audio és adat információk továbbítását a hálózat két vagy több pontja között. Igen gyorsan növekvő terület volt, a problémás képés hangminőség ellenére. Növelték a képfelbontást, az átviteli sávszélességet, megjelentek az osztott képernyők, majd a több képernyő, a helyszíntől függően irányítva a hangot a hangszórók között.

62 Audio-konferencia: Több csoporttag kommunikációját teszi lehetővé telefonvonalon keresztül. A video- és web-konferenciával ellentétben, amelyeket zömmel egy szervezeten belül használják, ezt többnyire külső kapcsolatra. Műszakilag többpontos telefonos összeköttetést létesítő eszközökön futnak.

63 Web-konferencia: Lehetővé teszi az on-line megbeszélések tartását, kombinálva megosztott számítógép alkalmazásokkal (pl. megosztott fehér-táblák, számítógépmegosztó alkalmazások). A mindenütt jelenlévő Internet infrastruktúrát használja, IP protokollal és böngészőkkel. Összetartozó bemutatókat és dokumentumokat képes megosztani videostream segítségével. Sokkal gyorsabban terjed a korábbiaknál. Egy-irányú esetben több helyre tud infót juttatni. Két-irányú esetben lehetővé teszi a csoporttagoknak, hogy real-time manipulálják a tartalmat. Nehézség: a biztonság menedzselése, főként ha a résztvevők más-más cégtől vannak, tűzfalak mögött.

64 Web-konferencia: Összetartozó bemutatókat és dokumentumokat képes megosztani videostream segítségével. Sokkal gyorsabban terjed a korábbiaknál. Egy-irányú esetben több helyre tud infót juttatni. Két-irányú esetben lehetővé teszi a csoporttagoknak, hogy real-time manipulálják a tartalmat. Nehézség: a biztonság menedzselése, főként ha a résztvevők más-más cégtől vannak, tűzfalak mögött.

65 Integráció: Ez a fő irányzat jelenleg a konferencia-piacon: video konf. a web-konf. termékben, üzenetkezelés (pl. azonnali ü.) és audio-konf. a web-konf. termékben, A web-konf. gyors növekedését főként ez okozza, az Internet gyors terjedése mellett.

67 Ez az áttekintés, kifejtés jön. Csoport együttműködési alkalmazások Elektronikus naptár ( time management software ): pl. időpont egyeztetések támogatására, ütközéseket észreveszi Gond: magánügyek védelme, pontosság Projekt menedzsment programok: nyomkövetés ütemezés szemléltetés Ezek feladatait kell kibővíteni a csoportmunkához az interakcióval a következőkhöz: célkitűzés erőforrás és feladat elosztás ütemezés közös munka ugyanazon a tárgyon. Munkafolyamat programok (workflow): dokumentumok útja formátumok kialakítása szerepek és jogok elosztása Együttműködő szerzőség (authoring): Aszinkron: hagyományos szövegszerkesztők jelzik a változtatásokat, szerzőséget, megjegyzések függeszthetők velük a dokumentumhoz további lehetőségek: eszközök a közös alkotás tervezéséhez és koordinálásához (részek zárolása, elkülönített dokumentumok csatolása) Szinkron:

68 Elektronikus naptár ( time management software ): pl. időpont egyeztetések támogatására, ütközéseket észreveszi Gond: magánügyek védelme, pontosság

69 Projekt menedzsment programok: nyomkövetés ütemezés szemléltetés Ezek feladatait kell kibővíteni a csoportmunkához az interakcióval a következőkhöz: célkitűzés erőforrás és feladat elosztás ütemezés közös munka ugyanazon a tárgyon.

70 Munkafolyamat programok (workflow): dokumentumok útja formátumok kialakítása szerepek és jogok elosztása. Erről már hallottak a múlt héten.

71 Együttműködő szerzőség (authoring): Aszinkron: hagyományos szövegszerkesztők jelzik a változtatásokat, szerzőséget, megjegyzések függeszthetők velük a dokumentumhoz további lehetőségek: eszközök a közös alkotás tervezéséhez és koordinálásához (részek zárolása, elkülönített dokumentumok csatolása) Szinkron: konferencia alkalmazásokkal együtt megvalósítva egymás munkájának egyidejű követését is lehetővé teszi. WIKI is valami ilyen, de különleges céllal: web tartalomhoz.

72 Együttműködő szerzőség (authoring): Aszinkron: hagyományos szövegszerkesztők jelzik a változtatásokat, szerzőséget, megjegyzések függeszthetők velük a dokumentumhoz további lehetőségek: eszközök a közös alkotás tervezéséhez és koordinálásához (részek zárolása, elkülönített dokumentumok csatolása) Szinkron: konferencia alkalmazásokkal együtt megvalósítva egymás munkájának egyidejű követését is lehetővé teszi. Wiki-rendszerek: Web tartalom közös készítése

73 Wiki-rendszerek: Web tartalom közös készítése

75 Integrált együttműködési környezet (Integrated Collaborative Environment, ICE) A magtevékenységek: , csoportnaptár és ütemezés, megosztott mappák és adatbázisok, fonalas (threaded) viták, fogyasztói alkalmazások fejlesztése

76 Integrált együttműködési környezet (Integrated Collaborative Environment, ICE) Az ICE eltolja a célpontot dokumentumról az emberekre és tevékenységekre. A VoIP terjedésével a hagyományos irodai és mobil telefon rendszerek is csatlakoztathatók.

77 Integrált együttműködési környezet Típusok áttekintése.

78

79

80

82 Az együttműködési technikák és az elosztott csoportok A korábban tárgyalt tulajdonságokra tekintettel nyilván különböző esetekben más a célszerű. Pl. a döntéshozatal több szinkron kapcsolatot igényel mint egy fejlesztési folyamat, itt tehát inkább kell a konferencia. A kommunikáció egy társadalmilag és kulturálisan beágyazott tevékenység, így a csoporttagok magatartási preferenciái eltérhetnek a technikai adottságoktól.

83 Az együttműködési technikák és az elosztott csoportok A korábban tárgyalt tulajdonságokra tekintettel nyilván különböző esetekben más a célszerű. Pl. a döntéshozatal több szinkron kapcsolatot igényel mint egy fejlesztési folyamat, itt tehát inkább kell a konferencia. A kommunikáció egy társadalmilag és kulturálisan beágyazott tevékenység, így a csoporttagok magatartási preferenciái eltérhetnek a technikai adottságoktól. Kiképzés és jó kezelési kézikönyvek is fontosak. A kutatás kimutatta, hogy a feladat típusa, az együttműködési technika típusa, a helyzetfüggő tényezők kiválasztása és a használat között feltételes összefüggés van.

84

86

87

88

89

90

91 A sok különböző, nem összeférő, ám átlapoló helyett egyetlen integrált technika felkínálja a lehetőséget az eszközök olcsóbb, hatékonyabb használatára.

92 Néhány konkrét példa alkalmazásra.

93 További groupware alkalmazások egroupware Open-Xchange TUTOS The Ultimate Team Organization Software Teamspace Széchenyi István Egyetem 46

94 A csoportmunka paródiája. Ez is csoport-tevékenység!