Bank felhasználói dokumentum Lezárva: 2015.11.24. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417
TARTALOM 1 BANK... 2 1.1 ALAPFOGALMAK... 2 1.1.1 Közvetlen banki sorok... 2 1.1.2 Közvetett banki sorok... 2 1.2 A RÖGZÍTÉSEK, KARBANTARTÁSOK ELŐFELTÉTELE... 2 1.3 BANKI BIZONYLATOK GENERÁLÁSA ELEKTRONIKUS KIVONAT ALAPJÁN... 3 1.3.1 Előfeltételei... 3 1.3.2 Kivonat fájl beolvasása... 4 1.3.3 Banki bizonylatok generálása a fogadott állomány alapján... 5 1.3.4 Beolvasott bizonylatok karbantartása... 7 1.3.4.1 Egy banki sor módosítása... 9 1.3.4.2 Egy banki jóváírás sor hozzárendelése több számlához... 9 1.4 BANKI BIZONYLATOK KÉZI RÖGZÍTÉSE... 10 1.4.1 A rögzítés előfeltétele... 10 1.4.2 Alapadatok rögzítése... 10 1.4.3 Sor adatok rögzítése... 11 1.4.4 Utalványlap nyomtatása... 12 1.4.4.1 Utalványlap nyomtatása a bizonylat minden sora alapján... 12 1.4.4.2 Utalványlap nyomtatása a számlahivatkozás nélküli sorokról... 12 1.4.4.3 Utalványlap nyomtatása egy banki sorról... 12 1.4.5 Bizonylat zárása (véglegesítése)... 12 1.5 BIZONYLAT MÓDOSÍTÁSA... 13 1.5.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt... 13 1.5.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után... 13 1.5.2.1 Előfeltétele... 14 1.5.2.2 Könyvelési korrekciós bizonylat generálása... 14 1.6 SPECIÁLIS FUNKCIÓK... 16 1.6.1 Egy banki jóváírás sor hozzárendelése több számlához... 16 1.6.2 Stornó bizonylat generálása... 16 1.6.3 Bizonylat rontása... 17 1.6.4 Banki sorok generálása utalás alapján... 17 1.6.4.1 Generálás egy utalási bizonylat alapján... 17 1.6.4.2 Generálás utalási csomag alapján... 17 1.6.5 Bizonylatok mozgatása naplók között... 18 1.6.6 Elutasított tételek feldolgozása HIG állomány alapján... 18 1.6.6.1 Előfeltételei... 18 1.6.6.2 HIG állomány beolvasása... 19 1.6.6.3 Elutasított tételek feldolgozása... 20 1.7 LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSI HELYEK... 22 1.7.1 Pénzforgalmi lekérdezés... 22 1.7.2 Banki bizonylatok lekérdezése... 23 1.7.3 Banki karton... 23 1
1 Bank 1.1 Alapfogalmak 1.1.1 Közvetlen banki sorok Olyan banki tételek, amelyek nem kapcsolódnak kimenő vagy bejövő számlákhoz, illetve egyéb ki-befizetésekhez. Ilyen például terhelés esetén a számlavezetési díj, készpénz felvét bankszámláról, jóváírás esetén a költségvetési támogatás jóváírása, készpénz befizetése bankszámlára, stb. Jellemzői: Nincs kitöltve számlahivatkozás (kivéve előleg nem kontíroz) Közvetlen jogcím szerepel a sorban (pl.: Számlavezetési díj) Dimenziók ki vannak töltve, ahol szükséges (szervezeti egység, szakfeladat, stb.) 1.1.2 Közvetett banki sorok Olyan banki tételek, amelyek kimenő vagy bejövő számlákhoz, illetve egyéb kibefizetésekhez kapcsolódnak Jellemzői: Ki van töltve a számlahivatkozás (szállító, vevő, egyéb pénzbekérő) Kiegyenlítés jogcím szerepel a sorban (BSZALL, BVEVO, stb.) Kötváll hivatkozás NINCS kitöltve Dimenziók NINCSENEK kitöltve 1.2 A rögzítések, karbantartások előfeltétele Adott időszaki pénzügyi napló létrehozása (ha még nem létezik az érintett időszakra). PÉNZÜGYI MODUL / NAPLÓ / PÉNZÜGYI NAPLÓ NYITÁSA 2
1.3 Banki bizonylatok generálása elektronikus kivonat alapján 1.3.1 Előfeltételei Az BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÁS MODUL / ADATMOZGATÁS / ADAT KÜLDÉS-FOGADÁS DEFINÍCIÓK menüpontban léteznie kell egy MAKIIFOG azonosítóval rendelkező tételnek. A MAKIIFOG tételben a DBF/TXT helye mezőben az az útvonal szerepel, ahol a beolvasandó JOG kiterjesztésű fájlok vannak, és a DBF / TXT maszk mezőben *.JOG adat szerepel Az BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÁS MODUL / ADATMOZGATÁS / ADATFOGADÁS KÖRNYEZETI BEÁLLÍTÁSOK fel kell venni azokat a banki kartonokat, amelyekkel kapcsolatban kivonat fájlt szeretnénk beolvasni a rendszerbe 3
1.3.2 Kivonat fájl beolvasása MENÜ: BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÁS MODUL / ADATMOZGATÁS / ADATOK FOGADÁSA A megjelenő képernyőn válasszuk ki a MAKIIFOG azonosítóval rendelkező sort, majd nyomjuk meg a gombot. Hatására egy újabb ablakban megjelennek az Adat küldés-fogadás definíciók között beállított útvonalon lévő JOG kiterjesztésű fájlok, amelyek közül válasszuk ki a beolvasni kívánt állományt! Jelöljük ki a megfelelő fájl(oka)t a Választható elemek között (bal oldalon), majd a nyomjuk meg az ikon segítségével helyezzük át a kiválasztott elemek közé (jobb oldalra), majd gombot! 4
A beolvasás sikerességét egy üzenet jelzi. 1.3.3 Banki bizonylatok generálása a fogadott állomány alapján Hatására a program a pénzügyi modulban karbantartható bizonylatokat hoz létre. MENÜ: BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÁS MODUL / ADATMOZGATÁS / PÉNZÜGYI BIZONYLATOK GENERÁLÁSA 5
Azok a kivonat fájlok (JOG állományok) jelennek meg az alábbi ablakban, amelyeket korábban az Adatok fogadása menüponttal beolvastunk, és nem generáltunk még belőlük banki bizonylatokat. Jelöljük ki a megfelelő fájl(oka)t a Választható elemek között (bal oldalon), majd a ikon segítségével helyezzük át a kiválasztott elemek közé (jobb oldalra), majd nyomjuk meg az gombot! Amennyiben a kivonatban több bankszámlánk forgalma is szerepel, akkor a következő ablakban felajánlja a lehetséges banki kartonokat. Jelöljük ki a megfelelő kartonokat a Választható elemek között (bal oldalon), majd a kiválasztott elemek közé (jobb oldalra), majd nyomjuk meg az ikon segítségével helyezzük át a gombot! A következő kérdésre gombot nyomva megjelenik egy ablak, ahol a saját létrehozott naplók közül ki tudjuk választani a kivonat időszakának (hónap) megfelelőt! 6
Hatására a PÉNZÜGYI MODUL / BANK / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / BANKI JÓVÁÍRÁS BANKI TERHELÉS menüpontokba kigenerálja a program a banki bizonylatokat, melyek sorszámát jelzi egy képernyőn, vagy a gomb segítségével akár ki is nyomtatható. 1.3.4 Beolvasott bizonylatok karbantartása A kivonat beolvasása, majd a pénzügyi bizonylatok generálása az alábbi menüpontokba hozza létre a banki bizonylatokat: PÉNZÜGYI MODUL / BANK / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / BANKI JÓVÁÍRÁS BANKI TERHELÉS 7
Ezekben a menüpontokban mindenki csak a saját naplójában lévő bizonylatokat tudja karban tartani! Lépjünk be a módosítani kívánt bizonylat karbantartó felületére a ikonnal. A megjelenő képernyő felső részén a bizonylat alapadatai (fej adatai) látszódnak részletesen, alul a bizonylat sorai egysoros (navigációs) módban. A be nem azonosított tételek jóváírások esetén BJOV jogcímmel, terhelések esetén BTERH jogcímmel rendelkeznek. 8
1.3.4.1 Egy banki sor módosítása A bizonylat karbantartó felületének tétel ikonsorán nyomjuk meg a kijelöltük a módosítani kívánt sort. ikont, miután Hatására feljön a sor karbantartó felülete, ahol módosítani tudjuk a jogcím és egyéb adatokat. 1.3.4.2 Egy banki jóváírás sor hozzárendelése több számlához A funkció segítségével, ha a partner egy utalással egyenlít ki több számlát is, akkor lehetőségünk van azt az egy jóváírás sort hozzárendelni több számlához. A funkció új jóváírás sorokat generál a banki bizonylathoz. A bizonylat karbantartó felületének tétel ikonsorán nyomjuk meg a kijelöltük a módosítani kívánt sort. ikont, miután Azok a számlák jönnek fel az alábbi képernyőn, melyek partnere megegyezik a sor partnerével (a kivonat beolvasása a bankszámlaszám alapján azonosítja be a partnert). 9
1.4 Banki bizonylatok kézi rögzítése Bank bizonylatok rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / BANK / BIZONYLATOK RÖGZÍTÉSE / BANKI JÓVÁÍRÁS BANKI TERHELÉS BANKI DEVIZA JÓVÁÍRÁS BANKI DEVIZA TERHELÉS 1.4.1 A rögzítés előfeltétele Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, Pénzügyi karton), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipiálása. A program a következő belépéskor megjegyzi a beállított paramétereket 1.4.2 Alapadatok rögzítése Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont. A kötelező mezőkön nem enged túllépni a program! Fontosabb mezők: Bizonylat dátuma: A kivonat értéknapja Külső bizonylatszám: A kivonat sorszáma 10
1.4.3 Sor adatok rögzítése A sor adat mezőiben adhatjuk meg a könyveléséhez szükséges információkat: Jogcím, szakfeladat, ÁFA kód, szervezeti egység, pénzforrás, rovat, stb. A program automatikusan felajánlja a sort rögzítésre. Amennyiben mégsem ajánlaná fel, nyomjuk meg a Fej karbantartó felület Tétel adatainak ikonsorán a ikont. 11
1.4.4 Utalványlap nyomtatása 1.4.4.1 Utalványlap nyomtatása a bizonylat minden sora alapján Bizonylat fej karbantartó vagy navigációs felületén ikon 1.4.4.2 Utalványlap nyomtatása a számlahivatkozás nélküli sorokról Amennyiben csak azokról a banki sorokról szeretnénk utalványlapot nyomtatni, amelyekről még korábban nem készült, vagyis amelyeknek a számlahivatkozás mezőjében nem egy szállítói vagy vevői bizonylat szerepel, akkor a fej karbantartó alsó ikonsorán található ikont nyomjuk meg. 1.4.4.3 Utalványlap nyomtatása egy banki sorról Amennyiben csak egy banki sorról (vagy bizonyos banki sorokról) szeretnénk utalványlapot nyomtatni, akkor az érintett banki sor (vagy sorok) Mennyiség mezőjébe egy egyedi sorszámot kell írni (pl.: 1). A nyomtatáshoz a mennyiség mező feltöltése után a fej karbantartó alsó ikonsorán található ikont nyomjuk meg. 1.4.5 Bizonylat zárása (véglegesítése) A Fej adatok karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont. 12
1.5 Bizonylat módosítása 1.5.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt Nyitott státuszú bizonylat minden adata módosítható! Zárt státuszú bizonylaton csak a sor adatok (Jogcím, szervezeti egység, szakfeladat, stb.) módosíthatóak! A bizonylat módosítását a navigációs illetve a bizonylat fej és sor karbantartó felületén a ikonnal lehet végrehajtani. Amennyiben egy banki sort törölni kell, a ikont kell megnyomnunk a sor ikonsoron Amennyiben egy banki sort duplikálni szeretnénk egy korábbi alapján, a megnyomnunk a sor ikonsoron Fej adat módosítása a navigációs ablak felső ikonsorán ikont kell Fej adat módosítása a karbantartó ablak felső ikonsorán Sor módosítása a navigációs ablak alsó ikonsorán Sor módosítása a karbantartó felület alsó ikonsorán 1.5.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után Könyvelt státuszú bank bizonylat egyik adata sem módosítható közvetlenül. A könyvelt státuszú bizonylat könyvelési, sor adatai (Jogcím, szakfeladat, egyedi gyűjtő, stb.) csak korrekciós bizonylaton keresztül módosíthatóak FONTOS! CSAK KÖZVETLEN BANKI SOROK MÓDOSÍTHATÓAK EZZEL A MÓDSZERREL (közvetlen banki sorok jellemzőit lásd feljebb). 13
1.5.2.1 Előfeltétele Technikai banki karton kiválasztása a környezetben! 1.5.2.2 Könyvelési korrekciós bizonylat generálása Navigációs felületen MŰVELETEK / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS BIZONYLAT GENERÁLÁSA Ha mégsem technikai kartont választottunk ki, még van lehetőségünk javítani ezt a kiválasztást. gomb hatására az alábbi képernyő jelenik meg Pénzforgalmi bizonylat: Csak könyvelt státuszú banki bizonylatok közül tudunk választani Bizonylati tételszám: A pénzforgalmi bizonylathoz kapcsolódó sorokat ajánlja fel F2- re, amelyek közül egyet tudunk kijelölni. kiválasztott tételt. gombbal tudjuk elfogadni a 14
Majd gombbal tudjuk kigenerálni a korrekciós banki bizonylatot. A létrejött technikai bizonylat jellemzői: A fej adatok külső bizonylatszám mezőjébe bekerül a korrekciózott bizonylat száma és sorának tételszáma (pl.: J015-00002 + 0001, tehát J015-000020001) Létrejön egy mínuszos és egy pluszos sor az eredeti sornak megfelelő adatokkal. Csak a pluszos sor módosítható. 15
1.6 Speciális funkciók 1.6.1 Egy banki jóváírás sor hozzárendelése több számlához A funkció segítségével, ha a partner egy utalással egyenlít ki több számlát is, akkor lehetőségünk van azt az egy jóváírás sort hozzárendelni több számlához. A funkció új jóváírás sorokat generál a banki bizonylathoz. A bizonylat karbantartó felületének tétel ikonsorán nyomjuk meg a kijelöltük a módosítani kívánt sort. ikont, miután Azok a számlák jönnek fel az alábbi képernyőn, melyek partnere megegyezik a sor partnerével (a kivonat beolvasása a bankszámlaszám alapján azonosítja be a partnert). 1.6.2 Stornó bizonylat generálása Hatására a program az érintett bank bizonylat alapján létrehoz egy stornó bank bizonylatot. A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / STORNÓ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA 16
1.6.3 Bizonylat rontása Hatására a program Rontott státuszúra állítja a bank bizonylatot. A rontott bizonylatnak nincsenek sorai. Csak Nyitott státusszal rendelkező bank bizonylatokat lehet rontani! Bizonylat fej karbantartó felületén ikon 1.6.4 Banki sorok generálása utalás alapján Amennyiben nem töltöttük be az elektronikus kivonat fájlt, akkor lehetőségünk van a Forrás.NET programból indított utalások alapján banki terhelés sorokat generálni 1.6.4.1 Generálás egy utalási bizonylat alapján A karbantartó felület tétel ikonsorán kattintsunk a bizonylatot. A terhelési jogcím BSZALL ikonra, válasszuk ki az utalási 1.6.4.2 Generálás utalási csomag alapján A karbantartó felület tétel ikonsorán kattintsunk a ikonra. Külső bizonylat: A megjelenő ablakban a bal oldalon tudjuk kijelölni a megfelelő csomagokat, majd áttenni a jobb oldalra. Kiválasztott összeg: A kiválasztott csomagok teljes összegét ellenőrizhetjük. 17
Terhelési jogcím: BSZALL Számlahiv-ra összevontan: Igen esetén, ha egy szállítói bizonylat több csomagban is szerepelt, akkor abból csak egy banki sort fog generálni. Nem esetén annyit, ahány csomagban szerepelt. 1.6.5 Bizonylatok mozgatása naplók között Abban az esetben, ha egy banki bizonylat rossz időszakú naplóban van, vagy más felhasználónak kell átadni, akkor a mozgatást tranzitálással lehet megoldani. A tranzitálás részletes menete a Bizonylatok tranzitálása (naplók közötti áthelyezése) (OKT_DN_TRANZITALAS.PDF) dokumentumban található. 1.6.6 Elutasított tételek feldolgozása HIG állomány alapján 1.6.6.1 Előfeltételei Az BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÁS MODUL / ADATMOZGATÁS / ADAT KÜLDÉS-FOGADÁS DEFINÍCIÓK menüpontban léteznie kell egy MAKIIFELUT azonosítóval rendelkező tételnek. A MAKIIFELUT tételben a DBF/TXT helye mezőben az az útvonal szerepel, ahol a beolvasandó HIG kiterjesztésű fájlok vannak, és a DBF / TXT maszk mezőben *.HIG adat szerepel 18
1.6.6.2 HIG állomány beolvasása MENÜ: BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÁS MODUL / ADATMOZGATÁS / ADATOK FOGADÁSA A megjelenő képernyőn válasszuk ki a MAKIIFELUT azonosítóval rendelkező sort, majd nyomjuk meg a gombot. Hatására egy újabb ablakban megjelennek az Adat küldés-fogadás definíciók között beállított útvonalon lévő HIG kiterjesztésű fájlok, amelyek közül válasszuk ki a beolvasni kívánt állományt! Jelöljük ki a megfelelő fájl(oka)t a Választható elemek között (bal oldalon), majd a nyomjuk meg az ikon segítségével helyezzük át a kiválasztott elemek közé (jobb oldalra), majd gombot! 19
A beolvasás sikerességét egy üzenet jelzi. 1.6.6.3 Elutasított tételek feldolgozása Hatására a program a pénzügyi modulban az alábbi műveleteket hajtja végre: Ha egy Forrásból indított átutalást utasított vissza a program, akkor az érintett utalási bizonylatot érvényteleníti Ha egy Forrásból beküldött PF1K bizonylatot utasított vissza, akkor Visszautasított státuszba állítja azt, illetve a megfelelő mezőkbe beírja a visszautasítás okát. MENÜ: BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÁS MODUL / ADATMOZGATÁS / ELUTASÍTÁSOK FELDOLGOZÁSA Azok a HIG fájlok jelennek meg az alábbi ablakban, amelyeket korábban az Adatok fogadása menüponttal beolvastunk, és nem indítottuk el a generálást róluk. 20
Jelöljük ki a megfelelő fájl(oka)t a Választható elemek között (bal oldalon), majd a ikon segítségével helyezzük át a kiválasztott elemek közé (jobb oldalra), majd nyomjuk meg az gombot! A következő kérdésre adott válasz után a program elvégzi a feldolgozást. 21
1.7 Leggyakrabban használt lekérdezési helyek 1.7.1 Pénzforgalmi lekérdezés A lekérdezéssel lehetőségünk van a banki és pénztári bizonylatokat listázni. A lekérdezés leválogatja a közvetett pénzforgalmi sorokhoz kapcsolódó vevő és szállító típusú bizonylatok sorait is, így akár dimenzió szintű listázás is megvalósítható. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / BANK / PÉNZFORGALMI LEKÉRDEZÉS menüpontot. Hatására az alábbi ablak jelenik meg. Fontosabb sorok Időszaktól Időszakig: A pénzforgalmi bizonylatok naplóinak időszakára szűrés. Bank/Számla devizaösszegét arányosítsuk? Igen esetén a közvetlen banki sorból a deviza terhelés/jóváírás bruttó összegét, vagy a számla devizaösszegét (külső devizaösszeg) válogatja le a program, és azt arányosítja a hivatkozott számla soraira. Nettó, ÁFA forgalomhelyesen?: Igen válasz hatására a Terhelés tranzakciók sorában lévő nettó és ÁFA értékeknek a -1-szeresét jeleníti meg a program. 22
Az adatok megadása után kattintsunk a lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( Ezután kattintsunk a ikonra. 1.7.2 Banki bizonylatok lekérdezése gombra, melynek hatására az általános ) válasszuk ki a megfelelő listát. A lekérdezéssel lehetőségünk van a banki bizonylatokat lekérdezni. Fontos, hogy a pénzforgalmi lekérdezéssel ellentétben nem válogatja le a közvetett banki sorokhoz kapcsolódó vevő és szállító típusú bizonylatok sorait, így lekérdezés csak a banki fej és sor adatokból, illetve az azokban lefúrható bizonylat fej, és törzs adatokból készíthető. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / BANK / BANKI BIZONYLATOK LEKÉRDEZÉSE menüpontot. Hatására az általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. ) válasszuk ki 1.7.3 Banki karton Lehetőségünk van a banki karton nyomtatására. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / BANK / BANKI KARTON NYOMTATÁSA menüpontot. 23
Hatására az alábbi ablak jelenik meg. A gomb hatására egy lista áll elő, amennyiben a Listázás helye mezőben Fix listát választottunk ki. Ha a Listázás helye mezőben Ált. lekérdezőt választottunk ki, akkor egy általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( ) válasszuk ki a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. 24