7.29. Kontroling gyakorlata a szállodában Kontrolling 1 1. Kontroling elmélet Elméleti kontrolling 2. Szállodai kontroling elmélete Kontroling relevancia 4. Kontrolling a speciális területei Kontroling normatívák 5. Kontrolling speciális területeken Minőség 6. Inspiráció CBL 7. Virtuális szálloda témaköre Kimutatások 8. Ellenőrző kérdések Önértékelés 1. Kontroling elmélet Elméleti kontrolling 1.1.Kontroling célja Vezetés koordináló, reagáló, adaptációs készségét fenntartani a célok elérése érdekében Koordinálja információkat, tervezést, ellenőrzést Eszközök védelme Hatékony működés elősegítése Gazdálkodási kockázat csökkentése Pontos és megbízható adatnyilvántartás Üzletpolitikai törekvések végrehajtásának segítése Szálloda gazdálkodási kockázatát csökkenteni 2 1.2. Szállodai kontrolling feladata Koordinálja információkat, ellenőrzést, tervezést a környezet változásainak figyelembe vételével Szállodai kontrolling alapkövei 3 Kontrolling rendszer alkalmazásának előfeltételei kontrolling vezetői számvitel Beszámolási rendszer Tervezési budget Pénzügyi cash management Felelősségi rendszer (anyagi, kötelezettségvállalási) alrendszerek 3 1
Szállodai kontrolling célja 4 vezetés koordináló reagáló készségeit fenntartani célok elérése érdekében adaptációs Szervezet gazdálkodási kockázatát csökkenteni 2. Szállodai kontroling elmélete Kontroling relevancia 5 2.1. A kontrolling tevékenység síkjai 2.1.1. Tulajdonosi sík 2.1.2. Vezető sík 2.1.3. Dolgozói sík 2.2. Szállodai kontrolling tevékenységei 2.2.1. Normatívák kialakítása 2.2.2. Mérések 2.2.3. Elemzés 2.3. Kontrolling helye a szervezetben Irányító és irányított alrendszerek Irányító, de információ összegző és döntés előkészítő Szállodai kontrolling síkjai 6 tulajdonosok egyszerű érthető éves beszámoló vezetés részletes kidolgozott V I R egyedi és egységre vonatkozó adatok dolgozók 2
Szállodai kontrolling tevékenységei 7 normatívák kidolgozása monetáris naturális Formalizált Mérés Elemzés Értékelés jövedelmezőség költségszintek megtérülések likviditás kintlévőség fajlagos energia egy szobára jutó mosatás egy vendégre jutó víz használat normatívától + - eltérés egység szintjén rendszeresen eltérés oka egyszeri trend javaslatok szinten tartásra Normatíva releváns és mérhető legyen 8 3.1. Szállodai kontrolling relevancia 3.1.1. Alaptevékenységek 3.1.2. Általános tevékenységek 3.1.3. Kiemelt területek Minőség Biztonságvédelem Tervezés 3.1.4. Kiemelt munkafolyamatok Tevékenységek közvetlen költségei, az összes üzemeltetési költség 60%-át elérik. Stratégiai tervezés középtávú célkitűzéseket jelenti. Jövőkép alkotás szabadság foka magasabb, mint az éves tervekké. Futurisztikus jövőképalkotás bátrabban határozza meg a pozíciókat, mint az előrevetítés a trendalkotás. Szállodai kontrolling relevanciája 9 Kritikus üzleti (kontrolling) pontok szállás vendéglátás munkaügy pénzgazdálkodás információs technológia minőség kockázat - tervezés áru, pénz, vendég rendelés, átvétel, felhasználás, elszámolás kötelezettség vállalás Alaptevékenység Általános tevékenységek Speciális tevékenység Kiemelt munkafolyamatok 3
3.2. Szobakiadási tevékenység kiemelt kontroling területei 3.2.1. Bevétel 3.2.1.1. Fizetési garancia Bevételgazdálkodás, Fizetési garancia, Fizetőképesség 3.2.1.2. Kedvezmények, grátiszok Egyedi kedvezmények 3.2.1.3. Levonások, sztornók, javítások 3.2.2. Vendéganyagok Vendéganyagok, No-show politika, Szobatakarítási jelentések 3.3.3. Reggeli Reggeli, Napi vezetői jelentések 10 Szállodai kontrolling a szobakiadás területén 11 Szállás - FO Fizetési garancia Kedvezmények - grátiszok Levonások sztornók, javítások kp, kártya, utalás ki, kinek, engedély aláírás, magyarázat bevétel Vendéganyagok No - show Szoba takarítási jelentések vendég aláírás, számla politika, követés HK - FO egyezés adatok Reggeli elszámolások Napi vezetői jelentések egyeztetés, indoklás rutin, aláírás, elemzés reggeli Szállodai kontrolling a szobakiadás területén Szállás - HK 12 Mini bár bevételek Levonások sztornók, javítások aláírás, magyarázat bevétel Szoba takarítási jelentések HK - FO egyezés adatok Eredménykimutatás ellenőrzése Napi vezetői jelentések Készletgazdálkodás egyeztetés, indoklás rutin, aláírás, elemzés Leltárak elemzése, értékelése költség 4
3.4. Kontrolling a vendéglátásban 3.4.1. Bevételek Számlázás, Levonások, Reprezentáció 3.4.2. Árukezelés Megrendelés, Könyvelés 3.4.3. Leltár Készletek, Leltározási sajátosság 3.4.4. Anyagfelhasználás 3.4.5. Napi vezetői jelentések 13 3.5. Szállodai kontrolling a specializáció területén Hasonló mint vendéglátás Szállodai vendéglátás kontroling 14 vendéglátás Számlázás Bár számlázás Levonások - sztornók Grátiszok - reprezentációk Megrendelés árú átvétel Könyvelés rendelés, számlázás rendelés, ellenőrzés aláírás, magyarázat aláírás, indoklás funkciók szétválása ár, utalási határidő bevétel árú Készlet Leltár Anyagfelhasználás Napi vezetői jelentések egyeztetés, indoklás leltárak elemzése kimutatások, vételezés raktárak zárása selejtezés, veszteség leltár 4. Kontrolling a speciális területei Kontroling normatívák 15 4.1. Pénzgazdálkodás 4.1.1.Bank Banki beszolgáltatás, Banki tételek a jóváírások és terhelések 4.1.2. Szállítók Szállítói utalások, Hitelkártyák kezelésének szabályai Valutaváltás 4.1.3. Vevők Hitelezési politika 4.2. Szállodai kontrolling tevékenység a munkaügyi területen 4.2.1. Létszám 4.2.2. Bér 4.2.3. Alvállalkozók 5
Szállodai kontrolling a pénzgazdálkodásban Pénzgazdálkodás Cash 16 Bevételek Banki beszolgáltatás Banki tételek pénztár - ellátmány bevétel - bank függő tételek ellenőrzése bank Szállítói utalások Hitelkártyák Valutaváltás kp vásárlás - bér kifizetés fizetésnél jogosultság szállítók árfolyam kiírás Hitelezési politika Átutalásos számlák követése Hitelképesség - előleg Határidő - felszólítások vevők Szállodai kontrolling munkaügy és kockázat 17 Munkaügy Létszám Bér Alvállalkozók szerződés - jog - zárt rendszer pontosság ellenőrzés-egyezés szerződés - jog - bejelentés Kockázat Számítástechnika Felügyelet Fizikai biztonság Mentések Biztosítás Beruházás felelős személy - hibák zártság - tűz - jelszavak - csatlakozások - jogosultság - rendszer vagyon - felelősségi kötelezettség vállalás - folyamat - kifizetés 5. Kontrolling speciális területeken Minőség 18 5.1.Számítástechnika 5.2. Biztosítás 5.3. Beruházás 5.4. Szállodai kontrolling tevékenység a minőségbiztosítás területen 5.4.1. Minőség 5.4.2. Vendégpanaszok kezelése 5.4.3. Vendégkérdőív 6
Szállodai kontrolling minőség (vendég panasz és kérdőív) 19 Minőség ígért színvonal Eszköz Választék Folyamat lista több száz tétel ellenőrzés eltérés akcióterv Vendégpanasz Válaszolni Értékelni Évi 1 40, 35% szoba, 25 számla, 20 személyzet, 10 szolgáltatás, 5 egyéb, 5 környezet, EU fogyasztó védelem Vendég kérdőív Összegezni Figyelembe venni Innováció fejlesztés Valamire sokszor tény 6. Inspiráció CBL 20 6.1. Formalizált kontroling előnyei Rendszeres rögzített eljárások, Rendszeresség erősíti kötelezettségtudatot 6.2. Monetáris és naturális normatívák Eltérő normatívák előnyei és hátrányai a gyakorlatban 7. Virtuális szálloda témaköre Kimutatások 21 7.1. Gazdálkodás esszenciája és kimutatások Virtuális szállodák összevetései 7