BELSŐ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSTERVEZET Vizsgált szervezet Neve : Cigány Kisebbségi Önkormányzat Címe : 5500 Gyomaendrõd, Fő u. 80. Költségvetési szerv vezetője : Dógi János Törzsszáma : 583198100 Adószáma : 15583192-1-04 Gazdálkodási formája : részben önálló költségvetési szerv Ellenőrzést végző szerv Neve Békési Kistérségi Iroda Címe 5630 Békés, Petőfi u. 2. Ellenőrzést végzik Bereczki Ivett, függetlenített belső ellenőr Palotás Károlyné, függetlenített belső ellenőr Belső ellenőrzés tárgya: Cigány Kisebbségi Önkormányzat / Fő u. 80./ részben önálló költségvetési szerv 2005. évi és 2006. évi átfogó pénzügyi gazdasági- szabályszerűségi ellenőrzése. Helyszíni ellenőrzés kezdete: 2007. augusztus 27. Helyszíni ellenőrzés vége: 2007. szeptember 27. MEGÁLLAPÍTÁSOK A gyomaendrődi Cigány Kisebbségi Önkormányzat 1995.01.06-án alakult. A gazdálkodási feladatok végrehajtása érdekében 2000. január 1-én, együttműködési megállapodást kötött Gyomaendrőd Város Önkormányzatával. A 3/2005.(II.15.)CK. sz. határozattal és 31/2005.(II.27.)KT. határozattal az együttműködési megállapodást 2005. február 8-án módosították, amelyben arról döntöttek, hogy Gyomaendrőd Város Cigány Kisebbségi Önkormányzata 2005. január 1-től önálló adószámmal, önálló törzsszámmal rendelkező, részben önálló költségvetési szervként működik tovább. A módosított együttműködési megállapodás aláírása a két fél részéről nem történt meg. A 2005. február 8-1
án átdolgozott együttműködési megállapodás 2007. március 27-ei dátummal került mindkét fél által aláírásra. Javasoljuk az együttműködési megállapodást a FEUVE-ra vonatkozó előírásokkal kiegészíteni. (217/1998.(XII.30.) Korm. Rendelet 14..(5)-(7) bekezdése) Gyomaendrőd Cigány Kisebbségi Önkormányzat Képviselő-testülete öt főből áll, mely közvetlen módon létrejövő testület. A Képviselő-testület elnöke, a 2002-2006-os ciklusban tagja volt a települési önkormányzat Képviselő-testületének. Gyomaendrőd Város Önkormányzata a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. tv. 28. -ának megfelelően biztosította a helyi kisebbségi önkormányzat testületi működésének feltételeit, és a hivatala útján ellátta az ezzel kapcsolatos teendőket is, így többek között: a testületi ülések előkészítését, jegyzőkönyvek vezetését, a hozott határozatok regisztrálását és végrehajtásuk szervezését, a költségvetés végrehajtásával összefüggő pénzkezelést, számlavezetési és könyvelési feladatokat, egyéb- a Jegyző hozzájárulásával ellátott- eseti ügyviteli és ügyintézési feladatokat. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat vállalkozási tevékenységet nem folytat, nem vett át feladatot a települési Önkormányzat Képviselő- testületétől. 1.) Az önkormányzat szabályszerűségi ellenőrzése a) Szervezeti és Működési Szabályzat Gyomaendrőd Város Cigány Kisebbségi Önkormányzatának Képviselő-testülete 1995. július 1-én a 10/1995.(VI.10.)KÖ számú határozattal jóváhagyta a Szervezeti és Működési Szabályzatát. A vizsgált időszakban a 12/2003.(VI.19.)CK számú határozatával elfogadott SZMSZ volt hatályban, amely a 10/2005.(VI.29.)CK. Sz. határozattal módosult. A módosítással a Cigány 2
Kisebbségi Önkormányzat gazdálkodási jogköre szakfeladaton elszámoltról: részben önálló költségvetési szervre változott; illetve rögzítették benne a TANODA Cigány Kisebbségi alszámlát. A jóváhagyott SZMSZ a kisebbségi önkormányzatokra általánosan meghatározott jogszabályi követelményeknek megfelelően került megállapításra. A Szabályzaton belül rögzítették a szervezet felépítését, a testület működését, fogadónap időpontját, a kisebbségi önkormányzat költségvetés megállapításának módját, vagyonát. A Kisebbségi Önkormányzat pénzügyi-gazdasági elszámolását Gyomaendrőd Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala látja el. Javasoljuk meghatározni a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Kormány rendelet 4. (2) bekezdése alapján a Szervezeti és Működési Szabályzatban a belső ellenőrzési kötelezettséget, az ellenőrzést végző személy vagy szervezet jogállását, feladatait. b) Számviteli politika, számlarend A Polgármesteri Hivatalra vonatkozó, jóváhagyott számviteli politika és számlarend előírásai érvényesülnek a Cigány Kisebbség Önkormányzatnál is. A szabályozás a jogszabályi követelményeknek megfelelő. c) Pénzkezelési szabályzat A Cigány Kisebbségi Önkormányzat költségvetési gazdálkodásával kapcsolatos pénzforgalmát a helyi önkormányzat költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódó, külön részére megnyitott alszámlán bonyolítja le. A számla feletti rendelkezési jogosultságok szabályozottak. A Polgármesteri Hivatal házipénztár kezelési szabályzattal rendelkezik, a szabályzat 2000. november 1-jétől hatályos. A szabályzatot a jogszabályi változások figyelembe vételével a vizsgált időszakban aktualizálták. 2007. március 12-től új pénzkezelési szabályzatot léptettek hatályba. 3
A Cigány Kisebbségi Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képezi a kötelezettségvállalással, az érvényesítéssel, az utalványozással és a pénzügyi teljesítéssel kapcsolatos szabályzat. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat készpénzét a házipénztárban elkülönítetten kezeli a pénztáros. A záró pénzkészlet értékét 50.000 Ft-ban határozták meg. A pénztáros minden pénztári napon a pénztári órák befejezésével pénztárzárást készít, melyet a napi zárás alkalmával a POLISZ rendszer automatikusan biztosít. Az utalványozás és annak ellenjegyzése az Ámr. 136. és 137. előírásai szerint történik. Az érvényesítésnél betartják az Ámr. 135. előírásait. A gazdálkodási jogkörök kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés szabályozása során az Ámr. 138. (1)-(2) bekezdésében előírt összeférhetetlenségi szabályozásokat figyelembe vették. Megállapítható, hogy a pénzkezelési szabályzat megfelel a követelményeknek. A szabályzat előírásai összhangban vannak a számviteli és pénzügyi jogszabályokkal. d) Leltározási szabályzat Gyomaendrőd Város Polgármesteri Hivatala leltározásával összefüggő feladatait leltározási szabályzatban határozta meg, melynek előírásai a Cigány Kisebbségi Önkormányzatra is érvényesül. A leltározási szabályzat 2001.01.01-től érvényes, melyet 2006.01.01-én egészítettek ki, mely szerint a leltár ténylegesen 2 évente, évvégén leltározással történik. Megállapítható, hogy a leltározási szabályzat megfelel a követelményeknek. e) Eszközök és források értékelési szabályzata A Polgármesteri Hivatalra vonatkozó, jóváhagyott értékelési szabályzat előírásai érvényesülnek a Cigány Kisebbség Önkormányzatnál is. A szabályozás a jogszabályi követelményeknek megfelelő. 4
A Polgármesteri Hivatal Önköltség számítási szabályzattal nem rendelkezik, feladataiból eredően nem kötelezett annak készítésére. 2.) Az önkormányzati vagyon nyilvántartása és leltározása A Cigány Kisebbségi Önkormányzat ingatlan vagyonnal nem rendelkezik, a működéshez szükséges épület (Gyomaendrőd, Fő u. 80.) a fenntartó önkormányzat tulajdona, melyet a Cigány Kisebbségi Önkormányzatnak használatba adott. A vizsgált időszakban leltározás nem volt, 2005.12.31-ei fordulónappal a leltár az analitikus nyilvántartás adatai alapján készült. Javasoljuk, hogy a leltározási szabályzat kiegészítésének megfelelően 2007.12.31-ei fordulónappal mennyiségi felvétellel történjen meg a leltározás. A vizsgált időszakban az alábbi nagy értékű tárgyi eszköz beszerzés történt: 2005. évben : o irodai bútor 2006. évben : o 10 db számítógép konfiguráció, o digitális fényképezőgép, o digitális videokamera, o hifi torony, o projektor. A Kisebbségi Önkormányzat által használt nagy értékű tárgyi eszközök között nincs nullára leírt eszköz. A 2005.02.03-án vásárolt irodai bútor, 375.000 Ft aktivált értéken szerepel az eszköz egyedi nyilvántartó kartonon. A Phare program keretén belül vásárolt eszközökről benyújtott számlákban, az előzetesen felszámított általános forgalmi adó visszatérítését 50%-ban engedélyezték. Ennek megfelelően az irodai bútor bekerülési értéke ténylegesen: 337.500 Ft. 5
A vizsgált időszakban az alábbi kis értékű tárgyi eszköz beszerzés történt: 2005. évben: o olaj radiátor, o 10 db memória kártya (400 MHz), o 10 db floppy meghajtó, o 10 db winchester (6 db 80 GB, 4 db 40 GB) o 1 db CD újraíró, 3 db DVD újraíró, o Számológép, o diktafon. 2006. évben: o írásvetítő, o vetítővászon, o laminálógép, o televízió, o DVD + VHS lejátszó o 10 db irodai forgószék o 10 db számítógép asztal o óra. A kis értékű tárgyi eszköznyilvántartás nem tartalmazza a 2005. évben vásárolt eszközöket. A 2005. november hóban beszerzett, de pénzügyileg 2006. évben teljesített kis értékű tárgyi eszközök, a kis értékű tárgyi eszköz mennyiségi nyilvántartásában kétszer szerepelnek (- kivéve óra). Javasoljuk, a kis értékű tárgyi eszközök mennyiségi nyilvántartásának folyamatos, teljes körű vezetését. A nagy értékű tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása, értékcsökkenési leírásuk elszámolása, az önkormányzat ingatlan-vagyon kataszter KATAWIN számítógépes nyilvántartási programjával történik. Ezen eszközök üzembe helyezését hitelt érdemlően dokumentálták, a KATAWIN program által kinyomtatott állományba vételi bizonylattal. 6
A vizsgált időszakban és jelenleg is a digitális videokamera és digitális fényképezőgép az egyéb gépek, berendezések, felszerelések között szerepel, melyre 33%-os értékcsökkenést számoltak el. Javasoljuk, hogy ezt a két gépet: - átsorolják a számítástechnikai és ügyvitel technikai eszközök közé, így továbbra is elszámolható értékcsökkenési leírás 33%, vagy - az egyéb gépek, berendezések, felszerelések között maradnak, de akkor 14,5% értékcsökkenési leírás számolható el. A Számvitel Politikájukban az értékcsökkenési leírás elszámolását a 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet 30.. ban előírtakkal megegyezően szabályozták. 3.) Az intézmény pénzügyi ellenőrzése A vizsgált időszakban a Cigány Kisebbségi Önkormányzatnak két pályázat elszámolása volt folyamatban. 1. Gyomaendrőd Város Roma Közösségi Házának bővítése (Phare pályázat) o A projekt elsődleges célkitűzése a már meglévő és működő roma közösségi ház bővítése. o Gyomaendrőd Város Roma Közösségi Ház bővítésének összes költsége 99.221 EUR, melyből a támogatás összege 89.249 EUR. o A támogatás időtartama 2003.07.01.- 2005.03.31.. o Az elszámolás megtörtént. 2. Tanoda típusú tevékenységek a gyomaendrődi hátrányos helyzetű tanulók iskolai sikeressége érdekében című pályázat o A Gyomaendrődön újonnan induló Tanoda célja, hogy segítse a hátrányos helyzetű tanulókat iskolai előrehaladásukban. o A Cigány Kisebbségi Önkormányzat 15.000.000 Ft-ot nyert a pályázaton. o Szerződés szerint a projekt megvalósításának kezdete 2004.12.01- vége 2005.11.30. A támogatási szerződést a Foglalkoztatási és Munkaügyi Minisztérium Humánerőforrás- 7
fejlesztés Operatív Program és EQUAL Program Irányító Hatóságával 2005. március 30-án írták alá. A szerződés szerint a jelentések és fizetési kérelmek benyújtási határideje: I. 2005.05.09. (2004.12.01.-2005.05.08.) II. 2005.08.08. (2005.05.09.-2005.08.07.) III. 2005.11.07. (2005.08.08.-2005.11.06.) A Cigány Kisebbségi Önkormányzat az alábbi időpontokban adta be a jelentéseket és fizetési kérelmeket: I. 2005.05.26. (2004.12.01.-2005.05.08.) 398.050 Ft II. 2005.08.05. (2005.05.09.-2005.07.24.) 2.669.026 Ft III. 2005.11.05. (2005.07.25.-2005.10.23.) 3.394.778 Ft IV. 2006.03.28. (2005.10.24.-2006.02.28.) 5.670.250 Ft V. 2006.09.22. (2006.03.01.-2006.05.29.) 2.827.017 Ft Összesen: 14.959.121 Ft Az elszámolások során kapott támogatási összegek: I. 2005.07.19. 3.750.000 Ft (előleg) II. 2005.11.09. 1.709.283 Ft III. 2006.01.20. 3.395.905 Ft IV. 2006.08.17. 3.144.812 Ft Összesen: 12.000.000 Ft A projekt támogatási szerződése alapján a szakmai zárás 2006. február 28-án volt. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat nem adta le határidőre a jelentéseket, és a záró jelentést is többszöri felszólítás után csak 2006. október 17-én adta be. A záró jelentésben leadott számlák között szerepeltek olyan számlák, amelyek a projekt zárását követően merültek fel, illetve olyan bérszámfejtési tételek, melynek bérszámfejtése és pénzügyi teljesítése szintén a projekt zárását követően merültek fel. Az Oktatási Minisztérium 2007. augusztus 22-ei 6145- FOIG/1-HPI-2007. iktatószámú levele alapján csak a 2006. február 28-ig leszámlázott, és legkésőbb 2006. május 29-ig pénzügyileg teljesített tételek számolhatóak el, a fennmaradó összeg kifizetésére egy záró helyszíni ellenőrzést követően kerülhet sor. Az elszámolás a vizsgált időszakban és jelenleg sem történt meg, melynek összege 3.000.000 Ft csökkentve az el nem fogadott számlák összegeivel. 8
a) A 2005. évi költségvetési előirányzatok és teljesülésük Megnevezés Felhalmozás, felújítás Pénzeszközátadás Előző évi pénzmaradv. felhaszn. Személyi juttatások Munkaadókat terhelő járulékok Dologi és egyéb folyó kiadások Kiadások összesen Átvett pénzeszközök Intézményi működési bevételek Előző évi pénzmaradv. Bevételek összesen Eredeti előri. Ft Módosított előir. Ft Tényleges teljesítés Ft Tervezés megalapo -zottsága % Előir. módosítás mértéke % Pénzügyi teljesítési mutató % 0 3.340.000 3.337.034 0 0 99,91 0 1.374.000 1.368.323 0 0 99,59 0 0 4.125.000 0 0 0,00 3.875.000 3.410.000 2.720.448 70,20 88,00 79,78 1.059.000 1.122.000 888.082 83,86 105,95 79,15 15.405.000 8.018.000 7.652.324 49,67 52,04 95,44 20.339.000 17.264.000 20.091.211 98,78 84,88 116,38 16.214.000 12.733.000 12.731.423 78,52 78,53 99,98 0 406.000 423.399 0 0 104.29 4.125.000 4.125.000 4.125.000 100,00 100,00 100,00 20.339.000 17.264.000 17.279.822 84,95 84,88 100,1 Megállapítottuk: Az összes bevételi előirányzat 3.059.178 Ft-tal az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesült. Az eltérés a TANODA program elszámolásával függ össze. A pénzügyi teljesítés 100,1%. Az átvett pénzeszközök az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesültek. Az átvett pénzeszközök közül 2.252.705 Ft-ot az Oktatási Minisztériumtól a Phare támogatással kapcsolatban kaptak, amelyből a közösségi ház felújítását valósították meg. 800.000 Ft a Magyarországi Nemzeti és Etnikai Kisebbségekért Közalapítványtól származik,melyet a 9
Nemzetközi Cigányzenész és Tánctalálkozóra kaptak és használtak fel. A munkaügyi központtól kapott közhasznú foglalkoztatott támogatás 535.435 Ft. A Tanoda programmal kapcsolatban kaptak 5.459.283 Ft-ot, a támogatást nyújtó megítélése szerint a kapott célra használtak fel. Kisebbségi önkormányzatok részére a 2005. évi működésükhöz biztosított központi állami támogatás 714.000 Ft. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat 2005.05.17- én Mikrohitel Gazdaságfejlesztő Pénzügyi Rt.-től 3.000.000 Ft pályázati áthidaló kölcsönt vett fel. Ténylegesen a hitelszerződésben szereplő összegtől eltérően 2005.05.20-án 2.970.000 Ft érkezett a bankszámlájukra. Az intézményi működési bevételek a módosított előirányzatot meghaladták. Az intézményi működési bevételek 6,63%-a (28.064 Ft) egyéb bevétel; 11,65%-a (49.335 Ft) kamatbevétel ; 81,72%-a (346.000 Ft) pedig a Phare program áfa visszatérítése. Az egyéb bevételek között szerepel 9.980 Ft, amely három számla téves kifizetés miatti visszafizetése; illetve 18.084 Ft, mely az egyik foglalkoztatott SZJA visszatérítése. Az előző évi pénzmaradvány 4.125.000 Ft, mely felhasználásra került. Az összes kiadási előirányzat 247.789 Ft-tal az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesült,de a módosított előirányzatot 2.827.211 Ft-tal meghaladta. A pénzügyi teljesítés mutatója 116,38 %. Felhalmozási és felújítási kiadás a módosított előirányzatnak megfelelően alakult, a Tanoda és Phare program keretén belül: -szoftver vásárlása 20.000 Ft (Tanoda) -Közösségi Ház felújítása, festése, mázolása, gipsz kartonozása 2.349.627 Ft (Phare) -irodai bútorok vásárlása 300.000 Ft (Phare) -előz.felszám.áfa 667.407 Ft A pénzeszköz átadás a módosított előirányzatnak megfelelően alakult. A Phare pályázattal kapcsolatban 2.888 Ft árfolyamnyereség átadásra került sor a Zene és Művészeti Iskolának. A Cigányifjúságért Alapítványnak átadásra került a Phare pályázattal kapcsolatban az adminisztratív költségek 205.924 Ft és a Tanoda programmal kapcsolatban munkabér és járulékai elszámolásának következtében 965.291 Ft. A Katona József Művelődési Háznak 194.220 Ft konzorciumi részesedés lett fizetve. A személyi jellegű juttatások a módosított előirányzat alatt teljesültek. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat tevékenységét 5 fő munkaszerződéssel foglalkoztatott illetve 5 fő megbízási szerződéssel foglalkoztatott látta el. o 4 fő teljes munkaidős: - 1 fő projekt vezető - 2 fő intézményi koordinátor 10
- 1 fő projekt koordinátor o 1 fő részmunkaidős: - foglalkoztatás szervező menedzser o 5 fő Tanoda programmal kapcsolatos megbízás Dologi és egyéb folyó kiadások a módosított előirányzatnak megfelelően teljesültek. A készletbeszerzések 2.332.898 Ft, amelynek 42%-a írószer, irodaszer, nyomtatvány; 44%-a egyéb készlet beszerzés; 14%-a kis értékű tárgyi eszköz. A szolgáltatások 2.710.336 Ft, amelynek 33%-a gáz- és villamos energia szolgáltatás; 26%-a ingatlanok karbantartása (közösségi ház tető javítása); 29%-a szakmai tevékenységhez igénybe vett szolgáltatás; 12%-a egyéb szolgáltatás. Különféle dologi kiadások 2.117.782 Ft, melynek 58%-a vásárolt termék és szolgáltatás általános forgalmi adója; 28%-a reprezentáció; 14%-a egyéb különféle dologi kiadások. Kamatkiadások 215.583 Ft, amely a Mikrohitel Pénzügyi Rt.-től felvett pályázati áthidaló kölcsön kamata. Az adók, vám, adójellegű befizetések között szerepel 5.000 Ft pályázati díj, melyet a különféle adók, díjak, egyéb befizetés sorra javasolt könyvelni. b) A 2006. évi költségvetési előirányzatok és teljesülésük Megnevezés Eredeti előri. Ft Módosított előir. Ft Tényleges teljesítés Ft Tervezés megalapozottsága % Előir. módosítás mértéke % Pénzügyi teljesítési mutató Felhalmozás, felújítás 3.958.000 3.332.000 3.331.544 84,17 84,18 99.99 Személyi juttatások 809.000 2.924.000 2.819.346 348,49 361,43 96,42 Munkaadókat terhelő 251.000 808.000 807.858 321,86 321,91 99,98 járulékok Dologi és egyéb folyó 3.917.000 3.901.000 3.822.139 97,57 99,59 97,98 kiadások Hitel visszafizetés 2.970.000 3.000.000 0 0 100,00 0 Kiadások összesen 11.905.000 13.965.000 10.780.887 90,56 117,3 77,19 Átvett pénzeszközök 10.268.000 12.328.000 9.423.771 91,78 120,1 76,44 % 11
Intézményi működési bevételek Előző évi pénzmaradv. Bevételek összesen 323.000 323.000 342.682 106,09 100,00 106,09 1.314.000 1.314.000 1.313.993 99,99 100,00 99,99 11.905.000 13.965.000 11.080.446 93,1 117,3 79,34 Megállapítottuk: Az összes bevételi előirányzat 824.554 Ft-tal az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesült. A pénzügyi teljesítés 79,34%. Az átvett pénzeszközök közül 200.000 Ft a Magyarországi Nemzeti és Etnikai Kisebbségekért Közalapítványtól származik,melyet a Nemzetközi Cigányzenész és Tánctalálkozóra kaptak és használtak fel. A munkaügyi központtól kapott közhasznú támogatás 1.993.054 Ft, amely a közhasznú foglalkoztatottakra használtak fel. A Tanoda programmal kapcsolatban kaptak 6.540.717 Ft-ot, a támogatást nyújtó megítélése szerint a kapott célra használtak fel. A Békés Megyei Önkormányzattól 50.000 Ft támogatást kaptak a Nemzetközi Cigányzenész és Tánctalálkozóra, mely összeget a kapott célra használtak fel. A kisebbségi önkormányzatok részére a 2006. évi működésükhöz biztosított központi állami támogatás 640.000 Ft. Az intézményi működési bevételek a módosított előirányzatot meghaladták, melynek 5,48%-a (18.803 Ft) kamat bevétel; 0,26%-a (879 Ft) téves számla kifizetés miatti visszafizetés; 94,26%-a (323.000 Ft) a Phare program ÁFA visszatérítése. Előző évi pénzmaradvány 1.313.993 Ft, amely nem került felhasználásra. Az összes kiadási előirányzat teljesülése 1.124.113 Ft-tal az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesültek. A pénzügyi teljesítés mutatója 77,19 %. Felhalmozási és felújítási kiadás 3.331.544 Ft, a módosított előirányzatnak megfelelően alakult: - számítógépes konfigurációk, projektor 2.230.454 Ft - digitális fényképezőgép, video kamera, hifi torony 434.781 Ft - előz.felszám.áfája 666.309 Ft A személyi jellegű juttatások a módosított előirányzat alatt teljesültek. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat 7 fő munkaszerződéssel foglalkoztatott illetve 12 fő megbízási szerződéssel foglalkoztatottal látta el. o 6 fő teljes munkaidős: - 1 fő adminisztrátor - 5 fő segédmunkás 12
o 1 fő részmunkaidős: - adminisztrátor o 12 fő Tanoda programmal kapcsolatos megbízás Dologi és egyéb folyó kiadások a módosított előirányzatnak megfelelően alakult. A készletbeszerzések 1.253.332 Ft, melynek 41 %-a kis értékű tárgyi eszköz. A szolgáltatások 1.340.265 Ft, melynek 50%-a szakmai tevékenységhez igénybe vett szolgáltatás. Különféle dologi kiadások 778.542 Ft, melynek 16%-a reprezentáció. Kamatkiadások 390.000 Ft, amely a Mikrohitel Pénzügyi Rt.-től felvett pályázati áthidaló kölcsön kamata. Összegzés: A Cigány Kisebbségi Önkormányzat elnökével többszöri kérésünk ellenére sem sikerült személyesen tájékozódnunk a vizsgált 2 év gazdálkodását érintően. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat kiadásai 2005. évben a módosított előirányzatot meghaladták, 2006. évben pedig a módosított előirányzat alatt teljesültek. A bevételek 2005-ben a módosított előirányzatnak megfelelően alakultak, 2006. évben pedig a módosított előirányzat alatt teljesültek. Összefoglalóan megállapítható, hogy a bizonylati- és okmányfegyelmet nem minden esetben tartották be: A Mikrohitel Pénzügyi Rt.-től 2005.10.05.én érkezett számlán a vevő aláírása hiányzik. A kiadások utalványozása, ellenjegyzése, érvényesítése, szakmai teljesítése néhány esetben hiányzott. A bizonylatok érvényesítésére ÉRVÉNYTELEN megjelölésű bélyegzőt használnak. Néhány bizonylat esetében azonban a lepecsételés elmaradt. A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés szabályait külön szabályzatban rögzítették, mely szabályokat a gyakorlatban is érvényesítettek. A napi pénzkeretet (50 000 Ft) az ellenőrzött időszakban egy alkalommal sem lépték túl. A napi pénztárjelentést a pénztáros minden alkalommal, a pénztárellenőr nem minden esetben hitelesítette kézjegyével. 13
A Cigány Kisebbségi Önkormányzat épület felújítása illetve kulturális és oktatási termek építési munkáinak az átadása 2005.02.03-án megtörtént. Az építési munkák befejezését lezáró használatbavételi engedéllyel nem rendelkezik, melynek beszerzése iránt, haladéktalanul intézkedni kell. A Cigány Kisebbségi Önkormányzatnál lévő Mikrohitel Gazdaságfejlesztő Pénzügyi Rt.-vel kapcsolatos szerződésmódosítás és fizetési kérelem nincs mindkét fél által aláírva. Javasoljuk ennek pótlását, mert az aláírást nem tartalmazó szerződés semmis. A Tanoda és Phare program esetén egyszerűsített közbeszerzési eljárást alkalmaztak, amely megfelelt a Kbt. 299. (1) (b) és a Kbt. 300..-ban előírtaknak. A nagy értékű tárgyi eszközök értékcsökkenés elszámolása nem minden esetben megfelelő. A kis értékű tárgyi eszközök mennyiségi nyilvántartás folyamatos vezetése teljes körűen nem valósult meg, és nem pontos. A foglalkoztatottak munkabérének meghatározása a jogszabályi előírásoknak megfelelően történt. Béren kívüli juttatás a vizsgált időszakban a foglalkoztatottak részére nem volt. Gyomaendrőd Fő u. 80. alatt lévő ingatlan felmerülő közüzemi költségek megosztásával kapcsolatban, javasoljuk a használók között megállapodás kötését a ténylegesen felmerülő költségek viselése érdekében. (Cigány Kisebbségi Önkormányzat, Művelt Cigányifjúságért Alapítvány, Cigány Szervezetek Országos Szövetsége) A Művelt Cigányifjúságért Alapítvánnyal kötött együttműködési megállapodások a közüzemi díjak átalánydíj megfizetésével kapcsolatban alakilag és tartalmilag nem felelnek meg a követelményeknek. Az együttműködési megállapodás csak az átalánydíj összegét tartalmazza, az nem szerepel benne, hogy mi alapján számolták ki, nem derül ki a megállapodásból, hogy mikor kötötték. Javasoljuk, hogy a kötelezettségvállalásokról a Polgármesteri Hivatal költségvetési ügyintézője minden esetben kapjon fénymásolatot. Javasoljuk, hogy pénzforgalmuk bonyolítása során törekedjenek a Pénzkezelési Szabályzat előírására, miszerint a pénzforgalom lebonyolítása során a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazását, a bankszámlán történő tranzakciót kell előnyben részesíteni. Javasoljuk, hogy a beérkezett számlákon lévő tételeket a megfelelő főkönyvi számlára könyveljék. ( pl.: 2005.10.12-ei Mágus-Comp által kiállított számla összege 501.469 Ft, 14
az írószer, irodaszer, nyomtatvány főkönyvi számlán szerepel. Ezen a számlán szerepel 48.195 Ft értékben könyv és 224.650 Ft értékben tintapatron, toner) A TANODA pályázat pénzügyi elszámolása a mai napig nem történt meg. Javasoljuk, a pénzügyi elszámolás rövid időn belüli megvalósítását és az ehhez kapcsolódó kölcsön visszafizetését. Gyomaendrőd, 2007. szeptember 27. Bereczki Ivett függetlenített belső ellenőr Palotás Károlyné függetlenített belső ellenőr 15
Záradé k Az ellenőrzött költségvetési szerv vezetője a megállapításokat megismerte, azokkal kapcsolatban a jelentéstervezet kézhezvételétől számított 15 naptári napon belül észrevételt tehet az ellenőrzést végző szerv részére. A határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni. Gyomaendrőd, 2007. szeptember 27.... Dógi János Cigány Kisebbségi Önkormányzat elnöke 16