BELSŐ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSTERVEZET

Átírás

1 BELSŐ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSTERVEZET Vizsgált szervezet Neve : Német Kisebbségi Önkormányzat Címe : 5500 Gyomaendrõd, Szabadság tér 1. Költségvetési szerv vezetője : Gschwindt Mónika Törzsszáma : Adószáma : Gazdálkodási formája : helyi önkormányzat által felügyelt költségvetési szerv Gazdálkodási jogköre : részben önálló költségvetési szerv Ellenőrzést végző szerv Neve Békési Kistérségi Társulás Címe 5630 Békés, Petőfi u. 2. Ellenőrzést végzi Bereczki Ivett, függetlenített belső ellenőr Palotás Károlyné, függetlenített belső ellenőr Belső ellenőrzés tárgya: Német Kisebbségi Önkormányzat / Szabadság tér 1./ részben önálló költségvetési szerv évi és évi átfogó pénzügyi gazdasági- szabályszerűségi ellenőrzése. Helyszíni ellenőrzés kezdete: augusztus 27. Helyszíni ellenőrzés vége: szeptember 27. MEGÁLLAPÍTÁSOK A gyomaendrődi Német Kisebbségi Önkormányzat án alakult. A gazdálkodási feladatok végrehajtása érdekében január1-én, együttműködési megállapodást kötött Gyomaendrőd Város Önkormányzatával. A 7/2005.( II.10.) NK. Sz. határozattal és a 31/2005.(II. 27.) KT. Sz. határozattal az együttműködési megállapodást módosították február 4-én, amelyben arról döntöttek, hogy Gyomaendrőd Város Német Kisebbségi Önkormányzata február1-től önálló adószámmal, önálló törzsszámmal rendelkező, részben önálló költségvetési szervként működik tovább. A módosított együttműködési megállapodás aláírása a két fél részéről nem történt meg. A február 4- én átdolgozott együttműködési megállapodás március 27-ei dátummal került mindkét fél által aláírásra. 1

2

3 A Szabályzaton belül rögzítették a szervezet felépítését, a testület működését, fogadónap időpontját, a kisebbségi önkormányzat költségvetés megállapításának módját, vagyonát. A Kisebbségi Önkormányzat pénzügyi-gazdasági elszámolását Gyomaendrőd Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala látja el. Javasoljuk meghatározni a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Kormány rendelet 4. (2) bekezdése alapján a Szervezeti és Működési Szabályzatban a belső ellenőrzési kötelezettséget, az ellenőrzést végző személy vagy szervezet jogállását, feladatait. b) Számviteli politika, számlarend A Polgármesteri Hivatalra vonatkozó, jóváhagyott számviteli politika és számlarend előírásai érvényesülnek a Német Kisebbség Önkormányzatnál is. A szabályozás a jogszabályi követelményeknek megfelelő. c) Pénzkezelési szabályzat A Német Kisebbségi Önkormányzat költségvetési gazdálkodásával kapcsolatos pénzforgalmát a helyi önkormányzat költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódó, külön részére megnyitott alszámlán bonyolította le. A számla feletti rendelkezési jogosultságok szabályozottak. A Polgármesteri Hivatal házipénztár kezelési szabályzattal rendelkezik, a szabályzat november 1-jétől hatályos. A szabályzatot a jogszabályi változások figyelembe vételével a vizsgált időszakban aktualizálták március 12-től új pénzkezelési szabályzatot léptettek hatályba. A Német Kisebbségi Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képezi a kötelezettségvállalással, az érvényesítéssel, az utalványozással és a pénzügyi teljesítéssel kapcsolatos szabályzat. 3

4 A Német Kisebbségi Önkormányzat készpénzét a házipénztárban elkülönítetten kezeli a pénztáros. A záró pénzkészlet értékét ban határozták meg. A pénztáros minden pénztári napon a pénztári órák befejezésével pénztárzárást készít, melyet a napi zárás alkalmával a POLISZ rendszer automatikusan biztosít. Az utalványozás és annak ellenjegyzése az Ámr és 137. előírásai szerint történik. Az érvényesítést az előírt iskolai, valamint szakmai képesítéssel rendelkező költségvetési ügyintéző látja el. Az érvényesítésnél betartják az Ámr előírásait. A gazdálkodási jogkörök kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés szabályozása során az Ámr (1)-(2) bekezdésében előírt összeférhetetlenségi szabályozásokat figyelembe vették. Megállapítható, hogy a pénzkezelési szabályzat megfelel a követelményeknek. A szabályzat előírásai összhangban vannak a számviteli és pénzügyi jogszabályokkal. d) Leltározási szabályzat Gyomaendrőd Város Polgármesteri Hivatala leltározásával összefüggő feladatait leltározási szabályzatban határozta meg, melynek előírásai a Német Kisebbségi Önkormányzatra is érvényesül. A leltározási szabályzat től érvényes, melyet én egészítettek ki, mely szerint a leltár ténylegesen 2 évente, évvégén leltározással történik. Megállapítható, hogy a leltározási szabályzat megfelel a követelményeknek. e) Eszközök és források értékelési szabályzata A Polgármesteri Hivatalra vonatkozó, jóváhagyott értékelési szabályzat előírásai érvényesülnek a Német Kisebbség Önkormányzatnál is. A szabályozás a jogszabályi követelményeknek megfelelő. A Polgármesteri Hivatal Önköltség számítási szabályzattal nem rendelkezik, feladataiból eredően nem kötelezett annak készítésére. 4

5 2.) Az önkormányzati vagyon nyilvántartása és leltározása. Német Kisebbségi Önkormányzat ingatlan vagyonnal nem rendelkezik, működéshez a Gyomaendrőd, Szabadság tér 1. szám alatti épületben a városi önkormányzat biztosított helyet. Egyéb vagyontárgyairól a vizsgált időszakban ei fordulónappal az analitikus nyilvántartás adatai alapján készült leltár. A Német Kisebbségi Önkormányzatnál a legutóbbi leltározás március 23-án volt. A leltározás kiértékelése során eltérést nem állapítottak meg. A Kisebbségi Önkormányzat kis értékű tárgyi eszközeiről a mennyiségi nyilvántartás folyamatos vezetését teljes körűen nem valósították meg, a nagy értékű tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása, értékcsökkenési leírásuk elszámolása, az önkormányzat ingatlanvagyon kataszter KATAWIN számítógépes nyilvántartási programjával történik. Ezen eszközök üzembe helyezését hitelt érdemlően dokumentálták, a KATAWIN program által kinyomtatott állományba vételi bizonylattal. A vizsgált időszakban nagy értékű tárgyi eszköz beszerzés nem volt. Az intézmény által használt nagy értékű tárgyi eszközök 25 -a nullára íródott ig. A vizsgált időszakban az alábbi tárgyi eszköz beszerzés történt: évben : o Nyomtató+szünetmentes tápegység o DVD író, Winchester 160 GB o Vezérlő kártya o Német népviseleti ruha évben: o Winchester 200 GB o Német népviseleti ruha A nyomtató+szünetmentes tápegység, a DVD író, 2 db winchester, vezérlő kártya nem szerepel sem a nagy értékű, sem a kis értékű tárgyi eszköz nyilvántartásban. 5

6 A 2005-ben vásárolt népviseleti ruha és a 2006-ban vásárolt teáskészlet, jénai tál és gyertyatartó az egyéb készletbeszerzés között szerepel, javasoljuk ezen eszközöket kis értékű tárgyi eszközként szerepeltetni és nyilvántartásba venni, mivel elhasználódási idejük éven túli. A vizsgált időszakban és jelenleg is a DEVELOP fénymásoló és fax a számítástechnikai és ügyvitel technikai eszközök között szerepel, melyre 14,5-os értékcsökkenést számoltak el. Javasoljuk, hogy ez a gép - a számítástechnikai és ügyvitel technikai eszközök között maradjon, mely után 33 értékcsökkenés számolható el. A Számvitel Politikájukban az értékcsökkenési leírás elszámolását a 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet ban előírtakkal megegyezően szabályozták. 3.) Az önkormányzat pénzügyi ellenőrzése a) A évi költségvetési előirányzatok és teljesülésük Megnevezés Személyi juttatások Munkaadókat terhelő járulékok Dologi és egyéb folyó kiadások Kiadások összesen Eredeti előri. Módosított előir. Tényleges teljesítés Tervezés megalapo -zottsága Előir. módosítás mértéke Pénzügyi teljesítési mutató , , ,98 100,37 63, ,64 113,98 68,12 6

7 Átvett pénzeszközök Intézményi működési bevételek Előző évi pénzmaradv. Bevételek összesen , , ,04 113,98 100,05 Megállapítottuk: Az összes bevételi előirányzat teljesülése tal az eredetileg tervezett előirányzatot meghaladta. A pénzügyi teljesítés 100,05. Az átvett pénzeszközök közül a Magyarországi Nemzeti és Etnikai Kisebbségekért Közalapítványtól származik,melyet az anyanyelvű és népismereti gyermek- és ifjúsági táborra kaptak és használtak fel. A kisebbségi önkormányzatok részére a évi működésükhöz biztosított központi állami támogatás Az intézményi működési bevételek a módosított előirányzatnak megfelelően teljesültek. Az intézményi működési bevételek a Sváb bál belépőjegyeiből (8.500 ), és a Linde-Gáz, számlajavítás miatti visszautalásból (2.945 ) realizálódtak. Az előző évi pénzmaradvány , amely nem került felhasználásra. Az összes kiadási előirányzat tal az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesült. A pénzügyi teljesítés mutatója 68,12. A személyi jellegű juttatások a módosított előirányzatnak megfelelően teljesültek. A Német Kisebbségi Önkormányzat az anyanyelvű és népismereti gyermek - és ifjúsági táborral kapcsolatos tevékenységét 2 fővel látta el megbízási szerződéssel. Dologi és egyéb folyó kiadások az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesültek. A pénzügyi teljesítés 63,74. A pénzügyi teljesítést jelentősen befolyásolta, hogy készletbeszerzésre ot terveztek, melyből teljesült, a szolgáltatások eredeti előirányzata , a teljesítés , különféle dologi kiadásokra ot terveztek, melyből ot teljesítettek. Kis értékű tárgyi eszköz beszerzés

8 A kiadások és bevételek utalványozott, ellenjegyzett és érvényesített bizonylatok alapján kerültek elszámolásra mind a banki, mind a pénztári elszámolások keretében. A kisebbségi önkormányzat a rendelkezésre álló forrásokat az Áht ában előírtak szerint a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló törvényben meghatározott- a kisebbség egészét, vagy többségét érintő- feladatok megvalósítására használta fel. b) A évi költségvetési előirányzatok és teljesülésük Megnevezés Dologi és egyéb folyó kiadások Kiadások összesen Átvett pénzeszközök Intézményi működési bevételek Előző évi pénzmaradv. Bevételek összesen Eredeti előri. Módosított előir. Tényleges teljesítés Tervezés megalapozottsága Előir. módosítás mértéke Pénzügyi teljesítési mutató ,58 100,00 81, ,58 100,00 81, ,83 100,00 99, ,82 100,00 111,82 Megállapítottuk: Az összes bevételi előirányzat teljesülése tal az eredetileg tervezett előirányzatot meghaladta. A pénzügyi teljesítés 111,82. Ennek oka, hogy a Német Kisebbségi Önkormányzat nem tervezett intézményi működési bevételt, de ténylegesen bevételt realizált. 8

9 A kisebbségi önkormányzatok részére a évi működésükhöz biztosított központi állami támogatás Az előző évi pénzmaradvány 289 ezer, amelyet évben nem használt fel. Az intézményi működési bevételek a Sváb bál nevezési, és részvételi díjaiból ( ), illetve ÁHT-n belülre és kívülre tovább számlázott szolgáltatás (szállítási költség ) összegekből tevődik össze. Az összes kiadási előirányzat tal az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesült. A pénzügyi teljesítés mutatója 81,58. Dologi és egyéb folyó kiadások az eredetileg tervezett előirányzat alatt teljesültek. A pénzügyi teljesítést jelentősen befolyásolta, hogy a közüzemi díjakra terveztek ot, kulturális rendezvényre, szakmai tevékenységhez igénybevett szolgáltatásra ot, melyeknek teljesítése nem történt meg. Könyv beszerzésre, kis értékű tárgyi eszközökre és egyéb készletbeszerzésre nem terveztek semmit, de a teljesítés volt. Személyi jellegű juttatás kiadás évben nem merült fel. A kiadások és bevételek utalványozott, ellenjegyzett és érvényesített bizonylatok alapján kerültek elszámolásra mind a banki, mind a pénztári elszámolások keretében. A kisebbségi önkormányzat a rendelkezésre álló forrásokat az Áht ában előírtak szerint a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló törvényben meghatározott- a kisebbség egészét, vagy többségét érintő- feladatok megvalósítására használta fel. Összegzés: Az intézmény kiadásai mindkét költségvetési évben a módosított előirányzat alatt teljesültek. A bevételek mindkét évben meghaladták az előirányzott összegeket. Összefoglalóan megállapítható, hogy a bizonylati- és okmányfegyelmet nem minden esetben tartották be: A Takarékszövetkezettől án felvett összegről a TU készpénz felvételi utalványt nem töltötték ki. A kiküldetési rendelvény nem minden esetben volt értelemszerűen kitöltve. Több esetben hiányzott a munkáltató neve, címe, adószáma; gépjármű típusa (pl. OPEL ASTRA 1,4), fogyasztási normája (pl: 9 l/ 100 km) illetve az összeg és aláírás. 9

10 Javasoljuk, a kiküldetési rendelvények szabályszerű, értelemszerű kitöltését. A kiadások utalványozása, ellenjegyzése, érvényesítése, szakmai teljesítése néhány esetben hiányzott. A bizonylatok érvényesítésére ÉRVÉNYTELEN megjelölésű bélyegzőt használnak. Néhány bizonylat esetében azonban a lepecsételés elmaradt évben az ellenőrzést végző személy aláírása a kiadási és bevételi utalványokon minden esetben hiányzik. A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés szabályait külön szabályzatban rögzítették, mely szabályokat a gyakorlatban is érvényesítettek. A napi pénzkeretet ( ) az ellenőrzött időszakban egy alkalommal sem lépték túl. A napi pénztárjelentést a pénztáros és a pénztárellenőr minden alkalommal hitelesítette kézjegyével. A nagy értékű tárgyi eszközök értékcsökkenési leírásának elszámolása nem minden esetben megfelelő. A kis értékű tárgyi eszközök mennyiségi nyilvántartásának folyamatos vezetése teljes körűen nem valósult meg. Javasoljuk, hogy pénzforgalmuk bonyolítása során törekedjenek a Pénzkezelési Szabályzat előírására, miszerint a pénzforgalom lebonyolítása során a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazását, a bankszámlán történő tranzakciót kell előnyben részesíteni. Gyomaendrőd, szeptember 27. Bereczki Ivett függetlenített belső ellenőr Palotás Károlyné függetlenített belső ellenőr 10

11 Záradé k Az ellenőrzött költségvetési szerv vezetője a megállapításokat megismerte, azokkal kapcsolatban a jelentéstervezet kézhezvételétől számított 15 naptári napon belül észrevételt tehet az ellenőrzést végző szerv részére. A határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni. Gyomaendrőd, szeptember Gschwindt Mónika Német Kisebbségi Önkormányzat elnöke 11