PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS ÁLTALÁNOS ELEMZÉSE SZAKÉRTİI TANULMÁNY

InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: 06-1-212-2070, 06-1-214-0352, Fax: 06-1-214-0352 Honlap: www.intermap.hu, e-mail: info@intermap.hu PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS ÁLTALÁNOS ELEMZÉSE SZAKÉRTİI TANULMÁNY Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Páty polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-3.A.1/A-2008-0006 kódszámú pályázat keretében 2009 V I AD O R O K Ö Z I G A Z G A T Á S F E J L E S Z T É S I T A N Á C S A D Ó É S S Z O L G Á L T A T Ó K F T. A R O P.PA L Y A Z A T@YA H O O. C O M 30-5 5 5-90 96

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei 1.a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Ebben szerepel a pályázatban vállalt fejlesztési részterület pályázati útmutató szerinti megnevezése. Az önkormányzati hivatal és az intézmények döntéshozói számára a stratégiai menedzsment módszertana, és az indokoltan kapcsolódó informatikai alkalmazások és eszközök használatának készségszintő elsajátításával kialakul és megerısödik a szervezet irányításának korszerő eljárásrendje. Csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok idıben felgyorsulnak, döntési szintek meghatározásában érvényesül a szervezeti szubszidiaritás elve, amelyet a hivatali szmsz-ben, munkaköri leírásokban, önkormányzati szintő jogszabályokban rögzítenek. Ebben szerepel a pályázatban vállalt fejlesztési részterület pályázat projektterve szerinti leírása. 1.a) döntési pontok csökkenésének aránya a döntéshozatalban Ebben szerepelnek a pályázatban vállalt fejlesztési részterület pályázat projektterve szerinti vállalt indikátorainak megnevezései A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 % Ebben szerepelnek a pályázatban vállalt fejlesztési részterület pályázat projektterve szerinti vállalt indikátorainak mértékegységei (% vagy db, vagy fı) 100 Ebben szerepelnek a pályázatban vállalt fejlesztési részterület pályázat projektterve szerinti vállalt indikátorainak kiinduló mértéke (2009-es állapot) 90 Ebben szerepelnek a pályázatban vállalt fejlesztési részterület pályázat projektterve szerinti vállalt indikátorainak 2009-re vállalt mértéke 80 Ebben szerepelnek a pályázatban vállalt fejlesztési részterület pályázat projektterve szerinti vállalt indikátorainak 2010-re vállalt mértéke 0 Ebben szerepelnek a pályázatban vállalt fejlesztési részterület pályázat projektterve szerinti vállalt indikátorainak 2011-re vállalt mértéke

1.a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok felgyorsulnak Ebben szerepelnek a pályázatban vállalt fejlesztési részterület megvalósításának röviden megfogalmazott módszerei és elvárt eredményei A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek: azon tevékenységeknek rendszerbe ágyazott meghatározásai és leírása, amelyeket az elvárt eredmények és vállalt indikátorok megvalósítása és elérése érdekében el kell végezni (voltaképpen a pályázati projekt rész- vagy alprojektjei) a fejlesztési részterület eredményei eléréséhez szükséges, rendelkezésre álló állapotok, tevékenységek, eszközök Döntés-elıkészítı folyamatok elektronikus támogatása megvalósításához kapcsolódó feladatok amelyeket a pályázat projektje során, illetve a vállalt indikátorok során el kell végezni a projekt megvalósítójának (önkormányzat, beszállító vállalkozó. a képviselı testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntéselıkészítı dokumentumok arányának növelése Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok elıállítása megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei a feladatok önálló részekre bontása, olyan munkafolyamatok, amelyekkel a pályázatban vállalt részterületek megvalósítását el lehet végezni. Egy önálló eszköz többfajta cél és többfajta részterület megvalósítására alkalmas egység. Informatikai állapot- és informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrássa ez eljárásrendek, z szmsz és a munkaköri delkezésre álló dön- Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az Elektronikusan ren- szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv allokálás szmsz és a munkaköri leírások módosítá- kidolgozott javaslatok mentumok elıállítá- leírások módosítására tés-elıkészítı doku- elkészítése sára rendelet/határozat intézı szakirányú sával megbízott ügy- szintjén képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 3

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei 1.a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Az önkormányzati hivatal és az intézmények döntéshozói számára a stratégiai menedzsment módszertana, és az indokoltan kapcsolódó informatikai alkalmazások és eszközök használatának készségszintő elsajátításával kialakul és megerısödik a szervezet irányításának korszerő eljárásrendje. Csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok idıben felgyorsulnak, döntési szintek meghatározásában érvényesül a szervezeti szubszidiaritás elve, amelyet a hivatali szmsz-ben, munkaköri leírásokban, önkormányzati szintő jogszabályokban rögzítenek. A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 1.a) döntési pontok csökkenésének aránya a döntéshozatalban % 100 90 80 0 1.a) módosított munkaköri leírások száma db 0 5 0 0 1.a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok felgyorsulnak Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 4

Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntés-elıkészítı folyamatok elektronikus támogatása megvalósításához kapcsolódó feladatok a képviselı testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntéselıkészítı dokumentumok arányának növelése Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok elıállítása megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrássa ez eljárásrendek, z szmsz és a munkaköri Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az allokálás szmsz és a munkaköri leírások módosítá- kidolgozott javaslatok leírások módosítására sára rendelet/határozat szintjén Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok elıállításával megbízott ügyintézı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 5

Belsı hálózat kiépítése, munkaállomások korszerősítése, szükséges szoftverfrissítés A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntési folyamatok egyszerősítése megvalósításához kapcsolódó feladatok Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzıi utasítás/határozat) megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrás- szabályzat elkészítébályzat elfogadása Intranet-használati Intranet-használati sza- allokálás se Intranet-használati szabályzat alapján az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 6

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntési pontok számának csökkentése megvalósításához kapcsolódó feladatok Csökkenthetı döntési pontok beazonosítása Döntési pontok csökkentése a döntések kompetenciák delegálása során Szervezeti egységek (ügytípushoz) tartozó döntési pontok beazonosítása az eljárásrendek alapján megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Szervezeti egységek (ügytípushoz) tartozó döntési (ügytípushoz) tartozó sa ez eljárásrendek, szmsz és a munkaköri Szervezeti egységek Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az pontok beazonosítása a döntési pontok beazonosítása az munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok az szmsz és a mun- leírások módosítására hivatal szmsz-e alapján kaköri leírások alapjázati rendelet/határozat sítására elfogadása önkormány- szintjén Új döntési kompetenciák (pl. tervezés) delegálásával felruházott ügyintézı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 7

Fejlesztési részterület 1.b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idı csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítı mutató javítása érdekében; A fejlesztési részterület tervezett eredményei Az önkormányzati hivatal szervezeti felépítésének, az ügyintézés folyamatának korszerősítése történik a vezetık igényei, a munkatársak véleménye, illetve a felhasználók (állampolgárok, kkv-k) visszajelzései alapján. Figyelembe véve az EU és a hazai e-közigazgatással foglalkozó magas szintő tervdokumentumokat, megtörténik a szolgáltató önkormányzat kialakításához szükséges elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása. Közvetlen kapcsolat épül ki a hivatal minél több ügyintézıje között (intraneten csoportmunka bevezetésével) (az 1.e) és az 1.f) részterületek eredményeivel összhangban), idıpontfoglalással csökken az ügyfelek várakozási ideje, rugalmas ebédidı és összehangolt szabadságolások által - vezetıi kompetencia erısítés során folyamatosan ügyfélbaráttá válik az ügyintézık rendelkezésre állása 1.b) egy ügyindításra jutó átlagos várakozási idı mértékének csökkenése 1.b) intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık aránya A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 % 100 85 65 0 % 0 50 75 100 2.b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idı csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítı mutató javítása érdekében; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása, ügyfélbarát ügyintézés Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 8

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Egy ügyindításra jutó átlagos várakozási idı mértékének csökkenése megvalósításához kapcsolódó feladatok Elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása Kapcsolatépítés és koordináció javítása az ügyintézık között, csoportmunka kialakítása Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Koordinációs pontok, Koordinációs pontok, forrás- értekezletek beillesz- értekezletek beilleszté- allokálás tése a szervezeti séhez kapcsolódó szervezeti egységek (ügyintézık), feladatok átveze- illetve a vezetık tése a hivatal szmszébe között az ügyintézıi feladatok átvezetése munkaköri leírásokba Ügyintézık ösztönrendszerébe a személyes és az elektronikus alapú kapcsolatépítés és tartásban való eredményes részvétel beillesztése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 9

Belsı hálózat kiépítése, munkaállomások korszerősítése, szükséges szoftverfrissítés A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Az intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık arányának növelése megvalósításához kapcsolódó feladatok Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzıi utasítás/határozat) megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrás- szabályzat elkészítébályzat elfogadása Intranet-használati Intranet-használati sza- allokálás se Intranet-használati szabályzat alapján az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 10

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei 1. c. Az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásnak javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) Az önkormányzati hivatal szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során, alkalmazva az e- közigazgatás ajánlásait, illetve az informatikai alkalmazásokat (pl. csoportmunka) magas fokon összehangolttá válnak a hivatali front office, ügyintézés ügyfélszolgálat folyamatai. Az 1.b) részterület teljesülésével összhangban az ügyfélszolgálat fejlesztése minél több ügyleírás rövid, érthetı közzététele (pl. önkormányzati honlapon), illetve hozzáférhetıvé tétele (brosúrák, kifüggesztett tájékoztató útmutatók) A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 1.c) elektronikusan hozzáférhetı ügyleírások aránya % 0 40 80 100 1.c) intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık aránya c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: gyorsabb, pontosabb ügyintézés % 0 50 75 100 Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 11

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Az elektronikusan hozzáférhetı ügyleírások arányának növelése megvalósításához kapcsolódó feladatok Ügyleírások egységesítése (egységes formai, szerkezeti szempontok alapján) Az egységesített elektronikus ügyleírások elhelyezése az önkormányzat honlapján egységes formai és tartalmi szempontok szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzıi utasítás/határozat) megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei egységes formai és tartalmi honlap szerkezeti egységes formai és ügyleírások elektronikus szempontok szabályzatok funkcionális korszerősítése tartalmi szempontok változatainak frissítés- alapján az ügyleírások elkészítése, szabályzatok alapján hez kapcsolódó szerve- elfogadása, frissítése készült ügyleírások zeti feladatok átvezetétainak elektronikus változase a hivatal szmsz-ébe frissítése az az ügyintézıi feladatok önkormányzat honlapján átvezetése munkaköri leírásokba ügyleírások elektronikus változatainak frissítéshez kapcsolódó ügyintızi faladatokat ellátó ügyintézı informatikai képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 12

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei 1. d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása; A döntés-elıkészítési folyamatok rövidítése, illetve a döntési pontok számának csökkentése, valamint a nyilvánosság szélesítése érdekében korszerő irányítási rendszereket (PQM), illetve informatikai eszközöket (portál) vezetünk be. Folyamatos hivatali deregulációs eljárás megindítása (összhangban az 1.a) részterület eredményeivel). Nyilvánosság véleményének visszacsatolása a döntési, szabályozási folyamatokba, papíralapú felkészítı anyagok helyett egyre nagyobb arányban elektronikus adathordozón állnak a döntés-elıkészítı információk a választott tisztségviselık rendelkezésére (gyorsabb felkészülési lehetıség miatt a testületi üléseken, a megszokottnál több napirendi pont megvitatására, több döntés meghozatalára nyílik lehetıség.). A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 1.d) a képviselı testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre % 0 50 100 100 álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya 1.d) egyszerősített folyamatok aránya % 0 40 80 80 d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása; Módszer: a testület alapító okiratának, a szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: a döntés-elıkészítés rövidítése, a nyilvánosság szélesítése, Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 15

Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntés-elıkészítı folyamatok elektronikus támogatása megvalósításához kapcsolódó feladatok a képviselı testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntéselıkészítı dokumentumok arányának növelése Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok elıállítása megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrássa ez eljárásrendek, z szmsz és a munkaköri Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az allokálás szmsz és a munkaköri leírások módosítá- kidolgozott javaslatok leírások módosítására sára rendelet/határozat szintjén Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok elıállításával megbízott ügyintézı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 16

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntési pontok számának csökkentése megvalósításához kapcsolódó feladatok Csökkenthetı döntési pontok beazonosítása Döntési pontok csökkentése a döntések kompetenciák delegálása során Szervezeti egységek (ügytípushoz) tartozó döntési pontok beazonosítása az eljárásrendek alapján megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Szervezeti egységek (ügytípushoz) tartozó döntési (ügytípushoz) tartozó sa ez eljárásrendek, szmsz és a munkaköri Szervezeti egységek Javaslatok kidolgozá- Az eljárásrendek, az pontok beazonosítása a döntési pontok beazonosítása az munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok az szmsz és a mun- leírások módosítására hivatal szmsz-e alapján kaköri leírások alapjázati rendelet/határozat sítására elfogadása önkormány- szintjén Új döntési kompetenciák (pl. tervezés) delegálásával felruházott ügyintézı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 18

Elektronikus tájékoztatás a honlapon szabályzat elkészítése A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek A nyilvánosság szélesítése megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése szabályzat elfogadása fejlesztési terv szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 19

Fejlesztési részterület 1. e) a hivatal belsı szervezeti egységei közötti együttmőködés javítása; A fejlesztési részterület tervezett eredményei Az önkormányzati hivatal szervezeti felépítésének, az ügyintézés folyamatának korszerősítése történik a vezetık igényei, a munkatársak véleménye, illetve a felhasználók (állampolgárok, kkv-k) visszajelzései alapján. Figyelembe véve az EU és a hazai e-közigazgatással foglalkozó magas szintő tervdokumentumokat, megtörténik a szolgáltató önkormányzat kialakításához szükséges elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása. Közvetlen kapcsolat épül ki a hivatal minél több ügyintézıje között (intraneten csoportmunka bevezetésével) (az 1.b) és az 1.f) részterületek eredményeivel összhangban), idıpontfoglalással csökken az ügyfelek várakozási ideje, rugalmas ebédidı és összehangolt szabadságolások által - vezetıi kompetencia erısítés során folyamatosan ügyfélbaráttá válik az ügyintézık rendelkezésre állása 1.e) a vállalt ügymenetekre jutó átlagos munkaidı mértékének csökkenése 1.e) intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık aránya e) a hivatal belsı szervezeti egységei közötti együttmőködés javítása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: eljárások gyorsaságának és egyenszilárdságának erısítése A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 % 100 85 65 65 % 0 50 75 100 Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 20

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Az ügytípusokhoz tartozó ügymenetek, eljárások gyorsaságának és egyenszilárdságának elérése megvalósításához kapcsolódó feladatok Belsı hálózat kiépítése, munkaállomások korszerősítése, szükséges szoftverfrissítés Kapcsolatépítés és koordináció javítása az ügyintézık között, csoportmunka kialakítása Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Koordinációs pontok, Koordinációs pontok, forrás- értekezletek beillesz- értekezletek beilleszté- allokálás tése a szervezeti séhez kapcsolódó szervezeti egységek (ügyintézık), feladatok átveze- illetve a vezetık tése a hivatal szmszébe között az ügyintézıi feladatok átvezetése munkaköri leírásokba Ügyintézık ösztönrendszerébe a személyes és az elektronikus alapú kapcsolatépítés és tartásban való eredményes részvétel beillesztése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 21

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei 1. f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; Az önkormányzati hivatal szervezeti felépítésének, az ügyintézés folyamatának korszerősítése történik a vezetık igényei, a munkatársak véleménye, illetve a felhasználók (állampolgárok, kkv-k) visszajelzései alapján. Figyelembe véve az EU és a hazai e-közigazgatással foglalkozó magas szintő tervdokumentumokat, megtörténik a szolgáltató önkormányzat kialakításához szükséges elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása. Közvetlen kapcsolat épül ki a hivatal minél több ügyintézıje között (intraneten csoportmunka bevezetésével) (az 1.b) és az 1.e) részterületek eredményeivel összhangban), idıpontfoglalással csökken az ügyfelek várakozási ideje, rugalmas ebédidı és összehangolt szabadságolások által - vezetıi kompetencia erısítés során folyamatosan ügyfélbaráttá válik az ügyintézık rendelkezésre állása A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 1.f) módosított munkaköri leírások száma db 0 5 0 0 1.f) intraneten egymással kapcsolatban álló vezetık aránya % 0 100 0 0 f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: csoportmunka bevezetésével átláthatóbbá válik a szervezeti egységek tevékenysége Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 24

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Az ügytípusokhoz tartozó ügymenetek, eljárások gyorsaságának és egyenszilárdságának elérése megvalósításához kapcsolódó feladatok Belsı hálózat kiépítése, munkaállomások korszerősítése, szükséges szoftverfrissítés Kapcsolatépítés és koordináció javítása az ügyintézık között, csoportmunka kialakítása Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, Koordinációs pontok, Koordinációs pontok, forrás- értekezletek beillesz- értekezletek beilleszté- allokálás tése a szervezeti séhez kapcsolódó szervezeti egységek (ügyintézık), feladatok átveze- illetve a vezetık tése a hivatal szmszébe között az ügyintézıi feladatok átvezetése munkaköri leírásokba Ügyintézık ösztönrendszerébe a személyes és az elektronikus alapú kapcsolatépítés és tartásban való eredményes részvétel beillesztése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 25

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Az intraneten egymással kapcsolatban álló vezetık és ügyintézık arányának növelése megvalósításához kapcsolódó feladatok Belsı hálózat kiépítése, munkaállomások korszerősítése, szükséges szoftverfrissítés Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzıi utasítás/határozat) megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrás- szabályzat elkészítébályzat elfogadása Intranet-használati Intranet-használati sza- allokálás se Intranet-használati szabályzat alapján az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 26

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei 1.g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása Az önkormányzati hivatal és intézmények szmsz-e és a vezetık munkaköri leírásainak indokolt módosítása során (pl. nevesítjük a tervezés és az ellenırzés formális személyi és szervezeti elvárásait), alkalmazva az e-közigazgatás ajánlásait, illetve az informatikai alkalmazásokat. (Összehangoltan az 1.a) és az 1.d) részterületek eredményeivel.) Az önkormányzati hivatal és az intézmények döntéshozói számára a stratégiai menedzsment módszertana, és az indokoltan kapcsolódó informatikai alkalmazások és eszközök használatának készségszintő elsajátításával korszerősödik a szervezet irányításának eljárásrendje, figyelemmel a szubszidiaritás elvére. Azonos döntési kompetenciájú, azonos döntési területő, azonos hatás- és felelısségi körrel rendelkezı vezetık munkaköri leírásának átvilágítása után a beosztások számának és kiterjedtségének optimalizációja, illetve indokolt esetben a döntési területek, hatás- és felelısségi körök összevonása történik meg. A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 1.g) módosított, csökkentett döntési-, hatás- és felelısségi % 0 50 75 0 körök aránya 1.g) módosított munkaköri leírások száma db 0 5 0 0 g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: beosztások optimalizációja, hatás- és felelısségi körök összevonása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 28

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntési pontok számának csökkentése megvalósításához kapcsolódó feladatok Csökkenthetı döntési pontok beazonosítása Döntési pontok csökkentése a döntések kompetenciák delegálása során Az intézmények felügyeletéhez tartozó döntési pontok beazonosítása a hivatal szmsz-e alapján megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Az intézmények felügyeletéhez tartozó döntési pontok ügyeletéhez tartozó sa az alapító okiratok, szmsz és a munkaköri Az intézmények fel- Javaslatok kidolgozá- Az alapító okiratok, az beazonosítása az intézmény alapító okirata alpaján azonosítása a munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok döntési pontok be- az szmsz és a mun- leírások módosítására kaköri leírások alapjázati rendelet/határozat sítására elfogadása önkormány- szintjén Új döntési kompetenciák (pl. tervezés, ellenırzés) delegálásával felruházott ügyintézı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 29

Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntés-elıkészítı folyamatok elektronikus támogatása megvalósításához kapcsolódó feladatok a képviselı testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntéselıkészítı dokumentumok arányának növelése Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok elıállítása megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrássa az alapító okiratok, szmsz és a munkaköri Javaslatok kidolgozá- Az alapító okiratok, az allokálás az szmsz és a munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok leírások módosítására sítására rendelet/határozat szintjén Elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok elıállításával megbízott ügyintézı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 30

Elektronikus tájékoztatás a honlapon szabályzat elkészítése A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek A nyilvánosság szélesítése megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése szabályzat elfogadása fejlesztési terv szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 32

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei 1. h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe; A rendszeres információáramlás technikai feltételeit portál fejlesztéssel, tartalmi feltételeit tartalommenedzsment fejlesztésével, illetve az önkormányzati hivatal és az intézmények szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során (pl. nevesítjük a kommunikáció formális személyi és szervezeti elvárásait) erısítjük meg. (Összehangoltan az 1.a) és az 1.g) részterületek megvalósításával). Az interaktív, illetve elektronikus kommunikációval a kiterjed a kapcsolattartás és csökken a döntési folyamatok, döntés elıkészítés ideje, illetve csökken a papíralapon közlekedı információk mennyisége. 1.h) az intézmények vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 % 0 50 100 0 1.h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: kiterjed a kapcsolattartás és csökken a döntés elıkészítés ideje Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 33

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntési pontok számának csökkentése megvalósításához kapcsolódó feladatok Csökkenthetı döntési pontok beazonosítása Döntési pontok csökkentése a döntések kompetenciák delegálása során Az intézmények felügyeletéhez tartozó döntési pontok beazonosítása a hivatal szmsz-e alapján megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Az intézmények felügyeletéhez tartozó döntési pontok ügyeletéhez tartozó sa az alapító okiratok, szmsz és a munkaköri Az intézmények fel- Javaslatok kidolgozá- Az alapító okiratok, az beazonosítása az intézmény alapító okirata alpaján azonosítása a munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok döntési pontok be- az szmsz és a mun- leírások módosítására kaköri leírások alapjázati rendelet/határozat sítására elfogadása önkormány- szintjén Új döntési kompetenciák (pl. tervezés, ellenırzés) delegálásával felruházott ügyintézı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 34

Belsı hálózat (portál) kiépítése, munkaállomások korszerősítése, szükséges szoftver-frissítés A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntési folyamatok egyszerősítése megvalósításához kapcsolódó feladatok Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzıi utasítás/határozat) megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrás- szabályzat elkészítébályzat elfogadása Intranet-használati Intranet-használati sza- allokálás se Intranet-használati szabályzat alapján az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 36

Elektronikus tájékoztatás a honlapon szabályzat elkészítése A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek A kommunikáció személyi és szervezeti eljárásainak szabályozása megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése szabályzat elfogadása fejlesztési terv szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 37

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mőködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása; Költséghatékonyság elemzés, tervdokumentum-szintő szakmai, illetve jogszabály-alkotási javaslatok készülnek a költségvetés tervezésére, a hivatali folyamatok átvilágítása és rendszerzése után javaslatok készülnek a pazarló és kevésbé hatékony, erıforrásokat (emberi, anyagi, pénzügyi, idı, technikai, szervezeti) indokolatlanul lekötı, felemésztı folyamatelemek kiszőrésére, módosítására. (Összehangoltan az 1.g) és az 1.h) részterületek megvalósításával.) Csökken a párhuzamos, redundáns információ-áramlás, kommunikáció mennyisége, idıráfordítása. Azonos döntési kompetenciájú, azonos döntési területő, azonos hatás- és felelısségi körrel rendelkezı vezetık munkaköri leírásának átvilágítása után a beosztások számának és kiterjedtségének optimalizációja, illetve indokolt esetben a döntési területek, hatás- és felelısségi körök összevonása történik meg. 1.i) módosított, csökkentett döntési-, hatás- és felelısségi körök aránya A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 % 0 50 75 0 1.i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mőködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés, IKT fejlesztés Eredmények: csökken a redundáns információ-áramlás, a kommunikáció idıráfordítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 38

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntési pontok számának csökkentése megvalósításához kapcsolódó feladatok Csökkenthetı döntési pontok beazonosítása Döntési pontok csökkentése a döntések kompetenciák delegálása során Az intézmények felügyeletéhez tartozó döntési pontok beazonosítása a hivatal szmsz-e alapján megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Az intézmények felügyeletéhez tartozó döntési pontok ügyeletéhez tartozó sa az alapító okiratok, szmsz és a munkaköri Az intézmények fel- Javaslatok kidolgozá- Az alapító okiratok, az beazonosítása az intézmény alapító okirata alapján azonosítása a munkaköri leírások módo- kidolgozott javaslatok döntési pontok be- az szmsz és a mun- leírások módosítására kaköri leírások alapjázati rendelet/határozat sítására elfogadása önkormány- szintjén Új döntési kompetenciák (pl. tervezés, ellenırzés) delegálásával felruházott ügyintézı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 39

Belsı hálózat (portál) kiépítése, munkaállomások korszerősítése, szükséges szoftver-frissítés A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek Döntési folyamatok egyszerősítése megvalósításához kapcsolódó feladatok Informatikai állapot- és szükségletfelmérés alapján informatikai fejlesztési terv elkészítése Intranet-használati szabályzatának elkészítése, elfogadása (jegyzıi utasítás/határozat) megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei informatikai fejlesztési terv Költségvetéstervezés, forrás- szabályzat elkészítébályzat elfogadása Intranet-használati Intranet-használati sza- allokálás se Intranet-használati szabályzat alapján az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 41

Elektronikus tájékoztatás a honlapon szabályzat elkészítése A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek A kommunikáció személyi és szervezeti eljárásainak szabályozása megvalósításához kapcsolódó feladatok Honlap-fejlesztés, tartalommenedzsment megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei szabályzat alapján és szükségletfelmé- Informatikai állapot- informatikai az szmsz és a munkaköri leírások kapkai fejlesztési terv rés alapján informaticsolódó módosítása elkészítése szabályzat elfogadása fejlesztési terv szabályzat az szmsz és a munkaköri leírások kapcsolódó módosítása Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 42

Fejlesztési részterület A fejlesztési részterület tervezett eredményei j) a hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok bevezetése Az önkormányzati hivatal és az intézmények döntéshozói számára a stratégiai menedzsment módszertana, és az indokoltan kapcsolódó informatikai alkalmazások és eszközök használatának készségszintő elsajátításával kialakul és megerısödik a szervezet irányításának korszerő eljárásrendje. Csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok idıben felgyorsulnak, döntési szintek meghatározásában érvényesül a szervezeti szubszidiaritás elve, amelyet a hivatali szmsz-ben, munkaköri leírásokban, önkormányzati szintő jogszabályokban rögzítenek. A fejlesztési részterület indikátorai mértékegység kiinduló állapot 2009 2010 2011 1.j) rendszeresen mért közszolgáltatások aránya % 0 25 35 0 1.j) a hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok bevezetése; Módszer: szmsz és munkaköri leírások módosítása, képzés Eredmények: mutatók, monitoring eljárások kialakítása, mőködési és szolgáltatási célrendszer kiépítése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 43

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı monitoring eljárások, mutatószámok kialakítása megvalósításához kapcsolódó feladatok hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok kialakítása monitoring eljárások kialakítása Szervezeti egységek (ügytípushoz) és személyek (ügyintézık) szintjére lebontott kvantitatív és kvalitatív mutatók kialakítása megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Szervezeti egységek Javaslatok kidolgozása hivatal mőködését, illetve a nyújtott köz- A hivatal mőködését, (ügytípushoz) és személyek (ügyintézık) szintjére lebonszolgáltatások erednyességét mérı moni- illetve a nyújtott közszolgáltatások eredmétott kvantitatív és ményességét mérı toring eljárások kialakítására kidolgozott javas- kvalitatív mutatókkal monitoring eljárások kiegészült hivatali kialakítására latok rende- szmsz és a munkaköri leírások elfogadása let/határozat szintjén Szervezeti egységek (ügytípushoz) és személyek (ügyintézık) szintjére lebontott kvantitatív és kvalitatív mutatók átvezetése a hivatal szmsz-ébe és a munkaköri leírásokba Új döntési kompetenciák (pl. értékelést, véleményezés) delegálásával felruházott vezetı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 44

A fejlesztési részterület megvalósításához kapcsolódó tevékenységek A hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét érékelı mőködési és szolgáltatási célrendszer kiépítése megvalósításához kapcsolódó feladatok A hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét A hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét értékelı mőködési célrendszer kiépítése értékelı szolgáltatási célrendszer kiépítése Szervezeti egységek (ügytípushoz) és személyek (ügyintézık) szintjére lebontott kvantitatív és kvalitatív mutatókkal alapján értékelı mőködési célrendszer kiépítésére javaslat kidolgozása megvalósításához kapcsolódó feladatok megvalósításának eszközei Az értékelı mőködési célrendszer kidolgozott javasciák (pl. célrendszer (ügytípushoz) és célrendszer kidolgozott Új döntési kompeten- Szervezeti egységek Az értékelı szolgáltatási latok kiépítésére elfogadása megfogalmazása, személyek (ügyintézık) szintjére lebon- elfogadása önkormány- javaslatok kiépítésére önkormányzati rendelet/határozat szintjén gálásával felruházott tott kvantitatív és zati rendelet/határozat számokérése) dele- vezetı szakirányú kvalitatív mutatókkal szintjén képzése alapján értékelı szolgáltatási célrendszer kiépítésére javaslat kidolgozása Új döntési kompetenciák (pl. célrendszer megfogalmazása, számonkérés) delegálásával felruházott vezetı szakirányú képzése Hidasnémeti önkormányzati hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0066 45