A beszerzés folyamata 4 lépésben, 3 színpadon, a 2 fél menedzselésével 1 cél érdekében. Mit pályáztassunk? Hogyan tegyük pályáztatási folyamatainkat transzparenssé a cégünknél? Hogyan legyen a beszerzés a folyamat vezetője? Hogyan ismerjék el sikereinket?
A beszerzést 3 típusra oszthatjuk frekvenciája és az üzletre gyakorolt hatása alapján A Category review sourcing B Framework agreement sourcing C Sourcing on demand Time
Összehasonlítás A B C Category review / Big Framework Sourcing on demand Tender agreement sourcing Igény 2-4 éves szerződések általában kumulált (regionális, global) mennyiségekre, mennyiségi/minőségi előrejelzéssel a szállító felé Éves keretszerződések: Tárgyalások a szállítókkal a helyi vagy regionális igények kielégítésére Keletkező igények alapján (projektek, beruházások, rendszeres igények) Cél Ár csökkentése és új szállítók bevonása Versenyképes ár elérése és új szállító(k) bevonása Versenyképes ár elérése Szállítói kör Több új potenciális szállító bevonása a preferált szállítók mellett Preferált vagy ismert szállítók, új potenciális szállítók Preferált vagy ismert szállítók Változás? Kritériumok - Új elemek az igényekben - Versenykörnyezet a meglévő potenciális szállítóknak Ritkán - Belépési lehetőség új szállítói körnek - Összeghatár - Jelentős belső igény változás (jelentős árcsökkentés igénye, technológia váltás, stb) - Összeghatár - Piaci körülmények időszakosan változnak / lejár a szerződés - Belső igényeinket a szükségleteink határozzák meg (demand driven) Általában nincs, mindig ugyan úgy végrehajtva - Összeghatár - Piaci körülmények nem változtak - Belső igényeink nem változtak
A beszerzés egy négylépéses folyamat, 3 ellenőrző ponttal A 3 színpad: : erőforrások dedikálása, beszerzési lépések megtervezése : javaslatok (megtakarítási ötletek, specifikáció váltás, új anyag, stb), stratégia kiválasztása, : A tárgyalások eredményeinek jóváhagyása
Praktikus tanácsok, hogyan gyorsítsuk fel a folyamatot Időben elkezdeni az egyeztetéseket az üzleti igényeinkről, céljainkról (budget előtt, jóval a felhasználás megkezdése előtt, stb.) Kialakítani vagy standard táblázatokat, eszközök használatát eldönteni a költésünk, a termék (anyag, szolgáltatás), a piac ére. Ezeket legyen időnk feltölteni, használni. Készítsünk magunknak időtervet (mennyi munkát fog ez nekünk jelenteni és mikor) Minden vezetővel érdemes 1:1 értekezletet tartani, mielőtt a formai jóváhagyásukat kérnénk Időben kérjünk ezektől a vezetőktől és kollégáinktól időpontokat Szállítói Lista (long list) és RFI legyen kész időbenprepare supplier long list and RFI on time Specifikációkban időigényes megegyezni, ezt vegyük figyelembe. RFI, RFP formátumok elkészítése E-aukció? A szerződést a tárgyalások végén, még a commitment Go előtt véglegesítsük a potenciális szállítóval, legyen a tárgyalási folyamat része, ne az üzlet odaítélése után kezdjünk hozzá.
Stakeholder management model Low Influence of Stakeholder High Keep Satisfied Communicate with key message on a regular basis Minimal Effort Communicate with key messages as required Key Player Communicate with in detail most often Keep Informed Communicate with in detail and regularly Low Impact of Change for Stakeholder High
1: erőforrások dedikálása, beszerzési lépések megtervezése - céljai Business case elkészítése (ROI-t tartalmazhat) Felhívás a szervezet erőforrásainak mobilizálására Főbb döntéshozók figyelmének felkeltése, bevonásuk a projektbe Előzetes célok Erőforrások listázása Struktúra, projekt team, rutinok
STEP 1: Igényeink, szükségleteink, piac és szállítói kör elemzése 1 - célok Megvizsgálni jelen és jövőbeli igényeinket, céljainkat Megismerni és igazolni ezen igényeket (tényleg kell? Miért EZ kell?) Spend analysis (szállítónként, termékenként, historikus árak, stb) Megismerni a piacot, azok szereplőit, megtalálni a cost drivereket Új elemek, új perspektívák kidolgozása és bemutatása (pl: új potenciális szállítók, új beszerzési metódus, stb) Eredmény Jelenlegi és jövőbeni igényeink Product / service base analysis Helyi és globális szállítók értékelése (Assessment) Spend analysis: ABC analysis of suppliers and parts, historical price development, internal price benchmarking etc.
STEP 2: A céljainknak egyeznie kell az üzlet igényeivel Step 2 - célok Eredmény A terület (kategória, anyag, szolgáltatás, stb), a folyamat, az ok és a várható feladatok pontos. A stratégiai cél A stratégia célok lebontása részfeladatokra, részeredményekre (ki, mit, mikor) Change management, belső folyamatok revidiálása (current practices) Prezentáció készítése (célok jóváhagyása, stratégia, feladatok) (PL: SWOT, Pareto, cost driver analysis, stb) SWOT, Cost drivers analysis, Category and Supplier Risk Assessment, Supply vs. Demand power ratio meghatározva:. megtakarítások, cost avoidance, produktivitás, fizetési határidő, szerződéses időtartam, szállítók számának a csökkentése, stb Pár mondatos stratégia vázlat (könnyű legyen megérteni) Feladatok (actions or measures) személyekkel és határidőkkel Prezentáció kész
2: and : Biztosítja a tárgyalási megfelelő támogatással történő végrehajtását (támogatók: vezetők, más osztályok érintettjei) Validálás: STRATEGY TACTICS - célok eink (termék, szolgáltatás, stb) Piaci körülmények Lehetőségek, célok Stratégia, ötletek véglegesítése (tárgyalástechnika, RFQ, stb) Eredmény Beleegyezések begyűjtése a vezetőktől, erőforrások dedikálásának az elfogadása (saját és társosztályok erőforrása is), a tárgyalástechnika (tools, methods) ismertetése és elfogadtatása
STEP 3: : a Lényeg, mindennek az alapja Step 3 - célok Eredmény Biztosítsuk, hogy a jóváhagyott stratégiát hajtjuk végre a célunk szem előtt tartásával. Lépések megtervezése, Elért eredmények listázása, e RFP (pricing sheets in MS Excel) or e-rfp or e- Auction Supplier long list and Request for Information Supplier short list and Request for Proposal Ajánlatok e Tárgyalásokra felkészülés, emlékeztetők a tárgyalásokról Ajánlások az implementációra Előkészület (prezentáció) a commitment -ra
3: biztosítja ajánlásaink, eredményeink végrehajtását a vezetők támogatásával COMMITMENT - célok Eredmény Tárgyalási eredményeink összegzése, ajánlás készítése vezetőink, társosztályok felé. Mindezek prezentálása a vezetők és belső klienseink felé Az implementáció elfogadtatása (erőforrások, határidők, stb). Ki mit mikor Nyomonkövetési procedúra kialakítása Pénzügyi eredmények, ajánlatok összegzésének transzparens bemutatása (megtakarítások, előző időszak költése, Budget, letárgyalt árak, fizetési kond., stb) Minden olyan egyéb pont bemutatása, ami fontos az üzlet szempontjából (határidők, szerződés időtartam, specifikáció változás, kötbér, stb) Implementáció: Risk/Opp Végrehajtási terv (kinek, mikor mi a feladata, mikor lép életbe, stb)
STEP 4: Az elfogadott eredmény implementációja, szigorú Step 4 - célok Eredmény Implementációs kockázatok minimalizálása, eliminálása Szerződéskötés, megtakarítások e Minden adat, aktivitás, erőforrás transzparens archiválása, elérhetővé tétele A beszerzés bevonásának, elfogadásának, elismerésének erősítése, a sikerek megünneplése. Nyomonkövetés (időintervallumok ) Implementációs terv Rendszeres értekezletek a változások ére (esetleges hibák kiderítése, eliminálása) Szállítói kommunikáció (ek, audit terv a nyertessel, visszajelzés a nem nyertesek felé) Az elért eredmények tükrében gondoljuk végig, jó volt-e a stratégiánk Megtakarítások, egyéb eredmények monitorozása Elért eredmények és historikus adatok elemzése
Köszönöm a figyelmet! Kérdések?