Jegyzőkönyvi kivonat Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése 2016. december 22-ei közgyűlésének nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvéből. 3. napirendi pont: Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatának 2017. évi belső ellenőrzési terve 383/2016. (XII. 22.) Kgy. határozat: Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése jóváhagyja az Önkormányzat Stratégiai Ellenőrzési Tervét (határozat 1. melléklete) és Éves Belső Ellenőrzési Tervét (határozat 2. melléklete), melyek a határozat szoros mellékletét képezik. Felelős: Határidő: dr. Sárvári Szabolcs jegyző 2016. évi zárszámadási rendelettervezet szerint K.m.f. Dr. Fodor Tamás polgármester Dr. Sárvári Szabolcs jegyző
A 383/2016. (XII. 22.) Kgy. határozat 1. melléklete Ügyiratszám: 40.943/2016. SOPRON MJ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA STRATÉGIAI ELLENŐRZÉSI TERVE
1. Sopron MJ Város Önkormányzatának hosszú távú célkitűzései: Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény értelmében a választást követő hat hónapon belül Gazdasági Programot kell készíteni, vagy a meglévőt felül kell vizsgálni. A fent hivatkozott jogszabály szerint: A gazdasági program helyi szinten meghatározza mindazon célkitűzéseket, feladatokat, amelyek a helyi önkormányzat költségvetési lehetőségeivel összhangban, a helyi társadalmi, környezeti és gazdasági adottságok átfogó figyelembevételével a helyi önkormányzat által nyújtandó feladatok biztosítását, színvonalának javítását szolgálják. A gazdasági program tartalmazza, különösen: az egyes közszolgáltatások biztosítására, színvonalának javítására vonatkozó fejlesztési elképzeléseket. A Gazdasági Program újrafogalmazása 2015. évben megtörtént. 2. A belső ellenőrzés stratégiai céljai: A belső kontrollrendszer és a vezetői elszámoltatás megalapozottságának az értékelése. A számviteli rend és bizonylati fegyelem érvényesítésének figyelemmel kísérése. Az önkormányzati feladatkör változásból adódó új, múzeumi feladatellátás kontrolljának és működésének vizsgálata. Az összetett informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelőségének, szabályosságának és védelmének a vizsgálata. Az ellenőrzés kiterjesztése az önkormányzat többségi tulajdonában álló gazdasági társaságokra. Az önkormányzat kötelező alapfeladataira összpontosító, takarékos gazdálkodás kialakítását célzó magatartás erősítése érdekében tanácsadói tevékenység működtetése. A belső ellenőrzés figyelemmel kíséri és stratégiai céljainak aktualizálásakor érvényesíti az önkormányzat feladat- és hatáskörváltozásából adódó követelményeket. A belső ellenőrzés számol az önkormányzati ASP rendszer bevezetéséből adódó változásokkal. A belső ellenőrzés az önkormányzat többségi tulajdonában álló gazdasági társaságok ellenőrzését egy ún. alapvizsgálat sorozattal kezdi, melynek első eleme a közérdekű adatok közzétételének vizsgálata, mely egyben a belső ellenőrzés információs alapbázisa is. Az alapvizsgálat sorozat befejezése után a belső ellenőrzés rátér a kockázatelemzésen alapuló vizsgálatokra. 2
3. A belső kontrollrendszer általános értékelése: Sopron MJ Város Önkormányzatánál a belső kontrollrendszerre vonatkozó megállapításaink az utolsó e tárgyban tartott belső ellenőrzés alapján a következők voltak: Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala kontrollkörnyezete az alapkontrollok vonatkozásában a következő: Alapító Okirata kiegészítésre került a korábbi belső ellenőrzés kapcsán előírt feladatokkal, a Szervezeti és Működési Szabályzat azonban nem. Az ún. Ellenőrzési Nyomvonalak hiányoznak. A kockázatkezelés szabályozása kisebb módosításokkal megfelel a tárgyban kiadott nemzetgazdasági minisztériumi módszertannak, azonban 2015. évben a kockázatfelmérések elmaradtak. A gazdasági események során a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő kontrollokat (szakmai igazolás, érvényesítés, utalványozás) a belső szabályozásban előírt módon gyakorolták a belső ellenőrzés által vizsgált - gépjárművek igénybevétele és menetteljesítménye - területen. Itt a FEUVE elmaradása okozott kockázatot. Az információs és kommunikációs rendszer területén jelenleg hatályban lévő kontrollok párhuzamosan, ugyanakkor hiányosan, egymástól eltérő módon rendelkeznek a hivatali információáramlás, feladat-meghatározás, beszámolás rendjéről és dokumentáltságának módjáról. A Hivatal monitoring szabályozást és monitoring stratégiát nem alakított ki. 4. A kockázati tényezők és értékelésük az ellenőrzési prioritások és gyakoriságok: Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, ami gátolja, hogy egy szervezet elérje céljait. A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja a kockázatokat. Önkormányzatunknál két kockázatelemzési módszert alkalmazunk. Egyrészt az önkormányzat által alapított és működtetett költségvetési intézményeknél a szervezetek prioritásának-, ettől függően az ellenőrzések gyakorisága megállapítására az ún. Lett tesztet (az Európai Számvevőszék - ECA - által Lettország részére kidolgozott kockázatelemzési anyag). Másrészt, a költségvetési szerveknél a Folyamatok kockázatelemzése modellt (mely kockázat-mérési eljárás a belső ellenőrzési vezető szakmai értékítéletén alapul, amelyet az értékelése időpontjában a rendelkezésére álló információk, valamint a szakértelme és szakmai gyakorlati ismeretei alapján végez el). 3
Módszertana a belső ellenőrzési vezető által készített Az ellenőrzési feladatok tervezése című segédletben található 41. 021/2014. ügyszámon. Az önkormányzati költségvetési intézmények prioritása és az ehhez kötődő rendszerellenőrzések gyakorisága: A 41.043/2015. számú Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint itt kell rögzíteni az ellenőrzendő szervezetek prioritását, melyet az intézmények kockázatelemzése alapozott meg. A rendszerellenőrzések gyakorisága: magas (évente), közepes (kétévente), alacsony (négyévente) prioritású rendszereknél. Magas prioritású rendszer: - Közepes prioritású rendszer: 1. Soproni Szociális Intézmény 2. Központi Gyermekkonyha 3. Soproni Múzeum Alacsony prioritású rendszer: 1. Sopron MJ Város Egyesített Bölcsődék 2. Széchenyi István Városi Könyvtár 3. Bánfalvi Óvoda Kindergarten Wandorf 4. Hermann Alice Óvoda 5. Trefort Téri Óvoda --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- A Polgármesteri Hivatal folyamatainak kockázatelemzése dokumentum összesítése: 2. Főfolyamat: Belső kontrollrendszer működése 1. 1. Folyamat: Kontrollkörnyezet 1. 2. Folyamat: Kockázatkezelési rendszer 1. 3. Folyamat: Kontrolltevékenységek 1. 4. Folyamat: Információs és kommunikációs rendszer 1. 5. Folyamat: Nyomon követési rendszer 4. Főfolyamat: Számviteli rend 4. 1. Folyamat: Számviteli rend és bizonylati fegyelem 4
5. Főfolyamat: Költségvetés végrehajtása 5. 2. Folyamat: Munkaerő és bérgazdálkodás 5. 3. Folyamat: Eszközbeszerzési tevékenység 5. 4. Folyamat: Karbantartás, felújítás 7. Főfolyamat: Nemzetiségi önkormányzatok működése 7. 2. Folyamat: A nemzetiségi önkormányzat által alapított és fenntartott költségvetési szerv működése Előző évekről áthúzódó külső szakértői feladat: 1. Az informatikai rendszer kontrollja és működése 5. A belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési terv: A belső ellenőrök és képesítésük felsorolása: Patzner László belső ellenőrzési vezető, okl. közgazda (szakirányú egyetem és főiskola) Kissné Koncz Erika belső ellenőrzési munkatárs I., közgazdász (szakirányú főiskola) Simonné Kristóf Mariann belső ellenőrzési munkatárs II., közgazdász (szakirányú főiskola). A belső ellenőrök hosszú távú képzése tekintetében célként, a szervezet egészére a költségtakarékos megoldások önképzés, távoktatás, módszertani segédletek, szakfolyóiratok alkalmazása jelölendő ki, figyelembe véve a kötelező képzésekre vonatkozó lehetőségeket. 2012., 2014. és 2016. évben az Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzés II. modul kötelező képzésen minden belső ellenőr részt vett. Sopron MJ Város Önkormányzata tagja a Sopron és Térsége Önkormányzati Társulásnak. A társult önkormányzatok és a társulás belső ellenőrzésének ellátása a Belső ellenőrzés feladata. A belső ellenőrök 2017. évi munkaidő mérlege a következő: A Stratégiai Ellenőrzési Tervben rögzített belső ellenőrzési státuszokra vonatkozó munkaidő mérleg az alábbi: Rendelkezésre álló naptári napok száma: 252 - betegség miatt kieső idő 10 - belső és külső oktatás, módszertani felkészülés 30 Naptári napok száma a levonás után: 212 Revizori napra átszámítva 3 fő belső ellenőrre: 636 Szabadság levonása: - belső ellenőrzési vezető 36 - belső ellenőrzési munkatárs I. 36 - belső ellenőrzési munkatárs II. 36 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ÖSSZES SAJÁT REVIZORI MUNKANAP: 528 5
KÜLSŐ SZAKÉRTŐI (INFORMATIKUSI) MUNKANAP: 15 Felosztása: - Sopron MJ Város Önkormányzatánál 180+15 - Sopron és Térsége Önkormányzati Társulásnál 230 - Tervezési, beszámolási feladatokra 60 - Belső Ellenőrzési Kézikönyvben rögzített tartalékra 58 A Belső ellenőrzés dolgozóinak 2017. évi képzési terve a következő: =================================================================== FELADAT MEGNEVEZÉSE ÖNKÉPZÉS TOVÁBBKÉPZÉS 1. Hetente a NGM honlapjának figyelemmel mindenki kísérése. 2. Havonta jogszabály-ismertetés és értelmezés. mindenki 3. Havonta a Költségvetési levelek mindenki megbeszélése. 4. Az ÁSZ honlapjának figyelése belső ellenőrzési vezető 5. Kötelező közszolgálati képzés. mindenki A belső ellenőrzés tárgyi és információs igényének alakulása: A Belső ellenőrzés a Hivatal olyan, önálló szervezeti egysége, amely ügykezelő nélkül látja el feladatát, melyet szervezési és számítástechnikai munkával ér el. A belső ellenőrzési vezető és a két belső ellenőrzési munkatárs rendelkeznek a jogszabályban előírt szakirányú felsőfokú állami iskolai képesítéssel. A belső ellenőrök eleget tettek az államháztartásért felelős miniszter által előírt Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzés I. képzési- és vizsga- kötelezettségnek, a minisztériumi szakértői névjegyzékben regisztráltak. Önképzésük, továbbképzésük biztosított, melyet az Éves képzési tervek konkretizálnak. 2011. évben a nullára leírt számítógépek cseréje megtörtént. Az irodai elhelyezés jó színvonalon megoldott. 6. A szükséges erőforrások meghatározása: 6
MEGNEVEZÉS -önálló hivatal Szervezet száma (a) Belső ellenőri alaplétszám (b) Alaplétszám korrekciója (axb) Önkormányzati korrekció (c) Összes létszám (axb+c) 1 1,0 1,0-1,0 (mj. város) -önálló hivatal 4 0,25 1,0-1,0 -közös hivatal 6 0,1 0,6 (15 x 0,05) 0,75 1,35 -költségvetési 24 0,05 1,2-1,2 intézmények -önkormányzati 1 0,1 0,1-0,1 társulások -nemzetiségi 12 0,01 0,12-0,12 önkormányzatok -nemzetiségi 4 0,05 0,2-0,2 intézmények -gazdasági 11 0,1 1,1-1,1 társaságok ÖSSZESEN: 63 6,07 Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése által meghatározott Polgármesteri Hivatali létszám okán új köztisztviselői státuszok kialakítására lehetőség nincs, ezért az ellenőri erőforrás tervezése tekintetében a meglévő - 3 fő - státusszal kell számolni. Speciális szakismeret igénye miatt, az informatikai rendszerek ellenőrzésére alkalomszerűen külső erőforrás igény merül fel. A fenti stratégiai tervet a belső ellenőrzési terv készítésekor évente felül kell vizsgálni. Sopron, 2016. november 22. /Patzner László/ belső ellenőrzési vezető 7
A 383/2016. (XII. 22.) Kgy. határozat 2. melléklete Ügyiratszám: 40.943/2016. SOPRON MJ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA 2017. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERVE
2017. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV A. B. C. D. E. F. AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSA ÉS AZ ELLENŐRZÉS TÁRGYA AZ ELLENŐRZÉSI TERVET MEGALAPOZÓ ELEMZÉSEK AZ ELLENŐRZÉS CÉLJA AZ ELLENŐRZÉS MÓDSZERE ELLENŐRIZENDŐ IDŐSZAK ÉS SZERVEZETEK AZ ELLENŐRZÉS ÜTEMEZÉSE ÉS A SZÜKSÉGES ELLENŐRZÉSI KAPACITÁS REV. NAPOKBAN SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉS A.: B.: C.: D.: E.: 1./ Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala karbantartási tevékenysége kontrolljának, tervezési rendjének, végrehajtásának gyakorlata. A vizsgálatot a Polgármesteri Hivatal folyamatainak kockázatelemzése alapozza meg. Annak vizsgálata, hogy a jogszabályi előírások szerint történt-e a Hivatal karbantartási feladatainak szabályozása, tervezése, lebonyolításának dokumentálása. Szúrópróbaszerű, elemző. 2016. év F.: II. félév - 25 II. RENDSZERELLENŐRZÉS A.: B.: C.: D.: E.: 1./ Soproni Múzeum A vizsgálatot a Stratégiai Ellenőrzési Tervben rögzített költségvetési intézmények prioritása és az ehhez kötődő átfogó ellenőrzések gyakorisága alapozza meg. Annak vizsgálata, hogy az intézménynél az irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési rendszerek keretében biztosított-e a szabályszerűség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség. Szúrópróbaszerű, elemző. 2015-2016. évek F.: I. félév 25 2
A.: B.: C.: D.: E.: 2./ Széchenyi István Városi Könyvtár A vizsgálatot a Stratégiai Ellenőrzési Tervben rögzített költségvetési intézmények prioritása és az ehhez kötődő átfogó ellenőrzések gyakorisága alapozza meg. Annak vizsgálata, hogy az intézménynél az irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési rendszerek keretében biztosított-e a szabályszerűség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség. Szúrópróbaszerű, elemző. 2015-2016. évek F.: I. félév 25 A.: B.: C.: D.: E.: 3./ Sopron MJ Város Egyesített Bölcsődék A vizsgálatot a Stratégiai Ellenőrzési Tervben rögzített költségvetési intézmények prioritása és az ehhez kötődő átfogó ellenőrzések gyakorisága alapozza meg. Annak vizsgálata, hogy az intézménynél az irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési rendszerek keretében biztosított-e a szabályszerűség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség. Szúrópróbaszerű, elemző. 2015-2016. évek F.: II. félév 25 III. GAZDASÁGI TÁRSASÁGOK ELLENŐRZÉSE A.: 1./ Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény a közérdekű adatok kötelező közzétételére vonatkozó előírásai betartásának vizsgálata a PRO KULTÚRA Sopron Nonprofit Kft., Soproni Városfejlesztési Kft., Sopron Holding Vagyonkezelő Zrt. esetében. B.: C.: D.: E.: A vizsgálatot a Stratégiai Ellenőrzési Tervben foglaltak alapozzák meg. A társaság által a közérdekű adatok közzétételére kiépített kontroll- és közzétételi gyakorlat minősítése. Szúrópróbaszerű, elemző. 2016-2017. évek F.: II. félév - 80 3
IV. INFORMATIKAI RENDSZEREK ELLENŐRZÉSE A.: B.: C.: D.: E.: F.: 1./ Az informatikai rendszer kontrollja és működése a Polgármesteri Hivatalban. A vizsgálatot a Stratégiai Ellenőrzési Tervben foglalt belső ellenőrzési cél alapozza meg. A Polgármesteri Hivatalban működő informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelőségének, szabályosságának és védelmének az értékelése. 2009-2016. évek Szúrópróbaszerű, elemző. I. félév 15 ; külső szakértői vizsgálat A feltüntetett számok a Belső ellenőrzés összes revizori napjait: 180 bizonyosságot adó tevékenységet és az informatikai külső szakértői napokat (15) jelöli. Sopron, 2016. november 22. /Patzner László/ belső ellenőrzési vezető 4