Rendező mérleg elkészítésével kapcsolatos feladatok a 2013. évi könyvvezetési és beszámolási kötelezettségüket a 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet alapján teljesítő költségvetési szerveknél Rendező mérleg elkészítésének jogszabályi alapja a 75/2013. (XII. 31.) NGM rendelettel módosított 36/2013. (IX. 13.) NGM rendelet Általános rendelkezések A rendező mérleget a 2013. évi beszámoló mérlege alapján kell elkészíteni. A rendező mérleg fordulónapja 2014. január 1., amely megfelel a 2014. évi nyitómérlegnek is. Forintban kell elkészíteni. A rendező mérleget 2014. március 31-ig kell elkészíteni a 249-es kormányrendelet hatálya alá tartozó államháztartási szervezeteknek. A rendező mérleget az éves beszámoló aláírásával megegyezően a szerv vezetője és a rendező mérleg elkészítéséért felelős személy, keltezéssel ellátva köteles aláírni. A rendező mérlegen fel kell tüntetni a rendező mérleg elkészítéséért felelős személy regisztrációs számát, vagy a kamarai tagsági számát. A rendező mérleg elkészítését megelőző feladatok 1. Leltározás A rendező mérleg elkészítéséhez 2013. december 31-ei mérlegfordulónappal teljes körűen fel kell(ett) leltározni valamennyi eszközt, forrást, valamint a 0. számlaosztályban nyilvántartott eszközöket, követeléseket, kötelezettségeket és kötelezettségvállalásokat, azoknál a költségvetési szerveknél is végre kell(ett) hajtani a leltározást, akiknél a kétévenkénti leltározás lehetősége alapján 2013-ban nem volt esedékes a leltározás, 1
2. Leltározás végrehajtása, értékeléssel kapcsolatos feladatok 2.1. A leltározás végrehajtása A leltározás megkezdése előtt biztosítani kell(ett) a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások egyezőségét, ehhez szükséges volt az analitikus és a főkönyvi könyvelés naprakészségét biztosítani. A mennyiségben és értékben nyilvántartott eszközöket tényleges mennyiségi felvétellel kell(ett) a leltárba beállítani. Az egyeztetéssel leltározandó eszközöket és forrásokat, valamint kötelezettségvállalásokat az azok meglétét igazoló dokumentumokkal egyeztetve és alátámasztva kell(ett) leltározni [vevő követelések esetében egyenlegközlő levél, szerződés (kölcsön-, hitel-, lízing stb.), vagy megállapodás, bankkivonat, letéti igazolás, teljesítésigazolással ellátott szállítói számla, stb.]. Nem elegendő az analitikus nyilvántartás alapján összeállított leltárkimutatás! A leltározásra keretében célszerű volt elvégezni az indokolt selejtezéseket. A raktáron lévő elfekvő készleteket fel kell(ett) tárni és értékesítésükről vagy más egyéb módon történő hasznosításukról (térítésmentesen más költségvetési szervnek, vagy gazdasági szervezetnek átadni) gondoskodni kell(ett). 2.2. A felvett leltárak kiértékelése Két munkafolyamatból áll: 1. Leltáreltérések megállapítása 2. Leltárakban szereplő eszközök és kötelezettségek értékelése, a mérlegfordulónapra vonatkozóan a mérleg szerinti érték megállapítása A leltáreltérések (többletek, hiányok) megállapítását követően gondoskodni kell azok elszámolásáról és az analitikus nyilvántartások helyesbítéséről. Gondoskodni kell a mérlegben szereplő eszközök és kötelezettségek értékeléséhez szükséges információk, dokumentumok beszerzéséről; A leltárkimutatásban külön kell szerepeltetni azokat a készleteket, amelyek megrongálódtak, vagy más egyéb okból, értékükből veszítettek és értékvesztést kell elszámolni. Indokolt a selejtezése azoknak a befejezetlen beruházásként nyilvántartott, elévült, meg nem valósuló beruházási tervdokumentációknak, amelyeket évek óta nyilvántartanak és terven felüli értékcsökkenést kell elszámolni. A behajthatatlanná vált követeléseket amennyiben bizonyíthatóan behajthatatlanná vált le kell írni, 2
Az egyedileg értékelt adósok esetében, ha a követelés várhatóan megtérülő összege kevesebb, mint az előírt követelés összege az értékvesztéseket el kell számolni. Az értékvesztés elszámolásánál a 249-es kormányrendeletben és a költségvetési szerv eszközök és források értékelési szabályzatában foglaltakat kell figyelembe venni. A helyi adókkal kapcsolatos értékvesztés elszámolását az ÖNKADÓ programmal előállított kimutatásban szereplő adatok alapján kell elszámolni. DE!!! Az ÖNKADÓ nyilvántartásában még az elévülésig szereplő, de a számvitelben behajthatatlanná vált követelésként leírt követeléseket figyelmen kívül kell hagyni. Emiatt lehet eltérés az ÖNKADÓ nyilvántartás és a számvitelben kimutatott helyi adó követelések és elszámolt értékvesztés között. A vevő követelések mérlegbeli szerepeltetésének feltétele, hogy a vevő elismerje tartozását. Ezért fontos, a vevőknek kiküldeni az egyenlegközlő levelet, amely tartalmazza a mérleg fordulónapján fennálló, a folyószámla nyilvántartásban szereplő, azzal egyező tartozását, és amelynek visszaküldésével elismeri annak jogosságát. A vevőkkel kapcsolatos követelések között kell kimutatni a mérlegkészítés napjáig kiszámlázott 2013. évi termék értékesítéssel, szolgáltatásnyújtás kapcsolatos követeléseket. Ez azt jelenti, hogy nem csak a 2013. december 31- ig kiállított számlákat kell figyelembe venni, hanem azokat is, amelyeknél a számla kiállítása áthúzódott 2014. január hónapra (mérlegkészítés napjáig). A vevő követeléseket a leltárkimutatásában költségvetési évben esedékes és a költségvetési évet követően esedékes követelések szerint kell megbontani az egységes rovatrendben szereplő a kiemelt bevételi jogcímek szerint. A kimenő számlákon célszerű a számla tartalmának megfelelő bevételi rovatszámot feltüntetni és az alapján a kiemelt bevételi jogcímek szerint a csoportosítást elvégezni. ÁFA köteles tevékenység esetében a kiszámlázott áfa rovatszámát (406) külön is fel kell tüntetni. A költségvetési évben esedékes követelések között kell a leltárban kimutatni mindazokat a vevő követeléseket, amelyek pénzügyi teljesítése (fizetési határidő szerint) 2013. évben esedékes volt, illetve azokat is, amelyeknél a pénzügyi teljesítésre rendelkezésre álló határidő kezdő napja (számla kiállítás kelte szerint) még 2013. év, de a pénzügyi teljesítés határideje már 2014. évre esik. (Pl. a számla kiállítás kelte 2013. december 30., a fizetési határidő 2014. január 6.). A költségvetési évet követően esedékes követelések között kell a leltárban kimutatni azokat a követeléseket, amelyek esetében a teljesítés (a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás) 2013-ban megtörtént, de a számla kiállítása 2014-ben a 2013. évi mérlegkészítés napjáig megtörtén(ik)t. Az étkezési térítési díjjal kapcsolatos követelések és kötelezettségek attól függően keletkeznek, hogy a költségvetési szerv előre fizetteti be az étkezési térítési díjat az adott hónapra vagy utólag a ténylegesen igénybe vett étkezések alapján számlázza ki és fizetteti be. Ha előre fizetteti be, előleg számlát kell kibocsátania, és a tényleges igénybevétel alapján kiállított számlában az előleggel el kell számolnia. 3
Abban az esetben, ha a tényleges igénybevétel kevesebb volt, mint az előlegként számlázott összeg, akkor a fennmaradó összeg vevőtől kapott előlegként szerepel a mérlegben. Ha utólag a tényleges igénybevétel alapján történik a térítési díj számlázása és a pénzügyi rendezés nem történt meg, akkor követelésként szerepel a mérlegben. Átfutó bevételek között a mérlegben előre beszedett, és még nem számlázott étkezési térítési díj nem szerepelhet! A befektetett pénzügyi eszközök között nyilvántartott hosszú lejáratú követeléseket (pl. részletre történtő értékesítésből adódó követelések, lakossági hozzájárulással megvalósuló közműberuházással kapcsolatos követelések, tanulmányi szerződés miatti tartozás stb) és a tartósan adott kölcsönöket (pl. dolgozók lakásvásárlási - építési kölcsöne, önkormányzatoknál a lakosságnak lakásépítéshez nyújtott kölcsönök) a leltárban szintén költségvetési évben esedékes és költségvetési évet követően esedékes megbontásban kell kimutatni. A költségvetési évben esedékes követelések között nem csak az adott évre (2013. évre) előírt, és pénzügyileg nem rendezett törlesztés összegét kell figyelembe venni, hanem a korábbi évekről elmaradt törlesztések összegét is. A 2013. évi beszámoló mérlegében más a megbontás, mert a forgóeszközök között az egyéb követelések között kell kimutatni azokat is, amelyek 2014- ben esedékesek. A 2014-ben esedékes követeléseket a rendező mérleghez készített leltárban költségvetési évet követően esedékes követelések között kell szerepeltetni és nyitás után kell átsorolni a költségvetési évben esedékes követelések közé. Az adósok között kimutatott helyi adókkal kapcsolatos követeléseket és kötelezettségeket a zárási összesítő alapján kell a besorolni költségvetési évben esedékes és költségvetési évet követően esedékes megbontásban. A befizetett, de nem esedékes helyi adót (túlfizetéseket) egyéb rövid lejáratú kötelezettségként kell a leltárban kimutatni. A szállítói kötelezettségek leltározását a szállítók (beérkezett számlák) analitikus nyilvántartása alapján, azzal egyeztetve kell elvégezni. A szállítói számla megérkezése végleges kötelezettségvállalást jelent, de a mérlegbeli szerepeltetéséhez arra is szükség van, hogy a költségvetési szerv elismerje a tartozását. A tartozás elismerését jelenti, ha a számlán az arra jogosult a teljesítést igazolja. Szállítói kötelezettségként figyelembe kell venni a mérlegkészítés napjáig beérkezett valamennyi számlát, amelyek még a 2013. évvel kapcsolatosak. A szállítói kötelezettségeket a leltárkimutatásban a költségvetési évben esedékes és a költségvetési évet követően esedékes kötelezettségek szerint kell megbontani az egységes rovatrendben szereplő kiemelt kiadási jogcímek szerint. A szállítói számlákon is célszerű a számla tartalma alapján megállapított, egységes rovatrend szerinti kiadási rovat számát feltüntetni és az alapján a kiemelt kiadási jogcímek szerint a csoportosítást elvégezni. Áfás számla esetében az előzetesen felszámított áfa rovatszámát is fel kell tüntetni. 4
A költségvetési évben esedékes szállítói kötelezettségek között kell a leltárban kimutatni azokat a szállítói számlákat, amelyek esetében a teljesítés (pl. a szolgáltatás igénybevétele vagy a készletbeszerzés esetén az eszköz leszállítása, raktárra vétele) 2013-ban megtörtént és a számla kiállítás kelte is 2013. évre esik. Nem a fizetési határidőt kell figyelembe venni a szállítói számlák költségvetési évben esedékes, illetve költségvetési évet követően esedékes kötelezettségként történő besorolásánál, hanem az Áhsz.-ben szereplő szabályt. (Pl. lehet a számlában a teljesítés napja: 2013. 12. 20., a számla kiállítás kelte: 2013. 12. 23., a fizetési határidő: 2014. 01. 02., a pénzügyi teljesítésre rendelkezésre álló határidő kezdő napja tehát 2013. december 23.). A költségvetési évet követően esedékes szállítói kötelezettségként kell a leltárban kimutatni azokat a szállítói számlákat, amelyek esetében (pl. a szolgáltatás igénybevétele vagy a készletbeszerzés esetén az eszköz leszállítása, raktárra vétele 2013-ban megtörtént) de a számla kiállítás kelte 2014. évre esik. Pl. a számlában a teljesítés 2013. december 30., a számla kiállítás kelte 2014. január 10., a fizetési határidő. 2014. február 10.). A rendező mérleg alapján a 2014. évi könyvviteli számlák nyitását követően a költségvetési évet követően esedékes kötelezettségek, illetve követelések közül azokat, amelyek pénzügyi teljesítése 2014-ben esedékes át kell vezetni a költségvetési évben esedékes kötelezettségek, illetve követelések közé. Az átvezetést a 0. számlaosztályban a nyilvántartási számlákon is el kell végezni. Mivel a 2013. évi szabályok szerint a szállítói kötelezettségeket a mérlegben tárgyévi költségvetést terhelő szállítói kötelezettségek, illetve tárgyévet követő évet terhelő szállítói kötelezettségek megbontásban kell kimutatni és e szabály alkalmazásánál általában a fizetési határidőt veszik figyelembe, ezért a 2013. évi beszámoló mérlegében ez a megbontás eltérhet az előzőekben bemutatott megbontástól. A hosszú lejáratú kötelezettségek között kimutatott kapott kölcsönökkel, felvett hitelekkel, kötvénykibocsátással kapcsolatos kötelezettségekkel, hosszú lejáratú szállítói tartozásokkal, pénzügyi lízinggel kapcsolatos kötelezettségeket, valamint a rövid lejáratú kötelezettségeket ugyancsak költségvetési évben esedékes és költségvetési évet követően esedékes megbontásban kell a leltárban szerepeltetni. Az új számviteli előírások szerint megszűnt a kötelezettségek esetében a hosszú-, illetve rövid lejáratú alábontás, helyette a költségvetési évben esedékes, illetve költségvetési évet követően esedékes megbontás szerepel. Ez azt jelenti, hogy a 2013. évi beszámoló mérlegében a rövid lejáratú kötelezettségek között kimutatott hosszú lejáratú kötelezettségekből a tárgyévet követő évet terhelő kötelezettségeket (éven belül esedékes) a költségvetési évet követően esedékes kötelezettségként kell kimutatni a rendező mérlegben. Költségvetési évben esedékes kötelezettségként azt kell kimutatni, amelyek 2013-ban esedékesek voltak, de a pénzügyi rendezésük nem történt meg. Az aktív és passzív pénzügyi elszámolások között nyilvántartott kiadásokat, illetve bevételeket 2103. december 31-ig a könyvviteli zárás előtt rendezni szükséges. 5
a. azokat a függő, átfutó bevételeket vagy függő, átfutó kiadásokat, amelyek a keletkezésük pillanatában az azonosításhoz szükséges feltételek hiánya miatt végleges bevételi vagy kiadási jogcímen nem kerülhettek elszámolásra, vagy amelyek jogcíme ismeretlen volt és ennek alapján az azonosítás nem lehetséges, végleges bevételként, intézményi működéshez kapcsolódó bevételként, illetve egyéb dologi kiadásként el kell számolni. (Az elszámoláshoz a felhatalmazó rendelkezés az NGM rendeletben van!) Előirányzat módosítást is vonhat maga után! Azonosíthatatlan függő kiadás elszámolása egyéb dologi kiadásként Közgazdasági osztályozás szerint: T 5632. Egyéb dologi kiadások előirányzat teljesítése K 3911. Költségvetési intézményi függő kiadások Funkcionális osztályozás szerint T 72. Alaptevékenységek költségvetési kiadási előirányzatának teljesítése K 599. Kiadások átvezetési számlája Azonosíthatatlan függő bevétele elszámolása egyéb intézményi működési bevételként Közgazdasági osztályozás szerint T 4811. Költségvetési intézményi függő bevételek K 91229. Államháztartáson kívüli egyéb saját bevételek előirányzatának teljesítése Funkcionális osztályozás szerint T 999. Bevételek átvezetési számla K 992. Alaptevékenységek költségvetési bevételi előirányzatának teljesítése b. azokat a függő kiadásokat, amelyek eredete ismert (téves pénzügyi teljesítésből, elszámolásból erednek) és pénzügyi rendezést igényelnek, célszerű még a zárás előtt elvégezni. Ha a pénzügyi rendezés december 31.- ig nem volt lehetséges szintén el kell számolni a megfelelő jogcímen végleges kiadásként vagy bevételként és egyidejűleg követelésként vagy kötelezettségként is fel kell venni. 6
Tévesen kétszer elutalt folyóirat előfizetési díj elszámolása dologi kiadásként Közgazdasági osztályozás szerint T 5442. Könyv, folyóirat egyéb információhordozó beszerzés kiadási előirányzat teljesítés K 3911 Költségvetési intézményi függő kiadások Funkcionális osztályozás szerint T 72. Alaptevékenységek költségvetési kiadási előirányzatának teljesítése K 599. Kiadások átvezetési számlája Követelés állományba vétele T 2879. Egyéb különféle követelések K 4122./4132. Tárgyévi pénzforgalommal kapcsolatos tőkeváltozás Téves befizetés elszámolása egyéb intézményi működési bevételként Közgazdasági osztályozás szerint T 4811. Költségvetési intézményi függő bevételek K 91229. Államháztartáson kívüli egyéb saját bevételek előirányzatának teljesítése Funkcionális osztályozás szerint T 999. Bevételek átvezetési számla K 992. Alaptevékenységek költségvetési bevételi előirányzatának teljesítése Kötelezettség állományba vétele T 4122/4132. Tárgyévi pénzforgalommal kapcsolatos tőkeváltozás K 4499. Egyéb különféle rövid lejáratú kötelezettség 7
c. azokat az átmenetileg függő kiadásként vagy függő bevételként nyilvántartott összegeket, amelyek év közben (idő hiányában) nem kerültek a végleges kiadási vagy bevételi jogcímen elszámolásra, rendezni kell. Ilyen tétel nem maradhat a 2013. évi záró egyenlegben, mert pénzforgalom nélkül költségvetési bevétel, illetve kiadás elszámolására 2014-ben nincs lehetőség. Az Áhsz. szabályozza, hogy milyen esetekben lehet pénzforgalom nélkül elszámolni költségvetési bevételt, illetve kiadást. d. az aktív és passzív pénzügyi elszámolások között csak olyan tételek maradhatnak a 2013. évi beszámoló mérlegében, amelyek egyértelműen beazonosíthatók, és a rendezésük módja ismert. Ilyenek lehetnek: a foglalkoztatottaknak adott munkabérelőlegek (36514.-re rendeződik), a kiküldetési előleg (36514.-re rendeződik), a beszerzési előleg (36514.-re rendeződik), az üzemanyag előleg (36514.-re rendeződik, a szállítóknak adott előleg (36513.-ra rendeződik), a vevőktől kapott előleg (3671.-re rendeződik), a december hónapban előre kifizetett nettó munkabér (366.-ra rendeződik), utólag finanszírozott nemzetközi támogatási programokkal kapcsolatos átfutó kiadások (36515.-re rendeződik), decemberben beszerzett utalványok, bérletek, más hasonló, készpénzhelyettesítő fizetési eszköznek nem minősülő eszközök beszerzésével kapcsolatos átfutó kiadások (366.-ra rendeződik) ha év végéig a Kincstár nem utalta vissza a 2013. évi forgótőke megmaradt összegét és emiatt az átfutó kiadások között a 39292. számlának egyenlege maradt, az év végi zárás keretében át kell könyvelni a függő kiadásra (és a 2013. évi beszámolóban az aktív pénzügyi elszámolások között függő kiadásként fog megjelenni. (36515.-re kell átrendezni és nyitást követően kell átvezetni a 3654.-re) függő bevételként elszámolt OEP finanszírozás terhére december hónapban előre leutalt támogatás összegét kapott előlegnek kell tekinteni (3671.-re rendeződik) a házipénztárból a költségvetési elszámolási számlára postán befizetett, de év végéig a költségvetési elszámolási számlán jóvá nem írt, kiegyenlítő kiadásként kimutatott összeg. (3211.-re rendeződik, mivel a 361. Pénzeszközök átvezetési számlán az Áhsz. 48. (7) bekezdése szerint ezen a jogcímen a mérlegben nem mutatható ki tétel.) A könyvviteli számlák nyitása után az elszámolás: T 361.- K 3211 és a fizetési számlán történő jóváíráskor T 3313. K 361. az önkormányzat által az irányítása alá tartozó intézmény részére a decemberi bérek kifizetéséhez átutalt és függő kiadásként (intézménynél függő bevételként) nyilvántartott előleg (önkormányzatnál 36515.-re rendeződik, intézménynél 3671.-re rendeződik) 8
e. A belföldi idegen pénzeszközök és nemzetközi támogatási programok idegen pénzeszközei számlacsoportokban a lebonyolítási számlák esetén fokozott gondossággal kell eljárni, hogy azoknak a kedvezményezett által beutalt önerő összege kivételével év végén ne maradjon egyenlegük. f. A 0. számlaosztályban 07. Kötelezettségvállalások nyilvántartási számláján nyilvántartott kötelezettségvállalások leltározását is el kell végezni (a leltárkimutatásban célszerű évenkénti bontásban elkészíteni a hosszú távú kötelezettségvállalásokat). A leltárkimutatás alapbizonylataként a kötelezettségvállalás dokumentumát (megrendelés, szerződés, megállapodás stb.) a leltárkimutatás mellé kell csatolni. g. A 0. számlaosztályban a 01. Befektetett eszközök nyilvántartási számláján (pl. Bérbevett befektetett eszközök, üzemeltetésre átvett eszközök stb.), a 02. Készletek nyilvántartási számláján (Pl. Bérbevett készletek) a 03. Követelések, pénzügyi elszámolások nyilvántartási számláján (Pl. Le nem zárt peres ügyekkel kapcsolatos követelés, kétes követelések, rövid lejáratú követelések után járó késedelmi kamatok stb.), a 04. Kötelezettségek nyilvántartási számláján nyilvántartott tételeket (Pl. Le nem zárt peres ügyekkel kapcsolatos függő kötelezettség, hagyatéki eljárás miatti függő kötelezettség, rövid lejáratú kötelezettségek után fizetendő késedelmi kamatok, el nem ismert tartozások stb.) is fel kell leltározni. 3. A 2013. évre vonatkozó éves költségvetési beszámoló összeállítása a 2013. december 31-én hatályos szabályok szerint Könyvviteli zárás Záró főkönyvi kivonat elkészítése Éves költségvetési beszámoló összeállítása 4. A 2013. december 31-én hatályos szabályok szerint elkészített éves elemi költségvetési beszámoló összeállítását követően a rendező mérleg elkészítéséhez, 2013. december 31-i fordulónapra vissza kell nyitni a mérlegszámlákat (eszközöket és forrásokat) a rendező, technikai tételek elszámolása miatt FONTOS!! A rendező, technikai tételek könyvelése az NGM rendeletben meghatározott főkönyvi számlákon történhet. Önkormányzatoknál előfordulhat, hogy a rendeletben megjelölt főkönyvi számlákat az önkormányzat nem alkalmazza. Ilyen lehet: a 4111. Kezelésbe vett eszközök tartós tőkéje és a 4171. Kezelésbe vett eszközök értékelési tartaléka. Gondoskodni kell arról, hogy ezek a főkönyvi számlák is megnyithatóak legyenek. 9
Szükséges, hogy a 2013. évi mérlegszámlák visszanyitása külön adatbázisban történjen, mert külön meg kell őrizni a 2013. évi beszámolót alátámasztó könyvelési adatokat és külön a rendező mérleg elkészítéséhez szükséges, rendező, technikai tételek keretében könyvelt adatokat. A külön visszanyitott adatbázisban kell a rendező, technikai tételeket rögzíteni, majd a rendező, technikai tételeket is tartalmazó főkönyvi kivonatot kinyomtatni. A rendező, technikai tételek is tartalmazó záró főkönyvi kivonatban szereplő mérlegszámlák egyenleg adatai alapján kell az NGM rendelet 1. számú mellékletében szereplő Rendező mérleg nyitó oszlopában a 249/2000. (XII. 24.) rendelet szerinti mérleg, rendező, technikai tételekkel módosított 2013. évre vonatkozó adatait kitölteni. Majd azokat kell a 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet szerinti mérlegsorokra átrendezni. Nem elegendő külön papíron kézzel könyvelni a rendező, technikai tételeket! Azoknak az önkormányzatoknak is, akik 2014.január 1-től programot váltanak, vissza kell nyitni a 2013. évi könyvelés adatait tartalmazó adatokat, majd a rendező, technikai tételek könyvelését a 2013. évi programmal kell elvégezni és a rendező, technikai tételeket is tartalmazó záró főkönyvi kivonatot kinyomtatni. Ez a főkönyvi kivonat a Rendező mérleg 2013. évre vonatkozó adatainak alátámasztásául szolgál. 5. Rendező, technikai tételek elszámolása A. Általános rendelkezések A rendező mérleg elkészítését megelőzően a 2013. évi beszámoló mérlegében szereplő értékadatokat rendező, technikai tételek elszámolásával módosítani kell. A rendező, technikai tételeket a 2013. évi főkönyvi (könyvviteli) számlákon kell elszámolni, azok záró egyenlegéből kiindulva. A rendező, technikai tételek nem képezik részét sem a 2013. évi, sem a 2014. évi folyó könyvelésnek. A rendező, technikai tételek könyvelése során azoknak a 2013. évi főkönyvi (könyvviteli) számláknak az egyenlege megszűnik, amelyeknek megfeleltetésére az Áhsz. szerint nincs mód. A rendező, technikai tételek könyvelése előtt a beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét a 249-es kormányrendelet alapján teljesítőknek a 41. Saját tőke elemeinek és a 42. Tartalékok számlacsoport számláinak egyenlegét át kell vezetniük a 4922. Egyéb mérlegrendezési számlára. T41.*, 42.* számlacsoportból a K egyenlegű számlák K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla és T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 41.*, 42.* számlacsoportból a T egyenlegű számlák 10
B. Rendező, technikai tételek könyvelése A rendező, technikai tételeket szintén a 4922. Egyéb mérlegrendezési számlával szemben kell könyvelni ki kell vezetni a könyvelésből a. Az alapítás-átszervezés aktivált értékét, T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 111*. Alapítás-átszervezés aktivált állományának értéke (Bruttó érték) és T 112*. Alapítás-átszervezés értékcsökkenése K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla b. A kísérleti fejlesztés aktivált értékét, T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 111*. Kísérleti fejlesztés aktivált állományának értéke (Bruttó érték) és T 112*. Kísérleti fejlesztés értékcsökkenése K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla c. A tulajdonosnál, tulajdonosi joggyakorlónál azon eszközök bruttó értékét, értékcsökkenését, értékhelyesbítését, amely eszközre államháztartáson belüli szervezettel vagyonkezelői jogot létesített, az ezzel kapcsolatos tartalékokat és kötelezettségeket, a. Bruttó érték, értékcsökkenés, értékhelyesbítés kivezetése T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 167. Vagyonkezelésbe adott eszközök állománya (Bruttó érték) és T 168. Vagyonkezelésbe adott eszközök értékcsökkenése 11
K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla és T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 169. Vagyonkezelésbe adott eszközök értékhelyesbítése és a 0. számlaosztályban nyilvántartásba kell venni a vagyonkezelésbe adott eszközöket vagyonkezelési szerződés szerinti értéken T 01. Befektetett eszközök nyilvántartási számlája K 091. Befektetett eszközök nyilvántartási ellenszámlája d. Államháztartáson belüli szervezetnek vagyonkezelésbe adott eszközökkel kapcsolatos tartalékok és kötelezettségek kivezetése T 4496. Vagyonkezelésbe adott eszközökhöz kapcsolódó kötelezettségek K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla és T 4172. Saját tulajdonban lévő eszközök értékelési tartaléka K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla e. a közvetített szolgáltatások értékét, T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 232. Közvetített szolgáltatások és ha a közvetített szolgáltatáshoz értékvesztés is kapcsolódik T 244. Közvetített szolgáltatások értékvesztése és annak visszaírása K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla 12
f. A támogatási program előlegek és az előfinanszírozás miatti követeléseket, és kötelezettségeket az ezekre a követelésekre elszámolt értékvesztést. T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 2871. Támogatási program előlege K 2876. Előfinanszírozás miatti követelések és T 288. Támogatási program előlegek és az előfínanszírozással kapcsolatos követelésekre elszámolt értékvesztés T 4491. Támogatási program előlege miatti kötelezettség T 4495. Előfinanszírozás miatti kötelezettségek K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla és a 0. számlaosztályban nyilvántartásba kell venni a támogatási program előlegek és előfinanszírozás miatti követeléseket és kötelezettségeket T 03. Követelések, pénzügyi elszámolások nyilvántartási számlája K. 093. Követelések, pénzügyi elszámolások nyilvántartási ellenszámlája és T 04. Kötelezettségek nyilvántartási számlája K 094. Kötelezettségek nyilvántartási ellenszámlája 13
Be kell emelni a könyvelésbe a. azokat a követeléseket és kötelezettségeket, amelyeket a 2013. évi szabályok alapján nem könyveltek, azonban az Áhsz. szerint a mérlegben szerepeltetni kell. pl. járó, de ki nem fizetett ellátások, támogatások stb. b. Az egészségügyi szolgáltatóknál nem lehet a 2013. év november-december hónapra járó OEP finanszírozás összegét követelésként beállítani a leltárba az Áhsz. 43. (13) bek. b) pontjában foglalt rendelkezés miatt: Kizárólag a teljesítéssel egyidejűleg lehet követelést nyilvántartani..b16. Egyéb működési célú támogatások bevételei államháztartáson belülről rovatokhoz kapcsolódóan vezetett nyilvántartási számlákon. c. A költségvetési szerv által beszedett megosztott bevételek esetében a követelést is meg kell osztani a beszedő szervezetet és a bevételt megillető költségvetési szerv között. A követelések megosztásánál a jogszabály szerint meghatározott hányadokat kell figyelembe venni. A beszedő költségvetési szerv az őt megillető bevételi hányaddal kapcsolatos követelést mutathatja ki a rendező mérlegében. A beszedő szervezetek a 2013. évi mérlegben a teljes követelés állományt szerepeltetik a mérlegükben, de a rendező, technikai tételek keretében ki kell vezetniük az őket meg nem illető hányadra jutó követelést. d. A helyi önkormányzatok a közigazgatási hatósági eljárás illetékkel- és az azzal összefüggésben felszámított késedelmi pótlékkal-, bírsággal kapcsolatos (353. Közigazgatási hatósági eljárási illetékbeszedési számlához kapcsolódóan) követelést, valamint a más által kimutatott adók módjára behajtatandó köztartozásokkal (354. Idegen bevételek elszámolási számlához kapcsolódóan), továbbá a gépjárműadóval kapcsolatos követelésekből (3232. Gépjárműadó beszedési számlához kapcsolódóan) a nem az önkormányzatot megillető hányadra eső követelést nem mutathatnak ki az Áhsz. szerinti mérlegben. Ezeket a követeléseket a 2013. évi mérlegben még szerepeltetniük kell, de a rendező, technikai tételek keretében ki kell vezetniük. A közigazgatási hatósági eljárási illetékkel és a gépjárműadóból a központi költségvetést megillető részre jutó követelést a Kincstárnak kell követelésként felvennie a rendező, technikai tételek között. e. A követelések közé be kell emelni az esedékessé vált 0. számlaosztályban nyilvántartott, és dec. 31-ig pénzügyileg nem rendezett járó kamatok összegét. f. A továbbadási céllal kapott, és december 31-ig tovább nem utalt pénzeszközök miatt 2013. év végén támogatásértékű bevételként (ha államháztartáson belüli szervezettől érkezett) vagy átvett pénzeszközként (ha államháztartáson kívüli szervezettől érkezett) elszámolt összeget kötelezettségként fel kell venni a rendező, technikai tételek között. 14
g. Kötelezettségek közé be kell emelni a szállítói számlák késedelmes megfizetése miatt 0. számlaosztályban nyilvántartott esedékessé vált késedelmi kamatokat. C. A rendező, technikai tételek elszámolását követően a 4922. Egyéb mérlegrendezési számláról az A Nemzeti vagyonba tartozó befektetett eszközök és B. Nemzeti vagyonba tartozó forgóeszközök mérlegcsoportba átsorolandó eszközök bruttó bekerülési értékének megfelelő összeget át kell könyvelni a 4111. Kezelésbe vett eszközök tartós tőkéje számlára. (A 4111. számlára átvezetett összeg lesz a 2014. évi nyitó mérlegben a Nemzeti vagyon induláskori értéke.) Figyelem!! A bruttó bekerülési érték átvezetéséről és nem a mérleg szerinti érték átvezetéséről van szó, tehát az elszámolt értékcsökkenéseket, értékvesztéseket, valamint az értékhelyesbítés összegét nem szabad figyelembe venni! Könyvelési tétel: T 4922. K 4111. Kezelésbe vett eszközök az eszközök értékhelyesbítésének megfelelő összeget át kell könyvelni a 4171. Kezelésbe vett eszközök értékelési tartaléka számlára (A 4171. számlára átvezetett összeg lesz a 2014. évi nyitó mérlegben az Eszközök értékhelyesbítésének forrása ) Könyvelési tétel: T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 4171. Kezelésbe vett eszközök értékelési tartaléka 15
a 31-33. Pénzeszközök számlacsoportban nyilvántartott eszközök bruttó értékének megfelelő összeget át kell könyvelni a 4211. Költségvetési tartalék elszámolása számlára (A 4211. számlára átvezetett összeg lesz a 2014. évi nyitó mérlegben az Egyéb eszközök induláskori értéke és változásai ) Könyvelési tétel: T 4922. Egyéb mérlegrendezési számla K 4211. Költségvetési tartalék elszámolása a 4922. Egyéb mérlegrendezési számla fennmaradó egyenlegét át kell vezetni a 4121. Előző évek kezelt tőkeváltozásai számlára. (A 4121. számlára átvezetett összeg lesz a 2014. évi nyitó mérlegben a Felhalmozott eredmény, amelynek értéke negatív is lehet.) Könyvelési tétel: T 4121. Előző évek kezelt tőkeváltozása K 4922. Egyéb mérlegrendezési számla 16
Rendező, technikai tételek könyvelését követően a rendező mérleg elkészítése a rendező, technikai tételek könyvelését követően célszerű össze állítani egy olyan főkönyvi kivonatot is, amelyben bemutathatók i. a rendező, technikai tételek könyvelését megelőzően a 4. pont szerinti eszköz és forrás számlák egyenleg adatai (T, K) ii. a rendező, technikai tételek hatása a főkönyvi számlákra (T, K) iii. a főkönyvi számlák egyenlege a rendező, technikai tételek után (T, K) a rendező tételeket is tartalmazó főkönyvi (könyvviteli) számlák egyenleg adatai alapján kell megnyitni a rendező mérleg 2013. évre vonatkozó adatait, majd azokat a rendelet 1. mellékletében foglaltaknak megfelelően kell átrendezni a 2014. évi mérlegsorokra. (a 2013. évi számlák megfeleltetése a 2014. évi számláknak) A rendező mérleg alapján el kell készíteni a 2014. január 1-jei nyitó mérleget A 2014. évi nyitó mérleget a Rendező mérleg adatai alapján kell elkészíteni. 17
2014. évi könyvvezetés sajátos feladatai a) Költségvetési számvitel nyilvántartási számláinak megnyitása A költségvetési számvitel egységes rovatrend szerinti nyilvántartási számlái közül a követelések (09.) és kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek (05.) 2-es végű nyilvántartási számláit a 004., illetve 002. nyilvántartási ellenszámlákkal szemben, valamint a 01-04. számlacsoport nyilvántartási számláit a 006. nyilvántartási ellenszámlával szemben legkésőbb 2014. január 31-ig meg kell nyitni a fentiek szerint felvett leltár alapján, és azokon a január 1-jét követően bekövetkezett gazdasági eseményeket el kell számolni (költségvetési számvitel) Végleges kötelezettségvállalások nyilvántartásba vétele 3. A költségvetési évben esedékes végleges kötelezettségvállalás T 0022 K 05(2) 4. A költségvetési évet követően esedékes végleges kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele T 0024 K 05(2) 5. A költségvetési évet követően esedékes végleges kötelezettségvállalások közül a 2014. évben esedékes végleges kötelezettségvállalások átvezetése a költségvetési évben esedékes kötelezettségvállalások közé Költségvetési számvitel szerint T 0022 K 05(2) T 05(2) K 0024 Pénzügyi számvitel szerint (a könyvviteli számlák nyitását követően) T 422 K 421 18
Követelések nyilvántartásba vétele 1. A költségvetési évben esedékes követelések nyilvántartásba vétele T 09(2) K 0041 2. A költségvetési évet követően esedékes követelések nyilvántartásba vétele T 09(2) K 0042 3. A költségvetési évet követően esedékes követelések közül a 2014-ben esedékes követelések átvezetése a költségvetési évben esedékes követelések közé Költségvetési számvitel szerint T 09(2) K 0041 T 0042 K 09(2) Pénzügyi számvitel szerint (a könyvviteli számlák nyitását követően) T 351 K 352 Az előirányzatok nyilvántartására szolgáló nyilvántartási számlákat az elemi költségvetés elfogadását követően kell megnyitni a költségvetési számvitelben. Kiadási előirányzatok nyilvántartásba vétele T 05(1) K 001 Bevételi előirányzatok nyilvántartásba vétele T 001 K 09(1) b) Pénzügyi számvitel könyvviteli számláinak megnyitása A pénzügyi számvitel könyvviteli számláit a rendező mérleg alapján, annak elkészítését követő munkanapon kell megnyitni a 491. Nyitómérleg számlával szemben. A pénzügyi számvitel könyvviteli számláinak megnyitásáig a 2014. január 1-jét követően (2014. március 31-ig) bekövetkezett gazdasági eseményeket a könyvviteli számlák száma szerint vezetett külön nyilvántartásokban kell elszámolni. A könyvviteli számlák megnyitása után a külön nyilvántartások szerinti forgalmat kell a pénzügyi számvitel szerint a könyvviteli számlákon könyvelni. 19
c) Idegen pénzeszközökkel kapcsolatos elszámolások A könyvviteli számlák megnyitását követően az idegen pénzeszközök közül haladéktalanul át kell vezetni a költségvetési pénzeszközök könyvviteli számláira azon pénzeszközöket, amelyek az Áhsz. szerint idegen pénzeszközként nem tarthatók nyilván. Ilyen pl. a központi alrendszerbe tartozó költségvetési szervek dolgozói lakásépítésének, lakásvásárlásának munkáltatói támogatására szolgáló számla. (355. Lakásépítés és vásárlás munkáltatói támogatása) Az új számviteli előírások szerint [Áhsz. 49. -ának (1) - (4) bek.] idegen pénzeszközként kell elszámolni azon pénzeszközöket, amelyek változása a költségvetési számvitelben költségvetési vagy finanszírozási bevételként vagy kiadásként nem tartható nyilván. Az idegen pénzeszközök között elkülönítetten kell elszámolni a belföldi és a nemzetközi támogatási programok idegen pénzeszközeit. i. Belföldi idegen pénzeszközök között kell elszámolni o o o a fedezetkezelői számlák, a letétek, biztosítékok, az idegen betétkönyvek és a készpénzben kezelt idegen pénzeszközök forgalmát. ii. A nemzetközi támogatási programokhoz kapcsolódó idegen pénzeszközök között kell elszámolni az Áht. 20. (1) bekezdése szerinti, még fel nem használt pénzeszközöket és az Európai Uniótól vagy más nemzetközi szervezetektől érkező olyan támogatásokat, amelyek végső kedvezményezettje valamely államháztartáson kívüli szervezet, személy, és a költségvetésben bevételként és kiadásként nincsenek megtervezve. 2014-től csak az Áhsz-ben nevesített idegen pénzeszközöket lehet kimutatni az idegen pénzeszközök között. A 2013-ban az idegen pénzeszközök között kimutatott pl. 353. Közigazgatási hatósági eljárási illetékbeszedési számla, 354. Idegen bevételek elszámolási számla, 3596. Gyermektartás díjak megelőlegezése számla [új. számvitel szerint a 353., a 354. és a 3596. számlákat az Ávr. 145. (3) bek h) pontja alapján az önkormányzat fizetési számlájához kapcsolódó alszámlák között kell kimutatni.] Az átvezetés során o a költségvetési szervet megillető pénzeszközök esetén az átvezetéssel azonos összegű bevételt kell elszámolni a 38/2013. (IX. 19.) NGM rendelet VII. Pénzeszközökkel, finanszírozással kapcsolatos elszámolások fejezet K) Idegen pénzeszközökkel kapcsolatos elszámolások cím 3. és 4. pontja szerint, 20
3. Idegen pénzeszközök bevételként történő átvezetésének elszámolása a költségvetési számvitel szerint a) Követelésként T09(2) - K0041 b) Teljesítésként T005 - K09(3) 4. Idegen pénzeszközök bevételként történő átvezetésének elszámolása a pénzügyi számvitel szerint T368 T32/33 - K34 K9 o a költségvetési szervet nem megillető pénzeszközök esetén a költségvetési pénzeszközök növekedését a kötelezettség jellegű sajátos elszámolásokkal szemben kell könyvelni. a pénzügyi számvitel szerint: T 368. Egyéb sajátos forrásoldali elszámolások K 34. Idegen pénzeszközök T 32/33. Fizetési számlák K 367. Kötelezettség jellegű sajátos elszámolások A rendező mérlegben az előlegek közé átvezetett összegek elszámolása A rendező mérlegben az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokról az előlegek közé átvezetett összegeket a 2013. december 31-én hatályos szabályok szerinti időpontban kell a 2014. évi folyó könyvelésben a mérlegszámlák közül kivezetni és a költségvetési számvitelben kiadásként, illetve bevételként elszámolni. A 2013. évi maradvány elszámolása A 2014. évben a B813. Maradvány igénybevétele rovaton a rendező mérleg alapján a 31-33. Pénzeszközök számlacsoportokban megnyitott könyvviteli számlák összevont egyenlegének a 365-367. könyvviteli számlák összevont egyenlegével korrigált összeget kell elszámolni finanszírozási bevételként. 21
A megszűnt szervezetek vagyonának átvételével kapcsolatos könyvvezetés (Beiktatta: a 75/2013. (XII. 31.) NGM rendelet) A 2013. december 31-én megszűnt költségvetési szerv, társulás, nemzetiségi önkormányzat 2013. évi beszámolójában kimutatott eszközöket és forrásokat a jogutódnak, az Áht. 11. (5) bekezdése vagy a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény 167. -a szerinti szervnek a rendező technikai tételek könyvelését megelőzően, a beszámolóban kimutatottakkal azonos besorolással, a 4921. Átszervezéshez kapcsolódó mérlegrendezési számlával szemben a könyveibe fel kell vennie. 22