A felgyorsult reagáló képesség stratégiai elônyt jelent és az OBI áruházláncnál (esettanulmány) Ügyfél: OBI Franchise és OBI Áruházlánc Iparág: Kereskedelem (barkácsárú) Megoldási terület: integrált bér- és humánügyvitel NEXON megoldás: nexonbér, nexonhr Esettanulmány készítés idôpontja: 2005. március 1. NEXON 1138 Budapest Váci út 186. telefon: (06 1) 465 51 00 e-mail: nexon@nexon.hu www.nexon.hu A MB-AUTO Magyarország Kft., a Maybach kizárólagos képviselôje hozzárjárulásával.
A felgyorsult reagáló képesség stratégiai elônyt jelent nexonbér és nexonhr az OBI áruházláncnál A cég vezetése 2004 szeptemberében döntött úgy, hogy korábbi problémák megoldása és a dinamikus növekedés hatékonyabb támogatása érdekében bérügyviteli rendszert, illetve szolgáltatót vált, és a teljes magyarországi hálózatában bevezeti a nexonbér-t, ezzel párhuzamosan pedig humánerôforrás-gazdálkodás korszerû megvalósítását biztosító nexonhr-t. A 2004-es évzárásra esô projekt szûk határidôkkel került megvalósításra, így a bevezetést végzô NEXON és az OBI számára is komoly kihívást jelentett. A projekt részleteirôl Gavallér Zsoltot, az OBI Hungary Franchise Center Kft. személyzeti vezetôjét kérdeztük. - Személyzeti vezetôként egy ekkora dolgozói állomány menedzselése, adminisztrálása - fôleg, akkor, ha ez dinamikusan bôvül bizonyára nem egyszerû feladat. Milyen informatikai megoldások támogatták az új rendszer bevezetése elôtt a munkájukat? - Az OBI 17 tagú áruházláncában, illetve az ezeket támogató franchise központban jelenleg 2005 elején több mint 1300-an Dr. Emil Lux és Manfred Maus több mint 30 éve álmodta meg az OBI-t, egy olyan barkácsáruházat, amely a különbözô szakboltokkal szemben egyetlen helyen áll széles választékkal és szaktanácsadással a vásárlók rendelkezésére, s így a barkácsolók összes igényét egy fedél alatt elégíti ki. Az OBI 1970-ben nyitotta elsô üzletét Hamburgban, napjainkra pedig a hálózat bôvítésére franchise rendszert alkalmazva több mint 510 áruházzal Németországban és Európában is a barkácspiac legeredményesebb szereplôjévé vált. Az OBI 1994 óta van jelen hazánkban, ahol szintén franchise rendszerben mûködnek az egyes áruházak, de egyelôre központi irányítással. A 40 milliárd forint feletti forgalmat bonyolító magyarországi kereskedôlánc jelenleg 17 áruházat üzemeltet, és dinamikusan növekszik. A tervek szerint évente 4 új áruházat nyitnak, és több száz fôvel növelik a 2005 elején 1300 feletti aktív dolgozói létszámot. dolgoznak, ráadásul ez a létszám évrôl évre több száz fôvel növekszik. Valóban elég komoly feladatot jelent a meglévô létszám megfelelô szolgáltatásokkal való ellátása, miközben gondoskodni kell a növekedést biztosító új dolgozók felvételérôl, betanításáról és rendszeres képzésérôl. Ez folyamatos kihívást jelent a humánerôforrás gazdálkodás és bérszámfejtés területén dolgozóknak, de általában véve minden munkatársunk számára, hiszen az áruházakat meg kell tervezni, fel kell építeni, berendezni, és vevôink elvárásainak megfelelôen üzemeltetni. 2004-ben például 62 napon belül nyitottunk meg 4 új áruházat, ez jelentôs terhelést jelentett. Ami a szoftveres segítséget illeti: mielôtt bevezettük a NEXON bér- és humánügyviteli megoldását, a hr részére komolyabb informatikai támogatás nem állt rendelkezésére. Volt egy beléptetô és munkaidô nyilvántartó rendszer, ami most is alapja az integrált megoldáswww.nexon.hu/nexonber 2
nak, illetve egy másik bérszámfejtô alkalmazás, de ez utóbbival nem voltunk túlságosan elégedettek. - Milyen elvárásokat támasztottak az új program, illetve szolgáltató felé? - Elsôsorban a kiszolgálás minôségével és színvonalával kapcsolatban fogalmazódtak meg az elvárásaink. Véleményem szerint az ügyfél minden szituációban szent, és ha az ügyfélnek problémája van, akkor azt illik megoldani. Ha ez nem így történik, akkor sérül a kiszolgálás színvonala. Minden cégnek vannak vevôi ha máshol nem, akkor a szervezeten belül, akiket megfelelô színvonalon kell kiszolgálni. Nálunk például az összes kollégám belsô vevôje a hr-nek, hiszen mi bérszámfejtjük a fizetésüket, képezzük ôket, egyengetjük a karrierjüket. Mindez kifelé is igaz, hiszen kereskedôk vagyunk, így minden nap találkozunk a vevôinkkel. Ha pedig külsô és belsô vevôink megkövetelik tôlünk, hogy figyeljünk oda rájuk, akkor ezt mi is elvárhatjuk beszállítóinktól, hogy figyeljenek az igényeinkre, legyenek érzékenyek a problémáink iránt. Ha ez nem így történik, akkor ebbôl levonjuk a megfelelô konzekvenciát. Sajnos nem mindig sikerült zöldágra vergôdnünk a korábbi szolgáltatónkkal, így aztán úgy döntöttünk, hogy megválunk tôle. - Milyen egyéb indokokat sorakoztattak fel az új ráadásul a korábbinál jóval nagyobb funkcionalitással bíró rendszer bevezetése mellett? - Nagyon fontos szempont volt számunkra, hogy az új megoldás integrálható legyen a már meglévô, illetve a jövôben bevezetésre kerülô informatikai rendszereinkhez. Egy hr rendszeren belül a bérszámfejtés mindennek az alapja, hiszen onnan mennek ki az alapinformációk, a személyes- és béradatok. Ezt továbbgondolva olyan a hr munkáját támogató szolgáltatásokat is be akartunk vezetni, melyek integrálhatók a bérszámfejtési megoldáshoz. Mindez egybevágott azzal az elképzeléssel, hogy mi jó hr-t szeretnénk csinálni, jó szolgáltatói szeretnénk lenni munkatársainknak. Nagyon fontos szempont volt számunkra, hogy az új megoldás integrálható legyen a már meglévô, illetve a jövôben bevezetésre kerülô informatikai rendszereinkhez. - Igen, hiszen a pénzügyi oldalon SAP vállalatirányítási rendszer mûködik. Ebbôl adódik, hogy nem csak lefelé a bérmodul irányába szeretnénk megvalósítani az integrációt, hanem felfelé is, amerre az információ tovább áramlik. Az SAP-val való kapcsolat megteremtése is része volt a projektnek, hiszen a manuális bérfeladást automatikus bérfeladásra lehet így cserélni. A korábbi munkahelyemen is tökéletesen mûködött ez a megoldás, ott hasonló szisztémában szintén az SAP és a NEXON megoldását alkalmaztuk, s ezt a NEXON az OBI esetében is biztosítani tudta. - Kicsit forgassuk vissza az idô kerekét 2004 szeptemberére, amikor úgy döntöttek, hogy tendert írnak ki az új rendszer kiválasztása érdekében. Hogyan, és az eddig említetteken túl milyen szempontrendszer alapján esett a választás a NEXON-ra? - 2004 ôszén alaposan körbenéztünk a piacon, majd tendert írtunk ki bérszámfejtô program bevezetésére és támogatására, illetve humánerôforrás gazdálkodásunkat informatikai alapokra helyezô integrált megoldás késôbbiekben történô bevezetésére. A legfontosabb szempont az volt, hogy képes legyen a rendszer integráltan, moduláris elemekbôl felépülve összekötni több különbözô szolgáltatást, így a bérszámfejtést, a teljesítmény kiértékelésnek megalapozását, az emberek kiválasztását, a tréning rendszert és egyfajta könnyen lekérdezhetô információs bázist adjon a felsô vezetés kezébe. Szintén fontos szempont volt a rendszerek integrálhatósága mellett a minôség. Ez utóbbival kapcsolatban korábbi munkahelyemen szintén nagyon - Tehát az egyik céljuk az volt, hogy integrált hr rendszereket vezessenek be. A másik oldalról valamilyen vállalatirányítási rendszerhez kapcsolódóan beszélhetünk-e integrációs törekvésrôl? www.nexon.hu/nexonber 3
voltak ugyan, de a projekt jól sikerült. Jó volt azt látni, hogy egyes rossz tapasztalatokkal szemben a NEXON szakemberei mindig elérhetôk voltak. A nexonbér bevezetését Purcsi János, míg a hr modulokét Hadnagy Tünde és Réti Marica vitte a NEXON részérôl. Nem csak szakmailag, de emberileg is nagyon elégedettek voltunk mindhármukkal, a projekt idején különösen a két hölgy szinte az OBI csapatának részévé váltak, ami véleményem szerint nagyon pozitív. Erre az erôs egységre szükség is volt, hiszen decemberben szembesültünk vele, hogy az elôzô szolgáltató, nem frissítette a 2004-re vonatkozó adó és TB rendszert. Ez a magatartás szerencsére nem lepett meg minket különösebben pozitív tapasztalatokat szereztem a NEXON-ról, hiszen a mûködés zökkenômentes volt. Nem hagytuk ugyanakkor figyelmen kívül az árat sem, de nem önmagában vizsgáltuk ezt a kérdést, hanem az ár és az érték kapcsolatára koncentráltunk. Egy rendszer ugyanis lehet olcsó, amikor megvásároljuk, de aztán a járulékos problémák mégis drágábbá teszik. Szóba került az SAP hr moduljának bevezetése is, de az ma Magyarországon még nem biztos hogy hasonló áron nyújtja azt a rugalmasságot, amit mi elvártunk egy ilyen megoldástól. Az apró részleteket is figyelembe vevô kiválasztási procedúra gyôztese a NEXON lett, akivel november közepén meg is kötöttük a szerzôdést. Elsôként a nexonbér-t vettük meg, de jeleztük, hogy érdekel bennünket a nexonhr több modulja is. Utólag bevallom, hogy elég szûk határidôt szabtunk meg ami a munkatársaim terheltségén is jól látszott, hiszen a januári bérszámfejtést már a nexonbér-rel akartunk megcsinálni, ráadásul a hr modulok iránti érdeklôdésbôl végül egy második, a nexonbér bevezetésével párhuzamosan futó projekt született. Egy rendszer ugyanis lehet olcsó, amikor megvásároljuk, de aztán a járulékos problémák mégis drágábbá teszik. - Hogyan sikerült venni a váratlan akadályt? Milyen partnernek bizonyult ebben a helyzetben a NEXON? - Jeleztük a problémát a NEXON szakemberei felé, akik nagyon készségesek voltak, és azonnal segítô kezet nyújtottak. Rögtön megkezdtük az adatok új rendszerbe történô manuális feltöltését, ami jó pár napot vett igénybe. Ebben az idôszakban a kollégáim nagyon le voltak terhelve. El kellett végeznünk a havi számfejtéseket, teljesíteni az APEH felé az adatszolgáltatást, miközben tanultuk az új rendszert. Január 28-án, a közelgô adóhatáridô nyomása mellett, jeleztük a NEXON felé, hogy extra segítségre lenne szükségünk. Ekkor már sikeresen lezajlott a januári bérszámfejtés, viszont az éves adóbevallásban segítségre szorultunk. A NEXON részérôl Purcsi úr jött el hozzánk, és megoldotta a feladatot. Fél nyolckor ugyan még három forint eltérést kerestünk, de végül megtaláltuk. Háromszor 1 forintnyit tévedtünk elsôre, három dolgozónk bérszámfejtésénél. Így január 31-én este nyolc órakor elment az APEH felé a 2004-es bevallás, méghozzá hibátlanul. - Ezek szerint egy egyébként is nehéz idôszakban évzáráskor vezették be a nexonbér-t, ráadásul az elôzetes tervekkel szemben mindjárt a nexonhr-t is? - Miben lett az OBI élete más a NEXON megoldásainak bevezetése óta? Hozzájutnak-e például olyan információkhoz, amelyek eddig nem álltak rendelkezésre? - Igen, pontosan ez volt a helyzet. Közösen elkészítettük a projekttervet, ami nagy terheket rótt mindkét félre, de tarthatónak tûnt, ezért mindkét fél elfogadta. Ezt követôen megkezdôdött a kollégák oktatása, illetve ezzel párhuzamosan az adatfelvitel, a rendszer bevezetése és az integrált kapcsolat megteremtése. Kisebb zökkenôk - Ha rövid választ szeretnék adni, azt mondanám, hogy az életünk sokkal könnyebb lett. A számunkra fontos információkat eddig is ki tudtuk szûrni, de ez jelenleg már sokkal egyszerûbb, átláthatóbb, kezelhetôbb. Miután korábban nem volt hr rendszer, egy-egy információ kikeresése eddig jelentôs manuális munkát igényelt. Természetesen a hr www.nexon.hu/nexonber 4
rendszert is fel kell tölteni, ami manuális adatbevitelt feltételez, de utána már gyakorlatilag gombnyomásra jön az információ. Ha például meg akarom tudni, hogy hány olyan jelöltünk van a hálózaton belül, akinek ad abszurdum 3 nyelvvizsgája van, és ezek között szerepel a svéd, akkor ezt pillanatok alatt lekérdezhetem. Korábban ez hosszú keresést jelentett volna. A mi stratégiánk része, hogy az új áruházainkban dolgozók egy részét meglévô alkalmazottaink közül válasszuk ki, ennek nyilván több oka van: lehetôséget biztosítunk a karrierépítésre, illetve olyan embereket is foglalkoztatunk az új áruházakban, akik már jól ismerik az OBI-t. Márpedig ha elsô körben a belsô jelölteket preferáljuk, ahhoz tudnom kell, hogy kikbôl lehet válogatni. Ha például kiírunk egy áruháznyitást, akkor minden pozícióhoz tartozik egy profil, ami tartalmazza az elvárásokat. Most már képesek vagyunk arra, hogy az egyes profilokra nézve gyorsan meghatározzuk, hogy kik lehetnek a megfelelô jelöltek. - Kimondhatjuk, hogy ez a felgyorsult reagáló képesség stratégiai elônyt jelent a szervezet számára? - Igen. Hatékonyabban és gyorsabban, és ezekbôl eredôen olcsóbban és szervezettebben tudunk megfelelô embereket találni az áruházaink számára. A hatékonyság egyben azt is jelenti, hogy ha nem kell manuálisan keresgetni az emberek között, mert a szükséges információ 2 perc alatt rendelkezésre áll, akkor az így szabaddá vált napokat arra tudjuk felhasználni, hogy hogy az életünk sokkal könnyebb lett. A számunkra fontos információkat eddig is ki tudtuk szûrni, de ez jelenleg már sokkal egyszerûbb, átláthatóbb, kezelhetôbb. dinamikus növekedésünket, évi 300-350 dolgozó felvételét, képzését, karrier tervezését, bérszámfejtését nagyon jól támogatja a NEXON megoldása. a konkrét kiválasztás jobb minôségû legyen, hogy valóban a legjobb embereket találjuk meg az adott pozíciókra. A nexonhr lehetôvé teszi azt, hogy képesek legyünk belsô jelölteket találni az adott pozíciókra. Összességében pedig elmondható, hogy a dinamikus növekedésünket, évi 300-350 dolgozó felvételét, képzését, karrier tervezését, bérszámfejtését nagyon jól támogatja a NEXON megoldása. - Mennyire volt könnyen megtanulható a rendszerek kezelése? - Azt gondolom, hogy minden rendszernek más a logikája, más a gondolkodásmódja, így bizonyos szintû energiát mindenképpen felemészt a megtanulásuk. A konkrét tréningnapokat tekintve ez a nexonbér esetében 3, míg a nexonhr-nél 8 napot vett igénybe. Általánosságban azt mondhatom, hogy nem volt nehéz a betanulás, a kolléganôim egyébként szeretik a rendszereket, és elismerôen nyilatkoztak róluk. Sokféle információhoz hozzá lehet férni, számos lekérdezést lehet végrehajtani, látszik, hogy konzisztens szoftverekrôl van szó, melyek rugalmasak, és a magyar viszonyokra lettek kitalálva. - Az elmúlt hónapok után már rutinszerûen használják a rendszert. Milyen tapasztalatokat osztana meg másokkal, akik hasonló megoldások bevezetés elôtt állnak? - Nyilván minden cég saját maga ismeri legjobban az igényeit, így nem adnék tanácsot, csak azokat a kulcsfontosságú momentumokat fogalmaznám meg, amire mi odafigyeltünk a sikeres projekt érdekében. Egyrészt legyen tisztában a vállalat azzal, hogy mire van szüksége, mit akar elérni, és ez hogyan illeszthetô bele a vállalati stratégiába. A mi esetünkben például a vállalati kultúraváltás támogatásában is részt vesz az új rendszer. Ezen kívül nem szabad túl sokat vállalni egyszerre, és nagy hangsúlyt kell fektetni a megfelelô partner kiválasztására. Számunkra a NEXON kiváló megoldást nyújtott, ráadásul a váratlan és kritikus pillanatokban eddig jó választásnak bizonyult. www.nexon.hu/nexonber 5
- A fokozatosság jegyében milyen bôvítési terveket szôttek az elkövetkezendô idôszakra? - Elsô körben egyelôre még konkrét bevezetési idôpont nélkül bôvíteni szeretnénk a nexonhr funkcionalitását, méghozzá a karrier- és utódlástervezés modullal. Azt is meg szeretnénk valósítani, hogy felületeink az interneten keresztül is elérhetôek legyenek, vagyis képesek legyünk arra, hogy az interneten keresztül a megfelelô jogosultságok ellenôrzése után a belsô hálózatra belépve felvihessünk, lekérdezhessünk, módosíthassunk adatokat. Úgy látjuk, hogy a NEXON eddig még nem bevezetett megoldásai komoly fejlôdési lehetôséget jelenthetnek számunkra a jövôben. NEXON Magyarország vezetô humánügyviteli szolgáltatója A NEXON 1989-ben három fôvel alakult, és együtt fejlôdött a rendszerváltó Magyarországgal mára a hazai humán informatikai megoldások piacvezetô szolgáltatója. A több mint 150 fôt foglalkoztató cég 2004-es nettó árbevétele meghaladta az 1,6 milliárd forintot. Legfontosabb terméke a teljes körû bérügyviteli szolgáltatást nyújtó nexonbér (korábban BERENC), amely a folyamatos fejlesztésnek és az évi 10-15 frissítésnek köszönhetôen a magyarországi szabályozásnak mindig megfelelô, megbízható és naprakész. További termékei a humán tôke sikeres alkalmazását biztosító nexonhr humánerôforrás-gazdálkodási rendszer, valamint a nexontime beléptetô és munkaidô-nyilvántartó rendszer. Ezen kívül a cég nexonsource márkanév alatt teljes körû bérszámfejtés-outsourcing szolgáltatást is nyújt. A NEXON 1996 óta rendelkezik ISO 9001 minôsítéssel, 2002-ben pedig a szoftver termékek kategóriában elsôként megkapta a legmagasabb szakmai felkészültséget elismerô Microsoft Gold Certified Partner címet. A NEXON ma tíz magyarországi telephelyén 2400 ügyfél és több mint 1 millió munkavállaló igényeit szolgálja ki. humánerôforrás gazdálkodási rendszer bérügyviteli rendszer A nexonhr kifinomult eszköz a tudatos munkaerô gazdálkodásban. Segít megalapozott döntéseket hozni a céggel kapcsolatban álló minden személyre vonatkozóan, legyen az alkalmazott vagy pályázó, és hozzájárul ahhoz, hogy a vállalatok humán tôkéjüket a legsikeresebben kamatoztathassák. A nexonhr egyesíti a világcégek gyakorlati tapasztalatát a hazai sajátosságokkal. A fejlesztés alapja az Európa számos országában piacvezetô Best!HR, világszerte több mint 40 000 referenciával. A rendszer megfelel a hazai jogszabályoknak és igényeknek, valamint integrálható a NEXON bérügyviteli és munkaidô nyilvántartási rendszereihez. A NEXON munkatársai a bevezetési folyamatot testreszabott implementációs tanácsadással támogatják. A rendszer moduljai: toborzás, személyzeti nyilvántartás, képzés és fejlesztés, választott dátumhoz tartozó szervezeti felépítés áttekintése és szervezeti felépítés tervezés, karrierés utódlástervezés. A NEXON vezetô terméke a teljes körû bérügyviteli szolgáltatást nyújtó nexonbér (korábban BERENC). A szoftver különbözô verzióival jelenleg több mint egymillió munkavállaló bérét számfejtik Magyarországon. A nexonbér integrálható többek között a BAAN, EXACT, MFG-PRO, IFS-AVALON, Microsoft Business Solutions Axapta és Navision, ROSS, SAP, TÜSZ, revolutions Iroda++ és Zenit vállalatirányítási rendszerekkel. Moduláris felépítésének, skálázhatóságának, illetve nagy teljesítményének köszönhetôen hatékony bérszámfejtési megoldást kínál az ügyfelek számára. A program moduljai munkaügy, OEP ellátások, családtámogatás, általános lekérdezések és kafetéria átfogó módon lefedik a bérügyvitel öszszes területét. NEXON 1138 Budapest, Váci út 186. telefon: (06 1) 465 51 00 e-mail: nexon@nexon.hu www.nexon.hu www.nexon.hu/nexonber 6