K és V Nemzetközi Fuvarozó Kft. ESETTANULMÁNY

Átírás

1 K és V Nemzetközi Fuvarozó Kft. ESETTANULMÁNY

2 Gördülékeny ügymenet Microsoft Dynamics NAV-val Átfogó vállalatirányítási rendszert vezetett be a K és V Nemzetközi Fuvarozó Kft.-nél az XAPT. A szállítmányozási vállalkozásnál lezajlott bevezetés elsődleges feladata a pontos és megbízható szolgáltatáshoz megfelelő korszerű eszközök biztosítása volt, amelyek nagyobb biztonságot nyújtanak a szállítás és a háttérszolgáltatások területén, miközben hatékonnyá teszik a vállalatirányítással kapcsolatos feladatok elvégzését. Az ügyfél Az 1989-ben alakult K és V Nemzetközi Fuvarozó Kft. az elmúlt években jelentős fejlődésen ment keresztül. Nemcsak gépparkjuk komoly számszerű és minőségi fejlődését tartották szem előtt, de folyamatosan újabb üzletágak és stratégiai területek kerültek a cég szolgáltatásainak palettájára. A vállalat fő tevékenysége továbbra is a nemzetközi szállítmányozás, de az elmúlt években telephelyükön saját szervizállomást, autómosót és benzinkutat hoztak létre, valamint Gyöngyösön saját raktárt üzemeltetnek, ami a logisztikai feladatok ellátását is lehetővé teszi. A folyamatos fejlődés során egyre nagyobb igény mutatkozott egy olyan egységes vállalatirányítási rendszer bevezetésére, amely egy platformon belül kínál megoldást az összes felmerülő vállalatirányítási problémára. 1

3 Az üzleti probléma Az ERP bevezetést a vállalat igényeinek és a már működő rendszereinek felmérése előzte meg, amelynek során az XAPT szakemberei átfogó képet kaptak a cég aktuális helyzetéről és a megoldandó feladatokról. A vállalatnál egymástól független nyilvántartások működtek a költség és az értékesítési adatokról, amelyekből sokszor pontatlanul és csak nagy erőfeszítéssel lehetett a szükséges jelentéseket elkészíteni. Az adatokat több rendszerben rögzítették, amely hosszú átfutási időt, és magas hibalehetőséget eredményezett, valamint a pénzforgalmi szemléletű döntéshozatalt eleve nem támogatta az akkori rendszer. A vállalat ugyan egy jól működő fuvarszervező programmal rendelkezett, amely minden szükséges adatot tartalmazott, de nem volt alkalmas eszköz a lekérdezéshez, ezért egy munka elvállalása során nem lehetett megállapítani, hogy mekkora lesz a várható fedezet, valamint ismeretlenek vagy pontatlanok voltak a járati eredmények. Ezeknek a problémáknak köszönhetően úgy érezték a cég munkatársai, hogy hiába teljesít mindenki erőn felül, ez nem mindig tükröződött az eredményekben. A megoldás Az XAPT a felmérés után meghatározta a Microsoft Dynamics NAV rendszer bevezetésének céljait, amelyek között megtalálhatjuk a korábbi könyvelési rendszer kiváltását, a meglévő rendszerek integrálását, illetve az adminisztrációs terhek csökkentését. További feladat volt a pontosabb, naprakész adatok előállítása, a tényleges költségek tervezhetősége és az eredmények mérése, valamint a megfelelő vezetői információk biztosítása az operatív és a stratégiai döntésekhez. A rendszer bevezetésének tényleges megkezdése előtt el kellett dönteni, hogy melyik rendszer marad és melyik nem, illetve pontosan definiálni kellett, hogy milyen információkat szeretnének kinyerni a rendszerből és ehhez milyen adatokat, milyen bontásban kell bevinni a rendszerbe. Sok alapértelmezett üzleti folyamat volt, ugyanakkor számos kivétel is akadt, így a folyamatok újragondolása mellett az üzleti igényeket is pontosan meg kellett fogalmazni. A technikai megoldások kivitelezése mellett nagy hangsúlyt kellett fektetni a munkatársak megfelelő felkészítésére is. Kollektív tudat kialakítására volt szükség a rendszer integráltságát hangsúlyozva, illetve egy olyan átfogó tudással rendelkező kolléga képzésére is időt kellett fordítani, aki tisztában van a rendszer operatív működésével, és döntési jogkörrel bír a változtatások véghezviteléhez. Kiemelten foglalkozni kellett a rendszer bevezetésébe bevont személyekkel is, ugyanis a végfelhasználók első lépésben általában ezekhez a kulcsfelhasználókhoz fordulnak a működéssel kapcsolatos problémákkal, kérdésekkel. Szintén fontos feladat volt a felhasználói bizalom kiépítése, ugyanis az XAPT tapasztalatai szerint sokszor a felhasználók szembenállása akadályozza meg az új rendszerek bevezetését. Ennek keretében elég időt kellett hagyni a felhasználók gyakorlására, és a rendszer tesztelésére, mert oktatásra általában már nincs idő és lehetőség az éles indulás során. 2

4 Eredmények, tapasztalatok A bevezetés során a vállalat szigetmegoldásai helyett a Microsoft Dynamics NAV segítségével egy programot sikerült teljesen kiváltani, két másik megoldáshoz pedig automatizált interfész készült az új rendszerben. Az évközbeni, zökkenőmentes indulással bevezetett rendszer segítségével sikerült csökkenteni az adminisztrációt, és az átfutási időt, ezen kívül a megoldás a pontosabb adatszolgáltatást, és a folyamatok racionalizálását is lehetővé teszi. A rendszerben, az új riportolási megoldások használatával több, egymástól eltérő alapon működő adatbázisra épülő rendszerből nyerhetőek ki az összegyűjtött adatok. A riportolással összekötött NAV rendszer már el tudja végezni a járatonkénti nyereségesség számítását is, gépkocsivezetőkre, országokra, rendszám, illetve vevők szerint. Ezeknek a jelentéseknek a birtokában pontos és részletes adatok állnak rendelkezésre a megtérülésről, a fuvarozás és az egyes részlegek költségeiről, bevételeiről, ami nagyban megkönnyíti az üzleti folyamatok tervezését. A K és V Kft. célja a töretlen fejlődés, amelynek keretében a legjobb és legkorszerűbb eszközökkel biztosítsa partnerei számára a korrekt, költségtakarékos, hatékony és pontos szolgáltatásokat a szállítmányozásban és az egyre bővülő kiegészítő szolgáltatások terén.. 3

5 Rövid összefoglaló Microsoft Dynamics NAV - gördülékeny ügymenet Ország Magyarország Iparág Szállítmányozás Ügyfélprofil A K és V Nemzetközi Fuvarozó Kft. az elmúlt években jelentős fejlődésen ment keresztül. Nemcsak gépparkjuk komoly számszerű és minőségi fejlődését tartották szem előtt, de folyamatosan újabb üzletágak és stratégiai területek kerültek a cég szolgáltatásainak palettájára. A vállalat fő tevékenysége továbbra is a nemzetközi szállítmányozás Az üzleti helyzet A szállítmányozó vállalatnál egymástól független nyilvántartások működtek a költség, és az értékesítési adatokról, amelyekből sokszor pontatlanul és csak nagy erőfeszítéssel lehetett a szükséges jelentéseket elkészíteni.a korábbi szigetrendszerek helyett egyetlen integrált rendszerrel kívánták követni Előnyök Az évközbeni, zökkenőmentes indulással bevezetett rendszer segítségével sikerült csökkenteni az adminisztrációt, és az átfutási időt, ezen kívül a megoldás a pontosabb adatszolgáltatást, és a folyamatok racionalizálását is lehetővé teszi. Megoldás Microsoft Dynamics NAV 4