benyújtandó 1 Föld és ingatlan vásárlás Adásvételi szerződés Számla (amennyiben a föld és ingatlanvásárlásról számla is kiállításra került) Tulajdoni lap (60 napnál nem régebbi) Értékbecslő vagy jogszabály alapján felhatalmazott hivatalos szerv (Területi Kormányhivatal) nyilatkozata (amennyiben korábban nem került benyújtásra) 2 Építés/beruházás Kivitelezői szerződés (melléklet: fizetési ütemezés) Számla* Jogerős hatósági engedélyek, vagy azok megadására vonatkozó kérelmek benyújtását igazoló dokumentum (amennyiben korábban nem került benyújtásra) Építési engedély benyújtása az első, a beruházáshoz kapcsolódóan felmerült számla benyújtásával egyidejűleg, használatba vételi engedély benyújtása a beruházáshoz kapcsolódó utolsó számla elszámolásra benyújtásával egyidejűleg Mérnöki /műszaki ellenőr igazolása a teljesítésről, amennyiben a 191/2009 (I 15) Korm rendelet 16 - ában foglat feltételeket teljesíti az építési projektelem Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről amennyiben a 191/2009 (I 15) Korm rendelet 16 -a nem vonatkozik az adott építési projektelemre Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló első bejegyzését tartalmazó oldal Egyszer, az 1 elszámoláskor Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelező nyilatkozata a kezdésről Egyszer, az 1 elszámoláskor Üzembe-helyezéshez szükséges okmányok (pl műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv(ek)+jelenléti ív(ek), és megvalósulási, átadási terv) Kizárólag szállítói kifizetés keretében és 100%-os támogatási intenzitás esetén a kedvezményezett nyilatkozata arról, hogy a szállító szerepel a köztartozás-mentes adózói adatbázisban, vagy összevont adóigazolás a szállító részéről (Art 36/A ) 3 Eszköz/Immateriális javak beszerzése Szállítói szerződés / Adás-vételi szerződés / Visszaigazolt írásos megrendelő / Nyilatkozat, arról hogy írásbeli szerződés nem történt (abban az esetben, ha az előzőek nem állnak rendelkezésre) Számla* Átadás-átvételi jegyzőkönyv/üzembe helyezési okmányok/szállítólevél/immateriális javakhoz kapcsolódóan tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv Használt eszközbeszerzés elszámolhatósága esetén nyilatkozat a Kedvezményezett és az eladó aláírásával, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt 4 Szolgáltatás Szerződés / Nyilatkozat arról, hogy írásbeli szerződés, megrendelés nem történt / visszaigazolt írásos megrendelő Számla* Kis támogatástartalmú számlák összesítője Teljesítésigazolás az elvégzett szolgáltatásról és minta a tárgyiasult szolgáltatásról (elektronikusan) pl tanulmány, terv Az egyes tevékenységekhez kapcsolódóan a fentieken kívül további benyújtandó : 1/5
benyújtandó 41 Képzés esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Részvételt igazoló jelenléti ívek A képző intézmény által kiállított, a képzés sikeres elvégzését igazoló (pl vizsgadokumentációs, vagy oklevél, vagy bizonyítvány) Részvétel igazolása elektronikus adathordozón dokumentáltan (fotó, audió, videó) 42 Szakértői díjak esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Kedvezményezett részéről aláírásra jogosult személy, valamint a szakértő által ellenjegyzett beszámoló az elvégzett tevékenységről 43 Közbeszerzési szakértői díj esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Szakértő beszámolója a tárgyidőszaki tevékenységéről (a szakértő aláírásával, valamint a Kedvezményezett cégszerű aláírásával) Az eljárás alapján megkötött vállalkozási szerződés (amennyiben korábban nem került benyújtásra) Tájékoztató az eljárás eredményéről c hirdetmény (amennyiben korábban nem került benyújtásra, és amennyiben közbeszerzési eljárást folytattak le) 44 Nyilvánosság biztosítása esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Elektronikus adathordozón dokumentáltan (fotó, audió, videó, meghívó) 45 Műszaki ellenőri/mérnöki szolgáltatás esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Építési számlához kapcsolódó műszaki/mérnöki igazolás/vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről - a 2 pontban részletezettek alapján Kizárólag akkor, ha építés kapcsán korábban még nem került benyújtásra A kedvezményezett igazolása a mérnöki/műszaki ellenőr teljesítéséről 46 Rendezvény esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Részt vevő által aláírt jelenléti ív Meghívó Részvétel igazolása elektronikus adathordozón dokumentáltan (fotó, audió, videó) 5 Általános (rezsi) költségek Általános (rezsi) költségek összesítője Számla* Arányosítási módszer leírása, eredeti, a Kedvezményezett által cégszerűen aláírt példány (amennyiben a költség arányosítással kerül elszámolásra) 6 Bérleti díjak (föld, ingatlan, iroda) Bérleti szerződés Kis támogatástartalmú számlák összesítője Számla* Arányosítási módszer leírása, eredeti, a Kedvezményezett által cégszerűen aláírt példány (amennyiben a költség arányosítással kerül elszámolásra) 7 Személyi jellegű költségek Személy jellegű költségek összesítője Munkaszerződés / Megbízási szerződés /Kinevezés/Célfeladat kiírás/helyettesítési rendelvény (tartalmazva a projekt azonosítóját és a projektben elvégzendő tevékenység leírását) ** Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére) Megbízási szerződéses jogviszony esetén/célfeladat esetén beszámoló az elvégzett tevékenységről 2/5
benyújtandó Munkaszerződés/kinevezés esetén munkaköri leírás (amely tartalmazza a projekt azonosítóját és a projektben elvégzendő tevékenység leírását) Helyettesítés esetén helyettesítési rendelvény Projekt megvalósítók esetén egyszer, az 1 elszámoláskor, Bérjegyzék/ fizetési jegyzék / adóhatóság folyószámla kivonat az illetményekről Étkezési hozzájárulás esetén (személyi jellegű költségek összesítő része) Számla* Átadás-átvételi igazolás 9 Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás) költsége Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához Számla* Bérlet/jegy (amennyiben a Kedvezményezett nevére szóló számla kiállítására nincs lehetőség) Kiküldetési rendelvény/kiküldetési utasítás 3/5
benyújtandó 10 Értékcsökkenés Összesítő az értékcsökkenés elszámolásához 11 Saját teljesítés Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője Saját teljesítéshez kapcsolódó számlák, számviteli bizonylatok, kimutatások, önköltségszámítási szabályzat 12 13 Hatósági díjak Hatósági határozat/engedély/végzés Számla/postai átutalási megbízás Fordított ÁFA ÁFA összesítő fordított adózás esetén Számla* ÁFA befizetését igazoló bizonylat (bankszámla-kivonat), amennyiben a kedvezményezett befizető pozícióban van / A kedvezményezett nyilatkozata, amennyiben a kedvezményezett visszaigénylő pozícióban van 14 Könyvvizsgálat Könyvvizsgálói igazolás/jelentés eredeti példány (a könyvvizsgáló által aláírt és a Kedvezményezett által ellenjegyzett) Egyszer, záró kifizetés igénylés esetén, amennyiben a támogatási szerződés, illetve a támogatói okirat előírja * Külföldi számla esetén a számlán szerepelnie kell a számla lényeges tartalmi elemeinek magyar nyelvre történő fordításának (szállító adatai, teljesítés és számlakiállítás dátuma, tevékenység megnevezése, adó alapja, adó mértéke, adómentesség megjelölése - amennyiben ezeket a számla tartalmazza) ** Kifizetés bizonylata alatt szállítói finanszírozás esetén a számla támogatáson felüli összegének kifizetését igazoló dokumentum értendő Szállítói kifizetés esetén a kifizetés bizonylata az önerő átutalásának igazolására szolgál Célcsoport tagnak teljesített postai pénzügyi kifizetések esetén szükséges alátámasztó bizonylat arra vonatkozóan, hogy az arra jogosult részére történt meg a támogatás tényleges, fizikai kifizetése (posta részéről visszaigazolás a jogosult általi átvételről) **** Engedményezés esetén szükséges benyújtandó dokumentum az Engedményezési szerződés Nettó bérek/megbízási díjak esetén: - a nettó bérek átutalásáról szóló bankkivonat munkavállalónként, - vagy a csoportos utalás bizonylata Járulékfizetés esetén: - a járulékok befizetését igazoló bankkivonatok járuléktípusonként, - magán- vagy önkéntes nyugdíjpénztári tagság esetén a befizetést igazoló bankkivonatok Összevont utalás esetén nyilatkozat, amelyben a kedvezményezett nyilatkozik, hogy az összevont tétel milyen, az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz Nettó finanszírozás esetén nincsen kifizetési bizonylat a járulékokhoz kapcsolódóan A nettó finanszírozású intézmények esetén a járulékok bevallását a 292/2009 Korm rendelet 188 és 237, illetve a 15 melléklete tartalmazza A rendelet mellékletét képező információs táblák a bevallás és kifizetés bizonylata; részösszeg elszámolása esetén nyilatkozat benyújtása is szükséges, hogy az összevont tétel milyen, az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz A "/" jel a felsorolt közötti vagylagosságot jelenti 4/5
benyújtandó A mátrixban felsorolt esetében a Kedvezményezett által hitelesített másolati példányok benyújtása szükséges Hiteles másolatként a kedvezményezett részéről cégjegyzésre jogosult vagy az általa meghatalmazott személy által megfelelő módon aláírt másolat fogadható el Eredeti dokumentum benyújtása szükséges: számlaösszesítők, nyilatkozatok, könyvvizsgálói jelentés esetében Felhívjuk a Kedvezményezettek figyelmét, hogy a helyszíni ellenőrzés során valamennyi, a kifizetési igénylés dokumentáció mellékleteként benyújtott eredeti példányai; az összesítővel elszámolt kis támogatástartalmú számlák, valamint kapcsolódó alátámasztó bizonylatainak eredeti példányai; beszerzések esetén a piaci ár igazolására szolgáló (például: ajánlatkérések, árajánlatok, jegyzőkönyv az ajánlatok értékeléséről); valamint valamennyi, a projekthez kapcsolódó dokumentum ellenőrizhető, különös tekintettel az alábbiakra: Építés/beruházás: Eredeti engedélyes tervdokumentáció, Kiviteli tervek (ha releváns), Engedélyköteles tevékenységnél építési napló, nem engedélyköteles tevékenységnél kivitelezői nyilatkozat, Eredeti munkaterület átadás-átvételi jegyzőkönyv (ha nem az Építési naplóban történt az átadás-átvétel), Eredeti műszaki átadásátvételi eljárás(ok) dokumentumai (jegyzőkönyv, készre jelentés, kivitelezői nyilatkozat), Eredeti átadási dokumentáció (Minősítési dokumentáció és Megvalósulási terv /D-terv/); Eszköz/Immateriális javak beszerzése: Vámáru nyilatkozat és vámhatározat (amennyiben az eszközt a kedvezményezett nem hazai forgalmazón keresztül, hanem közvetlenül külföldről EU-n kívül - szerzi be), Jótállási jegy (Garancialevél/garanciajegy), Szervízkönyv és karbantartási napló (amennyiben az eszköznél releváns), Használt eszköz esetén eredetigazolás az eladótól, Műszaki/forgalmi engedély (alvázszám, motorszám), minőségi tanúsítvány, Törzskönyv, Tárgyieszköz nyilvántartó karton, Leltári szám; Szolgáltatás: Képzési program, tematika, tananyag, A rendezvény programjának bemutatása (előadások anyagai, tematika, stb); Személyi jellegű költségek: Egyéb személyi juttatások elszámolása esetén a béren kívüli juttatásokra vonatkozó belső szabályzat, illetve arányosítási módszertan, Személyi jellegű költségek analitikus részletező kimutatása (név, nettó bér, bruttó bér, munkáltatót terhelő járulékok); Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás) költsége: jelenléti ív - mely munkanapokon dolgozott a kiküldött, Gépjármű használata esetén: Útnyilvántartás, Szervezet gk használatra vonatkozó eljárási rendje, Menetlevél (szigorú számadásra kötelezett nyomtatvány); Kiküldetés (napidíj, szállás) esetén: A kiküldetés bemutatása (meghívó, útibeszámoló, program, stb), A szervezet belföldi/külföldi kiküldetésre vonatkozó eljárási rendje, mely tartalmazza azon költségtípusokat, melyek a belföldi/külföldi kiküldetés során elszámolhatóak; Értékcsökkenés: Eszközök analitikus nyilvántartó kartonja, Az elszámolt értékcsökkenésre vonatkozó főkönyvi feladás, analitika, Az elszámolási módszert meghatározó számviteli politika; Saját teljesítés: Szervezet önköltség-számítási szabályzata; Fordított ÁFA: ÁFA bevallás és mögöttes analitika; Elkülönített számviteli nyilvántartásra vonatkozó : Szervezet számviteli politikája, számlatükör; Főkönyvi feladás / kivonat / főkönyvi számlák az adott projektre elkülönítetten; Számviteli nyilvántartás költségek felmerüléséről (pénztárkönyv, naplófőkönyv); Horizontális politikákkal kapcsolatos vállalások: A vállalásnak megfelelő alátámasztó, eredeti dokumentáció; Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó : Ajánlati/ajánlattételi felhívás, Kiegészítő tájékoztatás, Bontási jegyzőkönyv, Bírálati jegyzőkönyvek, Tárgyalás esetén tárgyalások jegyzőkönyvei, Összegzés, Ajánlatok és benyújtott hiánypótlások 5/5