Az uniós támogatási rendszerek pénzügyi elszámolásának áttekintése az auditor szemszögéből EU7. GJP Könyvvizsgáló Kft

Átírás

1 Az uniós támogatási rendszerek pénzügyi elszámolásának áttekintése az auditor szemszögéből EU7 1

2 A pénzügyi elszámolásra vonatkozóelőírások, rendelkezések Az EU Bizottság által kiadott Pénzügyi útmutató ( Financial Guidelines ) Pályázati útmutatók Projekt támogatási szerződések a költség elszámolásra és az auditra vonatkozó mellékletekkel együtt (az EU 7. Keretprogram esetében az Annex VI. VII. is ) A magyar számvitelről szóló évi C. törvény,költségvetési szervezetek esetében a 249/2000. (XII.24.) Korm.rendelet is, Közbeszerzési törvény, A vonatkozó könyvvizsgálói standardok (4400 számú standard), A kedvezményezett belső szabályzatai, így a Számviteli Politika és, ha az nem tartalmazza a közvetlen és közvetett költségek meghatározását és elszámolásának módszerét, úgy az önköltség számítási szabályzat is, valamint a könyvelési számlarend 2

3 A projekt megvalósítása érdekében felmerült költségek elszámolhatóságának elvei A projekt végrehajtása érdekében közvetlen és közvetett költségek számolhatók el, a projekt támogatási szerződésben, illetve azok mellékleteiben részletezett módon. A költségeknek ténylegesnek, gazdaságosnak és a projekt teljesítése érdekében szükségesnek kell lenniük, továbbá meg kell, hogy feleljenek a támogatás kedvezményezett államára vonatkozó jogszabályoknak, valamint a kedvezményezett belső számviteli, pénzügyi és gazdálkodási szabályainak. 3

4 További feltételek a költség elszámolására vonatkozóan A költségek felmerülése és pénzügyi rendezése a projekt időtartama alatt kell, hogy megtörténjen, kivéve azokat a költségeket, amelyek az utolsó időszakra vonatkozó jelentésekkel kapcsolatosak. ( Pl. Záró jelentéssel kapcsolatos konzorciumi megbeszélések részvételi költségei, audit költség ) A projektre elszámolt költségeknek és az esetleges bevételeknek ( pl. kamat bevétel) a kedvezményezett számviteli nyilvántartásaiban elkülönítetten kell szerepelnie. ( Pl. költséghelyi számviteli nyilvántartás.) 4

5 A közvetlen és közvetett költségek általánosan és egyes, a EU 7. Keretprogramra vonatkozó speciális elvek Közvetlen költség mindaz, ami közvetlenül a projekt érdekében merül fel és megfelel a vonatkozó magyar törvényeknek, a kedvezményezett belső szabályzatainak, továbbá a projekt elfogadott költségvetésében tervezésre került. A Pénzügyi Útmutatóban nem úgy szerepel, mint el nem számolható költség. A költség számítás alapjául szolgáló árak nem haladják meg a hasonló minőségre vonatkozó piaci árat 5

6 Közvetett költségek A közvetett költségek azok, melyek nem kapcsolhatók teljes mértékben az adott munka folyamathoz, de a projekt végrehajtásához szükségesek és ténylegesen felmerültek. A Kedvezményezett belső szabályzatában különíti el a közvetett költségeket és azok elszámolásának módszerét. Közvetett költség elszámolási módok 7. Keretprogramban : 1. )A közvetett költségek dokumentumokon alapuló, a projektre tételesen elkülönített költségek elszámolása és elkülönített számviteli nyilvántartása. 2.)A kedvezményezett jogi személynél dokumentumokon alapuló tételes költség elszámolás és meghatározott módszer szerinti felosztása a projektre. Belső szabályzatban kell rendelkezni a módszerről, a számviteli rendszernek alkalmasnak kell lennie arra, hogy a projektre felosztandó költségek el nem számolható költséget ne tartalmazzanak. 3.) Más egyéb közvetett költség elszámolási módszer,(például vetítési alap szerinti, átlag alapján, stb.) mely módszerről a könyvvizsgáló a személyi költségek elszámolási módszerével együtt igazolást ad. Az EU Bizottság felé a személyi költségek elszámolási módszerével együtt, az alkalmazást megelőzően annak elfogadását kell kérelmezni. 6

7 ÁTALÁNY ELSZÁMOLÁSI MÓD A KÖZVETETT KÖLTSÉGEKRE 4.) Átalány elszámolási mód a közvetett költségekre, átalány számítás alapja a közvetlen költség, amit a következőkkel kell csökkenteni: az alvállalkozói díjjal, valamint a harmadik fél által rendelkezésre bocsátott eszközökre fordított azon költségeivel, amit nem a szerződés érdekében használnak. átalány számítás mértéke: 20%, 60 %, ez utóbbit csak nonprofit költségvetési szervezetek, közép és felsőfokúoktatási intézmények, kutatási intézmények, valamint mikro-kis-és közép vállalkozások alkalmazhatják akkor, ha a számviteli rendszerük nem alkalmas az analitikus nyilvántartásra. Koordinációs, támogatási konstrukcióesetében mindenkor 7 % a közvetett költség mértéke. 7

8 A leggyakrabban előfordulóközvetlen költségek elszámolásának szabályai az EU 7. Keretprogramban Személyi költségek A személyi költségek a 7. Keretprogramban elszámolhatók tételesen, illetve alkalmazható az átlagos személyi költség módszer. Az elszámolás módszerét jóváhagyásra be kell nyújtania az EU Bizottságnak, ehhez könyvvizsgálói igazolást is csatolhat. ( de ez nem kötelező) Az átlagos személyi költségeket akkor lehet használni, ha a Bizottság a módszert jóváhagyta. egyéb, az EU Bizottság részéről előre elfogadott más elszámolási módszer, mely módszer alkalmazására vonatkozó kérelmet jóváhagyásra kell benyújtani az EU Bizottsághoz a közvetett költségek elszámolásának módszerével együtt. Az elszámolási módszerről könyvvizsgálói igazolás szükséges. Az elszámolási módszer igazolást független könyvvizsgáló jogosult kiadni. 8

9 A kedvezményezett joga A személyi és közvetett költségek elszámolására vonatkozó egyéb más módszer EU Bizottság elé terjesztésére minden kedvezményezettnek joga van függetlenül a szerződések számától és értékétől. A módszer érvényessége: Ha a módszert elfogadta az EU azt kell alkalmazni minden további VII. Keretprogram által finanszírozott támogatási szerződésben, ha csak új módszert nem küldenek jóváhagyásra. Az elszámolási módszer elfogadása/visszautasítás 60 napon belül történik az EU részéről. 9

10 A személyi költségek tartalma A kedvezményezettnél munkaviszonyban, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló határozott, vagy határozatlan idejű olyan munkavállalók személyi költségei, akik a kedvezményezett irányítása alatt állnak és annak eszközeivel dolgoznak a projekt teljesítése érdekében. A személyi költségek a bérköltségen és a személyi jellegű egyéb költségeken felül tartalmazzák a munkaadókat terhelő járulékokat is ( nyugdíjbiztosítási járulék, egészségbiztosítási járulék, szociális hozzájárulási adó, szakképzési hozzájárulás, előzőleg: munkaadói járulék és eho is ) Csak a bizonyíthatóan a projekt érdekében végzett munkaórák költségei számolhatók el. Az elszámolt munkaórákat ésszerűmódon dokumentálni kell, ilyen a munkaidőkimutatás ( time-sheet) használata. 10

11 Munkaidő kimutatás A munkaidıkimutatás lehet napi, heti, vagy havi összesítéső, de minden a projektre fordított munkaórát igazolni kell. A munkaidıkimutatáson szerepelni kell a kedvezményezett nevének, a projekt címének, szerzıdés számának, a magánszemély nevének, az adott idıben a projekten végzett munka rövid leírásának, az igazolt munkaórának és a projekt vezetı mindezeket igazoló aláírásának. Természetbeni juttatás Természetbeni juttatás ( pl. ebédjegy ) csak akkor fogdhatóel, ha megfelel a kedvezményezett általános gyakorlatának Felesleges, túlzott költségek nem fogadhatók el. 11

12 Mikro- kis és középvállalkozás nem munkaviszonyban lévő tulajdonosa, ha részt vesz a projekt munkákban a költség tervezésnél kalkulálhat és az elszámolásnál figyelembe veheti az átlagos bérköltségét az EU Bizottság által elfogadott módszer szerint. Részletes leírás az útmutató II pontjában. Konzultáns igénybevétele Konzultáns igénybevételének különös esetei: A konzultáns természetes személy, aki egy vagy több kedvezményezettnek dolgozik az EU 7. Keretprogramban, lehet egyéni vállalkozó, vagy egy harmadik fél által foglalkoztatott személy, vagy maga is részt vehet, mint kedvezményezett a projektben. A konzultáns költségeit lehet személyi költségnek tekinteni, függetlenül attól, hogy házon belüli, egyéni vállalkozó, vagy harmadik fél által foglalkoztatott, ha a következő feltételek fennállnak: 12

13 Konzultáns igénybevételének feltételei Feltételek: A kedvezményezettnek szerződése a magánszeméllyel van -a projektben szereplőfeladatokra, - a magánszemély a kedvezményezett feladatmeghatározása, utasítása szerint és ellenőrzésével, a kedvezményezett munkavégzésének helyén ( kivéve a távmunka esetét) végzi a feladatot - a munka eredménye a kedvezményezettet illeti, -a költségek hasonlóak az azonos kategóriában alkalmazott munkaviszonyban lévők költségeihez, - a projekttel kapcsolatos utazások költségeit a kedvezményezett fizeti 13

14 Alvállalkozók Alvállalkozó csak akkor vehető igénybe, ha az EU által jóváhagyott költségterv, a támogatási szerződés tartalmazza a költségét. A kedvezményezettnek alkalmasnak kell lennie a feladat végrehajtására, csak a projekt meghatározott, nem lényegi részének végrehajtása adható ki alvállalkozónak. Az alvállalkozó kiválasztására a közbeszerzési törvény előírásai érvényesek azon a kedvezményezettek részére, akik annak hatálya alátartoznak ( pl. költségvetési szervezetek ). Nem közpénzből finanszírozott gazdasági társaságok a belső szabályzatuk alapján adott értékhatár felett legalább 3 árajánlatot kérnek.. Érvényesíteni kell a legjobb ár és minőségi arányt, az átláthatóságot, valamint az egyenlő feltételek elvét.. Az EU felé a kedvezményezett az alvállalkozó munkájáért úgy felel, mint a saját munkájáért.. A konzultáns költségét lehet alvállalkozónak is tekinteni, ha nem a szerződő fél irányítása és ellenőrzése alatt, annak eszközeivel végzi a feladatot.. Projektmenedzsmenttel kapcsolatos feladatok ellátása is lehet alvállalkozásban. 14

15 Tárgyi eszközök beszerzése Csak a költségtervben és a projekt szerződésben, illetve annak mellékletében szereplő tárgyi eszközök értékcsökkenése számolható el a kedvezményezett szabályzatainak megfelelően, a projekt érdekében végzett használati idővel arányosan. A projekt megkezdése előtt vásárolt, de a projekten használt tárgyi eszköz értékcsökkenése is elszámolható a szerződésben meghatározottak szerint. A tárgyi eszközök üzemeltetésének költségei is elszámolhatók az üzemidővel arányosan, ha azok a kedvezményezett szabályai szerint nem közvetett költségek. A tárgyi eszköz lízing díj is elszámolható költség, de az összes lizingdíj nem haladhatja meg a tárgyi eszköz beszerzési értékét és csak a projekten történő működési idővel arányosan számolható el. 15

16 Nem elszámolható költségek Azonosítható közvetett adók, vámok, illetékek, Jövőbeni veszteségekre képzett céltartalékok, Árfolyamveszteségek, Tőkéhez kapcsolódó kifizetések (kamatok, osztalékok) Más EU projektekben elszámolt költségek, Adósság szolgálatok, Gazdaságtalan, túlzott kiadások 16

17 További dokumentumok a könyvvizsgálathoz Egyéb költségek, amennyiben és ahogyan azok az elfogadott projekt költségek között szerepelnek, pl. az anyag költségek bizonylati dokumentálásához szükséges az igazolt számla és a pénzügyi rendezést igazoló bank-vagy pénztár bizonylat Alvállalkozók esetében ha a szerződés szerint igénybe vehet alvállalkozót a kedvezményezett - a dokumentáció része a közbeszerzési eljárásra, ajánlat kérésre vonatkozó dokumentáció, a szerződés, a teljesítés igazolás, a számla és kifizetési bizonylat. A szerződésben szereplő tárgyi eszköz beruházás esetén a közbeszerzésre és az ajánlat bekérésre vonatkozó dokumentáció, a beszerzésre vonatkozó szerződés, megrendelés, igazolt számla, átvételi igazolás, üzembe helyezési okmány, tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó lap az értékcsökkenési leírás meghatározásával 17

18 Könyvvizsgálói igazolás a 7. Keretprogramban ( nem az elszámolási módszer igazolása) Könyvvizsgálói igazolás csak abban az esetben szükséges, ha az elszámolandó összeghez történő EU hozzájárulás eléri a eurót. Kétéves, vagy annál rövidebb futamidejű projektek esetében lehetőség van arra, hogy csak a projekt végén készüljön könyvvizsgálói igazolás. Abban az esetben, ha a projekt támogatás teljes egészében átalány formában történik nincs szükség könyvvizsgálói igazolásra.. Ha az igazolt módszer az EU bizottság részéről jóváhagyásra került, a könyvvizsgálónak az egyezőséget kell vizsgálnia az igazolt módszerrel és rendszerrel. 18

19 Többször előforduló elszámolási tévedések Nem az ECB által közzétett árfolyam alkalmazása az elszámolás során. A bel-és külföldi számlákon felszámított adó nem, vagy nem teljeskörűen került levonásra az elszámolt költségekből. Hiányzott bizonylat, munkaidőkimutatás az elszámolásból, A bizonylatokon nem szerepelt a témavezető aláírása, Konzorcium vezető kedvezményezett esetében nem került levonásra az előlegként átutalt összeg kamata. Nem szabályozott a közvetett költségek felosztásának, projektre terhelésének módja. Az arányosítással elszámolt költségek hiányos dokumentálása. A hiányos, rossz alvállalkozói szerződés miatt az alvállalkozó nem számolt el a nála lévő összeggel, bizonylatokkal, nem nyújtott be számlát, hanem kompenzált. 19

20 Többször előforduló elszámolási tévedések Kisebb mértékű, (eddig egyéb költségként elszámolt) szolgáltatási számlák csak alvállalkozói költségek közékerülhetnek elszámolásra közvetlen költségként; ( pl olló élezés) Egyébként közvetett (általános) költségként elszámolt összegeknek a projektre terhelése (pl. postaköltség, telefon,stb.) Értékcsökkenés elszámolása Helyes költségmodell alkalmazása; ezzel kapcsolatban a nem elszámolható költségeknek még a közvetett költségek közül való kivezetése is (ez nem vonatkozik az átalányt használni jogosult intézményekre) Helytelen produktív óra számítás ( fő irányként elfogadott: 1680 óra/év) 20

21 Köszönöm a megtisztelőfigyelmet 21