BELSŐ KONTROLLRENDSZER 2. SZ. MELLÉKLETE BUDAPEST FŐVÁROS III. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT INTÉZMÉNYMŰKÖDTETŐ ÉS FENNTATÓ KÖZPONT 1139 Budapest, III., Hajdú utca 29. KOCKÁZATELEMZÉS HATÁLYBA LÉPÉSE: 2013.01.01. JÓVÁHAGYTA: Sebeszta Attila s.k. igazgató
TARTALOMJEGYZÉK IMFK OSZTÁLYAINAK KOCKÁZAT ELEMZÉSE... 3 I. SZÁMVITELI CSOPORT... 3 II. PÉNZÜGYI CSOPORT... 10 III. BÉR-ÉS MUNKAÜGYI CSOPORT... 14 IV. INFORMATIKA SZOLGÁLTATÓ OSZTÁLY... 17 V. TITKÁRSÁG... 19 VI. INTÉZMÉNY-ÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY... 21 ANYAGELLÁTÁSI FELADAT IMFK RÉSZÉRE... 24 2
IMFK OSZTÁLYAINAK KOCKÁZAT ELEMZÉSE 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok I. SZÁMVITELI CSOPORT Az IMFK tevékenysége adminisztratív, mely részben manuális, részben számítógépes munkát jelent. A számítógépes munkavégzés valamennyi munkaterületre jellemző. számítógép meghibásodik Hatás: M : K adatfeldolgozás késedelmes adatállomány törlődik, adat nem pótolható ISZO, Önkormányzat informatikai csoport mentések készítése Az intézmény eszközeinek vásárlásából, az eszköz átadásából, szállításából eredő kockázat 1./ IMFK nem szerez tudomást a vásárlásról 2./ Intézmények között eszköz átadás történik, de a bizonylat nem érkezik meg 3./ Tárgyi eszközök szállítása 1-2./ Hatás: A : A 3./ : A nem történik meg a bevételezés, az eszköz eltulajdoníthatóvá válik felborul a nyilvántartási rendszer Eszköz megrongálódása Megfelelő csomagolás biztosítása Jogi és szabályozási kockázat A dolgozó nem szerez tudomást időben a jogszabályi változásokról A munka során hiba következik be közlönyök,szakmai lapok beszerzése, folyamatos továbbképzéseken való részvétel
Hatás: M : K 2. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Információs kockázat információáramlás lassú információ több lépcsőben jut el a végrehajtóhoz beérkező irat elkallódik : A kockázata adminisztráció, ügyintézés hibás információ torzul nem történik meg a megfelelő ügyintézés, feldolgozás újdonságokról vezetői értekezlet vezető joga és kötelessége a dolgozók tájékoztatása bejövő posta iktatása Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása Bekerülés érték meghatározása Tárgyi eszköz állományba vétele Analitikus nyilvántartás vezetés Értékcsökkenési leírás elszámolása Analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége Hibás üzembe helyezési okmány, rosszul meghatározott bekerülési érték Rossz intézményre, Rossz tárgyi eszköz körbe kerül bevételezésre Az eszköz nem kerül bevételezésre Rossz leírási kulcs választás Nem egyezik a két nyilvántartás 1-3./ Hatás: M 4-5./ Hatás: A : K : A Az üzembe helyezési okmányok mellékletekkel alátámasztva kerülnek megküldésre, os egyeztetés Eszközök adatai alapján beazonosítás ( prospektus, intézmény, internet alapján) A főkönyvi modulban az aktiválások automatikus elvégzése Szabályzatban és programban rögzítve integrált keretrendszer használata 4
Készletek nyilvántartása Bekerülés érték meghatározása Készletek bevételezésének, kiadásának, bizonylatolása Analitikus nyilvántartás vezetés Analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége Hibás üzembe helyezési okmány, rosszul meghatározott bekerülési érték Rossz intézményre, Rossz készlet cikk kódra kerül bevételezésre Az eszköz nem kerül bevételezésre Nem egyezik a két nyilvántartás Az üzembe helyezési okmányok mellékletekkel alátámasztva kerülnek megküldésre, os egyeztetés Eszközök adatai alapján beazonosítás ( prospektus, intézmény, internet alapján) Könyveléskor a számlák tartalmának egyeztetése integrált keretrendszer használata 1-3./ Hatás: M 4./ Hatás: A : K : A Éves beszámoló, költségvetés összeállítása Az ellenőrzött feladat-és hatáskörök szabályozása Beszámoló, költségvetés összes mellékletének elkészítése, folyamatos egyeztetése Nem történik meg a feladat elvégzése, vagy hibásan történik meg az elvégzése Mellékletek kihagyása, Nincs egyeztetés Hibás beszámoló, költségvetés elkészítése Munkaköri leírásban szabályozva a feladatkör Ellenőrző programok használata, folyamatos egyeztetések beiktatása A beérkezett adatok megfelelő feldolgozása A Módszertani Útmutató alapján a jogszabályi környezet felügyelete, és érvényesítése Téves egyeztető táblák, hibás analitikus nyilvántartások, ellenőrző anyagok kézhezvétele Jogszabályi előírások figyelmen kívül hagyása os egyeztetés írásban, szóban os továbbképzés, útmutató áttekintése 5
Beszámolók költségvetések intézményvezetőkkel elfogadása, aláírása Nincs intézményvezető, A dokumentáció hiányosan kerül vissza os időpont egyeztetés 1./ Hatás: A 2./ Hatás: M : A : A 3./ Hatás: M 4./ : M : A 5./ : K Költségvetési rendeletmódosítás Az előirányzatok megfelelő elkülönítése- saját hatáskörű- testületi döntést igénylő Az előirányzat módosítások szabályos feldolgozása Határidőben továbbítása a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztálya felé 1-3./ Hatás: M : M Nincs meg az elkülönítés Jogszabályoknak, és polgármesteri utasításoknak nem megfelelően történik meg a módosítás Későn beérkezett módosítási igények az intézményektől A tervező programban,és papír alapon is kötelező az elkülönített feldolgozás Kiterjesztett jogszabályi háttér, és utasítások Elektronikus formában megküldés Költségvetési kiadások, bevételek elszámolása Előirányzatok és teljesítések figyelése, Kiadások, bevételek a Számlarend, és a Számlatükör szerinti megfelelő rögzítése, könyvelése Program hibák folyamatos figyelése, intézkedés a javításról Nem történik meg az előirányzatok figyelése, és az intézmény túllépi az előirányzat keretét Nem megfelelő főkönyvi számra történik egyes tételek könyvelése Program hiba os egyeztetések os egyeztetés 6
1./ 2-3./ Hatás:A : K : A Havi, negyedéves, féléves, éves zárlati feladatok elvégzése Adatszolgáltatások határidőre történő elkészítése, továbbítása 1./ : K Nem áll rendelkezésre az elkészítéshez szükséges dokumentációk, Nem történt meg az egyeztetés Határidők rögzítése, leszabályozása Adatszolgáltatások hivatal felé Adatszolgáltatások hivatal felé Nem történt meg határidőre a dokumentum elkészítés Határidők rögzítése, leszabályozása Leltározás, selejtezés végrehajtása A folyamat a Leltározási szabályzatnak megfelelően történik A leltározási ütemterv betartása A vagyon teljes körű felvétele, az eltérések kitisztázása A leltározási folyamatról megfelelő tartalommal szabályos jegyzőkönyv készítése Selejtezési folyamathoz javaslatok, Nem tartják be a szabályzatnak megfelelő követelményeket, nincs leltár előkészítés, hiányoznak a vonalkódok Nem történik meg az ütemterv kialakítása, nem az intézménnyel közösen lett kialakítva az ütemterv Nem történik meg a vagyon teljes körű felvétele Nem történik meg a jegyzőkönyve elkészítése, hiányos a jegyzőkönyv Szabályzatban meghatározott eszközökhöz nincs Szabályzat ismertetése,elfogadtatása a leltár felelősökkel, Vonalkódok kinyomtatása,pótlása, kiküldése az intézmény felé Intézménnyel egyeztetett leltározási ütemterv elkészítése Leltárfelvételi ívek használata leltározás során, leltárt követően az eltérések kitisztázása az intézmények segítségével Kötelező nyomtatvány használata, program által generált nyomtatványok, dokumentumok használata Selejtezés előtt megtörténik a dokumentáció átnézése, 7
jóváhagyások bekérése Megfelelő adattartalmú jegyzőkönyv elkészítése A selejtezési folyamat során az analitikával való egyeztetés javaslat, nem történik meg a jóváhagyás a a Szociális és Köznevelési Osztály vezetője által Nem történik meg a jegyzőkönyv elkészítése, hiányos a jegyzőkönyv Ne készüljön olyan eszközről jegyzőkönyv, ami esetleg már a korábbiakban selejtezésre került vagy nem az intézmény tulajdonában van, vagy nem selejtezhető javaslatok, és jóváhagyás nélkül nem történik meg az eszköz kivezetése az analitikából Kötelező nyomtatvány használata, program által generált nyomtatványok, dokumentumok használata Analitika és a selejtezési jegyzőkönyv összevetése 1, 3, 5./ 2, 4, 6, 7./ Hatás: A : K : A Közbeszerzési eljárás lefolytatása A közbeszerzési értékhatár figyelése A törvényi előírások alapján a közbeszerzési eljárás szabályos lebonyolítása 1, 2./ Hatás: M : M Közbeszerzési értékhatár túllépése, és nem történt meg a közbeszerzés Ki maradtak a lebonyolítás során törvény által meghatározott lépések os nyomon követése os továbbképzésen való részvétel, Külsős cég megbízása, Formanyomtatványok használata 3. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat A dolgozói létszámszükségletet, a feladat ellátásához az elvárt iskolai végzettséget a folyamatos munkavégzéshez intézmények esetén az intézmény vezetője, az IMFK esetén az IMFK igazgatója, mint munkáltató határozza meg. 1./ a dolgozó iskolai végzettsége az ellátandó feladatnak nem felel meg 2./ tartós betegállomány esetén belső helyettesítés a teljesítés hibás, vagy a dolgozó nem tud teljesíteni dolgozó tájékozatlansága miatt adminisztrációs, vagy ügyintézési hiba Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre 8
3./ dolgozó figyelmetlen 4./ beérkező irat elkallódik Bérszámfejtés, nyilvántartásba vétel hibás dolgozó részére a kifizetés hibás bevételezés és teljesítés elmaradása tételes számszaki ellenőrzés bejövő posta iktatása 1.,2./ Hatás: A 3./Hatás: A 4./ Hatás: M : A : A : K 4. PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata A Hajdú utca 29. szám alatt az IMFK-án kívül még 2 szervezeti egység működik, melyek ügyfélforgalmat látnak el. Az IMFK az SZMSZ-ben meghatározott napokon szintén nagy ügyfélforgalmat bonyolít, melynek következtében az épületben sok idegen tartozódik. Ügyintézéskor az iroda ajtaját nem zárják be : K Az irodában lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítják x Irodahelyiségek zárhatóak 9
II. PÉNZÜGYI CSOPORT 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az IMFK tevékenysége adminisztratív, mely részben manuális, részben számítógépes munkát jelent. A számítógépes munkavégzés valamennyi munkaterületre jellemző. számítógép meghibásodás Hatás: M : K Jogi és szabályozási kockázat adatfeldolgozás késedelmes adatállomány törlődik, adat nem pótolható ISZK, Önkormányzat informatikai csoport mentések készítése Az IMFK és intézmények a szerződéseiket saját hatáskörben kötik, kivéve a III. kerületi Önkormányzat által közbeszereztetett szerződéseket. 1./ dolgozó nem szerez tudomást a jogszabályi változásról 2./ rossz önköltség megállapítása, illetve szerepeltetés a bérleti szerződésben adatszolgáltatásban, ügyintézésben hiba keletkezik. törvény megsértése 1./ 2./ Hatás: M : A : M Szállításból eredő kockázat dolgozók osztályértekezlet keretében történő tájékoztatása ügyrend CD, közlöny, állásfoglalás kérés, szakmai lapok Önköltségszámítási szabályzat aktualizálása, intézmények által megállapított önköltségek bekérése, bérleti szerződések ellenőrzése Az IMFK a hozzá tartozó intézmények adminisztrációs munkáját segíti. A számlalevelek az intézményekből kézbesítő, vagy posta útján jutnak el az IMFK szervezeti egységeibe. 1./ számlalevél nem érkezik be időre kifizetés késedelmes, késedelmi kamat 10
2./ étkezés megrendelése lemondása nem történik gyerekek, dolgozók nem kapnak ebédet, ill. lemondás esetén elvész a visszatérítés 3./ pénz szállítása ellátmányt eltulajdonítják őrzés 1./ Hatás: A 2./ Hatás: A 3./ Hatás: M Valószínűség: M : K : A : K Az intézményekben a vásárlás nem csak átutalásos számlakifizetéssel, hanem készpénzzel is történhet, melynek rovat elszámolása a Pénzügyi csoport feladata. rovatkönyv nem érkezik meg időben rovatkönyv elkallódik Hatás: A : A Biztosítási kockázat a zárás nem készül el időben az intézmény nem tud elszámolni a készpénz felhasználással telefonos kapcsolattartás A biztosítási ügyintézés a csoport feladata. A biztosítást az Önkormányzat köti. A káreseményről az IMFK az intézménytől írásban értesül. káreseményről nem szerez tudomást időben Hatás: A : A 2. PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata káresemény lejelentés nem történik meg időben ügyrend A Hajdú utca 29. szám alatt az IMFK kívül még 2 szervezeti egység működik, melyek ügyfélforgalmat látnak el. Az IMFK az SZMSZ-ben meghatározott napokon szintén nagy ügyfélforgalmat bonyolít, melynek következtében az épületben sok idegen tartozódik. Ügyintézéskor az iroda ajtaját nem zárják be : K Az irodában lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítják Irodahelyiségek zárhatóak 11
Az IMFK pénztárhelyiségében a folyamatos működéshez címrendenként a finanszírozásban meghatározott készpénz mennyiségnek kell rendelkezésre állnia. A pénztáros összesíti az igényeket, és igényli a készpénz ellátmányt összeghatártól függően. A pénztár meghatározott nyitvatartási idővel működik. 1./ pénz befizetés hamis bankjeggyel történik 2./ rossz pénztárból történő kifizetés banki befizetésnél a hamis bankjegyet zárolják, anyagi és erkölcsi kár Intézményi pénztárak közötti átvezetés 1./ Hatás: M 2./ : K : A Kifizetés előtt utalvány ellenőrzés Felelősségvállalási kockázat Az IMFK a bejövő számlák alapján bonyolítja az intézmények átutalásait, készpénz kifizetéseit. 1./számla kifizethetőségét az igazolásra jogosulatlan dolgozó végzi 2./ rossz bankszámláról történő utalás számla kifizetés rendezés a bankszámlák között 1./ 2./ nem fordulhat elő : A : A 3. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK kötelezettségvállalás személyhez kötött utalás előtti ellenőrzés Információs kockázat információáramlás lassú információ több lépcsőben jut el a végrehajtóhoz : A adminisztráció, ügyintézés hibás információs torzul újdonságokról vezetői értekezlet vezető joga és kötelessége a dolgozók tájékoztatása 12
Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítésigazolás Az ellenőrzött feladat és hatáskörök szabályozása Utalványrendelet jogszabályi előírásoknak való megfelelősége Nincs megfelelő szabályozás Nem a jogszabálynak megfelelő az utalványrendelet Szabályzat kialakítása Jogszabály követő integrált rendszer alkalmazása Kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjének kialakítása, a nyilvántartás vezetése Nincsenek figyelembe véve a jogszabályi összeférhetetlenségek, nincs nyilvántartási rendszer Szabályzat, és nyilvántartás naprakész vezetése 1-3./ : A 4. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat A dolgozói létszámszükségletet, a feladat ellátásához az elvárt iskolai végzettséget a folyamatos munkavégzéshez intézmények esetén az intézmény vezetője, az IMFK esetén az IMFK igazgatója, mint munkáltató határozza meg. 1./ a dolgozó iskolai végzettsége az ellátandó feladatnak nem felel meg 2./ tartós betegállomány esetén belső helyettesítés a teljesítés hibás, vagy a dolgozó nem tud teljesíteni dolgozó tájékozatlansága miatt adminisztrációs, vagy ügyintézési hiba 3./ dolgozó figyelmetlen hibás kifizetés 4./ beérkező irat elkallódik teljesítés elmaradása Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre tételes számszaki ellenőrzés bejövő posta x iktatása 1.,2./ Hatás: A 3./ Hatás: A 4./ Hatás: M : A : A : K 13
III. BÉR-ÉS MUNKAÜGYI CSOPORT 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az osztály tevékenysége adminisztratív, mely részben manuális, részben számítógépes munkát jelent. A számítógépes munkavégzés valamennyi munkaterületre jellemző. számítógép meghibásodik Hatás: M : K adatfeldolgozás késedelmes adatállomány törlődik, adat nem pótolható ISZO, Önkormányzat informatikai csoport mentések készítése Jogi és szabályozási kockázat dolgozó nem szerez tudomást jogszabályi változásról : K dolgozó adóbevallása késedelmes, a bevallás adatszolgáltatása hibás adatszolgáltatásban, ügyintézésben hiba keletkezik közlönyök,szakmai lapok beszerzése, folyamatos továbbképzéseken való részvétel ügyrend Szállításból eredő kockázat A bérszámfejtéshez szükséges adatok, iratok kézbesítővel érkeznek, és kerülnek vissza az intézményekbe. jogviszonyt megszüntető elszámoló lap nem érkezik meg időben adózási nyilatkozat nem érkezik be időre : A teljes munkabér kiutalás történik Az adózó a bevallást késedelmesen teljesíti, késedelem költségét megpróbálja áthárítani Elszámoló lap nélkül nincs elszámolás 14
2. PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata A Hajdú utca 29. szám alatt az IMFK-án kívül még 2 szervezeti egység működik, melyek ügyfélforgalmat látnak el. Az IMFK az SZMSZ-ben meghatározott napokon szintén nagy ügyfélforgalmat bonyolít, melynek következtében az épületben sok idegen tartozódik. Ügyintézéskor az iroda ajtaját nem zárják be : K Az irodában lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítják 3.TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Irodahelyiségek zárhatóak Információs kockázat információáramlás lassú információ több lépcsőben jut el a végrehajtóhoz : A adminisztráció, ügyintézés hibás Információ torzul újdonságokról osztályértekez let vezető joga és kötelessége a dolgozók tájékoztatása Gazdasági kockázatok A csoport feladata az intézményhez tartozó dolgozók havi nem rendszeres bérének számfejtése. 1./ a számfejtés hibás 2./ dolgozók adatainak hibás nyilvántartása 3./ bérszámfejtő nem szerez időben tudomást a dolgozó betegállományáról, esetleg fizetetlen szabadságáról 4./ hiányzásjelentés nem érkezik be időre túlfizetés, vagy alul fizetés rossz címre utalás, dolgozó késve kap bért a lakásra, vagy számlára utalás megtörténik. dolgozók betegállomány jelentése nem készül el időre A folyamatba többszöri ellenőrzés van építve telefonos kapcsolattartás x 15
1./ Hatás: A 2./ 3./ Hatás: A 4./ : A : K : A : A 4. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat A dolgozói létszámszükségletet, a feladat ellátásához az elvárt iskolai végzettséget a folyamatos munkavégzéshez intézmények esetén az intézmény vezetője, az IMFK esetén az IMFK igazgatója, mint munkáltató határozza meg. 1./ a dolgozó iskolai végzettsége az ellátandó feladatnak nem felel meg 2./ tartós betegállomány esetén belső helyettesítés a teljesítés hibás, vagy a dolgozó nem tud teljesíteni dolgozó tájékozatlansága miatt adminisztrációs, vagy ügyintézési hiba 3./ dolgozó figyelmetlen bérszámfejtés hibás 4./ beérkező irat elkallódik dolgozó részére a kifizetés hibás Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre tételes számszaki ellenőrzés bejövő posta iktatása 1.,2./ Hatás: A 3./ Hatás: A 4./ Hatás: M : A : A : 16
IV. INFORMATIKA SZOLGÁLTATÓ OSZTÁLY 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az osztályon történik a számítástechnikai eszközök, rendszerek karbantartása. 1./ számítógép-hálózat meghibásodik 2./ Szerverszámítógép meghibásodik 3./ Személyi számítógép meghibásodik 1.-3./ Hatás: M : M adatfeldolgozás késedelmes adatállomány törlődik, adat nem pótolható adatfeldolgozás késedelmes adatfeldolgozás késedelmes Karbantartás, tartalék eszköz raktáron tartása Hibaelhárítás DRP-alapján mentések készítése Hibaelhárítás DRP-alapján Rendszeres karbantartás, tartalék eszköz raktáron tartása Gazdasági kockázatok 1./ Számítógépes gazdasági rendszer meghibásodik 1./ Hatás: M : K Késedelmes fizetés Rendszeres karbantartás, hibaelhárítás DRP-alapján 2. PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata 1./ Ügyfélfogadások, oktatások alkalmával az irodák, géptermek nyitva vannak 2./ szerszámok elvesztése Az irodákban lévő értéktárgyat, műszaki cikket eltulajdonítják munkavégzést gátolhatja Irodahelyiségek zárhatóak felelősség a kiadott szerszámok felett 17
1.-2./ : K 3. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Információs kockázat 1./ információáramlás lassú 2./ karbantartási, javítási tevékenység nem készül el időre 1-2./ : A adminisztráció, ügyintézés hibás gát az intézményi működésben hibafelvétel Help Desk rendszerben Belépési engedélyek az ISZO munkatársainak az intézményekbe 4. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat A dolgozói létszámszükségletet, a feladat ellátásához az elvárt iskolai végzettséget a folyamatos munkavégzéshez az IMFK igazgatója, mint munkáltató határozza meg. 1./ a dolgozó iskolai végzettsége az ellátandó feladatnak nem felel meg 2./ tartós betegállomány esetén belső helyettesítés a teljesítés hibás, vagy a dolgozó nem tud teljesíteni dolgozó tájékozatlansága miatt adminisztrációs, vagy ügyintézési hiba 3./ dolgozó figyelmetlen adatvesztés 4./ beérkező irat elkallódik hibaelhárítás elmaradása Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre, minden feladatkört két fő lát el mentések készítése Hibaelhárítás DRP-alapján bejövő posta x iktatása 1.,2./ Hatás: A 3./ Hatás: A 4./ Hatás: M : A : A : K 18
V. TITKÁRSÁG 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az IMFK tevékenysége adminisztratív, mely részben manuális, részben számítógépes munkát jelent. A számítógépes munkavégzés valamennyi munkaterületre jellemző. számítógép meghibásodik Hatás: M : K adatfeldolgozás késedelmes adatállomány törlődik, adat nem pótolható 2. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK ISZO, Önkormányzat informatikai csoport mentések készítése Információs kockázat információáramlás lassú információ több lépcsőben jut el a végrehajtóhoz beérkező irat elkallódik : A adminisztráció, ügyintézés hibás információ torzul nem történik meg a megfelelő ügyintézés, feldolgozás újdonságokról vezetői értekezlet vezető joga és kötelessége a dolgozók tájékoztatása bejövő posta iktatása 3. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat A dolgozói létszámszükségletet, a feladat ellátásához az elvárt iskolai végzettséget a folyamatos munkavégzéshez intézmények esetén az intézmény vezetője, az IMFK esetén az IMFK igazgatója, mint munkáltató határozza meg. 1./ tartós betegállomány esetén belső helyettesítés dolgozó tájékozatlansága miatt adminisztrációs, vagy ügyintézési hiba Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre 19
2./ dolgozó figyelmetlen 3./ beérkező irat elkallódik Bérszámfejtés, nyilvántartásba vétel hibás dolgozó részére a kifizetés hibás bevételezés és teljesítés elmaradása tételes számszaki ellenőrzés bejövő posta iktatása 1./ Hatás: A 2./Hatás: A 3./ Hatás: M : A : A : K 4. PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata A Hajdú utca 29. szám alatt az IMFK-án kívül még 2 szervezeti egység működik, melyek ügyfélforgalmat látnak el. Az IMFK az SZMSZ-ben meghatározott napokon szintén nagy ügyfélforgalmat bonyolít, melynek következtében az épületben sok idegen tartozódik. Ügyintézéskor az iroda ajtaját nem zárják be : K Az irodában lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítják x Irodahelyiségek zárhatóak 20
VI. INTÉZMÉNY-ÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az osztály részben manuális, részben számítógépes adminisztrációt végez. számítógép meghibásodik Hatás: M : K adatfeldolgozás késedelmes adatállomány törlődik, adat nem pótolható ISZO, Önkormányzat informatikai csoport mentések készítése, közös központi tárhelyen dokumentumok elhelyezése Jogi és szabályozási kockázat A dolgozó nem szerez tudomást időben a jogszabályi változásokról Hatás: M : K A munka során hiba következik be Közlönyfigyelés, szakmai megbeszélések, folyamatos továbbképzéseken való részvétel 2. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Információs kockázat információáramlás lassú információ több lépcsőben jut el a végrehajtóhoz vagy nem összehangolt, egyeztetett beérkező irat elkallódik adminisztráció, ügyintézés hibás információ torzul nem történik meg a megfelelő ügyintézés, feldolgozás újdonságokról osztályértekezlet vezetők joga és kötelessége a dolgozók és társosztályok tájékoztatása Bejövő posta iktatása, illetékeshez rendszeres továbbítása 21
: A Éves beszámoló, költségvetés, költségvetési rendeletmódosítás előkészítésében részvétel Az ellenőrzött feladat és hatáskörök szabályozása A beérkezett adatok megfelelő feldolgozása A Módszertani Útmutató alapján a jogszabályi környezet felügyelete és érvényesítése 1./ Hatás: A : A 2./ Hatás: M : M 3./ : A Nem, vagy hibásan történik meg a feladat elvégzése Téves egyeztető táblák, hibás analitikus nyilvántartások, ellenőrző anyagok kézhezvétele Jogszabályi előírások figyelmen kívül hagyása Adatszolgáltatások az önkormányzati döntésekhez Adatszolgáltatások intézmények, hivatal felé 1./ : K Nem történt meg határidőre a dokumentum elkészítése Munkaköri leírásban szabályozva a feladatkör os egyeztetés írásban, szóban os továbbképzés, útmutató áttekintése Határidők rögzítése, szabályozása 22
PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata A Hajdú utca 29. szám alatt az IMFK-án kívül még 2 szervezeti egység működik, melyek ügyfélforgalmat látnak el. Az IMFK az SZMSZ-ben meghatározott napokon szintén nagy ügyfélforgalmat bonyolít, melynek következtében az épületben sok idegen tartozódik. Ügyintézéskor az iroda ajtaját nem zárják be : K Az irodában lévő értéktárgyat, műszaki cikket eltulajdonítják Felelősségvállalási kockázat Az osztály a bejövő számlákon kötelezettségvállalást rögzít. 1./a számla nem üzemeltetéssel kapcsolatos kifizethetőséget tartalmaz számla igazolása, kifizetés 1./ nem fordulhat elő : K 4. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat Irodahelyiségek zárhatóak kötelezettségvállalás az előírások (jogszabályok, szerződések) alapján Az osztály feladata az oktatási intézmények technikai dolgozóinak munkaerő- és bérgazdálkodásában való közreműködés, döntés-előkészítés. 1./ Hatáskörök és jogkörök megosztottsága 1./ Hatás: A : A Hatásköri ütközés, hatáskör hiánya Osztályok közötti egyeztetés, x megfelelő információáramlás 23
ANYAGELLÁTÁSI FELADAT IMFK RÉSZÉRE 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Az anyagellátást koordináló munkatárs részben manuális, részben számítógépes adminisztrációt végez. számítógép meghibásodik : K adatfeldolgozás késedelmes adatállomány törlődik, adat nem pótolható 2. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZAT ISZO, Önkormányzat informatikai csoport mentések készítése Információs információs áramlás lassú az információ elakad beérkező megrendelés elkallódik : A kockázat 1./osztályok, csoportok igényeinek pontosítása 2./ árajánlatok bekérése 3./ számla beérkezése, igazoltatása adminisztrációs ügyintézés hibás az információ torzul nem történik meg az ügyintézés az intézmény részére nem a megfelelő termék kerül megrendelésre nem kerül árajánlat bekérésre, nincs megteremtve a szabad piaci verseny, nincs figyelembe véve a hatékonyság és a gazdaságosság nem érkezik be számla, késedelmes a fizetés újdonságokról osztály értekezlet dolgozók tájékoztatása bejövő megrendelések iktatása telefonos, elektronikus ügyintézés árajánlat bekérése, jóváhagyatása teljesítés igazoltatás az intézménnyel 24
1./ 3./ : K : A Szállításból eredő kockázat 1./ anyagok beszerzése nem megfelelő 2./ áru hibás, selejt 3./ szállítás, rakodás során a csomag megsérül az árú készleten marad, nem kerül hasznosításra az áru nem használható fel, ismételt beszállításra van szükség az áru nem használható fel, ismételt beszállításra van szükség áru tételes átvétele, selejtről jegyzőkönyv felvétele áru tételes átvétele, selejtről jegyzőkönyv felvétele 1./ Hatás: A 2./ 3./ Hatás: A : A : K : A 3. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat dolgozó figyelmetlen : A adatrögzítés és ezáltal az anyagbeszerzés hibás ba épített ellenőrzés egyeztetés 25