Megállapodás a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről. Megállapodás

Átírás

1 Megállapodás Dorog Város Önkormányzatának Kincstári Szervezete, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, valamint az Arany János Városi Könyvtár, mint önállóan működő költségvetési szerv között a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről

2 1. Általános szempontok A megállapodás megkötésére a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) 16. (4) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján került sor, figyelembe véve az Ámr. 16. (5)-(8) bekezdéseiben, a 32. (1) bekezdésében, valamint a 100. (1) és (4) bekezdésében előírt szempontokat. A megállapodás a Dorog Város Önkormányzatának Kincstári Szervezete (továbbiakban: Kincstári Szervezet), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, és az Arany János Városi Könyvtár, mint önállóan működő költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére terjed ki. Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv azonosító adatai: Név: Dorog Város Önkormányzatának Kincstári Szervezete Cím: 2510 Dorog, Bécsi út 71. Adószám: Bankszámlaszám: PIR törzsszám: Önállóan működő költségvetési szerv azonosító adatai: Név: Arany János Városi Könyvtár Cím: 2510 Dorog, Bécsi út 42. PIR törzsszám: Az Arany János Városi Könyvtár részére az Ámr. 15. (1) bekezdés alapján meghatározott pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátására a képviselő-testület a 151/2009. (09.25.) számú határozatában a Dorog Város Önkormányzatának Kincstári Szervezetét jelölte ki. A megállapodás célja, hogy a munkamegosztás és a felelősségvállalás szakszerű rendjének szabályozása mellett a hatékony, takarékos és ésszerű intézményi gazdálkodás kereteit megteremtse. Az Arany János Városi Könyvtár jogi személy, szakmailag önálló, saját gazdasági szervezettel nem rendelkezik. A szakmai alapfeladata ellátásához szükséges szakmai szervezeti egységgel (egységekkel) rendelkezik, továbbá egyes adminisztratív, szellemi támogató feladatokat is - e célt szolgáló külön szervezeti egység nélkül - elláthat. A megállapodás nem sértheti az Arany János Városi Könyvtár szakmai döntéshozó szerepét és önálló jogi személyiségét. A Kincstári Szervezet és az Arany János Városi Könyvtár vezetője közösen felelősök a munkamegosztás megszervezéséért és végrehajtásáért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért, továbbá a munkafolyamatba épített ellenőrzésért. 2

3 Az Arany János Városi Könyvtár a Kincstári Szervezet számviteli politikája keretében elkészített szabályzatok (eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata, az eszközök és források értékelési szabályzata, a pénzkezelési szabályzat, önköltség számítási szabályzat) a felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a számlarend előírásait alkalmazza, az abban előírtakat kötelező érvénnyel betartja. A Kincstári Szervezet vezetője gondoskodik arról, hogy az általa vezetett számviteli (főkönyvi) könyvelésben elkülönítetten szerepeljenek az Arany János Városi Könyvtár gazdasági eseményei. Az Arany János Városi Könyvtár a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben jóváhagyott valamennyi előirányzata felett - teljes jogkörrel rendelkezési jogosultsággal bír. A Kincstári Szervezet ellátja azokat a feladatokat, melynek személyi és tárgyi feltételei az Arany János Városi Könyvtár nem adottak, így (például): 2. Tervezés - teljes körű könyvvezetés; - házipénztár kezelése; - befektetett eszközök nyilvántartása; - terminálon történő utalások; - adóbevallások elkészítése; - pénzügyi jelentések elkészítése MÁK felé A Kincstári Szervezet és az Arany János Városi Könyvtár az önkormányzat gazdasági programjához, költségvetési koncepciójához és a költségvetési tervezéshez adatokat szolgáltat, azok megalapozására és alátámasztására. A Kincstári Szervezet feladatai a költségvetés tervezésének időszakában: - az Arany János Városi Könyvtárral együttműködve szolgáltat adatot az önkormányzat költségvetési koncepciójához; - a költségvetési koncepció képviselő-testületi elfogadása (határozat hozatala) után, az abban foglaltak figyelembe vételével alakítja ki saját és az Arany János Városi Könyvtár előirányzatait; - számításokat végez a költségvetési előirányzatok megalapozásához; - az Arany János Városi Könyvtárral közösen figyelemmel kíséri a költségvetési előirányzatok alakulását; - előkészíti a költségvetési egyeztető tárgyalásra a rendelkezésre álló információk alapján a tervezés megalapozását szolgáló számításokat, adatokat, információkat; - előkészíti az önkormányzat bizottsági üléseire, illetve a képviselő-testület üléseire az intézményt érintő előterjesztéseket, azokhoz információt szolgáltat; 3

4 - a költségvetési rendelet elfogadását követően gondoskodik az előirányzatok elkülönített (szakfeladat, főkönyvi számla alábontás) nyilvántartásáról, erről az Arany János Városi Könyvtár vezetőjét tájékoztatja; - gondoskodik az analitikus nyilvántartások év eleji megnyitásáról, egyeztetéséről és további vezetéséről. 3. Előirányzat módosítás Az előirányzatok módosításával kapcsolatos mindenkori eljárási rendet az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazza. Az Arany János Városi Könyvtár vezetője előirányzat módosítási igényét az Kincstári Szervezet felé negyedévenként jelzi. Az előirányzat módosítását az Arany János Városi Könyvtár egyidejű tájékoztatásával az Kincstári Szervezet is kezdeményezheti, melyben megjelöli annak fedezetét (átvett pénzeszköz, bevételi többlet, stb.) és a kiadási előirányzatot, melyre a felhasználás történik. Amennyiben az előirányzatok módosítására az Országgyűlés vagy a Kormány döntésének következtében kerül sor, a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztályának vezetője, a költségvetési rendelet módosítását követően a végrehajtott módosításról tájékoztatja az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervet. Az önállóan működő költségvetési szerv tájékoztatása az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv feladata. Az Arany János Városi Könyvtár a többletbevétele terhére, a felhalmozási jellegű kiadási előirányzataikat saját hatáskörben nem emelhetik fel, csak a képviselő-testület döntését követően. A képviselő-testület által elrendelt előirányzat módosítások költségvetésen történő átvezetéséért a Kincstári Szervezet és az Arany János Városi Könyvtár vezetője a felelős. 4. Pénzkezelés Az Arany János Városi Könyvtárnál házipénztár nem működik, kifizetéseinek teljesítése érdekében havonta ellátmányban részesül, melynek igénylési, felhasználási és elszámolási szabályait a Kincstári Szervezet pénzkezelési szabályzata rögzíti. Az ellátmányból a következő kifizetések teljesíthetők: - postai szolgáltatás; - kisösszegű szolgáltatási kiadások; - kisösszegű szakmai kiadások; - kisösszegű egyéb dologi kiadások; - személyi jellegű egyéb kifizetések (pl. bérlettérítés, útiköltség elszámolás stb.) Az Arany János Városi Könyvtár a készpénzforgalomról az előző havi ellátmány elszámolásával egy időben - az ezzel írásban megbízott dolgozója által - a számvitelről szóló évi 4

5 C. törvényben meghatározott alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylatokkal - elszámol. A Arany János Városi Könyvtár által beszedett bevételeket a pénzkezelési szabályzatban ezzel megbízott dolgozó a Kincstári Szervezet OTP Bank Rt.-nél vezetett sz. számlaszámra a beszedést követően lehetőség szerinti legkorábbi időpontban, legkésőbb 24 órán belül befizeti. A készpénzben történő kifizetésekért és az elszámolás teljesítéséért az Arany János Városi Könyvtár vezetője felelős. Az Arany János Városi Könyvtár külső pénzkezelési helyként működik, az arra vonatkozó szabályokat a pénzkezelési szabályzat írja elő. Az Arany János Városi Könyvtár kifizetést, a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatok mértékig teljesíthet. 5. Előirányzat felhasználás 5.1. A személyi juttatásokkal és a munkaerővel való gazdálkodás szabályai A képviselő-testület által jóváhagyott előirányzaton és létszámkereten belül a munkáltatói jogok gyakorlása a jogszabályban meghatározott személyi juttatásokon felüli, bérjellegű kifizetések kivételével az Arany János Városi Könyvtár vezetőjének feladat- és hatásköre, aki a jogkört az 1. pontban meghatározottak szerint teljes jogkörrel gyakorolja. A közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos ügyintézés (kinevezési okirat, átsorolás, munkaszerződés, megbízási díj, jogviszony megszüntetése, elszámoló-lap elkészítése, aláírásra), valamint az aláírt okiratok a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához történő továbbítása az Arany János Városi Könyvtár feladata. Az Arany János Városi Könyvtár: - önálló bérgazdálkodói jogkört gyakorol, a költségvetési évben keletkezett bérmegtakarítást és bérmaradványt a fenntartó engedélyével tárgyévben felhasználhatja, ez azonban a későbbiekben többlettámogatási igénnyel nem járhat; - a számfejtéséhez szükséges adatokról, a munkából való távolmaradásról, a betegszabadság igénybevételéről havi jelentés készít, amelyből egy másolati példányt a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig a Kincstári Szervezet részére a bérkönyvelési adatok ellenőrzéséhez - eljuttat; - ellenőrzi a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságától érkező bérjegyzék adattartalmának valódiságát, eltérés esetén a feltárt hibát jelzi a Kincstári Szervezet felé; - egyéb munkáltatói intézkedésekről és döntésekről tájékoztatja a Kincstári Szervezetet. 5

6 5.2. A dologi kiadásokkal való gazdálkodás szabályai Az Arany János Városi Könyvtár a működéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítása mellett az 1. pontban meghatározottak szerint teljes jogkörben gyakorolja a következő feladatokat: - vásárolt élelmezés megrendelése az önkormányzat által lefolytatott közbeszerzési eljárásnak megfelelően; - beszerzésnél a számla készpénzes kiegyenlítése, raktárba történő bevételezése, nyilvántartása; - szakmai jellegű tárgyi eszközök javításának, karbantartásának megrendelése ( Ft összeghatárig); - egyes működési bevételek (intézményi ellátási díjak, bérleti díjak, felesleges eszközök értékesítése, stb.) beszedése, számlázása; - gépjármű üzemeltetésével kapcsolatos szolgáltatások megrendelése Beruházási, felújítási kiadások Az Arany János Városi Könyvtár beruházási, felújítási tevékenységet csak a képviselő-testület által a költségvetési rendeletében meghatározott esetben és mértékben végezhet. Amennyiben a beruházás, felújítás forrása pályázati pénzeszköz, abban az esetben is szükséges a képviselőtestület jóváhagyása a felhasználásra. 6. Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítésigazolás A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására vonatkozó általános szabályokat a Kincstári Szervezet kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás című szabályzata tartalmazza, melynek hatálya az Arany János Városi Könyvtárra is kiterjed. Kötelezettséget az Arany János Városi Könyvtár nevében a számára a képviselő-testület által jóváhagyott előirányzatok esetében a költségvetési szerv vezetője jogosult vállalni. A kötelezettségvállalási jogkört a szerv vezetője írásban (távolléte esetén időlegesen) átruházhatja. A kötelezettségvállalás során a megrendelő a számlát az Arany János Városi Könyvtár részére kéri kiállítani, megjelölve rajta a gazdálkodó és a telephely azonosítóját. Kötelezettségvállalás a Kincstári Szervezet vezetője, vagy az általa írásban megbízott személy ellenjegyzése után csak írásban történhet. Az ellenjegyzés csak abban az esetben teljesíthető, ha az azzal összefüggő kiadási előirányzat arra fedezetet nyújt, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodási szabályokat. Az Arany János Városi Könyvtárnál a szakmai teljesítés igazolásának az elvégzésére a költségvetési szerv vezetője, vagy az általa kijelölt személy jogosult, aki köteles a számlán, vagy a számlát helyettesítő okmányon a következőket feltüntetni: 6

7 - a feladat vagy munka elvégzésének, szükségességének és megtörténtének igazolását (szakmai teljesítésigazolás); - a készletek, kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásba vételi sorszámát; - egyes azonnal felhasználható anyagok esetében (tisztítószer, karbantartási anyag stb.) a felhasználás tényét. A kötelezettségvállalásokról a Kincstári Szervezet költségvetési szervenként analitikus nyilvántartást vezet. Az utalványozást az Arany János Városi Könyvtár esetében, annak vezetője végzi, míg az utalványozás ellenjegyzése és érvényesítése a Kincstári Szervezet vezetőjének feladata. Az utalványozás minden esetben írásban, utalványrendeleten történik. A gazdálkodási jogosítványok betartása mellett az Ámr.-ben előírt összeférhetetlenségi követelményeket figyelembe kell venni. 7. Főkönyvi könyvelés és analitikus nyilvántartás A főkönyvi könyvelést, az előirányzatok és azok módosításának nyilvántartását, továbbá a könyvvezetéssel kapcsolatos analitikus nyilvántartások vezetését (ide nem értve a kis értékű tárgyi eszközök, készletek nyilvántartását) a Kincstári Szervezet végzi. A Kincstári Szervezet vezetője az Arany János Városi Könyvtár vezetőjét kérésére bármikor, de legalább havonta tájékoztatja az intézményt érintő bevételi és kiadási előirányzatok felhasználásáról. A képviselő-testület költségvetést érintő döntéseiről, intézkedéséről a Kincstári Szervezet vezetője) azonnal tájékoztatást nyújt. A normatív állami hozzájárulás igényléséhez, elszámolásához szükséges alapadatokat az Arany János Városi Könyvtár szolgáltatja közvetlenül a Pénzügyi Osztály részére. 8. Információáramlás, adatszolgáltatás Az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szerv vezetője az információáramlás zavartalan és az adatszolgáltatás valódiságának biztosítása érdekében szükség szerint, de legalább havonta személyes megbeszélést tart. A Kincstári Szervezet vezetője az Arany János Városi Könyvtár vezetőjét írásban tájékoztatja a tárgyhót követő 15-ig a képviselő-testület által elfogadott kiemelt és részelőirányzatok teljesüléséről, és a kötelezettséggel terhelt és nem terhelt előirányzatokról. A Kincstári Szervezet a Pénzügyi Osztály felé a meghatározott időpontokban a következő adatszolgáltatást köteles teljesíteni: költségvetési koncepcióhoz adatszolgáltatás október 20-ig; 7

8 költségvetési terv összeállításához az intézményi igény benyújtása január 20-ig; a költségvetési előirányzatok módosítására vonatkozó igények benyújtása június 5- ig, szeptember 5-ig, január 5-ig; pénzforgalmi információ, mérlegjelentés továbbítása a MÁK által megadott határidőt megelőző 5. napig; költségvetési beszámoló elkészítési határideje február 15-ig; Az Arany János Városi Könyvtár vezetője a Kincstári Szervezet vezetője felé a meghatározott időpontokban a következő adatszolgáltatást köteles teljesíteni: kötelezettségvállalások (szerződéskötések) bejelentése a nyilvántartásba vételi kötelezettség miatt tárgyhót követő 10. napig; normatív állami hozzájárulások igényléséhez adatszolgáltatást az igénylés benyújtási határidejét megelőző 7 napon belül; elemi költségvetés összeállításához szükséges alapadatok január 15-ig. A szolgáltatott adatok valódiságáért az Arany János Városi Könyvtár vezetője felelős. 9. Beszámolás Az Arany János Városi Könyvtár vagyoni és pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási, adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség teljesítése a Kincstári Szervezet feladata. A Kincstári Szervezet beszámolóját a Pénzügyi Osztály felé február 15-ig köteles leadni. A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltározás (mennyiségben vagy egyeztetéssel) elvégzésének időpontját, felelőseit és helyszíneit a leltárkészítési és leltározási szabályzat tartalmazza. Az Arany János Városi Könyvtár szakmai feladatellátását bemutató szöveges beszámoló elkészítése a költségvetési szerv vezetőjének a feladata. 10. Működtetés, tárgyi eszközök karbantartása, felújítás, beruházás, vagyonkezelés A Kincstári Szervezet és az Arany János Városi Könyvtár vezetője külön-külön felelős az intézmény működtetéséért és a feladatellátás biztosításáért. A személyi és tárgyi feltételek biztosításáról az intézményvezetők gondoskodnak. Az Arany János Városi Könyvtár a karbantartási, kisjavítási, érintés- és villámvédelmi, stb. felülvizsgálati igény felmérését és koordinálását a Dorogi Városüzemeltetési Kft. végzi, melyről intézményenként és feladatonként tervet készít. Az Arany János Városi Könyvtár egyes karbantartási feladatok elvégzését a Dorogi Városüzemeltetési Kft. által foglalkoztatott karbantartók igénybevételével oldja meg. 8

9 A Kincstári Szervezet a közbeszerzési értékhatárt elérő vagy meghaladó beruházások, felújítások lebonyolítása során az önkormányzat közbeszerzési eljárásokról szóló szabályzatában előírtak figyelembe vételével jelzi a fenntartó felé a szükséges közbeszerzési eljárás lefolytatásának szükségességét. A felújítások és építési jellegű beruházások előkészítése, a kivitelezés végrehajtásának folyamatos ellenőrzése, az elvégzett munka, megrendelés alapján történő átvétele a polgármesteri hivatal Műszaki Osztályának a feladata. A Kincstári Szervezet és az Arany János Városi Könyvtár vezetői külön-külön felelnek az általuk vezetett intézmény rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatáért és állagának megőrzéséért. Az önkormányzat vagyongazdálkodásról szóló rendeletében, továbbá a felesleges vagyontárgyak selejtezéséről szóló szabályzatában és a leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott előírásokat betartani kötelesek. A költségvetési szervek a jogszabályokban és az önkormányzat vagyonrendeletében előírt módon az önkormányzat tulajdonában lévő vagyont önállóan használhatják és hasznosíthatják. 11. Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) és a belső ellenőrzés A FEUVE rendszerének kialakítása a Kincstári Szervezet szabályzataiban kerül rögzítésre, ami Arany János Városi Könyvtárra is kiterjed. Az ellenőrzési nyomvonal rendszerét, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárás rendjét külön, önálló szabályzat tartalmazza, ami kiterjed az Arany János Városi Könyvtárra és a Kincstári Szervezetre és az a szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. A Kincstári Szervezet és az Arany János Városi Könyvtár belső ellenőrzését a Polgármesteri Hivatalnál köztisztviselői jogviszonyban álló belső ellenőr végzi. Belső ellenőrzésre a kockázatelemzéssel alátámasztott éves belső ellenőrzési tervben meghatározottak szerint kerül sor. A belső ellenőrzés lefolytatásának rendjét a jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza. 9

10 12. Záró rendelkezések A megállapodás szeptember 1. napjától lép hatályba és az ebben foglaltakat e naptól kezdve kell alkalmazni. A korábban megkötött megállapodás augusztus 31-től hatályát veszti. Kelt, Dorog, július 22. önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv vezetője önállóan működő költségvetési szerv vezetője Záradék: A Kincstári Szervezet és az Arany János Városi Könyvtár közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló megállapodást a képviselő-testület a /2010. ( ) számú határozatával jóváhagyta. 10