A fenntartható sikeresség irányítását szolgáló szervezeti önértékelési szoftver alkalmazása Katonai Zsolt (Q-Master Trust Tanácsadó Kft) A MSZ EN ISO 9004: 2010 szabvány a tartós siker megvalósítását támogatja a minőségirányítási megközelítés alkalmazásával. ERŐSSÉGEI: Foglalkozik minden vonatkozó érdekelt fél szükségleteivel és elvárásaival, és útmutatást ad a szervezet teljes működésének módszeres és folyamatos fejlesztésére. A társadalmi felelősség a szervezet jellegének megfelelően az érdekelt felek viszonylatában jelenik meg. Alkalmazható bármilyen szervezetre, tekintet nélkül annak méretére, típusára és tevékenységi körére. A szabvány összhangban áll a nemzetközileg széles körön alkalmazott egyéb menedzsment szabványokkal - kiemelten az ISO 9001:2008 szabvánnyal - úgy fogalomrendszerében, mint struktúrájában, ezáltal is segítve az alkalmazókat a helyes értelmezésben és a saját irányítási rendszereiknek fejlesztésében. Biztosítja azt, hogy a szervezet hosszú távon megvalósítja és fenntartja céljait. Támogatja a szervezetet abban, hogy kiegyensúlyozott módon, hosszú távon, következetesen teljesíteni tudja érdekelt felei szükségleteit. Alapelvei és ezek lebontásai összhangban vannak a TQM filozófiára épülő kiválósági modellek alapelveivel. 1
Alapelv sz. Alapelv 1. Vevőközpontúság 2. Vezetés 3. A munkatársak bevonása 4. Folyamatszemléletű megközelítés 5. Rendszerszemlélet az irányításban 6. Folyamatos fejlesztés 7. Tényeken alapuló döntéshozatal 8. Kölcsönösen előnyös kapcsolatok a szállítókkal Minden - a kiválósági modellekben is fellelhető - lényeges kritériumra kiterjed, amelyek kézbentartása a szervezet sikerének garanciáját jelenti. Fejezet sz. Szabvány fejezet 4. A szervezet tartós sikerének irányítása 5. Stratégia és politika 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal 7. Folyamatirányítás 8. Figyelemmel kísérés, mérés, elemzés és átvizsgálás 9. Fejlesztés, innováció és tanulás A szervezetek fenntartható sikerességének irányítására összpontosít, ami a fejlődés alapja, tehát nem csak a kiváló szervezeteket célozza meg. Szervezeti önértékelési modellt kínál, amely alkalmazása rámutat a szervezet fejlettségi szintjére és segíti a fejlesztendő területek feltárását. A végrehajtandó szervezeti önértékelés alkalmazható: az összehasonlítások és tudásmegosztások ösztönzésére az egész szervezetnél (összehasonlításokat lehet tenni a szervezet folyamatai, és ahol alkalmazható, különböző egységei között), más szervezetekkel végzett benchmarkinghoz, 2
a szervezet előre haladásának figyelemmel kísérésére, ismétlődő önértékelések végrehajtásával, és fejlesztési területek azonosítására és rangsorolására. A szabvány az alapelvekhez rendeli az eredményeket, ami egy tiszta és logikus kapcsolatot segít megteremteni a szervezet saját stratégiája és a szabvány között. A szabványfejezetek részletezik azokat a megközelítéseket, amelyek alkalmazása az alapelvekben ismertetett eredmények elérését garantálják. Az ajánlott szervezeti önértékelés arra a premisszákra épül, miszerint egy érett szervezet eredményesen és hatékonyan működik, és tartós sikert ér el: az érdekelt felek szükségleteinek és elvárásainak megértésével és kielégítésével, a változások figyelemmel kísérésével a szervezet környezetében, a fejlesztés és innováció lehetséges területeinek azonosításával, stratégiák és politikák meghatározásával és lebontásával, a vonatkozó célok kitűzésével és lebontásával, folyamatai irányításával és erőforrásaival való gazdálkodással, a bizalom kimutatásával munkatársai iránt, ami javuló motivációhoz, elkötelezettséghez és részvételhez vezet, és kölcsönösen előnyös kapcsolatok kialakításával a szállítókkal és más partnerekkel. 3
Az MSZ EN ISO 9004:2009 szabvány alapján kifejlesztett szoftver alkalmazásának előnyei A szoftver a stratégia megvalósítási képességet értékeli és a szervezet számára releváns elemekre fókuszál. Biztosítja az előzetes szervezeti önértékelést a szabvány által felkínált A1 és A2- A7 táblázatok segítségével. A konkrét fejlesztendő területek meghatározása érdekében az A2-A7 táblázatok szempontjait konkrét - a felhasználó számára egyértelmű - alszempontokra bontja. A szabványfejezetekben ismertetett megközelítéseket összerendeli az ISO 9000 szabványsorozat által meghatározott alapelveknél ismertetett eredményekkel és egy részletes szervezeti önértékelési modellt kínál. A szervezet-specifikus önértékelési modell megtervezéséhez egyszerű felületeket kínál. Összerendeli a szervezet stratégiai céljait a szervezet súlyozott indikátoraival és az alkalmazott indikátorokat a szabvány alapelveinél ismertetett eredményekkel. Összerendeli a szervezet által alkalmazott módszereket és technikákat a szabvány fejezeteiben ismertetett megközelítésekkel. Az indikátorok és a módszerek listázását segédlet támogatja (ez a segédlet cég vagy ágazat-specifikusan továbbfejleszthető). A tervező helyes kitöltésének kontrolljaként a szoftver visszacsatol a tervező felületekre és a kódolt kapcsolatokat kiegészíti explicit információkkal. Az adatgyűjtést egyszerű felületek támogatják, amelyeken a kérdések megválaszolása az A1 táblázat esetén 0-1 értékekkel, míg az A2-A7 táblázat, az indikátorok, módszerek, alapelvek és szabványfejezetek lebontásainál 0-10 skála szerinti értékeléssel történik. A mérlegelést és döntést kiegészítő pontozási táblák támogatják. A szoftver lehetővé teszi több személy bevonását a szervezeti önértékelésbe (10 önálló adatgyűjtő fájl) és amennyiben valamely személy nem kompetens 4
valamely kérdés megválaszolásában vagy nincs az igényelt információ birtokában, vagy az adott szempontot a szervezetére nézve nem találja értelmezhetőnek, nem kell megválaszolnia a feltett kérdést és ez nem befolyásolja a végeredményt. Az objektivitás növelése érdekében azoknak az eredménykritériumoknak az értékelésénél, amelyekhez indikátor kapcsolódik, és azoknak a szabványfejezet szempontoknak az értékelésénél, amelyekhez módszer kapcsolódik a szoftver az indikátorok és a módszerek értékelése alapján generálja az eredményt, ami a szempont értékelője által természetesen felülírható. A válaszok, a beépített kapcsolatok és a tervező személyek által megadott megfelelőségi értékhatár figyelembevételével a szoftver azonosítja az érettségi szinteket és kiszámolja a végeredményt, külön értékelve a stratégiai szempontok szerinti elemeket (ez segíti a szervezetet abban, hogy szembesüljön azzal, hogy a stratégiai fókuszok mennyire érvényesülnek a szervezetnél). A szoftver minden eredménykritériumhoz egyértelműen hozzárendeli a szabványfejezetekben ismertetett megközelítések megfelelőségét (%) úgy szabványfejezetenként, mint átlagértékként. A szoftver minden szabványfejezet szerinti megközelítéshez egyértelműen hozzárendeli az alapelvek szerinti eredmények megfelelőségét (%) és az értékpárok figyelembevételével kategorizálja a megközelítéseket. 5
A megközelítéseket és a stratégiai célok megvalósítási képességét az 1. sz. ábrán látható portfolió szerint kategorizálja. 1. sz. ábra EREDMÉNY 100% Hatásos 75% Elért max. megfeleloség BM Kedvezo körülmények EREDMÉNYT FENNTARTANI! KIVÁLÓ Hatékony 35% Elvárt min. megfeleloség Megközelítés hiánya KRITIKUS HATÉKONYSÁGOT JAVÍTANI! Hatékonyság hiánya MEGKÖZELÍTÉS 35% Elvárt min. megfeleloség 75% 100% Elért max. megfeleloség Az eredmények figyelembevételével a szoftver meghatározza fejlesztendő területeket és gazdag módszertani segédletet kínál a fejlesztéshez. 6
Az eredményeket, a szervezet pozicionálását és fejlődését támogató információkat a szoftver diagramokban is szemlélteti (példák lásd 2. sz. és 3. sz. ábrák). 2. sz. ábra ISO 9004:2009 szabvány fejezetei szerinti értékelés % A szervezet tartós sikerének irányítása 100,00 90,34 80,00 Fejlesztés, innováció és tanulás 43,12 60,00 40,00 20,00 86,50 Straté gia é s politika 0,00 Figyelemm el kísérés, mérés, elem zé s és átvizsgálás 61,24 77,82 Gazdálkodás az erőforrásokkal 79,64 Folyam atirányítás Megközelítés és eredmény átlag % Fejezet (megközelítés) % Kapcsolódó eredmény % 7
3. sz. ábra Alapelvek szerinti értékelés % Kölcsönösen előnyös kapcsolatok a szállítókk al 81,25 Vevőközpontúság 100,00 80,96 80,00 60,00 40,00 V eze tés 76,40 Tényeken alapuló döntés hozatal 79,33 20,00 0,00 82,91 A m unkatárs ak bevonása 79,07 Folyamatos fejles ztés 79,03 79,69 Folyamatszem léletű megk özelítés Rendszerszem lélet az irányításban Alapelv (eredmény) átlag % Átlag kapcsolódó megközelítés % 8
Az azonosított fejlesztendő megközelítésekhez konkrét módszertani benchmarking információt szolgáltat. (lásd 4. sz. ábra). 4. sz. ábra A szoftver alkalmazása során a szervezet valós önértékelést végez és nem egy pályázat szerkesztésével, stilisztikával és a gyengeségek esetleges árnyalásával foglalkozik. 9