Elektronikus Közigazgatás Modellprogram Székesfehérvár Megyei Jogú Város e-közigazgatási gyűjtőportál bevezetési javaslat Székesfehérvárra Székesfehérvár, 2003. december 11.
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 Bevezetés... 3 1. Jelenlegi helyzet bemutatása... 3 1.1. Szervezeti felépítés... 3 1.2. Meglévő informatikai infrastruktúra... 4 1.2.1. Hálózat... 4 1.1.2. Szerverek... 5 1.2.3. Munkaállomások... 5 1.2.4. Alkalmazások... 5 1.2.5. Internetes portál... 5 1.2.6. Jelenleg futó projektek... 6 2. Jövőkép felállítása... 7 2.1. Informatikai Stratégiai Terv... 7 2.2. Működési környezet... 7 2.2.1 Alkalmazások... 8 2.2.2. Jogszabályi, szabályozási környezet... 8 2.2.3. Szervezet... 9 2.2.4. Infrastruktúra, hardver, alapszoftverek... 9 2.2.5. Képzés... 9 3. Részfeladatok a gyűjtőportál bevezetése során... 10 3.1. Adatbázis terv és valóság... 10 3.2 Ügymenetek, űrlapok... 11 Mellékletek... 12 I. A Polgármesteri hivatalban használt közigazgatási alkalmazások... 12 Szociálpolitikai Rendszer Szociális Iroda... 12 Üzletek nyilvántartása Egyéni vállalkozási és mezőgazdasági iroda... 12 Gyere Városi Gyámhivatal... 12 Önkadó Adóiroda... 12 Ügyfélszolgálati Iroda... 12 Ebnyilvántartás Egyéni vállalkozási és mezőgazdasági iroda... 12 Vizuál Regiszter Népességnyilvántartási és Anyakönyvi Iroda... 12 Iktatás Ügyviteli Iroda... 13 K11 Költségvetési Iroda... 13 Forrás Pénzügyi Adminisztrációs Iroda... 13 Döntés Közgyűlési Iroda... 13 Telephelyengedély Egyéni Vállalkozási és Mezőgazdasági Iroda... 13 Postázó rendszer... 13 Titkársági rendszer Polgármesteri Kabinet... 14 Térinformatikai rendszer... 14 II. IST akciók... 15 A hivatal belső működésének javítása informatikai eszközökkel... 15 Ügyfélbarát önkormányzati működés fejlesztése, eönkormányzat megteremtése... 16 Székesfehérvár közhálójának létrehozása... 16 Az informatikai kultúra fejlesztése... 17 2
Bevezetés 2003. novemberében készült el Székesfehérvár Megyei Jogú Város Informatikai Stratégiai Terve (továbbiakban IST). Az IST többek között célul tűzte maga elé Székesfehérvárnak a régió legfejlettebb infokommunikációs infrastruktúrájával és informatikai alkalmazási kultúrájával rendelkező várossá fejlesztését. A város 2002. februárjában elfogadott településfejlesztési koncepciójában deklarált stratégiai törekvése, hogy a közép-dunántúli térség központjává váljon, az itt élő polgárok és a városban működő vállalkozások számára jobb életkörülményeket és jobb érvényesülési esélyeket nyújtó, versenyképesebb környezet létrejöttének elősegítésével. Mindezen célok megvalósítása érdekében, még az IST felállítása előtt pályázta meg, és nyerte el Székesfehérvár az Elektronikus Közigazgatás Modellprogram Konzorcium tagjaként a Közép-Dunántúli Regionális Fejlesztési Tanács támogatását. Az e-közigazgatási gyűjtőportál rendszer megvalósíthatósági tanulmány egy olyan gyűjtőportál tervét állítja fel és vizsgálja, amely 7 különböző önkormányzati szint internetes megjelenését (az eredeti források érintetlenül hagyása mellett) egységes formába és elsősorban hivatkozásokat tartalmazó adatbázisba rendezi. Az eddig elkészült dokumentumok felhasználásával jelen tanulmányunkban először megvizsgáljuk Székesfehérvár város Önkormányzatának jelenlegi, vonatkozó informatikai infrastruktúráját. A továbbiakban azt elemezzük, hogy a gyűjtőportál megvalósítása hogyan illeszkedik a város informatikai stratégiájába, egy-egy adatcsoport, adatkör vonatkozásában milyen konkrét feladatok merülnek fel, és ezeket a feladatokat mennyiben tartalmazzák az IST tervezett akciói. 1. Jelenlegi helyzet bemutatása 1.1. Szervezeti felépítés 1. Székesfehérvár Megyei Jogú Város Önkormányzata a 2002. évi önkormányzati választásokat követően alakította meg az Ifjúsági, Informatikai és Civilkapcsolatok Bizottságát (továbbiakban: IIC Bizottság). A bizottság 9 fő részvételével működik, a tagok közül 5 önkormányzati képviselő, 4 pedig a közgyűlés által választott külső szakértő. 2. A Polgármesteri Hivatal Informatikai Irodája szervezetileg a Polgármesteri Kabinet része. Létszáma öt fő, az egyes munkakörök: irodavezető szervező programozó rendszergazda műszerész A Polgármesteri Kabinet munkatársa továbbá 1 fő Internet felelős, a Közlekedési Iroda munkatársa 1 fő térinformatikus. 3
1.2. Meglévő informatikai infrastruktúra 1.2.1. Hálózat A Polgármesteri Hivatal jelenleg számítógép-hálózati szempontból három telephellyel rendelkezik: Városház tér 1., Várkörút 1/a. és Koch L. u. 4/b. (A Városház tér 2. épület a Városház tér 1. épülettel egyben kezelhető, a két épület közötti multimódusú optikai gerincvezeték rendszertechnikai szempontból azonos az épületen belüli más gerincekkel.) A Várkörút 1/a. épület (Adóiroda) a Matávtól bérelt monomódusú optikai vezetéken kapcsolódik a Városház tér 1. épülethez. A két épület közötti adatátviteli sebességet az üvegkábelhez kapcsolódó media konverter -ek jelenlegi 10 Mbit/s kapacitása határozza meg, melynek cseréje folyamatban van 100 Mbit/s kapacitásúra. (A bővítés elengedhetetlenül szükséges többek között az egységes mentési rendszer kialakításához is.) A két épület tehát egy helyi hálózatnak tekinthető. A Koch L. utcai épület (Gyámhivatal, illetve Okmányiroda) jelenleg az Axelero-tól bérelt, 128 kbit/s kapacitású vonalon kapcsolódik a Városház tér 1. épülethez. Így ott önálló helyi hálózat üzemel. A meglévő kapacitás az Internet és e-mail forgalom lebonyolítására éppen elégséges, de arra nem, hogy az ott használt alkalmazások (nem lévén optimalizálva az adott működési környezetre,) a főépületben elhelyezett fájl- és adatbázis szervereket használni tudják. A gyűjtőportál megvalósítása szempontjából fontos követelmény, hogy az Okmányiroda és a Gyámhivatal ügyiratkezelési (iktatási) adatbázisa ne különüljön el a többi szervezeti egység ügyiratkezelésének központi adatbázisától. A győjtőportál megvalósítása szempontjából hasonlóan fontos, de kétséges kimenetelű az Okmányirodában elhelyezett (megvalósítás alatt levő) ügyfélhívó rendszer webes, időpont-egyeztető felületének elérése az Internet felől. A belső hálózat nagyrészt korszerű strukturált technológiával épült, kisebb részeken elavultnak számító vékony Ethernet hálózat működik. Ennek cseréjénél figyelembe kell venni az épület műemlék jellegéből származó esztétikai követelményeket. A Hivatal kapcsolatát az Internet felé jelenleg egy 512 kbit/s-os vonal biztosítja. A hivatali szervezeten kívüli, városi (intézményi) közháló kiépítése anyagi források hiányában mindez idáig nem valósult meg. A jelenleg preferált technológiák az alábbi megoldásokat kínálják: 1. Valamely szolgáltatótól IP forgalom átvitelére szolgáló összeköttetés bérlése. 2. Megfelelő kapacitású, tetszőleges technológiával megvalósított Internet kapcsolaton keresztül virtuális magánhálózat (VPN) létesítése. 3. Vezetéknélküli kapcsolat (WLAN) kiépítése az engedélyhez nem kötött frekvenciasávok valamelyikében (leggyakrabban 2,4 GHz körüli tartományban). Székesfehérváron a fenti megoldásokon kívül további lehetőséget kínálhat az a jelenleg részben (17 km hosszúságban) kiépített alépítmény rendszer, amelynek beruházó cégében, a Székesfehérvári Hírközlési Infrastruktúra Kft-ben az Önkormányzat résztulajdonjoggal bír. Amennyiben az elkészült alépítmény saját célú ingyenes használatára sikerül az Önkormányzatnak jogot szereznie, ez egy negyedik, esetleg minden másnál kedvezőbb lehetőséget jelentene a városi közháló kiépítésére. 4
1.1.2. Szerverek A Polgármesteri Hivatal legfontosabb kiszolgáló számítógépeit az alábbi táblázatban foglaljuk össze: Hely Proc. Mem. Háttértár Op. rendszer Funkció Városház tér 1. P4 2.4 1 GB 70 GB Raid 5 Windows 2000 MS SQL 2000 adatbázis szerver Városház tér 1. P4 2.4 1 GB 9+90 GB Raid 5 Novell Netware 4.11 Fájlszerver 2 proc. Városház tér 1. P4 1.6 256 MB 40 GB Debian Linux 3.0 Tűzfal Városház tér 1. P4 2.0 512 MB 40 GB Debian Linux 3.0 Mail, Proxy Városház tér 1. P4 2.0 1 GB 60 GB Windows 2000 Oracle 9i adatbázis szerver (térinf.) Várkörút 1/A. P 200 16 GB Raid 5 Novell Netware 4.2 fájlszerver az Adóiroda részére Koch L. u. 4/B. P 133 4 GB tükör Novell Netware 4.11 SB fájlszerver a Gyámhivatal részére A tűzfal számítógépre csatlakozik az un. DMZ (demilitarizált zóna) hálózati tartomány. Ebben a költség és hatékonyság szempontjából is kedvező tűzfal elrendezésben azokat a szervereket helyezzük el ebben a tartományban, amelyeket mind a belső hálózatról, mind az Internet felől is el kell érni. Olyan fejlesztések esetén, amelyek a hivatali adatbázisokat automatikusan megjelenítik az Interneten, további szervereket kell áthelyezni a DMZ tartományba a belső hálózatról, vagy egy közbenső szervert kell ott elhelyezni, mely az adatok mozgatását végzi. Mindenképpen szükség lesz azonban a tűzfal rendszer újragondolására. 1.2.3. Munkaállomások A Polgármesteri Hivatal kb. 220 db kliens számítógéppel rendelkezik. Ezeknek egy része mind hardver, mind operációs rendszer szempontból elavult. Hasonlóan az irodai alkalmazások (MS Office) verziója is eltérő. Szükség van a rendszerek egységesítésére. 1.2.4. Alkalmazások A jelenleg futó alkalmazások igen vegyes képet mutatnak mind a felhasználói felület, adatbázis típusa, illetve az integráltság foka szempontjából. Jelentős számban találhatók még Clipperes alkalmazások. Bár az alkalmazások számottevő része SQL adatbáziskezelőt használ, a rendszerek integráltsága ebben a körben is alacsony szintű. A felhasználók informatikai tudásszintjének szempontjából is hátrányos, hogy a Hivatal nem rendelkezik munkafolyamat-kezelő, valamint csoportmunka támogató (pl. Lotus Notes, MS Exchange vagy Novell Groupwise) rendszerekkel, illetve belső Intranettel sem. Az egyes alkalmazások rövid leírását az I. sz. melléklet tartalmazza. 1.2.5. Internetes portál Az Önkormányzat IIC Bizottsága 2003 tavaszán írt ki pályázatot korszerű portálrendszer megvalósítására. A portálrendszer 2003. júliustól teszt üzemmódban, novembertől éles üzemmódban működik. A portállal létrejött az Önkormányzat on-line médiája. A Hivatalon kívül működő szerkesztőség városi vonatkozású, napi aktualitású hírekkel tölti fel a portált. Az alkalmazásra került NeoPortal rendszer főbb jellemzői: Hírcsoportok (alportálok) kezelése Nyelvi változatok kezelése 5
Tartalommenedzselési rendszert tartalmaz A hírek nyomtatható formában is megjeleníthetők, illetve e-mailben továbbküldhetők A korábbi anyagok archívumban érhetők el A portál látogatottságának nyomon követése A hivatal portálrendszere jelenleg az alábbi alportálokkal rendelkezik: Közélet Gazdaság Kultúra Sport Rendezvények Közlemények Bűnügy Európai Unió A gyűjtőportál rendszer informatikai koncepció 5.5.3. pontja a meglévőhöz hasonló szerkezetet javasol. Ezt, valamint a később felmerülő újabb igényeket figyelembe véve várható a környezetvédelmi és más alportálok kialakításának igénye. A városi, és a gyűjtőportál közötti szerkezeti hasonlóság megkönnyíti az adatok, hivatkozások áttöltését a gyűjtőportál rendszerébe. Megjegyezzük, hogy a városi portál rendelkezik a gyűjtőportál informatikai koncepciójában javasolt funkcionális modulok nagy részével, az ott használt terminológiával élve: Elektronikus újság On-line kommunikációs modul, ezen belül csevegő csatorna, fórum Kereső modul Statisztikai modulok (részleges funkcionalitással) 1.2.6. Jelenleg futó projektek 1. Az Önkormányzat közgyűlése 2003. november 20-án fogadta el az Informatikai Stratégiai Tervet. Főbb célkitűzéseit, javaslatait a 2.1. szakaszban ismertetjük. 2. Döntéskezelő rendszer adatainak megjelenése az Interneten. A rendszer gyakorlatilag az önkormányzat megalakulásától kezdődően, 1990-től tartalmazza a közgyűlési és bizottsági ülések jegyzőkönyvét, a meghozott határozatokat, rendeleteket. Jelen fejlesztés keretében a rendszer nyilvános adatai az Önkormányzat portáljára kerülnek, ott különböző szempontok szerint, akár a teljes szövegtartalomra való kereséssel lekérdezhetőek lesznek. A képviselők, bizottságok tagjai az anyagaikat (feltöltés esetén akár az előterjesztéseket is,) https:// protokollon érik el. 3. Térinformatikai rendszer. A Hivatalban 2002-2003-ban bevezetésre került Gispán térinformatikai rendszert a Rudas és Karig Kft. fejlesztette. Főbb alrendszerei: Ingatlanvagyon-kataszter Ingatlan-nyilvántartás Közmű Építéshatóság Útnyilvántartás Városrendezés 6
Városmenedzselési portál Az építéshatósági alrendszer az iktatási rendszerrel integrálva, bevezetés alatt áll. A többi alrendszer bevezetése megtörtént. 4. A Miniszterelnöki Hivatal vezetésével 2003. novemberében indult Közigazgatási szervek egységes iratkezelésének a szabályozása projekt célja az 1995. évi LXVI. tv. (levéltárakról), valamint a minisztériumok és önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló Korm. és Bm. rendeletek felülvizsgálata. A projekt a papíralapú iratkezelés felülvizsgálata mellett az elektronikus iratok kezelésének szabályozását alkotja meg. Ennek egyik alprojektje a székesfehérvári Polgármesteri Hivatal részvételével az iratkezelésben alkalmazható informatikai eszközök főbb paramétereire, műszaki és funkcionális követelményrendszerére alakít ki platformfüggetlen ajánlásokat. 2. Jövőkép felállítása 2.1. Informatikai Stratégiai Terv Mint a bevezetőben is említettük, Székesfehérvár stratégiai célja, hogy a középdunántúli régió vezető városa legyen az informatika területén is. Ezzel párhuzamosan, illetve ennek keretében alakítja ki a szolgáltatásorientált alapokon működő eönkormányzatot. A Polgármesteri Hivatal informatikai célja, feladata az eönkormányzat megvalósításán kívül a hivatali munka hatékonyságának a növelése, hogy a bővülő feladatokat a jelenlegi emberi erőforrásokkal el tudja látni. Az IST a Hivatal számára négy fejlesztési területet jelöl meg: informatikai infrastruktúra informatikai folyamatok informatikai kultúra informatikai szervezet Ezzel párhuzamosan az Önkormányzat számára négy csoportban állít fel végrehajtandó akciókat, amelyeknek szinergikus hatását feltételezi: a hivatali munka hatékonyságának növelése eönkormányzat szolgáltatói környezet kialakítása a város információs társadalomban betöltött szerepének erősítése, közháló létrejöttének elősegítése szervezeti, informatikai kultúra fejlesztése Az akciókat a II. sz. mellékletben soroljuk fel, itt csak jelezzük, hogy a gyűjtőportál kialakítása szempontjából az akciók jelentős része relevánsnak tekinthető. Az IST javasolja a 2004., 2005. és 2006. évi önkormányzati költségvetés egy százalékának informatikai célú felhasználását. 2.2. Működési környezet A továbbiakban egy, a gyűjtőportál rendszer megvalósítása szempontjából szükséges jövőbeli működés képét vázoljuk fel. Mindez nem ellentétes a korábban ismertetett IST célkitűzéseivel és akcióival, annak nem kíván alternatívája lenni. Ehelyett a fejlesztési célok, a jövőkép nézőpontunk szerinti átfogalmazásáról, átcsoportosításáról beszélhetünk, melyek belső kapcsolatban állnak az IST akció(csoportja)ival. 7
A Modellprogram keretében Az e-közigazgatásra való áttérés személyi-, szervezeti-, szabályozási feladatrendszere címmel készült tanulmány javaslatot tesz az egyes önkormányzati szintek vonatkozásában az áttérés személyi, szervezeti, szabályozási és képzési feltételrendszerére. Törekedünk arra, hogy az általunk leírt jövőkép alkalmas legyen az ott leírt feladatok, feltételek befogadására. 2.2.1 Alkalmazások Az Önkormányzat hatósági és testületi munkát támogató alkalmazásait munkafolyamat alapú (workflow) környezetben kell megvalósítani. Ez a környezet az alábbi előnyökkel rendelkezik: Az ügyintézők munkájának leghatékonyabb támogatása, az idealizált papírmentes iroda lehetőség szerinti megvalósítása Az ügymenet bármely pontján automatikus elektronikus interakció kezdeményezhető az ügyféllel Az adatbázisok integráltak, normalizáltak A vezetők összesítő és részletes információt is kaphatnak a szervezeti egységek munkájáról, a (hatósági) ügyek állásáról A szervezet felépítését, a feladat- és hatásköröket a rendszer kötelezően tartalmazza, azok változásának továbbvezetése nem kikerülhető. Mindez azt is jelenti, hogy ezek az információk Hivatalon belül és kívül automatikusan rendelkezésre állnak. Nyílt, gyártófüggetlen, szabványos környezet kialakítása szükséges. A munkafolyamat alapú rendszerekre vonatkozó ajánlásokat a WfMC (Workflow Management Coalition) független szervezet dogozza ki. Első ütemben javasolt a testületi munkát támogató workflow rendszerek bevezetése az alábbiak miatt: A támogatandó folyamatokat elsősorban a Szervezeti és Működési Szabályzat (valamint az Ötv.) tartalmazza. Ezek valamelyest egyszerűbbek, és helyi kialakításuk folytán közelebb is állnak az önkormányzatokhoz, mint pl. az Államigazgatási eljárási törvényt modellező folyamatok. A testületi döntések előkészítésében a vezető beosztású munkatársakon kívül minden szervezeti egységtől azok vesznek részt, akik nagyobb tapasztalattal, rálátással rendelkeznek. Így egy későbbi hatósági munkát támogató rendszer bevezetésekor mindenhol lesznek olyan emberek, akik már ismerik a workflow rendszerek szemléletmódját, és a többi munkatárs segítségére lehetnek. A testületi munka során lényegesen kevesebb személyes (vagy bizalmas) adat kezelése szükséges. Az internetes publikálás, a polgárok bevonása a döntési folyamatokba nem igényli az elektronikus aláírás használatát, sőt általában az ügyfél beazonosítását sem. A másik legnagyobb prioritású alkalmazás az ügyiratkezelés, mint önkormányzati alaprendszer. 2.2.2. Jogszabályi, szabályozási környezet A hatósági munka során, az ügyfelekkel való elektronikus kapcsolattartáshoz (pl. a kérelmek tisztán elektronikus úton való fogadásához, a határozatok elektronikus úton történő kiadmányozásához, stb.) elektronikus aláírásra van szükség. Az elektronikus aláírással 8
kapcsolatban véleményünk szerint az alábbi kérdések vizsgálatára, szabályozására van szükség: Kormányzati szinten kell szabályozni az ügyiratkezeléssel összefüggésben az e- aláírás hatósági munkában való használatának kérdéseit. A szabályozandó kérdéseket a 2205/2003. (IX.4.) Korm. határozat melléklete sorolja fel. További kérdés, hogy a hivatal belső folyamatainak elektronikus alapokra helyezéséhez szükség van-e, és ha igen, milyen (fokozott biztonságú vagy minősített) e-aláírásokra. A korszerű operációs rendszerekben rendelkezésre álló tanúsítvány-kiszolgálók (CA Certificate Authority) felhasználhatók-e bizonyos részfeladatokra? Ebben az összefüggésben belső folyamatnak tekinthető pl. a szignálás, utalványozás, átadókönyvek vezetése stb. Kevésbé szabályozási, de fontos gyakorlati szempont, hogy lesz-e az Önkormányzat által is igénybevehető állami hitelesítésszolgáltató. 2.2.3. Szervezet A 2.2.1. pontban javasolt workflow modell nemcsak fejlesztési környezetet, szemléletmódot jelent, hanem rendszertervezési módszertant is. A fejlesztések megkezdése előtt definiálni kell az elérendő célt: igazgatási területen az ügymenetet jogszabályok határozzák meg, ezért várhatóan nem az ügymenetek, folyamatok optimalizálása kerül a középpontba, hanem a szervezeti felépítés, a hatáskörök újraszabályozása. A workflow módszertanban az elemzés és a tervezés nem válik szét egymástól, ezért ha ésszerűsítés nélkül, a meglévő működési módot emeljük át a kifejlesztendő rendszerbe, akkor nem várható hatékonyabb működés munkafolyamat alapú rendszerrel sem 2.2.4. Infrastruktúra, hardver, alapszoftverek A helyi közháló kiépítése, fejlesztése volumenét tekintve az Önkormányzat folyamatos feladata. Magában foglalja az önkormányzati intézmények, civil szervezetek, közösségi helyek bekapcsolását, nyilvános hozzáférési helyek megteremtését, a polgárok számára nyújtandó speciális helyi kedvezmények biztosítását. A Hivatal számítógépein olyan operációs rendszer használata szükséges, mely alkalmas a tanúsítványok (elektronikus aláírás) kezelésére és ellenőrzésére. Jelenleg ezek a szolgáltatások az irodai szoftverekbe (pl. szövegszerkesztő) integrálva is rendelkezésre állnak már. Ki kell alakítani (és folyamatosan aktualizálni kell) olyan címtárat (pl. Active Directory, Netware e-directory), amely többek között tartalmazza a hivatali szervezet felépítését, a felhasználók adatait, az erőforrásokhoz való hozzáférési jogosultságokat, tanúsítványokat. Az egyes alkalmazásoknak a címtáron keresztül kell azonosítaniuk a felhasználókat. Mindezen feladatokat az IST nevesítve is tartalmazza. 2.2.5. Képzés A hivatali alkalmazottaknak az alábbi témakörökben kell ismeretekkel rendelkezniük: Általános követelmény az ECDL legfőbb négy moduljának ismerete: Operációs rendszerek, Szövegszerkesztés, Információ és kommunkikáció, Táblázatkezelés (gyakorlatilag az ECDL Start moduljai) 9
Alapfokon HTML oldalak szerkesztése, megjelenítési lehetőségek. Munkafolyamat alapú rendszerek általános jellemzői. Konkrét ügyiratkezelési és ügykezelési rendszerek felhasználói szintű ismerete. E-aláírással kapcsolatos ismeretek: tanúsítványok birtoklása, hitelesség ellenőrzése, titkosítás. Minimális elméleti háttér, elsősorban annak ismerete, hogy a fenti funkciók hogyan használhatók az operációs rendszerbe, illetve az alkalmazásokba ágyazva. Székesfehérvár Önkormányzata a Közép-Dunántúli regionális Fejlesztési Tanács támogatásával fejlesztette ki a távoktatási keretrendszerét. Az ECDL fenti moduljai a keretrendszerben már rendelkezésre állnak. A többi témakörben kifejlesztett modulokkal az oktatások jelentős része hatékonyan elvégezhető. 3. Részfeladatok a gyűjtőportál bevezetése során A gyűjtőportálban megjelenő információk jelentős része az önkormányzat szolgáltató, esetenként vállalkozó jellegéből, funkciójából származik. Ez a vállalkozói szemléletű működésmód azonban a tapasztalatok szerint távol áll az önkormányzatoktól. A vendégvárók, banki szolgáltatások de esetleg más területek esetében kérdés, hogy fizessenek-e díjat a hirdetők? Ha igen, az ehhez kapcsolódó díjak, marketingtevékenység kidolgozása és további hirdetési felületek hatékony értékesítése jelenleg még messze esik az önkormányzat működésmódjától. Hasonló a helyzet az önkormányzati portál közismertségének növelésével. A turisztikai, befektetési lehetőségeket, adatokat (több nyelven is!) nemcsak szerepeltetni kell a portálon, hanem a hazai és külföldi tematikus keresők, portálok találatai közé is fel kell vetetni a megfelelő hivatkozásokat. Megjegyezzük, hogy ezeket a tevékenységeket a gyűjtőportál esetében is el kell végezni. A fentiekre megoldás lehet az üzemgazdasági megközelítésű szemlélet, mely szerint nemcsak a kiadásokat kell megvizsgálni, hanem azt is, hogy hogyan lehet egy adott feladat úgy megoldani, hogy a végrehajtás bevételt eredményezzen. (Lásd Számítástechnika 2003. dec. 9., 20. oldal) A közérdekű (üzleti befektetési, turisztikai stb.) információk karbantartásával a Hivatal egy-egy szervezeti egységét kell megbízni (pl. Városmarketing Iroda, Gazdaságfejlesztési és EU integrációs Iroda). Bizonyos esetekben ez a feladat külső erőforrással oldható meg, jelenleg pl. kulturális események. A továbbiakban csak azokat a részfeladatokat soroljuk fel, amelyek a gyűjtőportál kialakításához szorosabban kötődnek. Mint korábban jeleztük, egy felállított jövőkép elérésének részletes feladatait az IST tartalmazza. 3.1. Adatbázis terv és valóság Az elvégzendő feladatokat részben a gyűjtőportál adatbázis tervének, illetve Székesfehérvár meglévő portálja felépítésének összehasonlításából is levezethetjük. Az adattartalmak összehasonlításaként összefoglalóan az alábbiakat mondhatjuk el: 1. Egyes fő kategóriák gyakorlatilag hiányoznak Székesfehérvár portáljáról (pl. környezetvédelem, vallási intézmények stb.). Ezek jelentős része az Önkormányzat papír alapú kiadványairól könnyen pótolható. 2. Néhány fő kategória adatait a városi portál hiányosan, vagy más szerkezetben tartalmazza. Esetenként egy-egy hosszabb lapon számos a gyűjtőportál különböző 10
alkategóriáihoz tartozó adat szerepel. Ezek pontos linkelése a forrás lap HTML kódjában elhelyezett kapocselemmel lehetséges. A gyűjtőportálbeli link végére a #kapocselem kerül. 3. A gyűjtőportál bizonyos adatkörei nem szerepelnek a városi portálon, csak egy link az adatok forrására (pl. kulturális intézmények programja, azok önálló honlapja). 4. A térképi információk a térinformatikai rendszer városmenedzselési portál -ján jelennek meg. Külön feladat ennek integrálása az önkormányzati portállal. 5. Mint az 1.2.6. pontban jeleztük, a testületi ülések jegyzőkönyvei, döntései egy jelenleg folyó fejlesztés eredményeként a portálra kerülnek. A soron következő (nyílt) üléseken tárgyalandó előterjesztések portálon való megjelentetése és a beérkező lakossági reakciók feldolgozása workflow rendszer nélkül további emberi erőforrást igényel. Az önkormányzati rendeletek egységes szerkezetű változatának előállítása sok esetben (pl. helyi adókról) jogi ismereteket, végzettséget igényel. Gyakori feladat az Önkormányzat esetében egy-egy rendezvény, protokoll vendégek látogatása alkalmával stb. tematikus prezentációk bemutatása. Itt jelezzük, hogy amennyiben a gyűjtőportálra kerülő aktuális adatok a megfelelő rendezettségben rendelkezésre állnak, a tematikus prezentáció összeállítása könnyebben elvégezhető, esetleg részben automatizálható. 3.2 Ügymenetek, űrlapok Az Európai Unió Common List of Basic Public Services (CLBPS) ajánlása szolgáltatási szinteket állít fel az önkormányzatok számára. (Lásd többek közt jelen projekt keretében Az e-közigazgatási tájékoztató gyűjtőportál rendszer követelmény meghatározása c. tanulmányt.) Egy önkormányzat felkészültségét többek között a hatósági ügymenetek leírásainak, kitöltendő űrlapjainak honlapon való megjelenésével méri. A jövőben tehát ezek a területek a jelenleginél sokkal nagyobb figyelmet fognak kapni. Ezidáig az ügymenetek leírása elsősorban az okmányirodai ügyek esetében történt meg, más területeken ez a munka a továbbiakban végzendő el. Minden szervezeti egységnél kijelölendő a portálon lévő űrlapok, ügymenetek aktualitásáért felelős személy. Az űrlapok legegyszerűbb esetben nyomtatható formában szerepelhetnek a portálon. Fejlettebb változatban az űrlap kitöltés után nyomtatható. A kitöltöttség makró- vagy más programozással ellenőrizhető. A CLBPS harmadik szintje az űrlapok on-line kitöltését tartalmazza. Ez HTML form -ok kitöltésével is megvalósulhat. Az űrlapok szerkesztése, programozása főként a fejlettebb változatokban túlmutat a hivatali ügyintézők feladatkörén. Ezt a feladatot a webszerkesztéshez hasonlóan vagy a belső Informatikai Iroda, vagy egy külső szervezet láthatja el (outsourcing). 11
Mellékletek I. A Polgármesteri hivatalban használt közigazgatási alkalmazások Szociálpolitikai Rendszer Szociális Iroda Az összes szociális támogatásban részesült személyt nyilvántartja a rendszer. A pénzbeli támogatásokon kívül közgyógyellátási igazolvány, mozgássérült igazolvány stb. szerepel benne. Ügyféltörzse nyilvántartja az egy háztartásba tartozókat és számos környezettanulmányi adatot is. Támogatja a határozatot meghozó ügyintéző munkáját, valamint a pénzügyi kifizetést. A jelenlegi rendszer MS SQL-es adatbázist használ, Foxpro nyelven íródott. Üzletek nyilvántartása Egyéni vállalkozási és mezőgazdasági iroda A székesfehérvári üzletek, üzemeltetők, üzletkörök nyilvántartása. A rendszer a Hivatal fejlesztése, Clipper fejlesztőeszközzel. Gyere Városi Gyámhivatal Gyámügyi gyermekvédelmi rendszer, melyet a Gyámhivatalban használnak. Dos környezetben működik, C nyelven készült, adatbázis szerkezete egyedi. Önkadó Adóiroda Önkormányzati adók nyilvántartása a különféle adónemekben, pl. gépjárműadó, iparűzési adó, építményadó stb. Központi clipperes program, tehát erre a feladatra csak PM engedélyes rendszert lehet használni. Támogatja a kivetést, illetve az önbevallások rögzítését, a befizetések nyilvántartását. Ügyfélszolgálati Iroda Marhalevél kiállítása, útlevéligénylések, jegyzőkönyvek talált tárgyakról, tűzesetről, tolmácsigazolványok stb. A program a Hivatalon belül lett kifejlesztve, a felsorolt témákban kiállítandó űrlapok változó adatait bekéri, majd kinyomtatja az űrlapot. Az adatokat Clipperes adatbázisban tárolja. Dos-os rendszer. Ebnyilvántartás Egyéni vállalkozási és mezőgazdasági iroda A városban levő kutyák nyilvántartása, oltási adatok. Clipperes program, jelenleg adatbeviteli kapacitás hiányában információink szerint nem használják. Vizuál Regiszter Népességnyilvántartási és Anyakönyvi Iroda Népességnyilvántartási rendszer az állandó lakcím, tartózkodási hely valamint születési adatokkal. Állami szoftver, az adatok frissítése a Közigazgatási Hivatalon keresztül történik. Az Okmányirodai rendszer belépése miatt (ott hasonló adatok országos szinten elérhetők) jelentősége csökken, de egy integrált rendszer létrehozásában nagy jelentősége lehet. MS Visual Basic rendszer, MS SQL adatbázissal. 12
Iktatás Ügyviteli Iroda Az alaprendszer központi része. Feladata az ügyiratforgalom hatékony rögzítése, a gyors információkeresés, kimutatások, statisztikák (BM felé is) készítése, ügyintézők, osztályok munkájának ellenőrzése. A főmenük felépítése az iktatás folyamatának, fázisának felel meg. Iktatás: Fő,- al,- és gyűjtő számra történő iktatás; más illetékesség és téves iktatás; ügyirat adatai szerinti keresés (tetszőleges paraméter összeállítás); csatolás. Ügyintézés: Határidőbe tétel és visszavétel; válaszintézkedések (egyszerű megválaszolás, határozathozatal és jogorvoslat, utóbbi esetekben rögzítésre kerül a döntés formája és a döntéshozó is), ügyirat ellenőrző lista. Iratkezelés: Kiadott ügyek listája; ügyintéző nélküli ügyek; szignálás előadó módosítás. Információk: Határidőben lévők; Irattári jel szerinti lista; határidőn túl intézett ügyek; jogorvoslatok; ügyirat forgalmi jelentés; iktatások tételszáma; hatósági ügyek száma; statisztikai adatok (BM). Irattározás: irattárba tétel; irattárból kivétel (iratpótló); irattárba visszatétel; irattárból kivettek listája; selejtezés; levéltározás. Rendszergazdai teendők: táblák karbantartása; határidő lejárat figyelés; évzárás; azonos ügyfelek összevonása; rendszer felügyelet. Kapcsolatai más modulokkal: a telephelyengedély modul az iktatás táblát használja inputként (csak az abban szereplő rekordhoz kapcsolódhat telepengedély rekord kérelemtől a határozatokig-); a postázó rendszer felé az új ügyfeleket továbbítja (annak adatbázisát bővíti). K11 Költségvetési Iroda Az önkormányzati intézmények költségvetésének, valamint negyedéves pénzügyi beszámolóinak kezelése. Állami program, az intézményektől floppyn összegyűjtött adatokat összesítve a TÁH-hoz továbbítja. Clipperes program. Forrás Pénzügyi Adminisztrációs Iroda Pénzügyi rendszer, főbb moduljai: főkönyvi könyvelés, szállító és vevő számla iktatás, pénztár, eszköz nyilvántartás. Átfogó rendszer, fájlkimenettel a bank felé. Adatbázisa MS SQL. A Hivatal további modulok bevezetését tervezi Döntés Közgyűlési Iroda Közgyűlési és bizottsági döntések, jegyzőkönyvek nyilvántartása. Rendeletek nyilvántartása. Több szempont szerinti visszakeresés, a határozatok végrehajtását alap szinten követi. MS Visual Basic, MS SQL adatbázissal, a dokumentumokat Word formában tárolja. Internetes lekérdezési lehetőséggel bővítése folyamatban. Telephelyengedély Egyéni Vállalkozási és Mezőgazdasági Iroda A 80/199. (VI.11.) Korm. Rendeletben előírt feladatok számítógépes támogatására szolgál. Engedélyek karbantartása, követése, lekérdezése, határozatok nyomtatása, stb. Kapcsolata más modullal: csak az iktatás modul szervezeti és felhasználói táblából lehet hozzáférési jogosultságot biztosítani a modulhoz; az iktatás modul iktatás és más tábláit használja ellenőrzésre, illetve adatátvételre. Postázó rendszer A postázás folyamatát segítő számítógépes rendszer. Az ajánlott, tértivevényes levelek paramétereinek felvétele, karbantartása, ragszámozása, visszakeresése több szempont szerint. Boríték és tértivevény nyomtatás ragszámmal együtt, borítékolás. Valamennyi levél bérmentesítése géppel, listák készítése posta felé. 13
Kapcsolata más modullal: Az iktatás ügyféltáblájából az új ügyfelek adatait átveszi saját ügyfélállományába. Titkársági rendszer Polgármesteri Kabinet A polgármesternek és a jegyzőnek névre szólóan érkező levelek rögzítése, a további ügymenet folyamatának (minősítése, határidőzése, stb.) követése, különböző paraméterek szerinti lekérdezése. Két külön adatbázissal rendelkezik, más modulokkal nincs kapcsolata. Térinformatikai rendszer Lásd az 1.2.6. pontban. 14
II. IST akciók A hivatal belső működésének javítása informatikai eszközökkel A1; Számítógéppark korszerűsítése, cseréje: A Hivatal számítógépparkjában elavult eszközök cseréje, a jövőbeni jövőbeni folyamatos szinten tartás, vagyis a számítógéppark korszerűsítési folyamat meghatározása a Hivatal informatikai beszerzési politikájának és a szükséges szabályozások kidolgozásával. Megfelelő amortizációs ciklus kialakítása. A2; Számítógépes hálózat fejlesztése: Számítógépes hálózat átalakításának folytatása, WLAN megoldás kidolgozása önkormányzati felsővezetői és tárgyalói környezetben A3; Szerverkonszolidáció, amely az operációs rendszerek egységesítésével, korszerű címtár szolgáltatás bevezetésével és az informatikai rendszer biztonságának növelésével egészül ki A4; Kliens operációs rendszerek cseréje: A jelenleg használt Microsoft Windows 95-98-Me operációs rendszerek nem felelnek meg az informatikai biztonsági követelményeknek, és a stabilitási problémák miatt is lecserélésre szorul. Licensz megállapodásra van szükség a Microsoft Magyarország kft-vel. A5; ISO minőségirányítás szerinti (informatikai) szervezeti működés megteremtése, informatikai fejlesztések szervezeti-működési feltételeinek megteremtése A6; Felsővezetők hordozható számítógéppel ellátása és önkormányzati VPN csatlakozási lehetőséggel. Közgyűlési munka elektronikus támogatása A7; Egységes és biztonságos hálózati működési környezet kialakítása: minden munkaállomáson azonos módon elvégezhető általános irodai munka informatikai támogatása (bejelentkezés, kijelentkezés, közös szolgáltatási funkciók, irodai alkalmazási környezet, tipizálás) A8; Csoportmunka támogatása. Belső adatforgalom elektronizálása, pl. személyes program és naptáregyeztetések, elektronikus telefonkönyv, e-mail, csoportmunka eszközök A9; Hivatali belső munkafolyamatok elektronikus aláírásra épülő informatikai támogatása: integrálás, alkalmazásfejlesztés és adatbázis építés. A szigetszerű alkalmazásfejlesztések összhangjának megteremtése és új fejlesztések indítása. Tartalmazza az eönkormányzat un. backoffice funkcióinak megvalósítását, az irodák alrendszereinek továbbfejlesztését, és célalkalmazások kidolgozását. Az alkalmazásfejlesztések gyűjtő projektje. Részletes kidolgozására az egyes fejlesztések megindításakor kell sort keríteni. A9-1; Térinformatikai fejlesztések beintegrálása: A hivatali és a részben Digital Regia programhoz is kapcsolódó térinformatikai fejlesztések összhangjának megteremtése. A10; Informatikai szabályzatok kidolgozása A11; A hivatali informatika új feladatainak rögzítése. Az informatikai menedzsment és működéstámogató szervezet átalakítása A12; Európai uniós csatlakozásból származó változások átvezetése. Változásmenedzsment. A13;Akció (program-) menedzselési háttér megteremtése, program szakértői támogatás, projektvezetés. IST éves frissítése. Évenkénti beszámolók. Monitoring. 15
Ügyfélbarát önkormányzati működés fejlesztése, eönkormányzat megteremtése B1; eönkormányzat elektronikus szolgáltatások megvalósítása a szekesfehervár.hu honlapon: A Székesfehérvári polgárok tájékoztatását a szekeskesfehérvár.hu honlapon keresztül célszerű javítani. Ez a honlap ügyintézési (szolgáltatási) portállá történő fejlesztésével érhető el, ahol minden olyan információ és szolgáltatási felület elhelyezésre kerül, amely a Székesfehérvári polgárok és a Hivatal közti kapcsolatokat érinti. Elektronikus aláírás felhasználását teszi lehetővé. A B3 projekt eredményeire épít. Önálló program tulajdonságait hordozza. B2; Ügyféltermináli szoftver kidolgozása és hardver(ek) elhelyezése a Hivatal Főépületében: Az Internettel nem rendelkező Székesfehérvári polgárok részére a Hivatal Főépületében elhelyezésre kerülő, hálózatra kötött ügyfélterminálokon keresztül lesznek közvetlenül elérhetők a szolgáltatások B3; Az ügyfélkapcsolatok elektronizálása, az elektronikus ügyintézés lehetőségének megvizsgálása: A B1 projekt előkészítéseként meg kell vizsgálni az elektronikus ügyintézés lehetőségét és azonosítani kell azokat az ügyfélfolyamatokat, amelyekre érdemes bevezetni az elektronikus ügyintézést. B4; Internet kommunikáció és marketing: A létrejövő eközigazgatás szolgáltatások lakossági és vállalakozói körben történő bevezetése. Akciók szervezése B5; Akció (program-) menedzselési háttér megteremtése, program szakértői támogatás, projektvezetés B6; Önkormányzati adatvagyon felmérése és értékesítési lehetőségek kidolgozása: pl. a rendezési tervek, közműtérképek másolása jelenleg térítésmentesen történik, pedig annak elkészítése jelentős költségekkel járt. Az értékesítést támogathatja egy a B1 projekt során megvalósított Internetes alkalmazás, amelyen keresztül másolási igény rögzíthető és a hivatalban a megfelelő díj lerovásának igazolása után a lemásolt térképrészlet átvehető. Székesfehérvár közhálójának létrehozása C1; Székesfehérvár "intelligens város" program megtervezése: A Digital Regia program átalakítása/frissítése és beolvasztása. Új program és akcióterv készítése. C2; Székesfehérvár közhálója létrehozásának elősegítése: Az eönkormányzat szolgáltatások elérhetőségének biztosítási közösségi találkozó helyeken, köztereken és választó körzetekben (terminálok). Önkormányzat intézményei közötti elektronikus adatkapcsolatok fejlesztése, városi Intranet hálózat kialakítása. C3; Székesfehérvár informatikai infrastruktúrája fejlesztésének elősegítése. Városi WiFi hot spot helyek létrejöttének támogatása. Ösztönző akciók szervezése. Civil- és vállalkozó szférai együttműködések kialakítása. Internet elterjedtségének és számítógépek alkalmazási arányának növelése. Oktatási programok támogatása. C4; Székesfehérvár közcélú tartalomszolgáltatásai létrejöttének támogatása: Városi online multimédia újság (városi információs- és szolgáltató portál) létrejöttének elősegítése. C5; Intelligens város oktatási, kulturális és civil szférai akciók támogatása. Internet kávézók létrejöttének elősegítése. Idős korúak bevonása. C6; Székesfehérvár vállalkozóinak ösztönzése az e-busines-re átállásra, és elektronikus szolgáltatások igénybe vételére. Akciók szervezése. Minden helyi vállalkozás Internet kapcsolattal és saját web oldallal rendelkezzen 2005 végéig. 16
C7; Program menedzselés támogatása. Monitoring. C8; Fehérvár kártya koncepció kidolgozása és kialakítása az intelligens város koncepción belül. A Fehérvár kártya lehetőséget ad mind az önkormányzati szolgáltatások (beleértve a támogatások), mind egészségügyi, mind közlekedési, mind vállalkozói szolgáltatások igénybevételét egységes módon. Az informatikai kultúra fejlesztése D1; Felhasználók informatikai tudásszintjének, attitűdöknek, munkaegészségügyi-, és munkavédelmi helyzetének felmérése, monitoring. A képzések testre szabásához fel kell mérni a felhasználók tudásszintjét is. D2; Oktatási terv elkészítése: A Hivatal oktatás- és képzéspolitikáját ki kell dolgozni és el kell fogadtatni a vezetéssel. Ezután ki kell dolgozni a konkrét oktatási témákat. D3; Motivációs rendszer kialakítása: Ki kell dolgozni és be kell vezetni egy erkölcsi és anyagi motivációs rendszert az informatika alkalmazása hatékonyságának növelése érdekében. D4; Windows alapok, Microsoft Office, Internet és Intranet használat, elektronikus levelezés oktatása: A Hivatalban használt általános informatikai szoftverek, megfelelő ismeretének elérésére oktatásokat kell szervezni és tartani. Itt a várhatóan nagy létszám és az oktatások általános volta miatt külső oktatásokra érdemes támaszkodni. D5; Informatikai biztonság oktatása: Az informatikai biztonsági tudatosság fejlesztésére oktatásokat kell tartani lehetőleg a Hivatal számítógépein, mivel a biztonsági aspektusok jelentősen függnek a használt infrastruktúrától, környezettől. D6; Általános oktatás kezdő munkatársaknak: Az újonnan belépő munkatársak a betanulási fázisban egy komplett, számukra előkészített informatikai oktatáson kell részt vegyenek. D7; Speciális oktatások (felhasználói alkalmazások oktatása, rendszergazdai tanfolyamok): A speciális, az egyes irodák munkáját segítő alkalmazásokat a jogszabályok és egyéb peremfeltételek változásával folyamatosan fejlesztik. A kezdeti betanulási időszak után ezekről a fejlesztésekről, változásokról illetve az addig felmerülő felhasználói hibák, problémák kiértékeléséből kiindulva oktatásokat kell szervezni. További feladat az informatikusok folyamatos képzése tanfolyamok keretében. D8; Képviselők és vezető tisztségviselők személyre szabott oktatása. 17