KnowledgeTree dokumentumkezelő rendszer

Átírás

1 KnowledgeTree dokumentumkezelő rendszer Budapest, január 11.

2 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 Dokumentum információ... 3 Változások... 3 Bevezetés... 4 Funkciók... 5 Felhasználói felület... 5 Dokumentumkezelés... 5 Munkafolyamat kezelés... 5 Kliens oldali hozzáférés... 6 Felhasználói felület... 7 Adminisztráció... 8 Adminisztrációs felület... 8 Adminisztrációs menüpontok... 9 Felhasználók, csoportok, jogosultságok /11

3 Dokumentum információ Projekt Típus Ismertető Könyvtár Verzió Dátum január 11. Készítette Somogyi József Változások Verzió Változások Dátum Készítette 1.0 első kiadás Somogyi József 3/11

4 Bevezetés A találóan tudásfának", a a tudás fájának" nevezett rendszer segítségével megvalósítható az áhított egységes közös tudás, amely minden illetékes számára könnyen hozzáférhető, kezelhető és kiegészíthető. A Knowledge Tree olyan egyszerű, web alapú dokumentum menedzsment szoftver, amely magába foglalja a nagy gyártók dokumentumkezelő rendszereinek összes funkcionalitását, pozitív tulajdonságát. Ami megkülönbözteti azonban, hogy nyílt forráskódú, s mint ilyen rendelkezik minden előnnyel, amelyet egy Open Source alkalmazás nyújthat. A Knowledge Tree Community Edition amely az alapfunkciókat tartalmazza például ingyenesen letölthető, használható és módosítható. A KnowledgeTree rendelkezik a nagy gyártók dokumentumkezelő rendszereinek összes tulajdonságával. Az open source megoldások közül ez az egyik legnépszerűbb és legszélesebb körben használt dokumentumkezelő rendszer. Az alkalmazást teamek, valamint kis és közepes méretű szervezetek számára tervezték. A Knowledge Tree képes együttműködni a Microsoft Office, Microsoft Windows és a Linux rendszerekkel egyaránt. A dokumentumkezelő rendszer két rétegű kliens-szerver alkalmazás. A szerver oldal Windows és Linux operációs rendszereken működik. 4/11

5 Funkciók Felhasználói felület Könnyen kezelhető böngésző alapú kezelőfelület Több nyelvű felhasználói felület Testreszabható kezdőoldal (figyelt dokumentumok, folyamatban levő ügyek, kivett dokumentumok, stb.) Saját súgórendszer létrehozása OpenOffice és Microsoft Office beépülő modulok (a dokumentumtár használata közvetlenül a különböző Office komponensekből) WebDav elérés (a dokumentumtár önálló meghajtóként látszódhat a kliens oldalról) Dokumentumkezelés Korlátlan számú dokumentum típus, mappa, csoport és felhasználó létrehozása Korlátlan számú tulajdonság dokumentumokhoz rendelése a könnyebb kereshetőség és archiválhatóság érdekében Dokumentumok felcímkézése, keresés címkefelhőben Dokumentumok tömeges feltöltése zip fájlban, vagy már létező mappák importálása Dokumentumverziók kezelése, verziókövetés Keresés számtalan dokumentumtípusban (Microsoft Office, PDF, OpenOffice, XML, HTML, RTF, text) Keresés a dokumentum bármely paraméterére (szerző, módosítás dátuma, stb.) Keresés szkennerek és digitális kamerák által beágyazott adatokra JPEG és TIFF fájlokban. Keresések mentése Munkafolyamat kezelés Feladat vagy csoport alapú jogosultság és munkafolyamat-kezelés Munkafolyamatok automatikus létrehozása speciális mappák és dokumentum típusok esetén Munkafolyamatok összefogása, dokumentumok másolása, mozgatása a munkafolyamatok megadott állapotaiban Értesítés a dokumentumokban és mappákban történt változásokról Értesítés feladat vagy csoport szerint, ha egy munkafolyamat beavatkozást igényel 5/11

6 Kliens oldali hozzáférés Böngésző alapú web kliens OpenOffice és Microsoft Office beépülő modulokon keresztül WebDav kliens segítségével A programozható API-kon keresztül más alkalmazásokból 6/11

7 Felhasználói felület 7/11

8 Adminisztráció Adminisztrációs felület A mindenkori adminisztrátor bejelentkezése után az alábbi úgynevezett Vezérlőpult fogadja a kiemelt felhasználót. Vezérlőpult A Vezérlőpult mind az adminisztrátor felhasználó, mind az összes felhasználó számára testre szabható, az adminisztrátor a többi felhasználó Vezérlőpultján megjelenő elemeket s annak elhelyezését képes szabályozni az Wemag Dashboard Management Manage user dashboards plugin segítségével. Az adminisztrációs beállításokat az adminisztrátori bejelentkezés után az Adminisztráció menüpontban lehet elérni. 8/11

9 Adminisztrációs lehetőségek Adminisztrációs menüpontok Egyebek Különböző beállítások, amelyek nem tartoznak a többi kategóriához, például súgó kezelése és mentett keresések. Felhasználók és csoportok Azon felhasználók ellenőrzése, akik be tudnak lépni ezekről az igazgatási felületekről, és akik részei is az egyes csoportoknak és szervezeti egységeknek. Biztonság kezelés Jogosultságok felhasználókhoz és csoportokhoz rendelése, valamint annak megállapítása, hogy mely jogosultságok szükségesek a dokumentumkezelő rendszer különböző részeinek használatához. Dokumentum tároló Lefoglalt, archivált és törölt dokumentumok kezelése. Dokumentum metaadatok és munkafolyamat konfiguráció A dokumentum metaadatainak konfigurálása: dokumentum típusok, dokumentum mezőcsoportok, hivatkozás típusok és munkafolyamatok. Keresés és indexelés Keresés és indexelés beállítások 9/11

10 Rendszer konfiguráció Rendszer konfiguráció beállítások Dashboard Management Vezérlőpult beállítás Felhasználók, csoportok, jogosultságok Felhasználó és csoport adminisztráció A csoportok, felhasználók, jogosultságok meghatározása előtt erősen ajánlott, úgynevezett jogosultsági mátrix felállítása s annak átültetése a Dokumentum kezelő rendszerbe a későbbi jogosultsági problémák elkerülése végett illetve elkerülve a kusza jogosultsági beállításokat. Hitelesítési források Hitelesítés Az ábra mutatja be a felhasználó, csoport és egységek kezelését. 10/11

11 Hitelesítés menüpontban lehet eltérő felhasználó hitelesítést beállítani, például LDAP, Active Directory, amennyiben a szükséges modul elérhető s engedélyezve van. Csoportok kezelése A csoportok kezelésénél van lehetőség csoportok létrehozásához, módosításához amiben a későbbiekben felvett felhasználókat lehet hozzáadni s törölni. A csoportok használatával egyidejűleg rendelhet jogosultságokat és szerepköröket több különböző felhasználóhoz. A csoportokban van lehetőség alcsoportok létrahozására. Csoportok kezelése 11/11