Tudásmegosztás. Balatonboglár Önkormányzata



Hasonló dokumentumok
ELŐLAP AZ ELŐTERJESZTÉSEKHEZ

Dokumentum: Hatékonyságnövelő intézkedések nyomon követése Beszámoló. TAKSONY Nagyközség Önkormányzata

Kazincbarcika Város Önkormányzata komplex szervezetfejlesztési projekt tárgyban

Szervezetfejlesztés megvalósítása Nagykáta Város Önkormányzati Hivatalában ÁROP-3.A

PRO PUBLICO BONO PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSI TAPASZTALATAI

J a v a s l a t. Előterjesztő: Polgármester Előkészítő: PH. Településfejlesztési és Vagyongazdálkodási Osztály. Ó z d, augusztus 25.

Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál az ÁROP 3.A számú pályázat alapján

Szervezetfejlesztés Hajdúhadházán (ÁROP- 1.A ) Tudásmegosztás

ALSÓNÉMEDI NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATÁNAK SZERVEZTFEJLESZTÉSI PÁLYÁZATÁRÓL ÁROP-3.A ÖSSZEFOGLALÓ

ÁROP KÉPZÉS A KONVERGENCIA RÉGIÓKBAN LÉVŐ ÖNKORMÁNYZATOKNAK A SZERVEZETFEJLESZTÉS ELMÉLETE ÉS GYAKORLATA DMJV ÖNKORMÁNYZATÁNÁL

DUNAÚJVÁROS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-1.A kódszámú Önkormányzati szervezetfejlesztés projektje

Fentieken túl az önkormányzatok egyre több új feladattal és egyre nagyobb kihívásokkal szembesültek:

A Kar FEUVE rendszere

1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

Stratégiai döntés előkészítő

Tanácsadási terület:

Csenger Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése és folyamatvizsgálata

T Á J É K O Z T A T Ó K I A D V Á N Y GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZAT ÁROP-3.A.1/A.

A támogatás vissza nem térítendő támogatás, melynek mértéke: 100 %.

ELŐTERJESZTÉS május 30-i rendes ülésére

ÁROP Szervezetfejlesztési Program

Összegezés az ajánlatok elbírálásáról

E L Ő T E R J E S Z T É S. Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének július 16-i ülésére

Kaba Város Önkormányzata

ÉRD MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-3.A kódszámú Önkormányzati szervezetfejlesztés projektje

ÉRD MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-3.A kódszámú Önkormányzati szervezetfejlesztés projektje

Vállalkozói szerződés

Dokumentum: Operatív javaslatok

CÍM: Sürgősségi előterjesztés a Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése című pályázat benyújtásáról. Havas András alpolgármester

TÁMOGATÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ FŐBB TUDNIVALÓK

A PÁPAI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETFEJLESZTÉSE (ÁROP-1.A.2/A )

DUNAÚJVÁROS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-1.A kódszámú Önkormányzati szervezetfejlesztés projektje

A nyomonkövetési rendszer alapelvei

SZENTENDRE VÁROS ÖNKORMÁNYZAT BELSŐ ELLENŐRZÉSI STRATÉGIAI TERVE A ÉVEKRE

E L Ő T E R J E S Z T É S

Fonyód Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5

ÁROP -1.A SZERVEZETFEJLESZTÉS KONVERGENCIA RÉGIÓBAN LEVŐ ÖNKORMÁNYZATOK SZÁMÁRA PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSI TAPASZTALATAI SALGÓTARJÁN MEGYEI JOGÚ

Mátészalka Város Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése /ÁROP-1.A.2/A sz./

Szentendre ÁROP szerződés módosítás 3.

Vezetői beszámoló Kerekegyháza Polgármesteri Hivatala ÁROP hivatali szervezetfejlesztésről

J A V A S L A T Ózd Kistérség Többcélú Társulása évi stratégiai ellenőrzési tervének elfogadására

hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítésével, az ügyfél- és partnerkapcsolati folyamatok fejlesztésével.

ELŐLAP AZ ELŐTERJESZTÉSEKHEZ

hatályos:

Felmérési koncepció. DUNAÚJVÁROS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-1.A kódszámú Önkormányzati Szervezetfejlesztés projektje

EFOP EGYHÁZI ÉS CIVIL SZERVEZETEK SZOCIÁLIS KÖZFELADAT- ELLÁTÁSÁNAK TÁMOGATÁSA

8/2011. sz. Szabályzat FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉS RENDSZERE

Előterjesztés. A Képviselő-testület október 10-i ülésére. Intézkedési Terv az Állami Számvevőszék ellenőrzésének megállapításaira

Területi együttműködési program a Kazincbarcikai járásban című projekt

III. 3. Egységes módszertani mérés az integritás helyzetéről (integritás menedzsment értékelő lap)

POLGÁRMESTERI HIVATAL POLGÁR VÁROS SZOLGÁLATÁBAN

ÁROP Szervezetfejlesztési Program

A HELYI VERSENYKÉPESSÉG- FEJLESZTÉSI KUTATÁSI PROGRAM TEVÉKENYSÉGEINEK BEMUTATÁSA

Intézményirányítási modell. Kistelek Város Önkormányzata

Nagykálló Város Önkormányzata

Tevékenység: Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly. Dokumentum: Interaktív szeminárium 1. és 2. alkalom

Intézkedési terv intézményi tanfelügyeleti látogatás után

Folyamatba épített ELŐZETES, UTÓLAGOS ÉS VEZETŐI ELLENŐRZÉS RENDSZERE

ÁROP-3.A Szervezetfejlesztés Budapest Főváros XVIII. kerület Önkormányzatánál A projekt eredményeinek összefoglalása

A Kispesti Polgármesteri Hivatal fejlesztése. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósult meg.

Előterjesztés. Lajosmizse Város Önkormányzata Képviselő-testületének szeptember 21-i ülésére

POLGÁRMESTER 8600 SIÓFOK, FŐ TÉR 1. TELEFON FAX:

1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

A jó fejezeti struktúra kialakítása, a feladatfelosztás hatékonyságának növelése

ÚJSZÁSZ VÁROS JEGYZŐJE 5052 ÚJSZÁSZ, SZABADSÁG TÉR 1. TEL/FAX: 56/

Kivonat a Bocskaikert Községi Önkormányzat Képviselő-testületének december 15-én megtartott ülésének jegyzőkönyvéből

BUDAKALÁSZ VÁROS ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETE K I V O N A T

2018. évi belső ellenőrzési terv

Cselekvési ütemterv a projekt intézményi megvalósításához. Projektmenedzser, szakmai megvalósítók

A hulladékgazdálkodási közszolgáltatás átalakításának okai, eredményei, távlati hatásai

Tevékenység: Lakossági igényfelmérés szolgáltatás eredményeinek a hasznosítása. Dokumentum: Tanácsadói dokumentum ÁROP-1.A.

ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV 2018.

2. A költségvetési gazdálkodás erősítése

ÁROP KÉPZÉS A KONVERGENCIA RÉGIÓKBAN LÉVŐ ÖNKORMÁNYZATOKNAK FENNTARTHATÓ ÖNKORMÁNYZAT E- TANANYAGOKAT BEMUTATÓ KONFERENCIA

TÁMOP-4.1.1/A-10/1/KONV

TERÜLETFEJLESZTÉS TERÜLETRENDEZÉS

6. NAPIREND Ügyiratszám: 1/396-10/2015 ELŐTERJESZTÉS. Az Integrált Településfejlesztési Stratégia (ITS) jóváhagyása. Dobó Zoltán polgármester

BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS BELSŐ ELLENŐRZÉS KÉZIRAT

Cselekvési ütemterv a projekt intézményi megvalósításához

Új szakmai továbbképzések a Nemzeti Művelődési Intézet képzési kínálatában

SZAKMAI SZEMPONTOK GINOP A PÁLYÁZAT ELKÉSZÍTÉSÉNEK TÁMOGATÁSA

SZERVEZETI FELELŐSSÉGI RENDSZER ÁTTEKINTHETŐ ÉS NAPRAKÉSZ KÖZZÉTÉTELE

Döntés az önértékelés megvalósításának módjáról, az önértékelés megtervezése, továbbá az önértékelési projekt kommunikálása

AZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL

Tudásmegosztás 2. szint

2011. ÉVI TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉSI GYŰJTŐ

Tisztelt Képviselő-testület!

Intézeti minőségfejlesztési program éves értékelése

Vezetői összefoglaló ÁROP /A A pályázati dokumentáció felépítése

Bodorkós Ferenc polgármester. Dr. Görög István jegyző évi kiemelt köztisztviselői célok

A KÖZFELADATOK KATASZTERE

Éves összefoglaló ellenőrzési jelentés, Tiszalök Város Önkormányzatának évi belső ellenőrzési tevékenységéről

T E R J E S Z T É S SZEKSZÁRD MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA KÖZGY

Almáskert Napköziotthonos Óvoda

SÜRGŐSSÉGI INDÍTVÁNY! 96/ számú előterjesztés

Minőségirányítási csoport. Rövid közép hosszú távú munkaterve

SWOT analízis Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 2009.

Szervezeti teljesítményértékelő mutatószámrendszer. Eredményességi mutatószámok. Mutatószám megnevezése Célérték Akció

Kaba Város Önkormányzata

Nagykálló Város Önkormányzata

Átírás:

Tudásmegosztás ÁROP-1.A.5-2013. Államreform Operatív Program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára Balatonboglár Önkormányzata 1

Tartalom A dokumentum célja... 3 A projekt tartalma... 3 A projekt megvalósításának útja... 3 A projekt során létrejött eredmények... 4 A projekt lezárása... 12 2

A dokumentum célja A projektben elvárás volt, hogy a tudásmegosztást minden önkormányzat vállalja. Balatonboglár Önkormányzata úgy döntött, hogy mindhárom szintet teljesíti, mert elkötelezett amellett, hogy tanácsaival, tapasztalatai megosztásával segítse más önkormányzatok működését, és elősegítse a közös fejlődést. Ebben a dokumentumban vázolni fogjuk, hogy Önkormányzatunk milyen projektelemeket valósított meg a pályázat során és milyen outputok jöttek létre a rendezvényeknek, workshopoknak köszönhetően, valamint bemutatásra kerül majd a projektmegvalósítás módja is Önkormányzatunk esetében. A projekt tartalma A Magyar önkormányzati törvény változása és az új Járási törvény értelmében az önkormányzatok feladatköre jelentős változáson ment keresztül és a változások a polgármesteri hivatalok, illetve az önkormányzatok által felügyelt intézmények működésében is változásokat eredményez. Fontos célkitűzésünk volt, hogy a változásokra tudatosan reflektáljunk és költségoptimalizálást hajtsunk végre kiemelt területeken. A projektnek köszönhetően nőtt a működési hatékonyságunk, hiszen a feladat-ellátási rendünket a kiépült keretekhez igazítottuk. Igyekeztünk az alkalmazottak munkaköreit is hozzáigazítani a változások miatti módosulásokhoz, amely szintén hasznosnak bizonyult. A projekt során kapott javaslatokból a leghatékonyabb megoldások bevezetésre kerültek és maguk a programok pedig segítettek abban, hogy a munkatársak jobban átlássák az Önkormányzat működését, ismerjék egymás vélekedését és minőségi időt töltsenek együtt, amely a szervezet jobbítására irányul. A projekt megvalósításának útja Balatonboglár Önkormányzata a projekt megvalósításához egy külső szervezetfejlesztési céget bízott meg azzal, hogy szakértőket delegáljanak a rendezvényekre, workshopokra és szemináriumokra, akik segítik a munkatársak és vezetők folyamatát abban, hogy a hatékonyságnövelő és a költségcsökkentő javaslataikat megfogalmazzák, illetve vezessék a 3

rendezvényeket, moderálják a workshopokat. A moderátorok, szakértők tanácsadóként is részt vettek a projektben, és elkészítették azokat a dokumentumokat, amelyek outputjai egyes tevékenységeknek. Az általuk megfogalmazásra került javaslatok közül többet Önkormányzatunk is meg szeretett volna valósítani. A projekt során egyik munkatársunk felvállalta a projekt menedzselésének feladatát. Az ő teendői közétartozott, hogy a pénzügyi vezetővel szorosan együttműködjön és a szervezetfejlesztő céggel tartsa a kapcsolatot annak érdekében, hogy a megvalósított rendezvények zökkenőmentesek legyenek. Nagyon hasznosnak bizonyult ennek a szerepnek a beépítése a projektmegvalósításba, mert szükség volt valakire, aki a teljes projektet átlátja és tudja, hogy mikor érdemes és kivel szükséges beépíteni kontrollpontokat, melyek azok a stádiumok, amelyekről már a vezetőségnek is értesülnie kell. A projekt során létrejött eredmények A projekt tevékenységekre volt osztva, így a következő fejezetben bemutatásra kerül, hogy milyen projektelemeknél milyen outputok jöttek létre illetve az is, hogy milyen javaslatok kerültek megfogalmazásra, melyeket be is építünk a szervezet működésébe. 1. ÁROP-1.A.2 felülvizsgálata A korábbi ÁROP pályázta során megvalósított fejlesztés felülvizsgálatával célunk, hogy az eddig elért eredményeinket egészben és rendszerbe foglalva lássuk, valamint transzparenssé tegyük. Ez a tevékenység segített, hogy a korábbi megoldásokat maximális hatékonysággal építsük be működésünkbe, valamint felelevenítésre kerüljön, hogy milyen jobbítási irányok kerültek előtérbe a korábbi pályázat során. Minden felülvizsgálat lehetőséget ad a jobbításra. Az átvilágítás eredményeképp összegzésre kerültek a tanulságok és jó gyakorlatok, valamint megvalósult a fejlődést elősegítő komplex átvilágítás. Ez biztosították azt, hogy jelen pályázat során a korábbi pályázat fényében még hatékonyabban történjen a projektmegvalósítás. A dokumentum, mely létrejött a tevékenység eredményeként bemutatta az előző ÁROP projekt tervezése és megvalósítása során felmerült kihívásokat és létrejövő eredményeket, továbbá megállapításait jelen ÁROP projekt során már tapasztalatokként tudunk beépíteni annak érdekében, hogy az új ÁROP projekt a lehető leghatékonyabban és sikeresen valósuljon meg, nem megfelejtkezve annak szervezetfejlesztési hatásáról sem. A tanulmány keretet adott az előző és a jelenlegi projektnek. A felülvizsgálati tanulmány közreműködésével képessé vált Önkormányzatunk arra, hogy egymáshoz illessze és összeegyeztesse az előző 4

és a jelenlegi ÁROP fejlesztéseket, ezáltal Balatonboglár Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztési stratégiája naprakész és pontos lett és azok a területek kerültek fejlesztésre, amelyekre a Hivatalnak szüksége volt. A tevékenység outputja: tanácsadói dokumentum az előző ÁROP pályázat felülvizsgálatáról 2. Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata A felülvizsgálat a turisztikai feladatok és strandok működtetése kapcsán valósult meg. Az ÁROP keretében a Balatonboglár Város Önkormányzatnál végzett projektmunka célja az volt, hogy a konzultációkon elhangzott kritikai észrevételekkel és megoldási javaslatokkal növelje a helyi igazgatási rendszer teljesítményét és a szolgáltatások színvonalát a rendelkezésre álló erőforrások optimális felhasználása mellett. A csoportmunkák tartalmát az Önkormányzat települési infrastrukturális rendszeréhez kapcsolódó szerződéses kapcsolatrendszer részletes elemzése, és az elemzés eredményeinek értékelése alkotta. Műhelymunka keretében rendszerezték és egyeztették a résztvevők az Önkormányzat közfeladatait ellátó intézményrendszer elemeit, az általuk ellátott közfeladatok rendszerét. A tanácsadók segítségével vezetői elemző konzultációkon feltárták a résztvevők a problémákat és megoldási javaslatokat tettek. A tevékenység outputja: két tanácsadói tanulmány az Önkormányzat operatív végrehajtási tervével kapcsolatban és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatának témájában. 3. Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly: A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly kérdését a Dr. Török Sándor Egészségügyi Központtal kapcsolatban járta körül Önkormányzatunk. Fontos volt számunkra, hogy az intézmény működésének komplex átvilágítása megtörténjen, valamint hogy az információk birtokában optimalizálni tudjuk a központ működésének biztosításához szükséges erőforrásokat. Mindez megelőzi azon probléma felmerülését, hogy az intézmény üzemeltetésével kapcsolatban úgy hozzuk meg döntéseinket, hogy nincs teljes rálátásunk a hatékonyabb gazdálkodás lehetőségeire. A tanácsadási folyamatot két fázisra lett bontva. Az első fázisban vizsgálatot tartottunk a jelenlegi helyzetre vonatkozóan, míg a másodikban a jelenlegi helyzet alapján fejlesztési 5

javaslatok kerültek kidolgozásra. Az elsődleges cél, hogy hosszútávon fenntartható fejlődés mellett csökkentsük költségeinket és optimalizáljuk működési hatékonyságunkat. A tevékenység eredménye: birtokunkban vannak vezetői javaslatok, valamint a tanácsadás végeredményeképp elkészülő dokumentum, melyek a költségek optimalizálásának lehetőségeit célozza. Ennek hatására felszabadul az intézmény üzemeltetésére fordított erőforrásaink egy része melyet a hatékonyabb működés érdekében átcsoportosíthatunk. A javaslatok közül Önkormányzatunk az IMI irodával kapcsolatos javaslatot építi be működésébe. Itt teljes átvilágításra van szükség, mert jelenlegi működése nem eléggé szabályozott, rendszerezni kell a folyamatokat. Terveink szerint először feltérképezzük a működéshez szükséges feltételeket, a fenntartó elvárásait, majd végigvezetjük a szabályzatainkon. Célul tűztük kis, hogy kialakítsunk egy átlátható, stabil működést. Jelenleg az előkészítés folyamatban van, Önkormányzatunk 2015. első félévében fogja létrehozni az ehhez szükséges dokumentumokat. 4. Étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozása A helyzetértékelő műhelymunkák előtt azt tűztük ki célul, hogy Balatonboglár városának közétkeztetési feladataival kapcsolatban áttekintsük a feladat-ellátási és finanszírozási folyamatokat. Az áttekintést a feladatok ellátásában érintett vezetők, illetve a kapcsolódó napi operatív munkában résztvevő munkatársak közreműködésével végeztük el a tanácsadási rendezvények során. Tanácsadói munkánk keretében rámutattunk a jelenlegi modell hiányosságaira és gyenge pontjaira, azonosítottuk és kijelöltük a lehetséges beavatkozási területeket, a változtatási javaslatok fogalmaztunk meg, melyeket az Önkormányzat cselekvési tervébe beépített. Megszületett a feladat hatékonyabb ellátását célzó modell. Ennek hatására az étkeztetés megszervezése hatékonyabbá válik és nő a lakosok elégedettsége. A tevékenység outputja: Tanácsadói dokumentum A javaslatok közül Önkormányzatunk többet is megvalósításra szánt: A közétkeztető által készített étlapot az Intézmény az étkezők, - bölcsődében, valamint nevelési-oktatási intézményekben a szülők - által is jól látható helyen kifüggeszti. Önkormányzatunk ezt a javaslatot meg is valósította, mégpedig a következő módon. Igény esetén emailes formában kiküldésre kerül a következő heti étlap, és az intézményt érintő minden egyéb információ. A honlapon is, sőt egyéb internetes felületen (mint például az intézmény Facebook oldalán) is megtekinthető és közzétételre kerül minden héten. 6

A közétkeztető nyersanyag-kiszabati ívet köteles vezetni az./2014. (.) EMMI rendelet 1. mellékletében foglaltak szerint, amelyen feltünteti egy napra vonatkozóan az étkezést igénybe vevők életkora és száma alapján meghatározott adagszámban elkészítendő ételek és italok előállításához szükséges nyersanyagok tételes, mennyiségi felsorolását. Élelmezésvezető szakmai képzésen vett részt, Ecostat nevű integrált rendszer keretén belül 2015. január 1-től vezetésre, kiadásra kerülnek az alapanyagok. 5. A munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének kapcsolódó, beruházás-közbeszerzési feladatokhoz kapcsolódó, és adóbeszedéshez kapcsolódó egy-egy munkakör elemzése A tevékenységgel az önkormányzat változtatások során érintett munkaköröket vizsgáltuk felül annak érdekében, hogy egyezőségben legyenek a jelenlegi működéssel. Ennek érdekében a következő három munkakör felülvizsgálatra, és a koncepciójuk megújításra került: Pénzügyi ügyintéző Adóügyi ügyintéző Humánpolitikai vezető Ezáltal azt állapította meg Önkormányzatunk, hogy a munkakörök rendszere átláthatóbbá vált. Ezáltal elkerülhetjük azt a problémát, hogy a folyamatos felülvizsgálat hiányában a munkafolyamatok csoportosítása és megosztása ne a leghatékonyabban működjön. Az elemzés eredményeképp elkészültek a kiválasztott munkakörök friss, felülvizsgált leírásai, melyek a továbbiakban mintául szolgálhatnak. Ennek hatására szolgáltatásaink színvonala növekszik és lehetővé válik, hogy újabb jó gyakorlatokat építsünk be a feladatellátási-gyakorlatainkba. A tevékenység outputja: tanácsadói dokumentum. 6. A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos nyomon követése 7

A teljes projekt során vezetői kontrollpontokat épített be Önkormányzatunk, amely segítette, hogy a projekt a megfelelő ütemben haladjon és a döntési helyzetekben az érintett vezetők bevonásra kerüljenek. Működésünket a projektmegvalósítás során támogatta ez a típusú működési módszer és szeretnénk, ha a jövőben ehhez hasonlóan tudná Önkormányzatunk szervezni a projektjeit illetve a mindennapi munkát is, így könnyebben meg tudná előzni az esetleges hibákat, rossz döntéseket és minden vezető rálátást kapna azokra a területekre, amelyekben fontos a jelenléte. A Dr. Török Sándor Egészségügyi Központ esetében is szeretné Önkormányzatunk, ha a felvázolt rendszer beépülne és biztosítaná az átlátható működést és kijelölve a kontrollpontokat minden esetben a megfelelő irányba haladna a Központ, törekvéseit strukturáltabban és céltudatosabban tudná megvalósítani. A tevékenység outputja: tanácsadói dokumentum VÁLASZTHATÓ TEVÉKENYSÉGEK 1. Új feladat-ellátási rend: hatékonyság- és költségelemzés, átvilágítás, működési modellezés A Közös Önkormányzati Hivatal működése kapcsán megvalósuló tevékenységgel célunk volt, hogy gyorsan és hatékonyan tudjunk alkalmazkodni az új feladatellátási-rend okozta kihívásoknak. Annak érdekében, hogy az önkormányzat működését az új feladatellátási-rend keretében hatékonyan fenntartsa, szükségessé vált egy olyan működési modellezésre alkalmas eszköz bevezetése, amely támogatni tudja az intézményirányítási erőforrástervezést és a vezetői információs rendszert. A hatékonyság elemzése alapján a munkacsoportokban és interjúkon elhangzott, hogy a jelenlegi működési modell a vezetők jelenlegi elvárásainak megfelelően működik, emellett fejlesztendő a meglévő irányítási rendszer összefoglaló és részletes, folyamat szintű háttér dokumentációja és visszamérési rendszere. Ennek megfelelően vizsgálat alá bocsátottuk és kidolgoztuk az önkormányzat intézményirányítási modelljét. A felülvizsgálat során elemzésre került a jelenlegi intézményirányítási gyakorlat és megfogalmazásra kerültek az arra ható tényezők. A modell megalkotását követően ahhoz hatékonyságnövelő észrevételeket és fejlesztési javaslatokat fogalmaztak meg a tanácsadók. Ezek között szerepelnek az intézményirányítás lehetőségeit növelő eszközök is, mint például a jelenleg használt pénzügyi informatikai rendszerhez tartozó döntéstámogató modul használata, valamit az irányítási döntések hátteréül szolgáló mutatószám és visszaellenőrzési rendszerének kialakítása. 8

A tevékenység outputja: egy tanácsadói dokumentum, amely tartalmazza többek között az új feladat-ellátási rend során bekövetkezett változásokat, valamint a felülvizsgált intézményirányítási rendszert, és a hozzá kapcsolódó javaslatokat. Önkormányzatunk úgy döntött, hogy a javaslatok között szerepelő EcoWEB vezetői információs rendszer beszerzésre kerül, és a javaslat már meg is valósult. A pályázat keretén belül az szoftver beszerzés soron elszámolásra is került. 2. Térségi feladat-ellátási modell kialakítása és megvalósítása A térségi feladatellátási-modell kialakításával célunk volt, hogy az átalakítás alatt álló feladatellátási-rendünket rendszerbe helyezzük, meghatározva a működést befolyásoló alapvető szabályokat. Ahhoz, hogy növelni tudjuk hatékonyságukat, meg kellett vizsgálni azokat a folyamatokat, amelyek térségi szinten való ellátása növelni tudja az együttműködő önkormányzatok hatékonyságát. A tevékenységet célfeladat keretében valósítottuk meg, 1 munkatárs bevonásával. Jelen pillanatban a célfeladat eredményeként rendelkezünk egy olyan modellel, amely egységes keretet ad az új jogszabályoknak megfelelően kialakított, térségi szinten megvalósuló feladatellátási-rendünkről. A modell kialakításának hatására hatékonyabban és szervezettebben tudjuk megvalósítani a város keretein túlmutató feladatainkat, valamint munkatársaink is könnyebben és gyorsabban tudnak majd alkalmazkodni a megváltozott feladatkörhöz. A tevékenység eredménye: egy tanulmány a témában. 3. Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, 3 kiválasztott folyamat átszervezése A felülvizsgálat során célul tűztük ki, hogy három, az önkormányzat működése szempontjából releváns folyamatot felülvizsgáljunk. Ezek: a kötelezettségvállalás az általános ügyintézés az előirányzat módosításának folyamata, melyeket átszervezzük a produktivitás növelésének érdekében. 9

A jogszabályi változások következtében történő átalakítás folyamatban van. Meg kell küzdenünk azzal a kihívással, hogy az átalakítás a kiválasztott folyamatok esetében is gyorsan és zökkenőmentesen menjen végbe. A cél elérése érdekében két műhelymunkát szerveztünk, valamint tanácsadást vettünk igénybe. Az összefoglalt információk alapján megállapítást nyert, hogy Balatonboglár városa az új feladat-ellátási rend sajátosságait időben felismerte és nem érte váratlanul az átfogó rendszer-átalakítás. Az önkormányzat belső működési rendjének alapvető újragondolása után rendkívül hatékony, egységes szervezetrendszerré alakítható, melynek működése és hatékonysága követendő példa lehet a helyi önkormányzatok számára. A tevékenység eredménye: egy tanácsadói dokumentum, mely tartalmazza a felülvizsgálatot, valamint az átalakítást érintő javaslatokat. 4. Átfogó elemzés a lakosság körében Az elemzés megvalósításával célunk volt, hogy a közszolgáltatásainkat komplex átvilágításnak vessük alá. Önkormányzatunk elkötelezett amellett, hogy folyamatosan javítson működésén és a szolgáltatásain, jobbításra váró pontokat, amelyek fejlesztésével szolgáltatásaink minőségét tovább tudjuk növelni. Ezáltal meg tudunk felelni annak a kihívásnak, hogy biztosítsuk a lakossággal fennálló interakció folytonosságát, melynek hiánya esetén nem kapunk megfelelő mértékű visszacsatolást szolgáltatásainkról. Megszervezésre került egy interaktív szeminárium, valamint 2 munkatársunk bevonásával, célfeladat formájában valósítottuk meg a felmérést és az ehhez kapcsolódó elemzést. Ennek eredménye, hogy jelenleg rendelkezünk egy olyan módszerrel amely a kérdőív összeállítása amely alkalmas arra, hogy reális képet adjon a lakosság közszolgáltatásokkal kapcsolatos véleményéről és igényeiről. Hatására többféle szempont érvényesítése alapján tudjuk kialakítani feladatellátási-gyakorlatunkat és a helyiek elégedettebbé válnak szolgáltatásaink minőségével. A tevékenység outputja: egy tanulmány, mely magába foglalja az eredményeket és azok elemzését. 5. Szoftverbeszerzés 10

A projekt során lehetőségünk nyílt, hogy szoftvert szerezzünk be, és ezáltal munkafolyamataink hatékonyságát növelni tudjuk, gyorsabban és kevesebb hibával végezzük feladatainkat. A szoftverizálás eredményeképp birtokunkba került az EcoWEB vezetői információs rendszer, amely egy olyan eszköz, ami hozzájárulnak mindennapi munkavégzésünk hatékonyabbá válásához, valamint az egyes folyamatokra fordított idő jelentősen csökken általa. Követhetővé válnak a vezetői folyamatok. A korszerűsítés hatására hosszú távon is növelni tudjuk eredményességünket. 6. Horizontális: esélyegyenlőség Az felülvizsgálatával célunk volt, hogy a szervezetfejlesztéssel párhuzamosan esélyegyenlőségi tervünket is aktualizáljuk. Ezáltal megelőzzük az esetleges diszkriminációból eredő problémákat. A dokumentum vizsgálatát 1 munkatársunk végezte célfeladat formájában. A munkáltató alapvető érdeke, hogy olyan esélyegyenlőségi tervet fogadjon el, amelyet a Hivatal dolgozói magukénak éreznek, a benne foglalt intézkedéseket, programokat elfogadják, támogatják. A Hivatalnál az esélyegyenlőségi referensi feladatokat is végző köztisztviselő feladatkörébe került az esélyegyenlőségi terv előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. A Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal jegyzője felügyeli az esélyegyenlőségi terv végrehajtását, legalább évente egyszer felülvizsgálja azt, szükség esetén javaslatot tesz új intézkedések, programok bevezetésére, új célcsoportok meghatározására, az esélyegyenlőségi terv esetleges módosítására. Az esélyegyenlőségi referens félévente szóban tájékoztatást ad a település jegyzőjének az esélyegyenlőségi terv végrehajtásaként kiadott információs csomagokról, intézkedési programokról. A felülvizsgálat eredményeként elkészítésre került szervezetünk megújított esélyegyenlőségi terve, melynek hatására munkatársaink elégedettsége fokozódott. A tevékenység outputja: egy tanulmány, mely tartalmazza a felülvizsgált esélyegyenlőségi tervet. 7. Horizontális: fenntarthatóság (jogszabályok felülvizsgálata) Az outputként jelen tevékenység esetében létrejött dokumentum összeállításával célunk volt a projektet érintő jogszabályi keretek összegzése és bemutatása a fenti projektben vállalt 11

társadalmi fenntarthatósági szempont teljesítése érdekében. A projekt által érintett 8 fejlesztési terület Támogatói infrastruktúrát, szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány és intézményirányítási modell Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly Étkezéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozása A munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása Átfogó elemzés a lakosság körében Új feladat ellátási rend Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata vonatkozásában bemutatásra került az önkormányzati feladatok vagy szolgáltatások kereteit meghatározó jogszabály közül azok a jogszabályokat, amelyek közvetlenül érintik az ügyfeleket. Az önkormányzat és hivatal működésében fontos kritérium az ügyfélközpontúság elvének biztosítása, a szolgáltató jelleg mind teljesebb erősítése, amelynek egyik eleme, hogy az állampolgárok érthető és teljes körű tájékoztatást kapjanak az önkormányzat által biztosított szolgáltatások igénybevétele során. A tevékenység nyomán megoldódik az a probléma, hogy a lakosok nem minden esetben értik, értelmezik helyesen a hatályos jogi kereteket és így nehezebbé válik nyomon követni és betartani azokat. Ezen horizontális elvet célfeladat keretében valósítottuk meg 1 munkatárs bevonásával. A tevékenység outputja: A felülvizsgálat eredményeképp elkészült a jogszabályok közérthetően megfogalmazott változata, és ennek hatására a jogi nyelvezetben kevéssé járatos lakosaink számára is könnyen érthetővé váltak a vonatkozó törvények és jogszabályok. A projekt lezárása A projekt Balatonboglár Önkormányzata számára kiemelkedő fontosságú volt egyrészt a korában már megfogalmazott és kitűzésre került távlati célok megvalósításában, másrészt 12

amiatt, hogy feltárásra kerültek olyan területen valamint működési módszerek, melyek átszervezésével működése sokkal hatékonyabbá és költségoptimalizáltabbá válhat. Itt azonban nem áll meg Önkormányzatunk felelőssége, mert egyrészt fontos, hogy a kidolgozásra került javaslatok és hosszútávú tervek mellett elkötelezettek maradjon szervezetünk és képes legyen a nehézségek ellenére is folytatni a munkát. Célunk továbbá, hogy a projekt során birtokunkba került tudást ne csak megőrizzük, hanem tovább is adjuk más önkormányzatok számára, ezért a tudásmegosztással a továbbiakban is foglalkozni fogunk, megvalósítjuk mind a kettes, mind a hármas szintet és igyekszünk olyan irányba mozdítani a többi önkormányzattal való kapcsolatunkat, hogy érezzék, bármikor fordulhatnak Balatonboglár Önkormányzatához, ha tanácsra, javaslatra vagy egy jó gyakorlatra lenne szükségük. Mindez közös érdekünk, hogy a fejlődés regionális és országos szinten is tetten érhető legyen. 13