KAYS KFT MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYVE Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi, minőségügyi megbízott Jóváhagyta: Kaisz Krisztián, ügyvezető igazgató A kézikönyv jelen példánya: változtatás köteles példány információs példány X (az érvényes változatot kell megjelölni) Átadás dátuma: Átadó aláírása: Példány sorszáma: A kézikönyv másolása, közzététele, átadása a vállalkozáson kívüli személyek részére az ügyvezető igazgató és a minőségügyi megbízott előzetes hozzájárulása nélkül TILOS! Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Jóváhagyta: Kaisz Krisztián Verzió: 2 Készült: 2009. augusztus 16. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 1 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 1.Minőségpolitika... 3 2.Hatályba léptető nyilatkozat... 3 3.A Kays Kft bemutatása... 4 3.1. Alapadatok...4 3.2. Termékek, szolgáltatások...4 3.3. A vállalkozás története...4 3.4.Szervezeti felépítés...5 4.Alkalmazási terület, folyamattérkép... 6 5. Folyamatleírások... 8 5.1. Belső audit...8 5.1.1. A folyamat leírása...8 5.2. Helyesbítő és megelőző tevékenységek...9 5.2.1. A folyamat leírása...10 5.3. Dokumentumok, adatok és feljegyzések kezelése...11 5.3.1. A dokumentálás általános követelményei...11 5.3.2. A dokumentumok kezelése...12 5.3.3 Feljegyzés, formanyomtatvány...15 5.4. Beszerzés, szállítók...17 5.4.1. A folyamat leírása...18 5.5. Megrendelések teljesítése...19 5.5.1. A folyamat leírása...19 5.6. A vezetőség felelőssége...20 5.6.1. A folyamat leírása...20 5.7. Vezetőségi átvizsgálás...21 5.7.1. A folyamat leírása...21 5.8. Személyzet és okatások...22 5.8.1. A folyamat leírása...22 5.9. Gépek és berendezések karbantartása...23 5.9.1. A folyamat leírása...23 5.10. Nem megfelelő termékek kezelése...24 5.10.1. A folyamat leírása...24 5.11. Mérőeszközök kezelése...25 5.11.1. A folyamat leírása...26 Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Jóváhagyta: Kaisz Krisztián Verzió: 2 Készült: 2009. augusztus 16. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 2 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
1. Minőségpolitika Mottónk: Műanyag alapanyag minden formában Granulátum, regranulátum, darálék. Célunk, hogy partnereink szemében többek legyünk konkurenseinknél azáltal, hogy termékeink és vállalkozásunk fő ismérvei a kiváló minőség, a megbízhatóság és a versenyképes ár termékeinkkel hírnevet, megbecsülést és megérdemelt eredményt realizáljunk, úgy hogy közben a hazai piac meghatározó valamint az európai piac elfogadott műanyagipari kompaundáló vállalkozásává váljunk vevőink igényeinek maradéktalanul megfeleljünk megfeleljünk az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványnak, ami elősegíti vállalkozásunk folyamatainak, termékeinek és minőségirányítási rendszerének folyamatos fejlesztését valamennyi dolgozónk hozzájáruljon céljaink eléréséhez beszállítóinkkal kölcsönösen előnyös kapcsolatot építsünk ki 2. Hatályba léptető nyilatkozat Ezen minőségirányítási kézikönyvben leírt minőségirányítási rendszer a Kays Kft alábbi tevékenységeire vonatkozik: műszaki műanyag darálékok, regranulátumok, elfekvő granulátum készletek kereskedelme és raktározása az ehhez kapcsolódó feldolgozási lépések (fémmentesítés, homogenizálás, átcsomagolás, alvállalkozó általi újrahasznosítás / regranulálás) A kézikönyv összefoglaló módon tartalmazza az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány követelményeit, (kizárva a szabvány 7.3. Tervezés és fejlesztés fejezetét, mivel ezt a tevékenységet a Kft-nél nem végezzük) fejezetenként bemutatva a követelmények teljesítésének módját a kapcsolódó eljárások, egyéb szabályozások által, és körvonalazza a minőségirányítási rendszerben alkalmazott dokumentáció szerkezetét. A társaság munkatársai felelősséget viselnek minőségpolitikánk megvalósításáért, a minőségi célkitűzések teljesítéséért, a minőséget befolyásoló tevékenységek előírásszerű végrehajtásáért. Minden munkatársnak joga és kötelessége, hogy a folyamat bármely fázisában tapasztalt, minőséget károsan befolyásoló jelenséget észlelve azt jelezze, illetve hatáskörének megfelelően megszüntesse. A kézikönyvet és a hozzá csatlakozó minőségügyi dokumentumokat hatályba léptetem, és elrendelem a teljes dokumentációval leírt rendszer működtetését. Mosonmagyaróvár, 2009. augusztus 16. Kaisz Krisztián Ügyvezető Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Jóváhagyta: Kaisz Krisztián Verzió: 2 Készült: 2009. augusztus 16. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 3 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
3. A Kays Kft bemutatása 3.1. Alapadatok A társaság neve: Kays Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság Bejegyzett székhelye: 9200 Mosonmagyaróvár, Tűzliliom utca 14/A. Irodája: 9200 Mosonmagyaróvár, Erzsébet tér 11. fsz. Raktára: 9028 Győr Kismegyer, Külső Sági út, Hrsz: 01367/1. Tulajdonosok: Kaisz Krisztán, Kaiszné Csehi Györgyi 3.2. Termékek, szolgáltatások Vállalatunk elsődlegesen műszaki műanyag darálékok regranulátumok illetve elfekvő granulátum készletek kereskedelmével foglalkozik. Az általunk vásárolt termékek feldolgozása címén esetenként fémmentesítést homogenizálást átcsomagolást és alvállalkozó általi újrahasznosítást (regranulálást) is végzünk. 3.3. A vállalkozás története A Kays Kft 2004 áprilisában alakult családi vállalkozásként, idegen tőke bevonása nélkül. Cégünket azzal a céllal hoztuk létre, hogy utat nyissunk a műszaki műanyagok másodnyersanyagként történő hasznosítása terén jelentkező piaci kereslet és kínálat között. A Föld kimerülőfélben lévő szénhidrogénbázisai és a hulladékká vált műanyagok nehézkes ártalmatlanítása valamint rendkívül lassú lebomlása t miatt napjainkra mind nagyobb jelentőséggel bír a műanyagok újrahasznosítása. Egyre gyakrabban nyer bizonyosságot, hogy az újrahasznosított anyagok versenyképes áron tudják felvenni a harcot a fröccstechnológiákban az eredeti nyersanyagokkal. Vállalkozásunk 4 fős létszámmal a Bécs-Budapest tengely képzeletbeli középpontján, 2 helyszínen tevékenykedik: székhelyünk és irodánk Mosonmagyaróváron, 550 m 2 -es raktárunk pedig Győr Kismegyeren üzemel. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 4 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
Kereskedelmi tevékenységünket az EU határain belül folytatjuk, legtöbb vevőnk és beszállítónk a magyar illetve az európai piacról kerül ki. Mára a Kays Kft az alapítás óta eltelt idő kitartó munkájának és a piac alapos feltérképezésének köszönhetően kiváló beszállítói bázissal és vevői kapcsolatrendszerrel rendelkezik. 2007. év elején alvállalkozó segítségével bérmunka rendszerben történő újrahasznosításra, regranulálására is kiterjesztettük profilunkat. Hosszútávon a bérmunka jellegű tevékenységet meg akarjuk szűntetni, ezt a feldolgozási lépést is házon belülre szeretnénk hozni egy saját gyártósorba történő beruházást követően. 2007. augusztusától valamennyi telephelyünkön elérhető vállalatirányítási informatikai rendszert (ERP) működtetünk. Ennek bevezetése modulonként történik, bővítése jelenleg is folyamatban van. Mostanáig a beszállításokat, a kiszállításokat, a készletnyilvántartást és a számlázást kezelő modulok működnek. Tevékenységünket időközben a kereskedelem és az alvállalkozói regranulálás mellett házon belüli feldolgozási lépésekkel is bővítettük. 2008. májusában vásároltunk egy fémmentesítő majd 2008 októberében egy homogenizáló berendezést annak érdekében, hogy egyenletes, homogén anyagminőséget és fémmentes darálékokat tudjuk biztosítani vevőinknek. 2009 augusztusában egy 2 csigás kompaundáló berendezést vásároltunk, ami utat nyitott számunkra az eddigi alvállalkozói bérmunkák kiszorítására. Vállalati folyamatainkat a kezdetektől az ISO 9000 szabványcsalád elvei szellemében alakítottuk ki, majd a 2009. évben kidolgoztuk az ISO 9001:2008 szabványnak megfelelő vállalati működést. Ezt követően vevőink és önmagunkkal szemben támasztott igényeink alapján minőségiránytási rendszerünket független fél bevonásával tanusítattuk. 3.4. Szervezeti felépítés Minőségügyi megbízott Kaiszné Csehi Györgyi ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓ Kaisz Krisztián RAKTÁR Bódor Attila Ladányi Sándor FELDOLGOZÁS nn ÜGYVEZETŐI ASSZISZTENS Varga Mária Munkavédelmi megbízott ÉRTÉKESÍTÉS Kaisz Krisztián BESZERZÉS Kaisz Krisztián IT Pénzügy, könyvelés, bérszámfejtés 1. ábra Organigram Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 5 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
Vállalkozásunk lineáris, funkcionális elven szerveződik. Az organigram szürke mezői külső megbízottakat és erőforrásokat, a fehér mezők pedig belső, a Kft alkalmazásában álló munkavállalókat jelentenek. Az ügyvezetőnek mind a belső, mind a külső funkciókra utasítási és ellenőrzési jogköre van. Az ügyvezető igazgató mellett törzskar jelleggel dolgozik a minőségügyi megbízott, akinek a belső funkciókra szakmai ellenőrzési és utasítási jogköre van. 4. Alkalmazási terület, folyamattérkép A Kays Kft minőségirányítási rendszer-dokumentációja egyértelműen tartalmazza a folyamataink sorrendjét, kapcsolódási pontjait és kölcsönhatásait. Az irányítási rendszer folyamatainak csoportosítása: 1. Vezetési, irányítási folyamatok 2. Erőforrásokkal kapcsolatos folyamatok 3. Megvalósítási, értékteremtési folyamatok 4. Mérési, elemzési folyamatok, melyek a folyamatos fejlődést támogatják A folyamatleírások mindegyike besorolható a fenti csoportok valamelyikébe, hogy melyikbe, azt a folyamattérkép mutatja meg. A folyamatok azonosítása elnevezésükkel történik, külön számazonosítást nem alkalmaztunk. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 6 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
VEVŐI KÖVETELMÉNYEK ERŐ- FORRÁSOK MEGVALÓSÍTÁS Megrendelések teljesítése Helyesbítő és megelőző tevékenységek Beszerzés, szállítók Nem megfelelő termék kezelése Személyzet és oktatások Gépek, berendezések karbantartása Mérések, elemzések Belső audit Mérő eszközök VEZETÉS Vezetőség felelőssége Dokumentumok, adatok és feljegyzések kezelése Vezetőségi átvizsgálás Folyamatos rendszerfejlesztés VEVŐK ELÉGEDETTSÉGE 2. ábra: Folyamatok térképe Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 7 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
5. Folyamatleírások 5.1. Belső audit A folyamat célja: A Kays Kft működési folyamatainak folyamatos javítása, a jobbítási potenciálok ill. a szabványtól való eltérések rendszeres feltárása és kijavítása által. Kulcskifejezések: auditterv, audit eltérés, auditjelentés, javító intézkedések Folyamat hatékonyságának mérőszámai: végrehajtott auditok száma, %-os auditeredmény 5.1.1. A folyamat leírása Bemenet Dokumentum, folyamat, segédeszköz Folyamatábra Kimenet Feladat, feljegyzés Együttmûködik Auditterv MB 10 Auditigény felmérése 10: Auditigény merülhet fel: - minõségi hibák, ügyfélreklamációk - belsõ audit utóauditja - szervezeti módosítások valamint - tervezett auditok esetén. ÜV MIR dokumentáció Szabvány Audit ellenõrzõ listája Auditor 20 Audit elõkészítése Auditor, auditált 30 Audit végrehajtása Auditor, auditált 40 Eredmény kommunikálása Tárt fel az audit hiányosságokat ill. jobbítási potenciálokat? Igen Audit ellenõrzõ listája Kitöltött audit ellenõrzõlista Auditjelentés Vezetõségi átvizsgálás 20: Az elõkészítés magába foglalja: - korábbi idõszak auditeredményeinek áttekintését -ellenõrzõlista elkészítését a szabványkövetelmények és a vállalati folyamatszabályozás alapján - az érintetekkel való egyeztetést 30: Az audit végrehajtásának szakaszai: - dokumentáció felülvizsgálata - bevezetõ megbeszélés - ellenõrzés az ellenõrzõlista alapján - értékelés: 10 = követelmény teljesen teljesül, 5 = részben teljesül, kisebb eltérés, 3 = elégtelenül teljesülsül, jelentõs eltérés, 1 = nem teljesül, N = nem értelmezhetõ - jobbítási potenciálok és eltérések feljegyzése 40: 70%-os auditeredmény alatt az utóaudit kötelezõ, egyéb esetben opcionális, de a tervezett intézkedések viszaellenõrzésének akkor is meg kell történnie, ha nincs utóaudit. ÜV Nem Auditor, auditált 50 Utóaudit idõpontjának meghatározása Auditor, auditált 60 Helyesbítõ és tevékenységek 50: lehetõség szerint legyen elegendõ idõ az utóauditig a tervezett javítõ intézkedések foganatosítására Audit lezárása Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 8 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
5.2. Helyesbítő és megelőző tevékenységek A folyamat célja: A Kays Kft működése során észlelet eltérések, nem megfelelőségek megszűntetése. Kulcskifejezések: vevői reklamáció, szállítói reklamáció, auditeltérés, PDCA elv, javító intézkedések Folyamat hatékonyságának mérőszámai: nyitott / lezárt vevői reklamációk aránya, nyitott / lezárt szállítói reklamációk aránya Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 9 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
5.2.1. A folyamat leírása Bemenet Dokumentum, folyamat, segédeszköz Folyamatábra Kimenet Feladat, feljegyzés Együttmûködik Reklamáció Auditjelentés Megrendelések teljesítése Belsõ audit MB 10 Eltérés jellegének meghatározása MB 20 Eltérés jogosságának vizsgálata 10: Az eltérés lehet: - vevõreklamáció, - a feldolgozás során feltárt belsõ hiba - alvállalkozói hiba - a minõségügyi rendszer ellenõrzései során feltárt eltérések 20: Jogosulatlan egy eltérés abban az esetben, ha pl. a vevõeklamáció tárgyát képezõ anyag nem a Kays Kft. terméke. ÜV, RK, ADM Vevõi / szállítói rendelések Jogos az eltérés? Nem Érintettek tájékoztatása Szerzõdések Minõségirányítási kézikönyv Igen ÜV, RK, MB 30 Hibaanalízis, eltérés okának meghatározása ÜV, MB 40 Javító intézkedések kijelölése Akcióterv Reklamációs jelentés 30: A hibák forrásai lehetnek: ember, anyag, gép, módszer, környezet 40: Azonnali, hosszútávú és intézkedéseket is kell tervezni és foganatosítani. ADM AD, ÜV, RK 50 Javító intézkedések végrehajtása Nem Dokumentumok, adatok és feljegyzések kezelése Reklamációkezelõ lap MB 60 Intézkedések eredményének mérése RK, ÜV, ADM Hatékony a bevezetett javító intézkedés? Igen MB 70 A megoldás általánosítása Érintettek tájékoztatása 70: Az általánosítás vonatkozhat más jövõbeli feldolgozási folyamatokra vagy más ügyfelekre, ahol fennál a hiba fellépésének kockázata. A 40-70 lépésekben a PDCA módszer elve érvényesül. RK ÜV Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 10 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
5.3. Dokumentumok, adatok és feljegyzések kezelése A folyamat célja: A Kays Kft tevékenységét szabályozó dokumentumok és adatok megfelelő és csakis a megfelelő kiadásai rendelkezésre álljanak mindenütt, ahol a minőségirányítási rendszer hatékony működése szempontjából lényeges tevékenységet végeznek. Célja továbbá a feljegyzések készítésének, azonosításának, gyűjtésének és megőrzésének általános szabályozása Kulcskifejezések: érvényesség, minőségügyi kézikönyv, folyamatleírások, munkautasítások, alkalmazandó külső szabályozások, feljegyzés, formanyomtatvány Folyamat hatékonyságának mérőszámai: - 5.3.1. A dokumentálás általános követelményei A Kays Kft minőségirányítási rendszere biztosítja, hogy meghatározott és szabályozott folyamatok szerint végezzük a tevékenységeket. Meghatároztunk és irányítunk számos egymással összefüggő folyamatot, ahol az egyik folyamatunk kimenete egyben a következő folyamatunk bemenetét is jelenti. A Kays Kft minőségirányítási rendszer-dokumentációja egyértelműen tartalmazza a folyamataink sorrendjét, kapcsolódási pontjait és kölcsönhatásait. Az irányítási rendszer folyamatainak csoportosítását a folyamattérkép tartalmazza (ld. 4. fejezet). A Kays Kft olyan dokumentációs rendszert hozott létre és tart fent, amelynél figyelembe veszi a szerződéses követelményeket, hatósági előírásokat, a különböző, a szervezetre vonatkozó szabványokat, törvényeket és a belső szabályozást. A minőségirányítási rendszer dokumentációja: minőségpolitika, minőségcélok minőségirányítási kézikönyv és folyamatleírások munkautasítások és tervek igazoló feljegyzések A minőségirányítási rendszer dokumentációja magába foglalja a rendszer megfelelő működését igazoló feljegyzéseket is. A feljegyzéseket meg kell őrizni, hogy bizonyítékul szolgáljanak arra, hogy a minőségirányítási rendszer megfelel a követelményeknek és eredményesen működik. 5.3.1.1. Minőségirányítási kézikönyv Egységes szerkezetbe, a minőségirányítási kézikönyvbe fűztük egybe a következő dokumentumokat: Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 11 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
Hatályba léptetés és cégbemutató Minőségpolitika Folyamatok áttekintése Folyamatleírások A folyamatleírások meghatározzák az egyes vállalati folyamatok lefutását, felelőseit, választ adnak a folyamat lépéseire vonatkozó Mit? és Ki? kérdésekre, valamint kitérhetnek a Hogyan? Mikor? Hol? és Mivel? kérdések válaszaira is. Tartalmazzák a folyamatok kapcsolódási pontjait, ellenőrzési pontjait, a felhasználandó és készítendő dokumentumokat, feljegyzéseket. Vállalati folyamataink leírásakor, az eljárás utasításokban folyamatábrákat használtunk. Ezeken az egyezményes folyamatábra jelöléseket alkalmaztuk a dokumentumok, folyamatlépések, döntési pontok, kapcsolódó folyamatok jelölésére. Valamennyi folyamatlépést jelölő mező bal felső sarkában definiáltuk az adott lépés felelősét az ő funkciójának rövidítésével, melyek a következők: RK: raktár ADM: ügyvezetői asszisztens MB: minőségügyi megbízott ÜV: ügyvezető igazgató 5.3.1.2. A végrehajtással kapcsolatos munkautasítások Ezek az előírások a munka elvégzésére, az ellenőrzések és vizsgálatok gyakorlati végrehajtására vonatkozó, részletes leírások. Munkautasítást akkor rögzítünk egy tevékenységre, ha annak végrehajtására a kézikönyv és az eljárások szabályozása nem biztosítja egyértelműen a tevékenység eredményességét és hatékonyságát. 5.3.1.3. Feljegyzések Adott műveletek, eljárások végrehajtásának igazolása feljegyzésen, formanyomtatványok kitöltésével történik. A feljegyzések készítése történhet papír formátumban és/vagy elektronikus adathordozón. 5.3.1.4. Termékekre vonatkozó dokumentáció Ide sorolandók az anyagok műszaki adatlapjai és minőségtanúsítványai. Ezeket esetenként beszerzéskor szállítóink vagy rendeléskor vevőink bocsáthatják rendelkezésünkre illetve vevői igény szerint mi magunk bocsáthatjuk értékesített anyagaink mellé vevőink rendelkezésére. 5.3.2. A dokumentumok kezelése A minőségirányítási rendszer dokumentumait a minőségügyi megbízott felügyeli. Biztosítania kell, hogy megtörténjen a dokumentumok megfelelőség szempontjából való ellenőrzése Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 12 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
(jóváhagyása) kiadás előtt, megtörténjen a dokumentumok időszakos átvizsgálása, szükség esetén naprakésszé tétele és újbóli ellenőrzése megtörténjen a dokumentumok módosításainak és érvényes kiadási állapotának azonosítása a dokumentumok megfelelő változatai álljanak rendelkezésre az alkalmazási helyeken, a dokumentumok olvashatók és könnyen azonosíthatóak legyenek az elavult dokumentumokat érvénytelenítsék és ezek újbóli használatba vétele ne történhessen meg a szükségesnek ítélt külső dokumentumok azonosítottak és elosztásuk felügyelt legyen. 5.3.2.1. A dokumentumok jóváhagyása és kiadása Törekedni kell az azonos típusú dokumentumok egységes formai és tartalmi kivitelére. Ennek szempontjait a minőségügyi megbízott érvényesíti. A kidolgozandó dokumentumok rendszerbe illesztését a minőségügyi megbízottal kell egyeztetni. A dokumentumok készítéséért és módosításáért a minőségügyi megbízott és a folyamatok szakmai gazdái felelősek. Az érvényes dokumentumok és a feljegyzés formátumok érvényes minta példányai minden dolgozó számára az ERP vállalatirányítási rendszeren keresztül érhetők el (csak olvasási és mentési jog minden felhasználónak). A módosítás alatt álló részek jóváhagyásig a minőségügyi megbízott számítógépén a \Tervezet mappában találhatók. Az érvénytelenné váló dokumentum változat archiválásra kerül a minőségügyi megbízott számítógépén az \Ervenytelen mappában. Ezekhez csak a minőségügyi megbízottnak van hozzáférési joga, megakadályozva az érvénytelen verziók forgalomba kerülését. A módosulásokról az érintettek elektronikus értesítést kapnak (email). Minden kinyomtatott dokumentum a kinyomtatás pillanatától csak információs példány, amely nem áll módosítás felügyelet alatt, felhasználás előtt aktualitását a felhasználónak kötelessége ellenőrizni a vonatkozó nyilvántartások alapján. A jóváhagyott dokumentumok elhelyezése a hálózaton a minőségügyi megbízott feladata és hatásköre. Egy új dokumentum bevezetéséhez a folyamatgazdának meg kell tenni a tárgykör által megkívánt előkészítést (ismertetés, oktatás, tárgyi feltételek stb.). 5.3.2.2. A dokumentumok tárolása Elektronikus formában tárolt dokumentumok: A változtatási szolgálat alatt álló érvényes belső dokumentumok A feljegyzés formátumok érvényes minta példányai (ha van), A változtatási szolgálat alatt álló belső dokumentumok bevont (érvénytelen) változatainak egy-egy példányát. Papíralapú tárolt dokumentumok: a minőségirányítási rendszer vonatkozású feljegyzések gyűjtött, lefűzött példányait Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 13 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
külső dokumentumok Az állagmegóvó tárolási rendet úgy kell kialakítani, hogy az újrakereshetőség könnyen kivitelezhető legyen. 5.3.2.3 A dokumentumok módosítása A dokumentumok módosításait, új kiadásait felülvizsgálatok megállapításai, vagy a vállalati folyamatok változása tehetik szükségessé. A módosított dokumentumot ugyanazon szinten kell jóváhagyni, mint amelyen az eredeti dokumentum jóváhagyása történt. A jóváhagyó ellenőrzés során meg kell vizsgálni, hogy a tervezett módosítás milyen kölcsönhatásban áll más előírás dokumentumokkal. Ezekre a hatásokra tekintettel kell lenni, és szükség esetén további módosítások végrehajtásáról kell intézkedni. A bevont dokumentum egy elektronikus példányát meg kell őrizni, a többit meg kell semmisíteni. Az érvénytelenített elektronikus dokumentumok megőrzési ideje 3 év, amely indokolt esetben meghosszabbítható. A dokumentumok módosításának bevezetéséhez meg kell tenni a tárgykör által megkívánt előkészítést (ismertetés, oktatás, tárgyi feltételek stb.). 5.3.2.4 Külső dokumentumok kezelése A külső dokumentumokat a vállalattól független szervezetek adnak ki, a vállalat tevékenységére hatással vannak, és a vállalat számára követelmény vonatkozásuk van. A külső dokumentumok legalább negyedévente történő aktualizálásáért, megjelenítéséért és nyilvántartásba vételéért (elektronikus vagy nyomtatott) az alábbi személyek felelősek: Külső Kategória Felelős dokumentum Jogszabályok Számviteli jogszabályok Külső megbízott: könyvelő Bér- munkaügyi jogszabályok Külső megbízott: könyvelő Tűz- és munkavédelmi jogszabályok Munkavédelmi megbízott Mérésügy, kalibrálások Minőségügyi megbízott Kereskedelmi szabályozások, Ptk Külső megbízott: ügyvédi iroda Szabványok Minőségirányítási rendszer követelményei Minőségügyi megbízott Méréstechnikai és műbizonylatokkal Minőségügyi megbízott kapcsolatos szabványok Munkakörnyezettel Munkahelyi kockázatértékelés Munkavédelmi megbízott kapcsolatos dokumentumok Érintésvédelmi és emelőgép vizsgálatok Munkavédelmi megbízott (kézi elektromos gépek, épület, gyártó berendezések) A jogszabályok a www.mhk.hu oldalról az ingyenes jogszabály szolgáltatás menüpont alatt elérhetők. A szabványok tárolásáért, megőrzéséért a minőségügyi megbízott felel, az eredeti példányok rendszerezve, dossziékban vagy elektronikusan tárolva kerülnek megőrzésre. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 14 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
A külső dokumentumok megőrzési idejét azok hatályossága szabja meg. A megállapodás jellegű dokumentumok tárolási ideje 5 év. Az előírt megőrzési idő lejártakor a selejtezést az ügyvezető jóváhagyásával kell végezni. Indokolt esetben a megőrzési idő meghosszabbítható az ügyvezető döntése alapján. 5.3.3 Feljegyzés, formanyomtatvány Olyan dokumentum, amely egy eseményről, elvégzett tevékenységről vagy elért eredményről információt, objektív bizonyítékot szolgáltat. 5.3.3.1. Minőségügyi feljegyzések készítése A minőségügyi feljegyzések készülhetnek bármilyen adathordozón, pl. hagyományos módon papíron vagy elektronikus adathordozón. A minőségügyi feljegyzéseket szabályozott alakban kell készíteni, a célra rendszeresített formátumok alkalmazásával. A minőségügyi feljegyzések készítésénél figyelembe kell venni az alábbi követelményeket: a feljegyzéseket megnevezéssel kell ellátni a feljegyzés egyértelműen hozzárendelhető kell legyen a termékhez, tevékenységhez, eseményhez stb. amelyre vonatkozik a feljegyzéseket egyértelműen és jól olvashatóan kell megírni a papírra készült feljegyzések kötelező tartozéka a dátum és a készítő aláírása számítógépes bizonylatok, adatállományok esetén a - hozzáférési jogosultsággal rendelkező - felhatalmazott személyek a felvitel, illetve az aktualizálás végrehajtásával igazolják a kiállítást. A készített minőségügyi feljegyzések formai és tartalmi megfelelőségét a szakterület vezető ellenőrizni köteles. 5.3.3.2. A formátumok rendszerbe állítása A minőségügyi feljegyzések külalakját, tartalmi elrendezését meghatározó formátumokat jóvá kell hagyni és rendszerbe kell állítani. A jóváhagyott feljegyzés formátumokat a minőségügyi megbízott nyilvántartásba veszi. A formátum változatszáma nem függ a kapcsolódó folyamatleírás kiadás számának változásától. Új formanyomtatvány bevezetésekor vagy alakjának módosításakor a formátum kidolgozására, illetve módosítására kerülhet sor. A minőségügyi megbízott feladata biztosítani, hogy a formátum változások miatt szükségessé váló módosításokat elvégezzék, és a változásokat az érintett előírásokba szabályosan átvezessék. A módosítások vagy új formanyomtatvány típusok, bevezetéséhez meg kell tenni a tárgykör által megkívánt előkészítést (oktatás, begyakorlás, nyomtatványok biztosítása stb.). Formátum módosítása vagy megszüntetése esetén gondoskodni kell az érvénytelenné vált fel nem használt űrlapok begyűjtéséről és selejtezéséről. 5.3.3.3 A minőségügyi feljegyzések gyűjtése és megőrzése Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 15 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
A minőségügyi feljegyzéseket meg kell őrizni annak igazolására, hogy a megkövetelt minőséget elérték és a minőségügyi rendszer hatékonyan működik. A feljegyzés példányok gyűjtésének és tárolásának felelőse az illetékes vállalati terület, aki a feljegyzést használja. A tárolási rendet úgy kell kialakítani, hogy az újrakeresés könnyen kivitelezhető legyen. Biztosítani kell, hogy a feljegyzések tárolásánál a környezeti hatások ne okozhassanak minőségromlást, vagy információ veszteséget. Biztosítani kell a feljegyzésekhez való hozzáférést a vevő vagy képviselője számára - ha a szerződés azt előírja. A minőségügyi feljegyzések megőrzési időtartamának szempontjai vállalkozásunknál az alábbiak: a termék megfelelőségét igazoló feljegyzések megőrzésének időtartama 10 év, figyelembe véve a termékfelelősségi törvény előírásait ( A gyártót a termékfelelősségi törvényben meghatározott felelőssége az adott termék általa történő forgalomba hozatalától számított tíz évig terheli) valamint a termékeinkből fröccsöntött alkatrészek várható felhasználási idejét. a minőségügyi rendszer működését dokumentáló feljegyzéseket és a termék előállítása közben keletkező egyéb, közbenső jellegű feljegyzéseket 2 évig kell tárolni. A megőrzési időket a formanyomtatványok listáján rögzítettük. A megőrzési időt a tárgyév zárásától kell számítani. A megőrzési idő lejárta után a gyűjtött feljegyzéseket selejtezni kell a minőségügyi megbízott felügyeletével. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 16 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
5.4. Beszerzés, szállítók A folyamat célja: a vevői rendelések kielégítésének folytonos biztosítása. Olyan hosszútávú partnerek kiválasztása, akik képesek a Kays Kft követelményeinek megfelelő teljesítményt nyújtani. Kulcskifejezések: megrendelés, hosszútávú partner, értékelt beszállító, szállítói szerződés Folyamat hatékonyságának mérőszámai: szállítási határidő, szállítói teljesítmény Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Jóváhagyta: Kaisz Krisztián Verzió: 2 Készült: 2009. augusztus 16. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 17 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
5.4.1. A folyamat leírása Bemenet Dokumentum, folyamat, segédeszköz Folyamatábra Kimenet Feladat, feljegyzés Együttmûködik Vevõi igény (ajánlatkérés, rendelés, megkeresés) ÜV 10 Raktárkészlet felülvizsgálata 10: Elsõdlegesen raktárról történik a vevõi rendelések teljesítése. Elõre látható, várható piaci igény Kedvezõ szállítói ajánlat ERP raktárkészlet lista értékelt szállítók listája Van raktáron a szükséges anyagból? nincs ÜV 20 Potenciális szállítók elõzetes felkutatása ÜV 30 Minták bekérése van Megrendelések teljesítése Szállítói minta 20: A lehetséges szállító kiválasztásakor elsõdlegesen a már értékelt, korábbi partnereket keressük meg. Preferáljuk az értékeléskor jó minõsítést kapott szállítókat. Törekvésünk, hogy velük hosszútávú szállítói szerzõdéseket fektessünk le. Új vagy nem a legjobb értékelést kapott szállítót csak akkor vonunk be, ha a keresési feltételeket a pereferált, meglévõ szállítók nem tudják kielégíteni. ADM RK vagy vevõ 40 Minta elõzetes vizsgálata Minta vizsgálati eredménye (ERP) Minta megfelelõ? ÜV 50 Szállító tájékoztatása, beszerzési folyamat leállítása nem igen ÜV 60 Megrendelés, áralku a szállítóval Kays Kft ajánlata a szállítónak 60: Ha a Kays Kft mint vevõ lép fel egy ügyletben, akkor gyakori, hogy nem a szállítói árajánlatot fogadja/ utasítja el, hanem õ maga tesz ajánlatot a beszerzendõ termékre. nem Áralku sikeresen zárult? igen ÜV 70 Megrendelés ADM Megrendelés Szállító visszaigazolása ÜV 80 Visszaigazolás ellenõrzése Visszaigazolás megfelelõ? nem Egyeztetés a szállítóval: mail, fax, tel. 80: Ár, mennyiség, anyag, határidõ teljesülésének vizsgálata. A szállítóval való egyeztetés után szükség esetén módosulhatnak a megrendelési adatokat. igen ÜV 90 Nyitott rendelés nyomon követése Visszaigazolás a vevõnek Anyagbeérkezés, megrendelések teljesítése 90: ha a beszerzést vevõi igény inicializálta, a szállítói visszaigazolás után igazolható vissza a vevõi követelmények teljesülése ADM Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Jóváhagyta: Kaisz Krisztián Verzió: 2 Készült: 2009. augusztus 16. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 18 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
5.5. Megrendelések teljesítése A folyamat célja: a vevői rendelések kielégítésének folytonos biztosítása, 4Mmegfelelő áru, megfelelő helyen, megfelelő vevőnél, megfelelő időben Kulcskifejezések: idegenáru ellenőrzés, továbbfeldolgozás Folyamat hatékonyságának mérőszámai: szállítói reklamációk, árbevétel 5.5.1. A folyamat leírása Bemenet Dokumentum, folyamat, segédeszköz Folyamatábra Kimenet Feladat, feljegyzés Együttmûködik Beszerzés, szállítók Mintavételi terv Ellenõrzési terv Mintatárolási utasítás Vevõi megrendelés Vevõi megrendelés házon belül feldolgozott anyag igen RK 10 Anyagbeérkezés RK 20 Mintavétel RK 30 Idegenáru ellenõrzés Áru megfelelõ? igen RK 40 Anyag bevételezése ÜV 50 Továbbfeldolgozás szükségességének vizsgálata Továbbfeldolgozás? nem nem RK 60 alvállalkozónak rendelkezésre bocsájtott anyag feldolgozás utáni visszaérkezése ERP adatrögzítés Azonosított minta Reklamációs jelentés_szállítók Helyesbítõ és tevékenységek Zárolt anyag az ERP seletjraktár készletben Mérlegjegy Visszaigazolás a vevõnek KOLI lista Szállítólevél Számla 30: Az idegenáru ellenõrzés mennyiségi és mintavételezés alapján történõ, minõségi átvételt jelent. Vizsgált jellemzõk: tömeg, optikai tulajdonságok (szín, szemcseméret), fémmentesség, folyásindex mérés, csomagolás sérülésmentessége. A vizsgálati értékek rögzítése az ERP vállaltirányítási rendszerben történik. Anyagzárolás esetén a palettát piros szalaggal / piros mérlegjeggyel vizuálisan is jelölni kell és a zárolt tételt fizikálisan is el kell különíteni az erre kijelölt selejtraktár helyre. A minta a mintatároló polcon kerül archiválásra. 40: a raktári betárolás elsõdleges szempontja, hogy az azonos típusú anyagok lehetõség szerint azonos területre kerüljenek 50: továbbfeldolgozás lehet: homogenizálás, fémmentesítés, átcsomagolás, alvállalkozó általi regranulálás A továbbfeldolgozás megvalósíthatóságának függyvényében igazolható vissza a vevõi igények teljesülése. ÜV 70 Továbbfeldolgozás hol történjen? Kiszállítás a vevõnek Munkautasítások (homogenizálás, fémmentesítés, átcsomagolás) Továbbfeldolgozás helyszíne? RK 80 Házon belüli továbbfeldolgozás alvállalkozónál alvállalkozó 90 Alvállalkozói továbbfeldolgozás (regranulálás) KOLI lista Szállítólevél 90: a regranulálásra alvállakozóhoz továbbküldött anyag esetén a szállítólevél Megjegyzés rovatában szerepel a regranulálási megbízás, vagyis hogy mi az igényünk az anyag feldolgozása kapcsán. Készítette: Kaiszné Csehi Györgyi Jóváhagyta: Kaisz Krisztián Verzió: 2 Készült: 2009. augusztus 16. Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 19 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.
5.6. A vezetőség felelőssége A folyamat célja: a kitűzött vállalati célok teljesülése, nyomonkövetése Kulcskifejezések: minőségirányítási kézikönyv, minőségpolitika, organigram, munkaköri specifikációk, minőségtervezés Folyamat hatékonyságának mérőszámai: minőségcélok 5.6.1. A folyamat leírása Bemenet Dokumentum, folyamat, segédeszköz Folyamatábra Kimenet Feladat, feljegyzés Együttmûködik Érdekelt felek elvárásai Vezetõségi átvizsgálás Piaci adatok, információk ÜV 10 Minõségpolitika meghatározása ÜV 20 Minõségpolitika megismertetése Minõségpolitika Megbízás Személyzet és oktatása Oktatási jegyzõkönyv Megbízás 10: Az érdekelt felek közé tartoznak: dolgozók, vevõk, piaci patrnerek, társadalom, beszállítók. A minõségpolitika meghatározása magába foglalja a szervezet, az erõforrások és a folyamatok meghatározásást ill. megváltoztatásást. MB MB Iparági szabályozás ÜV 30 Minõségpolitika megvalósítása Minõségügyi dokumentáció Megbízás 30: minõségügyi rendszer felügyelete, jobbítása, fejlesztése ÜV 40 Minõségcélok kitûzése 40: A minõségcéloknak a minõségpolitikából kell erdniük, mérhetõnek és folyamatosan nyomon követettnek kell lenniük. ADM ÜV 50 Célok követése Minõségcélok Megbízás Teljesül a célkitûzés? nem Belsõ audit igen ÜV 60 Minõségtervezés Megrendelések teljesítése Organigram Megbízás 60: A minõségtervezés kiterjed: a vevõi elvárások azonosítására, az erõforrások, az üzleti folymatok, a kapcsolódó dokumentumok és feljegyzések, a vizsgálatok és mérések valamint a beszerzett termékekkel szembeni követelmények megtervezésére ÜV 70 Felelõsségek meghatározása a minõségügyi rendszerben ÜV 80 Szükséges oktatások végrehajtása Munkaköri specifikáció Megbízás Oktatási jegyzõkönyv Megbízás Személyzet és oktatása 70: A felelõsségek meghatározása munkaköri specifikációk formájában történik. Kiterjed a pozíciók, illetékességek, helyettesítési szabályok, jogkörök definiálására. MB ÜV, MB 90 Folyamatok rendszerének meghatározása Minõségirányítási Kézikönyv Megbízás Fájl neve: MIKK_2.doc CSAK INFORMÁCIÓ! Oldalszám: 20 /26 Nyomtatás dátuma: 2009.09.01.