Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar SAP Business One 8.82 VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI ÜGYVITELI PROGRAMRENDSZER Váradi László Beszerzés OKTATÁSI SEGÉDANYAG 2012/14. tanév 1. szemeszter 1. előadás 4. füzet Budapest, 2013. szeptember 11.
Váradi László: Beszerzés 4. füzet Copyright Váradi László, 2013 Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 2
Tartalomjegyzék 1 BEVEZETÉS... 5 2 SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT... 5 2.1 MANUÁLISAN LÉTREHOZOTT EGYEDI SZÁLLÍTÓI AJÁNLATOK... 5 2.1.1 A Szállítói ajánlat részei... 6 2.1.1.1 Általános terület... 6 2.1.1.2 2.1.1.3 Tartalom regiszter... 7 Logisztika regiszter... 9 2.1.1.4 2.1.1.5 Pénzügy regiszter... 10 Mellékletek regiszter... 10 2.1.1.6 A bizonylat lábrésze... 11 2.1.2 Ajánlatok megküldése a szállító partnereknek... 12 2.1.3 Szállítók ajánlati adatainak rögzítése... 12 2.1.3.1 2.1.3.2 Lidl... 13 Auchan... 13 2.1.4 Szállítói ajánlatok összehasonlítása... 14 2.1.4.1 2.1.4.2 Szállítói ajánlatok összehasonlítása Szállítói ajánlat ablak... 14 Szállítói ajánlatok összehasonlítása Cikktörzsadatok ablak... 16 2.1.4.3 Szállítói ajánlatok összehasonlítása Beszerzési beszámolók... 16 2.1.5 Kapcsolódó szállítói ajánlatok lezárása... 17 2.2 EGYIDEJŰLEG TÖBB SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT LÉTREHOZÁSA... 18 2.2.1 Szállítói ajánlat generálási varázsló... 18 2.2.1.1 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Bizonylatlétrehozási opciók... 18 2.2.1.2 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Bizonylatlétrehozási opciók... 19 2.2.1.3 2.2.1.4 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Szállítói ajánlat egyedi tételeinek kiválasztása... 19 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Eredmény előnézete... 20 2.2.1.5 2.2.1.6 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Mentés és végrehajtás opciók... 20 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Összefoglaló beszámoló... 22 2.3 SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT LÉTREHOZÁSA VEVŐI RENDELÉSBŐL... 23 2.3.1.1 Vevői rendelés... 23 2.3.1.1.1 Beszerezés visszaigazolása varázsló... 23 2.3.1.1.2 Beszerezés visszaigazolása varázsló - Vevő... 24 2.3.1.1.3 Beszerezés visszaigazolása varázsló Vevői rendelések... 24 2.3.1.1.4 2.3.1.1.5 Beszerezés visszaigazolása varázsló Vevői rendelés egyedi tételei... 25 Beszerezés visszaigazolása varázsló Szállítói ajánlatok... 25 2.3.1.1.6 2.3.1.1.7 Beszerezés visszaigazolása varázsló Konszolidációk... 25 Beszerezés visszaigazolása varázsló Eredmények előnézete... 26 2.3.1.1.8 Beszerezés visszaigazolása varázsló Összefoglaló beszámoló... 26 2.4 SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT LÉTREHOZÁSA CIKKTÖRZSADATOKBÓL... 27 3 BESZERZÉS FOLYAMATA... 28 3.1 SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT... 29 3.1.1 Általános terület és a Tartalom regiszter... 29 3.1.2 Logisztika regiszter... 30 3.1.3 Pénzügy regiszter... 30 3.1.4 Mellékletek regiszter... 31 3.2 SZÁLLÍTÓI MEGRENDELÉS... 32 3.2.1 Általános terület és Tartalom regiszter... 32 3.2.2 Cikktörzs készletadatok regiszter... 33 3.2.3 Logisztika regiszter... 34 Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 3
3.2.4 Pénzügy regiszter... 34 3.2.5 Mellékletek regiszter... 35 3.3 ÁRUBEÉRKEZÉS... 35 3.3.1 Általános terület és Tartalom regiszter... 36 3.3.2 Cikktörzs készletadatok regiszter... 37 3.3.3 Logisztika regiszter... 37 3.3.4 Pénzügy regiszter... 38 3.3.5 Mellékletek regiszter... 38 3.4 BEJÖVŐ SZÁMLA... 39 3.4.1 Általános terület és Tartalom regiszter... 39 3.4.2 Logisztika regiszter... 40 3.4.3 Pénzügy regiszter... 40 3.4.4 Melléklet regiszter... 41 3.5 BESZERZÉS KAPCSOLATTÉRKÉPE... 43 3.6 KIMENŐ FIZETÉS, SZÁLLÍTÓ KIFIZETÉSE... 44 4 BESZERZÉS MÁSOLÁS FORRÁSA MÓDSZERREL... 50 5 SZÁLLÍTÓI VISSZÁRU... 51 5.1 ÁRUBEÉRKEZÉS... 52 5.2 SZÁLLÍTÓI VISSZÁRU... 53 6 BESZERZÉSI JÓVÁÍRÁS... 55 6.1 BEJÖVŐ SZÁMLA... 56 6.2 BEJÖVŐ JÓVÁÍRÁS... 57 7 BEJÖVŐ HELYESBÍTŐ SZÁMLA ÉS STORNÓJA... 58 7.1 BEJÖVŐ HELYESBÍTŐ SZÁMLA... 59 7.1.1 Bejövő számla... 59 7.1.2 Bejövő helyesbítő számla elkészítése... 60 7.2 BEJÖVŐ HELYESBÍTŐ SZÁMLA STORNÓJA (VISSZAVONÁSA)... 63 7.3 KAPCSOLATTÉRKÉP BEJÖVŐ HELYESBÍTŐ SZÁMLÁBÓL INDÍTVA... 66 8 BESZERZÉSI ELŐLEG KEZELÉSE... 66 8.1 SZÁLLÍTÓNÁL TÖRTÉNŐ MEGRENDELÉS... 66 8.2 BEJÖVŐ ELŐLEGIGÉNYLÉS... 67 8.3 ELŐLEG KIFIZETÉSE (KIMENŐ FIZETÉS FIZETÉS A SZÁLLÍTÓNAK)... 68 8.4 BESZERZÉSI ELŐLEGSZÁMLA ELŐÁLLÍTÁSA... 71 8.5 ÁRUBEÉRKEZÉS (BETÁROLÁS)... 73 8.6 BESZERZÉSI ELŐLEGGEL CSÖKKENTETT (BEJÖVŐ ) VÉGSZÁMLA... 75 8.7 ELŐLEGGEL CSÖKKENTETT ÖSSZEG KIFIZETÉSE (KIMENŐ FIZETÉS)... 77 8.8 KAPCSOLATTÉRKÉP BEJÖVŐ VÉGSZÁMLÁBÓL INDÍTVA... 80 8.8.1 Bizonylatstruktúra... 80 8.8.2 Könyvelés részletei... 81 8.8.3 Kapcsolódó cikkek... 81 9 BIZONYLATTERVEZETEK... 82 10 BESZERZÉSI BESZÁMOLÓK... 82 11 ÁBRAJEGYZÉK... 83 Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 4
1 BEVEZETÉS A beszerzés modulon belül az ajánlattól kezdve a bejövő számláig elkészíthetjük az egyes bizonylatokat. Végigkövethetjük a teljes beszerzés folyamatot, az utolsó menüsoron belül pedig megtekinthetjük a kapcsolódó beszámolókat. 2 SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT 1. ábra: Beszerzés (továbbiakban: B) 2.1 MANUÁLISAN LÉTREHOZOTT EGYEDI SZÁLLÍTÓI AJÁNLATOK A Szállítói ajánlatban azokat a cikket rögzítjük, melyekre a szállítónktól ajánlatot kívánunk kérni. Az SAP Business One rendszerben a beszerzési folyamat szempontjából ez az első (nem kötelező jelleggel) elkészíthető beszerzési dokumentum. A bizonylat elkészítésénél nem történik naplókönyvelés és a mennyiségek sem jelennek meg a készletvezetésben. A Szállítói ajánlat elkészítése a Beszerzés modulból indítható. Egy beszerzési bizonylatra rátekintve Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 5
több területet különböztethetünk meg, ezek az Általános terület, a Regiszterek (Tartalom, Logisztika és Pénzügy) és a Lábrész. 2.1.1 A Szállítói ajánlat részei 2.1.1.1 Általános terület Az itt lévő adatok az ajánlatban rögzített összes cikkre vonatkoznak. A bizonylat előállításához, illetve a tranzakció végrehajtásához első lépésként meg kell adni, hogy melyik szállítótól kívánunk ajánlatot kérni az adott termékre. A Szállító mezőben a TAB billentyű megnyomásának hatására vagy az egér jobb gombjára kattintást követően megjelenő legördülő menüben a Lista: Üzleti partnerek sorra kattintva elérjük (2. ábra) az Üzleti partner listát, ahol kiválaszthatjuk a szállító partnerünket, ahonnan ajánlatot kérünk. 2. ábra: B > Szállítói ajánlat 1. A szállítóra való pozícionálást követően a partner átvitele a Szállítói ajánlatba történhet a Kiválasztás kapcsolóra egyszer, a megjelölt sorra pedig kétszer történő kattintással. Mintapéldánkban a szállító partnerünk a Lidl Kft. (3. ábra, 4. ábra). 3. ábra: B > Szállítói ajánlat/üp kiválasztási lista Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 6
4. ábra: B > Szállítói ajánlat 2. 2.1.1.2 Tartalom regiszter A dokumentumokon megjelöljük a Bizonylatfajtát is. Két lehetőség közül választhatunk, melyek Cikkek vagy Szolgáltatások. A példáink többségében a bizonylatfajta a cikk. A Tartalom regiszteren belül az Összefoglalás mezőnél egy legördülő listából választhatunk, melyek Nincs összefoglalás (Ez az alapértelmezett beállítás). Cikkek szerint (Azokat a cikksorokat egy sorba rendezi a rendszer, amelyek ugyanazt a cikket tartalmazzák, feltéve, ha ugyanazokkal a paraméterekkel, pl.: ár, megnevezés, raktár rendelkeznek. Ez a lehetőség csak cikkeknél fordul elő). A szállító kiválasztását követően a Tartalom regiszteren a következő lépéseként megadjuk, hogy milyen cikkre kérünk ajánlatot. A Cikkszám és a Cikk leírása a törzsállományból kerül átemelésre. Igényelt dátum az az időpont ameddig a megrendelt tételeknek meg kell érkezniük. Ajánlat érvényességi dátuma ameddig az ajánlat érvényes. A partnerünk eddig az időpontig vállalta a cikkek leszállítását. Igényelt mennyiség a cikknek az a mennyisége, amire az ajánlatot kérjük. Alapértelmezett mértékegységet a cikktörzsben a Beszerzési adatok regiszteren belül történő rögzítés határoz meg. Egységár a szállító által megadott egységár. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 7
5. ábra: B > Szállítói ajánlat/lista: Cikkek Az alábbi listán csak azok a cikkek jelennek meg, melyeket a cikktörzsállományban beszerezhetőként definiáltunk. A cikkre való pozícionálást követően a cikk átvitele a ajánlatba történhet a Kiválasztás kapcsolóra egyszer, a megjelölt sorra pedig kétszer történő kattintással. Esetünkben ez a termék a Visegrádi ásványvíz (6. ábra). 6. ábra: B > Szállítói ajánlat/cikk kiválasztási lista A raktáron oszlopban látható, hogy ebből a cikkből rendelkezünk egy minimális készlettel, azonban tovább kívánjuk növelni a betárolt mennyiséget. Az igényelt dátum átvételre kerül a fej részben rögzített dátum mezőből. Az Igényelt mennyiség példánkban 10 000 flakon. (7. ábra) Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 8
7. ábra: B > Szállítói ajánlat/tartalom regiszter 1. 2.1.1.3 Logisztika regiszter A Logisztika regiszter a szállításhoz és a számlázáshoz kapcsolódó adatokat tartalmazza, melyek az Üzleti partner törzsből kerülnek átvételre. (8. ábra). 8. ábra: B > Szállítói ajánlat/logisztika regiszter Abban az esetben, ha a címek mezői melletti hárompontos kapcsolóra kattintunk megjelenik egy újabb ablak, melynek neve: Címkomponens, ahol címadatokat módosíthatjuk (9. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 9
9. ábra: B > Szállítói ajánlat/logisztika regiszter/címkomponens 2.1.1.4 Pénzügy regiszter A Pénzügy regiszteren a rendszerben kezelt vállalkozás többnyire pénzügyre vonatkozó adatai találhatók (10. ábra). 10. ábra: B > Szállítói ajánlat/pénzügy regiszter 2.1.1.5 Mellékletek regiszter A Tallózás kapcsolóra kattintva a háttértárolón lévő könyvtárrendszerből kiválaszthatjuk azt a dokumentumot amit a Szállítói ajánlathoz csatolunk. Megtekintés kapcsolóval megjeleníthetjük, a Törlés gombbal pedig törölhetjük a csatolt dokumentumot. (11. ábra) Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 10
11. ábra: B > Szállítói ajánlat/mellékletek regiszter 2.1.1.6 A bizonylat lábrésze A bizonylat alsó, lábrészében található mezők értelmezése (11. ábra): Beszerző - az üzleti partnertörzsből kerül átvételre. Tulajdonos: A megrendelés tulajdonosa. Megjegyzés: Szabadon szöveg írható be. Később, a magasabb szintű dokumentumoknál a bázisbizonylatok azonosítói kerülnek bejegyzésre. Összesen (engedmény nélkül) - számított érték, a mennyiség és az egységár szorzata. Engedmény - százalék értéket adhatunk meg (példánkban 10 %), a mellette lévő mezőbe pedig a rendszer bejegyzi a kiszámított értéket. Fuvardíj Kerekítés Adó - az általános forgalmi adó alapján kiszámított érték. Összesen esedékes fizetés - a termékek értékének bruttó összege. A Hozzáadás és a Mégsem kapcsolók. A Másolás célja kapcsolóra való kattintást követően (elmentett bizonylatnál) ki tudjuk jelölni, hogy a bázis bizonylatokból, milyen célbizonylat készüljön. A Hozzáadás kapcsolóra kattintva megjelenik egy rendszerüzenet (12. ábra), ahol az Igen ágon továbbléphetünk, aminek következtében megjelenik egy üres Szállítói ajánlat űrlap, ahol készíthetünk egy újabb ajánlatot. Ezt meg is tesszük. 12. ábra: B > Szállítói ajánlat/rendszerüzenet Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 11
Az előzőekben megadott feltételekkel az Auchantól is kérünk 10.000 flakon ásványvízre ajánlatot (13. ábra, 14. ábra). 13. ábra: B > Szállítói ajánlat 2. 14. ábra: B > Szállítói ajánlat 2.1 2.1.2 Ajánlatok megküldése a szállító partnereknek Az ajánlataink elkészítését követően azokat elküldjük a fenti partnereink (Lidl, Auchan) részére. 2.1.3 Szállítók ajánlati adatainak rögzítése Miután a partnereinktől megkaptuk az ajánlatot, az azokban szereplő adatokat rögzítjük az eredeti bizonylatainkban. A fenti sorrendben előhívjuk a dokumentumokat. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 12
2.1.3.1 Lidl A Tartalom regiszteren belül (15. ábra) rögzítjük: az Ajánlat érvényességi dátumát, ami azt jelenti, hogy a szállító meddig tartja fenn az ajánlatát. A Lidl esetében ez a dátum: 2012.09.14, azaz egy hónap. 15. ábra: B > Szállítói ajánlat/lidl Az Ajánlatban szereplő mennyiséget, ez azonos az igényelt mennyiséggel azaz 10 000 flakon. Az Egységárat, ami jelen esetben 55,- Ft/flakon. A bizonylat bezárásához az Aktualizálás, majd az OK kapcsolókra kattintunk. Az aktualizált Szállítói ajánlatokat bevonhatjuk az ajánlatok összehasonlításába, melynek során kiválaszthatjuk a számunkra legkedvezőbbet, és amelynek segítségével elkészíthetjük a szállítói megrendelésünket. 2.1.3.2 Auchan Az előző fejezetben leírtak szerint járunk el ennél a szállítónál is Az Auchan 2012. szeptember 20-ig tartja az ajánlatát az igényelt mennyiségre az egységára pedig 60,- Ft/flakon. (16. ábra) Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 13
16. ábra: B > Szállítói ajánlat/auchan 2.1.4 Szállítói ajánlatok összehasonlítása A szállítói ajánlatok összehasonlítására három lehetőség kínálkozik. Ezek a helyek a következők: 1. Beszerzésen belül a Szállítói ajánlat ablak. 2. Készletvezetésen belül a Cikktörzsadatok ablak. 3. A Beszámolók. Ezeket a lehetőségeket a következőkben áttekintjük. 2.1.4.1 Szállítói ajánlatok összehasonlítása Szállítói ajánlat ablak Az összehasonlításhoz be kell hívni az egyik ajánlatot, majd a jobb egérgombra megjelenő menüben rákattintunk a Szállítói ajánlatok összehasonlító sorra (17. ábra). Ennek hatására megjelenik az Ajánlatok összehasonlítása ablak, ahol láthatjuk a kapcsolódó ajánlatainkat (18. ábra) 17. ábra: B > Szállítói ajánlat/szállítói ajánlatok összehasonlító beszámoló Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 14
A beszámolóban látható a szállító által ajánlott ár, a mennyiség és az ajánlat érvényességi dátuma. Ajánlat összehasonlítása ablakban az eredmények egy csoporton belül az egységár (SP) és az ajánlat érvényességi dátuma szerint kerülnek növekvő sorrendbe rendezésre. A program kiemeli a legalacsonyabb egységárat, a legkorábbi Ajánlati érvényességi dátumot és a mennyiséget. (18. ábra) 18. ábra: B > Szállítói ajánlat/ajánlat összehasonlítása 1. Miután eldöntöttük, hogy melyik ajánlat számunkra a legkedvezőbb, arra a sorra majd pedig a Megrendelés létrehozása kapcsolóra kattintva elkészítjük a Megrendelést. Ezzel egy időben a kiválasztott sornál az állapotjelző C-re vált, ami azt jelenti, hogy az ajánlat lezárásra került. Az ablakon belül csoportosításokat végezhetünk el szállító vagy cikk szerint: az eredmény az egyes csoporton belül az egységár, majd az ajánlat érvényességi dátuma szerint vannak növekvő sorrendbe rendezve. A legalacsonyabb egységár és a legkorábbi érvényességi dátum ki van emelve. A rendezést szükség szerint módosíthatjuk. 19. ábra: B > Megrendelés Ezt követően, ha átlépünk a Megrendelés menüponthoz, itt megtaláljuk a létrehozott szállítói megrendelést (19. ábra). Amennyiben elfogadható számunkra a Megrendelés, akkor az Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 15
Aktualizálás kapcsolóra kattintva elmenthetjük a bizonylat adatait. A kapcsoló OK-ra vált, majd innen továbblépve visszajutunk a Főmenühöz. 2.1.4.2 Szállítói ajánlatok összehasonlítása Cikktörzsadatok ablak Az Ajánlat összehasonlítása ablakot elérhetjük a Cikktörzsadatoknál (20. ábra) is, 20. ábra: Kv > Cikktörzsadatok ahova eljuthatunk a Szállítói ajánlaton vagy a Készletvezetés menün keresztül. A Cikktörzsadatok ablakban a jobb egérgombbal megjelenített menüből kiválasztjuk a Szállítói ajánlatok összehasonlító beszámoló sort. A kattintás követően megjelenik az Ajánlat összehasonlító tábla (18. ábra). Ez abban az esetben igaz, ha a Megrendelés bizonylatot még nem készítettük el. Ettől a ponttól kezdve a folyamat hasonló az előzőekben leírtakhoz. 2.1.4.3 Szállítói ajánlatok összehasonlítása Beszerzési beszámolók Az Ajánlat összehasonlítása ablakot elérhetjük a Beszerzési beszámolókon keresztül is. A Szállítói ajánlatok összehasonlító beszámoló sorra kattintva megjelenik egy ablak, melynek neve: Szállítói ajánlatok összehasonlító beszámoló szűrési feltételek (21. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 16
21. ábra: B > Beszerzési beszámolók > Szállítói ajánlatok összehasonlító beszámoló Miután rögzítettük az ásványvíz azonosítóját majd rákattintva az OK kapcsolóra megjelenik az Ajánlat összehasonlító tábla (18. ábra). Ez abban az esetben igaz, ha a Megrendelés bizonylatot még nem készítettük el. Ettől a ponttól kezdve a folyamat hasonló az előzőekben leírtakhoz. 2.1.5 Kapcsolódó szállítói ajánlatok lezárása Miután kiválasztottuk a számunkra legkedvezőbb ajánlatot, akkor a többi bizonylatot le kell zárni, de vissza is vonhatjuk és el is távolíthatjuk. Most behívjuk azt az ajánlatot, melyikből nem készítettünk szállítói rendelést. Ezt az ajánlatot le kell zárni, mivel azt nem kívánjuk a továbbiakban felhasználni. A MS-on az Adatok menün belül a Bezárás sorra kattintva le zárásra kerül a bizonylat. (22. ábra). Abban az esetben, ha a bizonylatot tévedésből készítettük el vagy időközben érvénytelenné vált, akkor azt visszavonhatjuk a Mégsem sorra való kattintással. És végül, ha a Szállítói ajánlatot el kívánjuk távolítani, ha a visszavont vagy lezárt bizonylatra hivatkozás céljából a továbbiakban már nincs szükségünk, ezt elérhetjük az Eltávolítás sorra való kattintással. Az eltávolítás sor akkor válik aktívvá, ha a bizonylatot vagy visszavontuk vagy pedig lezártuk. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 17
22. ábra: B > Szállítói ajánlat/ms: Adatok 2.2 EGYIDEJŰLEG TÖBB SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT LÉTREHOZÁSA 2.2.1 Szállítói ajánlat generálási varázsló A szállítói ajánlat generálási varázsló (SZAGV) segítségével automatikusan hozhatunk létre több szállítói ajánlatot. A varázsló lépésenként vezeti végig a felhasználót a bizonylatok létrehozásához szükséges paraméterek definiálásán. (23. ábra) 23. ábra: B > Szállítói ajánlat generálási varázsló Tovább kapcsolóra kattintva eljutunk a következő ablakhoz. 2.2.1.1 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Bizonylatlétrehozási opciók Ennél a lépésnél új paramétercsoportot adhatunk meg vagy választhatunk a korábbiak közül. Az első lehetőség megjelölése esetében meg kell adni a paramétercsoport azonosítóját és nevét (24. ábra). A második választásakor pedig a kívánt sorra kell pozícionálni (25. ábra). Tovább kapcsolóra kattintva eljutunk a következő ablakhoz. 24. ábra: B > Szállítói ajánlat generálási varázsló/bizonylatlétrehozási opciók 1. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 18
25. ábra: B > Szállítói ajánlat generálási varázsló/bizonylatlétrehozási opciók 2./1. lépés 2.2.1.2 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Bizonylatlétrehozási opciók Itt kiválaszthatjuk azokat a cikkeket, melyekre a szállítóktól ajánlatot kérünk. Továbbá rögzíthetjük a mennyiséget és a szállítási határidőt. (26. ábra) 26. ábra: B < Szállítói ajánlat generálási varázsló/tételek kiválasztása/2. lépés 2.2.1.3 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Szállítói ajánlat egyedi tételeinek kiválasztása Ebben az ablakban megjelenek az egyes cikkekhez rendelt preferált szállítók. A cikktörzsben a Beszerezés regiszteren ezeket a cégeket adtuk meg. A igény esetén a szállító módosítható. (27. ábra) Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 19
27. ábra: B > SZAGV/Szállítói ajánlat egyedi tételeinek kiválasztása/3. lépés 2.2.1.4 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Eredmény előnézete Az alábbi ablakban megjelentek azok a tételek, amelyek a szállítói ajánlatokban szerepelnek majd. (28. ábra) 28. ábra: B > SZAGV/Eredmények előnézete/4. lépés 2.2.1.5 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Mentés és végrehajtás opciók A szállítói ajánlatok létrehozáshoz a Végrehajtás mezőt kell megjelölni. Az előzetesen definiált paraméterek későbbi használatra való mentéséhez az egyik mentés opciót kell választani. Alábbiakban mind a három opciót feltüntettük. Példánkban az első kapcsolót állítottuk be. (29. ábra - 32. ábra) Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 20
29. ábra: B > SZAGV/Mentés és végrehajtás opciók/5. lépés/1. 30. ábra: B > SZAGV/Mentés és végrehajtás opciók/5. lépés/2. 31. ábra: B > SZAGV/Mentés és végrehajtás opciók/5. lépés/3. A Végrehajtásnál a Tovább kapcsolóra kattintva megjelenik az alábbi üzenet (31. ábra), az Igen ágon továbblépünk és feltűnik egy újabb ablak, melynek neve: Összefoglaló beszámoló (33. ábra). 32. ábra: B > SZAGV/Mentés és végrehajtás opciók/5. lépés/3./rendszerüzenet Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 21
2.2.1.6 Szállítói ajánlat generálási varázsló - Összefoglaló beszámoló Az alábbi ablakban megjelentek a szállítónként létrejött ajánlatok és a kapcsolódó rendszerüzenetek. (33. ábra). A navigációs nyilakra kattintva megtekinthetjük a létrejött két szállítói ajánlatot (34. ábra, 35. ábra). 33. ábra: B > SZAGV/Összefoglaló beszámoló/6. lépés 34. ábra: B > SZAGV/Összefoglaló beszámoló/6. lépés/sza 1. 35. ábra: B > SZAGV/Összefoglaló beszámoló/6. lépés/sza 2. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 22
2.3 SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT LÉTREHOZÁSA VEVŐI RENDELÉSBŐL Alábbiakban egy példán keresztül bemutatjuk, hogy hogyan hozható létre vevői rendelésből szállítói ajánlat. 2.3.1.1 Vevői rendelés A folyamat követéséhez létrehozunk egy vevői rendelést. Ahhoz, hogy ezt megtehessük a Vevői rendelés Logisztikai regiszterén belül meg kell jelölni a Beszerzés bizonylat mezőt. (36. ábra és 37. ábra) 36. ábra: É > VR/Tartalom regiszter 37. ábra: É > VR/Logisztikai regiszter 2.3.1.1.1 Beszerezés visszaigazolása varázsló A Vevői Rendelés Hozzáadás kapcsolójára kattintva megjelenik a Beszerzés visszaigazolás Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 23
varázsló 1. ablaka, illetve egy rendszerüzenet: Szeretné aktualizálni a meglévő táblasorokat az új szállítási dátummal? Az Igen ágon továbblépünk. 2.3.1.1.2 Beszerezés visszaigazolása varázsló - Vevő Az 1. lépésnél megjelenik az a vevő, amelyhez kapcsolódóan létrehozzuk a szállítói ajánlatot. (38. ábra) Beszerzés visszaigazolás varázsló (BVV) segítségével hozhatunk létre vevői rendelésből szállítói ajánlatot. Tovább kapcsolóra kattintva megjelenik egy újabb ablak (39. ábra). 38. ábra: É > VR/BVV-Vevő/Rendszerüzenet 2.3.1.1.3 Beszerezés visszaigazolása varázsló Vevői rendelések A beszerzési bizonylatok generálásához itt választhatunk ki egy vagy több vevői rendelést. Egy beszerzési bizonylatban több vevői rendelést is egyesíthet. (39. ábra) A Tovább kapcsolóra kattintva megjelenik egy újabb ablak (40. ábra). 39. ábra: É > VR/BVV-Vevői rendelések Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 24
2.3.1.1.4 Beszerezés visszaigazolása varázsló Vevői rendelés egyedi tételei A megjelent ablakban kiválaszthatjuk a célbizonylatot, mely lehet: Szállítói ajánlat, Megrendelés és Gyártási utasítás. Példánkban a Szállói ajánlatot jelöltük meg. Lehetőségünk van bizonylat tervezetének az elkészítésére is, valamint módosíthatjuk a szállítót és a mennyiség értékét is. 40. ábra) A Tovább kapcsolóra kattintva megjelenik egy újabb ablak (41. ábra). 40. ábra: É > VR/BVV-Vevői rendelés egyedi feltételei 2.3.1.1.5 Beszerezés visszaigazolása varázsló Szállítói ajánlatok Az ablakon belül megadhatjuk azt a szállítót, amelyikhez az szállítói ajánlatot hozzá kívánjuk rendelni. Példánkban ez a Lidl Kft, mely preferált szállítóként szerepel a cikktörzsrekordban (41. ábra). A Tovább kapcsolóra kattintva megjelenik egy újabb ablak (42. ábra). 41. ábra: É > VR/BVV-Szállítói ajánlatok 2.3.1.1.6 Beszerezés visszaigazolása varázsló Konszolidációk Egy beszerzési bizonylat több vevői rendelést is egyesíthet. Alapbizonylatként egy célbizonylat létrehozásához válasszuk a Nincs konszolidálás lehetőséget. A Tovább kapcsolóra kattintva megjelenik egy újabb ablak (43. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 25
42. ábra: É > VR/BVV-Konszolidációk 2.3.1.1.7 Beszerezés visszaigazolása varázsló Eredmények előnézete Az alábbi lista a generálandó beszerzési bizonylatot tartalmazza, esetünkben ez a Szállítói ajánlat. A Tovább kapcsolóra kattintva megjelenik egy újabb ablak (44. ábra). 43. ábra: É > VR/BVV - Eredmények előnézete 2.3.1.1.8 Beszerezés visszaigazolása varázsló Összefoglaló beszámoló Az alábbi ablak a sikeresen generált és létrehozott beszerzési bizonylatot tartalmazza egyéb rendszerüzenetekkel (44. ábra). Példánkban a létrehozott beszerzési bizonylat a 37. Szállítói ajánlat (45. ábra). 44. ábra: É > VR/BVV-Összefoglaló beszámoló Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 26
45. ábra: É > VR/BVV-Összefoglaló beszámoló/vr 2.4 SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT LÉTREHOZÁSA CIKKTÖRZSADATOKBÓL Szállítói ajánlatot elkészíthetjük a cikktörzsből kiindulva is. Ehhez meg kell jeleníteni azt a cikket, amelyikhez kapcsolódóan ajánlatot kívánunk bekérni. Ezt követően a MS-on az Ugrás menün belül a Szállítói ajánlat létrehozása sorra (46. ábra) kattintva megjelenítjük a Szállítói ajánlat generálási varázslót (48. ábra). Ugyanezt elérhetjük, ha a jobb egérgombra kattintva a megjelenő menüből a Szállítói ajánlat létrehozása soron (47. ábra) lépünk tovább (48. ábra). Az ajánlat elkészítésének további lépései megegyeznek a korábbi fejezetben leírtakkal. 46. ábra: Kv > Cikktörzsadatok/MS > Ugrás > Szállítói ajánlat létrehozása Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 27
47. ábra: Kv > Cikktörzsadatok/Szállítói ajánlat létrehozása 48. ábra: Kv > Cikktörzsadatok/MS > Ugrás > Szállítói ajánlat létrehozása/szagv 3 BESZERZÉS FOLYAMATA A következő példánkban memóriakulcsok beszerzéséhez kapcsolódó folyamatot mutatjuk be. Az előzőekben leírtakhoz hasonlóan több szállítótól kértünk ajánlatot, melyek kiértékelését követően a Media Markt ajánlatát fogadtunk el, mely kiindulópontja lesz a szállítói megrendelés elkészítésének Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 28
3.1 SZÁLLÍTÓI AJÁNLAT Ajánlatkérés folyamata: - Szállítói ajánlatok létrehozása - Ajánlatok kiküldése a szállítóknak - Szállítók válaszainak rögzítése a szállítói ajánlatokban - Ajánlatok összehasonlítása a legjobb ajánlat meghatározása érdekében - Megrendelés létrehozása - Vonatkozó szállítói ajánlatok lezárása A már bevált partnerünket keressük fel, mely a Media Markt Kft. 100 db pendrive-ra kérünk ajánlatot. 3.1.1 Általános terület és a Tartalom regiszter A Szállítói ajánlat elkészítésénél az első lépésként meg kell adni annak a szállítónak az azonosítóját, nevét vagy kódját, ahonnan a memóriakulcsra ajánlatot kívánunk kérni. Ezt megtehetjük abban az esetben ha a partnertörzsben szerepel az adott szállító. Ezt követően pedig azt a terméket kell megjelölni, amire az ajánlatot kérjük. A cikk esetében ezt megtehetjük, ha előzőleg azt rögzítettük a törzsállományban és beszerezhetőnek jelöltük meg. Mindkét esetben más egyéb adatok is átkerülnek a bizonylatba a törzsállományokból. A törzsadatok bizonylatban történő megjelenítése történhet úgy is, hogy a Név vagy a Cikk leírás mezőben töredékét adjuk meg a partnerünk vagy a cikk megnevezésének, ekkor a program a keresett adatot megjeleníti a bizonylatban. Több találat esetén egy listából kiválaszthatjuk a számunkra megfelelőt. A megjeleníthető adatok köre bővíthető, az u.n. űrlap beállítási ikon segítségével megjeleníthetjük azt a táblázatot, ahol bejelölhetjük, hogy mely oszlopok jelenjenek meg a bizonylatokban, itt a megjelenítést le is tilthatjuk. Minden beszerzési és értékesítési bizonylatnak hasonló a szerkezete, mint az alábbi szállítói ajánlaté. A partnerünktől 100 db memóriakulcsra kérünk ajánlatot. Minden bizonylat a létrehozásakor kap egy egyedi azonosítót, melyet felhasználhatunk egy adott dokumentum keresésénél is. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 29
49. ábra: B > Szállítói ajánlat/tartalom regiszter 3.1.2 Logisztika regiszter A regiszteren belül a szállításhoz kacsolódó adatokat találunk. A címek a partnertörzsből kerülnek átvételre. 50. ábra: B > Szállítói ajánlat/logisztika regiszter 3.1.3 Pénzügy regiszter A pénzügy regiszteren belül is találhatunk átvett adatokat pl. az Fizetési feltételek. A naplóbejegyzésnél olyan tranzakcióknál jelenik meg navigációs nyíl, amikor a művelet hatására naplókönyvelés jön létre. A beszerzésnél az első ilyen tranzakció az árubeérkezés. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 30
51. ábra: B > Szállítói ajánlat/pénzügy regiszter 3.1.4 Mellékletek regiszter A regiszteren belül bekapcsolhatunk dokumentumokat a törzsrekordoknál bemutat módon, hasonlóan meg is jeleníthetjük azt (52. ábra, 53. ábra). 52. ábra: B > Szállítói ajánlat/mellékletek regiszter 1. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 31
53. ábra: B < Szállítói ajánlat/mellékletek regiszter 2. 3.2 SZÁLLÍTÓI MEGRENDELÉS Elfogadjuk a szállítónk ajánlatát, ezt követően elkészítjük a megrendelést, amit majd eljuttatunk részére. A Szállítói megrendelést úgy készítjük el, amely bizonylatkészítés egyik módja, az ajánlatból célként kijelölünk egy magasabb szintű dokumentumot. Szállítói ajánlat esetében pl. a Szállítói megrendelést, ekkor az adatok automatikusan átmásolódnak ebbe a dokumentumba, nem kell azokat ismét rögzíteni. A bizonylat jobb alsó részében látható, hogy több választási lehetőséggel is rendelkezünk. Ebben a példában a beszerzésnél és majd az értékesítésnél is lépésről-lépésre haladunk előre, de mint látható a Szállítói ajánlatból célként akár a Bejövő számlát is kijelölhetjük, sőt egyből számlát is készíthetünk, nem kell minden esetben forrás bizonylattal rendelkezni. 3.2.1 Általános terület és Tartalom regiszter A Szállítói ajánlatnál (54. ábra) a Megrendelés sorra kattintunk, melynek hatására az adatok átadásra kerülnek az ajánlatból a megrendelésbe (55. ábra). 54. ábra: B > Szállítói ajánlat/másolás célja funkció Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 32
A Megjegyzések mezőbe az egyes tranzakcióknál a program bejegyzi a forrás bizonylat nevét és azonosítóját 55. ábra: B > Megrendelés/Tartalom regiszter 3.2.2 Cikktörzs készletadatok regiszter A cikkszámnál lévő sárga nyíl segítségével átlépünk a cikktörzs készletadatok regiszteréhez, ahol megtekinthetők a raktáron lévő, a kiszállítandó, a szállítónknál megrendelt és az elérhető mennyiségek. 56. ábra: B > Megrendelés/Tartalom regiszter/kv > Cikktörzsadatok/Készletadatok regiszter Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 33
3.2.3 Logisztika regiszter A logisztikai regiszteren belül itt is megtalálhatók az átvett címek. Az Engedélyezve mező bejölése esetében a megrendelésből előállíthatunk magasabb szintű bizonylatot, ellenkező esetben viszont nem. 3.2.4 Pénzügy regiszter 57. ábra: B > Megrendelés/Logisztika regiszter Az alábbi ábrán megtekinthető, a Pénzügy regiszter adattartalma. 58. ábra: B > Megrendelés/Pénzügy regiszter Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 34
3.2.5 Mellékletek regiszter Ide becsatolhatunk különböző állományokat, funkciója hasonló az ajánlatnál, illetve a törzsnél látottakhoz. 59. ábra: B > Megrendelés/Mellékletek regiszter 3.3 ÁRUBEÉRKEZÉS A bizonylatokat mind a beszerzésnél mind az értékesítésnél származtatjuk. A származtatás azt jelenti, hogy nem kell a korábban rögzített adatokat ismét felvinni, hanem elég csak hivatkozni egy bázis bizonylatra vagy célként megjelölni egy magasabb szintű dokumentumot. Jelen példánk esetében a megrendelésből másolási célt, azaz célbizonylatot jelölünk meg, és ez az Árubeérkezés. 60. ábra: B > Megrendelés/Másolás célja funkcióval Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 35
3.3.1 Általános terület és Tartalom regiszter A Tartalom regiszteren belül megjelennek azok az adatok, melyek a megrendelésből kerültek átvételre. Az elkészült bizonylat adatai a visszáruzással vonhatók vissza. A Megrendelt mezőbe a program bejegyzi a szállítónál megrendel mennyiséget (100 db). 61. ábra: B > Árubeérkezés/Tartalom regiszter Az Árubeérkezésnél a Megrendelt mezőben a 100 db mennyiség még a mentés előtti állapotot tükrözi (61. ábra). A mentést követően a 100 db mennyiség átkerül a Raktáron mezőbe (62. ábra) 62. ábra: B > Árubeérkezés/Tartalom regiszter Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 36
3.3.2 Cikktörzs készletadatok regiszter A cikktörzs Készletadatok regisztere az előzőleg elmondottakat tükrözi. A raktáron lévő mennyiség 100 db, ami azonos az elérhető mezőben lévő értékkel. 63. ábra: B > Árubeérkezés/Tartalom regiszter/kv/cikktörzsadatok/készletadatok regiszter 3.3.3 Logisztika regiszter A regiszteren belül a korábbi adatok találhatók. 64. ábra: B > Árubeérkezés/Logisztika regiszter Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 37
3.3.4 Pénzügy regiszter Az árubeérkezéssel egy időben nem csak a készletünket aktualizálja az alkalmazás, hanem naplókönyvelést is végrehajt: T/2611, K/2681. Ez megtekinthető, ha a naplóbejegyzés mezőnél lévő sárga nyílra (65. ábra) kattintunk. Mint ahogyan korábban jeleztük ez az első tranzakció, melynek hatására naplókönyvelés (66. ábra) jön létre. 65. ábra: B > Árubeérkezés/Pénzügy regiszter 66. ábra: B > Árubeérkezés/Pénzügy regiszter/naplókönyvelés 3.3.5 Mellékletek regiszter Lásd a korábban leírtakat. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 38
67. ábra: B > Árubeérkezés/Mellékletek regiszter 3.4 BEJÖVŐ SZÁMLA A Bejövő számlát az Árubeérkezés bizonylatban célként történő kijelölést követően készítjük el. A Bejövő számla sorra kattintva az Árubeérkezés bizonylatból átemelésre kerülnek az adatok a Bejövő számla bizonylatba. (68. ábra) A bejövő számla korrekciós bizonylata a kimenő jóváírás. 68. ábra: B > Árubeérkezés/Másolás célja funkció 3.4.1 Általános terület és Tartalom regiszter Alábbiakban megtekinthetjük az általános terület és a Tartalom regiszter adatait. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 39
3.4.2 Logisztika regiszter 69. ábra: B > Bejövő számla/tartalom regiszter A regiszteren belül a szállításhoz kapcsolódó adatokat láthatjuk. 70. ábra: B > Bejövő számla/logisztika regiszter 3.4.3 Pénzügy regiszter A regiszteren belül (71. ábra) a Naplókönyvelésnél itt is megjelenik a navigáció nyíl, ami könyvelési tételek létrejöttére (72. ábra) utal. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 40
71. ábra: B > bejövő számla/pénzügy regiszter 3.4.4 Melléklet regiszter Lásd korábbi leírás. 72. ábra: B > bejövő számla/pénzügy regiszter/naplókönyvelés Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 41
73. ábra: B > Bejövő számla/mellékletek regiszter Minden bizonylathoz tartozik egy alapértelmezett nyomtatási kép, mely a programrendszer saját eszközeivel átszerkeszthetők. Alábbi ábrán a Kimenő számla alapértelmezett nyomtatási képét mutatjuk meg. 74. ábra: B > Bejövő számla/alapértelmezett nyomtatási kép Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 42
3.5 BESZERZÉS KAPCSOLATTÉRKÉPE A korábban már említett kapcsolattérképet a beszerzési tranzakcióhoz is megjelenítjük. 75. ábra: B > bejövő számla/ms > Ugrás/Kapcsolattérkép 1. A téglalapokra kattintva a program megjeleníti a kapcsolódó dokumentumot. A folyamatban volt egy téves előlegigénylés, az vissza lett vonva, de az ábrán ennek ellenére megjelenik. 76. ábra: B > bejövő számla/ms > Ugrás/Kapcsolattérkép 2. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 43
77. ábra: B > bejövő számla/ms > Ugrás/Kapcsolattérkép 3. 78. ábra: B > bejövő számla/ms > Ugrás/Kapcsolattérkép 4. 3.6 KIMENŐ FIZETÉS, SZÁLLÍTÓ KIFIZETÉSE A bejövő szállítói számla megérkezését követően kiegyenlítjük tartozásunkat, a kapcsolódó bizonylatot a bank modulon belül készítjük el. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 44
79. ábra: Bank A Kimenő fizetésnél a szállító megadását követően megjelennek a partnerünk kiegyenlítetlen számlái. A 230. Kimenő számla sort megjelölését követően (80. ábra) kiválasztjuk a fizetési módot. Példánkban a fizetési mód az átutalás (81. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 45
80. ábra: Bank > Kimenő fizetések/fizetési módok 81. ábra: Bank > Kimenő fizetések/fizetési módok/átutalás regiszter A kifizetést követően megjelenítve a kapcsolódó Kimenő fizetések bizonylatot (82. ábra) a Tranzakciószám mezőnél lévő navigációs nyílra kattintva megtekinthetjük a naplókönyvelést (83. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 46
82. ábra: Bank > Kimenő fizetések 83. ábra: Bank > Kimenő fizetések/naplókönyvelés A Kimenő fizetésből kiindulva itt is megjeleníthetjük a kapcsolattérképet (84. ábra). Bejövő számla téglalapra kattintva megjelenik a kapcsolódó bizonylat (85. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 47
84. ábra: Bank > Kimenő fizetések/ms > Ugrás/Kapcsolattérkép 1. 85. ábra: B > Bejövő számla A Bejövő számlából kiindulva ismét megjelenítjük a kapcsolattérképet, ami kiegészült a Kimenő fizetések dokumentummal. 86. ábra: B > bejövő számla/kapcsolattérkép 1. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 48
A Bejövő számlából (87. ábra) kiindulva és megjelenítve a kapcsolattérképet a Bizonylat könyvelés részletei lehetőségnél a belső egyeztetéseket (88. ábra, 89. ábra) is megtekinthetjük 87. ábra: B > Bejövő számla/kapcsolattérkép 2. 88. ábra: B > Bejövő számla/kapcsolattérkép/korábbi belső egyeztetések kezelése 1. 89. ábra:b > Bejövő számla/kapcsolattérkép/korábbi belső egyeztetések kezelése 2. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 49
4 BESZERZÉS MÁSOLÁS FORRÁSA MÓDSZERREL Az egyes beszerzési bizonylatok elkészítésénél nemcsak célbizonylatokat jelölhetünk meg, hanem bázis, forrásbizonylatokra is hivatkozhatunk. Az első ilyen módszerrel előállított beszerzési bizonylat lehet a szállítói megrendelés. Ebben az esetben egy korábban elkészült ajánlatra hivatkozhatunk, ez az ajánlat lehet a megrendelésnek a forrás bizonylat. 90. ábra: B > Megrendelés 91. ábra: B > Árubeérkezés Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 50
5 SZÁLLÍTÓI VISSZÁRU 92. ábra: B > Bejövő számla Árubeérkezés > Szállítói visszáru Abban az esetben, ha Szállítótól megkaptuk a megrendelt cikkeket és azokkal valamilyen probléma adódott, pl. sérülve érkezett meg a szállítmány, és azt vissza kívánjuk juttatni a szállító részére, akkor a korrekciót a betárolás követően a Visszáru bizonylattal hajthatjuk végre. A Visszáru rögzítésénél a cikkek kikerülnek a raktárból és a mennyiségek csökkennek. Ha a vállalkozásunk folyamatos készletvezetési rendszert használ, az SAP Business One készletértékek aktualizálásához is létrehozza a kapcsolódó könyveléseket. Adott árubeérkezés visszavonásához létre kell hozni az azon alapuló visszárut, amennyiben a bejövő számla még nem készült el az illető árubeérkezéshez. Ha visszaszállítjuk a cikkeket a szállítóhoz, akkor az árukat nem kezelhetjük a meglévő bizonylatokra való hivatkozással. Ha újraszállításra kerül sor, akkor létrehozhatunk egy szállítást bázis bizonylatra való hivatkozás nélkül. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 51
5.1 ÁRUBEÉRKEZÉS 93. ábra: B > Árubeérkezés 1. 94. ábra: B > Árubeérkezés 2. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 52
5.2 SZÁLLÍTÓI VISSZÁRU 95. ábra: B > Árubeérkezés/Pénzügy regiszter/naplókönyvelés 96. ábra: B > Szállítói visszáru 1. 97. ábra: B > Szállítói visszáru/lista: Árubeérkezés Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 53
98. ábra: B > Szállítói visszáru/bizonylatlétrehozási varázsló 99. ábra: B > Szállítói visszáru 2. 100. ábra: B > Szállítói visszáru 5. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 54
6 BESZERZÉSI JÓVÁÍRÁS 101. ábra: B > Szállítói visszáru/naplókönyvelés Bejövő számla > Beszerzési jóváírás Abban az esetben, ha Szállítótól megkaptuk a megrendelt cikkeket és a Bejövő számlát is, majd azt rögzítettük a rendszerbe és ezt követően derül ki, hogy leszállított termékekkel valamilyen probléma van, pl. sérülve érkezett meg. Ha a kapott szállítmányt vissza kívánjuk juttatni a feladó részére, akkor a korrekciót a Jóváírás bizonylattal hajthatjuk végre, azaz a tranzakciót részben vagy egészben ezzel a dokumentummal visszavonhatjuk. Ezt az eljárást kell követnünk, mivel számla törlésére vagy módosítására nincs lehetőség. A Jóváírás bizonylat elkészítésére akkor is szükség lehet, ha a bizonylatok elkészítése során valamilyen hibát követtünk el. A Jóváírás rögzítésénél az áruk kikerülnek a raktárból és a mennyiségek csökkennek. A beszerzési jóváírás a bejövő számla ellenbizonylata. Az SAP Business One segítségével nulla összegű bejövő jóváírás is létrehozható. Ez akkor lehetséges, ha ingyenes tételek (mint például promóciós vagy szervizszerződésben meghatározott tételek) bejövő számláit egyenlíti ki. Egy Beszerzési jóváírásnak a Visszáru is lehet a bázisbizonylata. Ez akkor fordulhat elő, ha az áru visszaküldtük a szállítónak és tőle egy visszáru bizonylatot kaprunk. Ekkor felvisszük ennek a bizonylatnak az adatait és amikor megkapjuk a bejövő jóváírást akkor annak adatait rögzítjük, hivatkozva a visszáru bizonylatra. Ebben az esetben a bejövő jóváírás csak a pénzügyi értékeket aktualizálja, a visszáru pedig aktualizálja a mennyiségeket és a készletértékeket. Ha egy szolgáltatáshoz kapcsolódóan készítünk bejövő jóváírást, akkor értelemszerűen csak a pénzügyi értékeket aktualizálja a programrendszer, Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 55
6.1 BEJÖVŐ SZÁMLA 102. ábra: B > Bejövő számla 103. ábra: B > Bejövő számla/ Pénzügy regiszter/naplókönyvelés Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 56
6.2 BEJÖVŐ JÓVÁÍRÁS 104. ábra: B > Bejövő jóváírás 105. ábra: B > Bejövő jóváírás/lista: Bejövő számlák 106. ábra: B > Bejövő jóváírás/bizonylat létrehozási varázsló Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 57
107. ábra: B > Beszerzési jóváírás 108. ábra: B > Beszerzési jóváírás/ Naplókönyvelés 7 BEJÖVŐ HELYESBÍTŐ SZÁMLA ÉS STORNÓJA A Beszerzési helyesbítő számlát a szállító bocsátja ki. A törvényi előírások értelmében beszerzési helyesbítő számlát kell kibocsátani az alábbi esetekben: - Bónusz és engedmény megítélése az eredeti számla kiállítása után - Áru visszaszállítása az eladónak - Az áruk és szolgáltatások ára az eredeti számla kibocsátása után módosult - Bármelyik számlatétel ára, adókulcsa, adóösszege, nettó értéke, bruttó értéke, mennyisége vagy mértékegysége hibás Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 58
7.1 BEJÖVŐ HELYESBÍTŐ SZÁMLA 7.1.1 Bejövő számla A folyamat bemutatásához első lépésként bázis bizonylatra való hivatkozás nélkül létrehozunk egy bejövő számlát. Partnerünk ismét a Kingston Kft. a vásárolt cikk pedig 100 db memóriakulcs (109. ábra). Betárolást követően a következő két ábra mutatja a raktáron lévő mennyiséget és az önköltségi árat (110. ábra), valamint a könyvelési tételeket (111. ábra). 109. ábra: B > Bejövő számla 110. ábra: B > Bejövő számla/cikktörzsadatok Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 59
111. ábra: B > Bejövő számla/naplókönyvelés 7.1.2 Bejövő helyesbítő számla elkészítése A Beszerzés helyesbítő számlán rögzítjük a szállítónk nevét (112. ábra), ezt követően a lábrészben a Másolás forrásánál rákattintunk a Bejövő számlákra. Itt van egy másik lehetőség is, ez pedig a Bejövő helyesbítő számlákra való hivatkozás. A megjelenő listából kiválasztjuk a feladat megoldásához szükséges számlát (113. ábra), majd visszatérünk a beszerzési bizonylathoz. 112. ábra: B > Beszerzési helyesbítő számla Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 60
113. ábra: B > Beszerzési helyesbítő számla/lista: Bejövő számlák A Tartalom regiszteren belül lévő adatok: A tényadatok az alapbizonylatból származnak. Ilyen a cikkszám, a cikk leírás, amennyiség, az engedmény, az adókód és az összesen (cikk teljes összege saját pénznemben) kötelező mezők, csak akkor módosíthatók ha nincs hivatkozás alapbizonylatra. Módosított terület: Cikkszám, mennyiség, egységár, engedmény, adókód mezők adatai az alapbizonylatból származnak, módosíthatók, szerkeszthetők. Az Adókód alapbizonylatból származik, melyet meghatározhat a cikktörzsben történt rögzítés. Összesen a cikk teljes értéke saját pénznemben. Az egységár tévesen lett megadva, ezért az módosításra kerül, 10.000,- Ft-ról 1.000,- Ft-ra. Hozzáadást követően megjelenik egy üzenet: Ez a bizonylat hozzáadás után nem módosítható. Folytatja? Az Igen ágon továbblépünk, majd a rendszer kiszámítja, hogy 900.000,- Ft-tal kisebb összeg a reális érték és ezt a bizonylaton is jelzi (114. ábra), illetve a naplókönyvelésben is (115. ábra), illetve a cikktörzsben az egységés az önköltségi ár is aktualizálásra kerültek (116. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 61
114. ábra: B > Beszerzési helyesbítő számla 115. ábra: B > Beszerzési helyesbítő számla/naplókönyvelés Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 62
116. ábra: B > Beszerzési helyesbítő számla/cikktörzsadatok A Beszerzési helyesbítő számla Logisztika és Pénzügy regisztereinek adattartalma megegyezik a Bejövő számlával. 7.2 BEJÖVŐ HELYESBÍTŐ SZÁMLA STORNÓJA (VISSZAVONÁSA) A Beszerzési helyesbítő számla visszavonása bizonylattal a Bejövő helyesbítő számlákat tudjuk visszavonni. Példánkban kapcsolódunk az előző szállítóhoz és bizonylathoz (117. ábra). A bizonylaton a másolás forrásánál csak egy lehetőség található ez pedig a Bejövő helyesbítő számlák. Erre rákattintva a kiválasztási listából behozzuk a dokumentumba a megjelölt adatokat (118. ábra) a Tény és Módosított adatot bemásolásra kerülnek a bizonylatba majd a Hozzáadás gombra kattintva megjelenik egy üzenet (Ez a bizonylat hozzáadás után nem módosítható. Folytatja?), ahol az igen ágon tovább lépünk, ezt követően a rendszer aktualizálja a kapcsolódó adatokat és visszaad egy üres bizonylati űrlapot. A Beszerzési helyesbítő számla visszavonása bizonylat Logisztikai és Pénzügy regiszterén lévő adatok azonosak a Beszerzés helyesbítő számlán lévőkkel. A Logisztikai regiszteren az űrlapbeállítással ugyanazokat az adatokat lehet megjeleníteni mindkét bizonylatnál. A cikkekhez és a szolgáltatásokhoz kapcsolódóan a Tartalom regiszteren az űrlapbeállítással megjeleníthető mezők teljes köre megtekinthető a mellékletben. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 63
117. ábra: B > Bejövő helyesbítő számla visszavonása 1. 118. ábra: B > Bejövő helyesbítő számla visszavonása > Lista: Bejövő helyesbítő számlák Rákeresve a bizonylatunkra látható, hogy az előző példánál elvett értéket most visszaadásra került (119. ábra). Erről meggyőződhetünk még a könyvelésben (120. ábra) és a cikktörzs készletadatok regiszterén történt változáson keresztül is (121. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 64
119. ábra: B > Bejövő helyesbítő számla visszavonása 120. ábra: B > Bejövő helyesbítő számla visszavonása - Naplókönyvelés Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 65
121. ábra: Kv > Cikktörzsadatok 7.3 KAPCSOLATTÉRKÉP BEJÖVŐ HELYESBÍTŐ SZÁMLÁBÓL INDÍTVA A kapcsolati térképek segítségével áttekintést adunk a bejövő helyesbítő számla és annak visszavonásában résztvevő bizonylatok kapcsolódásáról. Szemléltetjük a bizonylatstruktúrát, a könyvelés részleteit és a kapcsolódó cikkeket. 8 BESZERZÉSI ELŐLEG KEZELÉSE A beszerzés során a szállító kérhet előleget a vevőjétől, mely előleg egyfajta biztosíték lehet arra, hogy a vevő nem áll el az ügylettől. Az előlegigényléskor ehhez kapcsolódóan készül egy bizonylat, mely előállítása nem érinti a készleteket és nem érinti a számviteli területet sem. Ha egy előlegigénylést a megrendelésre vagy árubeérkezésre hivatkozva készítünk el ez a tranzakció az alapbizonylatot nem zárja le. Így a bázisbizonylatok átmásolhatók egy magasabb szintű dokumentumba. 8.1 SZÁLLÍTÓNÁL TÖRTÉNŐ MEGRENDELÉS Példánkban a Media-Martktól rendelünk 20 db HP notebook táskát 10.000,- Ft-os egységáron. (122. ábra) A már ismert módon elkészítjük a szállítói megrendelést. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 66
122. ábra: B > Megrendelés 8.2 BEJÖVŐ ELŐLEGIGÉNYLÉS A beszerzési előlegigénylésnél meg kell adni a szállítónkat, akitől vásárolunk. Az előhívott bizonylaton a másolás forrása módszert alkalmazzuk. A legördülő menüben három bizonylat közül választhatunk, a forrás lehet még Szállítói ajánlat és Árubeérkezés. Példánkban a második lehetőséget választjuk. A beszerzés előleg igénylésekor nem történik könyvelés ennek a bizonylatnak az előállítása nem zárja le a beszerzési megrendelés bizonylatot. Az előlegnél megadhatunk egy százalékot vagy egy konkrét értéket is (ez esetben a százalékot a program számolja ki és jegyzi be a mezőbe). Példánkban ez az érték 10 %. Alapértelmezettként a rendszer 100 %-ot jegyez be, ezt majd fölül kell írni. (123. ábra). 123. ábra: B > Beszerzési előleg igénylése Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 67
124. ábra: B > Beszerzési előleg igénylése/lista: Megrendelések Példánkban 10 %-kal dolgozunk (125. ábra). Ezt követően a mentéshez rákattintunk a Hozzáadás gombra. 125. ábra: B > Beszerzési előleg igénylése 8.3 ELŐLEG KIFIZETÉSE (KIMENŐ FIZETÉS FIZETÉS A SZÁLLÍTÓNAK) Ebben a fázisban az előleg teljes összegét ki kell fizetni, részfizetés nem megengedett. Az alábbiakban bemutatjuk az előleg kifizetésének folyamatát, melynek során részletekbe nem bocsátkozunk. A banki modulon belül behívjuk a Kimenő fizetések ablakot. Itt a már ismert módon megadjuk a szállítónk azonosítóját, aki részére az előleget fizetni kell. A kód bejegyzésével egy időben a táblázatban megjelennek azok a tételek, amelyek még nem lettek kiegyenlítve. Az SS jelölés a szállítói számlát jelöli, az EL pedig az előleget. A beszerzés előleg igénylés bizonylatának azonosítója 12, ezért ezt a sor jelöljük meg, ezt követően a jobb Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 68
egér gombbal megjelenített menüből kiválasztjuk a Fizetési módok sor (126. ábra), melyre rákattintva megjelenik a Fizetési módok ablak (127. ábra) 126. ábra: Bank > Kimenő fizetések 1. A Fizetési módok ablakban az átutalást jelöljük meg, majd egy átutalási betétszámlaként megadtuk a 38420000 K&H főkönyvi számlaszámot, és az átutalás dátumát. Az összesen mezőben a jobb egér gombbal megjelenő menüből kiválasztottuk az Esedékességi egyenleg másolása sort (127. ábra), aminek hatására a mezőbe bejegyzésre került a 25.400,- Ft előleg (128. ábra). Az OK gombra kattintva visszajutunk a Kimenő fizetések ablakhoz (129. ábra), majd a Hozzáadás gombra kattintást követően megjelenik egy dialógus ablak benne a következő szöveggel: Ez a bizonylat hozzáadást követően nem módosítható. Folytatja? A Hozzáadás ágon léptünk tovább és ezt követően zárul a tranzakciósor, a rendszer visszaad egy üres Kimenő fizetések bizonylatot. 127. ábra: Bank > Kimenő fizetések Fizetési módok Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 69
128. ábra: Bank > Kimenő fizetések Fizetési módok 129. ábra: B > Kimenő fizetések 2. A mentéssel egy időben készül egy naplókönyvelés is. (130. ábra). Előhívva a kimenő fizetés bizonylatát azon keresztül eljutunk a 1351. számú naplókönyvelésig, ahol látható, hogy betétszámlánkon csökken a pénzeszközállományunk, a szállítónál pedig növekedés történt (131. ábra). Az előlegigénylés ezzel a bizonylattal lezárul. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 70
130. ábra: Bank > Kimenő fizetések/előleg kifizetése 131. ábra: Bank > Kimenő fizetések/naplókönyvelés 8.4 BESZERZÉSI ELŐLEGSZÁMLA ELŐÁLLÍTÁSA A Beszerzésen belül kiválasztjuk a Bejövő előlegszámlát. Megadjuk a partnerünk azonosítóját. A másolás forrásánál kiválasztjuk a Bejövő előleg sort. 132. ábra) Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 71
132. ábra: B > Bejövő előlegszámla A megjelenő előleglistából kiválasztjuk a kapcsolódó sort (133. ábra). 133. ábra: B > Bejövő előlegszámla Ezt követően megjelenik a Bizonylatlétrehozási varázsló, ahol bejelöljük a Sor árfolyamának használata az alapbizonylatból lehetőséget majd a Befejezés gombra kattintva visszatérünk a Bejövő előlegszámla bizonylathoz, ahol már megjelennek a bázisból átvett adatok. Hozzáadás után megjelenik Ez a bizonylat hozzáadás után nem módosítható. Folytatja figyelmeztetés. Az igen ágon továbblépve megtörténik a bizonylat elmentése (134. ábra) és ezt követően a rendszer visszaad egy üres bizonylatot. Az előlegszámla az adózásban érintett bizonylat, amely regisztrálja az előlegek kifizetését, és a különböző adózási beszámolókban részt vesz. Alapbizonylatként a kifizetett előlegigénylést válasszuk. Csak már kifizetett bizonylatokat és olyan bizonylatokat választhatunk, amelyekre még nem lett kibocsátva előlegszámla. Egy előlegszámlához csak egy előlegigénylés választható. A Pénzügy regiszteren meg kell adni az adódátumot. Ugyanitt át tudunk lépni a Naplókönyvelésbe, ahol látható, hogy az általános forgalmi adót a rendszer lekönyvelte (135. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 72
134. ábra: B > Bejövő előlegszámla 135. ábra: B > Bejövő előlegszámla/pénzügy regiszter/naplókönyvelés 8.5 ÁRUBEÉRKEZÉS (BETÁROLÁS) Az előlegkezelés folyamatában a következő lépés a táskák raktárba történő betárolása a szállítói megrendelésre, mint bázisra való hivatkozással (136. ábra). Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 73
136. ábra: B > Árubeérkezés 1. 137. ábra: B > Árubeérkezés/Lista: Megrendelések 138. ábra: B > Árubeérkezés 2. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 74
139. ábra: B > Árubeérkezés/Pénzügy regiszter/naplókönyvelés 8.6 BESZERZÉSI ELŐLEGGEL CSÖKKENTETT (BEJÖVŐ ) VÉGSZÁMLA A beszerzési előleg kezelése során eddig a következő tranzakciókat hajtottuk végre: a szállítói megrendelést követte az előleg igénylés, majd az előleg kifizetése, ezt követően elkészítettük az előleg számlát, majd betároltuk a táskákat. Ezt a sor követi még két tranzakció, nevezetesen, ebben a fejezetben elkészítjük az előleggel csökkentett bejövő számlát, majd a következő részben pedig megtörténik az előleggel csökkentett bejövő számlának a kiegyenlítése a banki modulon belül. És ezzel zárul az előleg kezelésének folyamata. Tehát a bejövő számlát létrehozzuk a betárolásra való hivatkozással (140. ábra). 140. ábra: B > Bejövő számla Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 75
141. ábra: B > Bejövő számla/lista Árubeérkezés A Befejezés gombra kattintva bejegyzésre kerülnek az adatok a bázisbizonylatból a számlába az előleggel együtt (142. ábra). 142. ábra: B > Bejövő számla 1. Az Előleg összesen mező előtt lévő hárompontos ikonra kattintva megnyílik a kiállítandó előlegek ablak. Ha a bizonylatba nem jelenne meg az előleg, akkor ebben az ablakban megjelölhetjük, és bevonhatjuk (143. ábra). 143. ábra: B > Bejövő számla/kiállítandó előlegek Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 76
144. ábra: B > Bejövő számla 2. 145. ábra: B > Bejövő számla/naplókönyvelés 8.7 ELŐLEGGEL CSÖKKENTETT ÖSSZEG KIFIZETÉSE (KIMENŐ FIZETÉS) Korábbi fejezetnél már foglalkoztunk hasonló banki művelettel, az előleg kifizetésénél. A végszámla kiegyenlítésénél is hasonló lépéseket kell követnünk. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 77
146. ábra: Bank > Kimenő fizetések 1. 147. ábra: Bank > Kimenő fizetések/fizetési módok Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 78
148. ábra: Bank > Kimenő fizetések 2. 149. ábra: Bank > Kimenő fizetések/rendszerüzenet 150. ábra: Bank > Kimenő fizetések 3. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 79
151. ábra: Bank > Kimenő fizetések 4. 152. ábra: Bank > Kimenő fizetések/naplókönyvelés 8.8 KAPCSOLATTÉRKÉP BEJÖVŐ VÉGSZÁMLÁBÓL INDÍTVA A kapcsolati térképek segítségével áttekintést adunk az előlegkezelésben résztvevő bizonylatok kapcsolódásáról. Szemléltetjük a bizonylatstruktúrát, a könyvelés részleteit és a kapcsolódó cikkeket. (153. ábra - 155. ábra) 8.8.1 Bizonylatstruktúra Alábbi ábrán megtekinthető a beszerzési tranzakciókhoz kapcsolódó kapcsolattérkép bizonylatstruktúrája. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 80
153. ábra: B > Bejövő számla/kapcsolattérkép - Bizonylat: bizonylatstruktúra 8.8.2 Könyvelés részletei Alábbi ábrán megtekinthető a Bejövő számla a Naplókönyvelés és a Belső egyeztetések kapcsolattérképe. 154. ábra: B > Bejövő számla/kapcsolattérkép - Bizonylat: könyvelés részletei 8.8.3 Kapcsolódó cikkek Alábbi ábrán megtekinthető a Bejövő számla és a Cikktörzs kapcsolattérképe. Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 81
155. ábra: B > Bejövő számla/kapcsolattérkép Bizonylat: kapcsolódó cikkek 9 BIZONYLATTERVEZETEK 10 BESZERZÉSI BESZÁMOLÓK Óbudai Egyetem, Neumann János Informatikai Kar oldal 82