Biztonságtechnikai Kft. Budapest, Füvészkert u. 3. Tel: (1) 210-3359 Fax: (1) 210-3389 www.dschungaria.hu info@dschungaria.hu MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány szerint sorszám: Készítette: Jóváhagyta: Jusztné Mária minőségirányítási vezető Tóth Tamás ügyvezető igazgató Érvényes: 2004. március 1. A Minőségirányítási Kézikönyv az Alarm Elektronika Kft. szellemi tulajdona. Felhasználása, másolása engedély vagy meghatalmazás nélkül nem megengedett!
TARTALOMJEGYZÉK fejezet fejezet címe változat száma kiadás dátuma 1. Az Alarm Elektronika Kft. 1 2004.03.01. 1.1. Szervezeti felépítés 1.2. Minőségirányítási rendszer folyamatai 2. Rendelkező hivatkozás 1 2004.03.01 3. Minőségpolitikai nyilatkozat 1 2004.03.01 4. Minőségirányítási rendszer 1 2004.03.01 4.1. Általános követelmények 4.2. A dokumentálás követelményei 4.2.1. Általános útmutatás 4.2.2. Minőségirányítási kézikönyv 4.2.3. A dokumentumok kezelése 4.2.4. A feljegyzések kezelése 5. A vezetőség felelősségi köre 1 2004.03.01 5.1. A vezetőség elkötelezettsége 5.2. Vevőközpontúság 5.3. Minőségpolitika 5.4. Tervezés 5.4.1. Minőségcélok 5.4.2. A minőségirányítási rendszer tervezése 5.5. Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció 5.5.1. Felelősségi kör és hatáskör 5.5.2. A vezetőség képviselője 5.5.3. Belső kommunikáció 5.6. Vezetőségi átvizsgálás 5.6.1. Általános követelmény 5.6.2. Az átvizsgálás bemenő adatai 5.6.3. Az átvizsgálás kimenő adatai 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal 1 2004.03.01 6.1. Gondoskodás az erőforrásokról 6.2. Emberi erőforrások 6.2.1. Felkészültség, tudatosság és képzés 6.3. Infrastruktúra 6.4. Munkakörnyezet 7. A termék előállítása 1 2004.03.01 7.1. A termék előállítás megtervezése 7.2. A vevővel kapcsolatos folyamatok 7.2.1. A termékre vonatkozó követelmények meghatározása 7.2.2. A termékre vonatkozó követelmények átvizsgálása 7.2.3. Kapcsolattartás a vevővel 7.3. Tervezés és fejlesztés 7.3.1. A tervezés és fejlesztés megtervezése 7.3.2. A tervezés és fejlesztés bemenő adatai 7.3.3. A tervezés és fejlesztés kimenő adatai 7.3.4. A tervezés és fejlesztés átvizsgálása 7.3.5. A tervezés és fejlesztés igazolása 7.3.6. A tervezés és fejlesztés érvényesítése 7.3.7. A tervezés és fejlesztés változásainak kezelése 7.4. Beszerzés 7.4.1. A beszerzés folyamata 7.4.2. Beszerzési információ 7.4.3. A beszerzett termék igazolása
TARTALOMJEGYZÉK fejezet fejezet címe változat száma kiadás dátuma 7.5. Előállítás és szolgáltatás nyújtása 7.5.1. Az előállítás és a szolgáltatás nyújtásának szabályozása 7.5.3. Azonosítás és nyomonkövethetőség 7.5.4. A vevő tulajdona 7.5.5. A termék állagának megőrzése 7.6. A megfigyelő- és mérőeszközök kezelése 8. Mérés, elemzés és fejlesztés 1 2004.03.01 8.1. Általános követelmények 8.2. Figyelemmel kísérés és mérés 8.2.1. A vevő megelégedettsége 8.2.2. Belső audit 8.2.3. A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése 8.2.4. A termék figyelemmel kísérése és mérése 8.3. A nem megfelelő termék kezelése 8.4. Az adatok elemzése 8.5. Fejlesztés 8.5.1. Folyamatos fejlesztés 8.5.2. Helyesbítő tevékenység 8.5.3. Megelőző tevékenység Mellékletek: 1.sz. melléklet Tervezés, telepítés folyamata 1 2004.03.01 A fejezetek és az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány szerint kötelezően dokumentálandó eljárásainak címeit a tartalomjegyzék aláhúzott betűvel jelöli. DOKUMENTUM TÖRTÉNET Minőségirányítási kézikönyv/ fejezete Változat száma Kiadás dátuma Módosítás oka/jellege Minőségirányítási kézikönyv 1 2004.03.01. Minőségirányítási kézikönyv első kiadása
1. AZ ALARM ELEKTRONIKA KFT. 1. AZ ALARM ELEKTRONIKA Kft. Az Alarm Elektronika Biztonságtechnikai Kft. 1999-ben alakult vállalkozás. Megalapításakor a tulajdonosok az Alarmtechnika Rt. és a Shield Kft. célja a miskolci Alarmtechnika Rt. nagykereskedelmi és képviseleti tevékenységének átvétele volt. A társaság a kanadai Digital Security Controls (DSC) gyártó cég kizárólagos magyarországi képviseletét látja el. A DSC a világ legnagyobb behatolásjelző központjának gyártója a magyar biztonságtechnikai piacon is meghatározó szerepet tölt be, melynek erősítése is kitűzött cél. Az országos viszonteladói hálózatot ellátó budapesti kereskedelmi bázis elsősorban nagykereskedelmi partnereinek nyújt kiszolgálást. Raktárkészlete szinte teljes választékot nyújt az elektronikus biztonságtechnikai cégek számára. Az Alarm Elektronika Kft. az alábbi eszközcsaládokat forgalmazza: DSC biztonságtechnikai termékek: riasztóközpontok és eszközök BENTEL hagyományos és analóg címzett tűzjelző rendszerek SYSTEM SENSOR érzékelők, kiegészítők KILSEN gyártmányú CO-érzékelők és központok DSC tűzjelző központok és eszközök, füstjelzők PELCO videó megfigyelő rendszerek: kamerák multiplexerek, mátrixok, objektívek, digitális rögzítők, kameraházak és egyéb kiegészítők KANTECH beléptető rendszerek: proximity kártyás beléptetők, terminálok, munkaidő nyilvántartás, gépjármű beléptetés SURGARD felügyeleti rendszerek, számítógépes vonali vevőkártyák COMMAX audio, videó kaputelefon rendszerek HANGOSÍTÓ rendszerek, kiegészítők ATSUMI infrasorompók TANE nyitásérzékelők Az Alarm Elektronika Kft. a kereskedelmi tevékenységen kívül vagyonvédelmi és tűzjelző rendszerek tervezését és kivitelezését, illetve hangosító rendszerek kialakítását is végzi. Minőségirányítási kézikönyv; 1. Az Alarm Elektronika Kft. Érvényes: 2004.03.01. oldal: 3/1
1. AZ ALARM ELEKTRONIKA KFT. 1.1. Szervezeti felépítés ügyvezető kereskedelmi igazgató ügyvezető gazdasági igazgató minőségirányítási vezető könyvelés, pénzügy marketingvezető üzletvezetők kereskedelmi asszisztens projektmérnök rendszermérnökök raktárosok szerviz vezető szerviztechnikus Minőségirányítási kézikönyv; 1. Az Alarm Elektronika Kft. Érvényes: 2004.03.01. oldal: 3/2
1. AZ ALARM ELEKTRONIKA KFT. 1.2. Minőségirányítási rendszer folyamatai Irányítási folyamatok Erőforrások biztosítása Rendszer vezetői átvizsgálása Folyamatos fejlesztés Szolgáltatási folyamatok Vevővel kapcsolatos Tervezés Kivitelezés Szerviz folyamatok Támogató folyamatok Belső audit Dokumentumok kezelése Rendszerkarbantartás Mérőeszköz felügyelet Alvállalkozók értékelése Beszerzés Raktárkezelés, állagmegőrzés A minőségirányítási rendszer alkalmazási területe: biztonságtechnikai, tűzvédelmi és egyéb gyengeáramú rendszerek tervezése, kivitelezése és forgalmazása Alkalmazott kizárás: 7.5.2. Az előállítás és szolgáltatás nyújtás folyamatainak érvényesítése. Minőségirányítási kézikönyv; 1. Az Alarm Elektronika Kft. Érvényes: 2004.03.01. oldal: 3/3
2. RENDELKEZŐ HIVATKOZÁS 2. Rendelkező hivatkozás A minőségirányítási rendszer kialakítása során figyelembe vett szabványok: - MSZ EN ISO 9001:2001 Minőségirányítási rendszerek. Követelmények - MSZ EN ISO 9000:2001 Minőségirányítási rendszerek. Alapok és szótár - MSZ EN ISO 9004:2001 Minőségirányítási rendszerek. Útmutató a működés fejlesztéshez - MSZ ISO/TR 10013:2003 Útmutató a minőségirányítási rendszer dokumentálásához - MSZ EN ISO 19011:2003 Útmutató a minőségirányítási és/vagy környezetközpontú irányítási rendszerek auditjához A kézikönyvben a hivatkozott dokumentumokat, formanyomtatványokat dőlt betűvel jelöljük. A minőségirányítási kézikönyvben leírtak az Alarm Elektronika Kft. minden olyan munkatársára érvényesek és kötelezőek, akik a termék előállítás, szolgáltatás folyamatában bármi módon részt vesznek. A minőségirányítási kézikönyv nyomtatott formában érvényes, a sorszámozott példányok változáskötelezettek. A törzspéldány (1. sorszámú kézikönyv) kezelője a minőségirányítási vezető, ő felelős az érvényes dokumentumok biztosításáért. A sorszámmal nem rendelkező példányok tájékoztató jellegűek, ezek változtatásai nem biztosítottak. Az érvényes rendszerdokumentumok, formanyomtatványok elektronikus formában a belső szerveren találhatók az //???/ISO mappában, a munkatársak a belső informatikai hálózaton férnek hozzá olvasási jogosultsággal. Minőségirányítási kézikönyv; 2.Rendelkező hivatkozás Érvényes: 2004.03.01. oldal: 1/1
3. MINŐSÉGPOLITIKAI NYILATKOZAT 3. Minőségpolitikai nyilatkozat Az Alarm Elektronika Kft. a régióban a vagyonvédelmi piac meghatározó szereplője, a biztonságtechnikai, tűzvédelmi és egyéb gyengeáramú rendszerek tervezése, kivitelezése terén teljeskörű szolgáltatással áll az érdeklődők, megrendelők rendelkezésére. Meggyőződésünk, hogy a cég működésének és versenyképességének biztosítéka az ügyfelek elégedettsége, mely a magas szintű minőségi szolgáltatás, az egységes rendszerbe foglalt tudatos és folyamatos munka eredménye. Céljaink elérése érdekében az Alarmtechnika Részvénytársaság cégcsoport tagjaként 1997 óta működtetjük az MSZ EN ISO 9001:1996 szabvány szerinti minőségügyi rendszert, melyet a vezetőség döntése értelmében az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány követelményeinek megfelelően továbbfejlesztettünk. A szolgáltatás jellegéből adódóan kiemelt hangsúlyt helyezünk ügyfélkapcsolati rendszerünk fejlesztésére, az ügyfelek egyedi igényeinek megismerésére, a számukra legoptimálisabb termék, berendezés, technológia megtalálására, a magas műszaki színvonalú tanácsadásra. A szakterület technológiai fejlődésének követése, munkatársaink képzése alapvető jelentőségű számunkra. A vagyonvédelmi rendszereknek az előírások, szabványok betartása mellett maradéktalanul ki kell elégíteniük vevőink elvárt vagy előre egyeztetett igényeit. Kiemelten fontos, hogy csak a legjobb minőségű berendezéseket telepítsünk, termékeket alkalmazzunk, melyek működése, biztonsága megfelel a követelményeknek. A berendezések, rendszerek átadását követően azok működését a garanciális időn belül és azon túl is figyelemmel kísérjük, az üzemeltetői tapasztalatokat feldolgozva folyamatosan fejlesztjük szolgáltatásainkat. Gondosan megválogatjuk azokat a partnereket, akikkel együttműködünk, rendszeresen ellenőrizzük tevékenységüket. Tőlük is megköveteljük, hogy elsajátítsák szemléletünket, az ügyfélközpontú és minőségi munkavégzést. Átadjuk számukra megszerzett tapasztalatainkat, hogy hozzájáruljunk folyamatos szakmai fejlődésükhöz. A minőségirányítási rendszer bevezetését, működtetését és fejlesztését céljaink megvalósításához szükséges eszköznek tekintjük, melyhez a személyi és tárgyi feltételeket biztosítjuk. A vezetőség elkötelezett a követelmények teljesítése és a minőségirányítási rendszer eredményességének folyamatos fejlesztése iránt. Miskolc, 2004. március 1. Tóth Tamás ügyvezető igazgató Minőségirányítási kézikönyv; 3.Minőségpolitikai nyilatkozat Érvényes: 2004.03.01. oldal: 1/1
4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.1. Általános követelmények Az Alarm Elektronika Kft. az MSZ EN ISO 9001:2001 szabványnak megfelelő minőségirányítási rendszert hozott létre, dokumentált, vezetett be, tart fenn és folyamatosan fejleszti eredményességét, azaz a. meghatározta azon folyamatokat, amelyre szüksége van a minőségirányítási rendszerhez, illetve ezeket hogyan alkalmazza a szervezetben, b. meghatározta ezen folyamatok sorrendjét, és kölcsönhatásait, c. meghatározta a folyamatok eredményes működtetéséhez és szabályozásának biztosításához szükséges kritériumokat és módszereket, d. gondoskodik az erőforrások és információforrások rendelkezésre állásáról, amelyek a folyamatok működésének és figyelemmel kísérésének támogatásához szükségesek, e. figyelemmel kíséri, méri és elemzi a folyamatokat, valamint f. a tervezett eredmények elérése és a folyamatok fejlesztése érdekében éves célkitűzéseket tesz. A minőségirányítási rendszer működéséhez szükséges folyamatokat, sorrendjüket és kölcsönhatásukat meghatároztuk, a szolgáltatás folyamatait a minőségirányítási kézikönyv eljárásai, folyamatábrái írják le. Célunk, hogy a rendszer segítségével minden folyamatot kézben tartsunk, alárendeljük partnereink igényeinek, a vagyonvédelmi rendszer kialakítási igényének felmerülésétől kezdve a tervezésen, telepítésen, a termék átadásán és igazolásán át a jogszabályi kötelezettségek teljesítéséig. A minőségirányítási rendszer hatálya, alkalmazási területe az Alarm Elektronika Kft. teljes tevékenységi területére kiterjed. A minőségirányítási rendszer eredményes működését a dokumentált követelmények bevezetése, az erőforrások és az irányítási feltételek megteremtése, az alkalmazás elrendelése, a követelmények oktatása, a folyamatok összehangolt működése és folyamatos ellenőrzése, továbbá tevékenységünk folyamatos fejlesztése biztosítja. Az Alarm Elektronika Kft. előállítási folyamatai közül azokat, amelyekhez nem állnak rendelkezésre a megfelelő erőforrások, alvállalkozók igénybevételével végzi el. Mivel ezek befolyásolják a termék, szolgáltatás követelményeknek való megfelelőségét, ezért folyamatosan tervszerűen minősítjük őket. Minőségirányítási rendszer alkalmazási területe: biztonságtechnikai, tűzvédelmi és egyéb gyengeáramú rendszerek tervezése, kivitelezése és forgalmazása Alkalmazott kizárás: 7.5.2. Az előállítás és szolgáltatásnyújtás folyamatainak érvényesítése Indoklás: Az Alarm Elektronika Kft. termék-előállítási folyamatai között nincs olyan folyamat, amelynek kimenetele ellenőrzéssel nem igazolható, ezért a követelményfejezeteket kizárjuk a minőségirányítási rendszerünkből. Minőségirányítási kézikönyv; 4. Minőségirányítási rendszer Érvényes: 2004.03.01. oldal: 5/1
4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.2. A dokumentálás követelményei 4.2.1. Általános útmutatás Az Alarm Elektronika Kft. a minőségpolitikai nyilatkozat és a célkitűzések hatékony megvalósítása érdekében, valamint a vállalt kötelezettségek teljesítésére az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány előírásainak megfelelő minőségirányítási rendszert működtet. A rendszer dokumentumainak, bizonylatainak kidolgozásánál figyelembe vesszük az érvényben lévő szabványokat, jogszabályokat és a társaság vevői által meghatározott követelményeket (külső dokumentumok nyilvántartása). A minőségirányítási rendszer dokumentumai kétszintű dokumentációs rendszert alkotnak. A minőségirányítási kézikönyv tartalmazza a rendszer összes elemét, bemutatja a célkitűzések megvalósítására létrehozott minőségirányítási szervezetet. Ismerteti a minőségpolitikai nyilatkozatot, valamint a társaság MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány alapján végzett tevékenységeit. Utal továbbá az egyéb dokumentumokra. A minőségirányítási kézikönyv eljárásai azoknak a tevékenységeknek a részleteit határozzák meg, amelyek azt biztosítják, hogy a társaság eleget tegyen a követelményeknek. Részletezik az elvégzendő feladatokat, felelősségi, döntési és hatásköröket. A fő termék előállítási folyamatokat, azok kapcsolódását, felelősségeket, alkalmazott dokumentumokat a mellékletként kezelt folyamatábra írja le. A minőségirányítási rendszer részét képezik a szabályzatok, valamint vevői kérésre vagy ügyvezetői döntésre készülő projekttervek, illetve a különböző bizonylatok, feljegyzések, amelyek a szolgáltatás minőségét és a minőségirányítási rendszer hatékony működését igazolják. A minőségirányítási rendszert leíró dokumentációs rendszer meghatározásáért, felépítéséért és karbantartásáért a minőségirányítási vezető felelős. 4.2.2. Minőségirányítási kézikönyv A minőségirányítási rendszer alapdokumentuma a minőségirányítási kézikönyv, mely tartalmazza a rendszer alkalmazási területét (4.1. fejezet Minőségirányítási rendszer alkalmazási területe), a bevezetett eljárásokat, valamint a minőségirányítási rendszer folyamatai közötti kölcsönhatások leírását (1.2. fejezet Minőségirányítási rendszer folyamatai). Tartalmazza továbbá az Alarm Elektronika Kft. vezetősége által megfogalmazott minőségpolitikai nyilatkozat-ot (3. fejezet), a minőséggel kapcsolatos felelősségeket, a rendszer működéséhez biztosított erőforrásokat. Mellékleteként szerepel a fő folyamatok folyamatábrája (1.sz. Tervezés, telepítés folyamata). A minőségirányítási kézikönyv készítése, módosítása, nyilvántartása a minőségirányítási vezető feladata, az ügyvezető igazgató léptette hatályba a borítón történő aláírásával. Felépítése a szabvány felépítését követi. A kézikönyv módosítása fejezetenként, a fejezetek érvényes kiadási állapotának azonosítása a kiadás dátumával történik (a kézikönyv láblécében feltüntetve). A módosítások követése a tartalomjegyzékben található dokumentum történet alkalmazásával, valamint a Dokumentumok nyilvántartás-ának aktualizálásával történik. Minőségirányítási kézikönyv; 4. Minőségirányítási rendszer Érvényes: 2004.03.01. oldal: 5/2
4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.2.3. A dokumentumok kezelése A dokumentumok kezelésére bevezetett eljárás biztosítja, hogy: 1. Minden, a minőségirányítási rendszerben alkalmazott dokumentum megfelelően azonosított és ellenőrzött legyen. 2. Minden dokumentumot megfelelőség szempontjából átvizsgálunk és jóváhagyunk alkalmazás előtt. 3. Minden dokumentum szerepeljen a nyilvántartási rendszerben, a dokumentumok érvényes kiadási állapota azonosítható legyen. 4. Minden, a tárgyhoz tartozó dokumentum aktuális kiadása rendelkezésre álljon minden olyan helyen, ahol szükség van ezekre a dokumentumokra a megfelelő minőség eléréséhez és szinten tartásához, valamint a minőségirányítási rendszer hatékony működtetéséhez. 5. A külső eredetű dokumentumok azonosítva legyenek, elosztásuk ellenőrzötten történjen. 6. Az érvénytelen dokumentumokat azonosítsuk és eltávolítsuk. A dokumentumok kezelésével kapcsolatos feladatokat a minőségirányítási vezető látja el. Az Alarm Elektronika Kft. minőségirányítási rendszerdokumentumai nyomtatott formában érvényesek. A minőségirányítási kézikönyv sorszámozott példányainak elosztása Elosztási lista alapján történik. Az előíró dokumentumok azonosítása a megnevezéssel, az érvényes kiadási állapot azonosítása a kiadás idejével történik. A megnevezést és az érvényes kiadási dátumot a dokumentum lábléce tartalmazza. A minőségirányítási dokumentumokat az ügyvezető igazgató által kijelölt felelős jellemzően a minőségirányítási vezető az érintett területek vezetőjével együttműködve készíti. Kiadás előtt az ügyvezető igazgató ellenőrzi és dönt a jóváhagyásáról. Elfogadás esetén a jóváhagyás a dokumentum törzspéldányán (minőségirányítási kézikönyv) és a nyilvántartásán (Dokumentumok nyilvántartása) aláírással történik. A dokumentumot a minőségirányítási vezető átmásolja az érvényes dokumentumok tárolási helyéül kijelölt //???/ISO mappába, ahol mindenki olvasási joggal hozzáfér, de ahol csak az ügyvezető igazgatónak és a minőségirányítási vezetőnek van módosítási jogosultsága. Új dokumentum kiadása, illetve a hatályos dokumentum módosítása a következő lépésekben történik: 1. téma, azonosító, felelős, határidő meghatározása (ügyvezető igazgató), 2. új dokumentum elkészítése, illetve a régi dokumentum módosítása (kijelölt felelős), 3. az elkészült anyag ellenőrzése, ügyvezetői jóváhagyása a nyilvántartásban (dokumentumok nyilvántartása), a kézikönyv és egyéb dokumentumok esetén a törzspéldányon, 4. a dokumentum láblécében a kiadás idejének aktualizálása, 5. dokumentumok nyilvántartásának aktualizálása (dokumentumok nyilvántartása), a minőségirányítási kézikönyv esetén a tartalomjegyzéken is, 6. a dokumentum változás regisztrációja, a kézikönyvben a dokumentum történet táblázatban, 7. a régi dokumentum archív mappába helyezése, a törzspéldány érvénytelenítése áthúzással, 8. az új/eredeti dokumentum //???/ISO megfelelő mappájába másolása, Minőségirányítási kézikönyv; 4. Minőségirányítási rendszer Érvényes: 2004.03.01. oldal: 5/3
4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 9. a dokumentumok alkalmazásra kiadott példányainak visszavonása, megsemmisítése. 10. Elosztási lista alapján az új/módosított dokumentum elosztása, az átvétel igazoltatása, az érintett munkatársak értesítése, Módosítást, új dokumentum készítést bárki kezdeményezhet. Az igényt a minőségirányítási vezető, az érintett területek vezetői megvizsgálják, amennyiben az hozzájárul a folyamatok fejlesztéséhez, hatékonyabbá tételéhez, jóváhagyásra terjesztik az ügyvezető igazgató felé. Jóváhagyás esetén az ügyvezető igazgató elrendeli a módosítások megtételét és azok átvezetését az érintett dokumentumokba, illetve az új dokumentum elkészítését és rendszerbe vonását. A változtatásoknál arra törekszünk, hogy a módosítást az eredeti dokumentum készítője végezze el. Ha ez nem lehetséges, a minőségirányítási vezető gondoskodik arról, hogy a módosító rendelkezzen a módosításhoz szükséges információkkal. Az új minőségirányítási dokumentumok kiadásáról, illetve a meglévők módosításáról a minőségirányítási vezető elektronikus körlevélben vagy személyesen értesíti az érintett dolgozókat, a változás jellegétől, nagyságrendjétől függően szükség szerint képzést tart számukra. A minőségirányítási dokumentumokat szükség szerinti gyakorisággal felülvizsgáljuk. Az éves vezetőségi átvizsgálás keretében minden esetben megtörténik megfelelőség szempontjából az ellenőrzésük. A minőségirányítási kézikönyvben bekövetkezett módosítások számától és jellegétől függően ekkor születik vezetői döntés új kiadás elrendeléséről. A minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos külső dokumentumok nyilvántartása a minőségirányítási vezető feladata (Külső dokumentumok nyilvántartása). Az Alarm Elektronika Kft. tevékenységére vonatkozó, érvényben lévő szabványok kezeléséről, tárolásáról, beszerzéséről, érvényességének figyelemmel kíséréséről a minőségirányítási vezető gondoskodik. A szabványok nyomtatott példányai a munkatársak számára hozzáférhető helyen kell tárolni. A hatályos törvények, jogszabályok vonatkozó előírásait az ügyvezető igazgató, a telepítésvezető és a tervező a szakmai források alapján figyelemmel kíséri, változás, bővülés esetén jelzi a minőségirányítási vezetőnek, aki felelős a nyilvántartás aktualizálásáért, a munkatársak értesítéséért. A keresett előírás a mindenki számára hozzáférhető CD-jogtárból kikereshető. Amennyiben valamely szerződés, megrendelés kapcsán külső dokumentumok (rajz, technológia, speciális előírások, stb.) kerülnek be a rendszerbe, azok jóváhagyásáért, rendszerbe állításáért az illetékes terület vezetője felelős. A vevő által szolgáltatott dokumentumok esetében ez az eljárás a dokumentumok átvizsgálására korlátozódik, amit a dokumentumot átvevő végez. A minőségirányítási rendszerben alkalmazott formanyomtatványokat, Microsoft Word fájlokat, sablonokat, azok érvényes kiadási idejét a Dokumentumok nyilvántartása tartalmazza. A formanyomtatványok rendelkezésre állását a minőségirányítási vezető biztosítja, illetve a //???/ISO mappából nyomtathatók. Az elektronikus módon tárolt dokumentumok hozzáférési jogosultságait az ügyvezető igazgató utasítására ezen eljárással összhangban a rendszergazda állítja be. Az elektronikus adatok kezelését az Informatikai szabályzat írja le. Minőségirányítási kézikönyv; 4. Minőségirányítási rendszer Érvényes: 2004.03.01. oldal: 5/4
4. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 4.2.4. A feljegyzések kezelése A minőségirányítási rendszer előírásaiban meghatározott tevékenységek megvalósulásáról feljegyzéseket készítünk, melyek bizonyítják, hogy a termék, szolgáltatás megfelel az előírt követelményeknek, a minőségirányítási rendszer eredményesen működik. A feljegyzések jelentős része elektronikus módon készül, egy részüket kinyomtatjuk, ezek aláírva igazolják a tevékenységeket. A papír alapú feljegyzések kezelésére vonatkozó alapkövetelmény az olvasható, egyértelmű kitöltés, valamint a megfelelő, állagmegóvást és könnyű kikereshetőséget biztosító tárolás. A nyomtatványok kitöltését tollal, olvasható módon kell végezni, melyet a kitöltőnek, ellenőrzést végzőnek aláírásával és dátummal kell ellátni. Megőrzésük jellemzően a keletkezési helyeken, dossziéban, irattartóban, rendezetten módon történik. Sorszámozott dokumentumokat sorszám szerint, hiánytalanul kell tárolni. A nem sorszámozott dokumentumokat dátum vagy egyéb azonosító szerint kell rendezni. A dossziékat amennyiben azok megteltek, sorszámozni kell. A feljegyzések egyedi azonosítása a feljegyzés jellegétől függő, jellemzően sorszámmal, dátummal történik. A minőségirányítási rendszer működését igazoló feljegyzések, belső auditok, helyesbítő, megelőző tevékenységek, oktatások feljegyzéseinek kezeléséért a minőségirányítási vezető felel. A tervezéssel, kivitelezéssel kapcsolatban keletkező dokumentumokat, feljegyzéseket kinyomtatva, projektenként rendszerezve, lefűzve tároljuk, a megőrzés felelőse a tervező. A vevői folyamatokkal kapcsolatos dokumentumok (ajánlatok, szerződések, megrendelések, visszaigazolások, stb.) megőrzése rendszerezve történik, a feljegyzések megőrzéséért a telepítésvezető vagy tervező (??? vagy irodavezető??) felelős. Az ajánlattal, szerződéssel kapcsolatos dokumentumokat, feljegyzéseket ajánlatszámmal azonosítjuk, témánként rendszerezve tároljuk, az Ajánlati törzslap tartalmazza a kapcsolódó dokumentumokat, feljegyzéseket. A megőrzési időket amennyiben szerződés, magasabb rendű előírás nem ír elő többet egységesen 5 évben határozzuk meg (a számlázással kapcsolatos dokumentumokat a tárgyév lezárását követő 8 évig). A megőrzési idők lejártát követően átmeneti irattároló helyre kerülnek a feljegyzések. Selejtezésük az ügyvezető döntésére történik. A selejtezésre váró bizonylataikat a szervezeti egységek összeállítják, ellenőrzik, a selejtezésről jegyzőkönyv nem készül. Az Alarm Elektronika Kft.-hez beérkező és kimenő iratok iktatásra kerülnek. Az elektronikus dokumentumok, feljegyzések tárolása, mentése a rendszergazda feladata. A??? számlázó és készletnyilvántartó rendszer adatainak mentése, védelme az Informatikai szabályzat szerint történik. Ha szerződés előírja, a minőségirányítási feljegyzéseket értékelés céljából megegyezés szerinti időtartamra az ügyfél vagy képviselője rendelkezésére bocsátjuk. Minőségirányítási kézikönyv; 4. Minőségirányítási rendszer Érvényes: 2004.03.01. oldal: 5/5
5. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE 5.1. A vezetőség elkötelezettsége A vezetőség minőségpolitikai nyilatkozatban fogalmazta meg elkötelezettségét a minőségirányítási rendszer létrehozása, bevezetése, fenntartása valamint eredményességének folyamatos fejlesztése iránt. Megvalósítására: a. tudatosítja a vevői, jogszabályi és egyéb szabályozó követelmények kielégítésének fontosságát a szervezetben, beleértve a szolgáltatás minőségére jelentős hatással lévő partnereit, alvállalkozóit, b. kinyilvánítja és dolgozói, alvállalkozói felé közvetíti minőségpolitikáját, c. gondoskodik a minőségcélok megfogalmazásáról, lebontásáról és kinyilvánításáról, d. vezetőségi felülvizsgálatokon értékeli a minőségirányítási rendszer működését, e. gondoskodik az erőforrások folyamatos rendelkezésre állásáról. 5.2. Vevőközpontúság Az Alarm Elektronika Kft-nél a szolgáltatás jellege miatt középpontban vevőink, megrendelőink állnak, ezért folyamatosan figyeljük véleményüket, mérjük elégedettségüket (8.2.1. fejezet). Vevőszolgálati tevékenységünk része az érdeklődők, partnerek tájékoztatása, szakmai kiállításokon való megjelenés, a cég tevékenységének hirdetése szaklapokban, prospektusokon, a termékek megismertetése az érdeklődőkkel, partnerekkel. A tájékoztatást, szakmai kapcsolattartást a cégcsoporton belül egységesen a DSC Hungária Kft. marketingvezetője, az Alarm Elektronika Kft.-n belül az ügyvezető igazgató szervezi. A tájékoztatásra, valamint az észrevételek fogadására a www.alarmtechnika.hu????és a www.dschungaria.hu honlapok is szolgálnak. Az ügyvezető igazgató, telepítésvezető és tervező, de napi tevékenysége során valamennyi dolgozó feladata a vevők, megrendelők részére magas színvonalon biztosítani a szolgáltatásokkal, termékekkel kapcsolatos valamennyi információt. Az Alarm Elektronika Kft. teljesíti az átadott berendezésekkel, rendszerekkel kapcsolatos jogszabályi kötelezettségeit, a garanciális időn belül és azon túl is szerződés vagy megrendelés alapján szerviz-, javítási- és karbantartási tevékenységet lát el, gondoskodik pótalkatrészekről, szükség esetén cserekészülékekről. A vevők panaszainak, reklamációinak kezelési módját a 8.5.2. fejezet (Helyesbítő tevékenység) eljárása szabályozza. Minőségirányítási kézikönyv; 5. A vezetőség felelősségi köre Érvényes: 2004.03.01. oldal: 4/1
5. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE 5.3. Minőségpolitika Minőségpolitikai nyilatkozatában (3. fejezet) a társaság kinyilvánította a minőség, a követelmények teljesítése iránti elkötelezettségét, meghatározta célkitűzéseit a vevői elégedettség fokozására. A minőségpolitikai nyilatkozatot az ügyvezető hagyja jóvá, a minőségirányítási rendszer bevezetésekor minden munkatárssal, jelentősebb alvállalkozónkkal megismertetjük és megértetjük, azok példányait az iroda területein jól látható helyeken elhelyezzük. Évente a vezetőségi átvizsgálás keretében alkalmasság szempontjából felülvizsgáljuk. Megváltoztatása esetén teljes körű képzést tartunk. Új dolgozóinknak belépésükkor oktatjuk minőségirányítási rendszerünket, minőségpolitikánkat. 5.4. Tervezés 5.4.1. Minőségcélok A minőségpolitikánkkal összhangban a vezetőségi átvizsgálások keretében célkitűzéseket határozunk meg, melyek megvalósulását rendszeresen értékeljük. Törekszünk mérhető és előremutató, a termék, szolgáltatás minőségére, a vevői elégedettség fokozására vonatkozó fejlesztési célok meghatározására. A vezetőség a minőségirányítási rendszer bevezetésével, fenntartásával és fejlesztésével gondoskodik arról, hogy a minőségcélok mindenkor aktuálisak és értelmezettek legyenek a munkatársak számára. 5.4.2. A minőségirányítási rendszer tervezése A vezetőség feladata gondoskodni arról, hogy a a. a minőségirányítási rendszer folyamatosan fejlődjön, b. meg legyenek határozva és rendelkezésre álljanak a minőségcélok eléréséhez szükséges erőforrások, c. a minőségirányítási rendszer módosítása mindenkor a meghatározott követelmények és minőségcélok teljesítése érdekében történjen, d. a minőségirányítási rendszer működőképessége és egységessége a módosítások bevezetését követően is fennmaradjon. A termék-előállítási folyamatok tervezése a 7.1. A termék előállítása fejezetben szabályozott. 5.5. Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció 5.5.1. Felelősségi kör és hatáskör A vezetőség gondoskodik a folyamatok összehangolt működését biztosító szervezeti felépítés, felelősségek, hatáskörök és kölcsönös kapcsolataik meghatározásáról és a szervezeten belüli ismertetéséről. A szervezeti kapcsolatokat az 1.1. fejezetben található ábra szemlélteti. Munkatársaink felelősek a rájuk bízott feladat előírásoknak megfelelő elvégzéséért. A minőségre kiható irányító, végrehajtó és ellenőrző tevékenységet végzők általános minőségirányítási feladatait, hatásköreit és felelősségeit a rendszer előírásai, valamint az egyes munkakörökre kidolgozott munkaköri leírások tartalmazzák. A munkaköri leírások tartalmazzák továbbá a munkakör betöltéséhez előírt képesítési, képzettségi és gyakorlati követelményeket. Minőségirányítási kézikönyv; 5. A vezetőség felelősségi köre Érvényes: 2004.03.01. oldal: 4/2
5. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE 5.5.2. A vezetőség képviselője A vezetőség képviselője minőséget érintő kérdésekben a minőségirányítási vezető, aki felelős a minőségirányítási rendszer kiépítésének, bevezetésének és fenntartásának irányításáért. A szervezet minden szintjén gondoskodik a vevői követelményekkel kapcsolatos tudatosság előmozdításáról, a követelmények teljesítéséhez szükséges felfogás megteremtéséről és fenntartásáról, valamint az ehhez szükséges fejlesztési szükségletekről és erőforrásokról. A minőségirányítási rendszer működtetéséhez megfelelő hatáskörrel és függetlenséggel rendelkezik. Az Alarm Elektronika Kft. létszámából adódóan a vezetőség képviselője jelenleg kapcsolt munkakörben tölti be a funkciót. A minőségirányítási vezető feladatai: a. a minőségirányítási rendszer bevezetése, működtetése b. a minőségirányítási rendszer folyamatos fejlesztésének kezdeményezése, a felső vezetőség részére történő beszámolás a rendszer eredményességéről, a belső felülvizsgálatokról, a helyesbítő és megelőző tevékenységek, illetve a folyamatos fejlesztés által elért eredményekről c. a rendszer működésében feltárt eltérések nyilvántartásának, rendszerezésének és kijavításának irányítása d. a helyesbítő és megelőző tevékenységek koordinálása és felügyelete e. a minőségirányítási rendszer jóváhagyott módosításainak bevezetése f. a belső minőségügyi auditok tervének összeállítása és az auditok lebonyolításának irányítása g. a minőségirányítási rendszerdokumentumok kezelése h. minőségirányítási kérdésekben kapcsolattartás külső partnerekkel, megrendelőkkel, beszállítókkal, alvállalkozókkal, hatóságokkal és a tanúsító szervezettel i. Súlyos minőségeltérés esetén folyamatmegállítási joggal is rendelkezik az ügyvezető egyidejű tájékoztatása mellett. 5.5.3. Belső kommunikáció A szervezeten belüli kommunikációs folyamatok kialakításáról, bevezetéséről és működtetéséről, a működési feltételek megteremtéséről a vezetőség gondoskodik. A vezetőség feladata biztosítani, hogy a kialakított eljárás a minőségirányítási rendszer eredményességét, eredményességének folyamatos fejlesztését szolgálja. Az Alarm Elektronika Kft. létszámából adódóan napi kapcsolat valósulhat meg a munkatársak és a vezetőség között. A minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos véleményeket, problémákat, a rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatokat a munkatársak a szervezeti egységük vezetőjének, a minőségirányítási vezetőnek, vagy közvetlenül az ügyvezetőnek jelzik, aki azokat összegyűjti, értékeli és a vezetőségi átvizsgálás során információként felhasználja. A minőségirányítási rendszer vezetőségi átvizsgálásokon történő értékeléséről, a kitűzött célokról, a feladatokról az ügyvezető tájékoztatja a munkatársakat. A napi eligazításokon, a munkavégzéssel kapcsolatos megbeszéléseken túl rendszeresen, kb. havi gyakorisággal történnek vezetői szintű megbeszélések, ahol értékeljük az elmúlt időszak tapasztalatait, az esetlegesen felmerülő problémákat. A megbeszélésekről szükség szerint feljegyzést készítünk. Amennyiben a megbeszélések során vagy a köztes időszakban intézkedés szükséges, azt ügyvezetői utasítás formájában rendeljük el az érintettek számára. Minőségirányítási kézikönyv; 5. A vezetőség felelősségi köre Érvényes: 2004.03.01. oldal: 4/3
5. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE 5.6. Vezetőségi átvizsgálás 5.6.1. Általános követelmény A vezetőség a mindenkori alkalmasság, helyesség és eredményesség fenntartása céljából tervezett időközönként felülvizsgálja a minőségirányítási rendszert. A felülvizsgálat tartalmazza a rendszer szükséges változtatásainak beleértve a minőségpolitikát és a minőségcélokat is és a fejlesztés lehetőségeinek értékelését. A minőségirányítási rendszer felülvizsgálatára, működésének értékelésére évente legalább egy alkalommal az ügyvezető igazgató vezetésével kerül sor. Résztvevői: ügyvezető igazgató, minőségirányítási vezető, telepítésvezető, tervező. A felülvizsgálat az alábbi területekre terjed ki: a. A kitűzött minőségcélok megvalósulásának értékelése b. A folyamatok és a szolgáltatás megfelelésének értékelése c. A társaság általános piaci megítélésének, piaci stratégiájának értékelése d. Az ügyfelek észrevételei nyomán hozott intézkedések eredményességének értékelése e. A belső auditok eredményének és a minőségirányítási rendszer eredményességének értékelése f. A helyesbítő és megelőző intézkedések eredményességének értékelése g. A korábbi vezetőségi felülvizsgálatokat követő tevékenységek eredményességének értékelése h. A dokumentációs rendszer felülvizsgálata i. A minőségirányítási rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatok, lehetőségek értékelése j. A képzési, képesítési igények áttekintése, a képzési terv megvalósulása, a képzések hatásosságának értékelése k. Szállítók értékelésének tapasztalatai l. Jelentősebb forrásbővítési igények felmérése (személyzet, eszköz, stb.) m. Új célok kitűzése, a minőségpolitika aktualitásának vizsgálata 5.6.2. Az átvizsgálás bemenő adatai A vezetőségi felülvizsgálat bemeneti információi: a. A belső auditok eredményei b. Az ügyfelek visszajelzései, reklamációi c. A folyamatok működése és a termékek, szolgáltatások megfelelősége d. A helyesbítő és megelőző tevékenységek helyzete e. A korábbi vezetőségi felülvizsgálatokat követő intézkedések eredményei f. A minőségirányítási rendszert érintő módosítási javaslatok g. Fejlesztési javaslatok, valamint a vezetőségi átvizsgálás általános követelményei, 5.6.1. fejezetben felsorolt szempontok. Minőségirányítási kézikönyv; 5. A vezetőség felelősségi köre Érvényes: 2004.03.01. oldal: 4/4
5. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGI KÖRE 5.6.3. Az átvizsgálás kimenő adatai A vezetőségi felülvizsgálat eredményeképpen jegyzőkönyvbe foglalt intézkedési terv születik, feladatokkal, felelősökkel és határidőkkel az alábbiakról: a. A folyamatok és a minőségirányítási rendszer eredményességének fejlesztése b. A termékek, szolgáltatások vevői követelményekkel kapcsolatos fejlesztése c. Az erőforrásokra és fejlesztésükre vonatkozó megállapítások és döntések. A jegyzőkönyvet a minőségirányítási vezető készíti és az ügyvezető hagyja jóvá. A minőségirányítási vezető gondoskodik arról, hogy a vezetőségi felülvizsgálati jegyzőkönyvet minden résztvevő és abban érintett megkapja. Minőségirányítási kézikönyv; 5. A vezetőség felelősségi köre Érvényes: 2004.03.01. oldal: 4/5
6. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL 6.1. Gondoskodás az erőforrásokról Az Alarm Elektronika Kft. vezetősége gondoskodik a vevői követelmények teljesítéséhez, a minőségcélok megvalósításához, a megfelelőség ellenőrzéséhez és igazolásához, valamint a javító és helyesbítő, megelőző intézkedések meghozatalához szükséges tárgyi, személyi, pénzügyi és szervezési feltételek meghatározásáról, megteremtéséről és folyamatos fenntartásáról. Az irányítási, megvalósítási, ellenőrzési, minőségigazolási tevékenységeket, valamint a minőségirányítási rendszer felülvizsgálatát megfelelően képzett személyek végzik. A munkatársak folyamatos továbbképzése megtörténik. Alvállalkozóinkat és beszállítóinkat is fontos erőforrásnak tekintjük, ezért az ő megfelelőségüket is ellenőrizzük, igazoljuk, értékeljük és minősítjük. A szerződések, megrendelések teljesítéséhez szükséges erőforrások (képzett személyi állomány, tárgyi és műszaki feltételek) meglétét a szerződéskötési folyamat során ellenőrizzük, igazoljuk és szükség szerint bővítjük. 6.2. Emberi erőforrások 6.2.1. Felkészültség, tudatosság és képzés A szolgáltatás minőségét befolyásoló munkát végző minden munkatárs végzettsége, képzettsége, képességei és gyakorlata alapján képes a feladatai ellátására. A szükséges képzettséget a szakmai végzettség, a gyakorlatban megszerzett tapasztalatok, valamint külső továbbképzések, belső oktatások keretében szerzik meg. Az egyes funkciók betöltéséhez szükséges kompetenciát az ügyvezető határozza meg a munkakörökre készített munkaköri leírásokban. A képzési igények összegyűjtését követően, a munkakörökhöz tartozó általános és szakmaspecifikus képzettségi és továbbképzési követelmények alapján készíti el a minőségirányítási vezető az Éves képzési terv-et, melyet az ügyvezető igazgató hagy jóvá. A szakmai fórumokon, konferenciákon, kiállításokon történő részvételt is tervezzük, képzési tervben rögzítjük. A minőségirányítási rendszer bevezetésekor minden dolgozó minőségügyi képzése megtörténik. A rendszer változásakor beleértve a helyesbítő, megelőző tevékenységek kapcsán hozott intézkedéseket is az érintetteket képzésben részesítjük. Új belépő munkatársainknak részletes tájékoztatást adunk a Kft. minőségpolitikájáról és minőségirányítási rendszeréről, a követelményekről, az érintett folyamatokról, alkalmazandó eljárásokról, valamint a dokumentálásról. A szakmai és minőségirányítási képzéseket Jelenléti ív-en dokumentáljuk. A belső képzések megszervezéséért, a minőségirányítási képzések megtartásáért és dokumentálásáért a minőségirányítási vezető felel. A hatósági képzéseket megfelelő ismeretekkel és jogosultsággal rendelkező külső szakértő tartja az előírt időközönként. Az új belépő dolgozók tűz- és munkavédelmi képzésének szervezéséről a minőségirányítási vezető gondoskodik. Az elvégzett tevékenységekről, képzésekről készült feljegyzéseket a személyi nyilvántartásban rendszerezve gyűjtjük. Kivitelezéskor a speciális, adott munkaterületre vonatkozó ismeretek elsajátításáról a telepítésvezető??? gondoskodik, az igazolás az Építési napló-ban történik. A képzési terv alkalmas a tervezett képzések megvalósulásának igazolására is, a tervezett tevékenységek megvalósulását és annak eredményességét a vezetőségi felülvizsgálatokon értékeljük. Minőségirányítási kézikönyv; 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Érvényes: 2004.03.01. oldal: 2/1
6. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL Az oktatás hatásosságának értékelése a területi vezetők beszámolója alapján történik a vezetőségi átvizsgálás keretében. A belső oktatások hatékonyságát figyelemmel kísérjük, a gyakorlatban végzett tevékenységek ellenőrzésén és értékelésén túl a belső oktatások esetén az oktatást végző szóbeli visszakérdezése alapján, illetve ha az oktatás összetettsége indokolja, akkor írásbeli visszakérdezéssel. 6.3. Infrastruktúra A vezetőség a szervezeti egységek vezetőinek közreműködésével meghatározza és fenntartja a termék megfelelésének eléréséhez szükséges infrastruktúrát, beleértve pl. a. Az épületeket, létesítményeket b. A folyamatok berendezéseit/eszközeit, gépeket, berendezéseket, gépjárműveket, beleértve az informatikai hálózatot is c. A támogató szolgáltatásokat, mint pl. kommunikáció. Az erőforrások folyamatos alkalmasságának biztosítása a vezetőség feladata. Az Alarm Elektronika Kft. gépeinek, eszközeinek és berendezéseinek karbantartását tervezzük, azokat elvégezzük és dokumentáljuk (Gépek nyilvántartása). A műszaki infrastruktúra karbantartásáért a raktáros felelős. A kivitelezés feltételei, az anyagok, felhasználandó termékek, az eszközök és berendezések, valamint az emberi erőforrások a szerződéseknek, megrendeléseknek megfelelően mind a Kft, mind alvállalkozónk részéről rendelkezésre állnak. 6.4. Munkakörnyezet Az Alarm Elektronika Kft. vezetése a szervezeti egységek vezetőinek közreműködésével határozza meg és irányítja a munkahelyi környezet a. fizikai b. társadalmi c. pszichológiai tényezőit, amelyek a termékkövetelményeknek, munkaegészségügyi és munkabiztonsági előírásoknak való megfeleléshez, valamint a szervezeti célok eléréséhez szükségesek. A megfelelő szolgáltatás biztosításához és a kapcsolódó adminisztratív teendők elvégzéséhez a szükséges munkakörnyezet rendelkezésre áll. A szervezeti egységek vezetői felelősek az irányításuk alá tartozó terület rendjének, tisztaságának, valamint az előírt követelményeknek megfelelő munkakörnyezet biztosításáért, a vonatkozó előírások betartásáért. Minőségirányítási kézikönyv; 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Érvényes: 2004.03.01. oldal: 2/2
7. A TERMÉK ELŐÁLLÍTÁSA 7.1. A termék előállítás megtervezése Az Alarm Elektronika Kft. vezetősége az érintett szervezeti egységek vezetőinek közreműködésével tervezi meg és fejleszti a tervezési, kivitelezési és kapcsolódó tevékenységekhez (javítás, karbantartás) szükséges erőforrásokat, folyamatokat. A szolgáltatási folyamatok összhangban vannak a minőségirányítási rendszer folyamataival. A jelenlegi folyamatokra???biztonságtechnikai, tűzvédelmi és egyéb gyengeáramú rendszerek tervezése, kivitelezése és forgalmazása vonatkozó követelményeket meghatároztuk. Egyedi projekttervet megrendelő kérésére készítünk, valamint abban az esetben, ha egy termék, szolgáltatás létrehozását, egy szerződés teljesítését a minőségirányítási rendszerünk meglévő elemeivel nem feddhetjük le. A terv készítéséről a ügyvezető dönt, melyet a minőségirányítási vezető készít el a területvezetők bevonásával. A tervet az ügyvezető hagyja jóvá. A projektterv szükség szerint tartalmazza a követelmények teljesítéséhez szükséges: a. a termékminőséget befolyásoló, beszállított termékek és igénybevett szolgáltatások meghatározását, b. beszállítókkal, alvállalkozókkal kialakítandó együttműködés rendszerének felépítését, c. a termék-előállítási folyamatoknak, eszközöknek, berendezéseknek, erőforrásoknak és szakismeretnek a meghatározását és megfelelésének igazolását, d. minőségellenőrzési, vizsgálati és minőségszabályozási követelmények és módszerek meghatározását és igazolását, e. megfelelési kritériumok meghatározását valamennyi jellemzőre és követelményre, beleértve azokat is, amelyek szubjektív módon megítélendő elemeket tartalmaznak, f. minőségügyi feljegyzések készítését, azonosítását és nyilvántartását. 7.2. A vevővel kapcsolatos folyamatok 7.2.1. A termékre vonatkozó követelmények meghatározása Ebben a fejezetben az ajánlatoknak és szerződéseknek még a kötelezettség vállalása előtti felülvizsgálatával kapcsolatos feladatokat és felelősségeket írjuk elő abból a célból, hogy csak olyan kötelezettségeket vállaljunk, melyek teljesítésére, megvalósítására és igazolására képesek vagyunk, és amelyek teljesülése az Alarm Elektronika Kft. és megrendelői, ügyfelei érdekeit egyaránt szolgálja. Az ajánlatok, szerződések elkészítése a vevő által rendelkezésre bocsátott adatok, tervek, termékkatalógusok és/vagy a helyszíni felmérések során megismert igények alapján történik. Ajánlatkérés, megrendelés érkezhet megrendelőinktől írásban, faxon, telefonon vagy személyesen. A vállalt kötelezettségek maradéktalan teljesítése érdekében megrendelőink igényeit minden esetben írásban rögzítjük. Az ajánlatot adó feladata meghatározni: a. a megrendelők által előírt követelményeket, beleértve az átadás utáni teendőket, b. a megrendelők által meg nem jelölt azon követelményeket, amelyek szükségesek az előírt vagy ismert rendeltetés szerinti használathoz, c. a termékkel, szolgáltatással kapcsolatos jogszabályi és más szabályozó követelményeket, d. minden további követelményt, melyet az Alarm Elektronika Kft. maga ír elő. Minőségirányítási kézikönyv; 7. A termék előállítása Érvényes: 2004.03.01. oldal: 6/1
7. A TERMÉK ELŐÁLLÍTÁSA Az árajánlatnak a műszaki tartalom, a rendszer és berendezések főbb műszaki paraméterein kívül tartalmaznia kell: - a fizetési feltételeket, árkedvezményt - az árajánlat érvényességét, - a vállalási határidőt, - a garanciális kötelezettséget 7.2.2. A termékre vonatkozó követelmények átvizsgálása A megrendelőink felé kiadandó ajánlatokat, a tőlük érkezett megrendeléseket, a megkötendő szerződéseket aláírás előtt felülvizsgáljuk. A termékre vonatkozó követelmények átvizsgálását a kötelezettségvállalás előtt elvégezzük, beleértve a megrendelésben vagy szerződésben eszközlendő módosítások esetét is. A felülvizsgálat előtt ellenőrizzük, hogy a. a követelmények érthetők, egyértelműen meghatározottak és dokumentáltak, b. az ajánlat követelményei és a megrendelés vagy szerződés követelményei közötti eltérések tisztázottak, c. rendelkezünk a megrendelés vagy szerződés követelményeinek teljesítéséhez szükséges erőforrásokkal, A felülvizsgálatot végzők az ellenőrzést aláírással igazolják. A biztonságtechnikai berendezések és rendszerek tervezésére, kivitelezésére, rendszeres karbantartására, javítására vonatkozó követelményeket minden esetben szerződésben rögzítjük. Tervezésére és telepítésére vonatkozó ajánlatkérés, megrendelés esetén az ajánlati dokumentáció, szerződés tervezet, szerződés elkészítése, valamint a vevővel való kapcsolattartás a tervező/ telepítésvezető feladata. Egyszerű rendszerek tervezésére, telepítésére vonatkozó ajánlatokat, szerződéseket saját hatáskörükben ők hagyják jóvá. Összetett feladatot ellátó rendszerek esetén (illetve 7???millió Ft értékhatár felett) az ellenőrzést és jóváhagyást az ügyvezető végzi. Eseti karbantartás, javítás esetén az ügyvezető által készített és jóváhagyott árlista érvényes, ez alapján saját hatáskörben ad ajánlatot, vevő kérésére vagy jogszabály szerinti értékhatár felett készít szerződést a telepítésvezető. Az ajánlatban vagy szerződésben vállalt feltételek megváltozása, szerződésmódosítási igény felmerülése esetén a teljesíthetőség vizsgálata és jóváhagyása megegyezik az eredeti eljárással. 7.2.3. Kapcsolattartás a vevővel Vevőszolgálati tevékenységünk része az érdeklődők, partnerek tájékoztatása, szakmai kiállításokon való megjelenés, a cég tevékenységének hirdetése szaklapokban, prospektusokon, a termékek megismertetése az érdeklődőkkel, partnerekkel. A tájékoztatást, szakmai kapcsolattartást a cégcsoport tagja, a DSC Hungária Kft. marketingvezetője szervezi. A tájékoztatásra, valamint az észrevételek fogadására a www.alarmtechnika.hu honlap is szolgál. Az érdeklődőkkel, megrendelőkkel való kapcsolattartás a rendszertervezésre vonatkozóan a tervező, a telepítésére vonatkozóan a telepítésvezető feladata. Minőségirányítási kézikönyv; 7. A termék előállítása Érvényes: 2004.03.01. oldal: 6/2
7. A TERMÉK ELŐÁLLÍTÁSA A szerződések módosítását kezdeményezhetik megrendelőink, de bekövetkezhet saját kérésünkre is. Bármilyen olyan probléma esetén, amely eltér a szerződésben foglaltaktól, kapcsolatba lépünk a megrendelővel és közös megegyezéssel tisztázzuk az eltéréseket. A szerződés módosítása minden esetben írásban történik, a szerződő felek általi kölcsönös elfogadással. A módosításból adódó költségterhek viselőjének megnevezése a módosított szerződésekben egyértelműen rögzítésre kerül. A szerződés módosítására az eredeti szerződés aláírói jogosultak, akik a módosításról minden érintettet értesítenek. A szállítókkal történő szerződéskötésre vonatkozóan alapvetően ugyanazok az alapelvek érvényesek, mint a megrendelőkkel történő szerződéskötésre, a szerződéskötés fontos befolyásoló tényezője a szállító minősítése. Minden esetben azokat kell előnyben részesíteni, akik a minősítés során kedvezőbb besorolásban részesültek. 7.3. Tervezés és fejlesztés 7.3.1. A tervezés és fejlesztés megtervezése Az Alarm Elektronika Kft. biztonságtechnikai-, tűzjelző rendszerek tervezését végzi. A tervezés, fejlesztés koordinálását a tervezés jellegétől függően a tervező vagy a telepítésvezető végzi (tűzjelző rendszer tervezési jogosultsággal a társaságnál a tervező rendelkezik), az ő feladatuk meghatározni a folyamatban résztvevőket, a bevont alvállalkozókat, az egyes tervezési, fejlesztési szakaszokat, részfeladatokat és határidőket, valamint az ellenőrzési, igazolási és jóváhagyási tevékenységeket. A követelményeket Tervezési ütemterv-en, illetve egyszerű rendszerek esetén Felmérési lap-on rögzítik. A tervezési, fejlesztési folyamatot, az alkalmazott formanyomtatványokat, felelősségeket, kapcsolódási pontokat az 1. melléklet folyamatábrája (Tervezés, telepítés folyamata) mutatja be. 7.3.2. A tervezés és fejlesztés bemenő adatai A vagyonvédelmi rendszerek (épület felügyeleti-, behatolás védelmi-, videós megfigyelő-, beléptető-, tűzvédelmi rendszerek) tervezésére vonatkozó ajánlati dokumentáció elkészítése a tervező/telepítésvezető feladata. A tervezés a megrendelő által adott dokumentumok, meglévő tervek, vázlatrajz, hivatkozott szabvány, jogszabály vagy egyéb specifikáció alapján történik. A szükség esetén elvégzett helyszíni felmérést Felmérési lap-on rögzítik, mely tartalmazza a telepítendő készülékeket és kiegészítőket, azok típusát, elhelyezését, hatósági előírásokat, valamint egyéb szükséges információkat (???fűtés jellege, telefonvonal, rendszer védelmi fokozata). A tervezés, fejlesztés során figyelembe vett szempontok: megrendelői specifikációk, tervek, felmérés során szerzett információk, alaprajzok, műszaki specifikációk, termékkatalógusok, szakirodalmi adatok, hatóság által szabályozott követelmények, mint pl. rendőrség, tűzoltóság és biztosítók előírásai, ajánlásai, vonatkozó szabványok, irányelvek, tervezési gyakorlatból származó, karbantartás, szerviz tevékenység során szerzett információk, Minőségirányítási kézikönyv; 7. A termék előállítása Érvényes: 2004.03.01. oldal: 6/3