ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0007 ÁROP-1.2.18/A-2013-2013-0007 Szervezetfejlesztési program államigazgatási szervek számára pályázat Szakmai beszámoló a Szervezetfejlesztés az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóságon című projektben végzett feladatokról, és az eredménytermékek bemutatása
Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság (a továbbiakban: ONYF) az Új Széchenyi Terv Államreform Operatív Program keretében a Szervezetfejlesztés az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóságon című projektjét az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával megvalósította. A projekt célja volt az ONYF belső működési hatékonyságának javítása, amely magába foglalja a szervezeti teljesítménymérésének lehetővé tételét, a működőképes belső folyamatok elősegítését, a szervezeti tudás hatékony kiaknázását, valamint a folyamatosan változó környezethez alkalmazkodni tudó, önfejlesztő szervezeti kultúra kialakítását. A projekt keretében öt beavatkozási területen (hét projektelem vonatkozásában) hajtottunk végre fejlesztési lépéseket. A teljesítménymenedzsment a projekt szempontjából a legfontosabb, leglényegesebb stratégiai beavatkozási terület. A szervezeti stratégia kidolgozásával, a szervezeti célok szervezeti egység szintre bontásával és a teljesítménymérés lehetőségének megteremtésével (kapcsolódó indikátorok meghatározásával) az ONYF legfontosabb célja az volt, hogy a feladatellátást még hatékonyabbá, a szervezet működését még kiszámíthatóbbá tegye, és segítse elő az eredményes vezetői döntéseket. A fenti célok eléréséhez az egyes beavatkozási területek tervezett és végrehajtott fejlesztései is hozzájárultak. A pályázat befogadását követően, az Állapot felmérő kérdéssor alapján megtörtént az általános állapot feltérképezése, amely alapján az ONYF-ről egy átfogó helyzetkép került rögzítésre. Az állapot felméréséhez, továbbá a beavatkozási terület eredménytermékeinek elkészítéséhez az ONYF külső, közigazgatási tapasztalattal rendelkező szakértő segítségét vette igénybe, aki lefolytatta a szervezet vezetőivel a szervezetfejlesztési stratégia kidolgozásához szükséges interjúkat (Feljegyzés az ONYF szervezeti teljesítményének menedzselését érintő általános állapotfelmérésről és a fejlesztés intézményi terjedelmére vonatkozó javaslatról). A Jogszabályokat és egyéb igazodási pontokat tartalmazó dokumentumok listája, az Intézményi tevékenységtábla, valamint a kitűzött célok és a vezetői koncepció alapján készült el az ONYF stratégiáját bemutató dokumentum, amelyben rögzítésre került az ONYF és a nyugdíjágazat stratégiája a szakmai és működési területek vonatkozásában. Összeállításra került a Jelenleg mért mutatószámok táblázata, továbbá megtörtént az intézményi szintű célok szervezeti célokká történő lebontása, és elkészült az Intézményi és szervezeti egység szintű céltérkép. A helyzetelemzést és célmeghatározást követően a munkacsoport a szakértő irányításával elkészített egy Előzetes mutatószám definíciós listát, és elvégezte a teszteléseket. A végleges mutatószámok a mérések alapján kerültek kiválasztásra. A véglegesítésre került mutatószámok további mérésének biztosításához készült egy Fenntarthatósági intézkedési javaslat, amely hosszú távon biztosítja az indikátorok mérhetőségének feltételeit. 2
A beavatkozási területen elkészült dokumentumok a szervezeten belül véleményezésre és bemutatásra és elfogadásra kerültek. A beszerzési folyamat optimalizálása fontos részfeladat a megbízható és korszerű nyugdíjágazati-szolgáltatások megteremtésében. Célul tűztük ki a beszerzési tevékenység hatékonyságának javítását, az átfutási idő csökkentését, illetve az eredményes beszerzés megvalósításához szükséges szakterületi inputok sikeres integrálását az igények megfogalmazása és a döntés-előkészítés során, javítani kívántuk a beszerzésben részt vevő szakmai szervezetek közötti együttműködést, valamint a beszerzés minőségét. A beszerzési folyamat optimalizálása szakaszosan történt. Első lépésként a jelen állapot felmérése történt meg. Az állapot felméréséhez és az eredménytermékek elkészítéséhez az ONYF külső, ügyvitelszervezési, -korszerűsítési tapasztalattal rendelkező szakértő segítségét vette igénybe. Több szemszögből kívántuk felmérni a beszerzési folyamat jelenleg kialakított gyakorlatát, ezért a munkacsoport ennek megvalósításához 25 fő bevonásával interjút készített. Az interjúalanyok képviselték a beszerzési szakterületet, valamint a szakmai főosztályokat vezetői, és munkatársi szinten egyaránt. Az interjúsorozat eredményeként a munkacsoport a külső szakértővel elkészítette a strukturált vezetői interjúsorozat leiratát. A rendelkezésre álló szervezetszabályozó eszközök (SZMSZ, ügyrend, munkaköri leírások, hatályos beszerzési szabályzat), valamint az interjúk során elhangzottak alapján elkészültek a beszerzés gyakorlatát leíró folyamatábrák, továbbá meghatározásra kerültek az egyes tevékenységekhez kapcsolódó attribútumok. A munkacsoport folyamatosan, többszöri egyeztetést követően alakította ki a folyamatábrákat, a szükséges pontosítások végrehajtását követően véglegesítette azokat. A folyamatábrák elkészítését követően második lépésként valósult meg a kritikus pontok meghatározása, amely az optimalizált folyamatmodell alapjául szolgált. A beszerzési folyamat valamennyi munkafolyamatát áttekintve megállapításra került, hogy a beszerzési folyamatot az előkészítő szakaszban szükséges optimalizálni, ennek megfelelően harmadik lépésként kialakításra került az optimalizált beszerzéselőkészítő szakasz. Negyedik lépésben az optimalizált folyamatmodell kialakítását követően megfogalmazásra kerültek azok a fejlesztési javaslatok, amelyek a beszerzési eljárásrendbe történő beépítésével segítik a célként kitűzött hatékony ügyintézés megvalósítását. A fejlesztési javaslatok a beszerzési eljárást meghatározó szabályzatba beépítésre kerültek. A projektelem során elvárt eredménytermékek határidőben elkészültek. A végső eredménytermék megalkotásáig több szemszögből ismerhettük meg a beszerzési folyamatot, a 3
közös munka során szerzett tapasztalatok segítettek megérteni a beszerzési folyamatban résztvevő személyek, szervezetek problémáit, kiszűrni a folyamatban meglévő buktatókat. Az elmúlt években az ONYF feladatául tűzte ki, hogy minőségi javítást hajtson végre további szervezeti folyamatok vonatkozásában is. Ennek keretében megvizsgálta, melyek azok a folyamatok, ahol különösen fontos és szükséges lenne a hatékonyság növelése, a visszaellenőrzés. A felső-vezetésnek szüksége volt egy olyan erőforrás-kontroll mechanizmusra, amely képes az aktuálisan futó feladatokat egységes rendszerben megjeleníteni, ennek következtében pedig könnyebb azok végrehajtásának számonkérése és koordinálása. A pályázat befogadását követően a feladat-végrehajtási monitoring rendszer optimalizálása beavatkozási területen megtörtént az állapotfelmérés, amelyről feljegyzés is készült, továbbá a funkciónak megfelelően a legfontosabb elvárások és jellemzők is megfogalmazásra kerültek. Fontos cél volt a főigazgató által delegált feladatok egységes felületen történő rögzítése és az érintettek számára történő hatásos megjelenítése, amelyen keresztül a főigazgató (vagy az általa megbízott személy) feladatokat delegálhat a főosztályvezetői/projektvezetői kör számára. A feladat megvalósításához az ONYF külső ügyvitelszervező szakértői segítséget vett igénybe, akinek iránymutatásával a munkacsoport feltárta azokat a rendelkezésre álló lehetőségeket, amelyek a megvalósítás során szóba jöhettek. Az optimális eszköz kiválasztásának megkönnyítése érdekében a szakértő bemutatta és értékelte a potenciálisan alkalmas WEB-alapú eszközöket. A döntés során figyelemmel kellett lenni arra, hogy az ONYF-et az 5 szintű biztonsági besorolás szerint a 4. szintbe sorolják, így a fejlesztés eredményeképpen a már meglévő rendszer került kiválasztásra, amely informatikai alkalmazás kiegészítéseként készült el a Vezetői Feladatok Nyomonkövető Alkalmazás modulja. 4
Az alkalmazás két speciális felülettel rendelkezik. Az egyik felületen a főigazgató (vagy az általa megbízott személy) által delegált feladatok kerülnek rögzítésre, a másik, az érintett főosztályvezetők és projektvezetők számára hozzáférhető oldalon a kiosztott feladatok automatikusan megjelennek a szakmai tartalom leírása mellett a felelősök és határidők pontos listázásával. A szervezeti együttműködés elősegítésére tekintettel a feladat-végrehajtási monitoring funkcionalitás úgy került kialakításra, hogy a felhasználók láthassák egymás feladatlistáját. Az alkalmazáshoz egy felhasználói kézikönyv is készült. A felület kialakítását követően a tesztelést a szervezet végrehajtotta, a tesztelési jegyzőkönyvekben rögzítésre kerültek az előforduló hibák és a megoldandó problémák, amelyek javítását, korrigálását elvégezték. A létrehozott rendszer felsővezetői körben történő véleményezése és bemutatása megtörtént, a felmerült hasznosítható vélemények beépítésre kerültek. A modul használatát belső szabályozó eszköz (körlevél) szabályozza. A tudásmegosztásnak az ONYF-en hierarchikus szervezetre jellemző, centralizált technológiái, folyamatai vannak. A tudásmegosztás fejlesztésének a célja a digitális hálózati technológiát kihasználva új, decentralizált, kontroll lehetőségét biztosító tudástár létrehozása, annak érdekében, hogy elősegítse az ONYF-en és a Nyugdíjfolyósító Igazgatóságon (a továbbiakban: NYUFIG) belüli szakmai ismeretek és tapasztalatok elektronikus rögzítését, és ez által azok gyors visszakereshetőségét. Cél volt még, hogy a munkatársak a szakmai tevékenységük során felmerült problémáikat, kérdéseiket gyorsan meg tudják oldani, illetve szakmailag helyes válaszokat kapjanak, amelyek mások számára is hozzáférhetőekké válnak. A projektelem eredményeként elkészült a Szakmai tudástár, amely két fő elemből áll össze. Az egyik eleme a wiki, illetve ahhoz hasonló elven működő Wiki-Enciklopédia, amely fogalomtárként funkcionál. Nyílt olvasási hozzáférést biztosít mindenki számára az intraneten keresztül. Azonban a rendszer teljes nyitottsága a jogszabályok alapján működő és jogszabályokat alkalmazó szervnél nem lehetséges, ezért csak szerkesztői jogosultsággal rendelkezők vihetnek fel új fogalmakat, illetve tölthetik fel tartalommal az egyes fogalmakat. A rendszer másik fő eleme a mindennapi szakmai kérdések és válaszok fóruma, amely a kérdezési lehetőségen túl a gyakran ismételt kérdéseket is magában foglalja. Ez utóbbi alapján kapta a GYIK elnevezést. Szintén nyílt olvasási hozzáférést és kérdésfeltevési lehetőséget biztosít az intraneten keresztül. A kérdések és a válaszok szerkeszthetőségét a szakmai irányítási szerv, vagyis az ONYF és a NYUFIG szerkesztői, illetve publikáló jogosultsággal rendelkező munkatársai kontrollálják. A Szakmai Tudástár elemeinek meghatározásakor a legnagyobb nehézséget a kérdés-válasz rendszer kialakítása és szerkeszthetősége képezte, tekintettel arra, hogy a nyugdíjágazatban is, mint bármely más jogszabályok alapján működő szervnél a hibás, téves válaszok mind az ügyfelek, mind a Nyugdíjbiztosítási Alap számára hátrányos következménnyel járhatnak. A felépített rendszerben ezért vált kontrollálttá a szerkesztői tevékenység. 5
Az újonnan kialakított rendszerhez szabályzat készült annak érdekében, hogy meghatározásra kerüljenek a közzétett adattartalmak szerkesztéséért, tartalmáért és közzétételéért való felelősségi viszonyok alapkérdései. Továbbá Szerkesztő Bizottság alakul, amelynek feladata lesz, hogy meghatározza és érvényesítse a Szakmai Tudástár egységes kezelésének elveit, és döntsön a kezelés során felmerülő vitás esetekben a feladatkörök egyértelmű meghatározásáról. Az Orientációs csomag kialakításának célja volt egy olyan információs füzet összeállítása, amely a takarékossági és környezetvédelmi szempontokat egyaránt figyelembe véve elsősorban elektronikus formában, másodsorban és szükség szerint papír alapon a szervezetre és működésére, az érdekvédelemre és egyéb szolgáltatásokra vonatkozóan szakmai és információs anyagot tartalmazzon. Fontos feladata volt, hogy az új belépők számára egy teljes, átfogó kép alakuljon ki a szervezetről, meggyorsítsa a szervezetbe történő beilleszkedést, a szakmai munkába történő bekapcsolódást, hosszú távon pedig a belépő munkatárs szervezet iránti elköteleződését, lojalitását erősítse. Az ONYF a pályázat befogadását megelőzően nem rendelkezett ilyen tematikusan összeállított információs kiadvánnyal. A pályázat befogadását követően a munkacsoport a jelen állapot felmérése és a lehetséges igények feltérképezése után összegyűjtötte a csomag tartalmi elemeinek kialakításához szükséges ötleteket, majd arculati tervet készített, és kidolgozta az információs füzet bővített és szűkített tervezeteit. A munkacsoport tagjai fontosnak tartották, hogy a feladat elvégzése során a szakszervezet és széles körben munkatársak és a szakszervezet is bevonásra kerüljenek, legyenek érdekeltek, elmondhassák meglátásaikat, megosszák ötleteiket. A sok hasznos vélemény beérkezése és értékelése után az információs füzetek tervezetei átdolgozásra, majd felsővezetői körben is megismertetésre kerültek. Az eredménytermék elkészült, főigazgatói jóváhagyása, illetve a használat engedélyezése megtörtént. Az információs füzet két formátumban elérhető, a bővített az ONYF belső elektronikus honlapján kerül majd elhelyezésre, a rövidített változatát pedig az újonnan belépők nyomtatott formában kapják kézhez. Az ONYF törekszik arra, hogy az eredménytermék bevezetése után a fenntartási időszakban is ébren tartsa a munkatársak érdeklődését. Ehhez elengedhetetlenül szükséges az információs füzet tartalmának folyamatos kontrollja és frissítése. A CAF minőségbiztosítási rendszer bevezetésének támogatására az ONYF-en egy koordináló-támogató munkacsoport került létrehozásra. A munkacsoport elkészítette a fejlesztési tevékenység ütemezését és összegyűjtötte az önértékeléshez szükséges dokumentumokat és információkat. 6
Az ONYF önértékelését egy 19 munkatársból álló reprezentatív önértékelő csoport végezte, a 3 fős támogató munkacsoport és két szakértő közreműködésével. Az önértékelést végzők modellismeretet, és egységes értékelési szemléletet adó felkészítésben részesültek. A CAF online rendszerben történt egyéni értékeléseket követően a konszenzusteremtés négy csoportban, szakértői támogatással zajlott. Az önértékeléssel megvalósult a szervezet átfogó, szisztematikus felülvizsgálata, amelynek során az értékelők azonosították a szervezet erősségeit és fejlesztendő területeit. A konszenzusteremtést követően elkészült az önértékelési munka eredményeit bemutató önértékelési jelentés. A jelentésben megfogalmazott fejlesztési javaslatok alapján összeállításra került a fejlesztési intézkedéseket tartalmazó intézkedési program tervezete, amely a felsővezetői kör véleményezését követően került véglegezésre és jóváhagyásra. Az intézkedési programban foglalt intézkedések végrehajtását monitoring rendszer keretében fogjuk nyomon követni. A pályázattal megvalósítandó szervezetfejlesztési program a hatékony és célirányos középvezetői szerepvállalás, a változási folyamatokban való tudatos szerepvállalás, és nem utolsó sorban az egyes szakterületek gördülékeny együttműködése nélkül nem valósulhatna meg. A változásmenedzsment műhelymunka célja és feladata volt, hogy felkészítse erre a vezetőket, felhívja a figyelmet a szervezeti rutinok megváltoztatásából fakadó csapdahelyzetekre, azok elkerülésének lehetőségeire, továbbá fórumot biztosítson a feladatok és az eredmények kritikus, de ugyanakkor építő jellegű megvitatására. A műhelymunkát külső szakértő facilitálta. A projektelem eredményterméke a változásmenedzsment műhelymunka eredményéről szóló Szakmai összefoglaló. A programon a szervezetfejlesztési megközelítés részletes bemutatására is sor került. A változásmenedzsment műhelymunka módszertana a klasszikus T-csoportos készségfejlesztő programok, valamint a problémafeltáró és megoldó csoportmunka mixeként került 7
definiálásra. A workshopon az operatív menedzsment javaslatokat tett, amelyek közül valamelyik javaslat időközben már meg is valósult. Pályázatunkban a bevezetett jó gyakorlatok megosztása érdekében a 3. tudásmegosztási szint teljesítését vállaltuk. Ennek keretében a projekt eredményeit és a megvalósítás tapasztalatait beavatkozási területenként, projektelemenként értékeltük és összegeztük, a megvalósított fejlesztések eredménytermékeit az ONYF honlapján bemutattuk. A jó gyakorlatok feltárása céljából a szakmai beszámolót a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium részére is megküldjük. A megvalósult fejlesztések eredményeinek megismertetése céljából 2014. március hónapban szakmai bemutatóra került sor, amelyen az ONYF főigazgatója, főigazgató-helyettesei, főosztályvezetői, valamint projektvezetői vettek részt. A résztvevők a projekt célkitűzéseit, a megvalósítás során elvégzett szakmai feladatokat bemutató tájékoztatást kaptak, majd az új megoldások adaptálására, illetve továbbfejlesztésére javaslatokat fogalmaztak meg. A 3. tudásmegosztási szint keretében megszervezett műhelymunka célja az volt, hogy egyszerre szolgálhassa a projekt keretében megvalósított fejlesztések eredményeinek részletes bemutatását, illetve a megvalósítás során szerzett tapasztalatok célirányos megosztását. A programot külső szakértő facilitálta, amelyen 23 fő olyan munkatárs vett részt, akik a projekt által elvégzett fejlesztések, fejlesztési módszerek további alkalmazásáért, továbbfejlesztéséért felelősek. A műhelymunkát követően, az ellátandó feladatokat, azok határidőit és felelőseit nevesítő ütemterv készült. Pályázatunkban kötelezettséget vállaltunk arra, hogy a projekt keretében a horizontális feltételeket teljesítjük. Ennek keretében az ONYF meglévő Esélyegyenlőségi Tervének érdemi tartalommal történő kiegészítésére javaslatokat fogalmaztunk meg, amelyekkel az Esélyegyenlőségi Terv kiegészítésre került. 8
A társadalmi fenntarthatósági szempontok közül a jogszabályi keretek összefoglalását vállaltuk. Az ONYF valamennyi szakterületének közreműködésével elkészült az ONYF feladatellátását meghatározó útmutatók, jogszabályok listája, amelyeket közérthető magyarázatokkal láttunk el. A dokumentumot az ONYF honlapján elhelyeztük, ezáltal minden érdeklődő számára elérhetővé tettük. A dokumentum nyomtatott formában a székház ügyfélszolgálatán is megtalálható. Az ONYF az ÚSZT kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című dokumentum alapján a III. kommunikációs csomag megvalósítására volt kötelezett. Az útmutató alapján a projekt megvalósításáról szóló C típusú tájékoztató tábla kihelyezetésre került a projekt helyszínén, illetve a projekt zárásáról szóló D típusú tájékoztató tábla a projekt zárását követő 6 hónapon belül kihelyezésre fog kerülni. A megvalósítás során fotódokumentációt állítottunk össze. Az elkészült fotódokumentációt a TÉRKÉPTÉR feltöltéséhez, az ONYF 2014. évi Évkönyvéhez, illetve a projekt eredménytermékeit az ONYF honlapján bemutató összefoglaló illusztrálására használtuk/használjuk fel. Összességében elmondható, hogy a projekt keretében megvalósított szervezetfejlesztés sikeres volt, amelyhez a szakmai területek együttműködése nagymértékben hozzájárult. A megvalósítás eredményeként fejlődött a szervezet adaptációs képessége és integrációs szintje, átláthatóbbá, kiszámíthatóbbá vált a szervezet működése, fejlődött a szakterületek közötti munkakapcsolat, amely vélhetően a jövőbeni feladatellátás hatékonyságára és eredményességére is kedvező hatással lesz. Célunk a jövőre vonatkozóan az, hogy a szervezetfejlesztés során megszerzett tapasztalatokat hasznosítsuk, az elért eredményeket megtartsuk, illetve a megszerzett ismereteinket továbbfejlesztve a szervezet működését eredményesebbé, hatékonyabbá tegyük. Budapest, 2014. április 30. Készítette: Fodor Szabolcs Bátor projektvezető Jóváhagyta: Prof. Dr. Mészáros József főigazgató 9