A PÉLY KÖZSÉG BELTERÜLETI VÍZRENDEZÉSE CÍMŰ KÓDSZÁMÚ PROJEKT KOCKÁZATAINAK FOLYAMATOS FIGYELÉSE, ESETLEGES KRÍZISMENEDZSMENT Elemzésünk célja a rejtett veszélyek felismerése, értékelése azért, hogy növekedjen a biztonsági szint és megfogalmazható legyen egy kockázatkezelési politika (magatartás). Ezek az elvek szükségszerűen alkalmazandók egy olyan fontosságú eseménysor kapcsán is, mint amilyen ez a beruházás. Itt ugyanúgy előfordulnak olyan kockázati tényezők, melyek adott esetben veszélyeztethetik, esetleg meghiúsíthatják a végrehajtást. TERVEZHETŐ KOCKÁZATOK: Önkormányzatunknak fel kellett készülnie a projektje megvalósítása alatt felmerülő váratlan események kezelésére, ennek érdekében a projektre leselkedő külső vagy belső kockázati tényezők, potenciális veszélyhelyzetek számbavétele, elemzése volt szükséges. Műszaki kockázatok: A projekt megvalósítása engedélyes, tender és kiviteli tervdokumentációk, valamint vízjogi létesítési engedély alapján történik, így ennek kockázata nincs. A közbeszerzési eljárással kiválasztott kivitelezővel szemben megfogalmazott műszaki, szakmai elvárások, illetve referenciák biztosítják, hogy a vállalt határidőben és minőségben a mű elkészüljön. Jogi kockázatok: A projekt jogi környezetében lényegi változás a befejezésig nem várható. Társadalmi szempont: A lakosság egyhangúlag támogatta a beruházást, semminemű ellenállásra nem kell számítani. Pénzügyi-gazdasági fenntarthatóság: A beruházás megvalósítása, illetve a működtetés fenntartása feltehetőleg biztosított lesz, melyet a projektfejlesztés szakaszában készült pénzügyi elemzés igazol. Tulajdonviszonyok: Az érintett területek nagy részének tulajdonosa az önkormányzat, az egyéb tulajdonosok (magán és állami) hozzájárulásukat adták a projekt megvalósításához, illetve hosszú távú működtetéséhez. Engedély: Mivel vízjogi létesítési engedéllyel rendelkezünk, feltehetőleg a kivitelezés befejeztével az üzemeltetési engedély kiadásához is hozzá fog járulni a területileg illetékes Környezetvédelmi Felügyelőség. Ökológiai hatások: Ritka és védett növények élőhelyét nem érinti a nyomvonal. 1
Kockázatok értékelése és kezelése Kockázatok Hatás mértéke Bekövetkezés Kockázat valósz lószínűsége kezelési stratégia Műszaki kockázatok Kivitelezés kockázatai Nagy Közepes Szerződéses garanciák Meghibásodások Csekély Csekély Szerződéses garanciák Technikai károk Csekély Csekély Szerződéses garanciák Műszaki tartalomváltozás Közepes Közepes Tartalékidő betervezett Jogi kockázatok Jogszabályok, szabványok változása Csekély Csekély Tartalékidő betervezett Kibocsátási határértékek változása Csekély Csekély Tartalékidő betervezett Társadalmi kockázatok Lakossági ellenállás Csekély Csekély Hatékony tájékoztatás, nyilvánosság Pénzügyi-gazdasági fenntarthatósági kockázatok kázatok Üzemeltető kiválasztása Közepes Csekély Szerződéses garanciák Intézményi kockázatok Esetleges pótmunkák esetén Közbeszerzés Közepes Közepes kellő referenciákkal rendelkező céggel végeztetjük Közigazgatási átalakítás hatásai Csekély Csekély Tartalékidő betervezett Tervezett üzemeltetői struktúra változása Csekély Csekély Tartalékidő betervezett Speciális kockázatok Tulajdonviszonyok Csekély Csekély Jogi szolgáltatás a projektben Hatósági határozatok, engedélyek Csekély Csekély Mihamarabbi kérelmezés, pótlási határidők betartása Ökológiai hatások Csekély Közepes Környezeti hatások figyelembe vétele a kivitelezés során Területek eltérő geodéziai, Környezeti hatások figyelembe hidrológiai, hidraulikai adottságainak Csekély Közepes vétele a kivitelezés során szerepe az építési technológiában A projekt megvalósítása során a lehető legnagyobb körültekintéssel járunk el annak érdekében, hogy minél kisebb esélye legyen az esetleges veszélyek megvalósulásának. A kockázatkezelés folyamán a kockázatok sajátosságainak megfelelő módon kívánjuk őket kezelni, elkerülni. A műszaki jellegű kockázatok esetében tartalékidő képzésével az esetleges meghibásodások, technikai károk kijavítására, a műszaki tartalomváltozás átvezetésének időszükségletére készültünk fel, valamint a kivitelező teljesítési garanciájával a kockázatok egy részét áthárítottuk. Ugyancsak ezzel tudjuk kezelni az intézményi szempontú kockázatok nagy részét is (közbeszerzés, közigazgatási átalakítás hatásai, tervezett üzemeltetői struktúra változásának lehetősége). 2
A jogi kockázatok (jogszabályi környezet, szabványok, kibocsátási határértékek változása) esetében az időbeli tartalék az esetleges áttervezést, az új előírásoknak való megfelelést teszi lehetővé. A társadalmi kockázatoknál hatékony kommunikációval az esetleges lakossági ellenállás csökkenthető, kiküszöbölhető. A speciálisan a vízrendezési munkálatokhoz kötődő kockázatok egy része már elkerült veszély (tulajdonviszonyok, hatósági határozatok, engedélyek). NEM TERVEZHETŐ KOCKÁZATOK: Fel kell készülni olyan előre nem látható események bekövetkezésére és esetleges károsító hatására is, amelyek nem tervezhetőek. A pénzügyi válság nehezíti a világ gazdasági életét. Hazánkban recesszió figyelhető meg a gazdaságban is, így ezt a fontos momentumot nem szabad figyelmen kívül hagyni. Befolyásolhatja a megvalósítás ütemét, eredményességét, illetve olyan veszélyes helyzetet teremthet, amikor gyorsan és határozottan dönteni kell. A válságban az események felgyorsulnak és összegeződnek, mellyel párhuzamosan az emberek reagálása kiterjed és felerősödik. Már a válság megjelenése előtt fel kell készülni a gyors, pontos helyzetértékelésre, ismerni kell lakosságot, milyen problémákkal küzdenek, milyen a környezetük, az önkormányzattal szembeni attitűdjük, a véleményalkotási jellemzőik, a válság kontrollálhatóságának érvényre juttatási lehetőségeit. Minden válságnak vannak sajátos, egyedi vonásai, amelyek tulajdonképpen egyértelműen csak azt az esetet jellemzik, más esetben nem, vagy nem ugyanúgy fordulnak elő. Van azonban négy közös elem, amely minden válságot jellemez, és e négy elem ismerete nagymértékben elősegíti a válsághelyzet kialakulásának a felismerését, illetve a konkrét kezelését. E négy elem pedig a következő: alapvető (kiváltó, indító) ok; fenyegetettség megjelenése; nem kontrollálható helyzetek kialakulása; koncentrált, azonnali beavatkozás szükségessége. Előre nem lehet felkészülni ezekre az előre nem látható problémákra, de arra igen, ki legyen az, aki meghozza a döntéseket, aki képes a pontos helyzetértékelésre, kommunikál a lakossággal, a kivitelezőkkel, a médiával, aki meghatározza az elsődleges feladatokat a veszély elhárítása szempontjából, összefogja, irányítja a helyzetet, mozgósítja a helyzet elhárításában résztvevő aktivistákat, mindenkit tájékoztat. Pély község polgármestere a legalkalmasabb erre a feladatra, akire, mint véleményvezérre az egész település hallgat, képességei és lehetőségei is megvannak arra, hogy irányítson egy ilyen helyzetet. 3
A projekt megvalósításának során az alábbi események bekövetkezése lehetséges: Nem kontrollálható, kisebb jelentőségű válságesemény - Az eszközök megrongálása, a berendezések eltulajdonítása - A megvalósítás szakaszában bekövetkezett kisebb rongálások, eszközök eltulajdonítása Nem kontrollált nagyobb esemény - Erőszakos bűncselekmény elkövetése a megvalósítás szakaszában a munkaterületeken - Tűz, egyéb nagyobb káreset - Baleset - Környezeti katasztrófa (árvíz, belvíz, vihar) Kontrollált kisebb esemény - A projektvezető rövid idejű kiesése a döntéshozatalból - A projektmenedzsment kisebb megbetegedése - A kivitelező szervezet munkavállalóinak gyakori cseréje Kontrollált nagyobb esemény - A lakossági támogatás hiánya - A meghatározó vezetőt tragikus baleset éri - A kivitelező szervezet tartós fizetésképtelensége Rendkívüli esemény okai lehetnek Külső (kívülálló okok miatt bekövetkező) Belső (a működéssel kapcsolatos) Vezetőt váratlan tragikus baleset éri Tartósan veszteséges működés, likviditási problémák Tűzeset, robbanás (vagy bármilyen természeti katasztrófa) Kulcs szakemberek hirtelen kilépnek Sajtóban rosszindulatú híresztelések jelennek meg Rossz a belső hangulat, munkatársak elégedetlensége Lakosság elpártol a beruházás megvalósításától, mert: Megbomlik a projektmenedzsment szervezet belső építkezés átmeneti / tartós kellemetlenségekkel jár összhangja beruházás miatt a terület rendezetlenné válik új berendezések rontják a település látképét közlekedéstől és a megnövekedett forgalomtól való félnek forgalmi dugók, elterelések iránti unszimpátia építkezést végző nehéz gépek miatt megrepedhetnek a környező ingatlanok, utak Likviditási gondok, esetleges elállás a szerződéstől Váratlanul távoznak a megvalósítás érdekében felkért szakértők Elbizonytalanodik a pénzügyi háttér, nem elég forrás Megbomlik az összhang az önkormányzati képviselői testületben Nem várt környezetterhelés keletkezik a megvalósítás során A projekt költségei jelentősen megnövekednek 4
KOSKÁZATKEZELÉSI POLITIKA: Egy adott válság kezelése a kommunikáció eszközrendszerével jelentősen csökkenthető, illetve megoldható. A kockázatkezelés alapelve: minden veszélyesnek ítélhető jelenséget időben kezelni kell. Ez többnyire többletinformáció eljuttatását jelenti, de mindig a konkrét helyzet szabja meg, hogy mikor melyik kommunikációs csatornát és eszközt kell használni. Hatásosabb és olcsóbb a válság elkerülése a jó kommunikációval, mint a már kialakult válság menedzselése, ezért a szereplőknek folyamatosan figyelniük és értékelniük kell a kockázatokat, a felbukkanó válságjeleket és azokat a leghatékonyabb módszerekkel csökkenteni vagy optimális esetben semlegesíteniük kell. Kommunikációs célcsoportok és elérési módjának meghatározása Elsődleges célcsoport minden esetben a helyi lakosság, amely esetenként a szenvedői is a kialakult válságnak. Hasonlóan elsődleges célcsoport minden bejelentett helyi kis- és közepes vállalkozás. Fontos célcsoport és egyben együttműködő partner az illetékes hatóságok (tűzoltóság, mentők, rendőrség, katasztrófavédelem stb.). A sajtó esetében minden körülmények között a nyílt, őszinte kétoldalú kapcsolatot kell kialakítani, azaz elérni, hogy ha bármit megtudnak, elsőként a projekt menedzsmentjéhez forduljanak kérdéseikkel. El kell érni, hogy ne a szenzáció megjelentetése legyen az elsőrendű cél. Ezzel együtt erősíteni kell a helyi kiadványok színvonalát, növelni kell a projekttel kapcsolatos tájékoztatók megjelenési gyakoriságát is. Az elődleges célcsoport a menedzsmenttől kapjon mindenekelőtt tájékoztatást a kialakult válságokról. Így némileg csökkenthetjük az információtorzulás veszélyét. Elsőként a munkatársakat kell tájékoztatni (vezetők, teljes munkatársi kör), mivel ők hiteles információforrásként jelennek meg környezetük felé. Részükre olyan tájékoztatást is nyújtani kell, hogy milyen módon és hogyan válaszoljanak a felmerülő kérdésekre. A közvetlenül érintett többi célcsoportot szintén a projektmenedzsment tájékoztatja közvetlenül, lehetőség szerint elsőként. Fontos, hogy minden célcsoportot rendszeresen tájékoztassuk a válság stádiumáról. A válságot követően demonstráljuk, hogy úrrá lettünk és túlléptünk a válságon. Kommunikációs kezelés módja A kommunikáció nézőpontjából minden olyan esemény, vagy jelenség válsághelyzetnek tekintendő, amely alkalmas a projekt építése, illetve szükségessége iránti bizalom megrendülésére. 5
A válsághelyzetek kommunikációs kezelése PR feladat. A válsághelyzet legfontosabb teendője a valóságos, jól megalapozott tényekről szóló konkrét információk gyors és konzisztens alkalmazása. Ezzel csökkenthető a szakmailag helyesen értékelt válság tényleges állapota és a kívülállók, például a közvélemény által gondolt, vagy vélelmezett válsághelyzet közti különbség. A válságok hatása nem múlik el a válsághelyzet lecsengésével, következményei hosszú ideig hatnak mind az illető szervezetre és annak környezetére, a vele kapcsolatban álló emberekre. Cselekvési módok és szemlélet válsághelyzet bekövetkezése esetén Az esemény bekövetkezésekor az azt észlelő személynek azonnal értesítenie kell az illetékes vezetőt! A válságos helyzet bekövetkezését a projekt vezetőségének fel- és el kell ismernie! Fokozott figyelemmel kell kísérni a környezet reakcióit, annak minden szereplője részéről! Össze kell gyűjteni a válsággal kapcsolatos lehető legtöbb információt, az előzményeket is! A válsághelyzettel kapcsolatos tények ismeretében osztályozni kell az eseményeket, majd mobilizálni az erőket és forrásokat! Ezen lépések után kerülhet sor a környezet és a közvélemény korrekt, valóságnak megfelelő tájékoztatására! Biztosítani kell a folyamatos, korrekt tájékoztatást olyan időpontokban, amikor valóban hasznos információk állnak rendelkezésre! Érzékeltetni kell minden lehetséges módon és eszközzel, a projekt vezetősége és teljes személyzete ura a helyzetnek és készen áll a válság elhárítására! Az elemző, értékelő, cselekvő munkát folyamatosan, a válság megszűnéséig összehangoltan és személyre szabottan kell végeznie mind a projekt vezetőségének, mind az önkormányzat teljes állományának! A projekt vezetőségének le kell vonnia a tapasztalatokat, következtetéseket, és meg kell tenniük a hosszabb távra szóló módosításokat.! Összegezve: a jól felépített tájékoztatás előre megválaszolja a kérdéseket, felméri a kockázatokat, és időben nyújtott, tartalmas, őszinte, hiteles, kiegyensúlyozott és nyílt tájékoztatással megelőzi a konfliktusok, válságok kialakulását ezáltal hozzájárul a beruházás lakossági elfogadásához és a sikeres megvalósításhoz. Pély, 2012. július 02. 6