E L Ő T E R J E S Z T É S Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete 2010. március 29-i ülésére Tárgy: Intézkedési terv az Állami Számvevőszék 2009. évben lefolytatott átfogó ellenőrzésének megállapításaira Előadó: Ottó Péter polgármester dr. Árpásy Tamás jegyző Előterjesztés tartalma: határozati javaslat Szavazás módja: egyszerű többség Az előterjesztés előkészítésében részt vett: dr. Árpásy Tamás jegyző, Pénzügyi Osztály Az előterjesztés előkészítésében közreműködtek: Ügyrendi, Helyi közéleti, Kistérségi és Nemzetközi Kapcsolatok Bizottsága; Pénzügyi Ellenőrző és Gazdasági Bizottság Láttam: dr. Árpásy Tamás jegyző
Tisztelt Képviselő-testület! Az Ötv. 92. (1) bekezdése, az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 2. (3) bekezdése, valamint az Áht. 120/A. (1) bekezdése alapján az önkormányzatok gazdálkodását az Állami Számvevőszék ellenőrzi. Az ellenőrzést az Országgyűlés illetékes bizottságai részére is átadott, országosan egységes ellenőrzési program alapján végzi. Zirc Városi Önkormányzat gazdálkodási rendszerét az Állami Számvevőszék 2009. év második felében ún. átfogó ellenőrzés keretében vizsgálta. Az ellenőrzés célja annak értékelése volt, hogy: (1) milyen módon biztosította a költségvetési és a pénzügyi egyensúlyt a költségvetésében és annak teljesítése során, valamint változott-e a hiányzó bevételi források pótlásában a finanszírozási célú pénzügyi műveletek jelentősége, hatása; (2) eredményesen készült-e fel a szabályozottság és a szervezettség terén az európai uniós források igénylésére és felhasználására, továbbá biztosította-e az elektronikus közszolgáltatás feltételeit, a gazdálkodási adatok közzétételével a gazdálkodás nyilvánosságát; (3) kialakította-e és működtette-e a külső és a belső feltételeknek megfelelően a költségvetés tervezési, gazdálkodási és zárszámadási feladatai belső kontrollrendszerét, ezen tevékenységek szabályszerű ellátásához hozzájárult-e a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés; (4) megfelelően hasznosították-e a korábbi számvevőszéki ellenőrzések megállapításait, szabályszerűségi és célszerűségi javaslatait. Az ellenőrzött időszak 2006-2008. évek és a 2009. I. félév, a (3) ellenőrzési programpontnál a 2008. év és a 2009. I. félév. A jelentés két nagy részre bontható. I. Összegző megállapítások, következtetések, javaslatok II. Részletes megállapítások 1. Az önkormányzat költségvetési és pénzügyi helyzete 2. Az önkormányzat felkészültsége az európai uniós források igénylésére és felhasználására, valamint az elektronikus közszolgáltatási feladatok ellátására 3. A költségvetési gazdálkodás belső kontrolljai 4. Az ÁSZ korábbi ellenőrzési javaslatai alapján készített intézkedési terv végrehajtása, eredményessége Az önkormányzatoknak folytonosan változó szabályozási környezetben kell eleget tenni az önkormányzati törvényben, egyéb jogszabályokban, meghatározott kötelezettségeiknek, ami egy sokoldalú és összetett feladat. A Számvevői Jelentésben leírtakat áttekintve a következő időszak legfontosabb feladata a folyamatosan változó jogszabályi környezethez igazodó szabályozottság megteremtése mellett a végrehajtás tekintetében is a vizsgálat időszakát megelőző hibás gyakorlat mielőbbi felszámolása, helyes kontrollok kialakítása, megfelelő, hatékony működtetése.
A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett a jogszabályi előírások betartása, valamint a munka színvonalának javítása érdekében a számvevőszéki ellenőrzés több javaslatot fogalmazott meg mind a Polgármesternek, mind a Jegyzőnek. A számvevőszéki javaslatok alapján az intézkedési tervet elkészítettük, amely jelen előterjesztés mellékletét képezi. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet az előterjesztés megtárgyalására, illetve a határozati javaslat elfogadására. Zirc, 2010. március 17. Ottó Péter polgármester dr. Árpásy Tamás jegyző
Határozati javaslat Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testületének /2010.( ) Kt. számú határozata 1./ Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete a Zirc Városi Önkormányzat gazdálkodási rendszerének átfogó ellenőrzési jelentéséhez összeállított intézkedési tervet a jelen előterjesztés mellékletében foglaltak szerint elfogadja. 2./ A Képviselő-testület felhatalmazza a polgármestert, hogy az Intézkedési tervet az Állami Számvevőszék Veszprém Megyei Ellenőrzési Irodájához juttassa el. Felelős: Ottó Péter polgármester Határidő: 1./ pont esetében: azonnal 2./ pont esetében: 2010. április 28.
Melléklet INTÉZKEDÉSI TERV Az Állami Számvevőszék Zirc Városi Önkormányzatnál lefolytatott 2009. decemberi átfogó ellenőrzéséről készült jelentés megállapításaira 1. Gondoskodni kell az Önkormányzat gazdálkodási rendszerének 2006. évi átfogó ellenőrzése során az ÁSZ által tett és nem teljesült szabályszerűségi és célszerűségi javaslatok alábbiak szerinti végrehajtásáról. a.) Gondoskodni kell a bevételek esetében a szakmai teljesítés igazolására jogosult személyek kijelöléséről. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: 2010. szeptember 30. b.) Gondoskodni kell a költségvetési rendeletben a jóváhagyott likviditási terv év közbeni aktualizálásáról. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: folyamatos c.) Gondoskodni kell a kötelezettségvállalásra, utalványozásra és ellenjegyzésre felhatalmazott, továbbá az átruházott hatáskörben gazdálkodási jogköröket gyakorló személyek beszámoltatásáról. Felelős: Ottó Péter polgármester dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: folyamatos 2. Meg kell határozni intézmények részére a költségvetési javaslat összeállításával kapcsolatos követelményeket. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: tárgyévet megelőző év október 30. 3. Gondoskodni kell az intézmények részére a költségvetési javaslat összeállításával kapcsolatos követelmények érvényesülésének ellenőrzéséről. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: tárgyévet megelőző év november 15. 4. Gondoskodni kell arról, hogy a költségvetési rendelet-tervezetek tartalmazzák a.) az európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló projektek támogatási szerződése szerinti bevételi és kiadási előirányzatokat.
b.) a többéves kihatással járó döntések számszerűsítését, a feladatok előirányzatait évenkénti bontásban. c.) elkülönítetten az európai uniós támogatással megvalósuló programok, projektek kiadási és bevételi előirányzatait. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: tárgyév február 15. 5. Gondoskodni kell arról, hogy a Polgármesteri Hivatal éves költségvetési beszámolóinak szöveges indoklása a tartalmazza a közalapítványok, alapítványok által ellátott feladatokra teljesített kifizetések részletes felsorolását. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: tárgyévet követő év április 30. 6. Rögzíteni kell az eszközök és források értékelési szabályzatában az adók egyszerűsített értékelési eljárásának szempontjait, dokumentumait, továbbá meg kell jelölni az eszközök és források értékelésének ellenőrzéséért felelős munkakör(öke)t. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: 2010. szeptember 30. 7. Gondoskodni kell a Pénzügyminisztérium Útmutató a kockázatkezelés kialakításához módszertani útmutatójában foglaltak alapján a kockázatkezelési eljárásrendben a kockázatok azonosításáról, a konkrét kockázatok folyamatgazdáinak a kijelöléséről, a kockázatok értékeléséről és kategóriába sorolásáról, az elfogadható kockázati szint meghatározásáról. Meg kell határozni a kockázatokra adható válaszintézkedéseket, biztosítani kell a kockázati környezet felülvizsgálatát és a kockázat-nyilvántartás vezetését. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: tárgyévet megelőző év október 30. 8. Gondoskodni kell az operatív gazdálkodás során a működésbeli hibák megelőzése, feltárása és kijavítása, illetve a gazdálkodási, a pénzügyi-számviteli és a folyamatba épített ellenőrzési feladatok szabályszerű végrehajtása érdekében arról, hogy a.) a szakmai teljesítés igazolója minden kiadás teljesítésének elrendelése előtt a belső szabályzatban előírt módon okmányok alapján ellenőrizze, szakmailag igazolja a kifizetések jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. b.) a folyamatba épített ellenőrzési feladatok elvégzésével, az utalvány ellenjegyzője minden esetben győződjön meg arról, hogy az utalványozás nem sérti-e a kötelezettségvállalásra és ellenjegyzésre vonatkozó szabályokat, gazdálkodásra vonatkozó előírásokat. c.) az egyedileg 50 ezer forintot el nem érő, írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetésekhez kapcsolódó nyilvántartás feleljen meg a jogszabályi előírásoknak, a nyilvántartásba vétel előzze meg a tényleges kifizetést.
d.) a kötelezettségvállalási nyilvántartás teljes körűen kerüljön vezetésre annak érdekében, hogy az utalvány ellenjegyzője meg tudjon győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: folyamatos 9. Gondoskodni kell a közérdekű gazdálkodási adatok közzétételénél arról, hogy a.) az Önkormányzat által nyújtott nem normatív céljellegű működési és fejlesztési támogatások esetében a támogatások kedvezményezettjei nevének, a támogatás céljának, összegének és a támogatási program megvalósítási helyének közzététele az Önkormányzat honlapján a Közérdekű adatok menüpont alatt történjen meg. b.) az Önkormányzat pénzeszközei felhasználásával, a vagyonnal történő gazdálkodásával összefüggő, nettó öt millió forintot elérő, vagy azt meghaladó értékű építési beruházásra, árubeszerzésre, szolgáltatás megrendelésére vonatkozó szerződések megnevezésének, tárgyának, a szerződést kötő felek nevének, a szerződés értékének, határozott időre kötött szerződés esetén annak időtartamának közzététele az Önkormányzat honlapján a Közérdekű adatok menüpont alatt történjen meg. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: folyamatos 10. A belső ellenőrzés megfelelő és szabályszerű kereteinek kialakítása és működése érdekében a.) gondoskodni kell arról, hogy a Polgármesteri Hivatal SzMSz-ében rögzítésre kerüljön a belső ellenőrzést végző személy, egység jogállása, annak feladatai. b.) gondoskodni kell arról, hogy a belső ellenőrzési feladatok ellátására vonatkozó, társulással kötött megállapodásban határozzák meg a belső ellenőrzési vezető személyét, továbbá a belső ellenőrzési vezető feladatait. c.) intézkedni kell arról, hogy az ellenőrzési feladatok meghatározása kockázatelemzésen alapuljon. d.) gondoskodni kell arról, hogy az ellenőrzések lefolytatásához az ellenőrzési programot a belső ellenőrzési vezető hagyja jóvá. e.) intézkedési tervet kell készíteni a belső ellenőrzési jelentésben foglaltak alapján a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében. Gondoskodni kell az intézkedési terv végrehajtásának ellenőrzéséről. f.) meg kell követelni, hogy a belső ellenőrzési vezető az Önkormányzatnál elvégzett ellenőrzésekről nyilvántartást vezessen, továbbá az ellenőrzési kézikönyvben előírt, a belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárásokat végezze el. g.) intézkedni kell, hogy a belső ellenőrzési vezető vezessen nyilvántartást az ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulásáról, a végrehajtott és végre nem hajtott intézkedésekről.
Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: a.)- b.) pont esetében: 2010. szeptember 30. c.)-g.) pontok esetében: folyamatos 11. Eleget kell tenni a Polgármesteri Hivatalra vonatkozóan a belső kontrollok működésével kapcsolatos nyilatkozattételi kötelezettségnek. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: tárgyévet követő év február 28. 12. Évente végzett számítások alapján tájékoztatni kell a Képviselő-testületet az Önkormányzat eladósodására figyelemmel arról, hogy a hosszú lejáratú, adósságot keletkeztető kötelezettségvállalásokból adódó tőke és kamatfizetési kötelezettségét az Önkormányzat milyen feltételek biztosítása mellett tudja teljesíteni. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: tárgyévi költségvetési koncepció benyújtása 13. Az európai uniós források igénybevételével és felhasználásával kapcsolatban a.) elő kell írni az európai uniós pályázatfigyelés, pályázatkészítés és az európai uniós forrással támogatott fejlesztés lebonyolításával kapcsolatos eljárás feladat, kapcsolattartás, információáramlás rendjét. b.) ki kell alakítani az európai uniós pályázatfigyelés szervezeti, személyi feltételeit, elő kell írni a pályázatfigyelést végzők és a döntési, illetve a döntés előterjesztési jogkörrel rendelkezők közötti információszolgáltatási kötelezettséget. c.) ki kell jelölni az európai forrásokra vonatkozó pályázatokkal összefüggésben a Polgármesteri Hivatalon belül az önkormányzati szintű pályázatkoordinálás és pályázat nyilvántartás vezetésének felelősét. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: 2010. szeptember 30. 14. Gondoskodni kell az informatikai rendszer szabályozottságának biztosítása, a belső kontrolljainak működtetése érdekében a.) a pénzügyi-számviteli szoftverek esetében a külső fejlesztők éles rendszerhez való hozzáférési jogosultságának korlátozásáról. b.) a katasztrófa elhárítási terv teszteléséről. c.) a pénzügyi-számviteli adatok Polgármesteri Hivatalban történő elektronikus tárolásáról. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: 2011. március 31.
15. Gondoskodni kell arról, hogy a Polgármesteri Hivatalban az e-közigazgatási feladatokat ellátó informatikai rendszer ügyfelek általi igénybevételének figyelemmel kíséréséről. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: folyamatos 16. Intézkedni kell, hogy a stratégiai tervet, valamint az éves ellenőrzési tervet alátámasztó kockázatelemzés terjedjen ki az európai uniós forrásokkal megvalósított fejlesztési feladatokra, valamint a közbeszerzések, illetve a közbeszerzési eljárások lebonyolítására, továbbá az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaság működtetésére is. Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: 2010. október 30.