BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR NEMZETKÖZI GAZDÁLKODÁS SZAK NAPPALI tagozat KÜLGAZDASÁGI VÁLLALKOZÁS szakirány AZ EDI, MINT A MODERN LOGISZTIKAI FOLYAMATOK ALAPJA Budapest, 2009 Készítette: Viszkei Mihály
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 4 1.1 Köszönetnyilvánítás... 5 2. Az EDI és az ECR együttműködése... 6 2.1 Az EDI-ről röviden... 6 2.2 ECR... 6 2.3 Az ellátási lánc és az FMCG szektor... 10 2.4 CRP, VMI... 12 2.5 CPFR... 16 2.6 Cross Docking... 20 3. EDI... 25 3.1 Az EDI bemutatása... 25 3.2 EANCOM... 30 3.3 XML... 33 3.4 A legnépszerűbb EANCOM üzenettípusok... 37 3.5 Az EDI megvalósításának technikai lehetőségei... 40 3.6 Az EDI elterjedtsége... 43 3.7 Az EDI jövője... 49 4. EDI a gyakorlatban... 52 4.1 EDI a szolgáltató szemszögéből... 52 4.2 Az EDI szolgáltató feladatai... 55 4.3 Az EDI bevezetése... 59 4.4 EDI és ECR folyamatok a Henkel CEE-nél... 61 5. Konklúzió... 68 6. Mellékletek... 70 6.1 Esettanulmány... 70 6.2 Rövidítések jegyzéke... 74 6.3 EANCOM 2002 üzenettípusok... 75 7. Táblázat és ábra jegyzék... 77 8. Felhasznált irodalom... 78 3
1. Bevezetés Napjaink gazdaságát, különösen a kiskereskedelmi szektort igen éles verseny jellemzi. A vállalatok sikerességének, vagy akár csak fennmaradásának feltétele a pontos és megbízható szállítás, a friss árukészlet vagy éppen az optimális raktárkészlet. Az üzleti partnerek közötti kommunikáció, vagyis az adatáramlás jelenti minden további fizikai folyamat alapját, ezért szerepe egyre inkább felértékelődik a modern gazdaságokban. Az elektronikus adatcsere (EDI) 1 jelentős segítséget nyújt a vállalatok közötti adatáramlás hatékony kivitelezéséhez. A modern logisztikában az egyik kulcsszó a hatékonyság, mely révén versenyelőnyre tehet szert egy bizonyos vállalat, beszállító, kis-/nagykereskedő, illetve logisztikai szolgáltató a konkurenciájával szemben. Az EDI az alkalmazóit gyors, pontos és automatikus adatcseréhez segíti. Talán érdemes kiemelni a folyamat részét képező automatikus számítógépes adatfeldolgozást, mivel ezen eljárás kiküszöböli a közvetlen emberi beavatkozást, illetve a többszörös adatbevitelt, amely jelentős hibalehetőséget hordoz magában. Hogy gazdasági jelentőségét tovább taglaljam az EDI képezi a napjainkban még nem túl széles körben alkalmazott modern logisztikai folyamatok (VMI, Cross Docking, CPFR) alapját, hiszen lényegében az előbb felsorolt elérhető előnyök (pl. gyorsaság, pontosság) jelentik bevezetésük előfeltételeit. Reményeim szerint szakdolgozatomban sikerül rávilágítanom a modern logisztika számára az elektronikus adatcserében rejlő lehetőségekre. Dolgozatomat három fő részre tudnám osztani. Az első részben sor kerül néhány ECR 2 alapú logisztikai folyamat bemutatására, koncentrálva az EDI-vel megvalósuló összefonódásukra. A második részben kapott helyet az elektronikus adatcsere részletes ismertetése, egyaránt, mint technológia, és mint rendszer. Ezekben a fejezetekben kitértem a szabványokra is, mert véleményem szerint közös nyelv nélkül egy hibátlanul működő, a piacra egyértelműen pozitív hatással levő rendszer sem lehet több egy elszigetelt alkalmazásnál. A fejezet végéről szeretném kiemelni az EDI elterjedtségére vonatkozó kutatásaimat. Ebben az alfejezetben a globális kitekintés után igyekeztem egy összehasonlítás keretében bemutatni a magyar és az osztrák piacra vonatkozó azonosságokat, különbségeket, valamint különlegességeket. A harmadik részben javarészt az EDI gyakorlati alkalmazására, illetve annak használata révén elérhető előnyökre helyeztem nagyobb 1 Electronic Data Interchange 2 Efficient Consumer Response = Hatékony fogyasztói válasz 4
hangsúlyt. Az objektív elemzés érdekében a fejezet első felében az EDI szolgáltató szemszögéből vettem sorra szakértőkkel folytatott interjúk alapján a legfontosabb elektronikus adatcseréhez köthető feladatokat, mint például a bevezetést, a legnépszerűbb szolgáltatásokat, valamint az esetleges problémákat és megoldásokat. A fejezet második felében a teljességet szem előtt tartva felhasználói részről próbáltam bemutatni az EDI és a modern logisztikai folyamatok alkalmazásának pozitív hatását, illetve felmerülő kihívásait a Henkel CEE GmbH-ra vetítve. 1.1 Köszönetnyilvánítás Köszönettel tartozom Peter Franzmairnak az EDITEL Austria igazgatójának, Karl Cegnernek ecom 3 projektvezetőnek, Staub Bulcsúnak az EDITEL Magyarország igazgatójának és Bócsi Zsoltnak a GS1 Magyarország ecom szakértőjének. Tanácsaikkal és észrevételeikkel jelentős mértékben hozzájárultak szakdolgozatom szakmai pontosságához, személyes tapasztalataikkal pedig a gyakorlatorientált fejezetek aktualitásához. Végül, de nem utolsósorban ezúton is szeretnék köszönetet mondani Wolfgang Reiter úrnak, a Henkel CEE informatikai igazgatójának közreműködését a vállalatról szóló fejezet létrejöttében. 3 Electronic Commerce = Elektronikus Kereskedelem 5
2. Az EDI és az ECR együttműködése 2.1 Az EDI-ről röviden Mindenek előtt fontosnak tartom, hogy írjak pár sort EDI-ről, dolgozatom fő témájáról. Az elektronikus adatcsere folyamata üzleti partnerek számítógépes rendszerei közötti strukturált adatok átvitelét jelenti. Az adatok a hatékony továbbítás és feldolgozás érdekében legtöbb esetben szabványosításra kerülnek. Az EDI lehetővé teszi a legfontosabb üzleti folyamatok kommunikációjának automatizálását, például a megrendelés, számlázás és feladási értesítés jelentős egyszerűsítésén keresztül. Továbbá pontossága, biztonságossága és hatékonysága révén kiváltja a fax és az üzleti levelezés által nyújtott korántsem korszerű szolgáltatásokat. 2.2 ECR A hatékony fogyasztói válasz, vagyis az ECR egy kezdeményezés, amely életre hívta a nyertes-nyertes helyzetet eredményező, együttműködésre épülő modern logisztikai folyamatokat. A kulcsszó az együttműködés, mivel bizalom és üzleti kapcsolatok hiányában nincs lehetőség gazdaság növekedésére. A kezdeményezés és azon keresztül a későbbiekben vizsgált logisztikai folyamatok (VMI, CPFR, Cross Docking) céljainak megértése érdekében érdemes áttekinteni az élelmiszeriparban végbement változásokat. A 80-as 90-es években a tőkeerős kereskedelmi láncok megjelenésével jelentős változás következett be a szektorban. A korábbi családiasnak nevezhető kereskedéseket felváltották a személytelenebb multinacionális vállalatok, amelyek az ellátási lánc irányításáért folytatott küzdelmük folytán teljesen elfeledkeztek a legfontosabb szereplőről a fogyasztóról. Az ECR ennek a tarthatatlan helyzetnek az eredményeképpen jött létre, mégpedig azzal a céllal, hogy a fogyasztók igényeire koncentráljon, valamint a felesleges költségek elhagyása mellett leváltsa az idejétmúlt gyártó által vezérelt ellátási láncot fogyasztó által vezéreltre. 4 A kezdeményezés 1993-ban az Amerikai Egyesült 4 ECR Europe (2000) Academic Perspectives on the Future of the Consumer Goods Industry 6
Államokban hozták létre, a fogyasztói igények jobb gyorsabb és olcsóbb kiszolgálásáért. 5 Az ECR küldetése értelmében a fogyasztónak a kívánt termékhez a megfelelő időben, a megfelelő helyen, a megfelelő mennyiségben és a megfelelő áron kell hozzájutnia. Az ECR alapú logisztikai folyamatok az FMCG 6 szektorban jelentek meg először, mivel alkalmazásuk alapját a gyorsan forgó fogyasztási cikkek piacára jellemző rendszeres fogyasztás, illetve tervezhetőség képezi. Magyarországon 1998-óta, Ausztriában pedig 1996-óta működik sikeresen a fogyasztók érdekeit szolgálva az ECR helyi irodája. Az ECR folyamatok bevezetése előtt nagyon fontos tudatosítani a vállalatban, hogy ez nem egy olyan szoftver csomag, amely automatikusan és azonnal növeli a cég hatékonyságát, hanem egy összetett eljárás, melynek sikere több tényezőn múlik. Többek között ilyen tényező például a megfelelő partner kiválasztása, az egységes célok megalkotása, a menedzsment teljes támogatása és a lépésről-lépésre történő végrehajtás. Az ECR alapvetően két irányelvvel rendelkezik: együttműködés és fogyasztóközpontúság, azonban szintén lényeges és szem előtt tartandó szempont a kisebb vállalatok bevonása a logisztikai folyamatok optimalizálásába, a nagyvállalatok természetesnek tekinthető jelenléte mellett. A kezdeményezés egyik legnagyobb kihívása a vállalatok, vagyis az emberek üzleti folyamatokhoz (jelen esetben az ellátási lánchoz) való hozzáállásának megváltoztatása együttműködésen keresztül. Ennek érdekében világossá kell tenni a piaci szereplők számára, hogy amíg a megkülönböztetés a marketingben extra profitot hoz, addig a megkülönböztetés a logisztikában igen sokba kerül. Az ECR platform vívmányainak alkalmazása mindhárom résztvevő számára jelentős előnyökkel jár. A következőkben ezek kerülnek felsorolásra. Vásárlói részről: széles és változatos termékválaszték minden termék kapható egy üzletben egy üzlet ahol egyszerű megtalálni, amire szükség van vonzó és érdekes akciók és promóciók jól kialakított, átlátható termékválaszték Beszállítók: 5 http://www.ecr.hu 6 Fast Moving Consumer Goods = Gyorsan forgó fogyasztási cikkek 7
fejlődés az ellátási lánc hatékonyságában és növekvő eladások lehetőség a kiskereskedők igényeinek jobb megértésére, ezáltal a stratégiai partnerré válásra Kiskereskedők: fejlődés az ellátási lánc hatékonyságában és növekvő eladások Továbbá felmerül néhány immateriális előny is, mint például egyszerűsítés, integráció, kommunikáció és rugalmasság. Az előbbi felsorolás értelmében a vásárló a folyamat legnagyobb nyertese. Az ECR kezdeményezés számtalan projekttel rendelkezik mind a keresleti, mind az ellátási oldalon, pl. kategória menedzsment, polcrakész csomagolás, szállítási optimalizáció és így tovább. Habár szakdolgozatom témáját az ellátási lánc projektjei képezik, a behatárolt karakterszám miatt ezekből is igyekeztem az EDI szemszögéből legmeghatározóbbakat, illetve a legnagyobb használati értékkel kecsegtetőket kiválasztani. Az ECR logisztikai folyamatok alapkövét az EDI képezi, mivel ez a technológia lehetővé teszi az ECR megoldások központját képező teljes értékláncon keresztüli gyors és biztonságos adatgyűjtést, információáramlást és adatfeldolgozást. A készletfeltöltés hatékonysága függ az üzleti partnerek együttműködésre való hajlandóságtól, az átvitt adatok minőségétől és az értékláncon átívelő kommunikáció gyorsaságától. 7 A következő táblázat a hatékony készletfeltöltéshez tartozó EDI üzenettípusokat (később részletezésre kerülnek) tartalmazza, megkülönböztetve az együttműködés szintje alapján. 1. táblázat: üzenettípusok és együttműködés Törzsadatok Megrendelés Fizikai Pézügyi cseréje folyamata kiszállítás vonatkozás Alap INVOIC Haladó PRICAT SLSRPT, INVRPT, ORDERS DESADV INVOIC, REMADV Ideális PRICAT, PARTIN, SLSFCT, SLSRPT, DESADV, RECADV COACSU 7 A fejezet az ECR Blue Books (kék könyvek) (2000) alapján készült 8
PRODAT INVRPT, ORDERS (Forrás: ECR Europe: Efficient Replenishment und EDI EDI für Efficient Replenishment) 9
2.3 Az ellátási lánc és az FMCG szektor Jelen alfejezet célja a fenti fogalmak rövid magyarázata. Azért tartom szükségesnek az ellátási lánc kifejezés és az FMCG rövidítés jelentésének tisztázását, mert amellett, hogy e kifejezések gyakran felbukkannak a logisztikai szakirodalomban, szakdolgozatomban is jelentős szerepet töltenek be. Az ellátási lánc magába foglal minden szóba jöhető folyamatot és eljárást a beszerzéstől a kiszállításig, amelynek szerepe van a termék eljuttatásában gyártótól a végfelhasználóhoz. Az ellátási lánc célját a fogyasztói igények optimális kielégítése jelenti. Az optimalizáció révén csökkenthető a raktárkészlet és elkerülhető az árukészlet szükségtelen felhalmozása. De ennek ez az eljárás csak egy olyan szemléletváltás révén valósulhat meg, amely háttérbe szorítja a jelenleg elterjedt különválasztott folyamatirányítást, és globálisan tekint az ellátási lánc egészére. Egy jól működtetett, együttműködésre épülő ellátási lánc biztosítja, hogy a megfelelő termék, a megfelelő helyen, a megfelelő időben és a megfelelő áron álljon rendelkezésre, ha az alábbi feltételek teljesülnek: Az ellátási lánc szereplői megértik, hogy miért működnek együtt Összhangban van a vállalati kultúra, a stratégia, a jelenlegi értékek és az elvárt eredmények halmaza Az együttműködő partnerek által létrehozott teljesítménymérők folyamatos használatban vannak, így lehetőség nyílik az együttműködés koordinálására A vállalatok közötti kapcsolat felülemelkedik a menedzsmenten belüli változásokon Létezik a cégek és menedzserek közötti bizalom 8 A gyorsan forgó fogyasztási cikkek (FMCG) olyan termékek, amelyekből nagy mennyiséget lehet eladni aránylag olcsón és gyorsan. Ennek értelmében az FMCG kifejezésen olyan árucikkeket értünk, amelyeket rendszeresen megvásárolunk a helyi szupermarketben, mindennapos termékeket, mint vaj, chips, fogkrém, borotva, vagy sör. Annak ellenére, hogy az FMCG termékeken realizált profit abszolút mértékben alacsony, de mivel jelentős mennyiségben és gyakran kerülnek eladásra a kumulált haszon már igencsak számottevő lehet. Habár néha külön kategorizálják őket, szintén az FMCG termékek csoportjába tartoznak a gyógyszerek, valamint az előrecsomagolt ételek és italok. Általános 8 Baumgarten (Hrsg.) (2008) 10
szabályként azt mondhatjuk, hogy a gyorsan forgó fogyasztási cikkeket rövid idő alatt, legfeljebb egy éven belül felhasználják, illetve elhasználják és helyettesítik, vagyis újat vesznek belőle. A következő felsorolás tartalmazza a legismertebb FMCG vállalatokat: Procter & Gamble, Colgate-Palmolive, Kraft, Unilever, Cadbury s, Coca Cola, Wilkinson, Nestlé. Érdemes megjegyezni, hogy az FMCG szektor az éles verseny miatt az egyik leginnovatívabb, leginkább fogyasztó által vezérelt ellátási lánccal büszkélkedik. 9 9 http://www.fgc.org.nz/industry.asp 11
2.4 CRP, 10 VMI 11 A folyamatos készletfeltöltési rendszer (CRP) egyike az ECR platform hatékony készletfeltöltésre fokuszáló folyamatainak. A CRP központi gondolata a termékek ellátási láncon belüli hatékonyabb áramoltatása köré fonódik. A folyamat végigköveti az áru mozgását a gyártótól a vevőig, illetve egészen a végfogyasztóig, és ezzel ellentétes irányba is közvetíti a fogyasztó visszacsatolásait a gyártó felé. A CRP legfontosabb céljai: áru forgási sebességének növelése készletszint csökkentése készlethiány elkerülése vevőszolgálat fejlesztése raktár hatékonyabbá tétele A CRP és a beszállító által működtetett készletgazdálkodási rendszer (VMI) alapvetően a CRP részeként jelentős hatást gyakorol és gyakorolt napjaink logisztikai gyakorlatára. 12 A VMI-re tekinthetünk úgy, mint az első lépcsőfokra egy előremutató együttműködésen alapuló folyamat felé. Természetesen a VMI felhasználási területe, az integrált folyamatokat illetően kevéssé mérhető össze a CPFR-rel, de ennek ellenére az előbbi rendszer alkalmazása számos esetben különösen hatékony megoldásnak bizonyul az ellátási lánc pozitív irányú befolyásolásához. A VMI alapját egy megállapodás képezi, amelynek keretén belül a beszállító dönt megrendelő készletének feltöltési időpontjáról, ezáltal a készletszintjéről. Ez egy igen hatékony módja az ellátási láncon belüli készlet- és költségcsökkentésnek. A VMI arra összpontosít, hogy a termékek a lehető legkevesebb erőforrás igénybevételével és lehetőség szerint a manuális adatbevitel csökkentésével kerüljenek a megrendelő raktárába. Az adatbevitel és az adatcsere kapcsán kerül előtérbe az EDI használata, amely révén lehetőség nyílik a megrendelések és kiszállítások automatikus rögzítése, valamint feldolgozása útján a készletszint követésére és az ebből adódó előrejelzések készítésére. 10 Continouos Replenishment Program = Folyamatos Készletfeltöltési Rendszer 11 Vendor Managed Inventory = Beszállító által működtetett készletgazdálkodási rendszer 12 Egyetemben a későbbiekben sorra kerülő Közös tervezés, előrejelzés és feltöltéssel (CPFR) 12
A VMI szélesebb körű elterjedése az 1980-as évek végén következett be, köszönhetően a nagyáruházak, mint például Wal-Mart áttérésének az automatikus VMI-re. A Wall-Mart áruházlánc szinte minden ECR alapú folyamat tárgyalásakor felmerülhet, ebből kifolyólag jó példa minden innovatív logisztikai megoldások felöl érdeklődő vállalatnak. A VMI-vel kapcsolatban is meg kell jegyezni, hogy a rendszer megvétele és a menedzsment beleegyezése még korántsem garantál azonnali pozitív eredményeket. Az elvárt hozadékok előfeltétele a vállalat dolgozóinak megértése és elfogadása, erős partnerkapcsolat és a bizalmon alapuló aktív kommunikáció, valamint a közös problémamegoldás és az elkötelezettség a projekt véghezvitele mellett. 1. ábra: A beszállító, a megrendelő és a VMI, mint közös platform (Forrás: http://www.vendormanagedinventory.com) A VMI rendszer keretében a gyártó, a nagykereskedő és a kiskereskedő is ugyanarra a célra összpontosíthat, hogy minél hatékonyabban, minél több terméket adjanak el a végfelhasználónak. A folyamat révén a gyártó szemléletmódja megváltozik, mivel a korábbi (minél nagyobb mennyiség vételére ösztönözni a nagykereskedőt) rövid távú célja átalakul egy hosszabb távú üzleti felfogássá, ami értelmében segíti nagykereskedőjét az eladási volumen növelésében. Biztonsággal állíthatom, hogy az előbbi szemléletváltás képezi a VMI legnagyobb hasznát a piaci szereplők számára. A VMI legfontosabb céljai: eladások növelése vevőszolgálat fejlesztése 13
árrés növelése az optimalizáció révén készletek csökkentése a teljes ellátási láncban gyártó termelésének stabilizációja A beszállító tevékenységét a VMI általában a következő módon érinti az információáramlás szempontjából készletszint értesítés a megrendelőtől értékesítési előrejelzés a megrendelőtől szükség esetén készletfeltöltési megrendelések generálása feladási értesítés küldése a megrendelőnek értékesítési jegyzék a megrendelőtől számlaküldés a megrendelőnek 13 Az esetek többségében a VMI bevezetésének legnagyobb nehézsége az árucikkek nagy száma. De mégis hogyan segíti az EDI a VMI folyamatát? Első lépésként a beszállító az EDI-n keresztül gyorsan és megbízható pontossággal hozzájut a legaktuálisabb készletszinthez és az értékesítési előrejelzéshez, a megfelelő mennyiségű és idejű készletfeltöltéshez. Ezt követően a beszállító elkészíti készletfeltöltés tervét a megrendelője számára. A VMI egész koncepciójának az az alapja, hogy a megrendelő helyett a beszállító generálja a megrendelést, mivel ő minden szükséges információval rendelkezik a raktárkészlet menedzselése révén. Ha elérkezik az idő az áru fizikai szállítására, a szállítási értesítés kiküldése szintén az EDI-n keresztül valósul meg. Az üzenetcseréket követően a megrendelő felkészülhet termékek érkezésére, vagyis a raktárkészlete folyamatos optimális szinten tartására. A CRP-VMI folyamatok során a következő EDI üzenettípusok kapnak kiemelt szerepet: Leltárkészlet jelentés (INVRPT), Értékesítési előrejelzés (SLSFCT), Megrendelés visszaigazolása (ORDRSP), Feladási értesítés (DESADV), Értékesítési jelentés (SLSRPT), Számla (INVOIC). Az EDI technológia az általa nyújtott előnyöknek köszönhetően világszerte számos gyártó, nagy- és kiskereskedő automatizált üzleti kommunikációs rendszerének képezi az alapját. 14 13 Intentia: CRP & VMI (2001) 14 ECR Blue Books (2000) 14
A következő felsorolás tartalmazza az üzleti partnerek EDI-vel támogatott VMI alkalmazása révén elérhető előnyeit. Közös előnyök: adatbeviteli hibák elkerülése, köszönhetően az emberi beavatkozástól mentes számítógépek közötti adatátvitelnek mindkét fél érdekelt abban, hogy jobb szolgáltatásban részesítse a végfelhasználót, illetve hogy kizárólag a szükséges termékek legyenek raktárkészleten. bizalmon alapuló stratégiai partnerkapcsolat formálódik a gyártó és a nagykereskedő között, mivel a sikeres együttműködés érdekében megosztják egymással belső információikat megrendelések állandósága a folyamat bevezetését követően a megrendelések egyenlő időközönként, nagyjából egyenlő mennyiségekre szólnak. Nagykereskedő előnyei: csökkenő készletszintek és áruhiányok elkerülése a tervezési és megrendelési feladatok gyártóhoz kerülése költségmegtakarítást eredményez a vevőszolgálat fejlődik, mivel a megfelelő termék a megfelelő helyen áll rendelkezésre a gyártó még soha nem volt érdekeltebb a kiemelkedő szolgáltatás nyújtásában Gyártó előnyei: a termelés tervezése egyszerűbbé válik a nagykereskedő eladási adatai révén ugyancsak a partner eladási adatai révén hatékonyabbá válnak a reklámkampányok időzítései hibás/téves megrendelések megszűnése a készletszint ismerete segít meghatározni a prioritásokat; korábban a gyártónak nem volt információja a várható rendelések mértékéről, azonban a VMI alkalmazásának hála már a megrendelés előtt értesül a termékeihez köthető szükségletek mértékéről 15 15 http://vendormanagedinventory.com 15
2.5 CPFR 16 A közös tervezés, előrejelzés és feltöltés (CPFR) egy iparágakon átívelő ECR alapú rendszer, melynek célja a beszállító gyártó kiskereskedő közötti kapcsolat javítása, közös tervezésen és nyílt információáramláson keresztül. Ez az üzleti gyakorlat kombinálja a kereskedelmi partnerek egyéni termelési, készletezési és eladási adatait, a közös tervezés és a fogyasztói igények hatékonyabb kielégítése érdekében. Tulajdonképpen a CPFR a CRP folytatása és kibővítése tervezési és előrejelzési eljárásokkal. Számos esettanulmány alapján a közös tervezés, előrejelzés és feltöltés használatával a készletek 10 40%-kal csökkenthetőek a ellátási láncon belül. Az alábbi modell tartalmazza a CPFR együttműködési aspektusait (stratégia és tervezés, ellátási lánc menedzsment, végrehajtás, analízis) 2. ábra: A CPFR modell 16 A fejezet az ECR Európa által szerkesztett: A Guide to CPFR implementation (2000) c. kiadvány alapján készült 16
A gyártó és a kereskedő, vagy egyszerűbben az együttműködő partnerek erőforrásaik megosztásával összedolgoznak a modell középpontjában helyet kapó fogyasztó szükségleteinek minél gyorsabb és hatékonyabb kielégítéséért. (Forrás: ECR Europe http://www.ecrnet.org) A CPFR legfontosabb célja, hogy létrehozzon egy közös folyamatot, amely nem korlátozza a felhasználói számát, pl. nem csak beszállító és a nagykereskedője között működik, hanem az egész piacon minden résztvevő számára rendelkezésre áll. Az univerzális és széles körű felhasználhatóság érdekében a CPFR a GS1 17 azonosító kulcsokra és az elektronikus adatcserére épül. A rendszer gerincét a vállalatok közötti szinkronizált adatáramlás és az elektronikus üzleti adatcsere, vagyis az EDI alkotja. 18 A CPFR minden esetben már egy vállalati szinten létező kereslettervező és készletfeltöltő projektre épül. Kompatibilis a hagyományos megrendelési eljárásokkal és a VMI-vel is, sőt képes ezek hatásfokának javítására. A CPFR eljárásnak nincs kimondott technológiai követelménye, de speciális szoftverek és metódusok révén (kiterjesztett adatmegosztás, engedélyezett átvizsgálás) még hatásosabbá tehető. A következő táblázat részletezi a CPFR CRP-vel szembeni szélesebb hatáskörét és határozottabb céljait. 2. táblázat: CRP és CPFR CRP A beszállító, a gyártó és a kiskereskedő egyéni tervekkel rendelkezik A megrendelés alapja a múlt Reaktív A végrehajtásra fókuszál Leginkább a készletgazdálkodásra támaszkodik A cél a költségek csökkentése Kizárólag a hatékony készletfeltöltéssel CPFR A három fél a terveket közösen készíti el A megrendelés alapja az előrejelzés, felhasználva pl. POS 19 adatokat Proaktív A tervezésre összpontosít Leginkább a kategória menedzsmentre támaszkodik A cél a bevételek növelése Promóciókkal, új termék bevezetésével, 17 Global System/Solution/Standard (korábban EAN International) a későbbiekben részletezve 18 VICS (2004) 19 Point Of Sale = a vásárlás helye 17
foglalkozik készletszintekkel és feltöltéssel, valamint a polcok hatékony feltöltésével is foglalkozik (Forrás: ECR Europe: A Guide to CPFR Implementation) 18
Minden ECR logisztikai folyamat, így a CPFR alapja is a hajlandóság a belső információk megosztására. A sikeres bevezetés érdekében a következő üzleti adatok partnerek közötti cseréjére van szükség: üzleti terv, információ új termék bevezetéséről, készlet adatok, POS adatok és előrejelzés, kapacitás és gyártási terv, információ az átfutási időről. Egy jól működő CPFR projekt esetében a következő tipikus előnyökről érdemes beszélni: a fogyasztói kereslet kielégítése nagyobb megbízhatósággal megy végbe nagyobb előrejelzési pontosság, a megosztott adatok révén fejlődő kapcsolat a kereskedelmi partnerek között növekvő eladások csökkenő készletek költségcsökkentés gyártási kapacitás jobb kihasználása A CPFR már gyártók és kereskedők százainál bizonyította pozitív hozzájárulását az ellátási lánc optimalizációjához. Továbbá jelen van olyan kiemelkedő presztízsű húzóágazatokban, mint az autóipar, a high-tech szektor és a vegyipar. 19
2.6 Cross Docking 20 A Cross Docking egy olyan logisztikai gyakorlat, amely a beérkező áru azonnali, köztes tárolástól mentes átrakodásával foglalkozik. A folyamat nem nevezhető újkeletűnek, mivel az Egyesült Államok fuvarozói már az 1930-as évektől sikeresen alkalmazzák az LTL 21 műveletek végrehajtásában. A Cross Docking hosszú történelme egyúttal azt is jelenti, hogy nem az ECR platform képezi az eljárás alapját, viszont a kapcsolatuk ennek ellenére is szorosnak nevezhető, mivel a kezdeményezés aktívan részt vesz a folyamat fejlesztésében és népszerűsítésében. A már korábban is követendő példaként felmerült Wal-Mart volt a kiskereskedelmi láncok közül az úttörő, mivel az 1980-as évek végén bevezette a Cross Dockingot, beemelve ezzel logisztikát a stratégiai fontosságú központi részlegek közé. A Cross Docking folyamat során az árut az egyik szállító járműről közvetlenül átrakják a másik járműre egészen minimális, de inkább semmilyen köztes tárolással. A kereskedelmi gyakorlatban az áru szállítóeszközök közötti átrakása egy olyan úgynevezett átrakó helyen, vagy transzformációs bázison valósul meg, ahol adottak a feltételek a megfelelő rakomány kialakítására és kezelésére. A szakirodalom megkülönböztet egyszintű és kétszintű Cross Dockingot. Amíg egyszintű Cross Docking esetében a komissiózás feladata a gyártóra, illetve a feladóra hárul, addig a kétszintű eljárás során, az átrakóhelyen kerül sor a kereskedő, illetve a megrendelő speciális igényei szerinti komissiózásra, és egyből a megfelelő üzletbe kerül kiszállításra. Tehát lényegében a két folyamat az áruelosztás módjában különbözik. A legtöbb esetben a folyamat lebonyolítása, beleértve az áru fizikai kiszállítását a logisztikai vállalatok feladatát képezi. A Cross Docking sikere hasonlóan a többi modern logisztikai folyamathoz elsősorban a kereskedelmi partnerek közötti folyamatos és hatékony kommunikáció függvénye. A mindennapos üzleti folyamatok lezajlása érdekében különös figyelmet szükséges fordítani az adatáramlás fenntartására. Az EDI bevezetésével a vállalatok közötti kommunikáció gyorsan biztonságosan és költséghatékonyan megy végbe. 20 A fejezet Karl Cegner prezentációja alapján készült (GS1 Austria) 21 Less Than Truckload = kevesebb mint egy kocsirakomány 20
A következő ábra mutatja az EDI üzenetek áramlásának rendjét a Cross Docking folyamatában. 3. ábra: Cross Docking és az EDI üzenetáramlás (Forrás: GS1 Austria) A Cross Docking előnyei: felgyorsítja az ellátási lánc áruáramlási folyamatait a származási- és az eladási hely között csökkenti az árukezelési és raktározási költséget a termékek gyorsabban kerülnek a nagykereskedőhöz, ezáltal értelemszerűen a kiskereskedőhöz is csökkenti vagy megszünteti a raktározási költségeket a raktárak megszüntetése, illetve csökkentése révén lehetőséget teremt az értékesítési tér növelésére elkerülhetővé válik a készlethiány állapota A bevezetés előfeltételei: hajlandóság a gyártó részéről megfelelő árumennyiség jól működő kommunikáció 21
A következő összehasonlító táblázat és ábrák célja, hogy megmutassák a Cross Docking és a központosított áruellátási rendszer közötti különbséget. 3. táblázat: központosított áruellátás és a Cross Docking Költségek Kiszolgálási szint Hatékonyság, kapacitás Felelősség Információ és Kommunikáció Központosított struktúra Állandó költségek Az áruszállítási folyamat gyorsabb, de a kiszolgálási szint alacsony Az előre megállapított fuvarozási kapacitásra nincs hatással a valós kereslet A fuvarozóé/szállítmányozóé Alapvetően belső, vállalati szinten folyik, kevés információ kerül megosztásra Cross-Docking struktúra A költségek követik a valós logisztikai teljesítményt Némileg hosszabb áruszállítási folyamat, de magas kiszolgálási szint A kapacitás a valós kereslet hatására változtatható Megoszlik a kereskedelmi partnerek között Az információáramlás túllép a vállalati határokon, hatékonyabb együttműködést eredményezve (Forrás: Babics Tamás: Cross-Docking in the sales supply chain: Integration of Information and Communication (I+C) relationship) Áruellátás a Cross Docking alkalmazása nélkül: 22
23 4. ábra: Cross Docking nélkül
Áruellátás a Cross Docking alkalmazásával: 5. ábra: Cross Dockinggal (Forrás: GS1 Austria) A fejezet összegzéseként szeretném hangsúlyozni, hogy kutatásaim alapján az ellátási lánc hatékonysága elsősorban a teljes értékű és pontos adatáramlás függvénye. Ennek értelmében az EDI alkalmazása kikerülhetetlen egy modern, versenyképességre törekvő vállalat számára. Napjainkban elektronikus adatcsere használata nélkül a fentebb bemutatott ECR alapú logisztikai folyamatok bevezetése nem járhat jelentős sikerrel, sőt bizonyos esetekben kivitelezhetetlen is lehet. Természetesen van egy másik nézőpont is, miszerint az EDI bevezetése önmagában szintén nem hoz jelentős előnyöket a vállalat számára, csak ha kombinálják valamely ECR alapú technológiával. Véleményem szerint nyilvánvaló, hogy itt két egymástól ugyan független, de kompatibilis rendszerről van szó, melyek együttes alkalmazásával komoly sikereket lehet elérni. A következő idézet remekül leírja az EDI és az ECR együttműködését: Pontos információ áramlik gyorsan EDI kapcsolatokon keresztül a kereskedelmi partnerek között, miközben a termékek kevesebb kezeléssel és készlethiányos helyzetek elkerülése nélkül kerülnek a gyártósorról a fogyasztó kosarába. (Forrás ECR Europe http://www.ecrnet.org) 24
3. EDI 3.1 Az EDI bemutatása A vonalkódok amelyek minden kétséget kizáróan, minden további modern logisztikai fejlesztés alapját képezik szélesebb körű elterjedését követően, megjelent egy jogos piaci igény egy közös üzleti nyelv megalkotására, amely révén egyszerűbbé válik a mindennapos üzleti folyamatok (megrendelés, számlázás, kiszállítás) kézben tartása. Más szóval az ellátási lánc fejlesztése magában hordozza a kommunikációs technikák fejlesztését, e folyamatok alapja pedig az EDI. A következő illusztráció hűen ábrázolja a technológiai fejlődést a megrendelés kommunikációjában. MEGRENDELŐ levél telefon fax B2B EANCOM BESZÁLLÍTÓ A számítógépek közötti kommunikációs eljárások fejlesztése során kiderült, hogy az iparnak egyre inkább hálózatokra van szüksége, kétoldalú kapcsolatok helyett. Az EDI-t megelőzte számos nemzeti-, például DAKOM (Svédország 1972), SEDAS (Németország 1977), TRADAKOM (Egyesült Királyság 1979) és szektoriális szabvány, pl. SWIFT (bankszektor), DAKOSY (logisztikai szektor). 22 A mai értelemben vett elektronikus adatcseréhez köthető munkálatok 1986-ban kezdődtek, az ENSZ EDIFACT 23 munkacsoportjának UNECE 24 -n belüli megalakulásával. Nem sokkal ez után megkezdődött két üzenettípus, az ORDERS (megrendelés) és az INVOIC (számla) kifejlesztése. Ekkor született meg a klasszikus EDI. Tehát az előbbiek értelmében az ENSZ hathatós támogatásával létrejött a UN/EDIFACT amely egy nemzetközi, ágazatokon átívelő, strukturált elektronikus adatcserét támogató szabvány. Jelenleg több mint 200 UN/EDIFACT üzenet létezik, amelyeket elsősorban a kiskereskedelemben, szolgáltatásokban, gyártásban és adminisztrációban használatosak. Az üzleti élet igényeinek teljes körű lefedése érdekében a szabvány az ENSZ munkacsoportja (UNECE) révén folyamatos fejlesztés alatt áll. 22 Pierre Georget (2007) 23 Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport = Elektronikus Adatcsere az Igazgatásra, Kereskedelemre és Szállításra 24 ENSZ európai gazdasági tanácsa 25