Zalaegerszegi Intézet 8900 Zalaegerszeg, Gasparich u. 18/a, Pf. 67. Telefonközpont: (06-92) 509-900 Fax: (06-92) 509-930 FELHASZNÁLÁSI FELTÉTELEK (felhasználási engedély) Ez a dokumentum a Budapesti Gazdasági Fiskola Pénzügyi és Számviteli Fiskolai Kar Zalaegerszegi Intézete Könyvtárának online szakdolgozat-archívumából származik. A szerzi és egyéb jogok a dokumentum szerzjét/tulajdonosát illetik. Ha a szerz vagy tulajdonos külön is rendelkezik a szövegben a terjesztési és felhasználási jogokról, akkor az megkötései felülbírálják az alábbi megjegyzéseket. Ugyancsak a felels azért, hogy ennek a dokumentumnak az elektronikus formában való terjesztése nem sérti mások szerzi jogait. Az archívum üzemelteti fenntartják maguknak azt a jogot, hogy ha kétség merül fel a dokumentum szabad terjesztésének lehetségét illeten, akkor töröljék azt az online szakdolgozattár állományából. Ez a dokumentum elektronikus formában szabadon másolható, terjeszthet, de csak saját célokra, nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz, változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. Minden más terjesztési és felhasználási forma esetében a szerz/tulajdonos engedélyét kell kérni. Ennek a copyright szövegnek a dokumentumban mindig benne kell maradnia. A szakdolgozat szerzje a dokumentumra vonatkozóan az alábbi felhasználási engedély-nyilatkozatot tette: Alulírott, a Budapesti Gazdasági Fiskola Pénzügyi és Számviteli Fiskolai Kar Zalaegerszegi Intézete végzs hallgatója kijelentem, hogy fent nevezett oktatási intézmény, oktatási és tudományos, non-profit célokra számítógépes hálózaton (pl. interneten) vagy egyéb számítógépes adathordozón közzéteheti az intézménynél benyújtott szakdolgozatomat. Jelen nyilatkozat a hatályos szerzi jogszabályok értelmében nem kizárólagos, idtartamra nem korlátozott felhasználási engedély. A felhasználás, terjesztés a kutatást végz felhasználók számára, magáncélra ideértve a másolatkészítés lehetségét is - történhet úgy, hogy az a felhasználó(k) jövedelemszerzése vagy jövedelemfokozása célját közvetve sem szolgálhatja és nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz is csak változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. A szerzi és tulajdonosi jogok, valamint az üzleti célú felhasználási lehetségek továbbra is fent nevezett szerzt illetik. Hozzájárulok, hogy azonos feltételekkel a fenti felhasználási, terjesztési jogokat az oktatási intézmény harmadik személyre elssorban az Országos Széchényi Könyvtár Magyar Elektronikus Könyvtárára ruházhassa át. Kijelentem, hogy nyilatkozatommal csak saját valós jogaimat gyakoroltam, így ez a gesztusom mások jogviszonyát és érdekeit nem csorbítja szakdolgozatommal kapcsolatban.
BUDAPESTI GAZDASÁGI FISKOLA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI FISKOLAI KAR Az Anton Kft. számviteli információs rendszerének bemutatása Küls szakmai konzulens: Magyar Marianna Operatív konzulens: Dr. Vörös Miklós Vajda Veronika Nappali tagozat Számvitel szak Vállalkozási szakirány 2003
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék 1. Bevezetés...3 2. A vállalat bemutatása...5 2.1 A vállalkozás története...5 2.2 A társaság piaci helyzete...5 2.3 A társaság jövbeni lehetségei...7 3. Információs rendszerek...9 3.1 Az információ...9 3.2 Információs rendszerek általában...10 3.2.1 Információs rendszer fogalma...10 3.2.2 Az információs rendszer összetevi...10 3.3 Termelési információs rendszer...11 3.4 Számviteli információs rendszer...11 3.4.1 Számviteli információs rendszer fogalma...11 3.4.2 A számviteli információs rendszer szintjei...12 3.4.3 A számviteli információs rendszer kialakításának szükségessége a magyar gazdaságban...14 4. Az Anton Kft-nél m<köd> információs rendszerek...16 4.1 A vállalat termelési információs rendszere...16 4.2 Az Anton Kft-nél m5köd számviteli információs rendszer...18 4.2.1 A számviteli információs rendszer részletes bemutatása...19 4.2.2 A vállalat számviteli információs rendszerének értékelése...35 5. A számviteli információs rendszer által szolgáltatott adatok a vezetés felé...37 5.1 Az elemzés szükségessége...37 5.2 Az elemzés lényege...37 5.3 A vállalat tevékenységének elemzése...38 5.3.1 Vagyoni helyzet alakulásának elemzése...38 5.3.2 Pénzügyi helyzet alakulásának elemzése...41 5.3.3 Jövedelmezség elemzése...43 6. Összefoglalás...47 2
1. Bevezetés A dolgozat témájául az Anton Kft-nél m5köd számviteli információs rendszer bemutatását választottam. A kötelez szakmai gyakorlat során kerültem a Kft-hez. A gyakorlati életben a fiskolán tanultakat jól tudtam hasznosítani, bár sok újdonságot is megismertem a számviteli munka területén. Mivel ennek a cégnek a tevékenysége véleményem szerint magába foglalja mindazt, ami a számviteli területen érdekes lehet, és elfordulhat (export tevékenység, árfolyamfigyelés, vámmal kapcsolatos jogszabályok ismerete, analitikus nyilvántartások), úgy gondoltam, hogy nagy kihívást jelenthet számomra a Kft. számviteli információs rendszerének bemutatása. A témaválasztáshoz hozzájárult az is, hogy munkám során egy olyan dinamikusan fejld vállalatot ismertem meg, ahol a továbblépéshez már elengedhetetlen a régi rendszer finomítása, fejlesztése. A számviteli információs rendszerek a vállalkozások gazdasági, pénzügyi mozgatórugói, ezért azok megfelel kialakítása, felépítése az eredményes m5ködéshez elengedhetetlen. Az innen származó információk befolyásolják a döntéshozatalt, és ezáltal hatással vannak a termelési folyamatokra. A fentiek miatt nagyon fontos, hogy célszer5en kialakított szervezeti felépítés, jól megszervezett bizonylat, és adatszolgáltatás segítse a rendszer m5ködését. A dolgozat az alábbi fbb témakörökre épül: 1. Bevezetés 2. Vállalat bemutatása 3. Információs rendszerek 4. Az Anton Kft-nél m5köd információs rendszerek 5. A számviteli információs rendszer által szolgáltatott adatok a vezetés felé 6. Összefoglalás A vállalat, és tevékenységének bemutatása után az információs rendszerekrl általános tulajdonságait fejtem ki, majd ezután a cégnél használt ügyviteli program alapján részletesen bemutatom az Anton Kft-nél kialakított rendszert. 3
Mivel a számviteli információs rendszerekkel szembeni elsdleges elvárás, a vezetség pontos informálása a cég vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetérl, ezért különböz mutatók segítségével elemzést készítettem a vállalat eredményességének alakulásáról. Végül összefoglalás következik magáról a rendszerrl, és az általam megoldatlannak vélt problémákról, rávilágítva arra, hogy napjainkban az Európai Unióhoz közeled Magyarországon egy vállalat eredményes m5ködése elképzelhetetlen egy jól m5köd számviteli információs rendszer nélkül. 4
2. A vállalat bemutatása 2.1 A vállalkozás története Az Anton Kft. 1992. december 15-én alakult, és teljes egészében magánszemélyek tulajdonában van. F tevékenysége a szerszámkészítés és a saját készítés5 szerszámok kipróbálása m5anyagfröccsönt gépein, ezáltal a speciális munkam5veletek elvégzése. A cég indulása az alábbi körülmények között történt: A rendszerváltást követen a szerszámkészít nagyvállalatok megsz5ntek, a piacon kialakult hiány, és gyártói bizonytalanság állapotában az Anton Kft. a bonyolult, egyedi tervezés5, speciális szerszámok gyártása területén vállalkozott, fleg azon termékekkel, amelyek készítését más cégek - m5szaki hiányosságok miatt - nem vállalták. Ez a szakterület az autó, háztartási és elektromos gépalkatrészgyártó szerszámok, nagy precizitású m5anyagfröccsönt és hidegalakító szerszámok gyártása volt. Az üzem kezdetben egy bérelt garázsban, majd a tulajdonos saját lakásának alsó szintjén, ezt követen pedig a lakás mögött felépített 220 négyzetméteres m5helyben indult el. Az 1997-es évben a Kft. eljutott arra a szintre, ahol dönteni kellett, hogy vagy megmarad a piacon és tovább fejldik mind területi terjeszkedés, és gépi beruházás terén, vagy nem tud tovább fejldni a piaccal és esetlegesen elveszti megrendelit. A társaság tulajdonosa úgy döntött, hogy a fejlesztést választja. Megvásárolt az önkormányzattól egy földterületet, amelyen egy csarnokot létesített kb. 1000 négyzetméteres területen. Kisebb-nagyobb anyagi nehézségek után, állami támogatásokat is igénybe véve, a vállalkozás mára az ország egyik legfejlettebb szerszámkészít üzemét mondhatja magáénak, a jelenleg megtalálható szinte legkorszer5bb technológiával felszerelve. 2.2 A társaság piaci helyzete Az Anton Kft-nél a 2001-es évben átlagosan 74 f dolgozott, ez a szám az idén megközelíti a 90 ft. Nem igényel különösebb indoklást, hogy ez mekkora fejldés az induláskori 4 fvel szemben. A kapacitások az utóbbi 3-4 évben növekedtek dinamikusan, hisz az 1997. év elején a Kft. létszáma alig haladta meg a 20 ft. Megnyugtató a cég számára, hogy a létrehozott 5
kapacitások lekötése semmilyen gondot nem okoz. Az elmúlt három évben inkább az volt a probléma, hogy a lehetséges megrendelések egy részét nem tudta elvállalni. A gyártott termékek minsége jó, reklamációk nem merültek fel. A termékek európai-, és világviszonylatban is megállják a helyüket. Az Anton Kft. az indulást követen szinte azonnal exportra kezdett el dolgozni. A kezdeti nehézségeket segítette, hogy a külföldi vevk részérl a szakmai hozzáértést és megbízhatóságot tapasztalva nagyfokú bizalom alakult ki a cég iránt. Több megrendel így például az NS Kunststofftechnik a kezdetektl fogva az Anton Kft. vevi közé tartozott, és jelenleg is a termelés viszonylag nagy százalékát teszik ki megrendeléseik. A megrendelk között a legjelentsebbek az autógyártás területén: a BMW, a Mercedes, az Audi, a General Motors; a híradástechnika területén: a Grundig, a Siemens cégek; illetve az egyéb háztartási gépek, és alkatrészek területén: NS Kunststofftechnik, az FWB, a Heizmann. Az Anton Kft. a 2001-es évben eljutott arra a szintre, hogy olyan cégóriásnak is a beszállítója lett, mint a Valeo, mely a nemzetközi viszonylatban is ismert nagyvállalat, jelentsége világgazdasági szinten is számottev. A Valeo az autóiparban a legnagyobbak, köztük a Mercedes, BMW, GM, VW beszállítója, több országban, így Olaszországban, Németországban, Franciaországban stb. is vannak vállalatai. A Valeonak csak olyan cégek szállíthatnak szerszámot, amelyek megfelelnek a Valeo bels minsítési rendszerének. Ez nemzetközileg elfogadott minséget biztosít, mivel egységes rendszert alkalmaznak, függetlenül attól, hogy a Valeo vállalata mely ország területén m5ködik. Ez a minsítés A kategóriájú az Anton Kft. vonatkozásában, melyet 2000. évben szerzett meg. Folyamatos fejldést mutatnak az árbevétel és az adózott eredmény adatok is az elmúlt 6 év vonatkozásában: 1. Sz. táblázat Adatok eft-ban Év Árbevétel Eredmény 1996 81803 7741 1997 152059 17291 1998 248095 51425 1999 358211 48096 2000 692797 54132 2001 830960 57257 6
Az Anton Kft. tulajdonában van a Zalaegerszeg, Sport u. 16. szám alatti ingatlan. Az ingatlanon 2000 négyzetméter üzemcsarnok, és 320 négyzetméter iroda és szociális létesítmény található. Az épület teljesen légkondicionált, a csarnok daruzott, teljes egészében megfelel a XXI. század elvárásainak. A cég tulajdonát képezi még a zalaegerszegi 2721/4 hrsz-ú belterületi ingatlan, mely 4465 négyzetméter terület5. Az Anton Kft. gépállománya nettó 130.000 eft, melybe többek között 5 CNC megmunkálóközpont, több különféle szikraforgácsológép, lézerhegeszt, marógépek, köször5gépek, és egy háromdimenziós csúcstechnológiát képvisel ENGEL típusú gép tartoznak. 2.3 A társaság jöv>beni lehet>ségei Az Anton Kft. megalakulását követen és azóta is m5anyagfröccsönt szerszámok készítésével és m5anyag termékek fröccsöntésésvel foglalkozik. A társaság profilja nem változott, azonban a gyártott m5anyagfröccsönt szerszámok a kezdeti egyszer5bb gyártmányoktól eltolódtak a magas technikai színvonalat képvisel háromdimenziós szerszámok felé. Így az Anton Kft-nél a m5szaki fejlesztés célterülete az ilyen típusú szerszámkészítés feltételeinek megteremtése lett. Ez a fejlesztés 1998. évtl kezddött el. A háromdimenziós szerszám a csúcstechnológiát jelenti a jelenlegi nemzetközi piacon; egy olyan versenyképes terméket, mely az egész világon a legmagasabb követelményeket elégíti ki, és így hosszútávon gazdaságosan értékesíthet termék létrejöttét eredményezi. A Széchenyi tervnek köszönheten 2001. év decemberében az Anton Kft. vásárolt egy olyan fröccsönt gépet, mely már alkalmas az ilyen típusú szerszámok m5ködtetésére. Az országban ez az egyetlen ilyen gép, ezért a Budapesti M5szaki Egyetemmel együttm5ködési megállapodást írtak alá, hogy a jövend mérnökök is megismerhessék ezt a fajta csúcstechnikát. Mivel az állandóan fejld ipari háttér szintentartása óriási befektetési igényeket von maga után, és mivel a világpiac Ázsia felé történ megnyílása jelents árkonkurenciát jelent az európai vállalkozások számára, fként a nagyarányú kézimunkát igényl iparágaknál, mint például a szerszámgyártás, és ráadásul a világpiacon az autóértékesítés csökken tendenciát mutat, mely vásárlói révén a céget is érzékenyen érinti; az Anton Kft-nek is el kellett gondolkodnia a jövbeni lehetségekrl 7
Ezért két új munkaterület megnyitásával próbálkozik az elkövetkez idszakban. Az egyik terület, amelyet választott, a már megvásárolt ENGEL csúcstechnikájú, fröccsöntgép kihasználására épül. Ez a gép technikai adottságai alapján nagy szériaszámú, bonyolult m5anyagtermékek gyártására alkalmas. Így már folyamatban van egy szintén multinacionális céggel, az Electrolux-szal a megállapodás, porszívó kábeldob gyártására. A másik a GE multinacionális cég részére szikraforgácsolási bérmunkavégzés, mely viszonylag kis befektetéssel, az állandó szállítási kondíciók miatt stabil, jó nyereséget hozó vállalkozásnak ígérkezik. 8
3. Információs rendszerek 3.1 Az információ Információ fogalma: Információ alatt az ismeretek azon körét értjük, amelyek egy rendszerrl lév korábbi tudásunkhoz képest újdonsággal szolgálnak, ezáltal csökkentik a rendszer megismerési folyamatában lév bizonytalanságot. Többnyire valamilyen cselekvést indítanak el. Mivel a vállalat m5ködésében kulcsszerepe van az idben meghozott helyes döntéseknek, ezért az információk a döntések inputjaként a vállalati m5ködés fontos erforrásai közé tartoznak. St, kicsit fölötte is állnak a hagyományosan vett erforrásoknak, mint a pénztke, vagy a munkaer, mert az utóbbiakat csak akkor lehet mozgásba hozni, koordinálni, ha a rájuk vonatkozó információk eljutnak a m5ködtetikhez. Az információk azáltal válnak a rendszer elemeivé, hogy a szervezet számára biztosítani tudják: - az informálódást; a szervezetben információfelvétel történik, - informálást; a szervezetben információáramlás történik, és - információfedolgozást; a szervezet elemei az információ hatására m5ködésbe lépnek. Más és más az információ, amire szükség van a gazdálkodás, és döntések különböz területein, és szintjein. Ezért nagyon fontos, hogy ezt figyelembe véve jöjjenek létre a vállalatokon belüli információs rendszerek, melyek folyamatos tevékenységükkel hozzájárulnak a vállalkozások eredményes gazdálkodásához. 9
3.2 Információs rendszerek általában 3.2.1 Információs rendszer fogalma Az információs rendszer olyan szervezett folyamatok összessége, amelyek végrehajtásuk esetén a szervezet irányításához, és döntéshozatalhoz adnak információkat. Más megközelítésben az információs rendszer az a rendszer, amely a vállalat környezeti adataink figyelésével, és elérésével egyidej5leg kezeli a vállalaton belül zajló tevékenységek, és a környezettel folytatott tranzakciók adatait is, ezeket rendszerezi, és információként a döntéshozók rendelkezésére bocsátja. 3.2.2 Az információs rendszer összetev>i 1.) Döntéshozó: Általában valamilyen szint5 vezet, aki az információs rendszer segítségével információt kap a vállalatot érint tényekrl, és ezek felhasználásával a vállalattal kapcsolatban hasznos döntéseket hoz a célok elérése érdekében. 2.) Információ: A feldolgozott adatok a küls és bels tényekrl, melyek a döntéshozatalban felhasználhatók. 3.) Technikai apparátus: Napjainkban a számítógépes ellátottságot jelenti, hiszen fontos az információk biztonságos tárolása, gyors visszakeresése, átadása, ami hatékonyan csak számítógépek segítségével oldható meg. A vállalati információs rendszer három jól elkülöníthet, egymástól nem független rendszert alkot: - Vezeti információs rendszer - Termelési és/vagy számviteli információs rendszer - Informális információs rendszer E három struktúra egyetlen integrált információs rendszert képezve segíti a vállalatok tevékenységét. A dolgozat témájával kapcsolatban az alábbiakban a termelési, és számviteli információs rendszer kerül részletes kifejtésre. 10
3.3 Termelési információs rendszer A termelési információs rendszer feladata a vállalaton belüli termelési folyamatok összefogása, a különböz termelési pontok között a szükséges információk átadása, a termelési szintek szerint. Jelentsége kiemelt, mivel a gyártásban a megfelel információk hiánya fennakadást okozhat (pl.: nem megfelel mennyiség5 raktározott alapanyag), illetve hibás termék elállítását eredményezheti (mind minségben, mind összetételben). Éppen ezért a jól kialakított termelési információs rendszer nagy szerepet játszik a vállalat eredményes m5ködésében. 3.4 Számviteli információs rendszer 3.4.1 Számviteli információs rendszer fogalma A számviteli információs rendszer olyan integrált keretet ad a vállalton belüli adatok gy5jtésének, tárolásának és feldolgozásának, amely pénzügyi jelleg5 információkat biztosít a vállalati tevékenységek irányításához és végrehajtásához, illetve a vállalat tevékenységét és annak eredményét tükröz kimutatásokhoz. A számviteli információs rendszer tehát pénzügyi információkat biztosít, azáltal, hogy folyamatosan figyelemmel kíséri a gazdasági egységeknél zajló eseményeket, rögzíti azokat naturáliákban kifejezett, és pénzügyi következményeikkel (értékben) együtt, és ezek alapján a vezetés felé különböz jelentéseket készít. A számviteli információs rendszer a tranzakciók, és események követésén kívül számos rendszeres, vagy idszaki feldolgozást is végez a vezetés felé, illetve más érintettek (pl.: részvényesek) számára. Így a rendszer keretében készülnek el a vállalatok m5ködését, és eredményét átfogóan tükröz pénzügyi kimutatások (cash flow, mérleg, eredménykimutatás). 11
A számviteli információs rendszerben zajló eseményeket három f ciklusban foglalhatjuk össze: 1.) Bevételi ciklus: Az áru értékesítését és a belle származó bevételhez való hozzájutást foglalja össze. Fbb elemei a rendelésfogadás, és nyilvántartás, számlázás, teljesítés, vevállomány nyilvántartás, elszámolás, jelentéskészítés. 2.) Kiadási ciklus: A beszerzéstl a fizetési kötelezettség teljesítéséig terjed folyamatokat jelenti. Fbb elemei a rendelésfeladás, beérkeztetés, számlafogadás, kiegyenlítés, elszámolás, jelentéskészítés. 3.) Erforrás menedzsment ciklus: A vállalat m5ködéséhez szükséges erforrások beszerzését, tárolását, felhasználását foglalja magában. 3.4.2 A számviteli információs rendszer szintjei A gazdasági rendszerek gyakorlatában a következ számviteli elszámolási szintek különböztethetk meg: alapadatok, és bizonylatok, analitikus nyilvántartások, fkönyvi könyvelés, és beszámoló szint. Alapnyilvántartások: A vállalat valamennyi erforrására kiterjed, hagyományos értelemben vett nyilvántartások szintje. Rendeltetése az elszámoltatás, és a felelsség biztosítása, illetve annak alátámasztása. Rögzíti az állapotváltozások sorozatát, az azokat elidéz eseményeket, és a pillanatbeli állapotokat tükrözi. Alapokmányai azok az elsdleges bizonylatok amelyeket a gazdasági m5velet helyszínén készítenek, és amelyeknek egy példánya a helyszínen marad. Az erforrásokat természetes mértékegységben méri, de a mozgások regisztrálása során értékben is rögzíti a változásokat. Analitikus könyvelés: Ezen a szinten történik a feladások készítése a fkönyvi könyvelés számára. Az analitikus elszámolások egy-egy fkönyvi számla tartalmát az információs igényeknek megfelelen részletezik. Ezeket a nyilvántartásokat folyamatosan kell vezetni. Ez azt jelenti, hogy az év végén összegzett nyilvántartásokat a következ évben tovább használjuk. Amennyiben a nyilvántartásokat hiánytalanul vezetjük a leltárkészítés alapokmányai is lehetnek. 12
F>könyvi szint: Rendeltetése a beszámoló alátámasztása, illetve a bels információs igények kielégítése, hisz a számviteli törvény szerint a vállalatoknak az eszközök, források, illetve a gazdasági események eredményre gyakorolt hatásának egységes rendszerbe foglalásával biztosítania kell az éves beszámoló elkészítéséhez szükséges alapinformációkat. A fkönyvi könyvelés két formában valósul meg: a fkönyvi számlán és a fkönyvi naplóban. A fkönyvi számlán a gazdasági eseményeket tartalmuk szerint kell rögzíteni, a fkönyvi naplóban pedig a felmerülésük sorrendjében kerülnek feljegyzésre. A szint alapokmányai az analitikus szint feladásai, és egyéb alapbizonylatok. A mérésmód itt már csak értékben történik. A vállalkozó a fkönyvi számlák adatállományáról évente legalább egyszer (beszámoló készítést megelzen annak alátámasztására) fkönyvi kivonatot köteles készíteni. Ez teremti meg a kapcsolatot a fkönyvi szint és a beszámolási szint között. Beszámoló szint: A beszámoló a vállalat vagyoni, pénzügyi helyzetét és jövedelemtermel képességét és annak változását bemutató pénzügyi jelentés, melynek összeállítási szabályait a Számviteli Törvény rögzíti. Alapokmányai a fkönyvi kivonat, és a leltár. A mérlegben és eredménykimutatásban a mérésmód csak értékben, míg a kiegészít mellékletben értékben és mennyiségben történik. Az információs rendszer egyes szintjei szorosan kapcsolódnak egymáshoz, és ez biztosítja az egymással való egyeztethetséget. Ahhoz, hogy a számviteli információs rendszer hatékonyan szolgálja a vállalat tevékenységét, kiépítésében az alábbi követelményeknek kell eleget tennie: törvényi elírásoknak való megfelelés, számviteli elvek érvényre juttatása, tükrözze a vállalat jellegét, bels információigényét, könyvviteli rendszer áttekinthetvé tétele, tulajdonosi, vezeti döntésékhez szükséges információk biztosítása. 13
3.4.3 A számviteli információs rendszer kialakításának szükségessége a magyar gazdaságban A 80-as évek közepétl a szocialista gazdasági forma fokozatosan alakult át piacgazdasággá. Ennek a folyamatnak során megváltoztak a tulajdonviszonyok, a szocialista típusú nagyvállalatok helyét kis- és középvállalatok, egyéni vállalkozások foglalták el. A szocialista gazdasági formában a számviteli információk elssorban a nemzetgazdaság irányításának céljait, a tervgazdálkodást szolgálták. A vállalaton belüli bels információs folyamatokra nem fordítottak különösebb figyelmet, hiszen a vállalat m5ködésének eredményessége nem volt meghatározó. A piacgazdasággá történ átalakulás viszont szükségessé tette, hogy a gazdaság szerepli megkapják azokat az információkat, amelyek alapveten szükségesek gazdasági döntéseik meghozatalához. Ezért a számviteli információs rendszer m5ködésének eredményeképpen adatok szolgáltathatók a piaci szereplk vagyoni, pénzügyi, és jövedelmi helyzetének alakulásáról. Ez a változás igényelte a számvitel törvényi szabályozását, egy olyan Számviteli Törvény kialakítását Magyarországon, mely a piacgazdaság körülményeinek, a megváltozott tulajdonviszonyoknak megfelel. Az információk felhasználóinak köre alapveten két részre osztható: küls és bels felhasználók. A küls felhasználók közé tartoznak elssorban a tulajdonosok, akik vagyonukat azzal a céllal vitték be a vállalatba, hogy az ott kigazdálkodott jövedelembl osztalék formájában részesedjenek. Ezért fontos, hogy tudják, befektetési döntésük helyes volt-e, a vállalkozás vagyoni helyzete stabil-e. Ide tartoznak még a hitelezk, a potenciális befektetk, akiknek gazdasági döntéseikhez szükségesek a szolgáltatott információk, illetve a hatóságok, akik így tudják ellenrizni, hogy a társaság m5ködése megfelel-e a jogszabályi elírásoknak. Az els számú elvárás azonban, melyet az információs rendszerrel szemben támasztunk, a bels felhasználók, a vezetség informálása a cég pontos vagyoni, pénzügyi, illetve a jövedelmi helyzetérl, mivel a vezetés számára a legfontosabb, hogy pontosan lássák a még 14
kihasználatlan bels forrásokat, és rugalmasan tudjanak reagálni a küls hatásokra, változásokra. Összegezve tehát elmondható, hogy a számvitel, és így a számviteli információs rendszer legfbb feladata, hogy a vállalat m5ködésérl a piac szerepli részére hasznos, és megbízható információt szolgáltasson, ezért fontos annak megfelel kialakítása, hatékony m5ködtetése. 15
4. Az Anton Kft-nél m<köd> információs rendszerek 4.1 A vállalat termelési információs rendszere Mint az elzekben már bemutatásra került, a termelési információs rendszerek a gyártás folyamatában játszanak jelents szerepet. Az Anton Kft. esetében a következ módon került kialakításra ez a rendszer: 1. szint: Árajánlat kérés, árajánlat adás. A potenciális megrendel megfelel m5szaki rajzok, és minségi követelmények leírásával megkeresi a céget, mely alapján a tervezés vezetje óra, és anyagköltség bontásban árajánlatot készít a megrendel felé. 2. szint A kiadott árajánlatnak megfelelen, amennyiben az ár körülbelül megfelel a megrendelnek, a tételes egyeztetés, és árkorrekciók után a megrendel írásos megrendelést ad, melyben pontosan megadja a gyártási, és fizetési paramétereket. 3. szint: A megrendelés alapjául szolgáló m5szaki rajzoknak megfelelen a tervezk elkészítik a gyártáshoz szükséges pontos, méretarányos rajzokat, darabjegyzékeket. A darabjegyzékek alapján a beszerzés elkészíti az alapanyagmegrendelések listáját, és a gyártás ütemének megfelelen gondoskodik a megrendelt alapanyagok határidre történ beérkezésérl. 4. szint: Maga a gyártási folyamat, melynek minden információs rendszer alá van rendelve, hiszen az itt elkészült terméknek kell megfelelnie a megrendel által támasztott követelményeknek. A gyártási folyamat eredménye a m5anyagfröccsönt szerszám, mellyel azokat a m5anyag darabokat készítik, melyrl a megrendel a m5szaki rajzok alapján vár. 5. szint: Mintadarab gyártása. Az Anton Kft.-nél készült szerszámokkal gyártott m5anyag mintadarabok különböz méreti, és minségi vizsgálaton esnek át. Amennyiben bármilyen eltérés tapasztalható, a hibának, vagy a megrendel igényeinek megfelelen akár a tervezési szintig is visszaléphet a folyamat, de legtöbbször elég a gyártási szinten a megfelel korrekciókat elvégezni. Amennyiben a mintadarab megfelel, a m5anyagfröccsönt szerszám szállításra kerül a megrendel részére. 16
Árajánlatkérés Árajánlat 1. szint Nem elfogadott Elfogadott Rendelés 2. szint Tervezés Alapanyagbeszerzés 3. szint Gyártás M5anyagfröccsöntszerszám 4. szint Mintadarab Nem Igen Szállítás 17
4.2 Az Anton Kft-nél m<köd> számviteli információs rendszer Az Anton Kft-nél alkalmazott programcsomagot a P&G Szoftverház Számítástechnikai Szolgáltató Betéti Társaság készítette, és tartja karban folyamatosan, a jogszabály változásainak megfelelen. Az Ad_Acta számítógépes programcsomag a vállalkozások teljes ügyvitelét felöleli az alábbi modulokkal: - Rendelésnyilvántartás, - Szerzdésnyilvántartás, - Számlázás, - Könyvelés, - Készletek, - Pénzügy, - Bérgazdálkodás, - Titkárni alrendszer - Egyedi igényre termelésnyilvántartás is illeszthet a rendszerbe A program több ügyfeles változatban is üzemelhet, ekkor a program behívása után ki kell választani az aktuális ügyfelet. Ilyen esetben az egyes ügyfelek adatai külön alkönyvtárban kapnak helyet. Az Ad_Acta számítógépes programcsomag IBM, vagy kompatíbilis számítógépeken futtatható. A program egyes moduljai önállóan is üzemelhetnek, de lehetség van a komplett rendszer üzemeltetésére is úgy, hogy a modulok kapcsolódjanak egymáshoz. Pl.: a számlaadatok bevitelével párhuzamosan sor kerülhet készletaktualizálásra, majd ezzel egyidben a számla könyvelésére is. A program m5ködéséhez kódrendszereket kell kialakítani. 18
4.2.1 A számviteli információs rendszer részletes bemutatása 4.2.1.1. A rendszer m<ködéséhez szükséges állományok A.) Törzsek A program használata során bármelyik alrendszert is akarjuk üzemeltetni, ugyanazon törzsadatokat használjuk. Így a szállító, vev törzs adatai kerülnek felhasználásra a kimen számlák készítésekor, vagy a pénzügyi alrendszerben az adók megfelel hivatalokhoz történ utalásánál is. A rendszerben a következ törzsadatok tárolására van lehetség: 1.) Szállító, vev törzs A fentieknek megfelelen több alrendszer is használhatja. A partnereket a törzsbe kell felvinni, és a használat során igény szerint bvíthet. 2.) Anyagtörzs, A vállalkozásnál lév, megrendelésre kerül, számlázandó, vagy készletezésre kerül anyagokat tartalmazza. Az anyagtörzs az egyes modulokból új tételekkel egészíthet ki. 3.) Befektetett eszközök 4.) Szolgáltatás törzs A számlázandó szolgáltatások körét tartalmazza, az egyes modulokból is bvíthet. 5.) Szerzdéstörzs Itt vihetk fel a külföldi partnerekkel kötött megállapodások. 6.) Alkalmazotti törzs A bérrendszerhez szükséges törzsadatok feltöltését biztosítja. A személyi adatokon túl a dolgozók fix jogcímeit is itt lehet tárolni. 7.) Szállító, vev központja, 8.) Szállító, vev részlegei, 9.) Termékszerkezet B.) Paraméterek Az Ad_Acta számítógépes alrendszerben a törzsadatok mellett úgynevezett Paraméterek találhatók, amelyek egyrészt a gazdasági szabályozók leírására szolgálnak, másrészt a helyi 19
sajátosságok feltöltését teszik lehetvé. Az els típusnál lehet feltölteni például az érvényes forgalmi adó %-okat, a személyi jövedelemadó sávokat. A másik csoport a vállalkozás adatainak feldolgozásához szükséges törzsjelleg5 adatokat foglalja magába: szervezeti egységek, munkaszámok, számlakeret, költséghelyek, kifizetési jogcímek stb. C.) Szerviz D.) Dokumentáció 2.4.2.1 A program moduljainak részletes bemutatatása A már említett programmodulok közül cég az alábbiakat használja: A.) Számlázás B.) Könyvelés C.) Készlet-befektetett eszközök D.) Pénzügy E.) Bér-munkaügy Ezek a programrészek a Kft teljes ügyvitelét átfogják, és segítségükkel megvalósítható a vállalat számviteli információs rendszerének hatékony m5ködtetése. Az alábbiakban az egyes modulrészekhez kapcsolódó általános tudnivalók kerülnek kifejtésre, melyet a modulok cégre vonatkozó konkrét leírása követ. A.) Számlázás Bizonylatok, bizonylati elv Minden gazdasági eseményrl bizonylatot kell kiállítani. A bizonylatok a gazdasági események megtörténtét hitelt érdemlen bizonyítják. A könyvviteli nyilvántartásokban (analitikus, és szintetikus) csak bizonylat alapján lehet az események hatásait rögzíteni. A bizonylat akkor szabályszer5, ha a valóságnak megfelelen, és hiánytalanul tartalmazza a könyvvitelben rögzítend, valamint más jogszabályokban elírt adatokat. Ezen adatoknak hitelesnek kell lenniük, és a bizonylatoknak meg kell felelni az általános alaki, és tartalmi követelményeknek. 20