ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE. ea.: Projekttervezés III. Tevékenységek tervezése Időtervezés: Gantt diagramm Hálótervezés: Kritikus út Tartalék idő Példa ismertetése TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE Fel kell vázolni egy lehetséges tevékenység sorozatot, egyfajta megoldást, illetve elvárt eredményt, amit a célrendszerrel összeillesztve projekt koncepciónak nevezhetünk. A projekt során végrehajtandó tevékenységeket mindig úgy tervezzük meg, hogy először rögzítsük az elérni, illetve realizálni kívánt eredményt és ehhez rendeljük a szükséges tevékenységeket. Az egyes tevékenységek sajátos tevékenységhálót alkotnak, mivel vannak olyan tevékenységek, amelyek egymástól teljesen függetlenek, míg vannak olyanok is, amelyek elvégzése után jelentkező eredmény előfeltétele egy másik megkezdésének. TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE A tevékenységek tervezése során meg kell határozni az alábbiakat: a tevékenység várható eredménye, a tevékenység szakmai tartalma, a teljesítés fizikai helyszíne, a teljesítésben közreműködő személyek, illetve szervezetek, a tevékenység kezdete és vége, a szükséges előfeltételeket és kockázatokat, a tevékenység forrás, illetve erőforrásigényét (humán és tárgyiasult), a tevékenység elvégzésért, illetve az eredményért felelős személy, illetve csoport. A feladatcsoportok lebontási struktúrájának elkészítésekor a struktúra lebontását felülről lefelé végezzük, és olyan mélységig kell lebontani, hogy az egyes tevékenységek a szükséges erőforrások és eszközök elfogadhatóan becsülhetők legyenek. Meg kell határoznunk a tevékenységek végrehajtási sorrendjét és párhuzamosan kivitelezhető tevékenységeket. Az időtervezés célja: IDŐTERVEZÉS A projekt átfutási idejének meghatározása A részfeladatok, tevékenységek kezdési- és befejezési időpontjában kiszámítása Az események bekövetkezési időpontjában megállapítása Az átfutási időt közvetlenül befolyásoló részfeladatok meghatározása (kritikus tevékenységek) A legkorábbi- és legkésőbbi időpontok meghatározása a nem-kritikus tevékenységeknél. Legkorábbi módszer: Gantt-diagram IDŐTERVEZÉS (Gantt diagramm) A projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy sorral jeleníti meg a tervben A sorok hossza arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével A tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez A fenti elhelyezkedés jelzi az interdependenciákat Átfedéses szekvenciálás: az előző tevékenységet nem kell befejezni ahhoz, hogy a következő megkezdhető legyen Negatív átfedés: késleltetés Függőségi nyilak: függőségi kapcsolat megjelenítése A haladás nyomon követhető és a monitoring során is felhasználható Hátrány: bonyolult projekteknél átláthatatlan 1
IDŐTERVEZÉS (Gantt diagramm) HÁZÉPÍTÉS IDŐTERVE GANTT DIAGRAMMAL GANTT DIAGRAMM A legegyszerűbb, legrégibb, legáltalánosabban használt [névadó: Henry Gantt, USA, XX. sz.eleje] Az egyes tevékenységeket idötartamukkal arányos hosszúságú téglalap (vonal) reprezentálja Elkészítése lépésből áll: i. A tevékenységek definiálása ii. A tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása iii. A tevékenységek időtartamának meghatározása iv. A Gantt diagramm összeállítása Tevékenységek Alapok Szerkezeti falak Födém Tető Vakolás Időtartam (hét) 1 2 8 9 GANTT DIAGRAMM (TÉNY/TERV) Program Evaluation Review Technique (PERT) Tevékenységek H Ó N A P O K I. II. III. IV: V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. 1. Tevékenység 2. Tevékenység. Tevékenység. Tevékenység tényleges tervezett A HÁLÓTERVEZÉS Komplex feladatok elemi feladategységekre való felbontása, majd az elemi feladatok logikai kapcsolatának (követő, megelőző, párhuzamos kapcsolat) és időtartamának megállapítása. A logikai háló megrajzolásával az ún. kritikus út meghatározására. (Critical Path Method) A logikai háló alkalmas a költségek és a munkaerő szükséglet meghatározására és alkalmazása az alábbi előnyökkel jár: teljes tevékenység jól átláthatóvá, ezáltal kezelhetőbbé válik, elősegíti a koordinációt, a felelősségi viszonyok tisztábban kirajzolódnak a megvalósítás jobban nyomon követhető, ellenőrizhető, számítógépes alkalmazás igénybevételével gyorsítja a tervezési, ellenőrzési folyamatokat. PROJECT NETWORK TECHNIQUES Két nagy család ismert: Activity On Arrow: tevékenység-él Activity On Node: Tevékenység-csomópont Korlátok: Nem használható folyamatos tevékenységnél: termelés Nem old meg problémát csak megvilágítja Érdemes egyszerű esetekkel kezdeni A háló túlzott részletessége 2
TEVÉKENYSÉG ÉLŰ HÁLÓK (AOA) Gödör kiásása 1 2 Két alapvető elem: Tevékenység, amely a projekttel együtt járó munka eleme (néha a munka sem pénz sem energiafelhasználással sem jár) Esemény, amely egy tevékenység kezdete és/vagy vége (más néven: csomópont, mérföldkő) Két fő szabály Az idő balról jobbra áramlik A tevékenység kezdeténél lévő eseményeknek kisebb száma van, mint a végénél levőnek i Leírás Időtartam A 10 j B C 1 20 PÉLDA: Tevékenységélű hálóra A módszer alapja, hogy a projekt során megvalósítandó tevékenységeinket balról jobbra haladva felvázoljuk és bemutassuk a logikai kapcsolatokat. Ábráinkon a csomópontok (nyolcszögek) a mérföldköveket és azok számait, míg a nyilak a tevékenységeket, és a számok azok hosszát jelölik. Látható, hogy az 1-el jelölt mérföldkőből kiindulva kíván a projektünk eljutni a -el jelölt mérföldkőbe. Ehhez mind a 1-2, 2-, mind a 1-, - közötti tevékenységeinket el kell végeznünk. A kritikus út meghatározása a következő módszerrel történik. Az 1 mérföldkő mellé a nulla időpillanat száma kerül egy kis négyszögbe. Ez a kiinduló időpillanat, a projekt kezdete. Az 1-2 mérföldkövek közötti tevékenység elvégzése időegységbe kerül, ezt a 2 csomópont mellé írjuk fel.
A 2- közötti tevékenység egységnyi idejét hozzáadjuk a -hoz, így a csomópont elérésének ideje ezen az ágon 10 egység. Az 1- tevékenység időtartama egység, míg a - tevékenység időtartama 1 egység, ez összesen időegységet jelent. A, végső csomópont mellett most két szám található, mivel mi a kritikus (leghosszabb) útra vagyunk kíváncsiak, ezért az alacsonyabb számot töröljük. A következő részben nyílik lehetőségünk a kritikus út és a tartalékidők meghatározására. A csomópont mellé felírjuk egy háromszögben a legmagasabb (jelen esetben 10) számot, hiszen ez jelöli a leghosszabb időtartamot. Majd visszafelé haladva levonjuk a tevékenységek időtartamát ebből az értékből. Előbb az egyik ágon végighaladva 10-1=9 és 9-=. Majd a másik ágon 10-= és -=0. A visszafele haladásnál mindig a legkisebb háromszöges számot kell figyelembe vennünk, ezért a 1 csomópontban az számot töröljük. A kritikus út természetesen a leghosszabb út, vagyis azaz út, ahol a négyszögben és háromszögben lévő számok megegyeznek. Jelen esetben ez a vastag vonallal jelölt, 1-2- mérföldköveken átvezető utat jelöli. Tartalékidőt a másik úton találunk, jelen esetben ez 9-= időegység tartalékidőt jelent. Ezek a projekttevékenységeink tehát időegységet csúszhatnak, a projekt teljes időtartamát nem fogják befolyásolni, nem kritikus tevékenységek.
Critical Path Method (CPM) Függőségi szabály: Egy tevékenységre nem lehet azt mondani, hogy bekövetkezett, amíg a realizálásra irányuló összes tevékenységet el nem végeztük Egyetlen tevékenység sem kezdődhet el, amíg a végpont eseményét nem valósították meg (B esemény nem valósulhat meg, míg 10 meg nem valósul) Logikai hibák: Hurok Több kezdő és/vagy végpont (dangler-belógatott) HUROK Egyetlen tevékenység sem kezdődhet el, amíg a végpont eseményét nem valósították meg (B esemény nem valósulhat meg, míg 10 meg nem valósul) 8 9 11 10 DANGLER TEVÉKENYSÉGEK (több kimenet a hálótervben) Minden tevékenyégnek csomóponttal kell kezdődnie és végződnie Minden csomópontnak legalább egy bemenő és egy kimenő tevékenységgel kell rendelkeznie (kivéve első utolsó) I I HÁLÓTERVEZÉS (CPM) A legkorábbi A legkésőbbi bekövetkezés 12 2 0 2 2 9 Kritikus út Nem megengedhető semmiféle csúszás a két idő ugyanaz 8 9 10 11 0 1 0 0 9 1 0 9 1 1 20 8 2 10 11 12 29 29 1 1 TARTALÉKIDŐK Teljes tartalék idő: Az, az időtartam/érték mely a tevékenység megkezdésének esetleges elhúzódásával a legkedvezőbb esetben még rendelkezésünkre áll. Szabad tartalék idő: Az, az időmennyiség melynek értékével i-j tevékenység kezdete eltolható anélkül, hogy a rákövetkező (jk) tevékenység legközelebbi kezdési idejét befolyásolná. Csak olyan eseményeknél van ahol csomópont van. AZ ELEMZÉSI EREDMÉNYEK FINOMÍTÁSA Az első időelemzés és erőforrás ütemezés után csak ritkán kapunk reális, végrehajtható ütemtervet. Ahhoz, hogy a problémák okát megtaláljuk, elemeznünk kell az ütemtervet, meg kell vizsgálnunk: a tevékenységek közötti kapcsolatokat és a kritikus utat, a tevékenység időtartamokat, a tartalékidőket, az időkorlátokat, a túlterhelt erőforrásokat, a tevékenységek költségét.
AZ ÁTFUTÁSI IDŐ RÖVIDÍTÉSE TELJESÍTÉSI TERV - ÖSSZEGZÉS A kritikus út módosítása Tevékenységek törlése, vagy összevonása, Tevékenységek kapcsolatainak ésszerűsítésével, a felesleges kapcsolatok megszüntetése Résztevékenységekre bontás A kapcsolati idők és a kapcsolatok jellegének vizsgálata A határidők vizsgálata A kiindulási alap mindig a struktúraterv A terv részletezettsége mindig az információigényhez alkalmazkodjon Az operatív irányítás részletes tervet igényel A felsővezetői szint általában az időtervre támaszkodik Az időterv során figyelembe kell venni a bizonytalanságokat ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA Az egyik legrégebbi és legáltalánosabban használt módszer az időtervezésben a Gantt-diagram - melynek névadója Henry Gantt, (USA, XX. sz. eleje) -, a projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy vízszintesen elhelyezkedő oszloppal (sávval) jeleníti meg a tervben. Az egyes sávok egy meghatározott időskála alatt helyezkednek el és hosszuk arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével, így a tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez. A Gantt-diagram elkészítése lépésből áll, melyek az alábbiak: a tevékenységek pontos definiálása, a tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása, a tevékenységek teljesítési időtartamának meghatározása, a Gantt-diagram megszerkesztése. Jelen előadásban a hálótervezési technikák egy kisebbik részét, az úgynevezett kritikus út módszert mutattuk be. A módszer segítségünkre lehet projektünk időtartamának meghatározásában, illetve az időtartamot leginkább befolyásoló tevékenységek meghatározásában. A hálótervezés alkalmazása bonyolultabb projektek esetében megkönnyíti a projektek nyomon követését is. A hálótervezés lehetőséget ad az erőforrásaink számbavételéhez, hiszen a kritikus út tulajdonképpen a jelentkező szűk keresztmetszetek mentén halad. A módszer bővíthető, rendelhetünk felelősöket az egyes tevékenységek mellé, és jelölhetjük az előrehaladást is a hálótervben ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Mit kell figyelembe venni a tevékenységek tervezése során? Mi az időtervezés célja? Ismertesse a Gantt diagram felépítését! Definiálja hálótervezést! Magyarázza el a kritikus út jelentését! Mit jelent a tartalék idő kifejezés a hálótervezésben? KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME:. ea.: Projekttervezés IV. Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projekttervezés Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: Gantt diagramm, hálótervezés, kritikus út, tartalék idő