1 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelete 10 (1-3) bekezdésében előírt felhasználói dokumentáció a Reál - számla szoftverhez Verzió: 7.1-8.3-ig Készült: 2015. december Készítette: Szilágyi György programfejlesztő (asz.: 66030599-1-26) 6800 Hódmezővásárhely, Somogyi B. u. 126. Értékesítő: REÁL Pc-Szoft Kft.(asz.: 11396521-3-06) 6800 Hódmezővásárhely, Károlyi u. 8. Tel.: 62/667-837, 30/9357 171 Figyelem! Az új Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkció ismertetése a leírás végén található.
A program indítása után feldolgozási évet kell választani. A számlázás a 1. Számla készítése menüponttal indul. 2 A Reál- számla fejrészének rögzítésére szolgáló képernyő Új számlaszámot az <F3-as> billentyű lenyomásával kérhet. Adjon meg egy betűjelet, ha a számlákat valamilyen szempont alapján betűjellel akarja megkülönböztetni. Például más betűvel kezdheti a készpénzeseket, az uniós, a belföldi eurós számlákat. Ha nincs ilyen szándéka, üssön a betűjel helyére 0-át, vagy hagyja üresen. (Fontos: a sorszámozás betűjelenként külön - egymással nem keveredve folyamatosan növekvő. Ezekről naplót kérhet betűjelenként és összesen is. Ennek menetét lentebb részletezzük.) A számla sorszáma tehát öt karakterből áll (betűjel + négy számjegy), a per jel után az évszám utolsó két jegye szerepel. A számlaszámok évenként újraindulnak. Számlaszámot, csak a fentebb leírt módon ad a program, ha kézzel, direkt módon próbál számlaszámot begépelni a bizonylatszám mezőbe, üzenetet kapunk: "Nincs ilyen számla! Új számlaszám <F3-mal> kérhető." A számla kelte, teljesítés dátuma és fizetési határidő megadását követően, a partner törzsállományból, a vevő kezdő betűit begépelve kiválaszthatja azt, akinek a számla készül. Az adatszolgáltatásban a vevő címadatait meg bontani közterület neve, jellege, házszám, épület, lépcsőház, emelet és ajtó mezőkre. Ha ezt a választott vevőnél még nem tette meg, akkor az alábbi ablak jelenik meg:
3 (Fenti példában: Közterület neve: Alkotás Közt. jellege.: utca (vagy út) Házszám..: 40. Emelet: II. (vagy 2.), Ajtó: 8.) Fizetési módok a következők: A - átutalás, K - készpénz, P -postai csekk, C - csekk. Lehetőség van egy külön törzsállomány segítségével a választék bővítésére. Ezzel a kötelező mezők kitöltésre kerültek. A többi csak járulékos információk rögzítésére szolgál. - A rendeltetési hely használatával a vevő számára pontosítható a teljesítés helye. A vevő adatai alatt jelenik meg. - A közlemény rovatba írt szöveg a számlafej és tételrész között jelenik meg. - A számlafej (saját adatai) sorszáma kódmező. Akkor használandó, ha önnek több bankszámlája van. E sorszámmal választhat, hogy mint szállítónak melyik bankszámlaszáma jelenjen meg a számla fejrészében. A sorszámok karbantartása a 6120-as menüponttal történik. - A számla végére írandó szöveg sorszáma kódmezőhöz rendelt szövegek a 6121. menüpontban adhatók meg. Hasznos az ismétlődő, a vevő számára fontos közlendők számlán történő megjelenéséhez. - A feladóállomás szintén a pontosítást szolgája. - Bizonyos esetben az áfa- és számviteli törvény alapján fel kell tüntetni azt időpontot vagy időszakot, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell (azaz a gazdasági művelet teljesítésének időpontját vagy időszakát). Erre szolgál a fejrészben az elszámolási időszak tól-ig feltüntetési lehetősége. - A hivatkozott számla mezőbe írt számlaszám esetén behívható egy elkészült számla tartalma (tételei). A stornózásra feltett kérdésre adott igen válasz esetén a hivatkozott számla sorait negatív előjellel hozza fel. Ha készen van a fejrész adataival az <F5-ös> billentyű leütésével a számla fejrészéből átléphet a számla tételsoraihoz. Ez a képernyőváltás egyúttal azt is jelenti, hogy az <F3-mal > kért számlaszám lefoglalásra került! A számla tételeinek rögzítésére szolgáló képernyő
A cikktörzsből <F9-el> válassza ki a számlázandó tételt, majd írja be a mennyiséget, egységárat, vagy csak az értéket. Ha az összes számlázandó tételt rögzítette, szintén az <F5>-tel térhet vissza a fejrészbe. A visszatérés azt is jelenti, hogy a számla tételei rögzítésre kerültek. Ha most ismételten <F3-mal> új számlaszámot kér, a soron következő számlaszámot kapja, hiszen az <F5-ös> képernyő-váltással megtörtént az adott számlaszám lefoglalása. A számlák példánysorszámozásáról. 2010.09.27-től eltörölték a számlák kötelező példánysorszámozását valamint az eredeti és másolati és példányok megkülönböztetését. A program azonban az ügyfelek megszokása, kérése miatt- ezt most is megteszi az alábbiak szerint: A 9111 Rendszerparaméterek menüpont alatt található (PARA_860 Hány példányos papírra nyomtatja a számlákat? (1-9)") paraméternél be kell állítani a nyomtatásra használt papír példányszámát. - Ha egy példányos papírt használ, (tehát számlákat egymás utáni nyomtatással állítja elő) a Rendszerparamétereknél a PARA_861-nél "Hány példányban nyomtatja a számlákat egy példányos papír esetén? " írja be a példányszámot. Ezt az értéket kínálja fel a számla nyomtatásakor. A legelső kinyomtatott számlára az kerül: " Példánysorszám..: 1.,majd a következő példányra: Példánysorszám..: 2.,... stb. A számla újra nyomtatásakor pedig a "MÁSOLAT" felirat kerül a számlára. - Ha több példányos összeszerelt előnyomás nélküli leporellót használ, akkor az első nyomtatáskor a számla első sorába a "Készült X példányban" szöveg kerül, ahol X a PARA_860-as értéke. Az ezt követő ismételt nyomtatásoknál a számlára szintén a "MÁSOLAT" felirat kerül. Ha meg akar győződni, hogy a számla már nyomtatásra került-e, üsse le az <F4> Eddigi számlák lekérése " billentyűt. Legördül az eddig készült számlák naplója. Ha a "nyomt". oszlop üres akkor a számla nincs még kinyomtatva, ha az oszlopban bármilyen számot lát, az a kinyomtatott példányok számát jelenti. A rögzített számla nyomtatása: A nyomtatás <F6>-tal kezdeményezhető. A program kiadja képernyőre az elkészített számlát. Átnézés után <ESC>, majd kérdést kap: "Hányszor nyomtassa:? " Ha a számlában hibát talál, nullát adjon, így visszatér a fejrészbe és igény szerint módosíthat partnert, fizetési módot, dátum adatokat, tételt, összeget. Az Alt_F1 funkcióval törölheti a még nem nyomtatott számla tételeit, vagy az utolsó, még nem nyomtatott teljes számlát. Hangsúlyozom: csak a még nem nyomtatott számla esetén! Ha megadja a nyomtatandó példány-számot figyelmeztető kérdést kap: "Nyomtatás után a számla már nem módosítható. Rendben (I/N)". Nem válasz esetén ismét a fejrészbe tér vissza, a javítás továbbra is engedélyezett. Az új Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás menüpont megköveteli, hogy jelezze a számla típusát. Igen válasz esetén ezt kéri a program, amit egy számjegy megadásával kell jeleznie. Ezek a következők: 1=Számla(normál) 3=Módosító számla 4=Érvénytelenítő számla 6=Számlával egy tekintet alá eső okirat. Utána még megadhat egy jelzőszót a számlán megjelenő SZÁMLA szó elé (stornó, módosító ), majd elkezdődik a nyomtatás. Ezt követően a számlán már semmilyen módosítás nem engedélyezett. 4
FONTOS! Ha a nyomtatás bármilyen technikai ok miatt nem indul el, begyűri a papírt vagy kifogy a festékanyag, az adott sorszámú számlánkról nem lesz eredeti példánya. Továbbiakban már csak "MÁSOLAT" feliratú számlákat tud készíteni. Tehát, ha a nyomtatást elkezdtük, függetlenül, hogy sikerült-e az eredeti példány maradéktalan kinyomtatása vagy sem a számlán már semmilyen adat módosítása nem engedélyezett. Ha nyomtatás után vissza akar menni <F5-tel> a számla tételeihez, vagy vevőkódot, teljesítés dátumát... stb. akarunk módosítani üzenetet kapunk " Ez a számla már kinyomtatásra került, nem módosítható". Ezzel eleget teszünk annak a rendelkezésnek, hogy nyomtatás után a gépi számla már ne legyen módosítható. A másolati számlapéldányok kezelése: Az újranyomtatás: A számlaszám mezőbe a szoftver csak újranyomtatás végett enged beírni egy korábban már rögzített és kinyomtatott számlaszámot. Kiírja a számlaszámhoz tartozó adatokat a képernyőre, és szintén <F6-tal> kezdhető a nyomtatás. Mivel a program érzékeli a nyomt. oszlopába bejegyzett számot, ezért az újranyomtatott számlára a "MÁSOLAT" felirat kerül. Másik módszer, az <F4> hatására legördülő számlák naplójából történő választás <F5-tel>, majd a fentebb leírt módon kezdheti a nyomtatást. Természetesen ebben az esetben is a kinyomtatott számlára a "MÁSOLAT" felirat kerül. Javítani, módosítani egyik esetben sem enged a program, üzenetet kapunk, "Ez a számla már kinyomtatásra került". Az eredeti példány nyomtatása utáni "javítási" lehetőségek A gépi számlázás speciális körülményei miatt a már kinyomtatott számla javítására, helyesbítésére kötött szabályok között van csak lehetőség. A számlatömbökkel és kézzel írt előre nyomott számlákkal ellentétben, - ahol egyértelmű az eredeti és másolati példányok megkülönböztetése és számszerű elszámoltatása - az elrontott gépi számlákat csak egy következő sorszámon előállított helyesbítő, vagy stornó számlával tudjuk "javítani". Mi az eljárás, ha a számlázott terméken, vagy szolgáltatáson kell javítást, módosítást végeznie? Ezt helyesbítő számlával tudja megoldani. A közlemény rovatban feltétlenül tüntesse fel a hivatkozott számlaszámot Mi a teendő, ha rossz vevőnek állította ki a számlát, vagy a számla teljesítésének dátuma hibás, esetleg a teljes számlát rontottá kell tenni? Ekkor is új számlát kell készíteni. Ha a "Hivatkozott bizonylat" mezőbe, beírja a hivatkozott számla számát, akkor a fejrész rögzítése után (F5) kérdést kap: "A?????/?? számla stornója készül? (I/N)." Igen válasz esetén felhozza a stornózandó számla tételeit mínusz előjellel. Nem válasz esetén változatlanul jelennek meg a hivatkozott számla sorai. Az elkészült számlák naplója: 5
6 5510. menüpont Napló dátum szerint lekérdezésben, ha üresen hagyja a betűjelet, az összes kibocsátott számlát napló formátumban tudja listázni. A többi menüpontokban, különböző megközelítésben kérhet naplószerű listát az elkészült számlákról. A cikktörzs (áruk, anyagok,szolgáltatások) törzsállomány Itt rögzítheti a számlázi kívánt tételeket. F10-zel vihet föl új elemet, majd F8-al adhatja meg annak vtsz számát, mennyiségi egységét, felkínált értékesítési (nettó) egységárait áfa-kódját valamint a főkönyvi feladáshoz szükséges kontirszámokat. Mivel a program készletnyilvántartásra is alkalmas, annak beállításait is itt lehet elvégezni. Új mezővel bővült az értékesítés ablak, melynek neve: NAV-jel, amely az alábbi értékeket (jelölést) tartalmazhatja, melyek alapján az xml-fájl előállításához szükségesek. 1 = Előleg. 2 = Közvetített szolgáltatás.
7 Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkció FIGYELEM! A számlázó program az alábbi számlaelemeket nem tudja belefoglalni az XML-állományba: Gyűjtőszámla Dohánygyártmány Árverésről készült számla Közlekedés eszközök (szárazföldi, légi, vízi) értékesítések Ásványolaj adóraktárról történő kitárolása Termékdíjas értékesítés Jövedéki termék értékesítés Betétdíjas termék értékesítése Rezsicsökkentés számlázása. Ilyen termékek számlázása esetén a program nem felel meg a 23/2014. NGM rendeletben leírtaknak, nem felel meg az adatexport tartalmi követelményeinek. Ennek felelősségét a program használója viseli! Ezek a számlák is bekerülnek az XML-állományba, csak az ezekről kért plusz információkat nem tudja szolgáltatni a program. Hogy mik ezek? Gyűjtőszámlánál fel kellene sorolni az egyes dátumokra (szállítólevelekre) vonatkozó nettó, bruttó értékeket; Termékdíjas termék értékesítése esetén például idézet a leírásból: Amennyiben a csomagolószer termékdíj-köt. az eladót terheli, akkor feltüntetendő: "a csomagolószer termékdíj összege bruttó árból..ft" Amennyiben a csomagolás részeként forgalomba hozott csomszer.termékdíj. Köt. Az eladót terheli, akkor: "a csomagolás termékdíj-kötelezettség az eladót terheli" Amennyiben az eladót a vevő nyilatkozata alapján termékdíj megfizetése nem terheli, akkor: "a csomagolószer termékdíja a vevő eseti nyilatkozata alapján nem kerül megfizetésre" vagy "a csomagolószer termékdíja a vevő...számon iktatott időszakra vonatkozó nyilatkozata alapján nem kerül. Közlekedési eszköznél többek között Szárazföldi közlekedési eszköz: hengerűrtartalma vagy teljesítmény és az első forgalomba helyezés időpontja vagy a megtett távolság. Tehát ezeket az adatokat a program nem tudja biztosítani. Az új menüpont sorszáma 3.3. Csak a 2016-os feldolgozási évtől kezdve működik.
8 Elindítva az alábbiak közül választhat: Saját adatainak beírásához az alábbiakat kell megadnia: Ezeket az adatokat feltétlenül meg kell adnia a sikeres adatexporthoz! FONTOS! Az exportálás csak az adott év számláit veszi figyelembe. Ha több évről kérnek adatszolgáltatást, akkor több fájlt kell készíteni, amit a Rendelet kifejezetten nem tilt. Az adatexport időszakra vonatkozó kigyűjtésekor az alábbi ablak jelenik meg: A számlasorszám szerinti exportálás input képernyője: A leírásban ismertetettek szerint a számlák betűjellel kezdődnek. A betűjelek az abc nagybetűi illetve a nulla (0) lehet. Példák számlaszámokra E0012/16 K0164/16 illetve 00050/16. Tehát maga a számlaszám öt karakter hosszú, a per jel után pedig az évszám utolsó két jegye szerepel.
Az export készítésekor a betűjelet is meg kell adni. Ha pl. a belföldi készpénzes számlákat 0 betűjellel kezdte, a készpénzeseket K-val, az uniósokat pedig E-vel akkor az alábbi három lekérdezést kell elindítania. (Tegyük fel, hogy az adott év valamennyi számláját kérik.) 00001-09999 K0001 - K9999 E0001 - E9999. Minden lekérdezés után nevezze át az előállított SZLA_XML.XML állományt és ajánlott átmásolni egy, az adatexportokat tartalmazó mappába. Az adatexport fájl helye és neve DOS-os programról lévé szó, a könyvtár és fájlnév maximálisan. nyolc karakter hosszú lehet. Az export xml-állomány elkészülte után a program kiírja a képernyőre annak helyét és nevét. A helye mindig az adott cég programban meghatározott adatkönyvtára (pl.: R:\001) neve pedig fixen: SZLA_XML.XML. Pl.: R:\001\SZLA_XML.XML. Fontos! Elkészülte után át kell nevezni (pl.: Próba kft számlái 2016.01.01-2016.03.31- ig.xml ) és így bocsátani az ellenőrzést végzők rendelkezésére. Annál is inkább, mert a következő lekérdezés indításával felülíródik a szla_xml.xml állomány. 9 Szilágyi György programfejlesztő