A levélt ltári szabvány nyügyi bizottság g 2011. évi munkája és elkész szült tervezetei Sipos András Budapest Főváros F Levélt ltára siposa@bparchiv.hu Irattípus-leírási szabványok Veszprém, 2011. november 29.
Szabvány: : elismert szervezet által alkotott vagy jóváhagyott, j közmegegyezéssel elfogadott olyan műszaki m (technikai) dokumentum, amely tevékenys kenységre vagy azok eredmény nyére vonatkozik, és s olyan általános és s ismételten alkalmazható szabályokat, útmutatókat vagy jellemzőket tartalmaz, amelyek alkalmazásával a rendező hatás s az adott feltételek telek között k a legkedvezőbb. A magyar szabványokat az 1995. évi XXVIII. törvt rvény szabályozza. A szabványosítás a felhasználó és s a fogyasztó érdekében végzett v szabályoz lyozó,, egységes gesítő tevékenys kenység. A szabványos nyosítás s célja c a rendszeresen ismétl tlődő műszaki-,, gazdasági gi feladatokra egységes ges és s következetes k megoldási módok m alkalmazása. A jogszabály kimondhatja, hogy egy szabvány alkalmazása jogilag kötelezk telező vagy csak ajánlott. (Wikipédia) Általánosságban: egységes ges eljárásra vonatkozó követendő irányelv, norma zsinórm rmérték, melyet elismert szervezet hagyott jóvá. j
Levéltári terület specifikus szabványai Nemzetközi szabványok - ISO szabványok (pl. ISO 14721:2003 OAIS Open archival information system -- Reference model) - Nemzetközi zi Levélt ltári Tanács (ICA) szabványai ISAD/G, ISAAR/CPF, ISAF, ISDIAH Nemzeti Szabványok Pl: A területi állami levéltárak fondjegyzékei 1. rész. Bevezetés. (Szerkesztési alapelvek) [szerk. Wellmann Imre et al.] (A magyar állami levéltárak fondjegyzéke 3.) Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya, (LOK) Bp. 1962. Ajánlás a területi általános és a települési önkormányzati levéltárak új fond(jegyzék-)szerkezetéhez. Levéltári Kollégium 2. sz. ajánlása 2002
Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) szabványai Adattípus Levélt ltári egységek, gek, iratok leírása Iratképz pzők (szervezetek/testületek, személyek, családok) Funkciók (levélt ltári anyagot képzk pző vagy őrző szervezetek/testületek funkciói) i) Levélt ltári anyagokat kezelő intézm zmények ISAD/G (1994, 2. kiadás s 2000) ISAAR/CPF (1996, 2. kiadás s 2004) ISDF (2007) ISDIAH (2008) Leírási szabvány (ICA) Adatcsere formátum EAD (Encoded Archival Description) EAC-CPF CPF (Encoded Archival Context) EAG (Encoded Archival Guide)
ICA-szabv szabványok gondozója jelenleg a Legjobb Gyakorlatok és s Szabványok Bizottsága (ICA/CBPS) gondozza Az eredetileg megfogalmazott célkitc lkitűzések közül k l nem valósultak meg az egyes irattípusokra vonatkozó ISAD/G-alap alapú nemzetközi zi szabványok, és s a szabványok géppel g olvasható adatcsere-form formátumait is az ICA keretein kívül k l fejlesztették. EAD University of California, Berkeley Library EAC Society of American Archivist, Staatsbibliothek Berlin EAG Spanyol Állami Levélt ltára FőigazgatF igazgatósága
Alkalmazások APEnet Archives Portal Europe www.archivesportaleurope.eu (47 európai levéltár 7.794.952 leírási egysége érhető el) Szabványok alkalmazása: www.apenet.eu Home About APEnet Standards - APEnet EAD Mapping towards and normalisation in APEnet EAD Best Practice Guide - APEnet EAG - adatcsere programok kifejlesztése
Magyar Levéltári Portál az adatfeltöltés manuális előkészítése Warctis-mező Warctis Mezőnév Típusa Formátu Index Index Access-ből átveendő Megjegyzés, példa Formai szabályok (a fekete betűs mezők almező röv m neve típusa mezők 2009.02.05. tartalmát át kell emelni. A piros betűs szöveg rész állandó minden rekordnál) Levéltár Veszprém Megyei Levéltár Az összes rekordnál egységesen ez szerepel Adatbázis DB tervek Az összes rekordnál egységesen ez szerepel megnevezése Levéltári jelzet LEVJ mező szöveges Jelzet kifejezése Tételszám. HU VeML_XV.18.c TrF-VÁÉV-0001, 1.d. s RaktáriJelzet Levéltári egység EGYS mező szöveges x x VeML XV.18.c Tervrajzgyüjtemény. Fénymásolt tervrajzok (TrF) Év(kör) EVS mező évszám KIdo kifejezése Kelet 1984 időintervallum is lehet s Ügytípus UGYT mező szöveges Ugytipus szavas építészeti terv Az összes rekordnál egységesen ez szerepel Ügyleírás UGYL mező szöveges Leiras szavas MunkaMegnevezése 1. példa: Üdülő, felújítás. Fsz.+1 em., kiviteli terv.. Építkezés. LétesítményLeírása. Tervfajtakód. Terjedelem Hely HELY mező, ismétlődő szöveges Hely szavas HelységTelepülésré sz. Utcanév. Házszám. Résztvevő 2.példa: Állami korház - Tüzelőolaj ellátás, technol. Fejlesztés. Kiviteli terv. GYŐRITERV 19-9-3 (Sopron) 3.példa: Szívkorház - D pavilon, új létesítmény. 3 szint, több funkciójú ép.(nővérszálló, irodák, tornaterem, lakások), engedélyezési terv. VMTTV 3391-1-7 (Vp.) Balatonfüred, 71-es út mellett, Széchenyi u., MunkaMegnevezése, Építkezés. LétesítményLeírása, Terfajta. (kódot fel kell oldani!!!!!). Eredeti törzsszám: Eredetitörzsszám. Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Egykorú cím kettőspont, space", szöveges Hely szavas Helyrajziszám 1725/1, 1724/1 Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Helyrajzi szám kettőspont, space", szöveges Hely szavas Helység. ÚjTelepülésrész. Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Mai cím kettőspont, space", ÚjUtcanév. ÚjHázszám szöveges Hely szavas Újhelyrajziszám Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Új helyrajzi szám, kettőspont, space", Név NEV almező szöveges Nev kifejezése Törzsszám (vagy s Eredetitörzsszám.Megrendelő. Szerepe az ügyben Tervező: GYŐRITERV 4918-2-7 (Vp.). Megrendelő: VMBV. 2. példa: Tervező: Ózdi Kohászati Üzemek Tervező Iroda 81907-5000/1 (Ózd) Megrendelő: OTP Megyei Igazgatósága SZRP almező szöveges Status szavas Törzsszám mezőből átvett név esetén értéke Tervező: A Megrendelő mezőből átvett név esetén értéke Megrendelő:. Az összes előforduló mezőnév: Tételszám RaktáriJelzet Kelet Helység Településrész ÚjTelepülésrész Utcanév ÚjUtcanév Házszám ÚjHázszám Helyrajziszám Újhelyrajziszám Megrendelő MunkaMegnevezése TervezésKivitelezésiJelek Rendeltetéskód LétesítményLeírása Építkezéskód Terfajtakód Terjedelemkód Eredetitörzsszám Előzmények Műleírások Helyszínrajz Építésztervek SzerkezetiTervek Gépésztervek EgyébTervlapok Az alábbi mezőket kihagytam: TervezésKivitelezésiJelek Rendeltetéskód Építkezéskód Előzmények Műleírások Helyszínrajz Építésztervek SzerkezetiTervek Gépésztervek EgyébTervlapok UtalásMegjegyzés
A Levéltári Szabványügyi Bizottság - A Levéltári Kollégium 2010. december 16-id döntése hozta létre - Feladatai: 1) a nemzetközi levéltári szabványok folyamatos figyelemmel kísérése, 2) az új nemzetközi levéltári szabványok tervezeteinek véleményezése, 3) a nemzetközi levéltári szabványok szakmai fordítása, illetve a fordítások lektorálása, 4) a nemzetközi levéltári szabványok magyarországi adaptációinak kidolgozása, 5) a magyarországi levéltári segédletek szabványosításának előkészítése.
A bizottság g vezetője Sipos András s (Budapest Főváros F Levélt ltára) tagok: Boross István n (Veszprém m Megyei Levélt ltár) Káli Csaba (Zala Megyei Levélt ltár) Koltai András s (Piarista Levélt ltár) Lengvári István n (PTE Egyetemi Levélt ltára) Rácz György (Magyar Országos Levélt ltár) Szatucsek Zoltán n (Magyar Országos Levélt ltár) Munkacsoportok A konkrét t feladatok végrehajtv grehajtása, a munkaanyagok és s tervezetek kidolgozása a bizottság által felkért 2-32 3 fős f s munkacsoportok feladata a bizottság g egy tagjának irány nyításával vagy felügyelet gyeletével.
Szabványügyi Bizottság munkaterve Fő célkitűzés a hatékony adatcseréhez szükséges szabványosítási feltételek megteremtése rövid időn belül. 2011 - Levéltári leírás magyar szabványának (ISAD/G adaptáció) előkészítése - Irattípus leírási szabványok előkészítése azokról az irattípusokról, melyeket a levéltárakban jelenleg folyó tömeges adatbázis-építés és digitalizálás elsősorban érint: egyházi és állami anyakönyvek, testületi jegyzőkönyvek építészeti tervek térképek iskolai anyakönyvek, felsőoktatási hallgatói nyilvántartások 2012 - Fond- és állag elnevezési szabvány előkészítése - Irattípus szabványok (oklevelek, fotók) - Hazai levéltárak szabványosított ISDIAH-leírása
ISAD/G Cél levéltári leírások olyan általánosan használható rendszerének létrehozása (írásban vagy digitális formában), amely független az egyes iratőrző helyek segédleteitől. A levéltári leírás részének tekintendő minden olyan információ, amely a levéltári anyag kezelésének bármely fázisa során születik és rögzítődik. A leírás szabályai elsősorban a levéltári anyag életciklusának attól a ponttól kezdődő szakaszára koncentrálnak, amikor annak tartós megőrzésre való kiválasztása megtörténik, de alkalmazhatók korábbi fázisokban is. Alapvetően a fondnak és részeinek leírására többszintű leírására szolgál a legmagasabb szinttől az iratdarabok szintjéig. A levéltári anyag leírására annak típusától, adathordozójától, egyéb jellegzetességeitől függetlenül ad útmutatást a rögzítendő információ struktúrájára és tartalmára vonatkozóan. Nem ad előírásokat az információk megjelenítésének, publikálásának módjára vonatkozóan. A példák szemléltető és nem előíró jellegűek.
Többszintű leírás s szabályai Általánostól l az egyediig. A leírások mindig tükrt krözzék k a hierarchiát, a rész-egész viszonyt. Mindig csak az adott leírási szintnek megfelelő informáci ciót t közöljk ljük. Minden leírásn snál l meg kell határozni a leírás s szintjét és össze kell kapcsolni a közvetlenk zvetlenül l fölötte f lévől leírási egység g leírásával. Ismétl tlődések kiküsz szöbölése se a magasabb szinten már m r megadott informáci ciót t ne adjuk meg újra.
Hét adatcsoportba rendezve 26 leírási elemet határoz meg: 1. Azonosítási adatcsoport 2. Kontextusra vonatkozó adatcsoport 3. Tartalomra és szerkezetre vonatkozó adatcsoport 4. Hozzáférésére és használatra vonatkozó adatcsoport 5. Kapcsolódó anyagokra vonatkozó adatcsoport 6. Megjegyzések adatcsoportja 7. Ellenőrző adatcsoport Nemzetközi levéltári adatcseréhez kötelező elemek: jelzet; cím; iratképző; idő(kör); terjedelem; leírás szintje.
Kontextusra vonatkozó adatcsoport elemei: Az iratképz pző(k) neve Szervtört rténet/ net/életrajz A megőrz rzés s törtt rténete Levélt ltárba kerülés/gyarapod s/gyarapodás Az adatcsoporthoz tartozó egyes informáci ciók például az iratképz pzők neve, szervtört rténet/ net/életrajz kapcsolódó ISAAR/CPF alapú azonosító leírásokba kerülhetnek.)
Hazai alkalmazások E-Archívum Mikó Zsuzsanna: E-archE archívum: az egységes ges levélt ltári nyilvántart ntartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. i. Levélt ltári Szemle, 55. (2005) 4. szám Registrum Budapest Főváros F Levélt ltára Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtört rténeti bevezető) ) tanulmányok nyok készítése se a BFL-ben. Levélt ltári Szemle, 2003/3. 22-46. p. A fondismertető az áttekintő raktári ri jegyzék k bevezetőjének bővített, b a nemzetközi zi ajánl nlások felhasználásával készk szített, egységes ges leíró szabvány szerinti változatav ltozata.
Levéltári leírás magyar szabványa - Leírási elemek körének és struktúrájának teljes körű meghatározása Leírási szintek és az egyes szinteken kötelező leírási elemek - Adatok szabványosítása meghatározott körben Jelzet Cím (Fond- és állag elnevezés szabványa) Időkör Leírás szintje Személynevek Földrajzi nevek Dátumok Vallás - Vitakérdés: kontextusra vonatkozó leírási elemek elhelyezése, ISAAR/CPF-el való kapcsolat Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk például az iratképzők neve, szervtörténet/életrajz kapcsolódó azonosító leírásokba kerülhetnek.
A hazai segédletk dletkészítési si rendszer, gyakorlat és s a szabványok 10/2002. NKÖM M rendeletben meghatározott leíró segédlett dlettípusok - fondtörzsk rzskönyv - áttekintő raktári ri jegyzék tartalmazza: a) a fond törtt rténetét t bemutató bevezetőt, t, amely tárgyalja t a fond keletkezését, t, rendszerét, a fondképz pző feladat- és s hatásk skörét; b) az iratanyag levélt ltárba kerülésének jogcímét; c) az iratanyag rendezettségére, re, selejtezettségére vonatkozó informáci ciókat; d) a fond kutatási lehetőségeit, segédlettel való ellátotts tottságát. t. adattartalma megfeleltethető,, adatszerkezete összhangba hozható az ISAD/G-vel. Raktári jegyzék: a levélt ltári egységeknek geknek a raktári ri egység g mint szint alá történő besorolása sa nincs összhangban az ISAD/G-vel raktári ri jegyzékek kapcsolása sa a felsőbb levélt ltári egységek gek ISAD/G alapú leírásaihoz viszont nincs vele ellentétben. tben. (Ember Győző: : A levélt ltári segédletek, Bp. 1958. egyértelm rtelműen en megkülönb nböztette a raktári ri jegyzéket mely csak őrzési, nyilvántart ntartási célt c szolgál és s a konspektust, mely a legkisebb tárgyi t egységek gek szintjén készül.)
Segédletkészítési gyakorlatra jellemző a kontextus-információk ( szervtörténet ) és az iratanyag tárgyára, tartalmára vonatkozó információk szétválasztásának hiánya. Ember Győző: Regisztratúrajellegű fondok tárgyát legcélszerűbben és legegyszerűbben a fondképző történetének a segítségével határozhatjuk meg, oly módon, hogy röviden összefoglaljuk annak legfontosabb adatait. (50.) Nem szokásos az iratképzőnek a leírási egység címétől elkülönített meghatározása (a cím általában tartalmazza) Kutathatóság: Ember Győző meghatározása szerint arra ad választ, hogy anyag "kutatásának mi a legcélszerűbb módja, milyen segédleteket, milyen sorrendben és miként kell használni. A jogi helyzetre, kutatási korlátozásokra vonatkozó önálló leírási elem általában nem használatos.
Segédletek leírási elemei A Szabványügyi Bizottság javaslata (tervezet) K= az adott leírási szinten kötelező A= az adott leírási szinten ajánlott O= az adott leírási szinten opcionális N= az adott leírási szinten nem használandó Fondfőcsoport Levéltár Fondcsoport Fondalcsoport Fond Állag 3.1. Azonosítási adatcsoport 3.1.1. Jelzet K K K K K K 3.1.2. Cím K K K K K K 3.1.3 Idő(kör) K K K K K K 3.1.4. Leírás szintje K K K K K K 3.1.5. Terjedelem, adathordozók K K K K K K 3.2. Kontextusra vonatkozó adatcsoport 3.2.1 Az iratképző(k) neve N A N N K O 3.2.2. Szervtörténet/életrajz N A N N K O 3.2.3 A megőrzés története N A N N A O 3.2.4. Levéltárba kerülés/gyarapodás N A N N A A 3.3. A tartalomra és a szerkezetre vonatkozó adatcsoport 3.3.1. Tárgy és tartalom O O O O K K 3.3.2. Iratértékelés, selejtezés, tervezés N O N N K K 3.3.3. Jövőbeni gyarapodás N O N N O O 3.3.4. A leírási egység szerkezete O A O O K K 3.4. Hozzáférésre és használatra vonatkozó adatcsoport 3.4.1. Jogi helyzet N O N N K K 3.4.2. Reprodukciós korlátozások N N N N O O 3.4.3. Nyelv és írásrendszer N N N N O O 3.4.4. Fizikai jellemzők, technikai követelmények N N N N O O 3.4.5. Segédletek K K 3.5. Kapcsolódó anyagokra vonatkozó adatcsoport 3.5.1. Eredeti példányok léte és őrzőhelye N N N N O O 3.5.2. Másolatok léte és őrzőhelye N N N N O O 3.5.3. Kapcsolódó leírási egységek N N N N O O 3.5.4. Publikációk 3.6. Megjegyzések adatcsoportja 3.6.1. Megjegyzések O O O O O O 3.7. Ellenőrző adatcsoport 3.7.1. A leírás készítése és készítője K K K K K K 3.7.2. Szabványok és szabályok A A A A A A 3.7.3. A leírás készítésének ideje K K K K K K
Irattípus szabványok Leírási elemek teljes körű szabványosításra, ugyanakkor nem ír elő kötött adatszerkezetet, az egyes leírási elemek a forrás adottságai és a leírás célja szerint több adatmezőre bonthatók, elnevezésük is változtatható. Az leírás módjára nézve minden leírási elemnél irányelveket ad, melyek szemléltetik a szabvány alkalmazásának módját és lehetőségeit, de nem tekinthetők kitöltési útmutatóknak. Pl egyházi és állami anyakönyvek A) Anyakönyvi kötetek leírása Azonosító adatelemek Levéltár/őrzőhely, jelzet, cím, típus Megjegyzés adatelemek Megjegyzés, Nyelv Kapcsolat adatelem B) Anyakönyvi bejegyzés leírása Bejegyzés azonosító adatelemei Anyakönyvi esemény, Dátuma, Bejegyzés azonosítója Bejegyzés személyi adatelemei Résztvevő státusza, Név, Nem, Életkor, Születés ideje, Születés helye, Státus/foglalkozás, Lakhely, Vallás, Családi állapot etc. Bejegyzés idő adatelemei pl. kihirdetés, temetés stb. Bejegyzés hely adatelemei Megjegyzés adatelemek Kapcsolat
Köszönöm m a figyelmet!