- A Levéltári Kollégium december 16-id döntése hozta létre. 1) a nemzetközi levéltári szabványok folyamatos figyelemmel kísérése,

Átírás

1 A Levélt ltári Szabvány nyügyi Bizottság g feladatai és célkitűzései Sipos András Budapest Főváros F Levélt ltára siposa@bparchiv.hu Elektronikus nyilvántartási rendszerek a levéltárban Veszprém, április 14.

2 A Levéltári Szabványügyi Bizottság - A Levéltári Kollégium december 16-id döntése hozta létre - Feladatai: 1) a nemzetközi levéltári szabványok folyamatos figyelemmel kísérése, 2) az új nemzetközi levéltári szabványok tervezeteinek véleményezése, 3) a nemzetközi levéltári szabványok szakmai fordítása, illetve a fordítások lektorálása, 4) a nemzetközi levéltári szabványok magyarországi adaptációinak kidolgozása, 5) a magyarországi levéltári segédletek szabványosításának előkészítése.

3 A bizottság g vezetője Sipos András s (Budapest Főváros F Levélt ltára) tagok: Boross István n (Veszprém m Megyei Levélt ltár) Káli Csaba (Zala Megyei Levélt ltár) Koltai András s (Piarista Levélt ltár) Lengvári István n (PTE Egyetemi Levélt ltára) Rácz György (Magyar Országos Levélt ltár) Szatucsek Zoltán n (Magyar Országos Levélt ltár) Munkacsoportok A konkrét t feladatok végrehajtv grehajtása, a munkaanyagok és s tervezetek kidolgozása a bizottság által felkért fős f s munkacsoportok feladata a bizottság g egy tagjának irány nyításával vagy felügyelet gyeletével.

4 Nemzetközi levéltári szabványok Adattípus Levélt ltári egységek, gek, iratok leírása Iratképz pzők (szervezetek/testületek, személyek, családok) Funkciók (levélt ltári anyagot képzk pző vagy őrző szervezetek/testületek funkciói) i) Levélt ltári anyagokat kezelő intézm zmények ISAD/G (1994, 2. kiadás s 2000) ISAAR/CPF (1996, 2. kiadás s 2004) ISDF (2007) ISDIAH (2008) Leírási szabvány (ICA) Adatcsere formátum EAD (Encoded Archival Description) EAC-CPF CPF (Encoded Archival Context) EAG (Encoded Archival Guide)

5 A szabványosítás logikája A különböző levéltári leíró rendszerek közös jellemzője, hogy a leírási egységekről többszintű leírás keretében összefüggésükben, egy információs csomagban tartalmazzák az alábbi információ típusokat: azonosító adatok őrzőhely (repository) kontextus információk (iratképző neve, szervezete, története, funkciói) tartalom (iratanyag szerkezete, tartalmi jellemzői, benne lévő adatok) kapcsolatok (eredeti, másolat, kapcsolódó leírási egységek stb.) kapcsolódó digitális objektumok ellenőrző adatok (a leírás létrejötte, karbantartása, hitelessége) Az ISAD/G ezeket képezte le egy adott struktúrában (segédlet), majd az ISAAR/CPF. ISDF, ISDIAH megalkotásával lehetővé vált, hogy bizonyos információ típusokat önálló leírásba emeljenek ki, melyek összekapcsolását a komplex leíró rendszer biztosítja.

6 ICA AtoM (Access to Memory) A nemzetközi leírási szabványokon alapuló szabadon letölthető levéltári leíró szoftver Hazai alkalmazás: Magyar Zsidó Levéltár

7

8 Alkalmazások APEnet Archives Portal Europe (első fázis 17 ország nemzeti levéltárának közreműködésével) Szabványok alkalmazása: Home About APEnet Standards - APEnet EAD Mapping towards and normalisation in APEnet EAD Best Practice Guide - APEnet EAG - adatcsere programok kifejlesztése

9

10 Magyar Levéltári Portál az adatfeltöltés manuális előkészítése Warctis-mező Warctis Mezőnév Típusa Formátu Index Index Access-ből átveendő Megjegyzés, példa Formai szabályok (a fekete betűs mezők almező röv m neve típusa mezők tartalmát át kell emelni. A piros betűs szöveg rész állandó minden rekordnál) Levéltár Veszprém Megyei Levéltár Az összes rekordnál egységesen ez szerepel Adatbázis DB tervek Az összes rekordnál egységesen ez szerepel megnevezése Levéltári jelzet LEVJ mező szöveges Jelzet kifejezése Tételszám. HU VeML_XV.18.c TrF-VÁÉV-0001, 1.d. s RaktáriJelzet Levéltári egység EGYS mező szöveges x x VeML XV.18.c Tervrajzgyüjtemény. Fénymásolt tervrajzok (TrF) Év(kör) EVS mező évszám KIdo kifejezése Kelet 1984 időintervallum is lehet s Ügytípus UGYT mező szöveges Ugytipus szavas építészeti terv Az összes rekordnál egységesen ez szerepel Ügyleírás UGYL mező szöveges Leiras szavas MunkaMegnevezése 1. példa: Üdülő, felújítás. Fsz.+1 em., kiviteli terv.. Építkezés. LétesítményLeírása. Tervfajtakód. Terjedelem Hely HELY mező, ismétlődő szöveges Hely szavas HelységTelepülésré sz. Utcanév. Házszám. Résztvevő 2.példa: Állami korház - Tüzelőolaj ellátás, technol. Fejlesztés. Kiviteli terv. GYŐRITERV (Sopron) 3.példa: Szívkorház - D pavilon, új létesítmény. 3 szint, több funkciójú ép.(nővérszálló, irodák, tornaterem, lakások), engedélyezési terv. VMTTV (Vp.) Balatonfüred, 71-es út mellett, Széchenyi u., MunkaMegnevezése, Építkezés. LétesítményLeírása, Terfajta. (kódot fel kell oldani!!!!!). Eredeti törzsszám: Eredetitörzsszám. Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Egykorú cím kettőspont, space", szöveges Hely szavas Helyrajziszám 1725/1, 1724/1 Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Helyrajzi szám kettőspont, space", szöveges Hely szavas Helység. ÚjTelepülésrész. Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Mai cím kettőspont, space", ÚjUtcanév. ÚjHázszám szöveges Hely szavas Újhelyrajziszám Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Új helyrajzi szám, kettőspont, space", Név NEV almező szöveges Nev kifejezése Törzsszám (vagy s Eredetitörzsszám.Megrendelő. Szerepe az ügyben Tervező: GYŐRITERV (Vp.). Megrendelő: VMBV. 2. példa: Tervező: Ózdi Kohászati Üzemek Tervező Iroda /1 (Ózd) Megrendelő: OTP Megyei Igazgatósága SZRP almező szöveges Status szavas Törzsszám mezőből átvett név esetén értéke Tervező: A Megrendelő mezőből átvett név esetén értéke Megrendelő:. Az összes előforduló mezőnév: Tételszám RaktáriJelzet Kelet Helység Településrész ÚjTelepülésrész Utcanév ÚjUtcanév Házszám ÚjHázszám Helyrajziszám Újhelyrajziszám Megrendelő MunkaMegnevezése TervezésKivitelezésiJelek Rendeltetéskód LétesítményLeírása Építkezéskód Terfajtakód Terjedelemkód Eredetitörzsszám Előzmények Műleírások Helyszínrajz Építésztervek SzerkezetiTervek Gépésztervek EgyébTervlapok Az alábbi mezőket kihagytam: TervezésKivitelezésiJelek Rendeltetéskód Építkezéskód Előzmények Műleírások Helyszínrajz Építésztervek SzerkezetiTervek Gépésztervek EgyébTervlapok UtalásMegjegyzés

11

12 Szabványügyi Bizottság munkaterve Fő célkitűzés a hatékony adatcseréhez szükséges szabványosítási feltételek megteremtése rövid időn belül. 1. Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása 2. Levéltári segédletek rendszerének felülvizsgálata és javaslat az új információs környezethez való adaptációra 3. Az elfogadott leírási szabványoknak megfelelő adatcsere formátumok kifejlesztése Vitakérdések Szabvány és implementáció kapcsolata, egymásra hatása Eddigi gyakorlat és szabványosítási kísérletek figyelembe vétele

13 Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása Levéltári leírás magyar szabványának (ISAD/G adaptáció) előkészítése - Irattípus leírási szabványok előkészítése azokról az irattípusokról, melyeket a levéltárakban jelenleg folyó tömeges adatbázis-építés és digitalizálás elsősorban érint: egyházi és állami anyakönyvek, testületi jegyzőkönyvek építészeti tervek térképek iskolai anyakönyvek, felsőoktatási hallgatói nyilvántartások Fond- és állag elnevezési szabvány előkészítése - Irattípus szabványok (oklevelek, fotók) - Hazai levéltárak szabványosított ISDIAH-leírása

14 Levéltári leírás magyar szabványa - Leírási elemek körének és struktúrájának teljes körű meghatározása Leírási szintek és az egyes szinteken kötelező leírási elemek (fond feletti szintek kérdése) - Adatok, adatelemek szabványosítása meghatározott körben Jelzet Cím (Fond- és állag elnevezés szabványa) Időkör Leírás szintje Személynevek Földrajzi nevek Dátumok Vallás - Vitakérdés: kontextusra vonatkozó leírási elemek elhelyezése, ISAAR/CPF-el való kapcsolat Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk például az iratképzők neve, szervtörténet/életrajz kapcsolódó azonosító leírásokba kerülhetnek.

15

16 Irattípus szabványok Leírási elemek teljes körű szabványosításra, ugyanakkor nem ír elő kötött adatszerkezetet, az egyes leírási elemek a forrás adottságai és a leírás célja szerint több adatmezőre bonthatók, elnevezésük is változtatható. Az leírás módjára nézve minden leírási elemnél irányelveket ad, melyek szemléltetik a szabvány alkalmazásának módját és lehetőségeit, de nem tekinthetők kitöltési útmutatóknak. Pl egyházi és állami anyakönyvek A) Anyakönyvi kötetek leírása Azonosító adatelemek Levéltár/őrzőhely, jelzet, cím, típus Megjegyzés adatelemek Megjegyzés, Nyelv Kapcsolat adatelem B) Anyakönyvi bejegyzés leírása Bejegyzés azonosító adatelemei Anyakönyvi esemény, Dátuma, Bejegyzés azonosítója Bejegyzés személyi adatelemei Résztvevő státusza, Név, Nem, Életkor, Születés ideje, Születés helye, Státus/foglalkozás, Lakhely, Vallás, Családi állapot etc. Bejegyzés idő adatelemei pl. kihirdetés, temetés stb. Bejegyzés hely adatelemei Megjegyzés adatelemek Kapcsolat

17 Levéltári segédletek rendszerének felülvizsgálata és javaslat az új információs környezethez való adaptációra munkaanyag és szabályozási javaslat 1. Levéltári segédletkészítés levéltári leírás hagyományos és digitális környezetben - fogalomrendszer tisztázása; - szabványosítás történetének és eredményeinek áttekintése; - szabványosított leírás nemzetközi gyakorlatának áttekintése; - hazai szabályozás áttekintése és értékelése; - hazai gyakorlat áttekintése és értékelése; 2. A jelenleg általánosan alkalmazott hazai segédlettípusok elemzése és értékelése a nemzetközi szabványok és gyakorlat, valamint a digitális környezet új követelményeinek szempontjából. 3. Javaslat a levéltári leírás újraszabályozásának elveire.

18 További lépések - Levéltári törzsegységek elnevezési szabványa - EAD és EAC-CPF elemkönyvtárak kommentált fordítása (?) és példatára - A szabványok elfogadása után a megfelelő EAD export formátumok kialakítása - A szabványok alkalmazásának folyamatos nyomon követése, az implementációk tapasztalatainak vizsgálata, a szabványok folyamatos finomítása, szabványéletciklus-menedzsment (Sz. Z.)