ÁROP-1.A.5-2013-2013-0084 Szervezetfejlesztés Soltvadkert Város Önkormányzatnál Kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követés Készítette: Nexcon Technológiai Tanácsadó Kft.
Tartalomjegyzék 1 Vezetői Összefoglaló... 3 2 A pályázat ismertetése... 4 3 A pályázatban vállalt tevékenységek eredményeinek bemutatása... 6 3.1 A korábbi ÁROP projekt felülvizsgálata... 6 3.2 A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata... 9 3.3 A hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása... 11 3.4 Feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása... 12 3.5 Intézményirányítási erőforrás- tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása... 15 3.6 Átfogó lakossági elégedettség- mérés... 16 3.7 Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata... 18 3.8 Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata... 21 4 Egyéb tevékenységek... 23 4.1 Projektmenedzsment és szakmai megvalósítás... 23 4.2 Horizontális tevékenység végrehajtása... 25 4.3 Nyilvánosság biztosítása... 25 2
1 Vezetői Összefoglaló a jogszabályi és egyéb külső változások mellett több olyan működési problémát, ill. fejlesztési területet azonosított, amelyeken megfelelő beavatkozással hatékonyság-javulás, valamint a szolgáltatás minőségének közvetett javulása érhető el. Az Önkormányzat a problémák és fejlesztési területek kezelése, fejlesztése érdekében az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0084 projekt keretében a Magyary Program eljárás beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedésként az alábbi területen tűzött ki maga elé célfeladatot: A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása. Az Önkormányzat célja a projekt teljes időszakára kiterjedő nyomon követés és esetleges beavatkozási igények elemzése a külső szakértőkkel közösen. Az azonos problémákra adható válaszok kifejtése segítséget nyújthat szomszédos városoknak, önkormányzati szervezeteknek lakosságszámtól függetlenül a tanulásra és saját fejlesztési folyamataik támogatására. Soltvadkert Város Önkormányzatának eltökélt szándéka, hogy a képviselő-testület számára évente legalább kétszer a hatékonyságnövelő intézkedések eredményeit bemutató beszámoló készüljön, ezzel is biztosítva a teljes körű tájékoztatást és támogatást. Jelen tanulmány a fenti célkitűzések megvalósítása érdekében végzett tevékenységek eredményeit mutatja be. 3
2 A pályázat ismertetése A pályázat bemutatása Részletes leírás: elkötelezett a helyi lakosok és gazdálkodók szükségleteinek és elvárásainak megfelelő közszolgáltatások fenntartása és fejlesztése mellett, továbbá a korábbi szervezetfejlesztési projektjének és kapcsolódó egyéb kezdeményezések eredményeinek kiterjesztésében. A korábbi eredményeken továbblépve, a megváltozott feladat-ellátási rendben és feladatfinanszírozási környezetben is ésszerűen, fenntarthatóan kívánja kötelező és önként vállalt feladatait teljesíteni. A projekt segítségével a változásokban rejlő lehetőségeket felismerve az ügyfelek, a helyi lakosok és gazdálkodók igényeire és elvárásaira is jobban reagálni képes működési és irányítási rendszert kívánt megvalósítani, amelyhez a pályázat nyújtott a szükséges forrásokat. az alábbi célok elérése érdekében valósított meg projektjét: az Önkormányzat feladatellátását érintő változások következtében a költséghatékony és feladatorientált szervezeti működés, folyamatok, humán kapacitásgazdálkodás tekintetében szükséges átalakítások megtervezése, megvalósításának és az előrehaladás, teljesülés nyomon követésének támogatása, a lakossági igényekhez jobban igazodó, pénzügyileg fenntartható, az erőforrásokat hatékonyan felhasználó közszolgáltatások érdekében szükséges felmérések, vizsgálatok, működés- és folyamatfejlesztések 4
megalapozása és megvalósítása, a Hivatal, a feladatok végrehajtását biztosító folyamatokban közreműködő háttér intézmények, valamint az önkormányzati érdekeltségben lévő gazdasági társaságok közti együttműködés fejlesztése révén az önkormányzat feladatrendszerének költség- és erőforrás-hatékonyság növelését biztosító folyamatszemléletben történő továbbfejlesztése. Tervezett és megvalósított tevékenységek: 1. tevékenység: Az ÁROP-1.A.2 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a konvergencia régióban című pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata 2. tevékenység: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata 3. tevékenység: Az Önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása 4. tevékenység: Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása 6. tevékenység: Az új feladat ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása 9. tevékenység: A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedett 5
10. tevékenység: Az Önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata, három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása 12. tevékenység: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata. 13. tevékenység: A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése. 3 A pályázatban vállalt tevékenységek eredményeinek bemutatása 3.1 A korábbi ÁROP projekt felülvizsgálata Tevékenység megnevezése Az ÁROP-1.A.2 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a konvergencia régióban című pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata Tevékenység leírása sikeresen vett részt a Polgármesteri Hivatal komplex szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A-2008-0025 programban, amellyel 6
kapcsolatos pályázat eredményesen lezárult. A korábbi program céljait a város, illetve az önkormányzat stratégiai fejlesztési programjához illesztette, amelynek keretében a Hivatal szervezetének, működésének komplex fejlesztésére került sor annak érdekében, hogy a hivatal hatékonyabban, magasabb minőségi szinten, és eredményesebben tudjon hozzájárulni a Város fejlődéséhez, a soltvadkerti vállalkozások, lakosok mindennapi életéhez. A jelen pályázat keretében elemzésre került a korábbi, lezárult ÁROP szervezetfejlesztési projekt a Magyary Programban leírt hatékonysági szempontok figyelembevételével, továbbá vizsgálat alá került a projekt eredménytermékeinek felhasználása és hasznosulásuk módja. Módszertan A lezárt ÁROP projekt értékelése és felülvizsgálata az alábbi módszertani megközelítés érvényesítésével zajlott: Átfogó vizsgálat alá került az Önkormányzat által megvalósított fejlesztések jellege, célterületei, gyakorlati alkalmazás mértéke, eredményessége és hatása, továbbá elemzésre került a fejlesztések megosztása. A szakmai teljesítést igazoló dokumentumok vizsgálata során kategorizálásra kerültek a dokumentumok (pl.: tanulmányok, szabályzatok) tartalmuk alapján. A szakmai teljesítések és eredmények felülvizsgálata során elemzésre és értékelésre kerültek: o a fejlesztés bevezetettsége, gyakorlati alkalmazása, o a fejlesztés során alkalmazott módszertanok, o a fejlesztés hatóköre (egy/két szervezeti egységre ható; hivatal egésze; hivatal és intézményei; nem meghatározható). Elemzésre került a projekt lejelentett indikátorai és azok tevékenységkapcsolatai. Akcióterv került kidolgozásra a korábbi szervezetfejlesztési projekt keretében 7
létrejött eredmények továbbfejlesztési és hatékonyabb bevezetési lehetőségeire, továbbá felülvizsgáltuk a feladatváltozások miatt azok relevanciáját. A feladat végrehajtása során: A Hivatal által kinevezett projektvezető biztosított a külső szervezetfejlesztési szakértők részére az elkészült dokumentumokhoz való hozzáférést, valamint támogatást nyújtott a szükséges interjúk megszervezésében. A bevont külső szakértő elkészítette a vizsgálat részletes munkatervét, amelyet a Hivatallal egyeztetett, ez alapján került végrehajtásra a korábbi ÁROP projekt eredményeinek felülvizsgálata. Az elemzés részletes munkatervét, valamint a felülvizsgálattal kapcsolatos megállapításokat tartalmazó jelentést a Hivatal által delegált, a szakmai menedzsmentért felelős szakértő testület tekintette át, és véleményezte. Elkészült eredménytermékek ismertetése A tevékenység keretében 2 db tanulmány készült: Tanulmány 1: A korábbi ÁROP szervezetfejlesztési projekt megvalósulásának elemzése összefoglaló a projekt értékelésének és felülvizsgálatának eredményeiről Tanulmány 2: Akcióterv a hiányosságok pótlására Az elkészült eredménytermék a Megfelel pályázatban leírtnak való megfeleltetése Részben megfelel Megjegyzés Nem felel meg nem releváns 8
3.2 A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Tevékenység megnevezése Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Tevékenység leírása A pályázat keretében az Önkormányzat által ellátandó feladat portfólió mindennapi ellátásához szükséges és rendelkezésre álló infrastruktúra, valamint a szerződéses kapcsolatok került vizsgálat alá. A feladatellátás és a kapcsolódó intézményirányítási modell felülvizsgálatának középpontjában a városüzemeltetés területe állt. Módszertan A feladat teljesítése az alábbi szakmai tevékenységek útján zajlott: Összeállításra került az Önkormányzat által ellátandó feladatleltár jogszabályelemzések, az önkormányzati stratégia, valamint az első lakossági igényfelmérés alapján annak érdekében, hogy az új intézmény irányítási modell, valamint az ellátandó feladat portfólió illeszkedjen az Önkormányzat stratégiai céljaihoz. A feladatleltár és a feladat portfólióhoz kapcsolódó költségek alapján stratégiai döntés-előkészítő került összeállításra, amely javaslatokat tartalmaz az Önkormányzati vezetők számára a belső erőforrásokkal elvégzendő, továbbá a kiszervezhető feladatokra, illetve tartalmazza az új feladatstruktúrához illeszkedő infrastrukturális követelményeket. A szervezeti és működési szabályzatok áttanulmányozásával feltérképezésre került a jelenlegi átfogó intézményi struktúra és irányítási rendszer, intézmények és gazdasági társaságok feladatrendszere, társasági formája, 9
tulajdonosi szerkezete, gazdálkodási önállósága, működésük eredményessége. Javaslat készült az intézményirányítási modell módosítására, beleértve az önkormányzat által delegált feladatokat ellátó gazdasági társaságok szervezeti felépítésének optimalizálását. Felülvizsgálatra kerültek a szerződések az új intézményi, intézményirányítási és kontroll követelmények figyelembevételével. A feladat elvégzése során: A bevont külső szakértő készítette el a vizsgálat részletes munkatervét, amelyet a Hivatal által kijelölt szakmai menedzsmentért felelős testület fogadott el. A külső szakértő végezte el a szükséges vizsgálatokat és felméréseket. A vizsgálatok esetében bevonásra kerültek az adott témában érintett önkormányzat által felügyelt intézmények és gazdasági társaságok képviselői. Elkészült eredménytermékek ismertetése A tevékenység keretében 4 db tanulmány/dokumentum készült: Feladatleltár Szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatát bemutató tanulmány Támogató infrastruktúrát bemutató tanulmány Intézményirányítási modell Az elkészült eredménytermék a Megfelel pályázatban leírtnak való megfeleltetése Részben megfelel Megjegyzés Nem felel meg nem releváns 10
3.3 A hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása Tevékenység megnevezése Az Önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása Tevékenység leírása A Önkormányzat célja az volt, hogy rávilágítson az önkormányzati költségvetés helyzetét javítani képes lehetőségekre, amelyek vagy bevételnöveléssel, vagy költségmegtakarítással járhatnak. A vizsgálat kiterjedt a Polgármesteri Hivatalra, az önkormányzati intézményekre és a gazdasági társaságokra egyaránt. Módszertan A feladat teljesítése az alábbi szakmai tevékenységek útján zajlott: Áttekintésre és értékelésre került az önkormányzati működés és költségvetés a finanszírozhatóság, valamint a hosszú távú költségvetési egyensúly fenntarthatóságának szempontjából. Kiemelésre kerültek azon pontok, ahol megtakarítási potenciál realizálható anélkül, hogy sérülne a folyamatos és gördülékeny működés, valamint a jogszabályoknak való megfelelés. Önkormányzati szintű folyamatoptimalizálási javaslatok kerültek megfogalmazásra, a megtakarítási potenciál becslésével. Azonosításra kerültek azon fókuszterületek és beavatkozási pontok, amelyek segítségével növelhető a helyi közszolgáltatások működésének hatékonysága. Meghatározásra kerültek azon követelmények, amelyeknek meg kell felelnie 11
a helyi közszolgáltatásoknak annak érdekében, hogy hatékonyságuk növekedjen, versenyképességük fejlődjön, ideértve a belső erőforrás biztosítását is. A feladat dokumentumelemzéssel, benchmark elemzéssel, hazai és nemzetközi módszertanok alkalmazásával, valamint interjúk és adatgyűjtések segítségével került végrehajtásra. A kapcsolódó vizsgálatokat, a gazdálkodási helyzet áttekintését a bevont külső szakértő végezte, amelyhez szükséges szervezeti, gazdálkodást érintő adatokat, információkat a Hivatal részéről kijelölt felelős jutatta el a szakértő részére. Elkészült eredménytermékek ismertetése A feladat végrehajtása során 2 db tanulmány készült: Hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány (2 db) Az elkészült eredménytermék a Megfelel pályázatban leírtnak való megfeleltetése Részben megfelel Megjegyzés Nem felel meg nem releváns 3.4 Feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása Tevékenység megnevezése Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása Tevékenység leírása 12
Az önkormányzati hatáskörben lévő helyi közszolgáltatások ellátásáról, az átalakítás tapasztalatairól készült helyzetelemzés célja, hogy segítséget nyújtson: a finanszírozási rendszer kialakításához a helyi szolgáltatás-szervezési átalakítási lépések megalapozásához a helyi közszolgáltatások nyilvántartását, komplex értékelhetőségét és a kapcsolódó pénzügyi tervezést szolgáló információs rendszer alapjainak létrehozásához Módszertan A feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozásának fő elemei és az alkalmazott módszerek: a feladat ellátás térbeli kapacitásbeli optimalizálása a szolgáltatásszervezés célszerű kereteinek meghatározási szempontjai a főbb szolgáltatási területeken a feladat megszervezésének szervezeti, intézményi összefüggései a feladat ellátás költségei, a mérés módszerei a költség-tervezéshez és monitoringhoz szükséges információs rendszer alapjai a feladat ellátás finanszírozási szerkezete, ideértve a működés, a fenntartás és a fejlesztés-finanszírozás összhangját Az Önkormányzat a bevont külső szakértővel együttműködve alakította ki azt a tervezési módszertant, illetve feladat ellátási és finanszírozási modellt, amely hatékony segítséget nyújt az önkormányzati intézmények működésének átgondolt és egységes elvek mentén történő költséghatékony tervezéséhez. Beazonosításra kerültek a jogszabályokban előírt tényleges, kötelezően ellátandó, vagy önként vállalt feladatok, továbbá felmérésre kerültek az ezen feladatok ellátásához rendelkezésre álló dologi infrastruktúra és annak tényleges működési 13
költségei, valamint a személyi kiadások. A feladat ellátási és finanszírozási modell segítségével: meghatározhatók azon pontok, ahol a ráfordítás a fenntartó mérlegelésétől függ a feladatok ellátáséhoz szükséges kapacitások ismeretében a finanszírozáson keresztül az önkormányzati intézmények egyszerűbben rábírhatók az erőforrások ésszerű felhasználására objektíven meghatározható az az optimális ráfordítás, ami mellett egy intézmény működése még biztosított, és megfelel a törvényi előírásoknak biztosítható a szakmai és pénzügyi tervezés, valamint az irányítás összevethető tényadatokon alapuló rendszere számszerűsíthetővé válnak a fenntartó által megkövetelt hatékonysági elvárások Elkészült eredménytermékek ismertetése A feladat végrehajtása során 1 db tanulmány készült: Feladat ellátási és finanszírozási modell és koncepció Az elkészült eredménytermék a Megfelel pályázatban leírtnak való megfeleltetése Részben megfelel Megjegyzés Nem felel meg nem releváns 14
3.5 Intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása Tevékenység megnevezése Az új feladat ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása Tevékenység leírása Szoftveresen támogatott integrált erőforrás tervező és ágazati-irányítási információs rendszer megvalósítása, illetve szakértő támogatással történő bevezetése, alkalmazása. A program segítségével szoftveresen támogatott, feladatfinanszírozási szemléletű vezetői információs és gazdálkodás-tervező rendszer került bevezetésre. Olyan, kifejezetten Soltvadkert Önkormányzata számára testreszabott folyamatszabályozó eszköz került paraméterezésre-specifikálásra, amely: a bizonyos ágazatokban részletesen feltárja a fenntartó számára beazonosítható valamennyi feladatot a feladatokhoz az irányadó jogszabályok, valamint a beépített mérőszámok, normák és feladatmutatók alapján optimális költségkereteket rendel A valós adatokon és szükségleteken alapuló, a fenntartó számára átlátható, az egyes intézmények számára pedig igazságos ágazati tervezést támogató rendszer megfelelt annak az elvárásnak, miszerint az új jogszabályi környezethez és Soltvadkert anyagi teherbíró képességéhez is igazodva a lehető legoptimálisabb forrásallokációra tegyen javaslatot. A program specifikálása és paraméterezése közszolgáltatásokkal foglalkozó elméleti 15
szakemberek és gyakorló önkormányzati, intézményi vezetők, költségvetési szakemberek, jogászok és informatikusok bevonásával történt. Módszertan A tevékenység megvalósítása során: a bevont külső szakértő készítette el a vezetői információs rendszer koncepcióját, ehhez kapcsolódóan egyeztetett a Hivatal részéről felállított szakértői munkacsoporttal, javaslatot tett a kapcsolódó igények és elvárások azonosítása érdekében bevonásra tervezett intézményi vezetői körre. A koncepcióval kapcsolatos előkészítő és végleges dokumentumokat a szakmai menedzsmentért felelős szakértő testület tekintette át és véleményezte. Elkészült eredménytermékek ismertetése A feladat teljesítése során elkészült 1 db tanulmány: Vezetői információs rendszer koncepció Az elkészült eredménytermék a Megfelel pályázatban leírtnak való megfeleltetése Részben megfelel Megjegyzés Nem felel meg nem releváns 3.6 Átfogó lakossági elégedettség-mérés Tevékenység megnevezése Tevékenység leírása A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről 16
Az Önkormányzat által nyújtott közszolgáltatások és azok paramétereinek lakosság általi minősítése, a kiemelt közszolgáltatások esetében elégedettség-felmérés megvalósítása, a Hivatali működés javításának és a szolgáltatások továbbfejlesztésének megalapozása érdekében. Módszertan A feladat elvégzése az alábbi szakmai tevékenységen keresztül történt: az alkalmazott tematikus kérőív személyes lekérdezésként került összeállításra, jellemzően zárt kérdéseket alkalmazva. A kérdőív tartalmát a bevont szakértők, valamint a polgármesteri hivatal munkatársai, illetve az önkormányzat vezetői közösen állították össze. az Önkormányzat és intézményei, illetve a hivatal által biztosított közszolgáltatások igénybevételi területének szociológiai és ökonómiai jellemzőinek figyelembe vételével 1200 fő megkérdezése valósult meg a felmérések lezárását követően készült el a kérdésekre adott válaszok statisztikai elemzése, valamint az értékelési kérdések megválaszolása. Az alapstatisztikai elemzés eredménye bemutatásra került az érintett önkormányzati vezetők számára, továbbá javaslatok fogalmazódtak meg további értékelési dimenziók vizsgálatára. Az önkormányzati vezetőknek lehetőségük volt javaslatot tenni további statisztikai elemzésekre is Elkészült eredménytermékek ismertetése A feladat végrehajtása során elkészült: 1200 főre kiterjedő lakossági igényfelmérés Az elkészült eredménytermék a Megfelel pályázatban leírtnak való megfeleltetése Részben megfelel Megjegyzés Nem felel meg nem releváns 17
3.7 Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Tevékenység megnevezése Az Önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata, három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása Tevékenység leírása A feladat végrehajtása során olyan javaslatok kerültek megfogalmazásra, amelyek gyors gyakorlatba illesztésével rövidtávú folyamathatékonyság-fejlesztés érhető el. A több előfeltétel biztosítását és ezáltal hosszabb bevezetést igénylő fejlesztési pontok tekintetében ütemezés megadására került sor. A folyamatok felülvizsgálatának kiemelt területei az alábbiak voltak: pénzügyi követési folyamat fejlesztése irattárazási, iratkezelési folyamatok fejlesztése Információkezelés és belső kommunikáció fejlesztése Módszertan Az alkalmazott módszertan megközelítés: A végrehajtás első fázisában interjúkkal és műhelymunkával feltérképezésre kerültek a problémás/nem hatékony szakmai, illetve támogató területek (pl. beszerzés, pályázati menedzsment, vagyongazdálkodás, stb.), kritikus folyamatok, eljárások. A 2. fázisban további interjúkkal pontosításra kerültek a változtatási igények, problémák, továbbá hipotetikus fejlesztési és optimalizálási javaslatokat kerültek meghatározásra. A kritikus folyamatok problémáinak részletes feltárása, a kritikus, átalakítandó folyamatok módosítása után az új 18
folyamatok kialakítására javaslatok kerültek kidolgozásra. Az adott folyamatban résztvevő és érintett munkatársak aktív közreműködésével azonosításra kerültek a jelenlegi folyamat kritikus pontjait, a standardizálható folyamati lépések. Közösen kerültek meghatározásra a fejlesztési lehetőségek, kialakításra kerültek az optimalizált új folyamatok. Az optimalizálás műhelymunka és dokumentum/adat-elemzés keretében került lefolytatásra az alábbi módszertani eszközök alkalmazása mellett: folyamat-modellezés, problémaelemzés, probléma okok azonosítása, feltárása, priorizálás, adatgyűjtés, probléma okok értékelése, priorizálása, megoldási javaslatok kidolgozása a gyökér okok kiküszöbölésére és megoldási javaslatok értékelése. A folyamatok konkrét problémaazonosítása, a problémák feltárása, elemzése, optimalizálása nemzetközileg bevett módszertanokban (elsősorban: six sigma) meghatározott elemzési technikák alkalmazásával valósult meg. A folyamat optimalizálás fókusza minden esetben úgy került meghatározásra, hogy a leginkább jellemző működési- és költséghatékonysági tényezők határozzák meg a fejlesztési irányokat. A fejlesztési/optimalizálási akciók az alábbiak szerinti csoportosításban kerültek meghatározásra elősegítendő az önkormányzat döntéseit: rövidtávú Quick win -ek, amelyek gyorsan megvalósíthatók és azonnali eredményt hoznak és olyan fejlesztési javaslatok, melyek projektekben valósíthatók meg, hosszabb távon adnak megoldást. A folyamat optimalizálás fókusza minden esetben úgy került meghatározásra, hogy a leginkább jellemző működési- és költséghatékonysági tényezők határozzák meg a fejlesztési irányokat. A folyamatok optimalizálása során elsősorban a következő fejlesztési lehetőségek alkalmazhatósága került vizsgálat alá: 19
duplikációk megszüntetése; emberi erőforrás létszám optimalizálás; egyszerűsítések, standardizáció; támogató folyamatok ésszerűsítése; folyamat - funkció felosztás ésszerűsítése; humán kockázatok csökkentése: végrehajtási, jóváhagyási és ellenőrzési szerepkörök szétválasztása; átfutási idő redukálása, tevékenységek időtartamának csökkentése; manualitást kiváltó tényezők kiküszöbölése; munkafolyamat támogatási és elektronizálhatósági javaslatok azonosítása. Az optimalizálási akciók során külön kiemelésre kerültek a gyorsan végrehajtható és gyorsan realizálható eredményeket jelentő módosítások, amelyek tényleges hatásait már az ellenőrző mérésekben érzékelni lehet. Ezek mellett összefoglalásra kerültek azok a fejlesztési javaslatok, amelyek projektekben valósíthatók meg, hosszabb távon adnak megoldást a felmerülő folyamati problémákra. Elkészült eredménytermékek ismertetése A tevékenység megvalósítása során létrejött 1 db tanulmány: Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Az elkészült eredménytermék a Megfelel pályázatban leírtnak való megfeleltetése Részben megfelel Megjegyzés Nem felel meg nem releváns 20
3.8 Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata Tevékenység megnevezése Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata. Tevékenység leírása A feladat elvégzése során a bevont külső szakértőkkel: kivizsgálásra került, hogy a feladatváltozások hogyan érintették a hivatal és az érintett intézmények egyes szervezeti egységeinek feladatait, folyamatait és munkaköreit meghatározásra kerültek a kapacitás-kihasználtság vizsgálatának célterületei lefolytatásra került a kapacitás-kihasználtság vizsgálata kialakításra került az önkormányzat kapacitás-gazdálkodási terve Módszertan Az elvégzett kapacitás-kihasználtság vizsgálati módszertana: a hivatal, intézmények vagy adott intézmény kapacitásainak vizsgálata, interjúk és kérdőívek segítségével, részletes elemzés fókuszpontjainak meghatározása a vizsgálandó egységek és az érintett feladatok, folyamatok és munkakörök meghatározása az adott feladatra jellemző kapacitás-modell (tranzakció-alapú / norma alapú/ diszkrecionális alapú) meghatározása a modellhez tartozó kapacitás-mérési módszertan, a felméréshez szükséges adatok meghatározása 21
a kiválasztott egységek, folyamatok és munkakörök esetében historikus adatok alapján vagy adatfelvétellel mérések lefolytatása / interjúk lefolytatása, a korábbi projektmunkák során végzett mérések megvizsgálása, a folyamat időigényének meghatározása interjúk és tranzakciókra vonatkozó adatok alapján a kapacitás-felhasználás időbeni megoszlásának meghatározása mérések, adatfelvétel alapján a munkatársak és egységek kapacitáskihasználtságának több szempontú elemzése és bemutatása, továbbá az időráfordítás és a szakmai teljesítményadatok alapján szükség szerint fajlagos teljesítménymutatók számítása a kiválasztott tevékenységek benchmark elemzése más önkormányzatok, közigazgatási intézmények, illetve támogató területek esetén egyéb szervezetek létszáma és fajlagos mutatói alapján. javaslat a kapacitásgazdálkodás, a kihasználtság szervezet szerinti, szervezeti egység szerinti, illetve munkakör szerinti optimalizálására A feladat végrehajtása során: a bevont, külső szakértő végezte az elemzések előkészítését, végrehajtását és értékelését a vizsgálat eredményeit a Hivatal részéről a projekt szakmai menedzsmentért felelős szakértő testület hagyta jóvá a külső szakértő a vizsgálatok és annak eredményei alapján összeállította a javasolt szabályzatmódosítási tervezeteket Elkészült eredménytermékek ismertetése Az elkészült eredménytermék a pályázatban leírtnak való megfeleltetése Megfelel Részben megfelel 22
Megjegyzés Nem felel meg nem releváns 4 Egyéb tevékenységek 4.1 Projektmenedzsment és szakmai megvalósítás az elmúlt időszakban számos fejlesztést valósított meg sikeresen saját, hazai- és EU forrásból projekt alapú működés keretében. A tervezett projekt végrehajtásának projektszerű működési keretei a hivatal gyakorlatához igazítottan került kialakításra. A projektszervezetben elvégzett feladatokat az alábbi táblázat tartalmazza: Szerepkör Elvégzett feladatok Szakmai projektvezető A projekt szakmai és pénzügyi irányítását végezte, felügyelte a pályázatban meghatározott célok megvalósulását. Döntési jogkörrel rendelkezett a szakmai előrehaladást illetően. kapcsolattartás a projektmenedzserrel és a projekt megvalósítókkal, munkájuk felügyelete, kapcsolattartás a megvalósításba bevont intézményekkel és külső szakértőkkel, munkájuk felügyelete kapcsolattartás a pénzügyi vezetővel a pályázatban vállalt tevékenységek 23
Pénzügyi projektvezető Projektmenedzser határidőre történő elvégzésének felügyelete közbeszerzési eljárás lebonyolításának felügyelete esetlegesen felmerülő kockázatok menedzselése, külső szakértők teljesítésének igazolása, számlák, befogadása, tájékoztatási és nyilvánossági feladatok teljesítésének felügyelete, lakossági elégedettség- és igényfelmérés felügyelete A szakmai projektvezetővel együtt a projekt pénzügyi irányítását végezte, felügyelte és nyomon követte a projekthez kapcsolódó pénzügyi tranzakciókat. időközi kifizetési igénylés, valamint záró kifizetési igénylés összeállítása a projekt költségvetését is érintő változás bejelentés elkészítésében való részvétel pénzügyi kérdésekben kapcsolattartás az Önkormányzat és a Közreműködő Szervezet között A projekt adminisztratív feladatainak lebonyolítását és koordinációját végezte. projekt dosszié kezelése időközi beszámoló és kifizetési igénylés, valamint záró dokumentáció összeállításában való részvétel változás bejelentés elkészítésében való részvétel 24
kapcsolattartás a Hivatal és a Közreműködő Szervezet között adatszolgáltatás a Szakmai projektvezető által elkészítendő beszámolókhoz Projekt megvalósítók lakossági elégedettség- és igényfelmérésben való részvétel adatszolgáltatás a Szakmai- és Pénzügyi projektvezető részére kapcsolattartás a projektbe bevont önkormányzati intézményekkel 4.2 Horizontális tevékenység végrehajtása A projekt horizontális tevékenységeit a pályázati felhívás és útmutató elvárásai szerint kerültek végrehajtására, a megvalósításba a Hivatal belső munkatársa kerültek bevonásra. Feladat Esélyegyenlőségi terv elkészítése Jogszabályi keretek összefoglalása Megvalósítás a Hivatal kijelölt munkatársai látták el a feladatot a Hivatal kijelölt munkatársai látták el a feladatot 4.3 Nyilvánosság biztosítása A tudásmegosztás szempontjából a pályázatban meghatározott mindhárom szintet teljesítette. A pályázatban meghatározott 1. 25
szintnek megfelelően a projekt eredményeiről és a megvalósítás tapasztalatairól részletesen összegző beszámoló készült, amely elérhető az Önkormányzat saját honlapján, valamint a szakmai beszámoló megküldésre került a jó gyakorlatok feltárása céljából. A 2. szintnek megfelelően a Polgármesteri Hivatalnál szakmai bemutató került megszervezésre olyan - a pályázati kiírás során támogatásban nem részesült - önkormányzat szakmai képviselőinek részvételével, amelyen az Önkormányzat projektben is résztvevő vezetői bemutatták a résztvevőknek a projekt során kidolgozott új megoldásokat, továbbá, amelyen a résztvevő önkormányzatokra irányuló adaptáláshoz szükséges javaslatok kerültek kidolgozásra. vállalta, hogy a bemutatón résztvevő önkormányzatok számára 2014. év végéig szakmai konzultációs lehetőséget fog biztosítani az új, példaértékű megoldások esetleges adaptációjával összefüggő szakmai kérdésekben. 26