Partnerösszekötés a Servantes XLBér és a Főkönyv program között (nem egyszerűsített partnertörzs használata esetén) A Servantes XLBér és Főkönyv program összeköthető egymással többek között - olyan szempontból, hogy az XLBér programban szereplő dolgozókat amennyiben partnerként rögzítjük a Főkönyv modul partnertörzsében is, akkor a dolgozóknál eszközölt levonások (letiltás, gyermektartás, kölcsön stb.) úgymond folyószámlásan nyilvántarthatóvá válnak a főkönyvben anélkül, hogy dolgozók miatt egyedi főkönyvi számokat hoznánk létre. Nézzük meg lépésről-lépésre, hogy mit kell ehhez megtenni és beállítani. Fontos, hogy az alábbi leírás arra az esetre vonatkozik, ha a Főkönyvben a Karbantartás / Globális rendszeradatok / Alap nevű fülön belül NINCS bepipálva az Egyszerűsített partnerfelvitel használata. 1.) Dolgozó rögzítése a Főkönyv partnertörzsében: amennyiben a dolgozó még nincs rögzítve a Főkönyvben a partnertörzsben, akkor ezt tegyük meg az Alapadatok / Partner felvitele menüponton belül: A partner nevén, címén kívül az egyértelmű beazonosítás érdekében érdemes rögzíteni az adóazonosító jelét, illetve további személyes adatait, ami az alábbi képernyőn látható:
Ami a legfontosabb, hogy a személyt, akit rögzítettünk, soroljuk be a Dolgozó nevű csoport alá a Besorolás nevű fülön, ahogy az alábbi képernyőképen látható: Természetesen a fenti lépések elvégzése nem szükséges, ha a partnertörzsben már a személy korábban rögzítésre került. 2.) Főkönyvi szám besorolás: Azokat a főkönyvi számokat, amelyeket a dolgozók levonásaival kapcsolatban szeretnénk használni, javasolt besorolni a Főkönyvben a Számlarendben a Munkavállalókkal kapcsolatos elszámolások elnevezés alá. 3.) Dolgozó hozzárendelése a partnertörzshöz: Ha a dolgozó rögzítése a partnertörzsben megtörtént, akkor ezután lépjünk be az XLBér modulba és végezzük el a dolgozó összekapcsolását a partnertörzzsel.
Ehhez lépjünk be az Alapadatok / Dolgozó törzsadatai menüpontba és azon belül az Alapadat / Azonosító és személyi adatok fülre. Itt a dolgozó neve előtti kis gombra kattintva elő tudunk hívni egy kereső képernyőt: Az így megjelenő kereső képernyőn a Vezetéknév mezőbe gépeljük be a dolgozó vezetéknevének első néhány betűjét, majd alul kattintsunk a Keresés gombra. Az ezután látható találati képernyőn megjelenik a dolgozó. Alul nyomjuk meg a Rendben gombot, így lesz a személy összekötve a partnertörzzsel.
4.) Számfejtés után a könyvelés menete: Miután elvégeztük a bérszámfejtéseket, s a könyvelésbe a bér adatokat csoportosan szeretnék átadni, de a levonásokat dolgozónként tételesen, ahhoz a következőket kell megtenni. A Főkönyvben lépjünk be a Kontírozás / Feladott tételek / Tételek fogadása / Bér tételek menüpontba. Az ezután megjelenő képernyőn az alábbi beállítást tegyük meg: Nagyon fontos, hogy a Bér tételek csoportos átkönyvelése főkönyvbe (a levonások tételesen) pipát jelöljük be, mielőtt megnyomjuk a Mentés gombot az adott időszak könyvelése előtt. Ezután természetesen még a Könyvelés / Könyvelés kontírozott tételekből menüponton belül is le kell könyvelni a bér tételeket. 5.) Nyomtatványok folyószámlás lekérdezése a Főkönyvben adott dolgozókról: a Nyomtatás / Főkönyvi számok / Főkönyvi karton menüpontban többféle lehetőség is van a lekérdezésekre, ahogyan az alábbi képernyőképen látható:
Például kitölthetjük a lekérdezni kívánt főkönyvi számot vagy főkönyvi számokat, beállíthatunk egyetlen partnert (dolgozót), vagy szűrhetünk Minden partner lehetőségre és bepipálhatjuk a Partnerenkénti egyenleg opciót, ahogy a fenti képernyőn látható. Tehát többféle módon lekérdezhetjük folyószámlásan a dolgozók levonásait és azok kiegyenlítéseit. Természetesen fontos, hogy amikor a Főkönyvben a levonások utalását könyveljük, ott az adott tételhez is a dolgozót rendeljük hozzá partnerként, hogy a lekérdezések utána megfelelően használhatóak legyenek.