ELO DocXtractor Invoice A teljeskörű megoldás gyors számlafeldolgozáshoz Itt az ideje, hogy mindent átlásson! Számlafolyamatok biztonságos és gazdaságos kezelése Elmeséljük Önnek, miért a számlafeldolgozás lesz nemsokára a leghatékonyabb folyamat a cégénél. A csak kevéssé hatékony számlafeldolgozás jelentős üzemgazdasági veszteségeket eredményez: lehet ez a kedvezmények elvesztése, a magas adminisztratív költségek, a hoszszú feldolgozási idők, a számlafeldolgozási folyamatok átláthatatlansága, és... és... és... Itt az ideje egy kifizetődő és gyakorlatban bizonyított számlamegoldásnak! Vállalati tartalomkezelés Dokumentumkezelés Archiválás Workflow www.elo.com
ELO DocXtractor INVOICE A teljeskörű megoldás gyors számlafolyamatokhoz Miért az ELO? Az ELO az egyik vezető szoftvergyártó az elektronikus adatfeldolgozás, archiválás és adatvezérlés területén. Többéves szakmai tapasztalatunk alapján tudjuk, hogy a gyakorlatban hol vannak hiányosságok a számlafeldolgozás terén, és ismerjük a hatékony számlafeldolgozás feltételeit. Az ELO DocXtractor INVOICE modullal az ELO teljeskörű megoldást kínál a gyors számlafolyamatokhoz. Az Ön előnyei az ELO DoXtractor INVOICE használata során: A szabványosított elektronikus folyamatok csökkentik a folyamati költségeket Kizárt a számlabizonylatok elvesztése A keresés költségei a nullához közelítenek Minden feladatlépcső dokumentált és átlátható A határidők betartása biztosítja a határidős kedvezmények kihasználását Jogszabályoknak megfelelő elektronikus archiválás A feldolgozási idők tartósan csökkennek A magasfokú automatizáltság tehermentesíti a dolgozókat Nem fordul elő többszörös rögzítés Az adatok minősége javul A könyvelő szoftverbe (FiBU) és az operációs rendszerekbe való integráció átlátható folyamatokat teremt Mi is az ELO DocXtractor? Az ELO DocXtractor egy kiegészítő modul az ELOprofessional és ELOenterprise ECM rendszerekhez, és a teljeskörű és automatizált számlafeldolgozásról gondoskodik. A számla teljes életciklusa elektronikus úton, átláthatóan zajlik: a beérkezéstől kezdve a rögzítésen és ellenőrzésen át egészen a számla jóváhagyásáig. Ön profitál a beérkező számlák gyors, nyomon követhető és biztonságos feldolgozásából.
Az ELO DocXtractor tökéletesen átvezeti a számlák tartalmának adatait a megfelelő feldolgozási folyamatokba és zökkenőmentesen dolgozik együtt a piacvezető ERP rendszerekkel (SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Sage stb.). Minden folyamat központilag kerül bevezetésre, központilag irányítódik és áll felügyelet alatt. A cég minden folyamatról valós időben kap információt. Készlet- és megrendelési adatok egyeztetése Utómunka Import ELO DocXtractor automatikus elemzés Export ERP Adatbázis Workflow Archívum Konfigurálás Adminisztráció Automatikus folyamatirányítás vagy könyvelés ELO DocXtractor teljes munkafolyamata Globalizációra készen A globális piaci igényekre válaszolva az ELO DocXtractor a nemzetközi számlák feldolgozását is lehetővé teszi, különböző nyelveken, pénznemekben és ország-specifikus adószabályokkal. Mi fejlesztünk - Ön növekszik 3
ELO DocXtractor INVOICE A teljeskörű megoldás gyors számlafolyamatokhoz Folyamatok egyszerű és hatékony irányítása A workflow-val irányított üzleti folyamatok gondoskodnak a dokumentumok átfutásának és a folyamat ellenőrzésnek a felgyorsításáról. A folyamat irányítást a workflow funkciók veszik át, melyeket alaptermékeink, az ECM platform ELOprofessional és ELOenterprise szoftverek tartalmaznak. Szintén sztenderd elem az űrlap alapú workflow, mellyel az olyan űrlapokon nyugvó folyamatok irányíthatóak, mint a beszerzési igénylés, a számlaellenőrzés vagy például a szabadságok igénylése. Az ELO workflow-ról honlapunkon talál még több információt: www.elo.com A számla folyamat a gyakorlatban: a rögzítés és ellenőrzés Legjobban példán keresztül szemléltethető, hogy hogyan működik a számlafeldolgozás a gyakorlatban. A számla közvetlenül a bejövő posta helyén szkennelésre és digitalizálásra kerül. Ennek előnye: ettől a ponttól kezdve minden illetékes munkatárs már csak a számla elektronikus képével dolgozik, nincs szükség másolásra, és nem áll fenn a számla elkeveredésének veszélye sem. A szkennelés után a rendszer minden adatot beolvas a bejövő számlából, melyre a könyveléshez van szükség, és ezeket azután elérhetővé teszi az ERP rendszer számára. A különböző könyvelési köröket az ELO DocXtractor automatikusan felismeri. A hibák elkerülése végett az ELO DocXtractor az ERP rendszerbe való átadás előtt minden lehetséges érvényességi ellenőrzést elvégez: megvizsgálja, hogy pl. stimmel-e a megbízási szám hozzárendelése, a szállító azonosítója stb., mellyel tovább erősödik a tranzakció biztonsága és minősége.
Hibajavítás a hitelez összesített adatai alapján 1 Törzsadatok egyeztetése Cégnév Utca Ir. szám Helység Szla. Banki irsz. Meister Müller GmbH Amselweg 9 70439 Stuttgart 4568452 1233 Uebe GmbH & Co. KG Am Graben 6 70439 Stuttgart 1337 5463 Dataware AG GutStr. 2 70439 Stuttgart 2339444 3256 2 Számlatételek kivonatolása Száma Mennyiség Cikk Ár Árkedvezm. Összesen 1 6 Für 4 St. vorhandene Round... 86,00 0% 516,00 2 2 RoundASS Gestellfuß... 46,00 0% 92,00 3 4 Mehrpreis für verchromte... 6,00 0% 24,00 4 4 Mehrpreis für verchromte... 6,00 0% 24,00 3 Összesítet adatok rögzítése Nettó összeg Áfa Bruttó összeg Skontó Esedékesség 656,00 124,64 780,64 23,42 2007.07.30. 4 ELO besorolás ELO 5 ELO Irattárba helyezés Workflow indítása Részletek az ELO DocXtractors m veletsorából Az adott esetnek megfelelően a számla egy meglévő szállítóhoz rendelődik, vagy új szállítóhoz kerül archiválásra. A rendszer arra is képes, hogy automatikusan kiegészítsen hiányos adatokat, például kitöltsön egy hiányzó ügyfélszámot a meglévő ügyfél adatbázisból. A számla irányítása workflow segítségével Az osztályozás után az ELO DocXtractor automatikusan meghatározza, mely feldolgozási folyamathoz rendelődjön a számla, például a tőkejavakhoz, a javítási megbízásokhoz vagy a részletfizetésekhez. A rendszer automatikusan generálja ehhez a helyes folyamatot és kiosztja az érintett személyeknek ill. területeknek a mindenkori feladatokat. Itt már minden lehetséges eszkalációs fok ki van számolva. Mi fejlesztünk - Ön növekszik 5
ELO DocXtractor INVOICE A teljeskörű megoldás gyors számlafolyamatokhoz Az ELO kontírozó-/jóváhagyó kliens Amikor a könyvelésen dolgozó kolléga megkapja a workflow-t, megnyitja az ELO kontírozó-/jóváhagyó klienst. Az ELO DocXtractor-ból kinyert adatok áttekinthetően megjelennek továbbadásra a kontírozó kliensben. Az ELO kontírozó-/jóváhagyó kliensben a munkatárs szerep specifikus adatokat bővíthet és dolgozhat fel. Így hozzá lehet adni további dokumentumokat és kontírozásokat (beleértve a megosztott könyveléseket), valamint divíziós könyveléseket. Megrendeléseket is kiegészíthet vagy létrehozhat itt a munkatárs, vagy automatizáltan összevetheti azokat az ERP rendszerben szereplő adatokkal. Bélyegzők és megjegyzések használata Szabadságolás és betegség esetén a worklow automatikusan a helyettesítés kezelést indítja. A worklflow-n belül itt hatékony eszközök az ELO bélyegzők és széljegyzetek. Egészen egyszerűen helyezhetők el megjegyzések és egyéni bélyegzők a dokumentumokon, melyek kommentálhatóak. Különböző szövegkiemelők állnak rendelkezésre, hogy a dokumentumok egyes részeit kiemeljük. Ki pecsételhet? Az ELO bélyegzőknél és megjegyzéseknél is előre beállított jogosultsági szabályok vannak érvényben. Így egyszerűen meghatározható, hogy például ki használhat egy bizonyos színű megjegyzést vagy melyik munkatárs melyik pecsétet használhatja. Egyes esetekben ésszerű annak beállítása, hogy bizonyos dokumentumon szereplő megjegyzéseket csak a vezetők láthassanak. Az ELO bélyegzőkkel és megjegyzésekkel sokféle szituációt lehet megvalósítani az optimális munkavégzéshez az engedélyezési folyamatokon belül. Átlátható workflow monitoring A számla jóváhagyása után minden a könyveléshez szükséges adat rendelkezésre áll a bejövő számlából, és automatikusan átadásra kerül az ERP rendszerbe - mindez a manuális feldolgozáshoz szükséges idő törtrésze alatt. A dokumentumok manuális rögzítésének és értékelésének aránya a minimumra csökken.
A bejövő számlák könyve: biztonságos likviditás tervezés A bejövő számlák könyve a központi kezelés eszköze és lehetővé teszi a számlafolyamatok hatékony kontrollját és irányítását. Önnek lehetősége van például minden olyan számla megjelenítésére, melyek ellenőrzési folyamata még nem zárult le. Ahogy beszkennelésre került a bizonylat, az ELO DocXtractor feldolgozza az információkat és frissíti az adatokat. Így a cég előre kiszámolhatja a likviditási igényt és aktív ellenőrzést és befolyásolást gyakorolhat, igény szerint. Jogszabályi megfelelőség A számlák korai és automatizált archiválásával a bevitel a jogszabályoknak megfelelően történik. A számla életciklusának dokumentációja bármikor elérhető az ELO archívumban, és még évek múltával is előhívható, például esetleges cégellenőrzésekhez. Ebből adódóan az ELO-val való számla archiválással tartósan tehermentesíthető a produktív ERP adatbank és így javul a rendszer teljesítménye is. Az ELO DocXtractorral az aktuális technika olyan magas fokú osztályozó moduljához jut, mely rugalmasan illeszthető az Ön igényeihez. Az ELO DocXtractor INVOICE egyedülálló tulajdonságai Univerzális számlaolvasó: a dokumentum defníciójának általános megközelítése, nem hitelező-specifikus definíció és követés, Out-of-the-Box - megoldás: használat az ügyfél dokumentumok igazítása nélkül. Pozíció független keresés (Top-Down-Search) Egyéni illesztés lehetséges (Pld. adótörvény ellenőrzés, automatizált rendelés összevetés, különös mezők stb.) Folyamatosan öntanuló rendszer A számla tartalmak kiolvasása táblázatokkal és mellékes költségekkel együtt A számlapozíciók tökéletes kivonatolása Többoldalas bizonylatok feldolgozása Idegen nyelvű bizonylatok feldolgozása Jóváírások és figyelmeztetések automatikus felismerése Lehetséges bővítés a DocXtractor SUITE modulra (a teljes bejövő posta feldolgozása) Mi fejlesztünk - Ön növekszik 7
ELO DocXtractor Invoice A teljeskörű megoldás gyors számlafeldolgozáshoz Az Ön ELO partnere: ELO Digital Office Kft., Budapest 1117, Kékperje utca 6, Magyarország; info-hungary@elo.com ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, 70178 Stuttgart, Németország; info@elo.com Artikel-Nr.: A000-PO-HU Az ELO Digital Office, az ELO logó, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional és ELOenterprise márkanevek az ELO Digital Office GmbH tulajdona Németországban és/vagy más országokban. A Microsoft, MS, Windows, Word és Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision a Microsoft Corporation USA bejegyzett márkái. A további cég-, termék- vagy szolgáltatás elnevezések más gyártóhoz tartozhatnak. Ez a dokumentum csak általános információként szolgál és nem helyettesíti a személyes tanácsadást.. Az itt megjelent információk bármikor és előzetes értesítés nélkül megváltozhatnak. Különösen a műszaki jellemzők és funkciók változhatnak országonként. Az ELO termékekre vonatkozó aktuális információkat, szerződési feltételeket és árakat az ELO képviseletektől és az ELO Business-Partnerektől kaphat. A termékinformációk a kiadvány megjelenésekor érvényes állapotot tükrözik. A szolgáltatások tárgyát és terjedelmét kizárólag a mindenkori szerződések határozzák meg. Az ELO nem garantálja, hogy termékei vagy egyéb szolgáltatásai biztosítják az egyes törvényi előírásoknak való megfelelést. A nemzeti és nemzetközi jog szerint alkalmazandó biztonsági előírások és egyéb előírások betartásáért a vevő felelős. A változtatások, tévedések és nyomtatási hibák jogát fenntartjuk. Másolás és sokszorosítás (akár részletekben is) csak az ELO Digital Office GmbH írásos engedélyével lehetséges. Copyright ELO Digital Office GmbH 2017. Minden jog fenntartva. Vállalati tartalomkezelés Dokumentumkezelés Archiválás Workflow www.elo.com