Átfogó tartalomkezelés ELO-val és SAP-vel

Átírás

1 A legmagasabb szinten Az SAP-hez tanúsított vállalati tartalomkezelő (ECM) rendszerek tökéletesen kapcsolódnak az SAP ArchiveLink teljes szolgáltatáskészletéhez. Maradéktalanul integrálódva az SAP megoldások világába az minden szektornak és bármilyen méretű vállalatnak megfelelő megoldást szállít a dokumentum alapú folyamatok optimalizálásához. Minden SAP-ban előforduló adatrögzítési lehetőség támogatott. Ügyfélként Ön profitál a céges folyamatok átlátható leképezéséből, a gyors, teljes rendszerre kiterjedő információ elérésből, a revízióbiztos archiválásból és az üzemi költségek csökkenéséből. Az -val és SAP-vel a legmagasabb színvonalon valósítható meg a haszon maximalizálása. Vállalati tartalomkezelés Dokumentumkezelés Archiválás Workflow

2 és SAP: nyereséges szimbiózis Az szolgáltatás orientált architektúrán (SOA) alapuló központi szolgáltatások formájában bocsátja rendelkezésre az ECM funciók teljes spektrumát az SAP platformon. Ezzel elkerülhetőek az illesztőfelület problémák, melyek különösen verzióváltáskor jelentkezhetnek. A teljeskörű megoldás Az -ban minden üzletileg fontos, céges dokumentum központilag, együtt fut, és üzletág szerint szállítói mappákba, vevői mappákba, beszerzési vagy gyártási mappákba tagolódik. A felhasználók közvetlenül az SAP-n vagy más üzleti alkalmazáson keresztül férnek hozzá a projektek teljes adatkészletéhez. Az -SAP kapcsolat segítségével így gyors és teljes információelérés áll rendelkezésre a helyes üzleti döntések meghozatalához. Az alap-architektúra: az automatizálás időt és pénzt takarít meg A bejövő dokumentumok feldolgozása magas hatékonysági potenciált rejt magában - ezt a folyamatot egy SAP megoldás gyakorlatában gyakran túl sok kézi beavatkozás lassítja. A mindenkori ügyfél igényekhez igazodva az és az SAP segítségével leképezhetőek a megfelelő vállalati folyamatok.

3 Előzetes vagy utólagos rögzítés A beszkennelt és egyéb dokumentumok előzetes vagy utólagos rögzítéssel folyamathoz kapcsolva kerülnek az SAP folyamatba. Utólagos rögzítésnél a dokumentum szabály szerint még papír formában fut át a munkafolyamaton. A dokumentumnak az SAP-könyveléssel való összekapcsolása egy ráhelyezett -vonalkóddal történik, melynek segítségével a feldolgozás után teljesen automatikus archiválás következik az -ba. Előzetes rögzítésnél a szkennelés már a bejövő postánál megtörténik, így a dokumentumok a teljes feldolgozási folyamat során digitális formában futnak át a vállalaton. Az workflow funkciója lehetővé teszi a célzott dokumentum-áramlást. SAP adatbázis szkennelés osztályozás bevitel archiválás workflow könyvelés az SAP-ban Bejövő számla szkennelése. A számla archiválásra kerül az -ba és a DocXtractor segítségével osztályozódik. Eközben a DocXtractor még egy elfogadhatósági vizsgálatot is lefuttat az SAP adatbázissal szemben. Az automatikusan legenerálja a helyes folyamatot és a workflow-n keresztül irányítja a számlajóváhagyást. A számla jóváhagyás után könyvelésre kerül az SAP-be és megint teljesen automatikusan archiválódik az -ba. A képen: lehetséges -SAP folyamat az előzetes rögzítéssel történő archiválásnál Mi fejlesztünk - Ön növekszik 3

4 Az automatikus bejövő számla feldolgozás előnyei A számlák kézi, papíralapú feldolgozása nemcsak az esetleges kedvezmények elvesztésével és a hibákkal bosszulja meg magát, hanem nagy mennyiségű bizonylat esetén felfelé tornázza a folyamatok bonyolításának költségeit is. Az -val a bejövő számlák közvetlenül a megérkezéskor szkennelésre kerülnek az archívumba és az DocXtractor modullal (automatikus osztályozásra szolgáló modul) lehet kiválogatni őket. A bizonylatok digitalizálásával az adattartalmak hiánytalanul a feldolgozási folyamatba kerülnek. Az SAPkönyveléshez szükséges információk, mint pl. számlaszám, banki adatok vagy fizetési feltételek, beolvasásra kerülnek, majd rendelkezésre állnak a soron következő SAP tranzakcióhoz. A hibák elkerülése érdekében a DocXtractor még egy elfogadhatósági vizsgálatot is lefuttat az SAP adatbázissal szemben. Például megvizsgálja a rendszer, hogy megfelel-e egymásnak a megbízási szám és a beszállító azonosítója - ez tovább növeli a tranzakció minőségét és biztonságát. Mindez a kézi feldolgozáshoz szükséges idő törtrésze alatt történik.

5 Villámgyors központi információelérés Végül megtörténik a dokumentumok automatikus archiválása az SAP-ből kiolvasott indexadatok alapján. A felhasználók közvetlenül az SAP-ből vagy az ECM kliensből férnek hozzá villámgyorsan minden dokumentumhoz. Az SAP-be és az -ba is integrált verziókezelés áttekintést nyújt a dokumentumok különféle verzióiról. Emellett az integrált index szerver lehetővé teszi a dokumentumok tartalmában való keresést, így nagyobb mértékben használható az archívum tudásbázisként. A web-portálokhoz való kapcsolódás vagy a böngészőn ill. okostelefonon keresztül történő dokumentum hozzáférés lehetőé teszi a mobil munkavégzést. Így megfontolásra érdemes, hogy az ügyfeleknek portálokon keresztüli hozzáférést biztosítsunk az archivált ajánlatokhoz, megbízásokhoz vagy számlákhoz. workflow vs. SAP-workflow Aki szeretné elkerülni a médiumok ütközését, annak kompletten átjárható digitális folyamatokra van szüksége. Az alapfunkcióként nyújtja a nagyteljesítményű workflow motort. Ennek nagy előnye: az rendszertől függetlenül képezi le az üzleti folyamatokat és olyan személyeket is bevon a bonyolításba, akiknek nincs SAP munkaállomása. A rendszer automatikusan a helyes folyamatot generálja ehhez és kiosztja az érintett személyeknek ill. területeknek a mindenkori feladatokat. Minden üzletileg releváns bizonylat és dokumentum össze van kötve az SAP rendszerrel és az ott hozzárendelt belső könyveléssel az sztenderd ArchiveLink illesztőfelületén keresztül. Az workflow további előnyei a gyors használatbavétel és az a lehetőség, hogy egy grafikus dizájner segítségével komplex folyamatok is modellezhetőek, leképezhetőek és ellenőrizhetőek. Ha szükséges, az SAPworkflow-val való vegyes üzemmód is lehetséges. Mi fejlesztünk - Ön növekszik 5

6 Adójogi követelmények automatikus teljesítése Az minden adózási szempontból fontos, könyveléshez tartozó dokumentumot a jogszabályoknak megfelelően archivál. A produktív SAP adatbank tartós tehermentesítése nagy előnyt jelent a rendszer teljesítményének javítása szempontjából. További előny származik verzióváltáskor, amikor is az SAP rendszer azon adatai kerülnek csak tartalékolásra, melyekre online üzemmódban is szükség van. Ezek az adatok bármikor rendelkezésre állnak későbbi hozzáféréshez (pl. kiértékeléshez). Az rendszer revízióbiztosan kezeli a dokumentumokat a hosszútávú archiváláshoz, garantáltan működő RAID ill. optikai Jukebox rendszereken. Emellett minden dokumentum, melyet pl. az SAP portál Collaboration Team-szobájában hoztak létre, előírásoknak megfelelően kerül megőrzésre az archívumban. Miért érdemes az -SAP integrációt használni: Költség megtakarítás a hosszútávú archiválással az adatok archívumba való kihelyezésével Jogszabályi előírások betartása az archiválás során (megfelelőség) Központi és folyamatra vonatkoztatott hozzáférés komplett aktákhoz ( ek, megrendelések, ajánlatok, számlák stb.) Jelentős megtakarítás az előrefizetési kedvezmények kiaknázásával, hála az elektronikusan irányított folyamatoknak Jobb dokumentálás a feldolgozási folyamatok teljes átláthatóságával Időmegtakarítás az automatikus rögzítéssel és a manuális feldolgozás csökkentésével Magas adat-minőség az automatikus rögzítésnek és a kevesebb utómunkának köszönhetően

7 Idő- és pénz megtakarítás A legnagyobb megtakarítást úgy érheti el a vállalat, ha - mint ahogy az előzőekben írtuk - automatizálja folyamatait. Minél nagyobb a feldolgozandó bizonylatok mennyisége, annál nagyobb mértékben csökkenthetőek a költségek is. Az és az SAP olyan kombinációt kínál, mely elég nyitott és nagyteljesítményű ahhoz, hogy a jelen és a jövő kihívásainak is megfeleljen. A vállalaton belül elosztott tudás központosításra kerül, hogy minden munkatárs gyorsan, egyszerűen és átláthatóan hívhasson le adatokat. Többet az modulokról: Amennyiben többet szeretne megtudni az moduljairól, mint pl. a DocXtractor vagy az Barcode modulról, látogasson el weboldalunkra: Mi fejlesztünk - Ön növekszik 7

8 Az Ön partnere: Digital Office Kft., Budapest 1117, Kékperje utca 6, Magyarország; Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, Stuttgart, Németország; Artikel-Nr. A000-SAPALG-HU Az Digital Office, az logó, elo.com, office, professional és enterprise márkanevek az Digital Office GmbH tulajdona Németországban és/vagy más országokban. A Microsoft, MS, Windows, Word és Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision a Microsoft Corporation USA bejegyzett márkái. A további cég-, termék- vagy szolgáltatás elnevezések más gyártóhoz tartozhatnak. Ez a dokumentum csak általános információként szolgál és nem helyettesíti a személyes tanácsadást.. Az itt megjelent információk bármikor és előzetes értesítés nélkül megváltozhatnak. Különösen a műszaki jellemzők és funkciók változhatnak országonként. Az termékekre vonatkozó aktuális információkat, szerződési feltételeket és árakat az képviseletektől és az Business-Partnerektől kaphat. A termékinformációk a kiadvány megjelenésekor érvényes állapotot tükrözik. A szolgáltatások tárgyát és terjedelmét kizárólag a mindenkori szerződések határozzák meg. Az nem garantálja, hogy termékei vagy egyéb szolgáltatásai biztosítják az egyes törvényi előírásoknak való megfelelést. A nemzeti és nemzetközi jog szerint alkalmazandó biztonsági előírások és egyéb előírások betartásáért a vevő felelős. A változtatások, tévedések és nyomtatási hibák jogát fenntartjuk. Másolás és sokszorosítás (akár részletekben is) csak az Digital Office GmbH írásos engedélyével lehetséges. Copyright Digital Office GmbH Minden jog fenntartva. Vállalati tartalomkezelés Dokumentumkezelés Archiválás Workflow