Emberi erőforrás menedzsment Exact megoldásokkal

Átírás

1 Emberi erőforrás menedzsment Exact megoldásokkal Lengyel Attila

2 Tartalom Az Exact-ról Synergy Enterprise áttekintés Emberi erőforrás menedzsment Legfrissebb információk az Európai Uniós pályázatokról Közben Szünet 11:15 11:30

3 Ahogy indultunk A vállalatunkat négy diák indította 1984-ben a hollandiai Delftben. Hittek abban, hogy a vállalkozói világot ki tudják szolgálni információs technológiai megoldásokkal. 25 évvel később még mindig ugyanebben hiszünk. Csupán egy kicsit nagyobbak vagyunk.

4 A jelen 125 országban helyi és nemzetközi vállalatot támogatunk informatikai megoldásainkkal 40 országban dolgozó 1800 alkalmazottal óta jegyzik az Exact Software-t az amszterdami NYSE Euronext értéktőzsdén es árbevételünk elérte a 228 millió eurót.

5 Globális jelenlétünk HU Támogatás Kereskedelem CZ Konzultáció F/A SL RO CEE cluster Leányvállalataink Olyan országok, ahol ügyfeleink vannak

6 Legismertebb nemzetközi ügyfeleink

7 Termékeink 7

8 A jelenkori IT valóság ADMINISZTRATÍV folyamatok (Back Office) ERP back office rendszer ERTÉK TEREMTŐ folyamatok (Front Office) Különböző elszigetelt információk és IT eszközök Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren strukturált információihoz Az alkalmazottak 90%-a (leginkább a termelésben dolgozó infomunkások) nagyon gyenge és strukturálatlan támogatást kapnak az ERP rendszerektől és nincs lehetőségük önálló információ gyűjtésre

9 Következmények I. Az igazi értéket adó kulcs folyamatokat gyakran manuálisan végzik egymással semmilyen kapcsolatban nem álló szigetrendszerek segítségével, ami az adatok többszöri bevitelét jelenti és ezáltal lehetőséget ad a duplikációkra és hibákra. Az adatok lokálisan tárolódnak (egy számítógép merevlemezén vagy fájl szerveren), ami nagyban csökkenti a releváns információk elérhetőségét. 9

10 Következmények II. A back office és a front office közötti kapcsolat és integrált folyamatok hiánya gyenge kommunkációhoz és együttműködéshez vezet, ami újabb erőforrások használatához és így további költségekhez vezethet. A szabványos eszközök és üzleti folyamatok hiánya miatt sérül a beszállítók és a vásárlók közötti együttműködés. A fent említettek következményeként a vállatok új és fejlett front office rendszereket követelnek az érték teremtő kulcs folyamataik támogatására. 10

11 Amit az Exact kínál ADMINISZTRATÍV folyamatok ERP back office rendszer ERTÉK TEREMTŐ folyamatok Tökéletesen integrált front office megoldás Exact Synergy Strukturált információs és együttműködési platform, amely bárhonnan és bármikor hozzáférhető dokumentum, munkafolyamat és projekt menedzsment eszközöket és üzleti analíziseket kínál Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren alapuló strukturált információhoz Az Exact Synergy az alkalmazottak 100%-át látja el önkiszolgáló módon strukturált, releváns információkkal

12 Az Exact termék portfóliója

13 Exact SYNERGY Enterprise - Exact Synergy: a termék - Kartonok, képernyők és munkafolyamatok - Microsoft Office integráció

14 Exact Synergy: a termék Web-alapú megoldás, amely integrál, kezel, felügyel és együttműködést javít Egyesíti a folyamatokat és összeköti az információkat Akár komolyabb testre szabás nélkül is azonnal javítja az üzlet teljesítményét A végeredmény átláthatóság, strukturáltság és együttműködés

15 Exact Synergy: a termék Vállalati portál, amin keresztül vállalati információt oszthatunk meg bárhol és bármikor Magas fokon integrált szoftver eszközök, melyekkel a vállalat összes kulcs folyamatát kezelhetjük Üzleti és ügyfél kapcsolatok kezelése Megrendelések és teljesítésük kezelése Munkafolyamatok és belső kommunikáció Dokumentum kezelés, egyszerűen kapcsolódva az Office alkalmazásokhoz Cikkek kezelése és logisztika Emberi erőforrás menedzsment Vezetői pénzügyi műveletek és tranzakciók

16 Az Exact Synergy motorja Egyesített projektek Az Exact Synergy segíti a projektek résztvevőit, hogy folyamatosan szinkronban legyenek egymással. Megosztott dokumentumok Az Exact Synergy biztosítja, hogy a releváns dokumentumok mindenki számára bárhonnan és bármikor elérhetők legyenek. Munkafolyamat szervezés A beépített munkafolyamatok egyértelművé teszik a felelősségi köröket és azt, hogy kinek kell megtennie a következő lépést.

17 Exact Synergy személyes kezdőoldal: egy helyen minden fontos információ

18 A legfontosabb hírek és információk

19 Testre szabható menük

20 Közvetlen hozzáférés a saját feladatokhoz, a gyors kereséshez és a részletes kereséshez

21 Az alkalmazotti kartonon minden releváns információ megtalálható.

22 Közvetlenül elérhetők az alkalmazotthoz köthető ügyfelek, tranzakciók, projektek, kérések, dokumentumok, stb.

23 Customer account card Ügyfél karton

24 Cikk karton tartalmaz minden, a cikkhez (nyersanyag, késztermék, stb.) kötődő információt

25 Az egyes kérések több lépésből állhatnak minden lépés egy teendő a folyamat szereplőinek.

26 A kérések komplex folyamatokká szervezhetők (pl. értékesítési folyamat hét lépésben)

27 Végtelen számú kérés típus definiálható az összes belső folyamat támogatására

28 Gyors áttekintést kaphatunk az egész szervezetről.

29 Pivot analízisek az ügyfelekről bármilyen szempontból

30 Synergy Office Integráció Synergy Office Integráció zavartalan kommunikációt biztosít a Synergy-t a Microsoft Office között. Synergy Office Integration a következő alkalmazásokhoz érhető el: Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Outlook Microsoft FrontPage Synergy Office Integráció az MS Outlookban:

31 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

32 Emberi erőforrás menedzsment területei

33 Hogyan válhat egy vállalat emberközpontúvá?

34 A pozíció lezárása/ új alkalmazott Elbocsátás, nyugdíj Eszközök átadása Munkák és teljesítések lezárása Munkaszerződés lezárása Aláírt szerződés Alkalmazott beilleszkedése Teljesítmény és kompetencia mérés Munkaviszony vége Az új beosztás elfogadása Jelenzkezők kiválasztása Jelentkező felvétele Munkaszerződés aláírása Folyamatok Procesy Stratégia Strategie és tervezés a plánování A teljes folyamat Průběh egyes hlavních lépései, podprocesů/činností alfolyamatai Új betöltendő státusz - költségvetés Obchod Toborzás & Marketing O S R Z (Betöltendő státusz tervezése és a jelentkező kiválasztása ) viz. diagram Realizace Teljesítmény mérés O S R Z (Alkalmazott mérése és kiértékelése) O S R Z (Alkalmazott távozása / helyettesítése) Helyettesítés Finance elbocsátás Pozíció cseréje / lezárása

35 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

36 Alkalmazotti karton

37 Szervezeti ábra

38 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

39 Szerepek és jogosultságok az információk biztonsága érdekében Az Exact Synergy Enterprise rendszerben Szerepkörök használata segíti a az információkhoz való biztonságos hozzáférést A szerepkörökhöz egy vagy több funkcionális jog tartozik. A funkcionális jogok azért fontosak, mivel olyan specifikus jogokkal ruházzák fel az egyes alkalmazottakat, melyek biztosítják hozzáférésüket a Exact Synergy Enterprise különböző moduljaihoz és funkcióihoz. A szerepkör csak abban az esetben használható, ha funkciókhoz való hozzáférést is rendeltek mellé.

40 Szerepkörök

41 Szerepkörök definíciója és az egyes funkciókhoz való hozzáférés

42 Szerepkörök tulajdonosai és funkciói

43 Jogosultságok

44 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

45 Önéletrajzok

46 Önéletrajz rögzítése

47 Betöltendő státuszok meghatározása

48 Karrierutak

49 A munkakör leírása, elvárt tapasztalatok és fejlődési lehetőségek

50 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

51 Teljesítmény értékelési eszközök Lehetővé teszi olyan csoportos vagy egyéni célok kitűzését, melyek ellenőrizhetők és kiértékelhetők Támogatja az alkalmazott vállalaton belüli fejlődését, karrierterveit és szakmai előmenetelét. Egyértelmű struktúrájával segíti az összehasonlítható pozícióban lévő és hasonló teljesítményt felmutató alkalmazottak jutalmazását. A tehetségek gondozásának alapja

52 Teljesítmény értékelés

53 Teljesítmény értékelés

54 Kompetencia értékelés Meghatározza az egyes munkakörökkel kapcsolatos fontosabb személyiségre vonatkozó előfeltételeket vagy elvárásokat, amely az üzleti célok teljesítéséhez szükségesek Segítséget nyújt a jelöltek tervezésénél és a munkapozíció betöltése alkalmas jelöltek elsődleges válogatása során is Tájékoztat az elvárt kompetenciától való eltérésről, amivel optimalizálhatók a képzés költségei és a tehetségek.

55 Funkcionális kompetenciák

56 Kompetencia csoportok

57 Funkcionális kompetenciák

58 Kompetenciák fejlesztése

59 Tervezett képzések

60 Jelentkezés képzésre

61 Tesztek eredményei, kérdések

62 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

63 Alkalmazottak munkaterhelése Synergy Teszt Kft. Tóth Béla Kovács Krisztián Baji Éva Mátkai Gerzson Alekszisz Tihamér Martonyi Etelka

64 Alkalmazottak munkaterhelése Synergy Teszt Kft.

65 Erőforrások és alkalmazottak tervezése Synergy Teszt Kft.

66 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

67 Toborzás vezérlése A HR személyi adatok bevitelével töltött idejének csökkentése a kérelem on-line kitöltésének lehetősége az érdeklődők részére Lehetővé teszi az egyes munkakörökre jelentkezők adataihoz való valósidejű hozzáférést és azok felügyeletét, támogatni a jelentkező kiválasztásának folyamatát A jelentkezők előválogatásának hatékonysága növelhető az elvárások összehasonlításával, valamint a megfelelő pozícióra a megfelelő jelentkező megtalálásával Biztosítja a legjobb jelentkezőkkel betöltött munkapozíciók átláthatóságát

68 Munkakörök tervezése, elvárások definiálása

69 Jelentkezők nyilvántartása

70 A jelentkezőkkel való kommunikáció automatizálása

71 Betöltetlen munkakörök nyilvántartása

72 Munkakörre jelentkezők nyilvántartása

73 Jelentkező kiválasztása, pozíció betöltése

74 Jelentkezők on-line regisztrálása

75 Jelentkezők on-line regisztrálása

76 Jelentkezők on-line regisztrálása

77 Jelentkezők on-line regisztrálása

78 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

79 Bónuszok és egyéb juttatások Alkalmazottak motiválása a stratégiai célok kitűzésére és elérésére Célok és a hozzájuk kapcsolódó jutalmak egyértelmű definiálása Nem pénzbeli célok definiálása, mérése és kiértékelés Adminisztráció

80 Célok kitűzése

81 Target Award Letter bónusz megállapodás

82 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

83 Cafeteria rendszer A cafeteria egy választható elemekből összeállított béren kívüli juttatási csomag munkavállalók részére A 70-es években fejlesztették ki az USA-ban, Magyarországon a 90-es években jelent meg. Mára a kezdetleges juttatási formák egy jól szabályozott, átlátható, jogszabályi háttérhez alkalmazkodó komplex csomaggá alakultak, amit cégre szabottan lehet alkalmazni. Nyugat-Európában 2004-ben a közép- és nagyvállalatok 78%-a alkalmazta.

84 A cafeteria rendszer előnyei Az egyéni igények alapján összeállított keret a munkavállaló számára nagyfokú szabadságot nyújt a számára legmotiválóbb juttatások kiválasztásában Lehetőség van differenciáltan alkalmazni munkaköröktől, beosztástól függően, ami ösztönző, jutalmazó és megtartó hatású A célirányosan tervezett juttatásokkal jól tervezhetők a szociális-jóléti feladatok Azonos munkáltatói költségekkel nagyobb nettó értéket biztosít a munkavállalóknak

85 A cafeteria rendszer kihívásai Többek között: Nagy mennyiségű adminisztratív terhet ró a vállalat HR és pénzügyi osztályaira Megfelelő adminisztrációs folyamatok hiányában rugalmatlanná válhat A bonyolult jogi szabályozás miatt rengeteg szempontot kell figyelembe venni és nyomonkövetni, bármilyen hiba anyagi kozkázatot jelent mind az alkalmazottnak, mind a munkáltatónak

86 Cafeteria az Exact Synergy-ben HR feladatok 1. Tervezés: A választható cafeteria elemek összeállítása Cafeteria kategóriák meghatározása Alkalmazottak besorolása 2. Éves előkészítés A személyre szabott cafeteria menü elkészítése A visszajelzések ellenőrzése (opcionális) 3. Havi és éves összegzés Bérszámfejtés, utalvány rendelés Elemzések

87 Cafeteria az Exact Synergy-ben Alkalmazott feladatai 1. Cafeteria csomag összeállítása A kategóriájának megfelelő keretek között válogat az elemekből Egy évre előre megtervezi és ütemezi a felhasználást 2. Elszámolás és követés Havi rendszereséggel követi és ellenőrzi a felhasználást Megadja a felhasználáshoz esetlegesen szükséges részletes információkat (felhasználó neve, számlaigazolás, stb.) Módosíthatja a kért cafeteria elemek összetételét Igény szerint felhasználási kimutatásokat kaphat (pl. kilépéskor)

88 Cafeteria az Exact Synergy-ben A Synergy feladata Cafeteria kategóriák és az alkalmazotti besorolás nyilvántartása A személyre szabott cafeteria menük generálása és feldolgozása Havi és éves workflow elemek létrehozása Tovább információkat nem igénylő kérelmek automatikus kezelés Módosítások esetén az időarányos felhasználást figyelembe véve új menü generálása, majd a feldolgozás után a régi workflow elemek inaktiválása után újak létrehozása Jelentés készítés bérszámfejtés, utalvány rendelés, statisztikák

89 Tervezés cafeteria elemek

90 Tervezés - kategóriák

91 Tervezés alkalmazottak besorolása

92 Személyre szabott cafeteria

93 Havi és éves workflow elemek

94 Lekérdezések/jelentések

95 Exact Synergy cafeteria Drámaian csökkenti a HR adminisztrációs terheket Minimalizálja a hibalehetőségeket Bárhonnan elérhető, az alkalmazott és a HR bármikor megtekintheti Rugalmas jelentések a cafeteria felhasználás bármely szempontjából A vállalati IT infrastruktúra szerves része Automatikus kapcsolat a HR és a pénzügyi folyamatok között

96 Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

97 Cikkek, eszközök beszerzése

98 Belső IT Helpdesk, IT eszközök

99 Szabadság

100 Betegszabadság

101 Szülési szabadság

102 Fizetés nélküli szabadság

103 Költségtérítés

104 A Synergy Enterprise előnyei Integrált megoldás az emberi erőforrások, a munkafolyamatok, a dokumentumok, illetve a vállalat egyéb kulcs területeinek kezelésére és irányítására (CRM, PM, OM ) Teljes mértékben testre szabható megoldás (egyszerű paraméterezéssel és a szabad mezők beállításával módosítható) ERP megoldásokhoz illeszthető XML, CSV vagy web services segítségével 30 nyelven elérhető

105 Köszönjük figyelmüket!