Hatékony információtárolás. visszakeresés. you can THEREFORE

Átírás

1 Hatékony információtárolás és visszakeresés THEREFORE you can

2 Azonnali hozzáférés a kulcsfontosságú információkhoz, a hatékonyság maximalizálása Az információ az üzlet vérkeringése, és a hatékony döntéshozatal gerince is egyben. Ezért elkeserítô, ha az ember átlag napi négy órát tölt információk keresésével*. A Therefore gyorsan kiküszöböli ezeket a hatékonysági hiányokat egy könnyen implementálható dokumentumkezelô rendszer bevezetésével, amely mindenki számára biztosítja a szükséges információkhoz való azonnali hozzáférést, gazdaságos és biztonságos módon. Beolvasás Elosztás Tárolás Kezelés Therefore Szerver Keresés Együttmûködés Visszanyerés Könnyû fájlkezelés a Therefore módszerével Egyszerûen szólva a Therefore lehetôvé teszi, hogy az üzleti információkat elektronikus iratszekrénybe helyezze el. Az alkalmazással rögzített tartalmakat, képeket, dokumentumokat, jelentéseket és más, üzletileg fontos információkat tárolhat, rendezhet és kereshet vissza. A tárolt információk megkeresése egyszerû az univerzális felhasználói felületen, vagy az interneten, ezért a munkatársaknak minimális betanításra van szükségük a sokkal hatékonyabb munkamódszer eléréséhez. Információtípusok elektronikus tárolása Manapság az információk sokféle formátumban és sokféle forrásból érkeznek. A Therefore számára ez nem jelent problémát. A papírdokumentumok, elektronikus fájlok, vonalkódok és üzenetek mind-mind könnyen kezelhetôk a Therefore alkalmazással. * AIIM Európa 2009

3 A Therefore megoldással rögzített tartalmakat, képeket, dokumentumokat, jelentéseket és más, üzletileg fontos információkat tárolhat, rendezhet és kereshet vissza. Extra biztonság és rugalmasság A Therefore lehetôvé teszi a felhasználói jogosultságok pontos és könnyû definiálását, így nagyobb biztonsági szint érhetô el. A rendszermérnök központilag konfigurálhat és definiálhat üzleti szabályokat. Továbbá, az alkalmazás automatikusan digitális aláírást rendel minden dokumentumhoz. Jogszabályi megfelelôség Az új megôrzési szabályzat segíti a vállalkozást a jogszabályoknak való megfelelôségben azzal, hogy megadott idôtartam után engedélyezi a dokumentumok törlését, vagy a régi verziók megsemmisítését. Az üzletre szabva Az egy felhasználós, belépô szintû rendszerektôl a nagyvállalati, ezer fôt kezelni képes változatig a Therefore teljes mértékben skálázható megoldás. Felhasználók és beviteli eszközök, pl.: dokumentumszkennerek és multifunkciós eszközök hozzáadása bármikor lehetséges, így a rendszer együtt növekedhet a vállalkozással. A THEREFORE jogosultságalapú hozzáférést és tárolást biztosít minden dokumentumtípushoz.

4 A felhasználóknak nincs szükségük dokumentumkezelési elôismeretekre a vállalaton belüli információmenedzsment forradalmasításához. Az információk beolvasása, tárolása és visszakeresése teljesen intuitív, így bárki, aki felhasználói szinten ért a számítógéphez, gyorsan beletanulhat a jóval hatékonyabb módszerek alkalmazásába. Mostantól bárki könnyedén megtalálhatja a szükséges információt Keresés, rendezés és csoportosítás Az új megjelenésû Navigator lehetôvé teszi a keresések valós idejû szûkítését, és több keresési eredmény is megjeleníthetô egy idôben. A keresések globális vagy lokális sablonként is menthetôk, majd saját igényekhez mérten testre szabhatók. Karakterfelismerés támogatása A Therefore alkalmazásban található, piacvezetô karakterfelismerô motor lehetôvé teszi a beolvasott dokumentumok elmentését kereshetô PDF vagy PDF/A formátumban. Gyorsan és könnyedén kereshet a szövegrészletek között, és mivel a dokumentumok a Microsoft Indexing szolgáltatásával kerülnek indexelésre a teljes körû szöveges keresés is megoldott. Megtekintés, küldés, módosítás és nyomtatás Az újratervezett Therefore Viewer a dokumentumokat a Therefore rendszerben jeleníti meg, lehetôvé téve azok szerkesztését, elosztását vagy nyomtatását. Egy adott dokumentumtípushoz tartozó natív alkalmazás segítségével, teljes hozzáférést biztosít annak beágyazott funkcióihoz, és lehetôvé teszi a szerkesztést az adott alkalmazáson belül. Beolvasás, indexelés és archiválás A dokumentumok rendkívül gyorsan és precízen beolvashatók a Canon dokumentumszkennerekkel vagy multifunkciós készülékkel, és a Capture Client lehetôvé teszi az automatikus indexelést is a gyorsabb munka érdekében. A képjavítási beállítások segítségével a beolvasott kép minôségének javítása könnyedén elérhetô. Therefore webes hozzáférés A webkliens biztonságos hozzáférést biztosít az információkhoz bárhol és bármikor, és ugyanazt a funkcionalitást tartalmazza, mint a Therefore Navigator és a Viewer. THEREFORE forradalmasítja az információk kezelését és megosztását a vállalaton belül.

5 Az új megjelenésû Navigator támogatja a keresések valós idejû szûkítését, és egyszerre több keresési eredmény egyidejû megjelenítését. A Therefore Viewer-ben megjelenítheti, elforgathatja, megjegyzésekkel láthatja el és kinyomtatja a Therefore alkalmazásban tárolt dokumentumokat, valamint mindemellett 250 különbözô fájlformátum lekezelésére képes.

6 A bevezetés gyors eredményeket hoz A Therefore drámaian javítja az információk használatát, de még fontosabb, hogy hatékonyabbá teszi a munkamódszereket is. A mûködésének központja a nagy teljesítményû Therefore Solution Designer, amellyel rugalmasan definiálhatók a munkafolyamatok eljárásai és a tárolási szabályzatok, egyszerûen kezelhetôk a beállítások, és új liszensz-ek importálhatók. Ezáltal a felhasználó teljes körû képet kap a vállalat mûködésérôl, és gyorsabban megtérül a befektetése is. Fájlok ERP alkalmazások Multifunkciós eszköz COLD/ERM nagygépes kimenet Therefore Server Biztonsági mentés Web Böngészô Dokumentumszkenner Munkaállomás THEREFORE probléma nélkül együttmûködik a Windows alkalmazásokkal, többek között a Word, Excel és a PowerPoint programokkal.

7 Mivel a Therefore beépül a meglévô munkafolyamatokba, könnyedén érhetô el gyors és látványos eredmény egyszerre több részleg esetében is. Például: HR Pénzügy Jogi osztály Logisztika IT Növelje a hatékonyságot a Therefore Workflow segítségével Ez a rendkívül hatékony funkció lehetôvé teszi az olyan munkafolyamatok létrehozását, mellyel jelentôsen javíthatja a cégen belüli információáramlást*. A szerkeszthetô sablonokkal a folyamatok vizuálisan megjeleníthetôk, és a drag-and-drop funkcióval könnyû a papíralapú munkafolyamatokat digitálissá alakítani. Mivel az egyes feladatok napokban, órákban vagy percekben fejezhetôk ki, könnyen megjeleníthetô, hogy ki mit csinál és mikor, ezzel gyorsan megnövelhetô a folyamatok hatékonysága. Integráció a Microsoft SharePoint 2007 alkalmazással A SharePoint vásárlók kihasználhatják az integráció elônyeit a Therefore alkalmazással, és javíthatják az üzlet számára fontos papíralapú információk beolvasását és kezelését. A Therefore a SharePoint alatt dolgozik és vezérli a dokumentumok indexelését és tárolását. Ezáltal az ügyfelek továbbra is használhatják a SharePoint felhasználói felületét és funkcióit, de ugyanakkor élvezhetik a hatékony dokumentumbeolvasás, tárolás és integráció további elônyeit, amelyeket a Therefore biztosít. Csökkenti a Sharepoint adatbázisának méretét is, ezáltal az adatok mennyiségétôl függetlenül annak mûködése felgyorsul. Asztali integráció a Windows alkalmazásokkal A Therefore együttmûködik az összes Windows alkalmazással, többek között a PowerPoint, Word és Excel programokkal. A rendszer a dokumentumokat és kapcsolódó indexadataikat a standard Windows alkalmazások menüibe ágyazódott paranccsal menti. Ezzel lehetôvé válik a teljeskörû verziókövetés és a komplett audit-történet megtekintése. SAP, Microsoft Dynamics NAV integráció A Therefore közvetlen integrációt biztosít a meglévô SAP, MS Dynamics NAV rendszerekkel. Központi tárolóként mûködik az üzlet számára fontos információk esetében, amelyek így könnyebben megoszthatók és felhasználhatók. üzenetek tárolása Az ek tárolása egyre fontosabb a jogszabályi megfelelôség szempontjából. A Therefore lehetôvé teszi az ek könnyû, biztonságos és megbízható tárolását. Microsoft Exchange A Therefore lehetôvé teszi az üzenetek és mellékleteik automatikus tárolását a Therefore dokumentumarchívumban, a Microsoft Outlook felhasználói felület módosítása nélkül. IBM Lotus Notes A Therefore lehetôvé teszi a felhasználóknak az üzenetek és mellékleteik tárolását a dokumentumarchívumban. * A Workflow funkció a Therefore Business Edition változatában INGYENESEN érhetô el.

8 Specifikációk: Therefore Server Windows XP, Vista 32 bit Változat Personal Edition Workgroup Edition Business Edition Egy felhasználó 5-10 felhasználó 5+ felhasználó Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server bites Windows Server bites multi-szerverek különbözô helyeken Kliens Windows XP, Vista 32 bit Microsoft IE 6 és újabb (Web Access) Mozilla Firefox 1.04 és újabb (Web Access) Több nyelv támogatása Testre szabható felületek (Navigator és Viewer) Integrált workflow Therefore dokumentum munkafolyamat Grafikus felhasználói felület, drag-and-drop munkafolyamat-tervezô Biztonság és jogosultságok Windows beépített biztonság Therefore jogosultságkezelô szerver Documentum adminisztráció Verziókövetés Digitális aláírások Annotációk (TIFF dokumentumok) Megôrzési idôtartamok kezelése (ILM) Dokumentum formátumok Nem saját fájlformátum Egy/többoldalas TIFF PDF, kereshetô PDF és PDF/A Eredeti formátum (elektronikus dokumentumok) Adatbázis Microsoft SQL Server 2005/2008 Microsoft SQL Server Express Edition1 ORACLE 9 vagy újabb IBM DB2 8 vagy újabb ORACLE 9 or later IBM DB2 8 or later Tárolás Elterjedt típusok (pl. DAS, NAS, SAN és helyi RAID) (e.g. DAS,NAS,SAN & local RAID) Integrált szkennelés Therefore Capture Client (vonalkód/ocr) További szkennelési integráció Kofax Capture Therefore MFP alkalmazás ecopy ShareScan ecopy Desktop Kötegelt szkennelés Sorfájl tördelése (COLD) ASCII szöveg, normál szöveg, XML és PDF archiválás Microsoft Outlook Microsoft Exchange Server IBM Lotus Notes IBM Lotus Notes Integráció külsô szoftverekkel Microsoft Office Windows Explorer Microsoft Dynamics NAV SAP R/3 Microsoft SharePoint Server 2007 Beépülô modulok külsô gyártóktól PlanetPress Egyedi integráció Therefore API 1 Microsoft korlátozások nagyobb telepítések esetén. További információkért forduljon a Microsofthoz. A Microsoft, Windows, Vista, Windows Server, Outlook, SQL Server, SharePoint, NT, Excel, Internet Explorer és a PowerPoint a Microsoft Corporation védjegyei vagy bejegyzett védjegyei az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. Az ecopy, ShareScan és Desktop az ecopy, Inc. védjegyei vagy bejegyzett védjegyei. A SAP és az R/3 az SAP AG védjegyei vagy bejegyzett védjegyei Németországban és néhány más országban. Az Oracle az Oracle Corporation és/vagy leányvállalatai bejegyzett védjegye. Az IBM, DB2 és a Lotus Notes az International Business Machines Corporation bejegyzett védjegyei az Egyesült Államokban, más országokban, vagy mindkettôben. A PlanetPress az Objectif Lune Inc. bejegyzett védjegye. A Kofax Capture a Kofax, Inc., védjegye vagy bejegyzett védjegye az Egyesült Államokban és más országokban. A Mozilla és a Firefox a Mozilla Foundation bejegyzett védjegyei. Canon Inc. Canon Europa Magyar nyelvû kiadás Canon Europa 2009 (0509)