Kampányterv SABLON ÉS KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ Környezet és Energia Operatív Program 6.1.0-A A fenntartható életmódot és az ehhez kapcsolódó viselkedésmintákat ösztönző kampányok (szemléletformálás, informálás, képzés) c. pályázati konstrukció A komponenséhez A projektek az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósulnak meg.
TARTALOMJEGYZÉK TU1. ÖsszefoglalóUT 4 TU2. A projektgazda és projektmenedzsment szervezet bemutatásaut 5 TU3. HelyzetelemzésUT 7 TU4. Célok meghatározása, tervezett hatás/hatékonyság minősége és mértékeut 7 TU5. Célcsoportok azonosítása és bemutatása, a lehetséges kommunikációs eszközök és üzenetek azonosításaut 7 TU6. A projekt tervezett tevékenységei, mérföldkövei, ütemterveut 9 TU6.1. ÜtemtervUT 9 TU6.2. Mérföldkövek, output indikátorokut 10 TU6.3. Közbeszerzési terv (ha van)ut 10 TU6.4. Önerő biztosításának módjaut 11 TU7. Kampányhatékonyság értékelés módszereut 11 TU8. A kampány eredményeinek működtetése és fenntartásaut 12 TU9. Kockázatok és kockázatkezelésut 12 TU10. Rövidítések és hivatkozások jegyzékeut 13 2
Bevezetés Jelen dokumentum a KEOP-6.1.0.A. konstrukció Pályázati Útmutatójának melléklete. A fenntartható életmódot és az ehhez kapcsolódó viselkedésmintákat ösztönző kampányokhoz (szemléletformáláshoz, informáláshoz, képzéshez) készülő pályázatok esetében, amennyiben azok az automatikus eljárású, A komponensre pályáznak (A5 fejezet, Pályázati útmutató), kötelező kampánytervet beadni (az elsősorban képzési módszereket alkalmazó projektek esetében is). A Kampánytervben bemutatott projektcélok, célcsoportok, tevékenységek, projektmenedzsment, költségek és önrész-finanszírozás meg kell, hogy feleljen a pályázati kiírásban rögzített minden feltételnek, valamint összhangban kell lennie a kitöltött Pályázati Adatlap megfelelő fejezeteivel. A Kampánytervben részletezett ütemterv (közbeszerzési terv, pénzügyi és lebonyolítási ütemterv) és indikátor célértékek a projekt megvalósítás lehető legnagyobb részletezettséggel bemutatatott, pontos ütemezését és eredményeit kell, hogy tartalmazza. A Kampányterv a nyertes pályázatok Támogatási Szerződésének kötelező melléklete, a megvalósítás erre épül. Minderről (A komponens esetében) a Pályázó nyilatkozik. A Kampánytervnek célszerű követni a projekttervezés logikáját, a főbb döntési szinteket és pontokat, és be kell mutatnia a kiválasztott kampányt, és annak megvalósítását, illetve egyes, az Adatlapon nem szereplő részleteket. Ennek megfelelően tartalma: 1. pályázó szervezet (projektszervezet) bemutatása; 2. a földrajzi, gazdasági-társadalmi környezet bemutatása; 3. kampánycélok meghatározása; 4. célcsoportok meghatározása; 5. kampánycéloknak és célcsoportoknak megfelelő kampánytípus meghatározása, elemzése; 6. a kiválasztott kampány részletes ütemterve; 7. költségtervhez az önerő biztosításának módja és garanciái; 8. kockázatok és kezelésük. Minden, a Kampányterv készítéséhez felhasznált dokumentumra, háttértanulmányra, tervre, alkotásra (pl. készítő, dátum, megrendelő, kiadó, megjelenés dátumának feltüntetésével) hivatkozni kell. A Pályázó felel a Kampányterv elkészítése során felhasznált szellemi tulajdonok használatának jogtisztaságáért. A jelen sablon fejezeteinek (cím, alcím) egyike sem hagyható el; azonban ha a pályázó szerint a projektjavaslatra nem vonatkozik az adott fejezet (cím, alcím), akkor azt az adott helyen jelezze, és adjon indoklást. Az Arial 9 karakterrel írt szövegrészek a kitöltési segédletek, a Verdana 10 karakterrel írt szövegrészek maga a Kampányterv sablon. A Kampányterv (mellékletek nélkül) legfeljebb 30 oldal hosszú lehet. 3
1. Összefoglaló Az összefoglaló készítésének célja, hogy átfogó képet adjon a projekt alternatíva kiválasztásának folyamatáról, illetve a megoldandó problémáról, a javasolt projekt szakmai tartalomról, költségvetésről, a projekt pénzügyi és gazdasági elemzéséről, és a megvalósítás tervezett ütemezéséről. Az összefoglaló legfeljebb két oldal hosszú lehet. Javasolt bekezdései: A projektgazda rövid bemutatása A projektkörnyezet bemutatása A projekt rövid célja Megvalósításra javasolt kampány rövid bemutatása, és a projekt által elvárt eredmény(ek) és hatások Az előkészítés és megvalósítás főbb feladatai, folyamatai, ütemezett fázisai az adatlappal összhangban A kampány tervezett költségeinek összefoglalása Az önerő biztosításának bemutatása A projekt megvalósításával és működtetésével kapcsolatos fontosabb kockázatok Az összefoglaló tartalmi rövidítéseinek, összefoglalásainak összhangban kell lenni a Kampányterv későbbi fejezeteivel, megállapításaival! A Kampányterv összes eredményének (adatának, tervezett időzítésének, tervezett költségeinek) összhangban kell lennie a Projekt Adatlap megfelelő részeivel! 4
2. A projektgazda és projektmenedzsment szervezet bemutatása A fejezet célja, hogy bemutassa: milyen humán erőforrással, és milyen szervezeten keresztül fogja a projektgazda a projektet megvalósítani, beleértve az összes tevékenységet, a menedzselést, az ellenőrzést. Először a projektgazdát kell bemutatni. Az alapadatokat a pályázati adatlap 3.-4. fejezete és nyilatkozatai tartalmazzák, itt csak a következőket kell megismételni (ld. PÚ B.1. és B.3. szerinti megfelelőség): Pályázó szervezet neve Pályázó szervezet jogi formája Ki kell térni továbbá az általános forgalmi adó elszámolhatóságára, amely a támogatási összeget módosítja attól függően, hogy a kedvezményezett jogosult-e az ÁFA levonására vagy nem a 1992. évi LXXIV. Tv. 4.. szakasza alapján. Pályázó szervezet székhelye A pályázó szervezet missziója, céljai, fő tevékenységei, eddigi eredményeit környezeti nevelés és kampányok terén. Itt ki kell térni például arra, hogy milyen korosztályokra milyen témájú kampányokat képes biztosítani, és évente hány csoport, összesen milyen létszámban vette átlagosan igénybe ezeket, jellemzően honnan, mekkora vonzáskörzetből érkező csoportokat fogad, milyen szakmai kapcsolatokkal rendelkezik. Tulajdonosi köre (Ha a tulajdonosok között szervezet is van (KKT., BT., KFT., RT., intézményi befektető, bank, egyesülés, szövetkezet, alapítvány, egyéb civil szervezet, önkormányzat, önkormányzati társulás, egyéb kormányzati, vagy központi költségvetéshez tartozó szervezet stb.) függetlenül annak letelepedési országától, az ilyen tulajdonosok tulajdonosi összetételét is mutassa be. ) Környezetpolitikája, környezetirányítási rendszere (ha van): önkormányzat esetében környezetvédelmi programjának és alapjának hivatkozási adatai, oktatási intézmény esetén környezeti minősítésének megléte stb. és ezek működtetésének feltételei, felelősei. Esélyegyenlőségi politikája vagy HR stratégiája röviden (ha van) Képviseletére feljogosított személy(ek) Döntéshozatalának szabályai, és minőségirányítási rendszer (ha van). A projektért felelős személy neve, felelősségi köre és hatásköre A projektmenedzsment szervezet bemutatása, általános adatai A projekt sikeres megvalósításában kiemelten fontos a megfelelő menedzseri tapasztalattal rendelkező szakemberek aktív közreműködése a projektgazda (és szükség esetén partnerei) részéről. A jelenlegi és a projektet végrehajtó szervezeti felépítésre, a humán erőforrás összetételre kell kitérni. Kérjük, mutassa be azokat a munkatársakat, akik a projekt menedzselésében részt fognak venni, munkakör, szakképzettség és kompetencia szerint bontva. A sikeres kampányhoz szükséges további kommunikációs vagy oktatási szakértőket is mutassa be! Mutassa be mindazon további szakértőket, segítőket, akikre a választott kampány végrehajtásához még szüksége van (feladat, szakképzettség és kompetencia szerint bontva). Jelezze, hogy a szükséges humán kapacitást hogyan (pl. beszerzés, együttműködés, önkéntesek stb.) tervezi biztosítani. A projektmenedzseri és a szakmai feladatokat azonos személyek is elláthatják, amennyiben képességeik és időbeosztásuk ezt lehetővé teszi. Foglalja össze táblázatban a projekt menedzsment egységet vagy csoportot! Részletesen be kell mutatni a résztvevő (és a később alkalmazni tervezett) munkatársak pontos feladatait, felelősségét,
képzettségét és eddigi (vagy elvárt) munkatapasztalatait. A felelősségi rendszer bemutatásának tartalmaznia kell legalább az alábbi tevékenységeket: o projektvezetés o a támogató intézményrendszerével (elsősorban a Közreműködő Szervezettel) való kapcsolattartás, o jelentéstétel, ellenőrzés, o minőségbiztosítás/belső ellenőrzés, o közbeszerzés (amennyiben van), o pénzügyi feladatok, o dokumentálás. Munkatárs Projekt keretében elvégzendő feladat Felelősségi kör Végzettség Szakmai tapasztalat (év) Kérjük, sorolja fel, hogy a projekt megvalósításának időpontjában milyen egyéb jelentős projektet valósít meg és ezek mekkora kapacitást igényelnek! Belső és külső támogatással megvalósuló projekteket is ismertessen. A kapacitásoknál humán-, infrastrukturális és esetleges egyéb szempontokra is térjen ki. Külön jelezze, ha a ezen projektek megvalósítása bármilyen szempontból hatással van a jelen pályázat céljaira, humán kapacitásaira. Amennyiben Zöld Forrás pályázatot adott be 2008-ban, úgy ennek másolatát szerződéskötés előtt be kell nyújtania! 6
3. Helyzetelemzés A fejezet célja a természeti, földrajzi, társadalmi-gazdasági értelemben vett projektkörnyezet bemutatása. Ismertetni kell, hogy a részletes projektjavaslat által megoldandó probléma milyen környezetben merül fel, a projektet milyen környezetben kell végrehajtani és működtetni. Például oktatási intézmény pályázata esetén a diákok és környezetük, önkormányzat pályázata esetén a képviselt lakosság és környezetének bemutatása elengedhetetlen. Az itt leírtaknak alá kell támasztaniuk a fejlesztés szükségszerűségét, a kidolgozásra javasolt változatot, továbbá azon ökológiai, társadalmi-gazdasági előnyöket, amelyeket a projekt megvalósításával szeretnének elérni. A fejezet tartalma meg kell, hogy alapozza a fejlesztésre vonatkozó, későbbiekben levont következtetéseket, azonban fontos, hogy lényegre törő és terjedelmében korlátozott legyen. Hivatkozzon a fejlesztés szükségszerűségét alátámasztó (hazai és uniós szintű) hatályos szakpolitikai dokumentumokra vagy jogszabályokra. 4. Célok meghatározása, tervezett hatás/hatékonyság minősége és mértéke A fejlesztés céljai a konstrukció szempontjai alapján Meg kell határozni az előbb ismertetett fejlesztési szükségszerűséget kielégítő rövid és hosszú távú célokat. (ld. P.Ú. 2.1. táblázat részcéljai és területei). A különböző célkitűzéseket részletesen meg kell határozni, és amennyiben lehetséges számszerűsíteni kell. A különböző célkitűzések többféle igény, szükséglet megoldását is jelenthetik. Ezek más-más célcsoportot érinthetnek, akár különböző időtávokon, elérésüket különböző mutatókkal lehet mérni. A kommunikációs célok, kampánycélok között ellentétben a szokásos PR kampányokkal nem szerepelhet a szervezet nevének, ismertségének növelése, kivéve a Pályázati Útmutatóban meghatározott tevékenységek és pályázó típusok (környezeti minősítések fejlesztései) esetében, valamint kivéve a szervezet logójának/nevének feltüntetését a kampányanyagokon legfeljebb a megjelenések (felületben, időben mért) 5%-ában. A célkitűzések meghatározásakor ügyelni kell arra, hogy a célkitűzések tárgya reális legyen: valós szükségleteket, igényeket jelenítsenek meg, amely felmérésekkel, kutatásokkal, statisztikai adatokkal igazolható. A fejlesztés megvalósulása, illetve a pályázó hozzájárulása a fenntartható fejlődés és az esélyegyenlőség támogatási alapelvek horizontális érvényesítéséhez (ld. horizontális útmutatók, illetve Adatlap 8-9. fejezet). 5. Célcsoportok azonosítása és bemutatása, a lehetséges kommunikációs eszközök és üzenetek azonosítása Célcsoportjának típusa A szervezet múltbéli kampányeszköz használatának, szokásos közönségének (potenciális célcsoportjának), humán kapcsolatrendszerének ismeretében kell meghatározni a tervezett kampány 7
majdani felhasználóinak, rászorulóinak, célcsoportjának típusát, a P.Ú. A2.2. fejezete szerint, illetve azok alábontásával. Célcsoport jellemzői, nagysága A választott célcsoport(ok) jellemzőit, legalább alapvető gazdasági, szociológiai, fogyasztási, médiahasználati tulajdonságait, fenntarthatósági műveltségét, környezettudatosságát be kell mutatni. Kommunikációs üzenetek azonosítása A következő lépés a célcsoportnak és a kommunikációs céloknak megfelelő lehetséges kommunikációs eszközök és üzenetek azonosítása. Mivel egy célcsoportot túl sok üzenettel nem hatékony bombázni (például, mert ezek csökkenthetik egymás hatását), viszonylag kevés, de jól értelmezett, azaz jól értelmezhető üzenetünk legyen. A jelen pályázati felhívás keretében üzenet alatt a P.Ú. A2.1.-ben megfogalmazott, sorszámozott üzeneteket értjük. Mutassa be, melyik üzeneteket, miért választotta. Az A2.1.-ben megfogalmazott üzeneteket nem szó szerint, hanem jelentésében kell felhasználni, azaz a ténylegesen terjesztett szlogen, mottó stb. pontos képi, írásbeli vagy szóbeli megfogalmazása a pályázó feladata, és egyes esetekben már a kampányterv része. Kampánytípus azonosítása és a vállalt eredmények (elérés) A választott kampánytípust, kampánytípusokat (P.Ú. C1) és a vállalt elérést (P.Ú. E.1. fejezet szerint) a tervezési módszertannal együtt be kell mutatni. 8
TP TP PT PT (hótpf FPT 6. A projekt tervezett tevékenységei, mérföldkövei, ütemterve 6.1. Ütemterv Bontsa fel a projektet, a kampányt projektelemekre, tevékenységekre (ld. P.Ú. C1 fejezet). Mutassa meg, hogy a projekt céljainak eléréséhez, összes tervezett kampánytípusának végrehatásához milyen tevékenységeket kell végrehajtani. Adjon meg minden tevékenységhez output indikátort (mérföldkövet), amivel az egyes tevékenységek eredménye mérhetővé válik. Az indikátoroknak lehetőség szerint minden kommunikációs/szakmai projektelemet le kell képezniük, ezért a pályázati adatlapban szereplő output indikátorokon felül további output indikátorok is meghatározhatók. Ismertesse az adott tevékenységhez szükséges erőforrásokat (szakértelem/alkotókészség, anyagok, eszközök, munkaidő, finanszírozás) azok indoklásával. Mutassa be, hogyan épülnek az egyes tevékenységek egymásra, az adott tevékenységek elkezdéséhez melyik más tevékenység befejezésére van szükség. Mutassa be a különböző tevékenységek összefüggéseit (ha van). Térjen ki azon tevékenységekre is, melyek elvégzése a pályázat keretében nem elszámolható, vagy a projektgazda azok megvalósítására nem kíván támogatást igénybe venni, azonban a projekt megvalósításához szükségesek. Időzítse a tevékenységeket, adjon ütemtervet! Olyan ütemtervet kell összeállítani, amely részletesen bemutatja, hogy pozitív elbírálás esetén milyen lépések szükségesek a projekt minimális kockázattal történő lebonyolításához. Az alábbi tevékenységcsoportok mindenképpen szerepeljenek: Projektmenedzsment (P.Ú. C1 fejezet 19-es tevékenység), Kivitelezés, végrehajtás (projektelemenként) Kampányhatékonyság értékelés Mutassa be a projekt tevékenységek szerinti ütemezését (kérjük tervezett beszerzéseit is megjeleníteni). A tevékenységeket/beszerzéseket a projekt tényleges megkezdésétől számítva mutassa be, havi bontásban. A szöveges ismertetés mellett foglalja össze a projektelemeket táblázatos formában is. Projektelem sorszáma és neve P.Ú. C1 szerinti tevékenységek sorszáma (ismétlődhet) Kezdete 1 FPT) Vége (hó) PÚ C.1. szerint támogatható (I / N ) Szükséges előfeltétel, pl. befejezett projektelem, tevékenységtpf 2 Output indikátor, mérföldkő 1. 1.1 1.2 1 2 A projekt kezdetétől számítva Amennyiben a tevékenység végrehajtásához egy másik tevékenység befejezése szükséges. 9
1.3 2. 2.1 3. 6.2. Mérföldkövek, output indikátorok A tevékenységek eredményeinek számszerűsítésére, a projektelemek teljesülésének mérésére mérföldköveket kell alkalmazni. Kérjük, a fent jelzett mérföldköveket itt jellemezze, adatolja. Minden a tevékenységek leírásánál alkalmazott output indikátor/mérföldkő szerepeljen a táblázatban. Az indikátor megnevezése Mértékegység Kiindulási érték Dátum (év/hó) Célérték Dátum (év/hó) 6.3. Közbeszerzési terv (ha van) Ezt követően a fenti tevékenységekről közbeszerzési tervet kell készíteni legalább az alább meghatározott tartalommal 10
Tender neve Közbeszerzési eljárás típusa Tender tartalma (tevékenységek felsorolása) Becsült költség [Ft] össz önrész támoga tás tender dokumentáció kidolgozása KSz jóváhagyás Ütemezés [év.hó] ajánlati felhívás megjele nése Ajánlat ok értékelése Szerződéskötés A reális ütemterv elkészítéséhez figyelembe kell venni a közbeszerzésekre vonatkozó jogszabályban rögzített időszükségletet. (Részletek bővebben a Pályázati feltételek és útmutatóban találhatók!) 6.4. Önerő biztosításának módja Kérjük, mutassa be a saját forrás biztosításának módját és biztosítékait. (Részletek bővebben a Pályázati útmutatóban találhatók!) 7. Kampányhatékonyság értékelés módszere Az összes komponens esetében kötelező a kampány hatékonyságának mérése, azaz a kampányterv ezt a folyamatot is tervezni köteles. Közvetlen találkozásokra épülő kampányok esetében elvárt az elért közönség előzetes és utólagos személyes (teljes körű) véleménykutatása. Az egyirányú médiaeszközöket alkalmazó kampányok esetében a külső, mintavételes véleményvizsgálat is elegendő, amit azonban előzetesen és a kampányt követően is el kell végezni. Adja meg a választott értékelési módszert, módszereket! Ne feledkezzen meg a hivatkozásokról.
8. A kampány eredményeinek működtetése és fenntartása Vázolni kell a létrejött fejlesztés működtetésére, fenntartására vonatkozó koncepciót, illetve minden olyan körülményt, ami ezt befolyásolja (ld. a P.Ú. C.10. fejezetet is). Itt kell alátámasztani, hogy a projekt keretében létrejött eredmények fenntartásáról hogyan és ki gondoskodik. Amennyiben a projekt teremt a fenntartási időszak végéig fennálló állandó munkahelye(ke)t, mutassa be az(oka)t. 9. Kockázatok és kockázatkezelés Vizsgálja meg, hogy milyen előfeltételezések és külső körülmények fennállása szükséges ahhoz, hogy a tevékenységeket végrehajtsa, hogy a tevékenység végrehajtása a várt eredményekhez vezessen, hogy a tevékenységek eredményei a projekt céljához vezessenek, illetve, hogy a projekt célkitűzése a pályázati kiírás szakmai céljaihoz hozzájáruljon. Vizsgálja meg minden esetre a műszaki, jogi, társadalmi, pénzügyi, intézményi feltételeket. Ismertesse, hogy a projekt megvalósításához milyen, nem az elnyert támogatásból megvásárolt tárgyi vagy immateriális eszköz (pl. licencek, szoftverek, szerző jogok), ingatlan, vagy egyéb nem emberi erőforrás szükséges és ezek hogyan állnak rendelkezésére a projekt megvalósítási és fenntartási időtartama alatt? Olyan ingó-, és ingatlan eszközök megjelölését kérjük, amelyek a projekt megvalósításához elengedhetetlenül szükségesek, ám a projekt megkezdésének időpontjában még nincsenek a pályázó tulajdonában (mikor, milyen feltételekkel, mennyi ideig állnak rendelkezésre stb.) vagy olyanokat, amelyeket más tulajdonában állnak és a tulajdonos a pályázó rendelkezésére bocsátja. Ebben az esetben kérjük a rendelkezésre bocsátás feltételeit ismertetni. Ingatlan, és nagyobb értékű ingó vagyontárgy (pl. gépjármű, informatikai eszközök, műtárgyak stb.) esetén a tulajdonos írásbeli beleegyező nyilatkozata lehet szükséges, amely az adott vagyontárgy rendelkezésre bocsátását biztosítja a projektben szükséges időpontig, de legkésőbb a projekt fenntartási időszak végéig. El kell végezni a kiválasztott változat részletes kockázatelemzését, alkalmazva és számszerűsítve legalább az alábbi kockázatokat: Jelezze, hogy a projekt menedzsment szervezeti, szakmai függetlensége milyen akadályokba ütközik, ez milyen kockázatokat jelenthet a projekt végrehajtása szempontjából, és ezeket a kockázatokat miként tervezik kezelni/minimalizálni. Műszaki kockázatok (előkészítés, kivitelezés kockázatai, meghibásodások, technikai károk stb.) Jogi szempont (kapcsolódó jogszabályi környezet, szabványok változása stb.) Társadalmi szempont (lakossági, piaci ellenállás, közvélemény stb.) Pénzügyi-gazdasági fenntarthatósági szempont Intézményi szempont (új szereplők belépése a folyamatba, tervezett üzemeltetői struktúra változása a vizsgált időtávon, közbeszerzés, közigazgatási átalakítás hatásai stb.) Projektelemek előfeltételeinek kockázati Közbeszerzési kockázatok Ütemterv egyéb kockázatai
Készítsen kockázatkezelési, beavatkozási tervet az azonosított kockázatokra, például arra az esetre, ha az előfeltételezésekkel ellentétben valamelyik külső feltétel nem áll rendelkezésre. Alkalmas módszer lehet a kockázatok áthárítása, például különböző garanciális kötelezettségvállalásokkal, biztosítás vagy kezességvállalás útján, vagy a kockázat megosztása az érdekeltek között bizonytalanság befolyásolási képességük alapján. 10. Rövidítések és hivatkozások jegyzéke 13