Egy kis kommunikáció
A kommunikáció alapvető fontosságú a szervezeten belül, ezért mindenképp indokolt a szervezeti vonatkozásaival foglalkozni, és föltérképezni az információ belső áramlását. A belső kommunikáció a szervezetek vezetőinek és munkatársaiknak egymás közötti információcseréje. A szervezeten belüli gördülékeny információcsere elősegíti az intézmény gazdasági és szellemi teljesítményének növelését, erősíti az alkalmazottak lojalitását és munkájuk iránti elkötelezettségét. Kiknek van szükségük az információra? Milyen természetű ez az információ? Hogy válaszokat kapjunk ezekre a kérdésekre, a kommunikációs folyamatot és a hátterét biztosító konkrét szervezet sajátosságait, azaz a szervezeti kultúrát párhuzamosan kell vizsgálnunk.
Szervezeti kultúra A szervezetek által létrehozott, illetve az idők folyamán bennük felhalmozódott, az adott szervezetre jellemző anyagi és szellemi értékek összességét nevezzük szervezeti kultúrának. Ebből a meghatározásból adódik, hogy a szervezeti kultúra biztosítja a szervezeti magatartás kereteit, megszabja a szervezeten belüli emberi együttműködés hagyományos normarendszerét. A szervezeti kultúra összetett jelenség. Két alapvető alkotó eleme: az anyagi, tárgyi kultúra és a szellemi kultúra. Az anyagi összetevők, a munkaeszközök, munkamódszerek, technológiák változékonyak, idővel elavulnak, újakra cserélődnek. A szellemi kultúra elemei tartósabbak, mert az ideológiák, szokások, hitek, hagyományok nehezebben változtathatók.
A szervezeti kultúra az emberek közötti kapcsolatok, a kommunikáció révén terjed. A szervezet teljesítményére, a szervezeten belüli együttműködés lehetőségeire hatással vannak azok az erkölcsi elvek, szokások, - vagyis a szervezeti kultúra - amelyeket a szervezet tagjainak illik, sőt kötelező betartaniuk. Egy egy szervezeti egység sajátos belső kultúrája, a belső összhang feltétele. Ugyanakkor bizonyos helyzetekben, elsősorban változások esetén, a rögzült szervezeti kultúra akadályt, korlátot is jelent. Minden kultúrában bizonyos jellemző kommunikációs kódok, kommunikációs szokások és normák uralkodnak, amelyek sajátos és lényegi meghatározói az adott szervezeti kultúrának, ahol a kommunikáció szimbolikus jelrendszerek segítségével végbemenő információcserét jelent. A klasszikus jéghegy modell mutatja, hogy mennyi a látható elem a szervezeti kultúrából. látható elemek láthatatlan elemek
A szervezeten belüli kommunikáció akkor eredményes, ha a megfelelő információ a megfelelő helyen és a megfelelő időben rendelkezésre áll. Nyilvánvaló tehát, hogy a belső kommunikáció alapvető szerepet játszik a vezetésben, döntéshozatalban. A lefelé irányuló kommunikáció tudatos alakítása a tulajdonképpeni belső PR. A vezetés feladata, hogy kialakítsa a bizalom, az érdemi támogatás, az innováció légkörét, folyamatosan informáljon a szervezet aktuális helyzetéről. Az alkalmazottaknak ismerniük kell az intézménnyel kapcsolatos jövőbeni terveket, de ugyanakkor a munkájukhoz szükséges információkat is meg kell kapniuk. Fontos, hogy világosan lássák munkájuk és az intézmény fejlődési irányának összhangját. Ez az egyetlen módja, hogy ne kényszerű kötelességként, hanem önmagukat kiteljesítve értelmes tevékenységként végezzék a feladatukat.
A szervezeten belüli kommunikáció irányai és tartalma I.
A szervezeten belüli kommunikáció irányai és tartalma II.
Informális kommunikáció A belső kommunikáció e nem hivatalos formája tulajdonképpen a napi kapcsolatokat, kapcsolattartást foglalja magába. Ilyenkor nemcsak a munkával kapcsolatos információk cserélnek gazdát, hanem az is, hogy ki, kitől, kiről, miről, mit hallott. Az informális kommunikáció fontos szerepet tölt be az intézmény életében. A belső kommunikáció minden intézmény szervezeti felépítésben a hivatalos csatornákon és a személyes kapcsolatok által fenntartott informális csatornákon egyaránt folyik. A "ki, kivel kommunikál?" és a "ki, hol van a szervezeti struktúrában?" kérdésekre válaszolva többféle egymásra csak részben hasonlító rendszert fedezhetünk fel. Az informális kapcsolatok sokasága láthatatlan szervezetté áll össze. A nagy számú személyes kapcsolat bárkinek előkelő helyet biztosít az informális struktúrában, hivatalos pozíciótól függetlenül.
A kommunikáció hivatalos és nem hivatalos formális és informális - oldala egymással párhuzamosan létezik. Ha kevesen vannak azok, akik a hivatalos és a nem hivatalos kommunikációban egyaránt részt vesznek, akkor eltávolodik egymástól a látható és a láthatatlan szervezet, és ettől csökken a hivatalos kommunikáció hatásfoka! Ilyen helyzet áll elő, amikor egy eseménytelen értekezlet után a folyosókon és a dolgozószobákban még órákig az értekezlet napirendjére tűzött témákról tárgyalnak a kollégák.
A jó belső kommunikáció eredménye: sikeres, reakcióképes működés, motivált munkatársak, tájékozott döntéshozók.