1 Beszerzési logisztikai folyamat tervezése 1. Igények meghatározása, előrejelzése. 2. Beszerzési piac feltárása. 3. Ajánlatkérés. 4. Ajánlatok értékelése, beszállítók kiválasztása. 5. Áruk megrendelése. 6. Fuvarozók kiválasztása. 7. Áru beszállítása, a szállítás diszponálása. 8. Az áru átvétele, rakodása, betárolása a raktárakba. 9. A beérkezett áruval kapcsolatos számviteli feladatok, számlázás. 10. Alapanyagok készletmenedzsmentje. 11. Beszerzési folyamatot segítő informatikai rendszer és technika megválasztása.
1. Igények meghatározása Meg kell határozni a beszerzendő alapanyagoknál és alkatrészeknél: fajta, mennyiség, minőség, határidő, árkorlátok, beszállítási gyakorisági ütem, egyéb feltételek. Információ gyűjtés forrása: elfogadott vagy prognosztizált kiszállítási tervek, termelési-, karbantartási programok, raktárkészletek, piackutatási eredmények. Ajánlatkérést kezdeményezők körének meghatározása. 2
2. Beszerzési piac feltárása: A felmerülő igények forrásainak feltárása Beszállítói kör előzetes szűrése. (Nem érdemes számára az ajánlatkérést kiküldeni.) Információ gyűjtés forrásai: saját ismeretség, kollegák tudása, adatbázis, katalógusok, vásárlátogatások, prospektusok, WEB oldalak. 3
4 3. Ajánlatkérés Ajánlatkérés időpontjainak meghatározása. Ajánlatkérés kiküldése: kiküldési forma megválasztása (hagyományos levél, fax, E-mail, WEB segítségével, on-line kapcsolat) válaszadási időpont kijelölése, a kiküldés dokumentálása.
4. Ajánlatkérés értékelése, beszállítók kiválasztása: Meg kell vizsgálni, hogy az ajánlatkérésben kért feltételeket mennyire tartja be. Ajánlatok értékelése a következők szerint: ár, mennyiség, minőség, rendelés átfutási ideje, egyéb szállítási feltételek, a beszállítók általános minősítése alapján. Ajánlat értékelésére megfelelő módszer kidolgozása ill. kiválasztása. 5
6 Beszállítók kiválasztására szolgáló modell elemei A termék ára, a termék minősége, egy periódusban beszerezhető minimális és maximális mennyiség, minimális és maximális beszállítási periódus idő, rendelési átfutási idő, szállítási határidő, mennyiség és minőség megbízhatósága, a beszállítható más fajta termékek száma, azonos termékekből rendelkezésre álló változatok száma, a szállítási távolságok, a felhasználóhoz kötődő hosszú távú kapcsolat, különleges igények teljesítésének lehetőségei.
7 A megrendelés lebonyolítási rendszer tervezésének szintjei periódikus igénytovábbítás a tervezés és diszponálás alapján 1. tervezési szint keretmegállapodás a termelési program alapján 2. tervezési szint keretmegbízás 3. tervezési szint 6-12 hónap szerelés elõtt 1-3 hónap szerelés elõtt az igénytervezés szórása 30 % 10 % 2 % online igénytovábbítás a szerelésbõl szállítás felosztása: 0.5-1 héttel a szerelés elõtt szállítási lehívás: 12-24 órával szerelés elõtt SZERELÉS idõ 1. ábra
A termelésütemezéssel integrált több szintű alkatrész illetve szerelvény beszerzés ütemezésének a módszere 8 A vizsgált esetben négy lépcsőben történik a megrendelések tervezése. Feltétel, hogy a rendelési időszakokat valamennyi beszállítónál azonosnak tekintjük. Az egyes rendelési lépcsőkben a megrendelések a következők szerint alakulnak (2. ábra). 1 1. lépcső 2. lépcső 3. lépcső 4. lépcső 2 = r 3 1 1 = r 4 2 2 = r 3 3 2. ábra: Megrendelések tervezési szintje
9 Az egyes megrendelési lépcsőknek a beszállító termelési fokozataira való befolyása 1. lépcső 2. lépcső > (1) (1) νk pν k > p (2) (2) νkj νk (1) (1) νk pν k Alapanyag beszerzés > (3) (3)* νk pν k I. gyártási fokozat > (2) (2) νk pν k (2) (2) νk pν k II. gyártási fokozat 3. lépcső Készáru raktározás > (3) (3) νk pν k (3) (3) νk pν k Kiszállítás 4. lépcső 3. ábra Megrendelési folyamat hatása a beszállítók logisztikai folyamatára
10 1. megrendelési lépcső időszaka: 1 (6-12 hónap). A megrendelt mennyiség a ν. alkatrész csoportból a k. beszállítónál 1) νk = ik i Θν ( (1) ν - az alkatrész csoportot (ν =1 s), i - az alkatrészeket (i=1 f), k - a beszállítókat (k=1 p) jelöli. Θ ν a ν. alkatrészcsoportba tartozó alkatrészek halmazát jelöli. Az alkatrészek csoportba sorolása aszerint történhet, ahogy a beszállítók gyártási kapacitása konvertálható. (Az egyszerűbb tárgyalási mód érdekében, a csoportba sorolás beszállítóktól független). A (1) ν k meghatározására egyrészt a 1 időszakra vonatkozó prognosztizálható készáru megrendelések szolgálnak, másrészt a beszállítók folyamatos értékeléséből és az újabb beszállítási lehetőségek nyomon követéséből leszármaztatható e célra kidolgozható optimalizálandó program szolgálhat.
11 Beszállítónként, alkatrészcsoportonként minden megrendelési lépcsőben rögzíthető egy megengedhető eltérés, amelyen belül -arányosságot feltételezve-, az eggyel alacsonyabb lépcsőben történő megrendelés a kialakult rendelési átfutási időn belül (1) kezelhető: p vk. 2. megrendelési lépcső időszaka: 1 2 = (1-3 hónap), r1 egyenlő időszakokat feltételezve. A megrendelt mennyiségek a 1 időszakon belül a j. ütemben a ν. alkatrész csoportnál a k. beszállítónál: (2) νkj ill. a p vk (2) megengedett eltérés a 2. lépcsőben:. Az előzőekben leírtak szerint nem változik a kialakult rendelési átfutási idő, ha (1) νkj = (2) νkj (1) νkj r 1 p 3. megrendelési lépcső időszaka: (1) νk 2 3 = r (0,5-1 hét). 2 (3) (3) ν kj p vk Az előzőkhöz hasonlóan értelmezhető a ill. és a (2) rendelési átfutási idő zavartalan, ha (2) νkj = (3) νkj r (2) νkj 2 p (2) νk (3)
12 4. megrendelési lépcső időszaka: 3 4 = (12-24 óra), ahol a r3 zavartalan rendelési átfutási idő feltétele a jelölések az előzőekben leírtak analógiája alapján- (3) νkj = (4) νkj (3) νkj r 3 p (3) νk Ha a 4. lépcsőben feladott rendelésnél a 3. lépcsőben megadott rendeléstől való eltérés: (3) (3) νkj pν kj akkor a 4. lépcsőben feladott rendelés a készáru raktárból kiszállítható, ekkor a rendelés átfutási ideje: RE k t 4) RAν kj = treνk + t Sνk (4) (5) ( (6) t ν a rendelés előkészítési idő, t ν a rendelés leszállítási ideje a beszállítóhoz a S k rakodási időket is beleértve. Ha (3) νkj > p (3) νk (7)
13 akkor a 4. lépcsőben történő megrendelés kiszállítása késve, a II. gyártási fokozaton való átfutás után kerülhet ki a felhasználóhoz: ahol tg1 νk t (3) RAνkj = treνk + tsνk + tg1ν k a II. gyártási fokozaton való átfutási idő. Meg kell jegyezni, hogy az átfutási idő növekedés nem szükséges, hogy a teljes alkatrész csoportra vonatkozzon, csak esetleg bizonyos alkatrészekre ill. bizonyos alkatrész mennyiségre. Ha a (3) νkj > p (3)* νk >> p (3) νk akkor a 4. lépcsőben való megrendeléseknek az I. gyártási fokozaton is át kell futni. Így a rendelési átfutási idő tovább növekszik (8) (9) ahol t tg 2νk Végül ha a (2) RAνkj = treνk + tsνk + tg1ν k + tg2νk az I. gyártási fokozaton való átfutási idő. (3) νkj > p (3)** νk >> p (3)* νk (10) (11)
14 akkor még az alapanyag beszerzés átfutási idejét ( tb ν k figyelembe kell venni. Vagyis a növelt rendelés átfutási idő: t 1) RAν kj = treνk + tsνk + tg1ν k + tg2νk + t Bνk ) is ( (12) Ha a beszállítónál szegmentált gyártás folyik (3. ábra), akkor az egymást követő rendelési fokozatok közötti eltérések nagyobb értékűek lehetnek. Ugyanis ez esetben úgy tudja megengedni az egyes beszállítási lépcsők közötti eltérést, hogy saját készletei az egyes fokozatok között minimálisan tarthatók. 1. fokozat 1 1 2. fokozat A B 1 2 3. fokozat 2 2 3 3 4. fokozat 4 4 A A 11 12 A A 111 112 A 1112 A A 11i 1i 11 0 β 1 n11 i= 1 = β 1i β = 1 1i A A 1i i 1 0 α 1 n1 i= 1 = α 1 α = 1 i S + RE 5 A A 111i 11i 111 0 γ 1 n111 i= 1 γ = γ 11i 11i = 1 4. ábra A beszállító szegmentált gyártása
15 A beszállítók felé történő alkatrészek és szerelvények megrendelési lépéseit kívánatos a szegmentált gyártás fokozataival harmonizálni. Ebből kifolyólag szükségessé válhat, hogy az előzőekben a probléma tárgyalásánál az egyszerűbb interpretálás miatt feltételeztük, hogy valamennyi beszállítónál a megrendelési fokozatok azonosak, azonos időintervallumokra vonatkoznak. A felhasználó vállalatnál az egyes megrendelési fokozatok közötti eltérés oka lehet: a késztermék prognosztizált megrendelésétől olyan eltérés, amit a piac megtartása miatt bizonyos keretek között tolerálni kell tudni, a felhasználó belső technológiai rendszerében következik be véletlenszerűen zavar, bizonyos beszállítók nem teljesítik a vállaltaknak megfelelő alkatrész- vagy részegység beszállítói programot, amely következtében módosítani kell a szerelésütemezést.
16 A termelés finom ütemezésénél, amelyhez a 4. lépés szerinti megrendelések tartoznak, - ha a termelés ütemezés célfüggvénye az átfutási idő minimalizálása min. (13) A akkor a rendelési átfutási idő csökkentésénél fontos olyan termelésütemezést készíteni, hogy minél több alkatrésznél, szerelvénynél a rendelési átfutási idő a ( t = t t ) szerint legyen számítható. (4) RAν kj REνk + Ha a termelés finom ütemezésénél a teljes költségek minimalizálását tekintjük, akkor az alkatrészek, szerelvények vásárlási költségkomponense: K vagyis V = K V Sνk ( p) p -től az előző megrendelésnek az alkatrészcsoportra vonatkozó megengedhető értékétől függ. Általában a növelése a fajlagos vásárlási költséget növeli. Megjegyezni kívánjuk, hogy a vázolt esetben a termelés finom ütemezésénél többcélú programozást kívánatos alkalmazni, amelyben megjelenik a minimális átfutási idő, a minimális készletek, a maximális teljesítőképesség, a minimális költségráfordítás, a kiszállításoknál a minimális határidőkésés ill. maximális szállítási megbízhatóság, legfeljebb ezek súlya, mértéke esetenként eltérő. p
17 6. Fuvarozók kiválasztása Ki végezze a szállítást: Beszállító végzi a szállítmányozást: saját járművel, bérelt járművekkel, vegyesen. Felhasználó végzi a szállítmányozást: saját járművel, bérelt járművekkel, vegyesen. Outsourcingba kerül: szállítás-rakodás kerül kiadásra, szállítmányozás kerül kiadásra.
18 Fuvarozók kiválasztásának szempontjai a felhasználó fuvarozó képessége, kézsége, az áru szállításánál a szállító járművekkel szemben támasztott követelmények, felhasználó rakodóhelyeinek sajátosságai, beszállító távolsága, földrajzi fekvése, beszállító rakodóhelyeinek sajátosságai, azonos rendelési időre vonatkozó anyagmennyiség, szállítási ütemidők, kapcsolódó beszállítások: azonos beszállítóknál, közeli beszállítóknál, szállítási költségek alakulása, fuvar megrendelések átfutási ideje, fuvarozási költségek, megbízhatóság, minőség, kapcsolódó szolgáltatások.
7. Áruk beszállítása, szállítás diszponálása 19 Feladat: beszállítási időpont meghatározása, jármű típus kiválasztása, járműszám meghatározása, kapcsolódó szállítási feladatok meghatározása. Célfüggvény: minimális szállítási költség, járművek maximális kihasználása, terhelés kihasználás maximalizálása, üresjárati úthossz minimalizálása, állásidők csökkentése.
20 8. Az áru átvétele, rakodása, betárolása a raktárba Feladatok: a jármű belépési pontjának az áruátvétel helyének, rakodóhelyének kijelölése, a beléptetés, átvétel ütemezése, a megfelelő rakodó-berendezések kiválasztása, diszponálása, mennyiségi és minőségellenőrzése, bizonylatok áttekintése, a beérkezés regisztrálása, a megfelelő raktár illetve üzemi bemenő tároló kiválasztása (ahol az anyag felhasználásra kerül), belső szállítás megválasztása, ütemezése, betárolás a raktárba, üzemi bemenő tárolóba, a betárolás nyilvántartása, tárolóhely regisztrálása.
Centralizált és decentralizált beszerzés 21 A centralizált beszerzés előnye: az igények pontosabb nyomonkövetése, a nagyobb beszerzendő mennyiség révén költségcsökkenés érhető el, a beszerzési piacok alaposabb ismerete, nagyobb a beszerzést végrehajtó munkatársak kompetenciája, intenzívebb kapcsolattartást eredményez a beszállítókkal. A centralizált beszerzés hátránya: a kis mennyiségre vonatkozó és gyors teljesítést igénylő megrendeléseket nehezen tudja kezelni, a termeléstől való nagyobb távolsága miatt hosszabbak a kommunikációs utak, azokat a beszállítókat részesíti előnyben, akik hajlandóak a beszerzés által igényelt anyagmennyiség leszállítására.
22 A két beszerzési forma az igények meghatározási módjában is különbözik. A rendelési mennyiség meghatározása során mindig figyelembe kell venni, hogy az igény általában nem adható meg diszkrét értékekkel, hanem a várható érték és a szórás összegeként határozható meg: = Mij ij + ϕ σ Mij a rendelési mennyiség az i. alapanyagból a j. felhasználónál, i ij (14) ij a rendelési mennyiség várható értéke az i. alapanyagból a j. felhasználónál, ϕ i az i. alapanyag súlyozási tényezője, σ ij az i. alapanyag rendelési mennyiségének szórása a j. felhasználó esetén. Decentralizált beszerzés esetén az i. alapanyagból megrendelendő mennyiség meghatározása során összegezni kell az egyes felhasználók rendelési mennyiségét: p Mi = ij j= 1 + ϕ i p j= 1 σ ij (15) Látható, hogy decentralizált beszerzés esetén az egyes felhasználóknál jelentkező bizonytalanságok nem kompenzálhatók, hiszen mindenegyes felhasználó önállóan végzi a beszerzést.
23 Centralizált beszerzés esetén ez az összegzés más formát ölt, hiszen ebben az esetben a beszerzést az egyes felhasználók nem külön-külön végzik, hanem a rendelést központilag adják fel, ebből következik, hogy a rendelési mennyiség meghatározása az alábbi összefüggéssel írható fel: p Mi = ij j= 1 + ϕ i p j= 1 σ 2 ij (16) Az ismertetett összefüggésekből látható, hogy centralizált beszerzés esetén az egyes felhasználók rendelési mennyiségeinek szórásából adódó bizonytalanság az esetek jelentős részében kiegyenlíthető és ezáltal kisebb készletek érhetők el, míg decentralizált beszerzés esetén ez nem valósítható meg. A következőkben a centralizált és decentralizált raktározás során jelentkező költségeket vizsgáljuk meg. Centralizált raktározás esetén a beszállító a központi raktárba szállítja be az alapanyagot, amit rövid tárolási idő után a termelés ütemének megfelelően szállítanak be a felhasználóhoz.
24 Beszállító Felhasználó Beszállító Központi raktár Felhasználó Beszállító Felhasználó 5. ábra: Centralizált raktározás Ebben az esetben a felmerülő költségek a következőképpen határozhatók meg: K = K + K + K + K + K (17) V S1 R1 S 2 R2 K V - alapanyag vásárlási költsége, K S1 - szállítási költség a beszállítók és a központi raktár között, K R1 - raktározási költség a központi raktárban, K S 2 - szállítási költség a központi raktár és a felhasználók között, K R2 - raktározási költség a felhasználóknál. Decentralizált esetben a költségek: K = K + K + V K S 3 R3 (18) K S 3 - szállítási költség a beszállítók és a felhasználók között, K R3 - tárolási költség a felhasználóknál.
25 Rendelési átfutási időt befolyásoló tényezők Az átfutási idő a logisztikai lánc két tetszőleges pontja között értelmezhető. Számításának alapelvei: az átfutási időt egy-egy termékre vonatkoztatjuk, megkülönböztetünk rendelésre ill. anyagáramlásra vonatkozó átfutási időt, rendelési átfutási idő számításánál a párhuzamos eseményeknél a leghosszabbat kell figyelembe venni, anyagáramlási átfutási időnél a párhuzamos események időráfordításait az alkatrész (részegység) értékeinek arányával súlyozva összegezzük, az átfutási idő várható értékét (átlagidőt) és annak a szórását vesszük számításba.
26 Az átfutási idő számítási modellje a közvetlen és közvetett ellátást is figyelembe véve az ábra szerintire egyszerűsíthető le: GK ER GK B SK F B ER ER 6. ábra: Az átfutási idő egyszerűsített számítási modellje A rendelési átfutási idő számításánál azzal az általános esettel számolunk, hogy az alkatrészek függetlenül attól, hogy közvetlen vagy közvetett ellátásra kerül-e sor az előző fokozatnál vagyis közvetett beszállítónál az elosztóraktáraknál kerülnek megrendelésre és onnan közvetlenül kielégíthető az alkatrész igény. A 7. ábra szerint így a rendelési átfutási idő azonos módon számítható közvetlen és közvetett ellátás esetén.
27 t e1 t S1 t W1 t M t W t Sk t ei t Si t wi t e t en t Sn '' Ak ' Ak E Ak 7. ábra: A rendelési átfutási idő számításának modellje Az i. alkatrésznél az átfutási idő komponensei: t ei - a rendelést követő előkészítési idő (alkatrészhez szükséges beszerzés, gyártás és az azt követő előkészítési idő, csomagolás, komissiózás), t Si - szállítási idő, t Wi - várakozási (tárolási) idő. A termékek összeszerelésénél az átfutási idő komponensei: t e - előkészítési idő, t M - szerelési idő, magában foglalja a műveletközi szállítás, tárolás és rakodás idejét is, t W - várakozási idő, t Sk - szállítási idő a k. felhasználóhoz, E - alkatrész, részegység átfutási ideje, Ak - termék átfutási ideje.
28 A 7. ábra alapján belátható, hogy a rendelési átfutási időnek a k. felhasználónál egy adott terméknél a következő változatai fordulhatnak elő: a késztermék a szerelőközpontok készáru raktáraiból kerül kiszállításra: = t + t (19) k ' Ak W S a szükséges alkatrészek mindegyike a szerelőközpontok alkatrész raktáraiban rendelkezésre állnak: ' = t + t + t + t (20) ' Ak e M W beszállítóktól vagy az elosztóraktárakból kerülnek megrendelésre az alkatrészek: Sk Ak = E + tm + tw + ts k (21) ahol ( ) = Max t + t + t E ei si wi i (22) A rendelési átfutási időt befolyásoló tényezők: beszállítók távolsága a szerelőközpontoktól, beszállítók gyártóberendezésének, termelésprogramozásának rugalmassága, szállítási mód, szállítóeszköz jellemzői, alapanyag beszerzés, csomagolóanyag beszerzés rugalmassága, raktárról való kiszállítás lehetősége, a rendelkezésre álló készletek nagysága, a szerelőközpontok és a felhasználók közötti távolság.
29 Design tervezés Szükséglet meghatározás ermelés tervezés Beszerzés feltételei Alapanyraktár készletszintje Megfelelő beszállító kiválasztása Választás a jóváhagyott beszállítói listáról Igen Ajánlatkérés Nem Új beszállító kiválasztása Ajánlatok értékelés Beszállító kiválasztása Beszállító értékelése Jóvahagyás Nem Nem Jóvahagyás Igen Felvétel a beszállítói listára Igen Megrendelés feladása Beszállítás Áru fogadása Jegyzőkönyv Igen Szállítási sérülés Nem Mennyiségi ellenőrzés Jegyzőkönyv Nem Megfelelő Igen Minőségi ellenőrzés Jegyzőkönyv Nem Megfelelő Igen eljesítés értékelése Reklamáció Nem Elfogadás Igen Számla ellenőrzés Bevételezés a raktárba Készletgazdálkodás 8. ábra Beszerzési logisztikai folyamat
30 Fajlagos költség függvények: k v k s l H k v fajlagos vásárlási költség; k s fajlagos szállítási költség; k v k s t R c 0 c 0 k v k h s V k H fajlagos hiány 9. ábra 30