Projekttervezési. Sikeres projekt ismérvei ELEMZÉSI SZAKASZ. Projekttervezési technikák, k, lnak. Meggyőző

Átírás

1 Sikeres projekt ismérvei Projekttervezési technikák áttekintése Swot elemzés Problémafa mafa-célfa elemzés Érdekcsoportelemzés Logikai keretmátrix trix Világosan átlátható Meggyőző Mérhető ELEMZÉSI SZAKASZ Projekttervezési technikák, k, eszközök k kettős s célt c szolgálnak lnak Átláthatóbbá,, logikusabbá,, könnyebben k ellenőrizhet rizhetővé teszik a tervezést, munkaszervezést, st, segítenek elkerülni lni a tervezés során n a logikai következetlensk vetkezetlenséget A bírálób és s a projekt nyomon követk vetését t végzv gző számára könnyen k átláthatóvá teszik a pályp lyázó fő fejlesztési si lehetőségeit, ill. a projekt tartalmát Strukturált módon biztosíthatnak információt a tervezés során, A jobb eredmény elérését szolgálják. 1

2 Projekttervezési technikák A projekttervezési technikákat kat olyan támogatt mogatásnak vegyük, amely elsősorban sorban a projektgazdákat, kat, másodsorban a pályp lyázat bírálóitb segíthetik a projekt áttekintésében, így kedvezőbb megítélésében. Helyzetelemzés s eszközek zeként ismert SWOT analízis Helyzetelemezés s eszközek zeként ismert Problémafa mafacélfa elemzés Partnerhálózat kialakítását t segítő érdekcsoportelemzés Projektterv kialakítására, összefoglalására, monitorizálására ra és értékelésére alkalmas logikai keretmátrix trix Elemzési szakasz Helyzetelemzés s (SWOT) Problémaelemz maelemzés Célok meghatároz rozása Érdekcsoportelemzés Stratégiaelemz giaelemzés Összes érdekcsoport összehozása pl. egy workshop keretében Potenciális érdekeltek elemzése SWOT analízis Vizsgált szervezet aktuális állapotának gyorsfényk nyképe Vizsgálat tárgya t lehet egy adott intézm zmény, szervezeti egység, g, de akár r a nemzetgazdaság versenyképess pességi szempontból l törtt rténő elemzés s is Négy részre osztott táblázat Gyengeségek, Erősségek Lehetőségek és veszélyek felsorolására Belső ismérv Külső ismérv SWOT elemzés s lépéseil Program ill. a projekt sikerében érdekeltek fős s csoportjának nyílt beszélget lgetése alapján Meghatározott időkeret (pl. szempontonként perc) szabad ötletelés alapján n minden szemponthoz min javaslatot összegyűjteni. Ebben a szakaszban nem szabad az ötleteket elvetni vagy megvitatni Ötletelés eredmény nyének nek átszerkesztésese A kör k r szűkítése: se: minden szempont szerint pontra KÉSZ! Szívesen látott melléklete a pályázatoknak. A táblázatot rövid magyarázattal, következtésekkel is ki kell egészíteni! 2

3 Problémaelemz maelemzés Célja: A legnagyobb problémák k meghatároz rozása Az okok és s az okozatok feltárása Interjúk, kérdk rdőívek, statisztikák a problémák Érdekcsoportok azonosítására pl. brainstorming csoportmunka a probléma feláll llítására összejövetel Feltárt problémák hierarchikus sorrendjének nek keretében meghatároz rozása(problémafa) Feltárt problémák értékelése. Átfogó és s az ehhez kapcsolódó problémák k kiválaszt lasztása. sa. Ha probléma ok, akkor az alsó szintre kerül. A probléma-fa valamely fennálló helyzet negatív aspektusait mutatja meg! A célok elemzése a kívánatos jövőbeni helyzet pozitív aspektusait mutatja meg. PROBLÉMAFA Rosszul szervezett privatizációs program Megfelelő piaci Jogszabályok hiánya CÉLOK MEGHATÁROZÁSA Lassú gazdasági növekedés újonnan privatizált szektorban Veszteséges állami vállalatok Új vállalkozásokra vonatkozó legjobb gyakorlat hiánya Üzleti szakértelem hiánya az új vállalkozások körében Csődesetek magas aránya új vállalkozások körében Rugalmatlan banki hitelezési gyakorlat Vállalkozási technikára vonatkozó képzés hiányossága OKOZAT OK CÉLFA Privatizációs programok jobb kidolgozása és végrehajtása Megfelelő piaci Jogszabályok kialakítása Probléma: Üzleti szakértelem hiánya Gazdasági növekedés javulása újonnan privatizált szektorokban Életképes állami vállalatok működési hatékonyságának javítása Kísérleti projektek végrehajtása legjobb gyakorlat demonstrálása céljából Cél: Új vállalkozások üzleti tervezési képességének javítása Csődesetek kisebb aránya új vállalkozások körében Új vállalkozások szakértelmének növelése Új banki hitelezési gyakorlat kialakítása új vállalkozások felé Vállalkozási technikára vonatkozó képzés kurzusok szervezése és végrehajtása EREDMÉNY FELTÉTEL CÉLFA kialakítása A célfa c magában foglalja a problémák célok formájában törtt rténő újrafogalmazását A célfa c a problémafa tükörkt rképe! Az ok-okozati okozati viszonyt az eszközök és célok viszony váltja fel. Hasonló területekhez kapcsolódó célok csoportosításra sra kerülnek és s közös k s név n alatt szerepelnek 3

4 Érdekcsoportelemzés Stakeholder analysis / rár lehet keresni az Interneten! Nem érdemes túlzottan t komplikálni! lni! Kik az érintett érdekcsoportok? Személy, szervezet, csoport, intézm zmény Érdeke fűződik f a projekthez, hatással lesz rá, r vagy ő van a projektre hatással Érdekcsoportok azonosítása, fontosságuk, befolyásuk felmérése IDŐKORLÁT MIATT KULCSSZEREPLŐKRE KONCENTRÁLVA!! ÉRINTETTEK STÁTUSZATUSZA ÉRINTETTEK TÍPUSA Magánszemély Civil szervezet Vállalkozás Önkormányzatnyzat Intézmény Érintettek azonosítása sa ÉRINTETTEK CÉLCSOPORT ÉRINTETTEK CÉLCSOPORT HÁTRÁNYT SZENVEDŐK ÉRDEKEK, CÉLOK ELVÁRÁSOK HASZON- ÉLVEZŐK KÖVETKEZ- TETÉSEK EGZISZ- TENCIÁ- LIS ÉRINTETT -SÉG Befolyás a változásra: Az érintettek elemzése BLOKKOLÓ SEMLEGES TÁMOGATÓ NAGY KÖZEPES KICSI NAGY KÖZEPES KICSI Stratégia elemzés Az elemzési szakasz utolsó fázisa a kívánt k eredmény eléréséhez szüks kséges stratégia kiválaszt lasztásasa Célok csoportosítása sa Alapelvekhez való illeszkedés Tudás és s informáci ciós s hátth ttér r biztosítotts tottsága Technikai hátth ttér r biztosítotts tottsága Pénzügyi források biztosítotts tottsága, támogathatósága Hatékonys konyság g (ráford fordítás-eredmény) Húzó,, ill. multiplikátor tor hatás Konfliktus minimalizálása 4

5 Stratégia elemzés Az elemzési szakasz utolsó fázisában törtt rténik a kívánt eredmény eléréséhez szüks kséges stratégia kiválaszt lasztásasa Meg kell találni lni a módjm dját, hogyan lehet beilleszteni a megjelölt lt célokat c a kialakuló projekt programjába, a rendelkezésre álló idő és s erőforr források függvf ggvényébe A stratégia áttekinti a különbk nböző beavatkozások megvalósíthat thatóságát, t, ami a projekt fókuszf kuszának előmozdul mozdulásával járhatj Miután n a stratégi giát t kiválasztottuk, a projekt célja és általános célkitc lkitűzései többt bbé-kevésbé rögzítettek Stratégia elemzés Az elemzésekhez a célokat csoportosítani tani kell Kiválaszt lasztás s szempontjai: Alapelvekhez való illeszkedés Tudás és s informáci ciós s hátth ttér r biztosítotts tottsága Technikai hátth ttér r biztosítotts tottsága Pénzügyi források biztosítotts tottsága, támogathatósága Hatékonys konyság g (ráford fordítás-eredmény) Húzó,, ill. multiplikátor tor hatás Konfliktus minimalizálása Tervezés Megvalósítás Értékelés Logikai keretmátrix trix (LFA) Projekt- tervezés, megvalósítás, s, értékelés 5

6 LOGIKAI KERETMÁTRIX TRIX Logical Framework Approach (LFA) Projekt tervezéshez és s irány nyításhoz használt alapeszköz Ellenőrizni lehet a tervezés s során n a projekt relevanciáját, megvalósíthat thatóságát és fenntarthatóságát Fontos irány nyítási eszköz z a megvalósítás és s az értékelési szakaszban: alapul szolgál l a projekttervezéshez, a monitoring rendszer kialakításához, keretet ad az értékeléshez Projekt logikai strukturálására ra is alkalmas Az LFA egy elemzési és egy tervezési fázisból áll! LOGIKAI KERETMÁTRIX TRIX Az LFA egy elemzési és egy tervezési fázisból áll! A logframe lehetséges funkciói Elemzés Tervezés Monitoring értékelés Segítséget nyújt a tevékenységek, eredmények, célok, célkitűzések közötti logikai összefüggések jobb áttekintéséhez GONDOLKODÁST SEGÍTŐ DINAMIKUS ESZKÖZKÉNT KELL KEZELNI! Átfogó célok A projekt célja Eredmények Logframe vertikális logikája Projektleírás Tevékenys kenysé- gek Objektívan igazolható eredményes nyesség mutató Az ellenőrz rzés és eszközei zei Feltételez telezések Újra kell értékelni és felül kell vizsgálnia a projekt fejlődésével és a körülmények változásával párhuzamosan A MÓDSZER M ELŐZM ZMÉNYE A PROBLÉMAFA MAFA- CÉLFA ANALÍZIS AMÓDSZER KÉT K T ELEMBŐL ÁLL: A PROJEKT ÁTGONDOLÁSA: A PROBLÉMA OKAIRA VALÓ KONCENTRÁLÁST SZOLGÁLJA LJA AZ ELEMZÉSI FÁZISF AZ ELEMZÉS S DOKUMENTÁLÁSA: A TERVEZÉS FÁZISA, AHOL A PROJEKTÖTLETB TLETBŐL RÉSZLETES PROJEKTTERV LESZ, ELKÉSZ SZÜL L A LOGIKAI KERETMÁTRIX TRIX FELÉPÍTÉSE ELŐFELTÉTELEK 6

7 Vertikális logika A projekt tevékenys kenységét, az ok-okozati okozati összefüggéseket, és s a fontos feltételez telezéseket,, ill. a projektmenedzser befolyásol solási si körén k kívülálló bizonytalansági tényezt nyezőket határozza meg A projekt célja Logframe horizontális logikája Projektleírás Átfogó célok Eredmények Tevékenys kenysé- gek Objektívan igazolható eredményes nyesség mutató Az ellenőrz rzés és eszközei zei Feltételez telezések ELŐFELTÉTELEK Horizontális logika A projekt hatásainak, a projekt által felhasznált lt erőforr nak méréséhez kapcsolódik, a főbb f mérési m mutatók és s a mérések m ellenőrz rzéséhez szüks kséges eszközök k meghatároz rozásán keresztül Projektleírás Átfogó célok A projekt célja Eredmények Logframe tervezése Tevékenys kenysé- gek Objektívan igazolható eredményes nyesség mutató Az ellenőrz rzés és eszközei zei Feltételez telezések ELŐFELTÉTELEK 7

8 ÁTFOGÓ CÉL A PROJEKT CÉLJA EREDMÉNYEK TEVÉLKENYSÉGEK BEAVATKOZÁSI LOGIKA Magasabb szintű célkitűzések, amelyek megvalósul suláshoz shoz a projekt hozzájárul, a célfa c csúcs csán n lévő, l, a pályp lyázati kiírásban szereplő céllal megegyező megfogalmazás A célfc lfából l a stratégiai célt c szolgáló konkrét, az eredmény következményeként nt előáll lló célmegfogalmazás A projekt kézzelfoghatk zzelfogható hozadéka, az elvégzett tevékenys kenységek, termékei, közvetlen outputjai A projekt végrehajtv grehajtása során n az eredmény elérése érdekében elvégzend gzendő feladatok felsorolása sa Kis és s közép k vállalkozások műszaki-technológiai hátterének fejlesztése se Kedvező piaci részesedés korszerű termékel kelőállítás Korszerű gyárt rtósor és raktár Piacképes termék Építés, gépbeszerzg pbeszerzés, s, útépítés, infrastrukt. ESZKÖZÖK kiépítés FELTÉTELEZ TELEZÉSEK SZERKEZETE ÁTFOGÓ CÉL PROJEKT CÉL EREDMÉNYEK TEVÉKENYSÉGEK FELTÉTELEZÉSEK FELTÉTELEZÉSEK FELTÉTELEZÉSEK ELŐFELTÉTELELEK Logframe horizontális logikája BEAVATKOZÁSI LOGIKA Átfogó célok A projekt céljac Eredmények Tevékenys kenységek Objektív módon mérhető mutatók Eredmény mutatók eszközök Hatás mutatók Output mutatók Mutatók költségek Mutatók Mutatók Mutatók BEAVATKOZÁSI LOGIKA Hatás s indikátor: hosszú távú hatások Eredmény indikátor: közvetlen és s közvetett k hatások Outputindikátor: tor: Áruk, szolgáltat ltatások Beavatkozások Átfogó célok A projekt céljac Eredmények PROGRAM CÉLOK INPUTOK 8

9 Indikátorok és s k Objektíven mérhetm rhető jelzősz számok és specifikáci ciók, melyek az eredmények különböző meghatároz rozását t adja, így: Mennyiségi (db, fő, f, m2, m3, tonna, Ft, % stb. Minőségi (kategória, szint, célcsoportra, c funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző) Időbeni (állandó,, időszakos, évi) Indikátorokkal szemben támasztott t követelmények SMART kritériumok riumok Specific: : specifikusak, a dologra jelemzőek ek Measurable: mérhetőek ek (számszer mszerűsítés) s) Achieveable: elérhet rhetőek, ek, rendelkezésre állnak Time-based based: : időhöz kötötttt QQTTP kritériumok riumok Quantity: : mennyiségi változás Quality: : minőségi változás Time: időben változv ltozó Target group: fejlesztések sek célcsoportja Place: : térbeli, t földrajzi f elhelyezkedés Ellenőrz rzés monitorig - értékelés Hatásvizsg svizsgálat inputok Jogszerűség ellenőrzése Monitoring output Eredmény / hatás VISZONYíTÁS Jogi és adminisztrat. előírások Gondos lebonyolítás Munkahelyek hatás Megfigyelt változás A minőség, a megvalósítás és a hatások értékelése A három tevékenység nem egymás része! Különböző időszakokban felmerülő feladatok! Társadalmi elvárások, Problémamegoldás Idő 9

10 A mátrix m oszlopai 1. oszlop ELSŐ OSZLOP - Stratégiai intervenciós s logika Átfogó célok: projekt hosszú távú hatását t mutatják k be az érintettekre vonatkozóan an Konkrét t célok: c projekt megvalósításával elérhet rhető célok Eredmények: végrehajtott tevékenys kenységek termékei. Eredményeket sorszámozni kell Tevékenys kenységek: lépések az eredmények elérése érdekébe. Tevékenys kenységeknek kapcsolódniuk kell az eredmények sorszámához A mátrix m oszlopai 2. oszlop MÁSODIK OSZLOP - Objektíven ellenőrizhet rizhető mutatókat tartalmazza a célok c és s eredmények teljesüléséről: l: szintek szerint pl. Átfogó célok indikátorai - hatásindik sindikátorok, Konkrét t cél c l mérésére m re szolgáló indikátorok eredményindik nyindikátorok Projekt eredmény nyének nek mérését m t szolgáló indikátor outputindikátorok torok Legutolsó sorban az eszközöket ket és s az erőforr forrásokat (emberi, anyagi, pénzp nzügyi) tűntetik fel. MEGFELELŐ MONITORING RENDSZER KIDOLGOZÁSA A mátrix m oszlopai 3. és s 4. oszlop HARMADIK OSZLOP - Ellenőrz rzési eszközök: k: objektíven mérhetm rhető indikátorokhoz szüks kséges informáci ciók, adatok Honnan szerezhetőek ek be, hol találhat lhatóak? ak? Mutatók és mérőszámok rögzr gzítése Kinek kell informáci ciót t biztosítani, tani, milyen rendszerességgel? Alsó sorban a projekt megvalósítás s költsk ltségei és s azok szerepelnek NEGYEDIK OSZLOP - Feltételez telezések/kockázatok értékelése: szintenként a külsk lső tényezők, konkrét t feltételez telezések kerülnek. Lényeges, L hogy ezeket a kívánt k helyzet formájában kell megfogalmazni (+ megközel zelítés) Projekt zárása z / logframe alapján Átfogó célkitűzés Általános cél Projekt célja Várt eredmény tevékenységgel Relevancia Hatásosság Hatékonyság Hasznosság Fenntarthatóság Pénzügyi elszámolás Partnerség Megvalósítás elemzése Nyilvánosság Szinergia Időmenedzsment Koherencia Pénzügy Komplementaritás Tenderek Katalizátorhatás Kritikus tömeg Archiválás További értékelések tervezése Új elképzelések 10