Kézikönyv. EDI bevezetés

Átírás

1 Kézikönyv EDI bevezetés

2 Tartalomjegyzék Nincsenek tartalomjegyzék-bejegyzések. 2

3 1 Bevezetés Mi is az EDI? Az EDI (Electronic Data Interchange = elektronikus adatcsere) strukturált üzleti dokumentumok automatikus cseréje több üzleti partner üzleti rendszerei/ programjai között, a telekommunikáció eszközein keresztül. Ellentétben az üzleti dokumentumok postai úton vagy faxon történő átadásával, amelyeknél az adatok továbbítása és újbóli rögzítése időveszteséghez és rögzítési hibákhoz vezethet, az EDI-vel az adatok másodperceken belül és elektronikus formában kerülnek átadásra. Ha rendelkezésre áll egy megfelelő alkalmazás, pl. egy EDI kompatibilis ERP rendszer, akkor az adatok további feldolgozása késedelem nélkül lehetséges. Az EDI segítségével például rendelési adatok kerülhetnek át egy vevő ERP rendszeréből közvetlenül egy szállító ERP rendszerébe. 3

4 Az adatok elektronikus fogadásához és küldéséhez az ABAS Software AG egy úgynevezett abas inhouse interfészt készített egy külső konvertáló rendszerhez. Ez a külső konvertáló rendszer (külső szolgáltató által üzemeltettt EDI szoftver) az abas inhouse adatokat egy egységesen használt EDI formátumba konvertálja és fordítva. Az EDI bővítések az abas ERP-ben a következő adatcsere formátumot támogatják: VDA (Verband der Automobilindustrie), az UN (United Nation) EDIFACT-je(Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), és ODETTE, az európai autóipar EDIFACT subset-je (Organisation für Data Exchange and Tele Transmission Europe). Így például a szállításlehívások és finomlehívások a VDA standard szerint fogadhatók és a számlák és szállítólevelek ezekben a formátumokban küldhetők el. 4

5 A konvertáló rendszer felelős az alábbi két fontos feladatért az elektronikus adatcsere során: - Az adatok átviteléért a kommunikációs rendszeren keresztül - A különböző adatformátumok konvertálásáért 5

6 6

7 1.1 A konvertáló rendszer funkciója A kommunikációs rendszerben átviteli eszközként elektronikus hálózatokat használunk. Az adatátvitel vagy pont-pont (Point-to-Point) kapcsolaton keresztül történik, amiben az adatok közvetlenül egy üzleti partnertől a megfelelő kommunikációs partnerhez helyeződnek át, vagy ún. "klíringhelyen" (Clearing-point), ill. mailboxon keresztül, amikor az adatok az átvevő számára bármikor lehívhatók maradnak. Mailbox eljárásként EDI üzenetekhez az X.400-standard szerinti hálózatok - mint pl. a Deutsche Telekom Telebox400-a - kerekedtek felül. Pont-pont kapcsolatokhoz az elektronikus átvitelt az OFTP-protokollal X.25, DATEX-P vagy ISDN kapcsolatokon keresztül használhatjuk. Az Interneten keresztüli átvitel ugyancsak lehetséges. A konvertáló programok elvégzik az üzleti dokumentumok EDI standard formátumba történő átalakítását és fordítva. Egy üzleti dokumentum struktúrája egy vállalat-saját inhouse interfészében van definiálva. Egy tetszőleges formátumú, bejövő üzenet konvertálása ebbe a definiált inhouse formátumba történik. Miután az EDI üzenetek a konvertáló programokon keresztül átalakításra kerültek egy semleges inhouse formátumba, akkor az ERP szoftverben egységesen további feldolgozásra kerülnek. Így pl. a szállításés finomlehívások mind VDA, mind Odette vagy EDIFACT formátumban fogadhatók és feldolgozhatók. 7

8 1.1.1 Az inhouse fájl Egy inhouse-file egy olyan fájl, amely az adott vállalat által definiált formátumban jön létre. Az inhouse formátum egy bizonyos üzleti folyamathoz (pl. egy számlához) egy úgynevezett inhouse 8

9 interfész leírásban kerül definiálásra. Az inhouse-interface leírása adatokat tartalmaz az üzenet szintakszisára vonatkozóan. Például hogy mely adatokat tartalmazza az inhouse fájl, mely adatmezőknél van szó kötelezően kitöltendő mezőkről, hogy az adatok numerikusak vagy alfanumerikusak-e, hogy maximum hány karakterből állhat a mindenkori adat (maximum mezőhossz), valamint adatokat az egyes mezők közötti elválasztójelre vonatkozóan. Inhouse fájl az abas ERP-ben (példa: egy szállításlehívás fájl az abas inhouse formátumban) 9

10 1.1.1 Az inhouse fájl A mellékletben egy inhouse file szintattikája látható. Mindig az első mezők (1-3 pozíció) döntik el, hogy a kérdéses file az adott bizonylatnak mely elemeit tartalmazza. (Pl: banki adatok, vevő/szállító adatai, tételek, ÁFA/VAT adatok, stb.). Egy sorban maximum 25 mező lehet, ez a szám nem 10

11 módosítható. Az elválasztó karakter (standard) a '#'. Egy inhouse fájl sémája Egy INVOICE (Számla/Rechnung, VDA séma). Lekérése az abas-ban a SCHEMA1 infosystem segítségével történik. 11

12 1.2 Használatban lévő EDI formátumok Az EDI formátumok 4 kategóriába oszthatók fel: - Nemzeti és üzletág-specifikus EDI standardok - Nemzetközi és üzletág-specifikus EDI standardok - Nemzeti és üzletágakat átfogó EDI standardok - Nemzetközi és üzletágakat átfogó EDI standardok A nemzeti és üzletág-specifikus standard, pl. a VDA standard a német autóiparban, lehetővé teszi egy vállalat számára az adatoknak az üzletág-specifikus formátumban való kicserélését és további feldolgozását. A globális szinten tevékenykedő vállalatoknak további standardokra van szüksége, hogy kommunikációs 12

13 akadályok nélkül tudjanak elektronikusan adatokat cserélni. Az olyan standardok, mint az ODETTE (európai autóipar) és RINET (európai biztosítás), valamint a SWIFT (európai bankok) az európai belső piac összenövése során keletkeztek, és a nyolcvanas évek közepe óta lefedik ezt a szükségletet. Nemzetileg és üzletágakat átfogóan kerül használatra az USA-ban kb óta az ANSI X.12 standard. Nemzetközi és üzletágtól független az EDIFACT standard. Az EDIFACT-tel (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) szoftversemlegesen cserélhetők ki üzleti adatok az adminisztráció, gazdaság és szállítás területén különböző gyártók IT rendszerei között. 13

14 A DIN (Deutsches Institut für Normung) az elektronikus üzleti forgalom szakterületén kíséri a nemzetközi szabványosítási munkákat és képviseli a német érdekeket a nemzetközi üzenet típusok fejlesztésében, amik a kereskedelem/ipar, szállítás, vám/adminisztráció, bankok, biztosítások, turizmus, építőipar és statisztikai grémiumokban kerülnek meghatározásra. 1.3 EDI folyamat az abas ERP-ben és EDI adatbázisban 14

15 Függetlenül attól, hogy egy EDI folyamatban bejövő vagy kimenő inhouse fájlról van-e szó, az EDI adatbázis áll a középpontban az abas ERP-ben. Komfortos hibafeldolgozást biztosít, és egyben itt kerül archíválásra az összes bejövő és kimenő fájl. Valamennyi bejövő és kimenő inhouse fájl ellenőrzésre kerül az adatkonzisztenciára vonatkozóan és rekordként tárolja ezeket az EDI adatbázis. Ha hibás rekord érkezett, például egy ismeretlen cikkszám egy bejövő megbízásban, akkor a hiba oka dokumentálásra kerül, és itt monitorozható. 15

16 EDI import bevezetés EDI üzenetek fogadási "logikáját tartalmazza a mellékelt folyamatábra. 16

17 17

18 2.1 A bejövő EDI üzenetek fogadása és feldolgozása Egy EDI üzenet fogadása két lépésre tagolódik. Az üzenet (az inhouse fájl) átvétele az EDI az ábrát). adatbázisba.az EDI rekord feldolgozása (lásd Mindkét lépés FO programokkal kerül végrehajtásra. Egy bejövő eredeti fájl a konvertáló szoftveren keresztül kerül át inhouse formátumba, majd a fogadó könyvtárban pedig archiválásra. Utána az abas ERP ezt innen kiolvassa és feldolgozza. 18

19 2.1 A bejövő EDI üzenetek fogadása és feldolgozása Egy EDI üzenet fogadása és feldolgozása az EDI menüponton belül az Import mappában található menüpontokkal aktiválható. 19

20 20

21 21

22 lépés: EDI folyamat fogadása Az EDI adatbázisba való átvételnél az inhouse fájl a fogadó könyvtárból kiemelésre kerül és néhány jellemző ellenőrzése után, - melyek a mindenkori folyamatnál, a hozzá tartozó hivatkozás rekordban kerültek definiálásra - az EDI adatbázisba kerül betöltésre. 22

23 23

24 Formátum ellenőrzés és a formátum hibafájl Ha az inhouse fájl formátum ellenőrzése hibát eredményez, akkor nem kerül beírásra az EDI adatbázisba, hanem a fogadó könyvtárban marad egy hozzá tartozó hibafájllal, amiben fel vannak sorolva a hibás helyek. Ebben az esetben az eredeti inhouse fájl elmentésre kerül, a következő 24

25 szintaktikával: file-név + dátum(ééééhhnn) + idő(óóppmm). A hibafájlhoz ugyanaz a név kerül használatra a.err kiterjesztéssel (lásd az ábrát). A hiba oka lehet például egy rossz dátum formátum. A dátum az inhouse leírásban 8-jegyűen (ÉÉÉÉHHNN) került definiálásra, de beérkezéskor a file-ban csak 6-jegyű formátumban (ÉÉHHNN) szerepel. Egy hibafájl hibaelemzése a rendszeren keresztül Hibakezelés: Hibajegyzőkönyv átolvasása Szerkesztés segítségével az inhouse fájl megnyitása Hibák korrigálása Újraaktiválás-ra kattintás 25

26 A második táblázati sorban láthatja az újraaktivált fájlt. Ha az inhouse fájl már nem tartalmaz hibát, akkor elmentésre kerül rekordként az EDI adatbázisban. A mentés alatt további ellenőrzések mennek végbe az abas ERP-ben a vevőre (GLN számok), árucikkekre (GTIN, vevői cikkszámok), mennyiségi egysége (ISO szabvány) stb. azonosítására vonatkozóan. 26

27 Ekkor az EDI eredeti üzenetből kerülnek kiolvasásra az adatok. A rendszerben olyan vevők és árucikkek keresése történik, amelyek megfeleltethetők az EDI üzenetben szereplő adatoknak. Ha nem tudott végbemenni azonosítás, akkor az EDI rekord egy hibakódot kap, aminek a jelentése a hozzá tartozó Jelentés/Meaning nyomógomb megnyomásán keresztül kerül megjelenítésre. Az első lépése a folyamatnak az EDI adatbázisba való átvételével fejeződik be. A második lépés, az EDI rekord feldolgozása, csak hibátlan EDI rekordok esetében lehetséges. 27

28 28

29 lépés: EDI rekord feldolgozása Az, hogy egy EDI rekord feldolgozása az abas ERP-ben milyen üzleti-folyamatokat vált ki, az a bejövő üzenet típusa határozza meg. Egy EDIFACT-ORDERS (megbízás) esetén például felvitelre kerül egy értékesítési megbízás az értékesítés adatbázisban. Egy új megbízás felvitele után az EDI rekord feldolgozottság státusa 0-ra változik (EDI folyamat sikeresen befejezve) és a felvitt megbízás hivatkozási száma beírásra kerül az EDI üzenetek maszkba, a Folyamat hivatkozási szám mezőbe. 29

30 30

31 31

32 3 EDI export bevezetés EDI üzenetek küldésének rövid áttekintése a mellékelt ábán lehetséges. Az export és import folyamatokat a menüobjektumokban is egyértelműen elkülőnítve találjuk. 32

33 33

34 3.1 A kimenő EDI üzenetek átvétele és küldése Egy EDI üzenet küldése két lépésre tagolódik. A folyamat (pl. egy számla) átvétele az EDI inhouse formátumban az EDI rekordból. adatbázisba.egy számlafájl létrehozása az Mindkét lépés FO programokkal kerül végrehajtásra. A létrehozott inhouse fájl egy küldő könyvtárba íródik, majd a konvertáló szoftver segítségével onnan kiolvasásra és utána küldésre kerül. Az EDI adatbázisba való átvételnél a folyamat ellenőrzésre kerül azon jellemzők szerint, amelyek az inhouse-file leírásban vannak definiálva. Ha az összes előfeltétel teljesül, akkor elmentésre kerülnek új rekordként az EDI adatbázisba. Mielőtt a folyamat ellenőrzése megtörténik EDI programokkal, azok már ellenőrzésre kerülnek, az un. EFOP programokon keresztül létrehozáskor vagy mentéskor. 34

35 lépés: EDI folyamatok átvétele Az export esetében az első lépést a felhasználó és/vagy az abas Business Software kezdeményezi az ERP-ben található rekordokból, melyek megfelelnek az EDI feltételeinek. 35

36 36

37 37

38 Hibaellenőrzés és hibaüzenet 38

39 Az EDI folyamatnak az EDI adatbázisba való átvétele során ellenőrzésre kerül néhány jellemző. Ha az EDI folyamat ellenőrzése hibát eredményez, akkor ez nem kerül be az EDI adatbázisba. A hozzá tartozó hibaüzenet az EDI export konfiguráció (EDIEXPINI) infosystemben lévő beállítás szerint -en elküldésre vagy kinyomtatásra kerül az illetékes dolgozó felé. Ha a folyamat nem tartalmaz hibát, akkor rekordként elmentésre kerül az EDI adatbázisba. 39

40 lépés: EDI folyamatok küldése 40

41 Egy kimenő EDI folyamat az EDI folyamatok küldése menüponttal kerül szabályozásra. Ennek a menüpontnak a kiválasztásán keresztül az EDI rekord inhouse fájlként a küldő könyvtárba kerül helyezésre. Kivételt képeznek a szállításlehívások a beszerzésben. Az inhouse fájlok a küldő könyvtárban a mindenkori üzenethez egy meghatározott névvel rendelkeznek és nem szabad módosítani őket. Egy inhouse fájl, melyet az abas ERP a küldő könyvtárba helyez, addig ott marad, amíg az EDI szoftver (beállított időintervallumokban) fel nem dolgozza őket. Ha az összes üzenet elküldésre került, akkor az EDI folyamatok küldése újbóli lehívásánál kiadásra kerül egy üzenet, hogy az EDI adatbázisban nem áll rendelkezésre további adat a küldéshez majd megjelenítésre kerül a küldő könyvtár tartalma. Így a felhasználó megállapíthatja, hogy az inhouse fájlok az EDI szoftver által lehívásra és elküldésre kerültek-e. Részletes leírás a beszerzési szállításlehívásokról a megfelelő tanulási egységekben található. 41

42 A tanulási egység befejeződött. Bármely billentyű kattintással kiléphett 42