Protokollügyintéző Protokoll és utazásügyintéző Rendezvény- és

Átírás

1 A 10/2007 (II. 27.) SzMM rendelettel módosított 1/2006 (II. 17.) OM rendelet Országos Képzési Jegyzékről és az Országos Képzési Jegyzékbe történő felvétel és törlés eljárási rendjéről alapján. Szakképesítés, szakképesítés-elágazás, rész-szakképesítés, szakképesítés-ráépülés azonosító száma és megnevezése, valamint a kapcsolódó szakképesítés megnevezése: Protokollügyintéző Protokoll és utazásügyintéző Rendezvény- és Protokoll és utazásügyintéző konferenciaszervező É 1/7

2 Hazai GSM vállalat 36 fő munkavállalója és 6 fő vezető munkatársa részére háromnapos keddtől csütörtökig tartó csapatépítő tréninget szervezett két hónappal ezelőtt. A rendezvény helyszíne ez egyik alföldi, összkomfortos elhelyezést és egész évre gazdag programlehetőséget kínáló tanya volt. A rendezvény budapesti indulástól budapesti érkezésig tartó szervezésével tréningek megrendezésében jártas rendezvényszervezőt kértek fel. A cégvezetés a program- és autóbusz közlekedés ajánlatot elfogadta. A programokat a GSM és a rendezvényszervező egy-egy munkatársa, valamint egy helyi animátor bonyolította. A második nap késő délutánján a résztvevők felének rosszulléte miatt mentőket kellett hívni, akiket gyomormérgezés tünettel kórházba szállították. Mint utóbb kiderült, a rosszulléteket szalmonellás fertőzés okozta, melyet a délutáni Ismerkedés a tanya körüli attrakciókkal program során, az egyik városban, fakultatív keretek között fogyasztott sütemény okozta. A kórházban levőket 24 óráig tartották megfigyelés alatt. 1. feladat Összesen: 15 pont Fenti esettanulmány alapján állítsa össze a háromnapos csapatépítő tréning programját! A program összeállításánál mellőzze a második napon történteket és következményeit! Tegyen javaslatot helyszínre, étkezésekre, majd készítse el a háromnapos tréning részletes, mindenre kiterjedő programját. Indokolja meg az Ön által választott helyszín és régió vonzerejét! A program legyen szakmailag átgondolt, nehézség nélkül lebonyolítható és tartalmas. A rendezvény időpontja az esettanulmány alapján két hónappal ezelőtti. Ennek megfelelően a vizsgát megelőző két hónap valamely három napjára kell szervezni a tréninget. A program az alábbiakat tartalmazza: - a rendezvény időpontja 2 pont - a programokat, azok időpontját, jellegét és helyszínét 4 pont - a tréning előadásainak helyszínét 4 pont - a szálláshely kiválasztását, leírását, programajánlatát - az ellátások fajtáját, leírását - a létszámokat és résztvevőket - a program legyen tartalmas, lebonyolítható 2 pont É 2/7

3 2. feladat Összesen: 20 pont A program alapján készítse el a háromnapos tréning időre lebontott, részletes forgatókönyvét! A rendezvény forgatókönyve tartalmazza az alábbiakra vonatkozó információkat, instrukciókat: - rendezvény megnevezése, időpontja - megrendelő cég megnevezése, címe és egyéb elérhetősége - megrendelő kontaktszemélyének neve, elérhetősége (cím, mobil, vezetékes telefon, faxszám, ) - (rendezvény) szervező neve, elérhetősége cím, mobil, vezetékes telefon, faxszám, , kontaktszemély) - rendezvény helyszínének megközelíthetősége, elérhetősége (cím, telefonszám, fax, , web-lap) - szolgáltatók megnevezése, elérhetőségük (cím, telefon- és faxszám, ) - résztvevők névsora, pozíciója, elérhetőségük (cím, mobil, vezetékes telefon, faxszám, ) - érkezés, távozás 0,5 pont - szálláshely adatai, szálláshelybontás - napi program időbontásban - tanya környéki programot képező attrakciók 2 pont - tréning helyszíne 0,5 pont - terem, teremberendezés 0,5 pont - parkolóhely biztosítása 0,5 pont - kávészünetek 0,5 pont - étkezések jellege, gyakorisága - dekoráció 0,5 pont - időpont egyeztetés - éttermek adatai - a rendezvény teljes idejére ütemterv, feladatok - idegenvezető alkalmazása - autóbusz használat, helyszínek, időbontás É 3/7

4 3. feladat Összesen: 20 pont Készítse el a rendezvény mindenre kiterjedő előkalkulációját HUF-ban, táblázatos formában. A program függvényében az alábbi adatokat kell alkalmaznia előkalkuláció készítésekor (a program egyéb költségeit Ön határozza meg): A költségvetés legyen áttekinthető, logikus felépítésű, tartalmazzon minden adatot, számolási hibáktól mentes legyen. Szolgáltatás Szállás - egyágyas szoba - kétágyas szoba - apartman 2 fő részére Költség, HUF Megjegyzés Áfás ár IFA Ft/fő/éj Főétkezés itallal/fő Áfás ár Autóbusz - km díj - óradíj - legalacsonyabb kiállási díj/nap - autópálya díj - parkolás Gépkocsivezető, 2 fő - napidíj nincs Animátor a tanyán - Ft/fél nap (0-4 óra időtartam) - Ft/egész nap (4 óra időtartamtól) Idegenvezető - Ft/fél nap (0-4 óra időtartam) - Ft/egész nap (4 óra időtartamtól) Áfa nélküli ár Vállalkozói díj Vállalkozói díj Egyéb adat: A rendezvény számlájának vevő rovatában a GSM cég szerepel. - a költségvetés tartalmazzon minden szükséges költséget, a költségek legyenek összhangban a program és a forgatókönyv szolgáltatásaival 3 pont - az előkalkulációt a megbetegedésektől függetlenül valamennyi résztvevő figyelembevételével kell elkészíteni 2 pont - a kerekítés szabályainak alkalmazása - helyiérték megfelelő alkalmazása, áttekinthetőség 2 pont - számolási hibától mentesség 3 pont - autóbusz km szükségletének és egyéb költségének: - helyes számítása 2 pont - napi, kötelezően megteendő km figyelembe vétele É 4/7

5 - rendezvényszervező szervezési díja - áfa szakszerű alkalmazása, különös tekintettel GSM, mint vevő szerepére 3 pont - a rendezvény teljes költségének megállapítása forintban 2 pont É /1/8 4. feladat Összesen: 15 pont Írjon megrendelőlevelet a szálláshelynek! Ügyeljen a résztvevők optimális elhelyezésére és a pontos létszámra! A megrendelőlevél céges papíron készül, formailag, tartalmilag megfelelő, udvarias, lényeges információkra összpontosító legyen. Tartalmában térjen ki az előző levélváltásokra, az ajánlatkérő és ajánlatadó levélben foglaltakra. Célszerű kitérni a megrendelő és szolgáltató jelen megrendelést megelőző esetleges együttműködésére, mely magában foglalhat érvényes szerződést, ez pedig tartalmazhatja a kedvezményes szállásárat, jutalékot és fizetési feltételeket. Létszám: GSM résztvevők + 2 fő gkv + rendezvényszervező munkatársa A megrendelőlevélnek tartalmaznia kell: - címzés - megszólítás - tárgy megjelölése - az ügyintéző neve és elérhetősége - bevezető gondolatsor 0,5 pont - a szállás igénybevételének időpontja - a kért szolgáltatások mennyiségi és minőségi jellemzői - pontos létszámközlés 0,5 pont - szobákban internethasználat lehetősége 0,5 pont - árra vonatkozó információ - jutalék 0,5 pont - fizetési feltételek és módozatok - lemondási feltételek elfogadása - visszaigazolás kérése - dátum - elköszönési formula és aláírás - a levél tartalmilag helyes adatokat tartalmazzon, közérthető és udvarias, valamint helyesírási hibától mentes legyen É 5/7

6 5. feladat Összesen: 20 pont Készítse el a rendezvény utókalkulációját, állapítsa meg a rendezvény költségét! Az utókalkuláció készítésekor tekintettel történtekre ennél a feladatnál Ön szabadon dönt a program alakulásáról, de röviden meg kell indokolnia a történtek utókalkulációt pro vagy kontra befolyásoló, jogilag is elfogadható összegszerűségét. Utókalkuláció készítésekor a tanuló döntése, hogy a tréninget a második nap délutánján történtek miatt befejezettnek tekinti-e. Ő dönt arról is indoklással, hogy ebben az esetben milyen fizetési kötelezettség hárul a rendezvényszervezőre. Figyelem! 1. Az indoklás anyagiakban mérhető! 2. Amennyiben a második napon véget ér a rendezvény és az autóbusz Budapestre szállítja a résztvevőket, nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a kórházban levőket is vissza kell hozni, ami költségben további oda-vissza utat jelent. Megfelelő indoklással minden megoldás elfogadható! Az utókalkuláció legyen áttekinthető, logikus felépítésű, tartalmazzon minden költséget, számolási hibáktól mentes legyen. - a végelszámolás tartalmazzon minden költséget, a költségek legyenek összhangban a programban foglalt szolgáltatásokkal 4 pont - mivel az előkalkuláció készítését előzetes írásbeli visszaigazolások előzték meg, ezért az utókalkuláció tételeinek összegei csak minimális mértékben térhetnek el az előkalkuláció azonos tételeinek összegszerűségétől 3 pont - autóbusz költségeinek helyes alkalmazása 1,5 pont - a sajnálatos eseményből adódóan az előkalkuláció és az utókalkuláció eltérő létszámés összegbeli különbsége 4 pont - számolási hibától mentes legyen 2 pont - áfa helyes alkalmazása 1,5 pont - szervező cég tényleges kiadása 2 pont - utókalkuláció alakulásának indoklása 2 pont É 6/7

7 6. feladat Összesen: 10 pont A feladatokat számítógépen kell elkészítenie! Szempontok a dokumentumok formázásához: - Betűtípus: Times New Roman 12 - Sorköz: 1,5 - Margó 2,5 cm minden oldalon - A rendezvényszervező cég adatainak elhelyezése a céges levélpapír felső és alsó részén - Kép beszúrása - Oldalszám beszúrása: oldal alja középre - Törzsszöveg sorkizárt - Táblázat beszúrása és formázása - Nyomtatás 1 példányban - Mentés: dokumentum neve_nev címen. A nev helyére a saját nevét írja be! A Rendezvényszervezés szakmai követelménymodul írásbeli vizsgarésze a feladat jellegéből adódóan egyéni tanulói megoldásokat tesz lehetővé. Ennek megfelelően az írásbeli vizsgafeladat minden részletre megoldó kulcsot nem igényelhet. A megoldó kulcs a legfontosabb, az adott feladat nélkülözhetetlen tartalmi elemeit és az azokra adható maximális pontszámot határozza meg. Összesen: 100 pont 100% = 100 pont EBBEN A VIZSGARÉSZBEN A VIZSGAFELADAT ARÁNYA 60%. É 7/7