TÁMOP projektindítás gyakorlati szemmel

Átírás

1 TÁMOP projektindítás gyakorlati szemmel Bedő Ferenc intézményfejlesztési folyamat szaktanácsadó közoktatási szakértő

2 Projektindító tájékoztató Célunk a projektek elindításának segítése Jelenlegi tudásunk alapján Nem tekinthető hivatalos tájékoztatásnak Hivatalos tájékoztatás OKM Irányító Hatóság Közvetítő Szervezet - OKMTI Gyakorlati megközelítés

3 További tájékoztatók Projektindítás június 4. - ma Projekt lebonyolítás szakmai lebonyolítás, elszámolás június vége, vagy augusztus vége eljárásrendi, pénzügyi lebonyolítás, elszámolás június vége, vagy augusztus vége

4 Projektindítási tennivalók Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

5 Nyertünk, de mit is? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

6 Pályázati dokumentumok megismerése komplex helyzetelemzés feladatellátási helyenként IKT helyzetelemzés feladatellátási helyenként szakmai feladatterv, szakmai tartalom feladatellátási helyenként költségvetés feladatellátási helyenként fenntartói összesített

7 Projekt dokumentumok megismerése Támogatási Szerződés tervezet a oldalon ESZA Elszámolható költségek általános útmutató ERFA Elszámolható költségek általános útmutató Pénzügyi elszámolás részletes szabályai TSZ -16. melléklet HEFOP dokumentumok - linkek

8 Kik is vagyunk benne? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

9 Projektszervezet felállítása Intézményvezető(k) Projektmenedzsment fenntartó alkalmazásában projektmenedzser pénzügyi vezető projektasszisztens Szakmai megvalósítók feladatellátási helyeken szakmai vezető megvalósító pedagógusok szakmai vezető megvalósító pedagógusok

10 Projektvezetés OKMTI Intézményvezető Projektmendzser Óvodavezető Pénzügyi vezető Projektasszisztens Szakmai vezető Szakmai vezető

11 Projektvezetés Pénzügyi vezető Projektmendzser Projekt kapcsolattartó Ig. Pr. assz. Ig. Pr. assz. Ig. Pr. assz. Ig. Pr. assz. Sz. v. Pü. v. Sz. v. Pü. v. Sz. v. Pü. v. Sz. v. Pü. v.

12 Tevékenységek tisztázása Volt négy ember, Mindenki, Valaki, Akárki és Senki, valamint egy fontos munka, mely elvégzésére Mindenki felkérést kapott. Mindenki biztos volt abban, hogy Valaki megcsinálja. Akárki elvégezhette volna, de Senki nem tette meg. Valaki mérges lett emiatt, mert ez Mindenki feladata volt. Mindenki úgy gondolta Akárki meg tudja csinálni, de Senki sem gondolta, hogy Mindenki képtelen. Végül Mindenki hibáztatott Valakit, amikor Senki nem tette meg, amit Akárki megtehetett volna.

13 CSAPATMUNKA

14 Ki és miért felelős? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

15 Felelősség tisztázása örökölt felelősség polgármester támogatási szerződés aláírója intézményvezető együttműködési megállapodás aláírója szakmai feladatterv aláírója költségvetés aláírója vezetői felelősség alapján

16 Felelősség tisztázása vállalt felelősség projektmenedzser munkaszerződés alapján pénzügyi vezető megbízási szerződés alapján szakmai vezetők megbízási szerződés alapján megvalósítók megbízási szerződés alapján

17 Ki mit végez el? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

18 Projektmenedzser irányítás (figyelemfelhívás, figyelmeztetés) ellenőrzés (folyamatkövetés) koordinálás kommunikálás kapcsolattartás elszámolások készítése

19 Pénzügyi vezető költségvetés ismerete költségvetés nyomon követése felhasználások követése, göngyölítése számlák ellenőrzése számlák besorolása pénzügyi elszámolás elkészítése (EMIR)

20 Projektasszisztens dokumentumok kezelése dokumentumok rendezése kommunikáció segítése kapcsolattartás segítése adminisztrációs rendszer működtetése projektnapló vezetése

21 Szakmai vezető szakmai feladatterv ismerete szakmai irányítás szakmai feladatok koordinálása szakmai tevékenység nyomonkövetése szakmai tevékenységnapló vezetése szakmai tevékenység ellenőrzése

22 Megvalósító pedagógusok képzések tevékenységek innovációk

23 A szó elszáll, Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

24 Szerződések megkötése projektszervezet munkarendje projektmenedzser munkaszerződés munkaköri leírás pénzügyi vezető megbízási szerződés munkaköri leírás szakmai vezető megbízási szerződés munkaköri leírás megvalósítók megbízási szerződés munkaköri leírás

25 Projektszervezet munkarend csoport meghatározása tagok megnevezése funkciói feladatait, felelősségét, tevékenységi körét a munkaköri leírás tartalmazza kapcsolattartás menedzsment értekezletek gyakorisága időpontjai összehívója, összehívói döntési mechanizmus szavazati jogok szavazatarányok MINTA

26 Megbízási szerződés megbízó (képviseli) megbízott projekt címe projekt száma funkció feladatai mettől meddig összeg teljesítés igazolása bankszámlaszám terhelt költségvetési sor dátum (projekt kezdő napja) aláírások MINTA

27 Munkaköri leírás név funkció projekt címe projekt száma megbízója heti munkaideje feladatai (mb. sz. alapján) felelőssége(i) közreműködési területei segítséget kérhet átadtam átvettem dátum (projekt kezdő napja) - aláírások MINTA

28 Mikor is kell megvalósítani? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

29 Megvalósítási ütemterv projekt adatlapon elnagyolt volt pontos meghatározás időrendi tervezés még akkor is ha nem biztos azt lehet módosítani ami van pl.: Gantt diagram mit mikor ki(k) MINTA

30 Cselekvési ütemterv Ütemezés Tevékenység 1. év I. negyedév II. negyedév A projektindítással kapcsolatos teendők elvégzése. Továbbképzésekről való tájékozódás és jelentkezés a továbbképzésekre. Partnereink tájékoztatása a projektről, az együttműködési terv elkészítése. Kapcsolatfelvétel a Nyugat-dunántúli TIOK-al, a programmentorokkal, a legközelebbi, hasonló projekten dolgozó iskolákkal, az együttműködési tervek elkészítése. Az IKT eszközök beszerzéséhez szükséges eljárások előkészítése. A Szervezetfejlesztés, változásmenedzsment továbbképzés. elvégzése (2 fő). A kompetencia alapú oktatási programcsomagok alkalmazása továbbképzés elvégzése (7 fő). A választott kompetenciaterületek programmoduljainak 1., és az 5. osztályos helyi tantervbe való adaptációjának előkészítése. Belső továbbképzések a programmodulok használatáról. A programcsomagok és a tanulói csomagok beszerzésének előkészítése. A Számítógéppel támogatott tanítás lehetőségei a közoktatásban (2 fő) továbbképzés. A Sulinet Digitális Tudásbázis keretrendszerének, adatbázisának kezelése és felhasználása a tanítás-tanulás folyamatában (7 fő) továbbképzés. Az IKT eszközök beszerzéséhez kapcsolódó eljárások befejezése. Az IKT eszközök megrendelése és szállítása. Belső továbbképzések a programmodulok használatáról. A választott kompetenciaterületek programcsomagjainak és tanulói csomagjainak beszerzése. A választott kompetenciaterülethez kapcsolódó programmodulok 1. és az 5. osztályos helyi tantervbe való adaptálása. Az 1. és az 5. osztályos megújult helyi tanterv implementációjának előkészítése. MINTA

31 Gantt diagram MINTA

32 Kinek mondjam el? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

33 Kommunikáció Belső kommunikáció projektszervezet fenntartó partnerek Külső kommunikáció KSZ OKMTI Educatio Kommunikációs adattábla név telefon mobil skype??? MINTA

34 Ki hiszi el, hogy dolgoztunk? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

35 Dokumentumok gyűjtése A megvalósulás igazolása dokumentumok segítségével történik. MINDENT gyűjteni kell!!! Mihez kell? beszámoló a fenntartónak Projekt Előrehaladási Jelentés monitoring ellenőrzés záró monitoring ellenőrzés EU-s ellenőrzés (5 évig)

36 Dokumentumok gyűjtése kellékek beszerzése a gyűjtéshez megfelelő dossziék kategóriák levelezés képzések

37 Szakmai dokumentumok pl.: jelentkezési lap felnőttképzési szerződés jelenléti ív tanúsítvány projektterv témahét terve fotók a projekthétről menedzsment értekezlet jelenléti ív jegyzőkönyv, feljegyzés LISTA

38 Pénzügyi dokumentumok pl.: ajánlattételi felhívás / ajánlatkérő ajánlati dokumentáció / árajánlat bírálati jegyzőkönyv megrendelő munka / megbízási / vállalkozási szerződés számla A/16 melléklet átvételi jegyzőkönyv teljesítésigazolás banki átutalás LISTA

39 Pl.: pedagógus továbbképzés Szakmai dokumentumok: jelentkezési lap felnőttképzési szerződés jelenléti ív tanúsítvány Pénzügyi dokumentumok ajánlatkérő árajánlat felnőttképzési szerződés számla banki átutalás LISTA

40 És még mit gyűjtsünk? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

41 Adminisztráció levelezés bejövő mindent gyűjteni levél kimenő mindent gyűjteni levél

42 Hogyan nézzünk ki? Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat

43 Arculat projekt fejléces papír nyilvánosság hirdetőtábla arculat MINTA

44 Pecsétek TÁMOP-3.1.4/08/ XXX számú projekt terhére elszámolásra beadva TÁMOP-3.1.4/08/ XXX Az eredetivel mindenben megegyező másolat.

45 Gyakorlati tennivalók Beszerzések Közbeszerzési eljárásrend betartása Projektindító szakmai nap tervezése ZMPI augusztus Pedagógus továbbképzések tervezés ZMPI Tanácsadók megbízása folyamat tanácsadó szerepe

46 Gyakorlati tennivalók Beszerzések elindítása Kompetencia alapú oktatási programok taneszközei NFÜ közlemény Kompetencia alapú oktatás alkalmazását támogató egyéb taneszközök Kompetenciafejlesztő óvodai programcsomag nevelési eszközei ERFA eszközök közbeszerzési eljárás lehet Papír, toner, adathordozó, irodaszerek

47 További tájékoztató(k) Szakmai megvalósítás Pénzügyi elszámolás Projekt Előrehaladási Jelentés PEJ Szerződésmódosítás augusztusra tervezzük??? A projekt és szakmai menedzsment nyárra is kap díjazást.

48 Jó munkát kívánunk! Bedő Ferenc folyamat tanácsadó 30/ Dr. Bertók Sándor folyamat tanácsadó 30/ Kern Zoltán folyamat tanácsadó 30/