Dokumentumkezelés Archiválás. Dokumentumkezelés Archiválás. ELOoffice Egyszerűen Jobban Szervezett

Átírás

1 Dokumentumkezelés Archiválás ELOoffice 10.5 Dokumentumkezelés Archiválás Egyszerűen Jobban Szervezett

2 Az ELO egyszerűbbé teszi napi munkáját Az ELOoffice dokumentumkezelő szoftver használatával dokumentumait digitális mappákban, rendszerezve, ügyfelekre és folyamatokra vonatkoztatva kezelheti. A papír alapú dokumentumok közvetlenül az ELOofficeban rögzíthetőek és digitálisan kezelhetőek tovább. Egyszerűen Az ELOoffice használatával maradhat a megszokott munkamódszere mellett: hozzon létre továbbra is a Microsoft Office-ban dokumentumokat, majd mentse ezeket közvetlenül és plusz lépések nélkül a saját ELOoffice archívumába. A bevált iratszekrény - mappa - regiszter rendezőelv és a csökkentett felhasználói felület betanulás nélkül teszi lehetővé az intuitív használatot. Így fáradság nélkül kezdheti el használni az ELOoffice-t. Jobban Végezze munkáját digitalizált módon és használja ki az új technológiák nyújtotta előnyöket. Szinkronizálja fontos adatait okostelefonján vagy tabletjén és érje el archívumát mobil módon. Így mindig kéznél vannak a fontos információk, és ügyfelei igényei mindig és mindenhonnan megválaszolhatóak. Az új, útközben létrehozott dokumentumok szintén pár lépéssel átvihetőek a saját ELOoffice archívumába. Például egy mobil készülékkel lefotózott dokumentum egy kattintással az ELOoffice-ba archiválható. Az archívuma mindig átlátható és rendezett marad - ami előfeltétele a gyors reagálásnak és így az Ön sikerének. Szervezett Lássa át az üzlethez fontos dokumentumokat. Az ELOoffice segítségével rendszerezve, ügyfelekre és folyamatokra vonatkoztatva, egyetlen helyre centarlizálva kezelheti dokumentumait. Az ELOoffice átveszi Öntől az automatizált archiválást és egyidejűleg a megfelelő verziókövetést is elvégzi. Így jelentősen csökken az Ön által végzendő munka. A fáradságos és időigényes keresgélés helyett egy kattintással megtalálhatja a keresett információt. A szükséges dokumentumok villámgyorsan rendelkezésre állnak az ELOoffice-al. Így több ideje marad a saját tulajdonképpeni feladataira. Dokumentumkezelés Archiválás

3 Egyszerűen Jobban Szervezett 3

4 Mobil munka könnyedén Képek Mappa ek Dokumentumok Saját szerver ELOoffice Archívum Felhő szolgáltatások Mobil készüléken található adatok Adatok szinkronizálása Archívum A házon kívüli megbeszéléseknél, például egy építési helyszín bejárása közben a projektvezetővel, adott információkra és dokumentumokra van szükség. Fáradság és idő, ha előzőleg minden dokumentumot összeállít és kinyomtat. Elvégre ki tudja előre, mi mindenre lesz szükség? A megbeszélések során gyakran új szempontok és lehetőségek merülnek fel. Ha ilyen esetben nincsenek Önnél a helyes információk, lehetséges, hogy nem éri el a kívánt célkitűzést. Az ELOoffice használatával bárhonnan elérheti dokumentumait. Az ELO MobileConnector lehetővé teszi a kiválasztott dokumentumok és mappák egyszerű átvitelét okostelefonjára vagy tabletjére. Így mobilan és internetkapcsolat nélkül használhatja ezeket. Legyen szó kitöltött űrlapokról, aláírt szerződésről vagy a mobiltelefonnal gyorsan lefotózott tárgyról - az irodába visszatérve sok idő megy el egy külső megbeszélés utómunkáival. Hiszen minden begyűjtött információt értékelni, szortírozni és szkennelni kell. Amíg minden a megfelelő archívum mappába kerül, értékes idő telik el. Az ELOoffice lehetővé teszi, hogy útközben, mobilan rögzítse adatait. Az ELO QuickScan alkalmazással kényelmesen rögzíthet dokumentumokat vagy képeket okostelefonjával. Az automatikus képfelismerés gondoskodik a pontos keretről és az optimális képről. Fotózott dokumentumait vagy képeit könnyedén áthelyezheti ELOoffice archívumába. Ott pontos verziószámmal ellátott PDF formájában kerülnek archiválásra az Ön által választott helyre. További információk és funkciók További információkat itt talál: Dokumentumkezelés Archiválás

5 Mindig a legújabb ELO QuickScan Rögzítse dokumentumait okostelefonjával és archiválja őkat közvetlenül az ELOoffice archívumába. 5

6 Dokumentumok automatikus archiválása Szállítólevelek ek ELOoffice Archívum Dokumentumok Bejövő levelek Információk kiolvasása és továbbítása Automatikus archiválás ek, bejövő számlák, szállítólevelek - számtalan dokumentum tölti fel a napi postát. Sok munkával jár ezeket mind átnézni, az információkat feldolgozni, majd végül a megfelelő mappába lerakni. Ha gyakran rendel azonos beszállítótól, állandóan érkeznek a bizonylatok: a megrendelőlevelek, számlák és szállítólevelek mindig ugyanazokat az adatokat tartalmazzák, azaz pl. számla- vagy ügyfélszámot, vagy címet. Ezeknek a visszatérő információknak a begépelésével sok idő megy el és hibázni is könnyű a bevitelkor. Az ELOoffice átveszi Öntől az archiválást. Az ELO ScanConnector automatikusan felismeri a visszatérő bizonylatokat, kiolvassa a szükséges információkat és így rendszerezi a bejövő bizonylatokat. Ezek az Ön által definiált szabályok szerint kerülnek további feldolgozásra. Többek közt Ön határozza meg, hogy szeretne-e még egy jóváhagyó lépést vagy a dokumentum közvetlenül az archívumba kerüljön-e. Dokumentumkezelés Archiválás

7 Képek Új ügyfelek Képek Új ügyfelek ELOoffice Archívum Ajánlatok Ajánlatok ek Bejövő levelek ELO DropZone (előre definiált beviteli csempék) Direkt archiválás A visszatérő bizonylatok mellett számtalan olyan és dokumentum is érkezik, melyek nem ismerhetőek fel és dolgozhatóak fel automatikusan. Képet tartalmazó ek, ajánlatok vagy új érdeklődők jelentkezése - ezen bejövő adatok feldolgozása is sok időbe kerül. Kategorizálni, indexelni és megfelelő mappába kell helyezni őket. Az ELOoffice felgyorsítja az archiválást. Az ELO DropZone használatával a dokumentumok drag & drop módon, gyorsan és kényelmesen helyezhetőek az ELOoffice archívumba. Hozzon létre beviteli csempéket a különféle dokumentum típusoknak, pl. képek, ajánlatok, új vevők részére. Egy újonnan beérkező ajánlatot húzzon egyszerűen a megfelelő "Ajánlatok" csempére. Az ELOoffice átveszi Öntől az indexelést és az archiválást. Egy külön ablakban elindul az ELO DropZone és intuitív módon kezelhető. 7

8 Minimális munka a maximális haszonért Átlátható folyamatok és gyors felvilágosítás a vevői igények kielégítésére és a vevői elégedettség eléréséhez Dokumentumkezelés Archiválás

9 Egy lépéssel a célba Fontos információk villámgyors megtalálása Nyomtatás Archiválás Weboldal ELOoffice Archívum Küldés Program Egy felszólítás Három lépés Keresés különféle médiumokból Beállítás az ELOoffice-ban Nem csak bejövő dokumentumokat dolgozunk fel nap mint nap. Saját ajánlatokat és számlákat is állítunk ki ügyfeleinknek. A dokumentumok létrehozásától az elküldésig sok lépésre van szükség. Az információk gyors elérése fontos tényező a napi munkánkban. Utolérhetetlen az a lehetőség, hogy azonnal, hosszas keresgélés nélkül tudunk felvilágosítást adni. Az ELOoffice leegyszerűsíti a kimenő posta kezelését. Nyomtatás, archiválás és küldés egy kattintással az ELO Print&Archive mindezt egy lépésben végzi el. A személyre szabott beviteli szabályok automatizálják a számlák, ajánlatok és más dokumentumok korrekt archiválását a megfelelő ügyfélmappákba. Ugyanakkor a dokumentum kinyomtatható vagy PDF formátumban ben küldhető. Amihez korábban sok idő kellett, pillanatok alatt kész. Az ELO Print&Archive minden szoftverkörnyezetből támogatja a kimenő postát. Az ELOoffice egy kattintással a kívánt célhoz juttatja Önt Jelölje ki a keresési fogalmat, pl. vevője rendelési számát, indítsa el a keresést az ELO Click&Find-al, és az eredmény közvetlenül megjelenik Önnek. Nem játszik szerepet, hogy a keresési fogalmat egy weboldalon, egy ben vagy más alkalmazásban jelölte ki - az ELOoffice villámgyorsan átfésüli az archívumot. Rémlik egy hasonló megrendelés, melyet egy másik ügyfél adott le Önnek? Az ELOoffice tartalom alapján is keres és megjeleníti Önnek a már meglévő, hasonló dokumentumokat. 9

10 Számos hasznos funkció a napi munkához Az ELOoffice megkönnyíti Önnek a kezdeteket. Az ELOoffice üzleti ágazattól függetlenül tartalmazza a gyakori dokumentumok sémáit, mint pl. a számlák vagy ajánlatok mintadokumentumait. Ezeket a saját igényei szerint egyszerűen testre szabhatja. Továbbra is a megszokott környezetben dolgozni. Az ELOoffice a Microsoft Office-ba való tökéletes integrációjával kényelmes munkavégzést kínál, betanulás nélkül. Továbbra is a megszokott Microsoft Office környezetben hozhatja létre a dokumentumokat, majd ezeket közvetlenül a saját ELOoffice archívumába mentheti. Archiválja biztonságosan dokumentumait. Az ELOoffice lehetővé teszi minden üzleti dokumentum és munkához kapcsolódó irat biztonságos és rendszerezett archiválását. Emellett Ön határozza meg a felhasználói jogok kiosztásával, hogy ki férhet hozzá dokumentumaihoz, ki szerkesztheti azokat. További információk és funkciók További információkat itt talál: Dokumentumkezelés Archiválás

11 Munka a megszokott módon és mégis másképp Az ELO az Ön igényeivel együtt nő Archívumonként dokumentum, maximum négy archívum, egyenként 32 archívumszinttel - az ELOoffice hálózatonként 10 felhasználóig átfogó lehetőségeket kínál. Több funkcióra van szüksége? Egyszerűen bővítsen ELOprofessional-ra vagy ELOenterprise-ra. Tudjon meg többet További információkat itt talál:

12 ELOoffice - siker a gyakorlatból Dokumentumkezelés Archiválás

13 Az ELOoffice-al fokozza cége sikerét A növekvő számú megbízásokkal nagyobb mennyiségű papír jár, és nagyobb mértékű rendszerezési ráfordítás a cégen belül: ajánlatok, kalkulációk, megbízások feldolgozása, szerződések, dokumentáció és levelezés - ezeket mind megfelelő módon kell archiválni. Az ELOoffice-al minden felbukkanó dokumentum strukturáltan és digitálisan kerül archiválásra. Minden kimenő dokumentum kontakthoz és folyamathoz kapcsolva archiválódik. A bejövő papírdokumentumokat szkennelni lehet, és szintén kontakthoz és folyamathoz kapcsolni. Így jönnek létre a piaci partnerek (érdeklődők/ ügyfelek/szállítók) és folyamatok (projektek) digitális aktái. Az ELOoffice előnyei nyilvánvalóak: optimalizált folyamatbonyolítás, a dokumentumok állandó áttekinthetősége, gyorsabb hozzáférés minden dokumentumhoz az indexelés révén - és a papíralapú dokumentum archívumra nincs többé szükség. Az ELO a digitális mappa-struktúra elvét követi, így a saját beviteli rendszerünk szerint tudtunk építkezni. Sascha Jenny, Vorstand Jenny AG Munkatársaink korábban valamennyi Officedokumentumot és rajzot a Windows-Explorer struktúrában vittek be. Ez gyorsan áttekinthetetlenné vált. Az ELOoffice segítségével több mint dokumentumot - műszaki rajzokat, komplett projekt dokumentációkat (levelezések), könyvelési bizonylatokat - archiváltunk egy áttekinthető beviteli struktúrában. A már meglévő ERP szoftverhez való kapcsolódást egy UDS-illesztőfelület váltotta fel, mely az SQL adatbázisból az adatokat közvetlenül az ELOoffice besorolási sémáiba olvassa be. Annak a tíz kollégának, akik az ELOoffice-al dolgoznak, különösen az új ELO Click&Find keresés tetszik. Ezzel minden Windows programból kereshetnek az ELO archívumban. Ehhez csak be kell jelölni egy fogalmat, elindítani a keresést, és csaknem azonnal megjelenik az eredmény a képernyőjükön. Ennél egyszerűbb már tényleg nem lehet. Különösen az ELO DropZone-al, drag & drop módon történő automatikus indexeléssel takarítunk meg jelentős időt. Florian Sell, Konstrukció/Tervezés & EDV K. Ley GmbH & Co. KG 13

14 Többletérték a napi munkájához Adatok rögzítése mobilan és útközben, dokumentumok "szállítása" bárhová Microsoft Office tökéletes integrálása és más szoftver megoldások csatolása Papírdokumentumok szkennelése egy kattintással és automatikus bevitel a megfelelő mappába Magától értetődő és intuitíven kezelhető felhasználói felület A létrehozott verziók átlátható szervezése Kényelmes munka a a megszokott környezetben Nyomtatás, archiválás és küldés egyetlen lépésben Dokumentumok központi és folyamatra vonatkoztatott bevitele és kezelése minden alkalmazásból Biztonságos és jogszabálynak megfelelő archiválás A munkaidő optimális kihasználása és a papírarchívum költségeinek megtakarítása Dokumentumkezelés Archiválás

15 Ne vesztegessen el időt, kezdje el most! Ingyenes tesztverziónkkal 200 dokumentumot archiválhat időbeli és funkcionális korlátok nélkül. Egyszerűen töltse le a próbaverziót és indítsa el közvetlenül az ELOoffice-t: Vásárolja meg az ELOoffice-t partnereinktől: Telefonon a számon ér el minket, vagy az info-hungary@elo.com címen. Az weboldalon számos kérdésre talál válaszokat. Minden egyéb kérdésben rendelkezésére állunk az előbbi elérhetőségeken. 15

16 Egyszerűen Jobban Szervezett Az Ön ELO partnere: ELO Digital Office Kft., Budapest 1117, Kékperje utca 6, Magyarország; ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, Stuttgart, Németország; Artikel-Nr.: A100-PO-HU Az ELO Digital Office, az ELO logó, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional és ELOenterprise márkanevek az ELO Digital Office GmbH tulajdona Németországban és/vagy más országokban.. A Microsoft, MS, Windows, Word és Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision a Microsoft Corporation bejegyzett márkái. A további cég-, termék- vagy szolgáltatás elnevezések más gyártóhoz tartozhatnak. Ez a dokumentum csak általános információként szolgál és nem helyettesíti a személyes tanácsadást.. Az itt megjelent információk bármikor és előzetes értesítés nélkül megváltozhatnak. Különösen a műszaki jellemzők és funkciók változhatnak országonként. Az ELO termékekre vonatkozó aktuális információkat, szerződési feltételeket és árakat az ELO képviseletektől és az ELO Business Partnerektől kaphat. A termékinformációk a kiadvány megjelenésekor érvényes állapotot tükrözik. A szolgáltatások tárgyát és terjedelmét kizárólag a mindenkori szerződések határozzák meg.az ELO nem biztosítja, nem garantálja vagy szavatolja tulajdonságként, hogy termékei és egyéb szolgáltatásai betartanak bizonyos jogszabályi előírásokat. A nemzeti és nemzetközi jog szerint alkalmazandó biztonsági előírások és egyéb előírások betartásáért a vevő felelős. A változtatások, tévedések és nyomtatási hibák jogát fenntartjuk. Másolás és sokszorosítás (akár részletekben is) csak az ELO Digital Office GmbH írásos engedélyével lehetséges. Copyright ELO Digital Office GmbH Minden jog fenntartva.