dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó Opál Média és Kommunikáció Bt Budapest, Angol u

Átírás

1 Miért az ELOoffice iratkezelő rendszer mellett döntöttünk? dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó Opál Média és Kommunikáció Bt Budapest, Angol u

2 A céges adminisztráció területei, ahol az iratkezelő szoftver bevezetése szükséges Terület Őrzési idő (Év/Határidő nélkül) Szerződések és teljesítési igazolások HN NS Humán erőforrás és munkaügyek:személy-, bér-és munkaügyek Ügyvitel:név-és tárgymutatókönyvek, selejtezési jegyzőkönyvek Gazdasági ügyek: ingatlannal kapcsolatos iratok HN NS Pénzügy: számlák, bizonylatok 8 S Pénzügy: beszámolók (mérleg, stb.) 10 S Alapítási iratok és változásbejegyzés HN NS HN HN Selejtezhető/ Nem selejtezhető NS NS

3 A gazdasági társaságokra vonatkozó iratkezelési jogszabályok Nincs egységes iratkezelési szabályozás Nincs külön jogszabály, csak ágazati jogszabályok egyes előírásai (eseti): pl. polgári jog: magánokirat, írásbeli alakban létrejött szerződés fogalma pl. általános forgalmi adóról szóló törvény: elektronikus úton kibocsátott számla fogalma pl. adózás rendjéről szóló törvény: pénzügyi bizonylatok (számla, készpénzfizetési számla, nyugta), nyilvántartások megőrzési ideje

4 Mit vegyünk alapul, mi legyen a minta egy 10 fő alatti kisebb cég iratkezeléséhez? A közfeladatot ellátó szervek iratkezelése háttérszabályozásként javasolt mindazon területeken, ahol nincs különös, iratkezelésre vonatkozó előírás: a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet

5 Mit vegyünk át a közfeladatot ellátó szervek iratkezeléséből egy kisebb cég esetében? 1. Az iratkezelési cselekmények közül legalább: - érkeztetés (minimum dátum megjelöléssel) - ügyiratképzés - iktatás (főszámos-alszámos) - stornózás, átiktatás - besorolási sémák, ügyek és iratok metaadatai 2. Iratkezelési Szabályzat

6 ELOoffice szoftverrel elérni kívánt 3 fő célunk: - Információáramlás gyorsítása (nyomon követés, keresés) - Ügyviteli folyamatok gyorsítása (feladatok, határidők) - Fizikai irattárolási helyek jelentős csökkentése (digitalizálás)

7 ELOofficeszoftver -testreszabott megoldás Kis cégek és egyéni vállalkozók számára 1-10 felhasználóig, dokumentumig Egy, központi helyen történő használatra A cégműködés akár egy területén történő bevezetésre, de lehetőség van más működési területekre is kiterjeszteni A cég növekedésével lehetőség van áttérni nagyobb rendszerre(eloprofessional)

8 ELO termékcsaládból amire szükségünk van, mert ránk szabták: ELOoffice ELOofficerendszer, iratkezelési modul nélkül, de kiegészítve egyes iratkezelési tevékenységgel Nem tanúsított iratkezelés amitmég a kis cégméret miatt nem indokolt használni: ELOprofessionalIK ELOprofessional (7.0ill. 2011) rendszererreépülő Iratkezelő Modul Tanúsított iratkezelés (a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szerint)

9 1. Állapotfelmérés 2. Igények Munkatársak ugyanazokra az iratkezelési tevékenységekre Papír alapú iratkezelés nagyobb részben, elektronikus iratkezelés kisebb részben (Windows Office) Az ügyvezetés és az adminisztráció által kialakított sajátos iratkezelési folyamatok és sajátos iratmappák Nincs iktatás,egyéb nyilvántartási módok Papír alapú irattározás Nincsenek iratkezelési előírások Munkatársak differenciált iratkezelési tevékenységekre (munkakörhöz igazodóan) Elektronikus iratkezelésre áttérés (továbbra is Windows Office használata),papír alapú iratkezelés kis részben Továbbra is alkalmazandók a sajátos iratkezelési folyamatok és a sajátos iratmappák Ügyiktatás és iratiktatás Papír alapú iratok digitalizálása Iratkezelési szabályzat

10 2. Igények 3. ELOoffice Munkatársak differenciált iratkezelési tevékenységekre (munkakörhöz igazodóan) Elektronikus iratkezelésre áttérés (továbbra is Windows Office használata), papír alapú iratkezelés kis részben Továbbra is alkalmazandók a sajátos iratkezelési folyamatok és a sajátos iratmappák Ügyiktatás és iratiktatás Papíralapú iratok digitalizálása Iratkezelési szabályzat Felhasználói jogosultságok (pl. funkcionális,hozzáférési, helyettesítési) Elektronikus iratkezelésmegvalósul Windows Office (MS Word, Excel, Outlook) integrációval Személyi adatlapok Mappák: tevékenységi terület/évszám/ügyfél/ügy Főszámos-alszámos iktatás Archívum (Központi Elektronikus Irattár) Iratkezelési szabályzat az ELOofficeIK-raépül

11 3. ELOoffice Felhasználói jogosultságok (pl. funkcionális,hozzáférési, helyettesítési) Elektronikus iratkezelésmegvalósul Windows Office integrációval Személyi adatlapok Mappák: tevékenységi terület/évszám/ügyfél/ügy Főszámos-alszámosiktatás Archívum (Központi Elektronikus Irattár) Iratkezelési szabályzat az ELOofficeIK-raépül 4. Rövid távúeredmények Az iratkezelési feladatok nevesítése és egyértelműrögzítése a munkakörökhöz (munkaköri leírások) Nyomtatási kiadásokjelentős csökkentése Ügyfelek és ügyek rendszerezése Verziókezelés,gyors keresés, keresési funkciók széles választéka A felhalmozott papír alapú, teljes irattári anyagelektronikus központi irattárba kerül (archiválás) Használatba vett Iratkezelési Szabályzat

12 4. Rövid távúeredmények 5. Hosszútávú eredmények Az iratkezelési feladatok nevesítése és egyértelműrögzítése a munkakörökhöz Nyomtatási kiadásokjelentős csökkentése Ügyfelek és ügyek rendszerezése Gyorsabb ügyviteli folyamatok Papír alapú iratkezelés arányának minimálisra csökkentése Átlátható ügyvitel Verziókezelés,gyors keresés, keresési Ügyek és iratoknyomon funkciók széles választéka követhetősége A felhalmozott papír alapú, teljes irattári anyagelektronikus központi irattárba kerül (archiválás) A papír alapon őrzött iratok mennyisége jelentősen csökken, fizikai tárolókapacitás csökkentése Használatba vett Iratkezelési Szabályzat Egységesrend: összhang a cégvezetési előírások és a munkavállalók napi gyakorlata között

13 ELOoffice testreszabva ELOofficeIK Személyi adatlapok Mappák: tevékenységi terület/évszám/ügyfél/ügy Ügyiktatás-iratiktatás (főszám alszám) Stornó, átiktatás Keresés a besorolási sémák között (pl. ügyfél tevékenységére, még nem teljesített határidős feladatokra)

14 Köszönöm a figyelmüket! dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó eva@drfenyer.hu