Selejtezés és levéltári iratátadás

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Selejtezés és levéltári iratátadás"

Gyula Szekeres
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Selejtezés és levéltári iratátadás Nagy Szabolcs

2 Selejtezés-levéltári iratátadás A két fogalom a gyakorlatban egymással szorosan összefügg! Céljuk: Az irattár tehermentesítése, s ezáltal hozzájárulás a maradandó értékű iratok biztos megőrzéséhez. A selejtezhetőség-átadhatóság megállapításának legfontosabb szempontjai (az irat haszna ): jogbiztosítás, ügyintézés.

Céljuk: Az irattár tehermentesítése, s ezáltal hozzájárulás a maradandó értékű

3 Közös követelmények: Mindig az irat keletkezésekor hatályos irattári terv szerint kell az iratokat kezelni! Bármely fél irat visszatartási szándéka esetén sem szabad átminősíteni az iratokat. A helyes tételbe sorolást minden mozzanatnál ellenőrizni, az esetleges hibákat javítani kell!

Bármely fél irat visszatartási szándéka esetén sem szabad átminősíteni

4 Selejtezés Célja: A selejtezhető iratok körének megállapítása lejárt őrzési idejű iratok kiválogatása (hogy ne foglalják a helyet ) Fontos alapvetések: Az őrzési időt mindig az utolsó lezárt évtől számítjuk. Nem lehet automatizmus, mindig együtt kell járnia az iratok tételbe sorolásának felülvizsgálatával! (Selejtezési idő megállapításának célja (az irat haszna!)

5 Menete: 1. Iratok kiemelése. (Előírásszerű irattárban könnyebb.) (Őrzési idők lejtője!) 2. Írásbeli felsorolása. Követelmények:» Tétel szint, azon belül nem követelmény.» 2 példány.» Rendezettség, ne legyen külön minden év, irattípus.» Jegyzék a fontos, nem a jegyzőkönyv!» irat_selejtezes 2013.doc 3. Iratok kivezetése a nyilvántartásból. (Elektronikus iktatókönyv kinyomtatása esetén probléma.) 4. Levéltári jóváhagyás esetén az iratok megsemmisítése.

» Rendezettség, ne legyen külön minden év, irattípus.» Jegyzék a fontos, nem a jegyzőkönyv!» irat_selejtezes 2013.

6 A levéltári selejtezés ellenőrzés, jóváhagyás: 3 (4) féle kimenet: 1. semmit bélyegző, 2. visszatartás ( egy csillagos ) bélyegző, (3.) újraselejteztetés ( két csillagos bélyegző, 4. visszaküldés érdemi munka nélkül és/vagy ellenőrzés. Ezután megsemmisítés. Ne maradjon ott! Lehetőség van visszatartani, ekkor külön jegyzéket kell készíteni! Gyakoriság:» Egyéni szint, túl gyakran nem érdemes, elhanyagolni pláne nem! Ideális 1-5 évente.

visszaküldés érdemi munka nélkül és/vagy ellenőrzés. Ezután megsemmisítés. Ne maradjon ott!

7 Iratátadás: Mit kell átadni: 15 évvel a keletkezés után, a levéltár által selejtből visszatartott, + a 15 év után levéltárba adandó nem selejtezhető iratokat, illetve a lejárt őrzési idejű hosszabb idő után levéltárba adandókat. HN megjelölés kérdése!

levéltárba adandó nem selejtezhető iratokat, illetve a lejárt

8 Jogszabály támasztotta követelmények: 335/2005: 65. (1) az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomagstb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket a levéltárral egyeztetett módon elektronikus formában is át kell adni.

terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomagstb.

9 Ezekkel kapcsolatos fontos gyakorlati észrevételek: Minden az irattári tervben feltüntetett érintett irat be kell, hogy kerüljön: Iktatókönyv (elektronikus formában is) képviselőtestületi jkv, stb HN és hosszú lejáratú viszont nem! Teljes körűnek kell lennie, nem maradhat ki semmi! Köztes évek Egyes osztályok iratai, stb

formában is) képviselőtestületi jkv, stb HN és hosszú lejáratú viszont nem!

10 Menete: Előkészítés, lista készítése, elektronikus eljuttatása a levéltárba. Esetleges hibák javítása, időpont egyeztetés. Átvétel a levéltár épületében (Pápa- Veszprém) (savmentes papír doboz), tételszintű jegyzék: (Lista) doboz szinten, évek és iratok szerint. Iratátadási Jegyzék (2).doc Amennyiben több osztály/iktatási hely van, különüljön el, több szerv esetén külön lista!

Átvétel a levéltár épületében (Pápa- Veszprém) (savmentes papír doboz), tételszintű jegyzék:

11 Csomagolás: Ami befér, dobozba (0,12 belméret, A4) Könyv, stb madzagolva/darabonként. Folyamatos sorszámozás szervenként! Doboz rövid oldalára csak egy ceruzás számozás, ha több sorozat, akkor valami egyéb megkülönbözetés is. Gyakoriság: Lásd mint a selejtezés. Elméletileg mindenhonnan bent kellene lenni 1997-ig!

Doboz rövid oldalára csak egy ceruzás számozás, ha több sorozat, akkor valami

Hasonló dokumentumok

Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató Belső Ellenőrök Társasága II.

Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató Belső Ellenőrök Társasága II. SZAKMAI KONFERENCIA 2014. február 24. Amiről szólesz Az