1. Főcsoport - Nemperes eljárások Hagyatéki ügyekben az eljárás során kihirdetett magánokiratba foglalt végintézkedések N

Átírás

1 A Magyar Országos Közjegyzői Kamara Választmányának 1/2013. számú zabályzata a közjegyzői és kamarai ügyek iratainak ségéről és őrzési idejéről A közról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 35/A. -a (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján kiadott, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 3. - ában és 7. a) pontjában foglaltakra tekintettel a Magyar Országos Közjegyzői Kamara (továbbiakban: országos kamara) a közjegyzők és az országos kamara szervezeti egységei részére az alábbi szabályzatot adja ki: A jelen szabályzat a közjegyzői és országos kamarai ügyek iratainak alcsoportjaira vonatkozóan a ség és az őrzési idő szabályait tartalmazza. A szabályzatot az országos kamara évente felülvizsgálja. A szabályzatot a közjegyzők illetve a kamara feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás, vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. Ha egy közjegyzői okirat több jogügyletet tartalmaz, az irattári ot annak a jogügyletnek alapján kell megállapítani, amelyre a leghosszabb őrzési idő vonatkozik. Amennyiben a közjegyző nemperes ügy vonatkozásában tudomást szerez arról, hogy bírósági vagy más hatósági eljárás van folyamatban, az esetben az ügy iratait a selejtezésnél vissza kell tartani. A közjegyző a közjegyzői ügyek nyilvántartásába ezt a tényt bejegyzi, illetve amennyiben az levéltárban vannak, a visszatartásról haladéktalanul értesíteni kell a levéltárat. A közjegyző, a kamara, vagy a közjegyzői levéltár egyes okat vagy ügyat egyedileg is nem vé (N) nyilváníthat, amennyiben az gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt és a kultúra kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez nélkülözhetetlen vagy egyedi, különleges adatot tartalmaz. A nem vé nyilvánított iratra vagy okiratra, illetve annak nyilvántartásába ezt a tényt fel kell jegyezni. A jelen szabályzatban nem nevesített közjegyzői illetve kamarai selejtezését a számviteli, munkajogi és egyéb vonatkozó jogszabályokban foglaltak betartása mellett - a közjegyző illetve a kamara saját hatáskörében végzi. 1. Főcsoport - Nemperes eljárások 4000 Hagyatéki ügyekben az eljárás során kihirdetett magánokiratba foglalt végintézkedések 4015 Hagyatéki ügyek iratai közül a hagyatéki leltár egy példánya, a jegyzőkönyvek, az érdemi és befejező végzések (a hozzájuk tűzött tértivevényekkel), valamint a hagyatékátadás alapjául szolgáló írásbeli egyezségek és jognyilatkozatok, továbbá a meghatalmazások 1 Nem / tartozó irat a selejtezési idő év nem tartozó irat

2 Hagyatéki ügyek iratai közül a fentieken kívüli nem érdemi Értékpapír és okirat semmissé nyilvánítási ügyek Zálogjogi nyilvántartással összefüggő ügyek iratai Egyéb nemperes ügyek iratai 4000 Hitelesítések nyilvántartó könyve Nemperes ügyek nyilvántartása (lajstrom, névmutató könyv) Tárgyalási napló, tárgyalási jegyzék, egyéb 2. főcsoport - Közjegyzői ok (ügyleti ok) 2 Nem / tartozó a selejtezési idő 4000 Adásvételi szerződés Ajándékozási szerződés --- Bankgarancia szerződés Bankgarancia lejárat nélküli biztosítéki szerződéssel 30 év Bérleti zerződés 30 év 4000 Csereszerződés --- Egyéb jogügyletek (teljesítési határidő nélküli 30 év illetve teljesítési határidőhöz kötött jogügyletek) Egyoldalú Kötelezettségvállaló Nyilatkozat és Tartozáselismerő nyilatkozat (lejárattal vagy 30 év lejárat nélküli biztosítéki szerződéssel) 4000 Életjáradéki vagy tartási szerződés Élettársi közös vagyon megszűntetése, --- megosztása 4000 Élettársi vagyonjogi szerződés Élettársi viszonyra vonatkozó nyilatkozat --- Engedményezés 30 év Építőközösségi szerződés 30 év Felmondó nyilatkozat 30 év 4000 Halál esetére szóló ajándékozás Haszonélvezet, szolgalom alapítása Házassági vagyonközösség megszűntetése, --- megosztása 4000 Házassági vagyonjogi megállapodás/szerződés --- Hitel-, kölcsönszerződés és határidőhöz kötött vagy lejárat nélküli biztosítéki szerződései 30 év 4000 Jogi személy alapítása, módosítása (kivéve GT.)(alapítvány, se) --- nem tartozó

3 2. főcsoport - Közjegyzői ok (ügyleti ok) 4000 Jogi személyiség nélküli gazd.társaság alapítása, módosítása (Bt., Kkt.) Jogi személyiséggel rendelkező társaság alapítása, --- módosítása (Kft.) Kezességvállalás 30 év 4000 Közös tulajdon megszüntetése --- Külföldi letelepedésével kapcsolatos nyilatkozat Lízingszerződés 30 év Meghatalmazás Nyilatkozat egyéb Nyilatkozat mesterséges megtermékenyítéshez Nyilatkozat szervátültetéshez Vételi jog alapítása (Opciós szerződés) 4000 Öröklési szerződés Öröklésről való lemondásról szóló szerződés Ráépítésről szóló szerződés Rendelkezés várt öröklésről zerzői jogi, mintaoltalom és iparjogvédelmi --- megállapodás 4000 Társasház alapító okirat --- Tartozásátvállalás 30 év 4000 Teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat Végrendelet --- Zálogszerződés 30 év 3

4 3. Főcsoport JEGYZŐKÖNYVI TANÚÍTVÁNY (ténytanúsító ok): Adattárolásra alkalmas eszköz vagy internet tartalmának tanúsítása Egyéb tanúsítvány Nem / tartozó a selejtezési idő Életbenlét tanúsítása Jegyzőkönyv nyilatkozat vagy értesítés közléséről (felmondásról) Jegyzőkönyv okirat határozatlan idejű vagy határozott idejű letétbe vételéről és visszaadásáról Jegyzőkönyv végrendelet letétbe vételéről és visszaadásáról Pályázatbontás Peren kívüli eskü tanúsítása Ténytanúsítás értékpapír fizikai megsemmisítéséről Ténytanúsítás közbeszerzési törvény alapján Ténytanúsítás közraktári törvény alapján Ténytanúsítás sorsolásról Ténytanúsítás tanácskozásról, határozatról Ténytanúsítás üzletrész árverésről Ténytanúsítás árverésről Váltó- vagy csekkóvás kötelezettség alá nem tartozó 4

5 4. főcsoport Elektronikus úton intézett ügyek Nem / adatok/dokumentumok elejtezési idő 4050 Elektronikus közjegyzői okirat és 50 év jegyzőkönyvi tanúsítvány 4050 Nemperes eljárásban hozott jogerős 50 év határozat 4000 Elektronikus nyilvántartások (lajstrom, ügykönyv, névmutató) 4050 Adathordozók 50 év BM azonosító irata tatisztikák 5. főcsoport AZ ORZÁGO KAMARA IKTATANDÓ ÜGYKÖREI 5 Nem / adatok/dokumentumok elejtezési idő a) alcsoport Az országos kamara szervezetével és működésével kapcsolatos ügyek iratai 4000 Alapítására, átalakulására vonatkozó 4000 Választmány összehívása, vezetése, jegyzőkönyv elkészítése 4000 Választmány állandó szakbizottságai és azok üléseinek összehívása, vezetése, jegyzőkönyv készítése 4000 Országos Elnökség üléseinek összehívása, vezetése, jegyzőkönyv elkészítése b) alcsoport Az országos kamara érdekképviseleti és jogi ügyei 4000 Iránymutatások, szabályzatok kibocsátása Jogszabályok véleményezése (minisztériumokból, ill. egyéb állami szervektől érkezett) zakvélemények, állásfoglalások adása külső szervek megkeresésére Az Apostille és a közbenső hitelesítés kibocsátásával kapcsolatos jogi és igazgatási ügyek Egyéb adatszolgáltatás külső szerveknek Közjegyzők elleni panaszok, feljelentések 4000 Közjegyzői fegyelmi ügyek, fegyelmi bíróság 4000 Közjegyzői állások számával, székhelyekkel kapcsolatos ügyek 4000 Közjegyzők kinevezése, áthelyezése, lemondása, név- és adatváltozás 4000 Közjegyzők nyelvi jogosítványával kapcsolatos ügyek

6 4000 Felelősségbiztosítás Káresemény bejelentése 4000 Közjegyzői igazolványok kiadásával kapcsolatos ügyek 4000 Közjegyzői bélyegzők kiadásával kapcsolatos ügyek Az alapítványhoz érkezett kérelmek Alapítványi, egyesületi, karitatív támogatások Bíróságok és más hatóságok előtti jogi képviselet c) alcsoport Az országos kamara oktatási ügyei A vizsgára jelentkezés, szervezés d) alcsoport A Közjegyzői Levéltár ügykörei 1) Kérelmek, megkeresések iratai 4000 Végintézkedések, letétek Egyéb közjegyzői ok Hagyatéki és egyéb nemperes Záradéki tanúsítványok közjegyzői 1 iratai, adatai 4015 egédkönyvek, nyilvántartások adatai Egyéb közjegyzői eszközök, 1 bélyegzők 4015 Kamarai, eszközök, bélyegzők Egyéb kérelmek, megkeresések 1 2) Átadás-átvételi ügyek iratai 4000 Levéltári anyag átadás-átvétele - hivatalban lévő közjegyzőtől 4000 Levéltári anyag átadás-átvétele - közjegyzői szolgálati jogviszony megszűnése esetén 4000 Levéltári anyag átadás-átvétele tartós - helyettesítés befejezése esetén 4000 Kamarai levéltári anyag átadásátvétele Területi levéltárak közötti átadásátvételi ügyek ) Területi levéltári selejtezési, - megsemmisítési ügyek iratai ) Területi levéltári iratkezelésellenőrzési - ügyek iratai 5) Főlevéltárosi ügyek iratai 4000 zerv- és törzskönyvi jegyzéki ügyek - Tájékoztatások, szakmai ajánlások 4000 Iratkezelés-ellenőrzési ügyek elejtezési, megsemmisítési ügyek - (közjegyzői, kamarai és területi levéltári selejtezések ellenőrzése, jóváhagyása) 4015 VONY bejegyzési ügyek VONY karbantartási, fejlesztési és 1 szakmai felügyeleti ügyek 4015 VONY tájékoztatás, napló-betekintés 1 Jogszabály-véleményezési, jogalkotási ügyek 6

7 Belső szabályzatok, utasítások Beszámolók, jelentések, munkatervek Előadások, oktatás Megjegyzés: N = Nem év kihúzva = elejtezhető év beírva A közjegyzők és az országos kamara irattári tervében az irattári ok jelölése a következő: 4000 jelöli a nem at jelöli az őrzési után at 4015 jelöli a 1 őrzési után at jelöli a 30 év őrzési után at 4050 jelöli az 50 év őrzési után at 7